4. Tenue des opérations comptables
La tenue des livres est faite chronologiquement
c'est-à-dire opération est jour par jour avec une
procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression
de l'enregistrement. Les journaux comptables sont donc tenus par
récupération des données des livres comptables en
association avec l'examen des pièces comptables justificatives. Le
positionnement des écritures sur les différentes fiches de
comptes (grand livre) est réalisé à l'aide du logiciel
« COMPTABILITE» dont les fonctions permettent l'enregistrement
simultané de l'opération au journal correspondant, sur le grand
livre de compte et aux différentes balances. Lorsque les
opérations pour une date donnée ont été
enregistrées, le préposé vérifie le solde du compte
et l'équilibre de la balance des comptes.
Une fois validée les écritures doivent devenir
intangibles, afin de faire respecter le principe d'inviolabilité
des écritures. La rectification des erreurs
matérielles est faite sur base d'un ticket spécial dont
l'identification ne peut poser de problème et cela lors de la passation
des écritures de régularisation ou de redressement en fin de
période ou à la clôture des comptes.
Ecritures spécifiques :38
a) Constatation des déclarations des employeurs au
niveau de Centre de Gestion : grâce à l'interface comptable,
la récupération des déclarations (débit en compte)
de cotisations saisies au niveau de GES entraîne, au niveau de la
comptabilité, la passation en bloc (d'une manière groupée)
de l'écriture comptable relative à toutes les déclarations
reçues au courant de la journée de la manière suivante
:
FAITS COMPTABLES
|
IMPUTATION
|
|
CREDIT
|
INTITULE
|
Réception des déclarations
des employeurs sur base du relevé
journalier des déclarations
des employeurs
cotisants.
|
410xxxx
|
70000000
|
Cotisant Employeur X
à
Cotisations des employeurs
|
|
N.B. : la saisie des
déclarations, au niveau de GES, se fera individuellement
(déclaration par déclaration) alors qu'au niveau de la
comptabilité l'écriture sera passée en bloc sur base de
« l'état journalier de déclaration des employeurs »
dans la mesure où la GES jouera le rôle d'une comptabilité
auxiliaire. En définitif, le détail des comptes des employeurs
sera géré par la GES.
b) Réception des déclarations des employeurs
cotisants pour le compte d'un autre Centre de Gestion
· Au niveau du centre qui a reçu la
déclaration de l'employeur, la constatation de cette déclaration
se fera par la passation de l'écriture comptable suivante :
38 INSS, Recueil des écritures
spécifiques, Septembre 2009, pp 15-18.
49
FAITS COMPTABLES
|
IMPUTATION
|
|
CREDIT
|
INTITULE
|
Réception des déclarations
des employeurs pour le compte des autres Centres de Gestion
|
419xxxx
|
497xxxx
|
Cotisants, déclarations reçues en faveur d'autres
Centres de Gestion
à
Cotisations reçues pour le compte des autres Centres de
Gestion.
|
|
· Le Centre de Gestion ayant réceptionné
la déclaration de l'employeur cotisant devra établir une Note de
Crédit « NC » en faveur du (des) Centre (s) de Gestion
bénéficiaire (s) et enregistrera cette NC de la manière
suivante :
FAITS COMPTABLES
|
IMPUTATION
|
|
CREDIT
|
INTITULE
|
Enregistrement de la NC au niveau du Centre de Gestion
émetteur.
|
497xxxx
|
419xxxx
|
Cotisations reçues pour le compte des autres Centres de
Gestion
à
Cotisants, déclarations reçues en faveur d'autres
Centres de Gestion
|
|
NB : Pour le cas des
organismes collectant des cotisations pour le compte d'autres Institutions dans
le cadre des activités de recouvrement, celle-ci seraient portées
au crédit d'un compte de tiers ouvert au nom de cette
dernière.
Les encaissements des cotisations sont effectués en
espèces dans les locaux du Centre de Gestion ou par virements bancaires
à travers les comptes cotisations. Ces encaissements sont
enregistrés au niveau des services financiers et saisis dans
l'application Trésorerie « TRESORERIE » au jour le jour. A la
fin de la journée, les services de la GES récupèrent ces
encaissements au moyen de l'interface informatique liant l'application TRESO
à l'application GES. La récupération des données
provenant de la trésorerie permet aux services de la GES de mettre
à jour les comptes courants des employeurs cotisants en affectant
à chaque encaissement (crédit) le code correspondant à
chaque employeur cotisant.
a) Lors de l'encaissement des cotisations dans le Centre
de Gestion : l'écriture, en détail, à passer par la
comptabilité à partir des données provenant de GES et de
la trésorerie (relevé journalier des encaissements) sera la
suivante :
50
FAITS COMPTABLES
|
IMPUTATION
|
|
CREDIT
|
INTITULE
|
Récupération, par interface
comptable, des encaissements
des cotisations des employeurs
effectués en
espèces ou par la voie bancaire.
|
56 ou 57
|
410xxxx
|
Banque ou Caisse
à
Cotisant Employeur X
|
|
N.B. : la saisie des
encaissements, au niveau de GES, se fera individuellement encaissement par
encaissement grâce à l'interface entre l'application « GES
» et l'application « Trésorerie ». Au niveau de la
comptabilité, les encaissements seront comptabilisés sur base du
« relevé des encaissements » à produire pour chaque
compte bancaire et pour la caisse et ce, d'une manière groupée,
c'est-à-dire en bloc suivant ces relevés.
b) Encaissement des cotisations dans un autre Centre de
Gestion
· Le Centre de Gestion qui encaisse le montant des
cotisations destiné à un autre Centre de Gestion passera
l'écriture suivante sur base du relevé journalier des
encaissements établi par le système informatique au moyen de
l'interface comptable :
FAITS COMPTABLES
|
IMPUTATION
|
|
CREDIT
|
INTITULE
|
Enregistrement des encaissements
de cotisations reçus en faveur
d'autres Centres de
Gestion sur
base du relevé journalier
des encaissements.
|
56 ou 57
|
49020000
|
Banques ou Caisse à
Recettes à transférer
|
|
· Après encaissement des cotisations
destinées à un autre Centre de Gestion, le Centre de Gestion
ayant réceptionné le fonds établit une NC et dont la copie
devra donner lieu à l'enregistrement du type :
FAITS COMPTABLES
|
IMPUTATION
|
|
|
|
CREDIT
|
INTITULE
|
|
|
Etablissement de la NC en faveur du Centre de Gestion
bénéficiaire de l'encaissement des cotisations.
|
49020000
|
19xxxx
|
Recettes à transférer à
Compte de Liaison
de Gestion bénéficiaire
|
du
|
Centre
|
|
· 51
Au niveau du Centre de Gestion bénéficiaire et sur
base de la NC reçue, l'écriture suivante sera passée :
FAITS COMPTABLES
|
IMPUTATION
|
|
CREDIT
|
INTITULE
|
Enregistrement de la NC reçue au niveau du Centre de
Gestion bénéficiaire.
|
19xxxx
|
410xxxx
|
Compte de Liaison du Centre
de Gestion émetteur de la NC
à
Cotisant, Employeur ....
|
|
c) Encaissement des cotisations par compensation
· L'encaissement par compensation des cotisations des
employeurs avec les factures de prestation de services ou de fournitures de
matières devra être comptabilisé tel que repris dans les
lignes qui suivent. Toutefois, il faudrait noter que l'employeur qui sollicite
un paiement par compensation est tenu de faire sa déclaration en bonne
et due forme dans le Centre de Gestion concerné. Cette
déclaration sera enregistrée telle que nous l'avons relevé
au point 2.1.1 a).
Conformément aux instructions en vigueur reprises dans
la Note d'Instruction n° CGP/INSS/249/2005 du 31 mai 2005, tout paiement
des cotisations par compensation est soumis à une approbation
préalable de la Délégation Générale de
l'INSS. Par ailleurs, le paiement par compensation se fait sur base d'une Note
de Crédit « NC » établie par le Service des Comptes
Courants et dont la copie est remise au tiers concerné pour la mise
à jour de sa comptabilité. La comptabilisation de cette NC par le
Centre de Gestion s'effectue de la manière suivante :
FAITS COMPTABLES
|
IMPUTATION
|
|
|
|
CREDIT
|
INTITULE
|
|
Enregistrement de la NC n° ....
relative au paiement par
compensation des cotisations
de l'employeur
|
40/46xxx
|
410xxxx
|
Fournisseurs ou
Créditeurs Divers
à
Cotisant, Employeur
|
Bailleurs
|
ou
|
|
· Un tiers à qui la Direction
Générale de l'INSS doit un montant quelconque peut demander
à cette dernière la compensation du montant de sa dette avec le
solde débiteur de son compte « Employeur Cotisant » ou de ses
futures déclarations dans un Centre de Gestion où il effectue
généralement ses déclarations. Dans ce cas, le service
Comptes Courants de la DG établi une Note de Crédit « NC
» en faveur du Centre de Gestion dont une copie sera transmise au tiers
concerné en vue d'apurer le montant dû dans les livres comptables
de ce Centre. Cette situation concerne généralement les factures
de la REGIDESO et/ou de la
52
SNEL Dans ce cas l'écriture suivante sera passée au
niveau des Comptes Courants de la DG :
FAITS COMPTABLES
|
IMPUTATION
|
|
CREDIT
|
INTITULE
|
Emission de la Note de Crédit de la DG pour la
compensation du montant dû à l'employeur X au niveau du Centre de
Gestion bénéficiaire.
|
40/46xxx
|
19xxxx
|
Fournisseurs ou Bailleurs ou
Créditeurs Divers
à
Compte de Liaison du Centre
de Gestion concerné
|
|
· Au niveau du Centre de Gestion, l'écriture
suivante sera passée au moment de la réception de la NC :
FAITS COMPTABLES
|
IMPUTATION
|
|
CREDIT
|
INTITULE
|
Enregistrement de la NC reçue de
la DG pour la
compensation du
montant dû à l'employeur X au
niveau du Centre de Gestion
bénéficiaire.
|
19xxxx
|
410xxx
|
Compte de Liaison avec la
Délégation Générale
à
Employeur Cotisant xxxxxx
|
|
Source : Direction Financière de
l'INSS
N.B. : Lorsque le
montant de la NC est supérieur au solde du compte 410, le compte
Employeur Cotisant présentera un solde créditeur. Dans le cas
contraire, il présentera un solde débiteur. Lorsque le montant de
la NC est égal au solde du compte, le solde du compte Employeur Cotisant
présentera un solde nul.
A la compensation de dettes et créances, le Centre de
Gestion devra tenir informé par lettre l'employeur cotisant de
l'effectivité de l'opération de compensation.
| 
