2.4. Schéma de circulation des informations
|
Partenaire
|
Réception
|
Service courrier
|
Agent dispatcher
|
destinataire
|
49
+
Relevé des courriers
Bordereau
d'expédition
signé
Bordereau d'expédition signé/accusé
reception
Traitement5
Relevé des courriers
Relevé de dépôt
Courriers
re u
Relevé des
courriers reçu
Relevé des courriers
Courriers reçu
Traitement1
Courriers
Traitement6
Bordereau d'expédition signé/accusé
reception
Courriers reçu
Traitement2
Relevé de dépôt
Relevé des
courriers
reçu
Bordereau d'expédition
Fiche de dispatch
Fiche de
dispatch
remplie
Bordereau d'expédition signé/accusé
reception
Bordereau d'expédition
Bordereau
d'expédition
signé
Traitement3
Fiche de dispatch
Fiche de
dispatch
remplie
Traitement4
Bordereau
d'expédition
signé
d'expédi
Bordere
tion
au
2.5. Diagnostic de l'existant
Dans cette section, nous allons faire un diagnostic de
l'entreprise HBC en relevant les points forts et les points faibles.
2.5.1. Points forts
HBC SPRL constitue une boite à lettres au travers de
laquelle ses partenaires vont atteindre leurs clients ayant
bénéficié de leurs différentes prestations de
services. Il s'agit de ce que le jargon du métier désigne par
« circuit court ».
Ce « circuit court » offre un certains nombres
d'avantages à savoir :
HBC a établis des critères (cfr. Analyse des
Postes) qui qualifient son personnel en poste. Au regard de ces critères
nous constatons que chaque agent répond aux critères
établis.
Outre le respect de ces critères, HBC comprend aussi
des experts en recouvrements et administration.
2.5.2. Points faibles
Cependant, il sied de relever certaines faiblesses
liées au dispatching des courriers, notamment :
? Le service courrier constitue une nouvelle expérience
au sein de HBC et n'a pas encore une maitrise dans ce domaine ;
? Les agents doivent encore s'adapter ;
? Vu la courte expérience dans ce domaine, HBC ne
dispose pas encore des matériels adéquats et des logiciels
nécessaires ;
? Chaque agent doit déposer en dur la fiche de suivi
journalier de la distribution, ce qui prend beaucoup de temps pour faire un
rapport global ;
? Pour certains courriers qui sont mis à sa disposition
avec un délai de dépôt très court rend aussi la
tâche difficile, surtout les courriers qui doivent être
livrés en province ;
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