Afin de faciliter la mise en application effective du Plan
Comptable CIPRES, il a été proposé à la Direction
Général de l'institut que le Basculement du Plan Comptable
Particulier vers le Nouveau Système Comptable CIPRES se fasse selon la
méthodologie ci-dessous :
> Mettre en place un planning : Il
s'agit d'un calendrier fixant dans le temps
les différentes actions que nécessite la mise
en application du plan comptable, ce qui aura l'avantage de permettre
l'évaluation de la réalisation des étapes et d'apporter
les corrections nécessaires en cas de besoins.
> Élaborer un Plan Comptable interne
inspiré du Plan Comptable CIPRES :
Il consiste tout d'abord à déterminer les
gestions devant être créées et la codification à
retenir (numérique ou alphabétique), ensuite les comptes à
ouvrir dans les différentes gestions et enfin, l'élaboration de
la nouvelle nomenclature des comptes.
> Élaborer un tableau de concordance entre
les comptes de ce nouveau Plan
Comptable et ceux du plan comptable en
application : Cette tâche consiste, à partir de la
nomenclature arrêtée ci-dessus, à mentionner en face de
chaque compte (nouveau) son correspondant dans l'ancien plan comptable. Il
pourrait se présenter sous forme de tableau, ce qui faciliterait sa
compréhension aux utilisateurs.
Modèle
Source : Direction Financière de
l'INSS.
> Définir le contenu des nouveaux comptes
: Il s'agit d'indiquer les informations
intéressant le compte et la contrepartie qui est
généralement mouvementée.
> Élaborer le manuel de procédures
: Au cas où des procédures comptables
formalisées existent, il suffirait de les adapter aux
nouvelles exigences du plan comptable notamment dans le domaine des cotisations
et des prestations techniques. Dans le cas contraire, c'est l'ensemble des
procédures qu'il faut élaborer et diffuser.
> Adapter les programmes informatiques :
La tenue des comptabilités
auxiliaires cotisants (pour les employeurs) et prestataires
(concernant cette catégorie d'adhérents) nécessitera une
organisation particulière des processus de gestion de ces informations.
C'est pourquoi, le système d'information qui doit permettre
d'automatiser ces activités devraient être rigoureusement
analysé et défini.
45 INSS, Support de
Comptabilité, Kinshasa, 2013, pp 37-39.
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> Former les personnels comptables et les autres
services, recouvrement
notamment : la mise en oeuvre de
tout changement est difficile à mener. Aussi, est-il essentiel de
préparer les acteurs par une sensibilisation et une formation
adéquates sur le sujet, ce qui facilitera d'autant l'adhésion de
tous.
> Tester le processus : Le test
évoqué devrait se réaliser sur des données
réelles
antérieurement traitées afin de disposer
d'éléments de comparaison qui permettront d'apprécier les
résultats obtenus. On pourrait par exemple retraiter la
comptabilité d'un mois, d'un trimestre ou d'une année
donnée, et comparer les résultats avec ceux qui avaient
été réellement produits. Ce test devrait être
répété plusieurs fois afin de s'assurer de la
fiabilité du système. Au cas où il était possible
de tenir parallèlement la comptabilité de l'exercice
précédent la période de test dans les deux
systèmes, cette situation garantirait la meilleure assurance de
fiabilité.
> Mettre en application le Plan Comptable CIPRES
: Tous les comptes
de l'exercice doivent être ouverts selon la
nomenclature CIPRES. Les comptes du bilan de l'exercice précédent
le test devront être convertis dans la nomenclature CIPRES avant
d'être intégrés à la comptabilité. Dans cette
optique, les actions suivantes devront être menées :
- La Direction Financière (à travers la
Sous-Direction de Comptabilité) doit tenir et éditer les
journaux, le grand-livre et la balance (mensuellement) en vue d'exercer un
contrôle permanent et plus strict sur l'ensemble d'opérations
financières et particulièrement sur les imputations afin
d'éviter que les opérations qui devraient se dénouer au
cours de l'exercice, ne soient négligées et figurent en suspens
au bilan de fin d'exercice.
- En matière de comptabilités auxiliaires,
l'accent est mis sur la maîtrise de l'ensemble de sa situation active et
passive comme l'impose le plan comptable de référence CIPRES.
L'organisme doit apporter les améliorations nécessaires afin de
fiabiliser la situation de ses créances et dettes. Plus
particulièrement, les créances sur les employeurs cotisants et
les dettes de prestations vis-à-vis des bénéficiaires
(dépenses techniques liquidées non payées) doivent
être enregistrées et faire l'objet d'un suivi attentif. Cette
option se traduira précisément par une refonte des
méthodes comptables dans ces domaines.
Ainsi, en ce qui concerne les créances sur les
employeurs cotisants et les dettes de prestations vis à vis des
assurés, le plan comptable CIPRES a retenu comme principe, la
comptabilisation des cotisations de l'exercice en produits, et celle des
dépenses techniques ordonnancées au cours de l'exercice, en
charges.
Cela a pour conséquence, la mise en place des
comptabilités auxiliaires « employeurs cotisants » et «
prestataires » devant aboutir à une saine gestion de ces
assujettis. Périodiquement, ces comptes doivent être
rapprochés de la situation tenue en comptabilité
générale dont ils constituent des sous-comptes.
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En conséquence, en fin d'exercice, les comptes
auxiliaires employeurs cotisants devraient être analysés
individuellement. Les créances dont le recouvrement présente une
incertitude devraient être transférées en créances
douteuses, puis provisionnées.
Dans tous les cas pour parvenir à une saine gestion de
ces comptes, il est impératif de fiabiliser les procédures de
recouvrement ainsi que les programmes informatiques.
Les comptes individuels allocataires (comptes de tiers)
devraient pour leur part, enregistrer les émissions de droits à
leur crédit et les paiements effectués au débit ; ce qui
permettra non seulement de suivre les engagements et les paiements, mais
également de disposer d'une information permanente nécessaire
à la maîtrise des dettes de prestations.
