Rapport de stage effectué a l'untc Goma.

CHAPITRE DEUXIEME : DEROULEMENT DU STAGE

I. CALENDRIER DU STAGE

Nous avons réalisé au total 20 jours de stage au sein de l'Union Nationale des Travailleurs Congolais, UNTC en sigle. Cette période était repartie en trois selon les services que nous avons visité. Ce qui nous a fait le calendrier ci-dessous :

N°		SERVICES VISITES		DATES	NOMBRE DES JOURS
1	:	RECEPTION ET SECRETARIAT	DU 9 au 14 aout 2016		6 jours
2	:	FORMATION ET INFORMATION	Du 15 au 20 aout 2016		6 jours
3	:	FINANCES ET COMPTABILITE	Du 16 au 29 aout 2016		8 jours
TOTAL					20 jours

1. RECEPTION ET SECRETARIAT

a. Réception

L'accueil et l'orientation sont des fonctions essentielles d'une entreprise par le biais du service de réception. C'est à ces postes que le client se fait la première impression de son lieu d'accueil. Cette fonction primordiale est celle du réceptionniste. En effet, il est le premier contact du client et il est son interlocuteur le plus fréquent. Il s'occupe de recevoir les courriers et remettre aux destinateurs, accueillir les clients, leur vendre les services de l'entreprise, recueillir leurs plaintes, donner des solutions à tous leurs problèmes. Il représente l'image de l'institution pour laquelle il travaille.

Au sein de l'UNTC, le service de réception travaille en couplage avec le secrétariat. A cette étape de notre stage, nous avons eu comme tache, d'abord la propreté quotidienne de notre environnement de travail, la réception des membres et autres visiteurs de nos services.

En recevant les visiteurs, avant tout contact avec la personne à visiter, la visiteur est tenu à remplir notre cahier de visite qui doit faire l'objet d'un control journalier pour connaitre le mouvement des membres et autres visiteurs de l'entreprise. Ce cahier est trace d'un tableau à 9 entrées suivantes :

No	Noms et post noms	Provenance	Personne à visiter	Motif	Heure d'arrivée	Signature	Heure de sortie	Signature

b. Le secrétariat

La secrétaire est la première interlocutrice d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. Elle assure l'accueil physique ou téléphonique des visiteurs, des clients et des prestataires extérieurs. Sa mission est également administrative puisqu'elle est très souvent chargée de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers.

Dans ce service, nous avons aussi assumé la fonction de secrétaire qui nécessite une grande polyvalence. Rattachée à un chef de service ou à un responsable de l'entreprise, comme pour la réception, nous avons été chargée de :

· accueillir et orienter les visiteurs ;

· gérer les appels téléphoniques entre l'extérieur de l'entreprise et sa hiérarchie, et inversement ;

· recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ;

· assurer le classement et l'archivage des dossiers qui nous sont confiés ;

· tenir à jour l'agenda de service et de sa hiérarchie ;

· préparer les déplacements de sa hiérarchie ;

· organiser des réunions, des colloques et autres meetings ;

· assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les compte-rendu.