Essai de la mise en place d'une comptabilité appropriée pour la gestion des fonds des partenaires dans un programme de santé

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0. INTRODUCTION

0.1. Explicitation du sujet

Depuis le temps immémoriaux, les groupes sociaux ont été confrontés au lancinant problème des dépenses à effectuer pour la survie et la continuité du groupe. Pour fonctionner, toute société a besoin d'avoir des ressources susceptibles de couvrir les besoins collectifs¹.

Le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme a été créé pour accroître considérablement les ressources pour lutter contre trois des maladies les plus dévastatrices du monde, et afin de diriger ces ressources vers les régions les plus nécessiteuses.

Cependant, la RDC en général, et la province du Kongo Central en particulier bénéficie d'un Financement des partenaires techniques et financier et met en oeuvre des interventions pour faire face à la pandémie du VIH/SIDA.

Ainsi, pour bien accomplir ces tâches, le pays a mis en place de programme tant au niveau national que provincial de lutte contre le VIH/SIDA et les IST qui a pour mission de réduire la propagation de l'épidémie à VIH/SIDA et son impact socioéconomique négatif sur les individus, les familles, les communautés et les secteurs productifs en collaboration avec l'ensemble des partenaires et des acteurs de lutte contre le VIH/SIDA.

0.2. Problématique

La vie de toute entreprise est caractérisée par les mouvements d'entrées et sorties de fonds. Toutes les opérations effectuées par elle avec le monde extérieur engendrent les dettes ou créances d'une part et d'autres parts les profits ou bénéfice.

Voilà pourquoi la tenue de la comptabilité devient une obligation impérieuse afin d'assurer la transparence des informations circulant au sein de l'entreprise.

Ainsi, l'organisation interne du service comptable devient une nécessité d'autant plus que la comptabilité est un outil permanant pour toute entreprise visant à accroître son chiffre d'affaires. Le service comptable devient une arme efficace pour toute entreprise quel que soit sa taille, ses objectifs, sa forme, son rôle.

Le service comptable possède toutes les informations financières et comptables tenu régulièrement et obligatoirement pouvant permettre à l'entreprise d'être au courant de la situation que traverse ce dernier devant toute

¹MOVA SAKANYI, La science des finances publiques, Kinshasa, éd. Safari, 2000, p.14.

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situation économique, et pouvant lui permettre de fournir une information précise aux services de l'Etat au moment opportun et aux autres partenaires avec lesquels l'entreprise à des relations d'affaires.

Pour toute entreprise cherchant à connaître son résultat net d'exploitation, elle peut passer par le service comptable qui lui permettra d'avoir les informations fiables et nettes du mouvement financier en son sein et prendre les décisions judicieuses.« C'est dire qu'une comptabilité régulière ne peut être construite que dans le bon ordre organisationnel »².

Une comptabilité régulière s'inscrit dans un ensemble de mesures à prendre quant au système de traitement de l'information. Ces mesures visent à assurer la réalité et le caractère des faits à saisir, ainsi que le respect de délais de saisie des informations comptable et les mesures de contrôle interne qu'il faut intégrer.

Une comptabilité ne peut, en effet, donner des informations fiables que si toutes les informations sont correctement traduites dans la comptabilité. Ceci suppose, outre le respect des principes et des règles comptables, des contrôles internes suffisants.

Tenant compte de ce qui précède, et de multiplicité des partenaires appuyant les activités de lutte contre la VIH/SIDA, nous nous faisons l'obligation d'essayer à mettre en place une comptabilité appropriée pour la transparence des activités financées auprès de ses partenaires.

A ce sujet, nous chercherons à répondre aux questions suivantes :

? Quel type de comptabilité que le Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA applique ? et Comment est-elle organisée ?

? Cette comptabilité respecte-t-elle les normes ?

? Est-il important d'organiser le service comptable pour le PNLS ? et comment organiser la comptabilité du PNLS ?

Telles sont les questions auxquelles nous tenterons tout au long de notre étude d'apporter des réponses adéquates.

0.3. Objectifs du travail

0.3.1. Objectif général

L'objectif général de notre étude est de renforcer les capacités du programme à travers une analyse comptable qui se repose sur l'étude des principaux éléments clés de la comptabilité afin de doter une comptabilité appropriée pour le bon fonctionnement et à la traçabilité des opérations comptable.

²CAUSIN E. , Droit comptable des entreprises, Bruxelles, Larcier, 2002, p.284.

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0.3.2. Objectifs spécifiques

Spécifiquement, notre étude vise à :

Analyser la comptabilité utilisée au PNLS/BC ;

Examiner les documents comptables et vérifier s'ils sont conforment aux principes comptables ;

Proposer la mise en place d'une comptabilité appropriée au PNLS dans les

provinces.

0.4. Hypothèses

Certes, la comptabilité occupe une place non négligeable dans l'ensemble des fonctions d'une entreprise, car c'est le miroir des gestionnaires. Sur ceux, le PNLS étant un programme de l'Etat, nous pensons que la comptabilité appliquée au PNLS n'est pas appropriée et mal organisée.

Sans l'organisation d'une bonne comptabilité, l'entreprise évoluerait aveuglement et il sera difficile de connaître la situation patrimoniale. Cela à fait penser l'application d'une comptabilité permettant à la foi le PNLS, le gouvernement et aux partenaires de d'avoir les informations fiables sur fonds alloués. Ainsi, une comptabilité non appropriée fonctionnerait au non-respect des principes comptables

L'application d'une comptabilité organisée permettrait à la foi au Programme National de Lutte contre le Vih/Sida (PNLS), le gouvernement à travers son organe qui est le Ministère de la Sante public et aux partenaires de voir plus claire sur l'affectation des fonds alloués pour les activités de lutte contre l'épidémie du SIDA et d'atteindre les objectifs fixés. Restant dans le contexte de subventions des partenaires cette organisation pourrait être séparée spécifiquement pour chaque bailleur.

0.5. Méthodes et techniques de recherche

Les méthodes et techniques de recherche sont des procédures, schéma et moyens pour atteindre un objectif.

Dans le cas d'espèce, nous avons fait usage des méthodes et techniques

ci-après :

? méthode descriptive : qui consiste à faire une description des données avant leur traitement,

? méthode historique : qui nous a permis de récolter les faits ayant trait à notre recherche.

? technique documentaire : qui nous a permis de consulter des ouvrages et document pouvant nous permettre à une compréhension meilleure du travail ;

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? technique d'interview :qui a consisté à entrer en contact physique avec certains responsables de l'entreprise pour échanger des vues dans le domaine de notre étude.

0.6. Choix et intérêt de l'étude

Touché par quelques failles que connaissent les entreprises publiques, surtout par la mauvaise organisation du service comptable d'une part et à l'incohérence entre les principes comptable et son application d'autre part mais aussi à cause de la masse de fonds alloués par les partenaires pour les activités du VIH/SIDA au pays en général et à la province en particulier.

Le but est donc de rechercher dans quelle mesure le Programme National de Lutte contre le Vih/Sida doit assurer la transparence dans la gestion de fonds des partenaires.

En plus, ce sujet nous donne l'occasion à attacher une importance capitale sur l'organisation comptable du PNLS/BC vu son rôle important dans la santé de la communauté en général et aux personnes vivant avec le virus du Sida en particulier.

0.7. Délimitation spatio-temporelle

Afin d'encadrer les éléments et d'orienter les investigations, notre travail est limité dans le temps et dans l'espace .Dans l'espace, c'est le PNLS qui est notre champ d'application et dans le temps nous prenons l'intervalle de temps compris entre 2011-2013.

0.8. Canevas du travail

Hormis l'introduction et la conclusion, la présente étude est repartie en deux parties :

? La première partie est une approche théorique et comprend deux chapitres dont :

Le premier passe en revue certaines notions sur l'entreprise et la comptabilité. et ;

Le deuxième porte sur les notions sur l'organisation interne de l'entreprise

? La deuxième partie est une approche pratique et comprend également deux chapitres dont :

Le troisième chapitre présente le Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA et ;

Le quatrième enfin évalue l'organisation interne du service comptable et la mise en place d'une comptabilité appropriée au sein du Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA.

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PARTIE I: Approche théorique

Chapitre 1 : Notions sur l'entreprise et la Comptabilité.

Dans ce chapitre, nous allons tenter de donner un éclaircissement sur les concepts de base de notre étude, à savoir l'entreprise et la comptabilité.

1.1. Notion sur l'entreprise

Etymologiquement, le terme entreprise dérive du

verbe « entreprendre » daté d'environ 1430-1440 avec le sens de « prendre entre ses mains ». Aux environs de 1480, il prit l'acception actuelle de « prendre risque, relever un défi, suivre un objectif »³.

1.1.1. Définitions de L'entreprise

Plusieurs auteurs ont définit l'entreprise de manières plus au moins différentes, mais nous retenons ici quelques définitions qui ont attiré notre attention.

Selon Alphonse VERHULST, considère l'entreprise étant comme une cellule économique où sont combinés à l'initiative et sous la responsabilité de l'entrepreneur, les facteurs nature, travail, et capital en vue de la production des biens et services dans un but lucratif.⁴

Pour MAURY et Charles MULL, l'entreprise est un organisme économiquement indépendant qui combine les facteurs de production dont le prix déterminé sur le marché afin de produire au moindre coût des biens et services destinés à être vendus⁵.

Henry TRUCHY pour sa part « finit l'entreprise comme étant toute organisation dont l'objet est de pourvoir à la production, à l'échange ou à la circulation des biens et des services...c'est l'unité économique dans laquelle sont groupés et coordonnés les facteurs humains et matériels de l'activité économique⁶.

1.1.2 Caractéristiques de L'entreprise7

Après avoir parcouru les différentes définitions ci-avant, nous pouvons ressortir les caractéristiques que l'on doit trouver dans une entreprise.

3 Wikipedia, l'encylopedielibre, www.wikipedia.org, le 28/02/2015.

4 VERNULST A. Cours d'Economie de l'entreprise, C.R.P, Kinshasa, 1984, p.10.

5 MAURY G. et MULL, Economie et organisation de l'entreprise, tome I, éd. Foucher, Paris, 1980, p.7.

6 TRUCGY H. cité par CRUZEN, Cours d'économie politique, 4ème éd. wesmael Charlier, Bruxelles, 1970, p.77.

7 KOLA NZAU, Cahier de comptabilité générale, éd. ceiged, Kinshasa, 1999, p.7.

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L'autonomie : l'entreprise à sa haute hiérarchie (direction générale) qui est le centre de décision souverainement indépendant est chargée d'orienter, d'assurer le suivi et la bonne gestion ;

La production des biens et services : l'entreprise dans sa phase de production, crée des richesses en transformant les ressources naturelles pour les adapter aux besoins des consommateurs ;

La vente des biens et des services : après la phase de production des biens et des services, l'entreprise se retrouve sur le marché des biens et de services dans le but de vendre et réaliser le bénéfice ;

La combinaison des facteurs de production : le travail, le capital, l'équipement et la main d'oeuvre constituent les facteurs principaux de production utilisés dans une entreprise ;

La distribution des revenus : elle consiste une répartition des richesses que l'entreprise a créée à partir de la combinaison des facteurs de production. Ainsi, la main d'oeuvre est rémunérée par le salaire, le facteur financier par les intérêts et les équipements par l'amortissement.

1.1.3. Classification des entreprises8

On peut classer les entreprises selon différents critères notamment : 1.1.3.1. Selon la forme juridique

En se basant sur ce point, on distingue :

a) les entreprises privées

Ce sont des entreprises qui appartiennent à des particuliers, elles peuvent être individuelles ou sociétaires.

- L'entreprise individuelle : l'entreprise est constituée par un individu agissant sous sa seule responsabilité, son propre compte ;

- L'entreprise sociétaire, (personne morale) : constituée par un groupe de personnes appelées associés ou actionnaires qui ont mis en commun leurs apports afin de constituer le capital.

b) les entreprises publiques

Cette typologie regroupe les entreprises qui appartiennent en totalité à l'Etat qui y a mis des moyens financières, matériels et engage les personnes. Celles-ci sont différentes des entreprises privées par le fait qu'elles sont gérées par des personnes nommées par le gouvernement appelées (mandataires).

8 KOLA NZAU, Op. cit., pp9-12.

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Depuis quelque temps, une réforme est en cours qui vise à rendre cette catégorie d'entreprise performante ou capable de contribuer efficacement au budget de l'Etat. Ladite transformation repartit les entreprises publiques en trois.

- les sociétés commerciales ; - les établissements publics ; - les services publics.

c) Les entreprises semi-publiques ou d'économies mixtes

Dans ce type d'entreprises, l'Etat est actionnaire au même titre que les opérateurs économiques privés.

1.1.3.2. Selon la taille⁹.

Ce critère permet de déterminer, distinguer les entreprises en se fondant soit sur l'effectif du personnel, soit sur le chiffre d'affaires, soit sur l'importance des capitaux utilisés.

C'est ainsi qu'on distingue les entreprises artisanales, les Petites et Moyennes Entreprises (PME) ou PMI et les grandes entreprises.

Les entreprises artisanales

Sont de petites unités exploitées traditionnellement et ou le propriétaire travaille à son propre compte, aidé souvent par sa famille et des apprentis ;

Les Petites et Moyennes Entreprises (P.M.E.) ou PMI

Ce sont des entreprises de petites dimensions dans lesquelles les fonctions principales sont assumées par l'entrepreneur et les fonctions secondaires généralement par les membres de famille, les amis et les connaissances.

Les grandes entreprises

Ce sont des entités qui ont un effectif du personnel important dont le chiffre d'affaires et les capitaux sont énormément grands, il est à noter que la quasi-totalité de grandes entreprises sont des sociétés et des entreprises publiques.

Actuellement à la vague de l'internalisation de la production et de commerce, il existe les entreprises dites multinationales qui étendent leurs

9 CRUTZEN A., Economie politique, éd wesmael charlier, Bruxelles-namur, 1970, p.33.

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activités au-delà des frontières nationales et réalisent plus de 10% de chiffre d'affaires à l'étranger.

1.1.3.3. Selon leur domaine d'activité.

Nous pouvons regrouper les entreprises en différents domaines d'activités.

a) Les entreprises commerciales

Sont celle dont l'objet principal est la revente de marchandise en état où elles ont été achetées. Tel est le cas d'un grand magasin qui revend des marchandises dans l'état même où il les a achetées, sans leur apporter des transformations.

b) Les entreprises industrielles

Produisent au sens courant du terme, c'est-à-dire qu'elles fabriquent des articles au produits finis à partir des matières premières et des fournitures achetées, elles transforment dont des matières en produits finis. Il s'agit par exemple de la MIDEMA, la BRALIMA, la BRACONGO.

c) Les entreprises des services

Produisent, au sens courant du terme, des services. Tel est le cas d'un transitaire, d'une agence de tourisme.

d) Les entreprises agricoles

Dont l'activité bien particulière les fait distribuer des catégories précédentes. En fait, l'agriculture compte peu d'entreprises véritables, mais plutôt des exploitations.

1.1.4. Fonctions dans l'entreprise 1.1.4.1. Définition de fonction

On appelle fonction de l'entreprise, les groupes d'activités apparentés homogènes constituant chacun une unité interdépendante de l'ensemble des activités et dont le but est la réalisation des objectifs commun poursuivi par l'ensemble de l'entreprise¹⁰.

Toutes les opérations à effectuer dans une entreprise se rattachent à des fonctions différenciées, dont l'ensemble est nécessaire au fonctionnement de l'entreprise, nous retiendrons particulièrement celles décrites par FAYOL¹¹.

10 DEPALLENS G., Gestion financière de l'entreprise, éd. Dumont, Paris, 1996, p.47.

11 TWILLET G., L'organisation comptable, la vie de l'entreprise, éd. Dumont, 1999, Paris, p.27.

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1.1.4.2. Sortes des fonctions¹²

L'entreprise dans son existence possède 6 fonctions essentielles : la fonction financière, la fonction commerciale, la fonction administrative, la fonction technique, la fonction distribution et la fonction comptabilité.

Dans la classification des fonctions, nous avons deux (2) types de fonctions :

- les fonctions principales ;

- les fonctions auxiliaires ou d'appoint.

a) Fonctions principales¹³

Ce sont des fonctions dans lesquelles s'exerce l'activité essentielle de l'entreprise. Il s'agit des fonctions qui permettent de réaliser les différentes phases du cycle d'exploitation. Elles sont vitales.

? Dans les entreprises commerciales, le cycle d'exploitation comprend deux phases fondamentales : l'achat et la vente. Ainsi, on y distingue deux fonctions principales :

- La fonction d'approvisionnement ou Achat ; chargée d'acheter les marchandises à ventre ;

- La fonction de distribution ou ventes, chargées d'assurer la distribution, l'écoulement des marchandises.

? Dans les entreprises industrielles, le cycle d'exploitation comprend trois phases essentielles : l'achat, la production et la distribution.

C'est l'insertion de la fonction PRODUCTION ou FABRICATION qui caractérise l'entreprise industrielle.

On y distingue dès lors trois fonctions principales :

- la fonction d'approvisionnement ou Achat : chargé d'acheter les matières premières et consommables ainsi que les fournitures diverses nécessaires au fonctionnement de l'entreprise ;

- la fonction de production ou fabrication : ayant pour rôle de transformer les matières premières en produits finis ou semi-ouvré selon les besoins du marché. C'est cette fonction qui fait qu'une entreprise industrielle,

- la fonction de distribution ou « vente » : son rôle est d'assurer les ventes, de les développer et d'améliorer la productivité des opérations commerciales.

12 LOKO TUZOLANA B. et SAMBA ZAMAMBU L., Comptabilité analytique, éd. Kinshasa, 2000, pp38-39.

13 ARAPIN et POLY J., Comptabilité Exploitation, 7^ème édition, 1975, p.9.

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Elle se charge du stockage des produits, de la fabrication, de la livraison des produits, du recouvrement des créances...c'est aussi une fonction essentielle de l'entreprise dès lors qu'elle génère le flux des recettes dont dépend le profit net à réaliser.

b) Fonctions auxiliaires ou fonctions d'appoints

Comme fonctions auxiliaires dans une entreprise commerciale et industrielle nous avons :

La fonction administrative ; Fonction financière ;

Fonction de comptabilité ; Fonction relations publiques ; Fonction relations sociales ; Fonction entretien et réparation ; Fonction centrale électrique.

1) Fonction Administrative

C'est la plus importante dont dépendent réellement toutes les autres et qui conditionne la marche de l'entreprise d'une manière générale. La fonction Administrative dirige et coordonne l'ensemble de fonction ; c'est la fonction qui dresse le programme général d'action, c'est-à-dire qu'elle fixe le but à atteindre et le chemin à suivre pour y parvenir.

2) Fonction Financière

L'entreprise a besoin de fonds pour son fonctionnement. La fonction financière doit donc procurer à l'entreprise les fonds qui lui sont nécessaires soit à court, moyen et long termes et doit s'assurer que ces fonds soient utilisés dans les meilleures conditions de rentabilité,

Les fonds peuvent aussi être des capitaux étrangers, constitués des dettes, à court, moyen et long termes. Ces fonds sont utilisés pour le financement des investissements et de l'actif de roulement.

Elle assure non seulement la gestion financière à long et moyen terme, mais encore de tous les jours, son rôle essentiel l'amène au premier plan des relations avec la direction,

En fait, toutes les décisions de gestion sont soumises à son agrément (recherche et gérance de capitaux, caisse, facturation, trésorerie, compte bancaire, etc.).

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3) Fonction de comptabilité

La fonction de comptabilité a pour rôle principal de fournir des informations chiffrées, enregistrées dans les comptes organisés selon un plan déterminé appelé le plan comptable, si la fonction Administrative est le cerveau de l'entreprise, la fonction comptable en est le système nerveux¹⁴.

4) Fonction Commerciale

Elle est constituée par l'ensemble d'actes ayant pour objet la réalisation des approvisionnements et des ventes de l'entreprise, elle assure les relations avec les clients d'une part et avec fournisseurs d'autre part.

5) Fonction technique

La fonction technique doit veiller sur la qualité des matières, matériels et même du personnel de l'entreprise ; elle doit s'occuper de la maintenance des matériels, guider la direction du personnel sur la formation à assurer aux personnels, ouvriers pour un meilleur rendement des machines, des matériels et du personnel.

1.2 : Notions sur la comptabilité

Une recherche consciente de ses besoins ne peut passer outre à la nécessité de clarifier, car une exigence essentielle de la recherche est que les concepts soient définis avec une clarté suffisante pour lui permettre de progresser.

Dans cette optique de permettre une lecture aisée de notre travail et éviter des interprétations contradictoire, nous avons jugé important de procéder par la définition des concepts clés autour desquels gravitera notre démarche scientifique.

1.2.1. Définition de la comptabilité

La comptabilité est une technique de mesure qui constate, enregistre et mémorise l'activité économique d'un agent économique privé ou public ou de la nation¹⁵.

La comptabilité est comme un système d'information et plus précisément comme un système formel d'identification, de suivi, de mesure, de classement, d'enregistrement des transactions (opérations) des organisations

14 GARNIER P., Comptabilité commerciale, éd. Dumont, Paris, 1989, p.1O1. ¹⁵MARTINET A. et SILEM A., lexique de gestion, 6e édition, Dalloz, paris 2003, p.106

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destinés à former après traitement approprié des informations susceptibles de satisfaire les besoins présumés de multiple utilisateurs¹⁶

GRAN GUILLOT définit la comptabilité comme un système d'organisation de l'information financière permettant, de saisir, de classer des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entité à la date du clôture¹⁷.

Pour Alain FAYEL et DANIEL PERNOT, la comptabilité n'est pas seulement une technique ou un langage, mais avant tout un outil dont il est indispensable de savoir se servir et qui doit être parfaitement adapté aux tâches qu'il doit remplir¹⁸.

Ces deux auteurs attribuent à la comptabilité des rôles multiples à

savoir :

- Un moyen de preuve entre les commerçants ;

- Un moyen d'information des associés, salariés et tiers en générale ;

- Un moyen de calcul de l'assiette de différents impôts,

- Un moyen d'obtention des informations homogènes sur le plan national, d'où la

nécessité d'être réglementée par l'élaboration d'un plan comptable général.

De ces différentes définitions, nous pouvons retenir que la comptabilité est une technique qui consiste à constater et enregistrer à une date déterminée, l'état du patrimoine et du résultat de cette entité.

1.2.2. Histoire de la comptabilité19

L'enfance de la comptabilité remonte à celle de l'humanité :

Les sumériens et les assyriens nous ont laissé de nombreuses manières d'inventaire (terres, bétails, hommes). La bible mentionne l'usage de la comptabilité simple dans l'Evangile selon Matthieu (Parabole des talents)

Luca PACIOLI est crédité comme l'auteur du premier livre sur la comptabilité (summadearithmetica, géometrica, proportionalita) publié à venise en 1494. Ce livre est une synthèse des connaissances mathématique de son temps dont une partie décrit la méthode de tenue de compte des marchands vénitiens de son époque, la comptabilité simple en comptabilité en partie double.

16 MAVUNGU AJ. et LANGI XF., Comptabilité financière et évaluation de l'entreprise ; système comptable OHADA, 2ème édition, UMONS, p.19.

17 GRAND GUILLOT B., Comptabilité générale, galimo édition, paris, 2004, p.22.

¹⁸FAYEL A. et PERNOT D., Comptabilité générale de l'entreprise, 14e édition DUNOD, Paris, 2004, p17.

¹⁹Wikipedia, l'encyclopedielibre,www.wilipedia, Matadi, le 16/01/2015.

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Luca PACIOLI n'a fait que codifier plutôt que d'inventer ce système mais il est largement considéré comme le (père de la comptabilité)

Sa description comprend la plupart des éléments du cycle comptable tel que nous la connaissons aujourd'hui ainsi qu'une recommandation précieuse de ne pas aller se coucher avant que les débits n'égalent les crédits. Ses journaux comportent des comptes pour les actifs (immobilisation, avoirs et inventaires) pour les dettes, pour le capital, pour les dépenses, pour les recettes toutes les catégories nécessaires à un bilan et un compte de résultat. Il présente les écritures nécessaires à une clôture des comptes de fin d'année et n'oublier pas les sujets relatifs comme l'ethnique comptable et les centres de coûts.

1.2.3. L'utilisation de la Comptabilité20

Celle-ci se saisit en se situant du côté des utilisateurs :

1) Pour la direction de l'entreprise

La comptabilité permet au chef de l'entreprise de savoir constamment où il en est et où il va, ce qu'il possède, ce qui lui est dû et ce qu'il doit.

Elle facilite ainsi la prise des décisions de gestion.

2) Pour les tiers qui ont placé ou peuvent placer leur épargne dans le programme ainsi que pour tous ceux qui entretiennent des relations d'affaires avec elle.

La comptabilité est un instrument d'information.

3) Pour les obligations légales ou fiscales

La comptabilité constitue la preuve de toutes les opérations effectuées par l'entreprise au cours de la période couverte et la justification du résultat obtenu. Grâce à elle, le chef d'entreprise remplit les obligations légales et fiscales qui sont imposées par les Pouvoirs Publics et justifie les déclarations qu'il doit faire. En conclusion, la comptabilité n'intéresse pas seulement les gestionnaires et un public d'initiés mais toute la société dans son ensemble. Elle s'impose dans la vie économique et sociale du monde moderne. Elle relève de la théorie de la communication. C'est pourquoi bien des spécialistes, notamment pour Corre²¹, invitent le comptable à démystifier sa technique, car le langage comptable doit devenir de jour en jour un véhicule commode de l'information pour donner ainsi satisfaction aux divers utilisateurs des documents de synthèse de la comptabilité.

20 CORRE, Comment utiliser la comptabilité, Dunod Entreprise, Paris, 1975, p.36.

21 Idem.

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1.2.4. Types de comptabilité

L'on distingue : la comptabilité publique, la comptabilité privée et la comptabilité nationale

? La comptabilité publique : détermine les recettes et dépenses de l'Etat et des autres collectivités publiques.

? La comptabilité des entreprises : est celle que tiennent tous les acteurs économiques du secteur privé. Ils utilisent l'une des deux méthodes comptables (simple et en partie double).

La comptabilité privée peut prendre deux formes :

a) La comptabilité générale ou comptabilité financière

La comptabilité générale (Financial accounting) permet d'enregistrer les opérations des entreprises afin de déterminer périodiquement la situation patrimoniale financière ainsi que le résultat global de leur activité²²

La comptabilité générale s'appuie essentiellement sur la technique de la comptabilité en partie double. Elle est là pour recenser les biens que possèdent l'entreprise (qu'on appelle ses actifs) et les dettes (qu'on appelle ses passifs).

Outil d'information obligation pour les entreprises au-delà d'une certaine taille ou d'un certain volume d'affaires, elle peut être fortement réglementée et contrôlée selon les législations nationales. Son objectif essentiel est d'informer les dirigeants et les tiers (propriétaires, préteurs, fisc, etc). Sur la situation économique de l'entité. Elle sert de base au calcul du résultat et à celui des impôts directs ou indirects. C'est la comptabilité la plus répandue.

b) La comptabilité analytique ou comptabilité de gestion

La comptabilité de gestion (managérial accounting) est un outil d'aide à la prise de décision des responsables dans l'entreprise²³.

La comptabilité analytique ou comptabilité de gestion est une comptabilité qui cherche à déterminer le coût de revient des produits et services que vend une entreprise. Dans le cas d'une entreprise qui achète des produits (par exemple des planches de bois) et les revend sans les avoir modifié, le coût de revient est simple à calculer ; c'est essentiellement le prix d'achat des produits. Mais si l'entreprise les modifie (elle fabrique des meubles, par exemple), le coût de revient est bien complexe : Il intègre des salaires, des dépenses d'électricité, de petit outillage, de produits « consommables » colles, vernis etc) si l'entreprise ne fait qu'un type de meubles, il lui suffit de diviser toutes ses dépenses par le nombre des meubles fabriqués pour connaître son coût de revient unitaire. Mais

22 MAVUNGU AJ. et LANGI XF., Op. cit., p.20.

23 Idem, p.22.

Chaque évènement économique est reporté sur un cahier à deux colonnes : la première colonne pour décrire l'évènement, la deuxième pour

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si elle fabrique plusieurs types de meubles, la comptabilité générale ne peut pas lui donner le coût de revient par type de meuble. Elle trouvera l'information dans sa comptabilité analytique, qui lui donnera aussi d'autres informations de gestion : coût de revient d'un centre de coût, marge réalisée par produit, par atelier, etc

Elle n'est pas obligatoire mais en pratique elle est indispensable pour les grandes entreprises dont le processus de production est complexe.

La comptabilité nationale agrège, au niveau d'un pays, les comptabilités publiques et les comptabilités privées pour donner l'image de la situation économique du pays.

1.2.5. Les méthodes de la comptabilité général

Il existe deux méthodes de comptabilisation : la comptabilité simple et la comptabilité en partie double.

Précisons que dans toutes les deux méthodes, on passe des écritures datées, chiffrées (montant) allouées à un compte, explicitées par un libellé et correspondant à un document répertorié qui doit toujours en retour pouvoir justifier une écriture comptable (une facture, un relevé de compte bancaire, une feuille d'impôt à payer, etc). Une écriture comptable ainsi justifiée peut alors être opposable à des tiers (Etats, les actionnaires, organismes sociaux, justice, etc).

On subdivise généralement les opérations en catégories correspondant à des comptes numérotés et libellés que détermine le plan comptable. On distingue les « comptes de bilan » et les « comptes de résultat »

Les comptes de bilan correspondant à ce que l'entité possède (les bâtiments, les machines, les comptes clients, les liquidités, les avoir divers) et ce qu'elle doit (les capitaux propres, les dettes envers les fournisseurs, les organismes sociaux, les salariés, les établissements financiers, etc). Les comptes de résultat correspondent à l'activité de l'entité pour produire les richesses inscrites au bilan. On distingue les produits (vente de produits finis ou des services, de marchandises ou production immobilisée) et les charges engagées pour atteindre ces produits (achat des fournitures, frais généraux, cotisations d'adhésion, etc).

1.2.5.1. La comptabilité simple

Elle est basée sur la distinction des recettes et des dépenses et la détermination d'un solde entre le total des dépenses et le total des recettes telles qu'elles apparaissent dans le journal de banque et le journal de caisse.

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mettre son montant, en plus ou en moins selon qu'il s'agit d'un encaissement ou d'une dépense pour celui qui tient la comptabilité.

Ce type de comptabilité dit « de caisse » ne permet pas de faire apparaître les variations de stock « et, plus généralement, du patrimoine), de sorte qu'elle peut laisser penser que tout va bien alors qu'on est en train de vendre les « bijoux de famille » (et investissement, faire croire que la situation est difficile, alors que c'est simplement le stock qui grossit). Elle ne convient donc que pour gérer un stock dont la valeur est stable ou relativement faible, c'est-à-dire pour des particuliers ou de toutes petites entreprises dont les évènements économiques sont très simples (par exemple un cafetier qui encaisse au comptoir les consommations et rend la monnaie).

Néanmoins, la comptabilité de caisse peut être perfectionnée par l'usage du plan comptable, permettant de déterminer des sous- totaux et des soldes par catégories. Le solde général peut alors être subdivisé entre le solde des comptes du bilan à celui des comptes de résultat.

2.5.2. La comptabilité en partie double²⁴

La partie double est une technique qui fonctionne sur la correspondance entre des ressources et leurs emplois, entre une origine et une destination. Elle est basée sur un postulat bien connu des scientifiques : rien ne se crée, rien ne se perd, tout se transforme. En terme économique, cela se traduit par deux règles : toute la valeur qui circule dans une entreprise ne fait que se déplacer : l'enrichissement d'une entreprise résulte de sa capacité à prélever cette richesse sur des tiers. C'est donc une technique basée sur un enregistrement réciproque et simultané de deux évènements : un débit et un crédit. Conventionnellement, le débit représente un enrichissement financier ou un accroissement du patrimoine, le crédit représentant l'inverse.

Exemple de l'achat d'un camion : une entreprise qui achète un camion pour 100000 unités monétaires augmente son patrimoine puisqu'elle a un camion. C'est un débit. En contrepartie, elle doit payer ce véhicule (camion) donc faire diminuer sa trésorerie, évènement qui va s'inscrire au crédit.

Cette technique est bien supérieure à la comptabilité simple. En effet, elle permet d'enregistrer non seulement les opérations financières immédiates, mais aussi les réserves ou provisions pour des questions envisagées de façon certaine et juste.

De même, elle permet à tout instant d'assurer que la richesse et les avoirs (ce que l'entreprise possède et qui est au débit sont égaux aux dettes (ce que l'entreprise doit et qui est inscrit au crédit) : si de la richesse est créée (supposons la vente des services), le résultat de l'opération sera comptabilisé au

24 MOLYONA G.et NOGNERA R., Comptabilité Général, édit ESKA, Paris, 2001, pp.62-63.

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bilan comme une dette envers l'actionnaire. On fait ainsi toujours correspondre une opération de recette ou de dépense avec un moyen de la réaliser.

Ceci donne une image la plus fidèle possible de l'état des richesses, d'un organisme à tout moment et de ses interactions avec les différents acteurs dont il dépend. Certaines opérations (avec taxes par exemple) font entrer en jeu plusieurs débits et plusieurs crédits dont les sommes des débits doivent êtres égales aux sommes de crédits. Elle recourt à un plan comptable pour catégoriser les opérations, mais chaque compte peut être débité ou crédité et dispose donc d'au moins deux colonnes.

L'histoire des écritures reflète ainsi à chaque date, la photographie de la situation financière de l'entreprise, avec ses acquis, l'état de la situation de sa trésorerie, évaluation des risques, ses dettes et ses créances. Cette technique offre en outre des garanties de cohérence beaucoup plus grandes que celle d'une comptabilité simple. L'égalité entre les débits et les crédits permet en effet des contrôles sous plusieurs angles de la rigueur de la comptabilité. Le solde des comptes de bilan et celui des comptes de résultats doivent notamment être égaux d'une part et d'autre part s'équilibrer : l'un créditeur (somme des crédits supérieure à celle des débits) et l'autre débiteur (somme des débits supérieure à celle des crédits). Ce système ne garantit pas complètement contre la fraude : généralement les opérations sont techniquement correctes (débits=crédits), mais la fraude provient de pièces comptables inventées ou trafiquées et/ou d'affectations de comptes erronées pour une même opération par exemple). Parfois ce sont des systèmes virtuels très sophistiqué qui sont employés. Le terme « partie double » est parfois pris au sens de la comptabilité générale. Cette association est impropre car il existe des comptabilités analytiques tenues en partie double. Il est important de noter que la comptabilité est une technique multiforme c'est- à- dire susceptible de prendre diverses formes ou d'en changer fréquemment selon les besoins des utilisateurs.

1.2.6. Comptabilité et son importance

La comptabilité répond à des besoins de plusieurs ordres.

a) Juridique : la comptabilité permet d'en garder les traces et constitue ainsi un moyen de preuve des opérations traitées avec les tiers (achats, ventes, paiements, encaissements....). Elle permet en outre à l'entrepreneur d'être renseigné sur la situation financière vis-à-vis des tiers ;

b) Fiscal : La comptabilité fournit les éléments chiffrés nécessaires au calcul des impôts : Chiffre d'affaires, loyers, rémunérations, bénéfice ou perte, autres revenus ;

c) Economique : Autrefois, la comptabilité se limitait à enregistrer les Recettes et les dépenses pour dégager en fin d'exercice un résultat global. Etant donné que la préoccupation était donc essentiellement financière. L'évolution rapide du progrès technique ainsi que les bouleversements provoqués par les crises et les

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inégalités de développement des différents secteurs, ont attiré l'attention sur l'insuffisance de plus en plus évidente de cette conception. Avant de prendre une décision économique importante, un chef d'entreprise cherche à s'informer sur les chances qu'elle a de favoriser une meilleure intégration de l'entreprise dans ce domaine et pour cela il lui faut disposer des renseignements qu'une comptabilité bien établie dans ce but est susceptible de lui fournir.

d) Social : Autrefois, les besoins de l'entrepreneur étaient les seuls pris en compte. Depuis quelques années, celui-ci voit son influence décroître et il doit de plus en plus accepter les avis et même les décisions de nombreux groupements qui sont des partenaires incontournables : l'Etat (INSS, INPP) ; les syndicats, les consommateurs ...la comptabilité est l'instrument de gestion par excellence car elle constitue le meilleur moyen de dialogue entre toutes les parties.

1.2.7. Le système comptable

Le système comptable est un ensemble qui permet d'atteindre les objectifs fixés à la comptabilité c'est-à-dire : enregistrer, classer, résumer et synthétiser.

- l'enregistrement des opérations : se fait dans les journaux,

- le classement des opérations : se fait dans les comptes et le grand livre,

- le résumé des opérations : se fait dans la balance ;

- la synthèse des opérations : se fait dans le bilan et le compte du résultat etc.

C'est dans cet ordre que tout système comptable doit s'organiser. a. Le système classique²⁵

Le système d'organisation comptable généralement baptisé système classique est le plus ancien des systèmes comptables. Il est calqué sur les objectifs de base de la comptabilité.

Ce système est décrit de la manière ci-après à partir des pièces comptables classées chronologiquement :

1. enregistrement au journal, au jour le jour, des opérations comptables ;

2. report dans le compte de chaque opération ;

3. calcul périodique du solde des comptes et établissement de la balance générale ;

4. établissement des documents de synthèse à partir de la balance.

Ce système est valable en tant que système de base d'organisation comptable. Mais il est évident que si l'entreprise a de nombreux enregistrements, il s'avère très vite insuffisant. Il s'ensuit un travail énorme et fastidieux au niveau des reports du grand livre.

25 MOLYONA G. et NOGNERA R., op cit, p.88.

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Nous présenterons le schéma du système classique dans la page qui

suit.

Schéma 1 : Le système classique

Pièces justificatives

Journal central
Grand livres

Balance avant inventaires

Balance après inventaires

Bilan définitif

Source : MOLYONA G. et NOGNERA R., op cit

b. Le système centralisateur²⁶

Le système classique est devenu très vite dépassé, du fait d'un seul support pour toutes les opérations de l'entreprise.

Le livre journal et le grand livre seront détaillés en autant des journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins l'exigent. Les écritures portées sur les journaux et les livres auxiliaires sont centralisées au moins une fois par mois sur le livre journal et le grand-livre.

- En cas d'existence de journaux auxiliaires, le livre journal se limite, en pratique, au report mensuel des mouvements débits et crédits de chaque journal auxiliaire (avec mention de la période et identification du journal d'origine).

« Cette récapitulation mensuelle des totaux des opérations est valable à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération »27

- Comme pour le livre journal, le grand-livre est détaillé en autant de livres auxiliaires ou documents tenant lieu, que l'importance et les besoins de l'entreprise l'exigent, par exemple le grand livre des comptes « clients ». Dans ce

26 MOLYONA G. et NOGNERA R., Op. cit, p90. ²⁷OHADA, Actes Uniformes, www.ohada.org.

Journal central
Grand livres

Balance avant inventaires Balance après inventaires

Bilan définitif

Grands livres auxiliaires

Journaux auxiliaires

Pièces justificatives

Source : MOLYONA G. et NOGNERA R., op cit

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cas, les écritures portées sur les livres auxiliaires sont centralisées une fois par mois au moins sur le grand livre.

Le système centralisateur opère une division du journal unique, puis une centralisation (au moins mensuelle) sur le journal général centralisateur. Dans ce journal général n'apparaissent que les comptes collectifs.

L'organisation du système centralisateur comprend ainsi deux degrés :

- la comptabilité auxiliaire au premier degré :

les enregistrements des opérations dans les journaux auxiliaires ; les reports dans les grands-livres auxiliaires (clients-fournisseurs) ;

- la comptabilité générale ou centralisatrice ou du second degré :

l'établissement du journal général à partir des totaux ; les reports dans le grand-livre général ;

l'établissement de la balance.

L'intérêt du système centralisateur est qu'il permet de ne reporter au grand-livre que la synthèse des journaux auxiliaires.

Schéma 2 : Le système centralisateur

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c. Les systèmes informatiques²⁸

Les systèmes informatiques actuels, sur lesquels nous insisterons d'avantage, sont une évolution du système centralisateur.

Leurs caractéristiques fondamentale sont que :

? seule la première opération d'enregistrement est saisie ;

? toutes les autres opérations : report au grand livre, établissement de la balance, établissement du bilan et du compte de résultat ; se font automatiquement, sans aucune intervention humaine, ni risque d'erreurs, ni aucune perte de temps.

La caractéristique de cet enregistrement est que la codification comptable est toujours unique et correspond au journal concerné. Seul le journal des opérations diverses fonctionnera comme le journal général.

Il se peut qu'une même opération concerne deux journaux auxiliaires. Dans ce cas, le système que nous venons de décrire conduirait à un double enregistrement de cette opération. Il est donc nécessaire de passer par un compte de liaison appelé compte de virement interne qui doit toujours être soldé et ce compte permet d'éviter le double enregistrement.

Dans la pratique, on créera généralement autant de comptes de virement interne qu'il y aura des comptes banques et des comptes caisses.

En effet, une opération ne peut pas concerner à la fois le (ou les) journaux d'achat et de vente. Il n'y a jamais de compte de liaison avec le journal des opérations diverses puisque celui-ci n'enregistre que les opérations qui ne concernent pas les autres journaux.

L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements, en vue notamment de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d'enregistrement et de conservation des écritures.

Toute donnée comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée, sous une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve.

Aussi, est-il indispensable qu'en cas de traitement informatique de la comptabilité, il soit notamment possible, comme en cas de traitement manuel, de contrôler la validité des écritures centralisées sur les documents comptables obligatoires à l'aide des écritures portées sur les documents non obligatoires qui peuvent se présenter sous forme de listing informatiques. Dès lors, les journaux

28 MOLYONA G. et NOGNERA R., Op cit, p96

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auxiliaires qui revêtent une belle forme doivent être tenus dans des conditions qui permettent aux personnes habilitées à effectuer des contrôles de vérifier, avec suffisamment de sécurité, la sincérité des écritures y figurant.

A cet égard, l'identification, la numérotation et la datation des listings informatiques apparaît être un des moyens permettant d'atteindre un tel objectif.

Si aucune sanction pénale ne s`attache au non-respect de cette procédure, il convient d'observer que l'entreprise qui s'y conforme s'expose moins au risque de voir mettre en doute, par les contrôleurs des comptes, la fiabilité du système de traitement de la comptabilité que celles qui ne s'y conformerait pas.

1.2.8. Les principaux principes comptables

Les principes comptables sont des conventions sur lesquelles se fonde la présentation des résultats issus de la comptabilité.

Toute comptabilité utilise implicitement ou explicitement un certain nombre de principes postulants et conventions regroupés sous l'appellation de « principe comptable ». La plupart des principes sont universellement admis et utilisés. La connaissance de ces principes permet de comprendre l'objectif général assigné aux états financiers dans toutes les normes comptables.

Les enregistrements en comptabilité reposent toujours sur la mise en oeuvre de règles, de principes (cités dans le plan comptable) et d'éléments de doctrine qui s'appuient sur le plan comptable général et sur la loi et la réglementation comptable nationale et internationale. Le comptable est responsable dans l'entreprise de la conformité de ses travaux avec ces sources, lois et les règlements comptables.

Le SYSCOHADA énonce les principes comptables fondamentaux auxquels il se réfère et fait référence aux normes internationales Celui-ci énonce 9 principes comptables qui s'imposent dans la tenue d'une comptabilité²⁹.

1. Le principe de prudence

Ce principe est énoncé d'entrée dans l'article 3 du droit comptable OHADA. La comptabilité doit satisfaire, dans le respect de la règle de prudence, aux obligations de régularité, de sincérité et de transparence inhérente à la tenue, au contrôle, à la présentation et à la communication des informations traitées. La prudence, appréciation raisonnable des évènements et des opérations ; sa finalité est d'éviter de transférer sur des exercices ultérieurs des risques nés dans l'exercice et susceptibles d'entraîner des pertes futures.

29 DORIATH B.et al. , Comptabilité et gestion des organisations, 6^ème éd. Dunod, Paris, 2008, p 1

L'une des principales applications de ce principe réside dans la définition du plan d'amortissement des immobilisations.

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La règle de prudence est destinée à protéger les utilisateurs externes et les dirigeants contre les illusions que pourrait résulter d'une image non prudente ou trop flatteuse de l'entreprise.

2. Le principe de la permanence des méthodes

Le principe de la permanence est indispensable aux comparaisons des états financiers dans le temps (article 40 et 41 du droit comptable OHADA). Il consiste à ne pas changer de méthodes d'un exercice à un autre. Toutefois des circonstances de changement de méthodes peuvent intervenir (modification de la législation ou de la réglementation comptable, fiscale, modification d'un plan d'amortissement, passage de la méthode (PEPS) au (CMUP), etc.)

Dans tous les cas, les changements de méthodes ayant une incidence sur le résultat doivent être indiqués dans l'état annexé.

3. Le principe de correspondance bilan d'ouverture bilan de clôture

Le bilan d'ouverture d'un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l'exercice précédent. Ce principe, classique mais d'application délicate, a pour principale conséquence le fait que l'on ne puisse imputer directement :

? ni les incidences (gains ou pertes) des changements des méthodes comptables ;

? ni les produits et les charges relatifs à des exercices précédents qui auraient été omis. Ces corrections doivent transiter par le compte de résultat du nouvel exercice.

4. Le principe d'indépendance des exercices

Ce principe, prévu à l'article 50 du règlement, est d'application universelle. Selon ce principe, il faut rattacher à chaque exercice tous les produits et les charges qui les concernent et ceux-là seulement. Ce qui signifie qu'en fin d'année, une régularisation doit être faite car le résultat ne doit inclure que les charges et les produits de l'année

5. Le principe de la continuité de l'exploitation

Ce principe est énoncé dans l'article 34 du règlement. Tout utilisateur des états financiers doit intégrer ce principe dans son raisonnement. Cela veut dire que l'entreprise doit continuer à fonctionner dans un avenir raisonnablement prévisible car étant en activité.

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6. Le principe du coût historique

Les états financiers sont établis selon le principe du coût historique. Les biens acquis sont enregistrés à leur coût d'acquisition à la date d'entrée dans le patrimoine.

Les exceptions au principe du coût historique ont pour origine :

i' soit la recherche d'une meilleure information financière ;

i' soit la loi ou les décisions d'une autorité compétente en matière de normes comptables.

7. Le principe de la transparence

Ce principe est capital pour l'obtention d'une information loyale. L'information fournie par les états financiers doit être compréhensible, suffisante et claire. On peut rattacher à ce principe les deux « règles »suivantes :

- La règle de non- compensation

Une compensation entre certaines pertes et certains produits fausserait la comptabilité. Dans le bilan, une compensation entre des actifs et des passifs, et notamment des créances et des dettes, fausserait l'analyse de la situation financière.

- La règle d'exhaustivité. Elle prohibe toute omission d'information d'importance significative de telles omissions pouvant porter atteinte à la pertinence et à la fiabilité des informations.

8. Le principe de l'importance significative

Il est énoncé dans l'article 33 du règlement à propos de l'état annexé ; il concerne également tous les autres états financiers. Sont significatifs, tous les éléments susceptibles d'influencer le jugement que les destinataires des états financiers peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l'entreprise.

9. Le principe de la prééminence de la réalité sur l'apparence.

La réalité économique prime sur l'apparence juridique. Il est donc possible d'inscrire au bilan des biens détenus dans le cadre de contrat de bail, et de réserves de propriétés ,d'inscrire dans les charges de personnel le coût des services fournis par le personnel extérieur non lié à l'entreprise par un contrat de travail .

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Chapitre 2 : L'organisation Comptable

2.1. Organisation30

Le concept « organisation prend plusieurs sens selon le contexte dans lequel il est utilisé :

? L'organisation d'une entreprise ou d'un service désigne la conception et la disposition de différents éléments ou structures nécessaires à son fonctionnement ;

? Le service d'organisation est un service fonctionnel de l'entreprise dont la mission est d'élaborer les méthodes de procédure relatives à l'organisation de l'entreprise, du travail, etc;

? L'organisation est une notion pouvant désigner une entreprise ou toute communauté humaine structurée. On parle de théorie des organisations.

2.2. Comptable31

Comme substantif, le terme comptable désigne celui qui tient la comptabilité d'une organisation et, comme adjectif, tout ce qui est lié, qui a trait ou qui se rapporte à la comptabilité. De ce qui précède, nous pouvons retenir que l'organisation comptable d'une entreprise c'est la mise en place d'une structure nécessaire au fonctionnement de la comptabilité dans cette entreprise.

2.3. Importance de l'organisation comptable

« La comptabilité n'est pas seulement un ensemble formellement parfait, mais elle est effectivement le reflet de toutes les caractéristiques patrimoniales de l'entreprise »³². Cet ensemble organisationnel est constitué, en amont de la comptabilité, par un système de captation et de traitement des flux d'information et, en aval, par un système de contrôle des procédures et des enregistrements comptables.

L'organisation comptable d'une entreprise et la régularité de la tenue de sa comptabilité s'inscrivent dans l'organisation administrative d'ensemble de cette entreprise, quant à la collecte des faits comptables à enregistrer, quant aux circuit d'information, quant à la vérification des faits à enregistrer, quant aux vérification des faits d'exactitude et de vraisemblance, quant aux supports matériels mis en oeuvre. « C'est dire qu'une comptabilité régulière ne peut être construite que dans le bon ordre organisationnel »33

Une comptabilité régulière s'inscrit dès lors dans un ensemble de mesures à prendre quant au système de traitement de l'information. Ces mesures

30 MARTINET AC et SILEM A., Lexique de gestion 6e édition, Dalloz, paris 2003, p.25.

31 Idem

³²CAUSIN E., Op. cit., 2002, p.284. ³³Idem, p368.

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visent à assurer la réalité et le caractère des faits à saisir, ainsi que le respect de délais corrects de saisie et les mesures de contrôle interne à intégrer.

Une comptabilité ne peut, en effet, donner des informations fiables que si toutes les informations sont correctement traduites dans la comptabilité. Ceci suppose, outre le respect des principes et des règles comptables, des contrôles internes suffisants.

« La comptabilité est en cours de mutation et se rapproche des normes internationales dites IRFS qui privilégient une approche financière conforme aux pratiques comptables anglo-saxonnes »³⁴.

L'objectif de ces nouvelles normes qui affectent peu à peu la normalisation comptable congolaise est de faciliter une représentation des opérations de l'entreprise plus proche de la réalité économique. Et, pour maintenir dans le temps la continuité de l'accès à l'information représentative de la réalité économique, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptable. C'est pourquoi, il sied de décrire cette organisation sur le plan matériel et sur le plan fonctionnel.

2.4. L'organisation de la comptabilité dans l'entreprise

L'article 14 du plan comptable OHADA stipule que l'organisation comptable mise en place dans l'entreprise doit satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité pour assurer l'authenticité des écritures de façon à ce que la comptabilité puisse servir à la fois d'instrument de mesure des droits et obligations des partenaires de l'entreprise, d'instrument de preuve, d'information des tiers et de gestion.

Il relève dans son article 15 les responsabilités d'une organisation comptable dans une entreprise. Pour ainsi dire l'organisation comptable doit assurer :

i' un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de base ;

i' le traitement en temps opportun des données enregistrées ; i' la mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance.

Pour maintenir la continuité dans le temps de l'accès à l'information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables.

Cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation des états financiers successifs auxquels elle se rapporte.

34 Comptabilité, www.wikipedia.org/wiki/comptabilité, le 28/02/2015.

Les données d'inventaire sont organisées et conservées de manière à justifier le contenu de chacun des éléments recensés du patrimoine ;

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2.4.1. Les conditions susceptibles d'une organisation comptable d'une entreprise

L'organisation comptable doit au moins respecter les conditions de régularité et de sécurité suivantes :

1°) la tenue de la comptabilité dans la langue officielle et dans l'unité monétaire légale du pays ;

2°) l'emploi de la technique de la partie double, qui se traduit par une écriture affectant au moins deux comptes, l'un étant débité et l'autre crédité. Lorsqu'une opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit de comptes doit être égal au total des sommes inscrites au crédit d'autres comptes ;

3°) la justification des écritures par des pièces datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le document décrivant les procédures et l'organisation comptables, susceptibles de servir comme moyen de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité ;

4°) le respect de l'enregistrement chronologique des opérations.

Les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés en comptabilité, opération par opération, dans l'ordre de leur date de valeur comptable. Cette date est celle de l'émission par l'entreprise de la pièce justificative de l'opération, ou celle de la réception des pièces d'origine externe. Les opérations de même nature réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.

Les mouvements sont récapitulés par période préalablement déterminée qui ne peut excéder un mois.

Une procédure destinée à garantir le caractère définitif de l'enregistrement de ces mouvements devra être mise en oeuvre ;

5°) l'identification de chacun de ces enregistrements précisant l'indication de son origine et de son imputation, le contenu de l'opération à laquelle il se rapporte ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie ;

6°) le contrôle par inventaire de l'existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l'entreprise. L'opération d'inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la

valeur de chacun d'eux à la date de l'inventaire.

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7°) le recours, pour la tenue de la comptabilité de l'entreprise, à un plan de comptes normalisé dont la liste figure dans le Système comptable OHADA ;

8°) la tenue obligatoire de livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise en oeuvre de procédures de traitement agréées, permettant d'établir les états financiers annuels visés à l'article 8 ci-dessus.

2.5. But assigné à une organisation comptable³⁵ L'organisation comptable doit assurer :

? Un enregistrement exhaustif, au jour le jour ; et sans retard des informations de base ;

? Le traitement en temps opportun des données enregistrées ;

? La mise ç la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance.

2.6. L'organisation fonctionnelle de la comptabilité³⁶ Cette organisation comprend deux parties qui sont :

? l'organisation externe qui s'intéresse à la structure organique de l'entreprise ;

? l'organisation interne qui s'intéresse à la structure du service comptable.

2.6.1. Organisation comptable externe

Elle est la mise en place, dans le cadre de la structure organisationnelle de l'entreprise, du circuit de transmissions des informations sur les faits économiques et juridiques qui ont lieu dans d'autres services de l'entreprise aux fins de leur enregistrement dans leurs services comptables.

Une telle organisation doit assurer la coordination entre, d'une part, les services comptables et, d'autre part, les trois principaux services de l'entreprise, en l'occurrence le service commercial, le service administratif et le service technique.

1. Rapport avec le service commercial

Le service commercial est chargé des achats, des ventes, des expéditions, de publicité, de promotion ; en plus ce service a pour tâche de chercher des renseignements sur l'environnement dans lequel l'entreprise se trouve plus précisément la position de l'entreprise dans le marché face à ses concurrents en amont et en aval.

³⁵FOKO TOMENA A., Du système comptable congolais au système comptable OHADA, Kinshasa, p.71.

36 KAMBALE KALONDERO A, mémoire : Organisation Comptable d'une Entreprise Hôtelière Face à la Réalité Plurimonéaire, Sciences Commerciales et Financières, ISC/Gombe, 2011, Inédit.

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Toutes les entrées et les sorties de matières et marchandises sont vérifiées et appuyées par des pièces justificatives.

Les magasins doivent être groupés en tenant compte des nécessités de distribution active et économique des matières, de l'emploi méthodique des emplacements et des dispositions du plan comptable, en :

- magasin marchandise ;

- magasin matières à transformer ;

- magasin matières accessoires ;

- magasin matières auxiliaires à consommer ;

- magasin des emballages ;

- magasin des produits semi-ouvrés

- magasin des produits finis

Le chef magasinier doit connaître le plan comptable au même titre que tous les employés de la comptabilité, il doit :

1' être au courant du processus de réception et de la distribution des matières ;

1' tenir les documents qui constituent la « comptabilité-matière » (fiche quantitative de stock par article, livre des entrées en magasin, en quantité et par ordre chronologique, bons de retour ou de réintégration établis en trois exemplaires destinés au service émetteur, au magasin et à la comptabilité, bon de réception, etc.) ;

1' contrôler les entrées en confrontant les indications mentionnées sur les bons de commande, factures, lettre de transport ;

1' contrôler les sorties ;

1' répondre de l'exactitude des existants comme de leur concordance avec les chiffres accusés par la comptabilité matière.

Le comptable, après vérification des stipulations matérielles de la facture du fournisseur accompagnée du procès-verbal de la réception transmis par l'agent réceptionnaire du service des achats, mentionne ensuite les indices des comptes à débiter et à créditer.

2. Rapport avec le service technique

L'organisation comptable à ce sujet se traduit par la mise en place des moyens nécessaires devant permettre à la comptabilité de saisir les informations quantitatives relatives :

1' au prélèvement des matières de consommation, ou des matières premières ;

' à la fabrication ;

1' au stockage des produits fabriqués et leur sortie ;

' à la rémunération des machines de production et autres équipements y afférents.

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3. Rapport avec le service administratif

La comptabilité doit être aussi organisée de manière à permettre la

saisie :

? des charges administratives ; ? des opérations financières.

Tous ces rapports constituent le réseau de la circulation des informations comptables dans l'entreprise quand on considère l'organisation comptable externe.

2.6.2. Organisation comptable interne

Cette organisation s'attache à la structure interne des services comptables qui peuvent comprendre en son sein :

- la comptabilité générale centrale ;

- la comptabilité fournisseurs ;

- la comptabilité clients ;

- la comptabilité magasins ;

- la comptabilité analytique ;

- la facturation ;

- la caisse ;

- la trésorerie ;

La liste n'est pas exhaustive car l'organisation comptable interne dépend de la nature et de la taille de l'entreprise.

L'organisation interne de la comptabilité est matérialisée par le système comptable.

2.7. L'organisation matérielle de la comptabilité

Alain FAYEL et Daniel PERNOT³⁷ écrivent que, pour l'entreprise, l'organisation matérielle se concrétise par :

? L'adoption d'un plan comptable de l'entreprise établit par référence à celui du plan comptable général ;

? Le choix des supports de la comptabilité, c'est-à-dire les documents, les livres et d'une manière générale tout ce qui permet, dans les conditions de conservation prescrites, d'enregistrer des données de base et de prendre connaissance des informations : c'est le cas des ordinateurs, imprimantes, machines à calculer, machines à compter, fournitures de bureau ;

? Le choix des procédures de traitement c'est-à-dire le choix des méthodes et moyens qui seront utilisés par l'entreprise pour que les opérations

³⁷FAYEL A. et PERNOT D., Comptabilité de l'entreprise, éd. Dunod, Paris 2002, p.16.

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nécessaires à la tenue de la comptabilité et à l'obtention des états financiers prévus ou requis soient effectuées dans les meilleurs conditions d'efficacité et au moindre coût sans pour autant faire obstacle au respect par l'entreprise de ses obligations légales et réglementaires.

2.7.1. Adoption du plan comptable de l'entreprise

« Le plan comptable de l'entreprise est un document qui rassemble, dans un ordre logique, la nomenclature des comptes à utiliser, définit leur contenu et précise les règles particulières de leur fonctionnement figurant dans le plan comptable Général »³⁸.

Après s'être bien pénétré de la technique particulière de l'entreprise et avoir surtout observé les faits sous un angle comptable, il y aura lieu pour l'organisateur ou l'expert de rechercher quels seront les comptes à créer et quel sera le jeu de ces comptes, afin d'obtenir un parfait enregistrement des mutations des valeurs et des résultats qui s'en suivront.

« Toute unité retenue pour enregistrer une opération constitue un compte »³⁹.

Tout compte ainsi créé doit avoir été reconnu nécessaire de façon à pouvoir enregistrer tous les mouvements qui lui sont propres. Les rapports des comptes entre eux pourront être schématisés pour permettre leur parfaite compréhension.

Aussi, le plan des comptes de chaque entreprise doit être suffisamment détaillé afin de faciliter l'enregistrement adéquat et ordonné des opérations. Pour ce faire l'entreprise procède aux subdivisions des comptes nécessitées par ses activités et qui puissent permettre l'établissement normal des états financiers et leur contrôle.

2.7.2. Manuel comptable de l'entreprise40

Le manuel comptable de l'entreprise décrit particulièrement l'organisation comptable de l'entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés. Il comprend notamment les informations ayant trait :

? à l'organisation générale de l'entreprise, ? à l'organisation comptable de l'entreprise,

? au plan des comptes, à la description des contenus des comptes et au guide des imputations comptables,

³⁸ http://www.procomptable.com/normes/gc1, le 15/03/2015.

39 Idem

40 Ibidem

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' à la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des informations,

1' au système de classement et d'archivage,

1' aux livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et pièces comptables,

1' au modèle retenu de présentation des états financiers,

1' au guide de justification des comptes et des travaux d'inventaire avec des modèles de rapprochement et d'état de justification pour les travaux récurrents,

1' au modèle d'instructions d'inventaire,

' à l'organisation des travaux d'élaboration et de présentation des états financiers.

2.8. Plan des comptes41

2.8.1. Classement et codification des comptes

Les comptes sont identifiés par un numéro auquel est rattaché un intitulé. Ces deux identifiants sont nécessaires pour enregistrer et suivre les opérations en comptabilité.

Cette codification des comptes est comprise dans le champ de la normalisation comptable impérative, à l'exception de la classe 9 qui est d'application facultative.

2.8.2. Répartition des opérations dans les classes des comptes42

Le système comptable OHADA retient une codification décimale des

comptes avec neuf classes ayant les codes 1 à 9. Les huit premières classes sont réservées à la comptabilité générale tandis que la comptabilité des engagements

et la comptabilité analytique de gestion (CAGE) se partagent la dernière classe. 2.8.2.1. Comptabilité générale⁴³

> Les classes 1 à 5 se rapportent aux comptes de bilan :

Classe 1 : comptes de ressources durables (capitaux propres et dettes financières) ;

Classe 2 : comptes de l'actif immobilisé (charges immobilisées et immobilisations incorporelles, corporelles et financières) ;

⁴¹FOKO TOMENA A., op cit, pp91-92

42 www. wilki pedia, acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises, le 16/03/2015.

43 Idem

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Classe 3 : comptes de stocks ;

Classe 4 : comptes de tiers (créances de l'actif circulant et dettes du passif circulant) ;

Classe 5 : comptes de trésorerie (titres de placement, valeurs à encaisser, comptes bancaires et caisse).

> Les composantes du résultat sont, d'une part, les classes 6 et 7 enregistrant les charges et les produits des activités ordinaires et, d'autre part, la classe 8 réservée aux comptes des autres charges et des autres produits ;

Classe 6 : comptes de charges des activités ordinaires (charges d'exploitation et charges financières) ;

Classe 7 : comptes de produits des activités ordinaires (produits d'exploitation et produits financiers) ;

Classe 8 : comptes des autres charges et des autres produits (participations des travailleurs, subventions d'équilibre, etc.).

2.8.2.2. Comptabilité des engagements et Comptabilité analytique de

gestion

La classe 9 a été réservée aux opérations de la comptabilité des engagements et à la comptabilité analytique de gestion.

2.8.3. Structure décimale des comptes44

Cette codification procède d'une classification à structure décimale permettant :

1' de subdiviser tout compte ;

1' de regrouper par grandes familles les opérations de nature relativement

homogènes ;

1' d'accéder à des niveaux plus ou moins détaillés d'analyse des opérations ; 1' de faciliter le développement des applications informatiques afférentes au traitement automatisé des comptes et opérations ;

1' et de servir les postes et rubriques entrant dans la confection des documents de synthèse normalisés.

La codification du Système comptable OHADA est aménagée de sorte à établir des constantes et des parallélismes susceptibles d'aider à mémoriser et à comprendre les comptes.

44 www. wilki pedia, acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises, le 16/03/2015.

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2.8.3.1. Constantes

Le premier et le dernier chiffre du code d'un compte peuvent avoir une signification particulière.

i' Rôle du premier chiffre

Le numéro de chacune des classes 1 à 9 constitue le premier chiffre des numéros de la classe considérée. Les chiffres occupant les autres positions au sein de la codification caractérisent, de la gauche vers la droite, les niveaux d'affinement plus développés relatifs aux comptes principaux, sous-comptes et comptes divisionnaires. Le numéro d'un compte divisionnaire commence toujours par celui du compte ou sous-compte dont il constitue une subdivision.

i' Rôle de toute terminaison sauf le 9 dans les comptes à deux chiffres

Dans les comptes à deux chiffres, les terminaisons autres que le 9 servent au regroupement en fonction des catégories d'opérations.

i' Rôle de la terminaison 9 dans les comptes à deux chiffres

Dans les comptes de bilan, la terminaison 9 dans les comptes à deux chiffres a pour rôle d'identifier les dépréciations provisionnées des classes correspondantes (exemples : 19 - Provisions financières pour risques et charges, 39 - Dépréciations des stocks).

La terminaison 9 joue un rôle similaire dans les comptes de gestion relevant des classes 6 et 7 dans la mesure où elle se rapporte aux opérations concernant les provisions.

i' Rôle de toute terminaison 9 dans les comptes à trois chiffres et plus.

Le chiffre 9 en troisième ou quatrième position annonce, tant pour ce qui concerne les comptes du bilan que les comptes de gestion, le solde inversé des opérations par rapport :

i' aux opérations couvertes par le compte de niveau immédiatement supérieur et classées dans les subdivisions se terminant par 1 à 8. (Exemple : 6059 - Rabais, remises et ristournes obtenus sur autres achats par rapport à 605 - autres achats ; compte 409 - Fournisseurs débiteurs par rapport au compte 40 - Fournisseurs d'exploitation et comptes rattachés).

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2.9. Systèmes ou modèles de présentation des états financiers45

Toute entreprise est, sauf exception liée à sa taille, soumise au Système normal de présentation des états financiers et de tenue des comptes.

Le système comptable représente l'ensemble des journaux et des grands livres auxiliaires qui récolte et analyse les données financières afin de rendre l'information compréhensible, utile et avantageuse pour permettre à l'utilisateur de comprendre ce qu'il consulte⁴⁶.

2.9.1. Le système normal

Le système normal comporte l'établissement du bilan, du compte de résultat de l'exercice ; du tableau financier des ressources et des emplois de l'exercice ainsi que d'un état annexé dont les dispositions principales sont fixées dans le système comptable OHADA. Il comporte aussi l'établissement d'un état supplémentaire statistique.

2.9.2. Le système allégé

Le système allégé comporte l'établissement du bilan ; du compte de résultat de l'exercice et de l'état annexé, simplifiés dans les conditions définies par le système comptable OHADA. Il peut être utilisé par les entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 100 millions FCFA

2.9.3. Le système minimum de trésorerie

Le système minimum de trésorerie repose sur l'établissement d'un état des recettes et des dépenses dégageant le résultat de l'exercice (recette nette ou perte nette), dressé à partir de la comptabilité de trésorerie que doivent tenir les entreprises relevant de ce système.

Il peut être utilisé par les très petites entreprises dont le chiffre d'affaire est inférieur à 30 millions de FCFA pour les entreprises de négoce, 20 millions pour l'artisanat et 10 millions FCFA pour les services. Ce système est basé sur un plan de comptes codifié spécifiquement mais conserve les classes des comptes du système normal.

La conception du système minimum, de trésorerie permet de tenir compte, dans le calcul du résultat et dans l'établissement de la situation patrimoniale, des éléments suivants, lorsqu'ils sont significatifs :

Variation des stocks ;

Variation des créances et des dettes commerciales ;

45 FOKO TOMENA A., Du système comptable congolais au système comptable OHADA, kinshasa, pp72-73.

⁴⁶www.comptabilité-générale.com, mardi 13 janvier 2015, 15 : 24

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Variation des équipements et des emprunts ; Variation du capital apporté.

2.1O. Création des documents courants et des documents de synthèse47

Avant de procéder à la création de tous ces documents, il convient d'examiner la périodicité des faits comptables.

Les opérations habituelles feront l'objet d'enregistrement dans les journaux auxiliaires qui les concernent.

Les opérations occasionnelles ou à périodicité longue nécessiteront la création d'un journal auxiliaire des opérations diverses.

Les opérations de clôture seront directement passées au journal centralisateur.

Les comptes seront dans des grands livres ou mieux sur fiches et leurs totaux repris dans les balances.

Il doit aussi être établi des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe ; ils forment un tout indissociable.

Ces comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise.

Cet objectif assigné à la comptabilité passe notamment :

1' d'une part, par le respect du référentiel comptable

1' et d'autres part, par l'utilisation à bon escient de l'annexe aux comptes annuels qui complète et commente l'information donnée par le bilan et le compte de résultat.

Ainsi, l'établissement des comptes annuels doit être précédé :

1' d'un enregistrement affectant le patrimoine de l'entreprise ;

1' et d'un contrôle par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, de l'existence et de la valorisation des éléments actifs et passifs du patrimoine.

47 FOKO TOMENA A., op cit, p65.

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2.10.1. Les documents obligatoires48

L'article 19 de l'Acte Uniforme relatif au droit comptable OHADA stipule que : « Les livres comptables et autres supports dont la tenue est obligatoire sont :

? Le livre-journal dans lequel sont inscrits les mouvements de l'exercice enregistrés en comptabilité;

? Le grand livre constitué par l'ensemble des comptes de l'entreprise, où sont reportés ou inscrits simultanément au journal, compte par compte les différents mouvements de l'exercice;

? La balance générale des comptes état récapitulatif faisant apparaître, à la clôture de l'exercice pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur, à l'ouverture de l'exercice, le cumul depuis l'ouverture de l'exercice des mouvements créditeurs, le solde débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs, le solde débiteur ou le solde créditeur à la date considérée;

? Le livre d'inventaire sur lequel sont transcrits le bilan et le compte de

résultat de chaque exercice, ainsi que le résumé de l'opération d'inventaire; ? Un manuel des procédures comptables qui décrit l'organisation et les

procédures comptables et de contrôle interne.

Tous les livres comptables ainsi que l'ensemble des pièces justificatives doivent être conservés pendant une durée de 10 ans.

2.10.2. Le cheminement comptable :

Le cheminement comptable est constitué de cinq phases : l'ouverture des comptes, l'enregistrement des échanges courants, l'enregistrement des écritures d'inventaire, la réalisation des documents de synthèse et la clôture des comptes⁴⁹.

2.10.2.1. Les pièces justificatives

« Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références des pièces justificatives qui l'appuient »⁵⁰.

1. Nature des pièces justificatives

La pièce de base concerne une opération isolée. Elle peut émaner d'un tiers ou être d'origine interne.

Les pièces d'origine externe sont par exemple des factures des fournisseurs, des contrats, des pièces de banque, de notes de perception, etc.

⁴⁸FOKO TOMENA A., op cit, p70.

⁴⁹SALVA M., Initiation à la logique comptable, Vuibert, Paris, 1996, p87. ⁵⁰FAYEL A. et PERNOT D. Op.cit, p.27.

L'absence ou l'insuffisance de pièces justificatives peut mettre en doute la valeur probante de la comptabilité et entraîner le rejet de celle-ci.

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Les pièces d'origine interne sont par exemple les doubles des factures clients, les doubles des fiches de paie, etc.

La date, la nature de l'opération, le tiers intervenant, le montant de l'opération (quantité et valeur) sont nécessaires aux enregistrements comptables.

La pièce récapitulative reprend un ensemble d'opération traduite par une ou plusieurs écritures comptables. Il s'agit toujours des documents d'origine interne tels que journaux auxiliaires, listings informatiques, etc.

2. Pièces justificativeset livres obligatoires

Les écritures doivent être appuyées par des pièces justificatives qui doivent être conservées. Les dirigeants de l'entreprise et les vérificateurs de la comptabilité doivent pouvoir :

1' examiner la validité d'un enregistrement élémentaire en le comparant à la pièce justificative de base ;

1' contrôler la validité d'un enregistrement porté dans un compte à l'aide de la pièce récapitulative et vérifier la validité des pièces justificatives de base qui ont été utilisées pour la pièce récapitulative ;

1' s'assurer de la concordance entre les opérations saisies par les journaux et par les comptes : égalités des mouvements des journaux avec ceux du grand livre.

Ayant parfaitement compris et analysé le processus des opérations de l'entreprise et de la création des documents y relatifs il va falloir déterminer l'intervention des personnes responsables de l'emploi et de la parfaite tenue de ces documents.

3. Délai et formes de conservation

a) Délais : Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans. Les pièces justificatives sont classées dans un ordre qui est défini dans le document décrivant les procédures et l'organisation comptable. Aucune précision n'est fournie par le Plan Comptable Général en la méthode de classement à adopter.

b) Forme : Le code de commerce n'exige pas seulement la conservation des originaux. Le Plan Comptable Général précise que les pièces justificatives sont établies sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en claire de son contenu pendant les délais requis.

c) Sanctions en cas d'insuffisance de pièces justificatives

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Le rejet de la comptabilité peut dans certains cas, notamment sur le plan fiscal, avoir des conséquences très lourdes pour l'entreprise.

2.10.2.2. Le bilan et le compte de résultat⁵¹ a) Le bilan

L'article 29 de l'Acte Uniforme relatif au Droit Comptable OHADA énonce que : « Le bilan décrit séparément les éléments d'actif et les éléments de passif constituant le patrimoine de l'entreprise. Il fait apparaître de façon distincte les capitaux propres... ». Cet article nous propose la structuration du bilan.

Par ailleurs, l'article 30 quant à lui, poursuit en stipulant que : « le bilan de l'exercice fait apparaître de façon distincte, à l'actif : l'actif immobilisé, l'actif d'exploitation attaché aux activités ordinaires, l'actif hors activité ordinaire et l'actif de trésorerie ; au passif : les capitaux propres et ressources assimilées, les dettes financières, le passif d'exploitation attaché aux activités ordinaires, et le passif de trésorerie ».

Cet article met en évidence les principales innovations du Système Comptable OHADA pour ce qui est du bilan :

Le périmètre du bilan prend une conception gestion au lieu du périmètre patrimonial. Nous constatons que bien que le Système Comptable OHADA n'adopte pas le principe de la prééminence de la réalité sur l'apparence, il est fort à noter que ses applications font l'objet de certaines de ses innovations notamment :

( La mise en évidence au niveau des dettes financières de crédit-bail et contrats assimilés ;

( L'insertion d'un poste « autres fonds propres » entre les capitaux propres et les dettes financières ;

( La prise en compte dans les actifs, des biens détenus en réserve de propriété, crédit-bail et dans le cadre de la concession.

( Le rappel des montants nets de l'exercice précédent ;

( La mise en évidence de la trésorerie ;

( L'inclusion des provisions pour risques et charges dans les dettes financières

( L'inscription du résultat net au passif accompagné du signe « + » ou «- » selon le cas de bénéfice ou perte.

( Mise en face des ressources durables/ actif immobilisé permettant ainsi de voir directement le fond de roulement.

( Mise en face de l'actif circulant/passif circulant permettant d'obtenir

facilement le besoin en fond de roulement ou besoin de financement.

51 www. wilki pedia, acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises, le 16/03/2015.

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? Mise en face de la trésorerie actif/trésorerie passif permettant de dégager la trésorerie nette.

? La situation nette est remplacée par les capitaux propres + résultat net + autres capitaux propres.

? Les comptes de régularisation, en général, disparaissent du bilan et sont rattachés aux créances et dettes correspondantes.

b) Le compte de résultat

L'article 29 de l'Acte Uniforme relatif au Droit Comptable OHADA stipule que : « ...Le compte de résultat récapitule les produits et les charges qui font apparaître, par la différence, le bénéfice net ou la perte nette de l'exercice ». Cet article donne une définition de structure générale du compte de résultat.

L'article 31 quant à lui, énonce que : « le compte de résultat de l'exercice fait apparaître les charges distinctement selon qu'ils concernent les opérations d'exploitation attachées aux activités ordinaires, les opérations financières, les opérations hors activités ordinaires.

Le classement des produits et des charges, permet d'établir des soldes de gestion dans les conditions définies par le Système Comptable OHADA »

Les particularités du Système Comptable OHADA par rapport au plan comptable OCAM, résident à deux points majeurs :

? d'abord, la dichotomie Activités ordinaires/hors activités ordinaires ;

? la présentation des quatre niveaux d'analyse de la formation du résultat.

Par ailleurs, avec le Système Comptable OHADA, on peut parvenir au résultat net de deux méthodes : la détermination globale du résultat et la détermination du résultat en cascade.

La détermination globale du résultat se fait par la différence entre les produits et les charges.

La détermination en cascade du résultat quant-à elle, consiste à aboutir au résultat par des résultats intermédiaires qui sont : marge brute sur marchandises, marge brute sur matières premières, valeur ajoutée, excédent brut d'exploitation, résultat d'exploitation, résultat financier, résultat des activités ordinaires, résultat net.

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2.10.2.3. Les autres états financiers⁵².

a) le tableau financier des ressources et des emplois (TAFIRE).

L'article 32 de l'Acte Uniforme relatif au droit comptable droit à, énonce que : « le Tableau Financier des Ressources et des Emplois de l'exercice fait apparaître, pour l'exercice, les flux d'investissements et de financement, les autres emplois, les ressources financières et la variation de la trésorerie ». Cet article énonce le contenu du TAFIRE. C'est un tableau qui synthétise les tableaux classiques dits de financement et les tableaux de flux de trésorerie. Il est destiné à expliquer l'évolution des grandes masses du bilan et à situer le niveau normal du besoin de financement. C'est un tableau qui permet de faire l'analyse de l'évolution de la structure financière par la mise en évidence des caractéristiques de la stratégie financière mise en oeuvre.

Il présente la capacité d'autofinancement après déduction des provisions susceptibles de donner lieu à court terme, à des décaissements ou à des réductions des encaissements. Sa construction s'appuie sur des données comptables. Il comporte une ébauche de description de flux de trésorerie en plus du tableau de financement.

Le TAFIRE est l'un des apports du système comptable OHADA les plus précieux. Il remplace le tableau de passage au solde des comptes patrimoniaux du plan comptable OCAM.

b) L 'Etat annexé

L'article 33 de l'Acte Uniforme relatif au Droit Comptable énonce que : « les états financiers annuels, précédemment décrits, sont accompagnés d'un état annexé qui est simplifié dans le cas où l'entreprise relève du système allégé.

L'état annexé comporte tous les éléments de caractère significatif qui ne sont pas mis en évidence dans les autres états financiers, et sont susceptibles d'influencer le jugement que le destinataire des documents peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et les résultats de l'entreprise.

Il en est ainsi notamment pour le montant des engagements données et reçus, dont le suivi doit être assuré par l'entreprise, dans le cadre de son organisation comptable. Toute modification dans la présentation des états financiers annuels ou dans les méthodes d'évaluation doit être signalée dans l'état annexé ».

Ce document de synthèse est rendu obligatoire par le Système Comptable OHADA. Comme l'énonce cet article, l'état annexé complète et précise l'information donnée par les autres états financiers. Il joue donc un rôle

52 www. wilki pedia, acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises, le 16/03/2015.

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N T U N A M U K I E S E | 42

informatif dans la finalité de la pertinence partagée il joue également un rôle important pour la compréhension et l'utilisation des autres états financiers. Il comporte tous les éléments ayant un caractère significatif sur le jugement des lecteurs des états financiers sur le patrimoine et les résultats de l'entreprise.

Ce chapitre nous a permis de faire la présentation des dispositions du Système Comptable OHADA. Nous n'avions pas pour objectif la compilation de toutes les dispositions du système, mais plutôt en cherchant à décrire le Système Comptable OHADA (son avènement ses composantes ainsi que ses caractéristiques fondamentales), nous avons mis en évidence ses différentes innovations. Nous avons beaucoup plus insisté sur ses innovations susceptibles d'inciter les entreprises à utiliser la comptabilité comme outil indispensable pour leur gestion. Toutefois ces dispositions ne peuvent être utiles que lorsqu'elles sont appliquées.

Et cette application ne peut être effective que lorsqu'elle est surveillée de prés. C'est ainsi que la mise en place de structure nationale communautaire est souhaitable pour veiller à la bonne pratique du Système Comptable OHADA, et assurer son insertion aux évolutions de l'environnement qui est toujours en mouvement.

La comptabilité est la prothèse de la mémoire collective des organisations.12 Elle permet l'enregistrement des événements en unité monétaire, dans le but de faciliter la conduite des affaires. Le Système Comptable OHADA regroupe l'ensemble des dispositions déterminant l'application de la comptabilité par les entreprises.

2.10.3. La finalité de l'image fidèle53

L'article 3 de l'Acte Uniforme relatif au Droit Comptable stipule que : « la comptabilité doit satisfaire, dans le respect de la règle de prudence aux obligations de régularité, de sincérité et de transparence, inhérentes à la tenue, au contrôle, à la présentation et à la communication des informations qu'elle a traitées. Les dispositions du Système Comptable OHADA déterminent les conditions de sécurité relatives à l'établissement des états financiers (voir articles 4, 7, 8, 10, 11,12 et 13). Les principes comptables cités plus haut ont pour finalité de permettre la compréhension de l'objectif assigné aux états financiers, c'est donner du patrimoine de l'entreprise, de sa situation financière et de son résultat une « image fidèle », une présentation non trompeuse, loyale et claire ».

L'image fidèle ne constitue donc pas un principe de plus. C'est plutôt le but ultime de tous les principes devant concourir tous et de manière simultanée à l'obtention de cette image fidèle de la situation de l'entreprise, ainsi que de son résultat.

53 MOLYONA G. et NOGNERA R., Op cit, p74

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La finalité d'image fidèle est un aspect essentiel du modèle comptable. Elle transcende les notions de régularité et de sincérité des anciens plans comptables. Elle doit être vue sous l'angle des utilisateurs des états financiers. Elle conduit les dirigeants à exercer une responsabilité de production d'informations significatives dans l'état annexé, les choix opérés lorsque le Système Comptable OHADA offre des solutions alternatives.

Le respect des normes comptables du Système devrait aboutir à l'image fidèle. Et dans le cas contraire, le comptable devrait soit fournir des compléments d'information dans l'état annexé, soit déroger aux règles du Système Comptable OHADA dans certains cas extrêmes. Mais tout cela doit être indiqué et justifié.

Toujours dans le cadre des fondements du Système Comptable OHADA, après avoir présenté les principes comptables fondamentaux et le but ultime de ces derniers, il importe pour nous de passer en revue les méthodes d'évaluation et de détermination de résultat.

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Partie II: Analyse de la structure sanitaire et essaie de la mise en place d'une comptabilité appropriée

Cette partie fait l'approche pratique de notre travail. Elle est subdivisée en deux chapitres. Le premier fait une aperçue générale sur la division provinciale de la Santé et le second parle de l'essai de la mise en place d'une comptabilité appropriée au sein du PNLS Bas-Congo.

Chapitre 3 : Aperçu Générale sur la Division Provinciale de la Santé54 (DPS)

Le présent chapitre est subdivisé en deux sections, la première présente la Division Provinciale de la Santé et la seconde présente la Coordination Provinciale du Programme National de lutte contre le Sida

Section 1 : Présentation de la Division Provinciale de la Santé

Nous allons, dans cette section, présenter quelques renseignements généraux sur la DPS Bas-Congo.

1.1. Historique

La Division Provinciale de la Santé avec ses différents services a été créée en 1962 à Kasangulu dans la province du Kongo Central, sous la direction d'un Assistant Médical répondant au nom de MBUNGU Simon. Par manque de Médecins à l'époque, la province a envoyé tous les Assistants aux études pour acquérir le titre de Médecin.

C'est ainsi qu'en 1966, sur Arrêté provincial n° 14/66 du 21/02/1966 du Gouverneur MUANDA Vital, la Division Provinciale de la Santé a été transférée à Matadi plus précisément au ciné palace dans l'actuelle résidence du Gouverneur, sous la direction de l'Assistant Médical Antoine NDANDI jusqu'en 1968. Après les études de ces Médecins, l'un d'eux Monsieur NSINGI ZIMBALA fut nommé Médecin Inspecteur Provincial et dirigea de 1968 à 1975. Après son mandat, il fut remplacé par le Docteur KABAMBA TAMBUE qui transféra la Division Provinciale de la Santé du Ciné Palace à l'actuel bâtiment administratif de la division de Kinkanda.

Par ailleurs, nous signalons en passant que la Division Provinciale de la Santé (D.P.S.) est dirigée par un Médecin Inspecteur Provincial revêtant le grade de chef de Division.

Si hier, la Division Provinciale de la Santé était la première hiérarchie dans la pyramide sanitaire au niveau provincial auprès de laquelle les responsables au niveau périphérique rendaient compte, aujourd'hui par contre, avec le concours du processus démocratique enclenché en République Démocratique du Congo depuis Décembre 2006, prônant la décentralisation qui

54 Secrétariat de la division provinciale de la santé

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a institué des gouvernements provinciaux, cette dernière (la division provinciale) devra désormais rendre compte de ses activités au ministre de tutelle en province.

1.2. Situation Géographique

La Division Provinciale de la Santé est un établissement de l'Etat situé en face de la Maternité Provinciale de Référence, ex Clinique de Kinkanda, dans la commune de Matadi à Matadi, non loin de l'hôpital général de Référence de Kinkanda et tout juste à côté de la paroisse Catholique Sacré-coeur, commune de Matadi.

1.3. Objectif

Les objectifs de la DPS sont :

- Promouvoir l'état de bien-être physique, mental et social de

l'homme ;

- Réduire la morbi - mortalité ;

- Lutter contre la maladie ;

- Maîtriser la situation sanitaire au Bas Congo.

1.4. Mission

Assurer le développement de la santé par l'exécution des politiques et systèmes de santé visant l'amélioration constante de niveau de santé de la population du Bas Congo.

1.5. Structure de la Division Provinciale de la Sante

La Division Provinciale de la Santé a commencé à fonctionner avec 6 Bureaux (Bureau 1, Bureau 2, Bureau 3, Bureau 4, Bureau 5 et Bureau 6). A l'heure actuelle, elle en compte 11, tous fonctionnels.

A côté de ces 11 bureaux fonctionnels, la Division Provinciale de la Santé gère encore neuf (9) autres coordinations lesquelles, en fait, sont des programmes spécialisés d'appui à l'action du Ministère de la Santé dont le PNLS qui est notre lieu de stage.

1. Le Chef de Division : Le Médecin Inspecteur Provincial (M.I.P) s'occupe de :

- l'établissement des rapports périodiques d'activités à la hiérarchie (Ministre de la Santé en province) ;

- la supervision, l'animation, la coordination et le contrôle des activités de la Province.

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2. Le Secrétariat

S'occupe de :

- la réception, le traitement et la ventilation des courriers ;

- la rédaction des courriers ;

- le protocole et la reproduction des documents administratifs ;

- l'expédition et le classement des lettres et archives ;

- l'entretien des locaux et la distribution des courriers.

3. Le Premier Bureau (B1)

Bureau chargé de la gestion de ressources et patrimoines, subdivisé en trois (3) cellules :

- la cellule chargée de la gestion du personnel ;

- la cellule chargée de la gestion financière ;

- la cellule chargée de la gestion du patrimoine et de l'équipement.

4. Le Deuxième Bureau (B2)

Bureau chargé de fonctionnement des hôpitaux, subdivisé en deux (2) cellules :

- la première est chargée des hôpitaux ;

- la seconde est chargée de la médecine traditionnelle.

5. Le Troisième Bureau (B3)

Bureau dirigé par un Pharmacien Inspecteur Provincial, chargé des pharmacies, des médicaments et des laboratoires ayant pour cellules dans sa structure :

- la cellule chargée d'agréments et de contrôle des établissements pharmaceutiques ;

- la cellule chargée d'assurances et de contrôle de qualité de médicaments ; - la cellule chargée d'agréments et de contrôle des établissements médico-

techniques (laboratoires bio-médicaux, service de radiologie et d'imagerie

médicale et maison d'optique médicale) ;

- la cellule chargée d'agréments et de contrôle des importations des médicaments et produits para - pharmaceutiques ;

- la cellule chargée de la pharmacologie traditionnelle.

6. Le Quatrième Bureau (B4)

Bureau chargé de la gestion des maladies épidémiques, endémiques et catastrophiques pour l'organisation de la riposte, subdivisé en trois (3) cellules dont :

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- une cellule chargée de la surveillance épidémiologique ;

- une cellule chargée des ripostes ;

- la rédaction et la saisie des données, les rapports sur la surveillance des maladies ;

7. Le Cinquième Bureau (B5)

Bureau chargé des soins de santé primaires (SSP) et du partenariat, reparti en huit (8) cellules dont :

- Une cellule chargée du partenariat ;

- Une cellule chargée des recherches opérationnelles ;

- Une cellule chargée de système national des informations sanitaires ;

- Une cellule chargée de la planification et de la programmation de

formations ;

- Une cellule chargée de la participation communautaire et de la

mobilisation sociale ;

- Une cellule chargée de l'organisation de soins de santé primaires ;

- Une cellule chargée des activités promotionnelles ;

- Une cellule chargée de la santé mentale.

8. Le Sixième Bureau (B6)

Bureau chargé de l'enseignement de sciences de santé, reparti en quatre cellules dont :

- Une cellule chargée de l'administration et de l'organisation de l'enseignement des sciences de santé ;

- Une cellule chargée de la formation en cours d'emploi (recyclage) ;

- Une cellule chargée de contrôle d'agréments et normes de fonctionnement des I.T.M ;

- Une cellule chargée des inspections pédagogiques et le respect des programmes.

9. Le Septième Bureau (B7)

Ce bureau est chargé d'études et planification dont les cellules qui le composent sont les suivantes :

-cellule d'étude et planification ;

- cellule de planification et programmation.

10. Le Huitième Bureau (B8)

- Bureau chargé de laboratoires fonctionnels dans le Bas-Congo ;

- Il supervise également les activités réalisées au laboratoire provincial dans le cadre des analyses bio-médicales.

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11. Le Neuvième Bureau (B9)

Bureau chargé d'Hygiène, Eau et Assainissement dans les institutions de santé dans le Bas - Congo, subdivisé en quatre cellules :

- une cellule chargée de contrôler la qualité de l'eau de boisson, de la boisson industrielle et artisanale ;

- une cellule chargée de la sécurité alimentaire ;

- une cellule chargée de l'hygiène individuelle et de l'habitat.

12. Le Dixième Bureau (B10) Ce bureau n'est pas encore opérationnel.

13. Le Onzième Bureau (B11)

Bureau chargé de la formation des agents de la santé et est reparti en trois cellules dont :

- une cellule chargée de la planification, suivi et évaluation ;
- une cellule chargée d'étude, recherche et documentation ;

- une cellule chargée de la surveillance scientifique et formation continue.

14. Le Douzième Bureau (B12)

Bureau chargé de la communication pour la promotion de la santé (la vulgarisation de l'information à caractère sanitaire et la formation des relais communautaires).

15. Le Treizième Bureau (B13)

Bureau chargé du département technique avec comme mission la réparation et maintenance des équipements et matériels bio-médical de la santé.

16. Les bureaux des programmes spécialisés

1. Le Programme Elargi de Vaccination et Lutte Contre les Maladies Transmissible de L'Enfance (PEV - LMTE) ;

2. Le Programme National de Lutte Contre la Trypanosomiase Humaine Africaine (PNLTHA) ;

3. Le Programme National de Lutte Contre le SIDA (PNLS) ;

4. Le Programme National de Santé de la Reproduction (PNSR) ;

5. Le Programme National d'Onchocercose (PNONCHO) ;

6. Le Programme National de Nutrition (PRONANUT) ;

7. Le Programme National de Lutte Contre Tuberculose et la Lèpre(PNT) ;

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8. Le Programme National de Lutte Contre le Paludisme (PLNP) ;

9. Le Programme National de Transfusion Sanguine (PNTS).

N.B : Tous ces programmes spécialisés d'appui à l'action du ministère de la santé sont créés au fur et à mesure que le besoin se fait sentir. ceci est en plein reforme.

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1.6. Cadre Organique de la Division Provinciale de la Sante du Bas-Congo

MIP

SECRETARIAT

3

PNLT

PEV

PNLTHA PNLS PNSR PNLP

PRONANUT

B

1

		B3	B5		B7		B9		B11		B1

PNTS PONONCHO

B10

B2		B4		B6		B8

B12

LEGENDES :

M.I.P. : Médecin Inspecteur Provincial

PNLT : Programme National de lutte contre la Lèpre et la Tuberculose

PEV : Programme Elargie de Vaccination

PNLTHA : Programme National de Lutte contre la Trypanosomiase Humaine Africaine

PNLS : Programme National de Lutte contre le Sida

PNSR : Programme National de Santé de Reproduction

PNLP : Programme National de Lutte contre le Paludisme

PRONANUT : Programme National de Nutrition

PNTS : Programme National de Transfusion Sanguine

B1 : Bureau 1 B5 : Bureau 5 B9 : Bureau 9 B13 : Bureau 13

B2 : Bureau 2 B6 : Bureau 6 B10 : Bureau 10

B3 : Bureau 3 B7 : Bureau 7 B11 : Bureau 11

B4 : Bureau 4 B8 : Bureau 8 B12 : Bureau 12

Source : secrétariat de la DPS

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1.7. Division du travail à la DPS

Par rapport à ce volet, nous allons noter qu'il y a une très bonne répartition des tâches, cela est coulé sous forme de description des postes.

1.8. La motivation

Concernant la motivation, chaque agent à la DPS est coté par son chef direct hormis les chefs des différents bureaux et coordination, ceux-là sont coté par le Médecin Inspecteur Provincial ; et ceci à un rythme annuel moyennant un bulletin de cotation mis à leur disposition.

Quelques agents ont le salaire et la prime de risque du gouvernement, la DPS octroie également des primes locales qui proviennent des contributions des structures de santé au fonctionnement de la DPS, aussi des primes provenant des certains partenaires.

Aussi, lors des missions de services, la DPS vient aussi en aide pour certains cas sociaux tels que les décès.

Il y a également des promotions comme motivation des certains agents devenus cadre à la DPS qui sont venus des Zones de Santé.

Section 2 : Présentation du Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA55

Le PNLS est une branche technique du Ministère de la santé publique attaché à la 4ème direction de lutte contre la maladie, dans le cadre de la mise en oeuvre des activités de lutte contre le VIH/SIDA et les IST sur l'ensemble du territoire national. Il est donc sous la direction du Ministre de la santé et de son secrétaire général, au niveau central et, en province il est attaché à la Division provincial de la Santé.

a. Aperçu historique

Avec une prévalence de 4.1% la République Démocratique du Congo connaît une épidémie généralisée avec comme principales caractéristiques la féminisation, la ruralisation et la juvénilisation.

Conscient de l'ampleur de la menace que ce fléau porte sur les populations et le développement socio-économique, le Gouvernement de la République s'était déjà engagé depuis le début des années 80 dans un combat sans merci contre le VIH et le sida. Parmi les réalisations qui traduisent cet engagement, il importe de citer :

? la reconnaissance en 1984 de l'existence de l'épidémie ;

55 Secrétariat du PNLS/KC, rapport Annuel, 2013, pp3-5.

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i' la création d'un centre de recherche multidisciplinaire appelé « Projet Sida », qui a été à la base d'une centaine des publications faisant le point sur le développement de l'épidémie ;

i' la création en 1985 du Comité National de Lutte contre le Sida (CNLS) avec un caractère multisectoriel ;

i' la création en 1987 du Bureau Central de Coordination du Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA et les IST (BCC/SIDA) piloté par le Ministère de la santé ;

i' l'élaboration du plan stratégique national (PSN) 1999-2008 qui est arrivé à son terme ;

i' l'élaboration du plan stratégique de lutte contre le VIH et le SIDA du secteur de la santé 2008- 2012, en cours d'exécution.

C'est en 2001 que le BCC/SIDA fut transformé en Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA et les IST, PNLS en sigle, avec comme objectif de contribuer au développement du pays en freinant la propagation de l'épidémie à VIH/SIDA et en réduisant son impact sur l'individu, la famille et la communauté.

Le PNLS est une branche technique du Ministère de la santé publique attaché à la 4ème direction de lutte contre la maladie, dans le cadre de la mise en oeuvre des activités de lutte contre le VIH/SIDA et les IST sur l'ensemble du territoire national. Il est donc sous la direction du Ministre de la santé et de son secrétaire général, au niveau central et, en province il est attaché à la Division provincial de la Santé.

b. Situation Géographique

Le Bureau provincial de coordination du PNLS/ Bas- Congo est localisé à Matadi (chef-lieu de la province), plus précisément dans l'enceinte de la Division Provinciale de la Santé ; qui est un établissement de l'Etat situé en face de la Maternité Provinciale de Référence (ex Clinique de Kinkanda), dans un même enclos, dans la commune de Matadi, non loin de l'hôpital général de Référence de Kinkanda et tout juste à côté de la paroisse Catholique Sacré-coeur.

c. Dénomination

PNLS désigne : le Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA et les IST, tandis que le BPC/PNLS c'est le Bureau de Coordination Provincial du PNLS se trouvant dans chaque province de la RDC. On parle toujours de la « lutte contre le VIH/SIDA et les IST car les Infections Sexuellement Transmissibles (IST) sont dites « boulevard » du Virus d'Immuno- déficience Humaine(VIH) qui est l'agent causal de l'infection à VIH. En d'autres termes, les IST favorisent la transmission du VIH. Cette infection aboutit au Syndrome de l'Immuno- déficience acquise (SIDA) lorsqu'aucun traitement ou prise en charge n'est instauré et par conséquent, entraîne la mort de l'individu atteint.

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d. Mission du Programme National de Lutte contre le Sida

La mission du programme national en matière de lutte contre les IST/SIDA, consiste à développer les mécanismes nécessaires dans tous les secteurs de la vie nationale, visant à réduire la transmission du VIH et des IST et à minimiser leur impact dans la communauté.

Pour accomplir cette mission, tous les partenaires impliqués dans la lutte doivent respecter un certain nombre de principes régissant l'organisation du PNLS, à savoir : la coordination, la décentralisation, l'intégration, le partenariat, la multi-sectorialité, l'appropriation de la lutte et le processus gestionnaire.

L'objectif poursuivi au finish est de contribuer au développement du pays en freinant la propagation de l'épidémie à VIH/SIDA et en réduisant son impact sur l'individu, la famille et la communauté.

Méd. Coord. Prov.

Ass. Adm& Fin

Sécret/Caissier

Ch. Entretien

Sentinelle

Chauffeur

Ch. Suivi &Evaluat Ch. Prévention

Ass. Technique

Ch. Laboratoire Ch. Prise en Charge

Source : secrétariat du PNLS/Kongo Central

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2.5. Organigramme du PNLS / Kongo Central

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N T U N A M U K I E S E | 55

2.6. Structure du bureau provincial de coordination du PNLS.

Ce bureau est constitué de neuf personnes :

1' Un médecin coordonnateur provincial ;

1' Un assistant administratif & financier ;

1' Un assistant technique ;

1' Un secrétaire-comptable ;

1' Un chargé de la prévention ;

1' Un chargé de laboratoire ;

1' Un chargé de suivi et évaluation ;

1' Un chauffeur ;

1' Un chargé d'entretien ;

1' Une sentinelle.

1. Le Médecin Coordonnateur Provincial

1' Assiste et est le conseiller technique du Médecin Inspecteur Provincial en

matière de lutte contre le VIH/SIDA et IST ;

1' Entretien un bon climat de travail avec les collaborateurs ;

1' Coordonne les activités du PNLS dans la Province ;

1' Planifie conjointement avec l'équipe cadre du BPC les activités du PNLS ;

1' Veille et vulgarise les politiques, les directives, les normes et des textes

réglementaires du Bureau Provincial de Coordination ;

1' Valide techniquement et assure les formations du PNLS dans la Province ;

1' Mène les supervisions des activités du PNLS au niveau provincial ;

1' Réalise l'évaluation des activités du BPC ;

1' Signe conjointement avec l'Assistant Administratif et Financier les bons de

sortie de caisse, en vue d'assurer le bon fonctionnement du Bureau ;

1' Contresigne tout document du BPC/PNLS (PV de déballage, Bon de

livraison...).

2. L'assistant Administratif et Financier

Sous l'autorité du Coordonnateur Provincial, l'Assistant administratif et financier doit assurer le bon déroulement des activités du BPC/PNLS sur le plan administratif et financier.

1' Elabore les rapports financiers de la Coordination qu'il présente mensuellement lors de la réunion de l'équipe cadre du BPC/PNLS pour approbation (Coordination, Bureau administratif et Bureau des Points focaux du BPC réunis) après suivra la validation du MCP ;

1' Analyse les rapports financiers des structures, du Bureau et des activités réalisées par les Points Focaux ;

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N T U N A M U K I E S E | 56

i' Avalise la gestion du personnel, la gestion de la finance et du patrimoine matériel mis à la disposition de la coordination provinciale à l'initiative du MCP ;

i' Assure le suivi de budget de la Coordination Provincial ; i' Enregistre les acquisitions du PNLS après établissement d'un PV signé par 3

membres de la commission de déballage désigné par le Coordonnateur

Provincial ;

i' Veille au bon environnement du travail et le climat social du personnel ; i' Gère les médicaments et autres commodités de lutte contre le SIDA ; i' Signe conjointement le chèque avec le MCP.

3. L'assistant Technique

Assiste le Coordonnateur Provincial dans ses responsabilités techniques. Ses Taches :

i' Participe aux activités du PNLS dans la province sur demande du MCP ;

i' Participe à l'élaboration et exécution du plan d'action du BPC/PNLS, des

districts et zones de santé ;

i' Identifie conjointement avec les points focaux les besoins en renforcement de

capacités des structures intervenants dans la prévention et la prise en

charge ;

i' Responsable du suivi et évaluation devant le coordonnateur provincial ;

i' Centralise et diffuse les statistiques ;

i' Propose les interventions aux problèmes rencontrés pour développer les

stratégies de lutte contre le sida avec l'appui des points focaux ;

i' Elabore les rapports mensuels, trimestriels, semestriels et annuels

conjointement avec les points focaux ;

i' Mène les supervisions des activités du PNLS au niveau provincial.

4. Secrétaire-Comptable

Sous l'autorité du Coordonnateur Provincial, le secrétaire-comptable a pour mission la gestion des correspondances, la documentation et d'entretenir les aspects relationnels de la coordination provinciale et les aspects comptables.

Taches :

i' Accueil les visiteurs du Bureau ;

i' Oriente tous courriers à traiter au Coordonnateur Provincial ;

i' Rédige, saisi et expédie tous les documents de la coordination ;

i' Assure l'archivage de tous les documents et autres courriers ;

i' Intervient comme personnel d'appoint en cas de besoin dans les différentes

formations, atelier, revue etc ;

i' Détient la caisse du BPC/PNLS ;

i' Assure la tenue à jour des pièces comptables ;

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N T U N A M U K I E S E | 57

i' Assure le classement des différents documents et correspondances du BPC ;

i' Prépare les réunions conjointement avec l'assistant administratif et financier

en ce qui concerne les aspects logistiques ;

i' Gère le réseau informatique du BPC ;

i' Maintient et met à jour les logiciels de gestion des données ;

i' Exécute toute autre tâche (conforme aux intérêts du PNLS, lui confiée par le

MCP ;

i' Tenir à jour les documents financiers du BPC : livre de caisse, bons d'entrée

caisse, bons de sortie caisse, le carnet de chèques ;

i' Passer les écritures sur les documents financiers et les soumet à la signature

du MCP et de l'Assistant Administratif & Financier ;

i' Effectuer les retraits ou les versements des fonds à la banque pour le compte

du BPC ;

i' Rendre journellement compte de la situation de la trésorerie à l'AAF et au

MCP à la demande;

i' Préparer les rapports financiers.

i' Remplir d'autres tâches lui demandées par la hiérarchie (AAF, MCP ...) ;

i' Il est responsable devant l'AAF.

5. Le Charge de Suivi et Evaluation, Marketing du Préservatif et Communication

Sous l'autorité et de la supervision directe du MCP, le Point focal chargé du marketing du préservatif, de l'APS, de la Communication accomplit les tâches ci-après :

i' Participe à l'élaboration et mise en oeuvre du plan d'action de la coordination provinciale ;

i' Elabore et propose le calendrier d'activités mensuelles du BPC conjointement avec les autres Points focaux au MCP ;

i' Assure la diffusion des politiques, les directives, les normes et des textes

réglementaires du bureau provincial de coordination ; i' Participe à la formation des équipes des districts et zones de santé ;

i' Répond sur les aspects de suivi et évaluation des activités de lutte contre le

sida avec l'assistant technique au coordonnateur provincial ; i' Participe au suivi, monitorage et évaluation des activités de LCS

conjointement avec d'autres Points focaux ;

i' Assure les activités de promotion de préservatifs.

6. le Point Focal Chargé de prise en charge (PEC)des IO, PECP, ARV, IST et PTME

Sous l'autorité et de la supervision directe du MCP, le Point focal chargé des IO, ARV, PECP, IST, PTME, Médicaments et plantes médicinales doit accomplir les tâches relatives à ces domaines qui lui sont assignés.

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N T U N A M U K I E S E | 58

TACHES :

i' Participe à l'élaboration et à la mise en oeuvre du plan d'action ; i' Elabore et propose le calendrier d'activités mensuelles du BPC conjointement avec les autres Points focaux au MCP ;

i' Participe à la formation des équipes des districts et des zones de santé ; i' Recense et encadre les acteurs de la phytothérapie dans un cadre de concertation ;

i' Contribue à la promotion des plantes médicinales efficacement approuvées ; i' Supervise les activités des domaines dont il a la charge dans les structures ; i' Vérifie, valide, centralise, analyse et interprète les données des domaines

dont il a la charge puis les verse à l'Assistant technique (data manager du

Bureau).

7. Le Point Focal Chargé de CDV, Laboratoire, Recherche, Survepi, VIH-TUB, Médicaments et Plantes Médicinales

Sous l'autorité et de la supervision directe du MCP, le Point focal chargé de CDV, Laboratoire, Recherche, SURVEPI et VIH-TUB doit accomplir les tâches qui lui sont assignés.

Participe à l'élaboration et à la mise en oeuvre du plan d'action ;

i' Elabore et propose le calendrier d'activités mensuelles du BPC conjointement

avec les autres Points focaux au MCP ;

i' Participe à la formation des équipes des districts et des zones de santé ;

i' Supervise les activités des domaines dont il a la charge dans les structures ;

i' Vérifie, valide, centralise, analyse et interprète les données des domaines

dont il a la charge puis le verse à l'Assistant technique (data manager du

Bureau) ;

i' Fait le suivi des performances dans les zones de santé et les structures sur les

domaines dont il a la responsabilité ;

i' Participe au suivi, monitorage et évaluation.

8. Le Chauffeur

Sous la supervision de l'assistant administratif et financier, le chauffeur a pour mission d'accomplir les tâches liées à la gestion du charroi automobile.

Taches :

i' Fait la vérification technique du véhicule (pointage check-list) ;

i' Tient à jour le carnet de bord ;

i' Fait le rapport technique du véhicule à l'assistant administratif & financier ;

i' Veille au calendrier d'entretien du véhicule ;

i' Demande les bons d'entretien et de carburant.

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N T U N A M U K I E S E | 59

9. La Sentinelle et le chargé d'entretien

Sous la supervision de l'assistant administratif et financier, la sentinelle et le chargé d'entretien qui travaillent en rotation, doivent veiller et surveiller le patrimoine mis à la disposition du Programme :

? Assure la sécurité des locaux des biens du PNLS ;

? Surveille des entrées et sorties des visiteurs à chaque occasion ;

? Assure l'entretien extérieur et intérieur du Bâtiment du Bureau de la

Coordination du PNLS ;

? Elabore le rapport de ses activités de surveillance journalière ment ;

? Exécuté toute autre tâche lui demandée par la Coordination du PNLS.

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Chapitre IV : Evaluation de l'organisation interne du service comptable et la mise en place d'une comptabilité appropriée au sein du Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA

Dans ce dernier chapitre qui constitue l'approche pratique de notre étude, nous allons d'abord analyser l'organisation interne du service comptable du PNLS d'une part et essayer de mettre en place une comptabilité appropriée d'autre part.

4.1 : Analyse de l'organisation interne du service financier du Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA.

En abordant cette section nous allons considérer deux points sensés de nous donner les informations nécessaire à la comptabilité. Le point lié à la finance et le point lié à la logistique qui, renseigne tous les inventaires du programme.

4.1.1. Gestion financière

La comptabilité tenue au sein de la coordination provinciale du PNLS, précisément dans la cellule administrative et financière est essentiellement basée sur deux grandes opérations : la comptabilisation des entrées et de sortie des fonds.

Il convient tout de même de noter au passage que le PNLS en tant que programme philanthropique ne génère aucune recette, par conséquent, tous les fonds qu'il gère et qui sont destinés à la réalisation des activités sur terrain (formation d'acteurs, mission de suivi & supervision, dispatching des intrants dans les différentes structures disséminées à travers la province, motivation du personnel,...) proviennent des partenaires multilatéraux tant nationaux qu'internationaux impliqués dans la lutte contre le VIH-SIDA (Gouvernement Congolais, Fonds Mondial, Unicef, USAID, MAP, CTB, Organisations caritatives ...).

L'accès au domaine de gestion financière dans cette structure n'était pas un tabou à cause du fait que le PNLS est un programme de l'Etat et donc la comptabilité est publique.

Les documents comptables ci-après sont utilisés :

le journal de caisse ;

le bon d'entrée caisse ;

le bon de sortie caisse ;

les pièces comptables justificatives (factures, reçus, décharges, ...).

Après les avoir pénétré, nous nous sommes rendus compte que ces différents documents sont proprement tenus, c'est-à-dire, sans surcharges ni ratures mais aussi ils sont constamment tenus à jour au gré de mouvements des opérations.

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N T U N A M U K I E S E | 61

4.1.2. La logistique

La cellule administrative et financière qui est chapotée par un assistant administratif et financier ayant reçu la formation d'administrateur-gestionnaire des institutions de santé a, dans ses attributions, la gestion des ressources tant humaines, financières que matérielles.

Elle prend aussi en charge la gestion des médicaments et autres commodités de lutte contre les IST/VIH-SIDA dont les anti-rétroviraux.

Pour cela le responsable de ce service procède à l'élaboration de :

du bon de commande des médicaments et autres intrants ;

du bon de réception de médicaments ;

du P.V. de déballage de médicaments ;

des fiches de stock des médicaments et autres intrants ;

du P.V. de constat de médicaments et autres intrants périmés.

En dehors de ces aspects, et dans le soucis de se mettre à l'abri des aléas liés à la gestion mais considérant également le fait qu'un bon manager est aussi celui qui sait anticiper les événements, le PNLS calcule le stock selon les méthodes de la consommation moyenne mensuelle des médicaments et autres intrants (CMM), le stock de sécurité (SS), le stock d'alerte (SA), le stock total à commander (SC),le remplissage d'une fiche de stock et le coût global par rapport aux besoins exprimés.

Bref des pures notions pratiques de budgétisation et planification susceptibles d'aider un gestionnaire de commander à temps voulu et au coût précis ce dont il a besoin.

4.2. Critique du service comptable du PNLS/KC

4.2.1. Sur le plan logistique

Nous avons relevé l'absence quasi-totale des inventaires des médicaments et autres commodités. Voilà pourquoi, nous avons suggéré et conseillé au responsable l'observance de cet exercice de façon intermittente ou permanente car, non seulement la réalisation de ces inventaires lui permettra de maîtriser ses stocks en vue d'un suivi adéquat et d'une planification objective et rationnelle, mais aussi compte-tenu du fait que le PNLS, en tant que structure de l'Etat pourra toujours à l'avenir subir un audit. Or, il est sans conteste que le recollement des stocks en quantité aussi bien qu'en valeur est un déterminant majeur dans la mission d'audit ; son absence serait interprétée par les auditeurs comme un signe alarmant d'une gestion calamiteuse. En sus, l'inventaire permet au gestionnaire de connaître le stock restant et la quantité dont on a besoin pour passer la commande

de:

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N T U N A M U K I E S E | 62

au risque de tomber en rupture de certains intrants pendant le fonctionnement normal du service. Outre les inventaires des médicaments et autres intrants, il n'y a pas aussi l'inventaire sur les matériels et équipements du bureau, mais aussi la codification de tous les stocks et les matériels et équipements.

4.2.2. Sur le plan financier

Du point de vue financier, nous avons fustigé deux faits :

Primo : l'absence d'un grand livre centralisateur, de livre de banque, des livres des caisses auxiliaires ou par bailleurs, car la structure se contente du seul journal de caisse. En effet, le grand-livre en matière comptable est d'une importante capitale puisqu'il permet de visualiser de façon globale et concentrée les mouvements des comptes au cours d'une période donnée alors que le journal de caisse lui, s'appesanti sur les détails quotidiens. En outre, les fonds sont décaissés sur simple demande verbale sans un bon de demande de fonds comme sous-bassement. Nous avons trouvés aucun compte de produit et de charge, ni même les états financiers sauf un tableau de synthèse qui décrive les dépenses engagées après avoir réalisé une activité, le livre de caisse et le bons de sortie et d'entrée n'ont pas l'entête du programme et ne sont pas pré-numérotés.

Secundo : la concentration de responsabilités sensibles par un individu. En effet, le secrétaire-comptable est lui-même caissier. Il rend directement compte à l'assistant administratif et financier sous les ordres duquel il est placé. Nous avons considéré ceci comme dangereux en vertu du principe de « séparation des tâches » mieux, la séparation des fonctions. Car le secrétaire comptable caissier est à la fois juge et partie. En référant aux notions apprises, que ce cumul mettait en péril les intérêts de l'institution car une personne qui est à la fois au four et au moulin peut tripatouiller les écritures comme bon lui semble, mais qu'il fallait plutôt opter pour « l'opposition des intérêts » afin que tout le monde contrôle tout le monde.

4.2 : Essaie de la mise en place d'une comptabilité appropriée au sein du Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA

Cette section représente la clé de l'étude, elle mérite d'une importance pratique pour le PNLS, les autres programmes et aux chercheurs.

La comptabilité est une méthode, une technique rationnelle d'observation, d'analyse, de classement et d'enregistrement des faits comptables,

c'est-à-dire des faits qui affectent la vie d'une entreprise entendue comme l'unité économique de production en régime capitaliste.

La comptabilité permet au Programme National de lutte contre le vih/sida

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d u P N L S / K o n g o Central

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1) constater et de suivre dans ses variations la valeur des biens dont dispose l'entreprise ;

2) déterminer et de suivre la situation des tiers avec lesquels l'entreprise est en relation.

Considérée comme une entité juridique distincte, l'entreprise est en relation avec ses propriétaires (actionnaires) ses fournisseurs, ses créanciers, ses clients, ses débiteurs, les Pouvoirs Publics, etc.

3) Tout en limitant notre étude dans le cadre de l'entreprise, il faut signaler que le champ d'action de la comptabilité est très large et que celui-ci n'est pas lié seulement à la notion de profit. C'est ce que relève A. Cibert⁵⁶ lorsqu'il affirme que « la comptabilité doit informer sur l'efficacité dans l'utilisation des facteurs rares : l'impératif est d'ordre général, et il est aussi indépendant de l'objectif propre à l'organisation observée que du système économique dans lequel elle fonctionne ».

4.2.1. Circuit des informations financières et logistique du PNLS

La comptabilité s'effectue en amont, pendant et en aval c'est-à-dire la source de provenance des informations, le traitement des informations enfin les documents synthèse.

i' Sources des informations : c'est l'ensemble des documents et pièces provenant des autres services internes et externes qui permettent au service comptable et à la commission logistique du PNLS comme les éléments des preuves ;

i' Traitement des informations : dans ce stade le comptable et la commission de la logistique après avoir collecté les différents documents des preuves, fait une analyse pour sa comptabilisation et archivage ;

i' Documents de synthèse : la collecte et le traitement des informations chez le comptable et la commission de logistique produit les documents de synthèse qui représentent la situation financière et logistique du programme dans une période donnée.

Une étape complémentaire est celui de vérification ou de la dernière analyse des documents de synthèse par l'administrateur gestionnaire et commission logistique pour sa validation.

56 A. Cibert, Comptabilité Générale, Dunod, Paris, 1971, p 4

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Schéma 3 : circuit des informations financières et logistique du PNLS

Sources de info

Traitement des informations financières

Documents Synthèses

Bailleurs

Fonds alloués Matériels et Equipements Médicaments et intrants

CDR

Caissier

Livres de caisse Livres de banque

Commission Logistiq Matériels et Equipements Bordereaux d'expédition Bordereaux de distribution Matériel et Equipement

Comptable

Fonds reçus Livre de caisse Livre de banque

Comptable

Etat de trésorerie

Etat de Ressources et emplois

Logisticien et AG

Fiche Inventaire

Matériels et

Equipements

Fiche inventaire des médicaments et intrants

Analyse documents Synth

AG

Tous les documents comptables et matériels

Logisticien et AG

Fiche d'inventaire des médicaments et intrants

Source : Nous-mêmes à travers les informations recueillies

4.2.2. Proposition des Procédures Comptables

2.4.1.1. Objet de la procédure

La présente section concerne la comptabilité du programme, en tant que système d'organisation de l'information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine et de la situation financière du programme à la date de clôture.

2.4.1.2. Principes d'application

Les états financiers sont présentés sur la base d'une comptabilité de caisse en prenant en considération les transactions au moment de leur liquidation. Les avances de fonds sont comptabilisées lorsque le compte bancaire du

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N T U N A M U K I E S E | 65

programme est crédité. Les dépenses sont comptabilisées lorsqu'il y a décaissement des fonds ;

Les financements versés au programme par les partenaires sont transférés dans le compte bancaire spécifique au Projet ;

Le suivi budgétaire (contrôle budgétaire) intervient au moment de l'engagement de la dépense ;

La comptabilité est tenue dans la monnaie de financement (le dollar américain) et en français ;

Une opération libellée en une monnaie autre que la monnaie de financement (USD) est convertie et comptabilisée en USD dans les livres des Projets, au taux du jour de la transaction. Les fonds disponibles en caisse à la clôture, en une monnaie autre que celui de financement (USD), sont convertis au taux du jour de clôture des comptes. Le programme prend en charge la différence de change résultant de cette conversion ;

Les comptes du programme sont les différentes rubriques/lignes budgétaires définies dans le contrat de subvention.

Note : La comptabilité de chaque projet sera traitée à l'aide d'un logiciel adapté à la gestion financière de projets, correspondant au logiciel du programme si nécessaire, pouvant produire le Grand Livre des comptes, la balance et le rapport financier du programme par projet, par rubrique budgétaire. Si ce logiciel n'est pas fourni par le programme, celui-ci doit s'assurer que le logiciel des projets permet de mettre en place un ensemble de comptabilités informatisées et intégrées comprenant :

la comptabilité de trésorerie ; la comptabilité budgétaire.

En l'absence d'un logiciel, le programme se sert d'un format Excel pour l'enregistrement des opérations comptables. A cet effet, il tient régulièrement deux journaux, à savoir un journal de banque central et un journal de caisse reparti par projets.

2.4.1.3. Documents supports

Livre/Journal de banque/caisse ; Grand-livre des comptes ;

Balance des comptes ;

Livre/Registre d'inventaires.

2.4.1.4. Description de la procédure

La procédure comprend cinq étapes :

Enregistrements comptables ; Clôture des comptes ;

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N T U N A M U K I E S E | 66

Production des états financiers ; Archivage.

2.4.1.5. Enregistrements comptables Le caissier :

- Saisit tous les mouvements affectant les fonds du programme dans le compte approprié livre/journal, suivant les imputations comptables et budgétaires indiquées sur les PJ, approuvées par le comptable centrale et visées par l'assistant gestionnaire :

- soit jour par jour, opération par opération ;

- soit par récapitulation mensuelle des opérations, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération.

- procède au pointage des PJ en vue de s'assurer de l'exhaustivité des enregistrements ;

- à la saisie de chaque PJ, appose sur la PJ le cachet « COMPTABILISE » et la date de l'enregistrement ;

- classe les PJ saisies par rubrique/ligne budgétaire, dans les différents chronos appropriés.

2.4.1.6. Clôture des comptes

Le caractère définitif des enregistrements du compte et du livre/journal de banque ou de caisse et du livre/registre d'inventaire est assuré :

- pour la comptabilité tenue au moyen d'un logiciel, par une procédure de validation, par le comptable central, interdisant toute modification ou suppression de l'enregistrement ;

- pour la comptabilité manuelle (Format Excel), par l'absence de tout blanc ou altération sur l'état tiré de la comptabilité, visé par l'assistant gestionnaire et approuvé par le Coordonnateur.

2.4.1.7. Production des états financiers ? Le Comptable:

- sur la base des comptes et livres/journaux dûment clôturés, tire (logiciel) ou compile (Format Excel) fait le rapport financier ;

- s'assure de l'exactitude des additions et du respect des budgets des comptes ;

- signé le rapport financier et transmet le dossier à l'assistant gestionnaire et au Coordonnateur pour approbation.

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N T U N A M U K I E S E | 67

? L'assistant gestionnaire et le Coordonnateur :

- s'assure de la correcte présentation du rapport financier et du respect des budgets des comptes ;

- signe le rapport financier pour approbation ;

? Archivage

A la clôture, le comptable doit figer la chronologie afin de garantir l'intangibilité des enregistrements, au plus tard avant l'expiration de la période suivante, pour le total des mouvements enregistrés. Les données ainsi figées sont conservées dans le coffre-fort.

? Comptabilité de caisse

Le système comptable est centré sur:

la tenue de brouillards de trésorerie (caisse et banque), la tenue de fiches de suivi budgétaire,

et l'élaboration de rapports financiers périodiques.

Sur le plan légal et réglementaire, la comptabilité est tenue

conformément aux dispositions générales en matière du droit des sociétés Congolais, notamment :

Les principes généralement admis (prudence, régularité ou transparence, sincérité, permanence des méthodes, continuité de l'exploitation, évaluation au coût historique, indépendance des exercices, intangibilité du bilan d'ouverture, importance significative, prééminence de la réalité sur l'apparence).

Ainsi, dans les lignes qui suivent nous allons parler l'organisation comptable et présentation des différents outils de la comptabilité appropriée au sein du programme national de lutte contre le VIH/SIDA

4.2.4.2. Proposition d'une organisation du service de comptabilité

Le service de comptabilité du PNLS est un service faisant partie de la Direction Administrative et financière du Programme National de lutte contre le vih/Sida. Il a deux sections qui sont : la section comptabilité des projets, section de la comptabilité centralisée et la section vérification comptable.

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Figure n°4 : Organigramme du service Administrative et Financière

Coordonnateur Provincial

Administrateur Gestionnaire

Comptable			Caissier

Source : Nous-mêmes

Il s'agit ici d'une partie de l'organigramme du service Administrative et financière qui montre la position hiérarchique du service de la comptabilité par rapport à la coordination provinciale.

4.2.4.3. Les moyens

Pour qu'un service de comptabilité puisse bien fonctionner, il faut que les moyens conséquents soient mis à sa disposition. Car le travail d'un comptable exige une forte concentration pour la bonne imputation, le bon enregistrement et la bonne analyse des documents, cela exige un minimum de confort dans le cadre du travail.

Ainsi donc, les moyens à mettre à la disposition d'un service comptable peuvent être de trois ordres, à savoir : les moyens humains, matériels et financiers.

4.2.4.4. Les ressources humaines du service

Ce sont, en fait, les moyens humains dont dispose ce service. C'est le capital humain qui doit assurer toutes les tâches dévolues au service de la comptabilité du PNLS. Ce service dispose d'un personnel affecté à cette structure pour assurer les différentes tâches lui confiées.

Le service de comptabilité est bien équipé du point de vue des ressources humaines dans la mesure où l'effectif total est de 3 agents dont 3 hommes et 1 femme. En ce qui concerne le niveau d'étude : 2 sont des licenciés, 1 est gradué.

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4.2.4.5. Les moyens matériels

Le service de comptabilité du PNLS doit disposer des biens ci-après : trois locaux, quatre ordinateurs, deux imprimante, quatre tables-bureaux, quatre chaises pour agents, 8 chaises pour visiteurs, 4 Calculettes, 3 Climatiseurs, les fournitures de bureaux et consommables divers, un logiciel comptable multi projets et 1 coffre-fort.

4.2.5. Proposition des missions et attributions du service de comptabilité du

PNLS

Le service de comptabilité du PNLS a comme mission d'assurer la gestion comptable du programme. Pour cela, il doit s'occuper de toutes les tâches réservées à la comptabilité de l'entreprise, c'est-à-dire traiter et communiquer l'information économico-financière fiable et sincère en temps opportun.

Il a comme attributions :

i' la réception des pièces comptables (chèque, bon de retrait, reçus de caisse, facture, ordonnance de sortie caisse, etc.

i' l'examen de ces pièces comptables de façon à s'assurer qu'elles sont probantes ;

i' de relever éventuellement les anomalies que l'on porte à la connaissance du chef hiérarchique ;

i' de placer les pièces comptables dans les classeurs ou dans des fardes chemises et les ficeler. Il faudrait les regrouper par mois et par ordre chronologique ;

i' d'attribuer un numéro d'ordre à chaque pièce dans le classeur qui, lui-même, doit porter un numéro d'ordre, imputation budgétaire, le nom du projet concerné, la nature des opérations ainsi que la date de l'opération ;

i' de porter les imputations sur les pièces comptables de façon à faciliter le remplissage des bordereaux de saisie ;

i' de transmettre à l'Administrateur Gestionnaire les bordereaux de saisie déjà près ou lui faire voir les imputations faites sur les pièces dans le classeur ;

4.2.6. Proposition des tâches du service comptable et financier

Le service de comptabilité effectue différentes tâches qui peuvent être journalières ou périodiques. Les tâches journalières concernent :

i' L'enregistrement des opérations dans les journaux auxiliaires ;

i' La centralisation dans un journal général ;

i' le décaissement des dépenses effectuées par le PNLS ;

i' l'encaissement des fonds par les tiers ;

i' l'établissement des demandes des fonds ;

i' l'imputation des différentes dépenses ;

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V' l'encodage et la saisie des opérations ; V' la vérification des pièces justificatives ; V' la signature des documents comptables.

Enfin, les tâches périodiques concernent :

V' le paiement des primes ;

V' l'élaboration des relevés des paiements ; V' l'élaboration des états financiers.

Il sied de noter que ces différentes tâches s'effectuent manuellement ou de façon informatisée.

4.2.7. Relation avec les autres services

Le service de comptabilité est situé au même niveau hiérarchique avec le service technique. A ce titre, il entretient des relations conjointement avec ce service

principalement parce que tout décaissement et justifications de fonds, les données doivent provenir de ces deux services.

Le service technique communique les données sur le déroulement des activités et élabore un rapport.

4.2.8. Proposition des documents à utiliser au service comptables

Plusieurs documents qui servent des preuves dans un programme. Ainsi nous citerons les documents de gestion et les documents comptables.

4.2.8.1. Les documents comptables

Les documents comptables sont des documents d'enregistrements et des synthèses subdivisés en deux branches en l'occurrence les documents journaliers et des synthèses.

Pour résumer ce point nous allons proposer et résoudre une application.

Illustration 1 :

Au début du mois de février la coordination a reçu de fonds de fonctionnement et supervision premier trimestre 2015 avec le projet SANRU d'un montant respectif de 1290$ et 5037$ logé dans le sous compte PNLS de la BPS bordereau de versement n°53. Le 07 février 2015 la coordination en collaboration avec la DPS établit un chèque pour le décaissement de ce fonds pour approvisionner la caisse du programme bordereau de retrait n°97, le 12 février après évaluation des états de besoin, l'AG établi un ordre de sortie caisse pour l'achat des fournitures de bureau d'un montant de 650$ facture n°89 de la Maison la Nature.

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4.2.8.1.1. Les documents journaliers

Les documents journaliers sont ceux qui sont effectuent chaque jour et qui fait une évaluation quotidienne.

i' Les bons d'entrée et des sorties caisse ;

Le bon d'entrée caisse enregistre les fonds des partenaires logés au sous compte bancaire PNLS de la division provinciale de la santé moyennant un bordereau de retrait. Le bon de sortie caisse enregistre toutes sorties caisse moyennant un ordre de paiement.

$ 650

En-tête

Bon de Sortie Caisse N°...001...

Montant

En-tête Date 07./02/2015..

Bon de Entrée Caisse N°...001...

Montant

Reçu de Projet SANRU via BIAC (BPS) ou BSB001

Somme en lettres Dollars Américains Mille Deux Cents Nonante

Motif :...Frais de Fonctionnement T1 2015

Imputation Comptable :...7151 Budgétaire :...4415...

Signature du caissier

$ 1290

Bénéficiaire NTUNA MUKIESE (OSC 001)

Somme en lettres ...Dollars Américains Six Cents Cinquante...

Motif :...Achat Fournitures de Bureau

Imputation Comptable :...6011

Budgétaire :...4451

Date...12.../02/.2015...

Bénéficiaire visa du comptable Signature du caissier

i' Les bons d'entrée et sorties banque ;

Le bon d'entrée banque enregistre les fonds des partenaires logés au sous compte bancaire PNLS de la division provinciale de la santé moyennant un bordereau de versement. Le bon de sortie banque enregistre toutes sorties banque moyennant un chèque ou bon de retrait.

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$ 1290

En-tête

Bon de Sortie Banque N°...001...

Montant

? Journal

En-tête Date...02.../02/2015..

Bon de Entrée Banque N°...001...

Montant

Reçu de...Projet SANRU via Standard Bank ...(BV n°53)...

Somme en lettres :..Dollars Américains Six Mille Trois Cents Vingt Sept...

Motif :...Frais de Fonctionnement et supervisionT1 2015...

Imputation Comptable...7151/7113... Budgétaire....4415/4418...

Signature du caissier

$ 6327

Bénéficiaire....PNLS Kongo Central....(BR n°97 BIAC )...

Somme en lettres ...Dollars Américains Mille Deux Cents Nonante...

Motif :...Frais de Fonctionnement T1 2015...

Imputation Comptable :...7151...

Budgétaire....4415...

Date 07.../02/2015...

Bénéficiaire visa du comptable Signature du caissier

Ce journal enregistre les opérations avec les fournisseurs ou prestataires à travers l'enregistrement des factures et des avoirs, s'il y a lieu.

1. Livre de projet SANRU 31/12/2015

Dates	Code	Début	Crédit	Libellés	Début	Crédit
2/2/2015	4415	52	7151	Frais de fonctionnement T1 2015 Bordereau de versement n°53	1 290 $	1 290$
	4418	52	71	Frais de supervision T1 2015 bordereau de versement n°53	5 037$	5 037$
7/2/2015	4415	57	52	Retrait de frais de fonctionnement en banque pour approvisionnement de la	1 290 $	1 290$

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				caisse. Bordereau de retrait n°97
12/2/2015	4415	6011	57	Achat fournitures de bureau facture n°89	650$	650$
				Total	8 267$	8 267$

i' Livre de banque (brouillard banque)

Ce journal enregistre les mouvements sur le compte spécial.

En recettes (entrées) :

· les chèques remis en banque ;

· les virements reçus ;

· les sommes en espèces portées en banque ;

En dépenses (sorties) :

· les approvisionnements de la caisse ;

· les règlements par chèque des fournisseurs ;

· les frais de banque.

Le brouillard de banque est ouvert en indiquant en en-tête, le nom du projet partenaire, l'exercice et le mois concerné. On inscrit uniquement le jour de paiement de la dépense relative à la pièce, le mois étant indiqué en en-tête. On inscrit le N° de l'activité tel que précisé dans le contrat entre le programme et le projet.

On mentionne la nature de l'opération :

> Pour les recettes :

On précise la nature de l'encaissement et son objet (chèque d'approvisionnement N°xxx, remise en espèces, virement)

> Pour les dépenses :

On inscrit le numéro du chèque réglant la dépense, en précisant le nom du bénéficiaire et la nature de la dépense.

S'il s'agit d'un règlement à un fournisseur, préciser le numéro de la

facture.

S'il s'agit d'un prélèvement bancaire, on précise l'objet de ce prélèvement (frais financiers...).

Les libellés doivent être clairs et explicites. En fin de mois, le brouillard de banque est arrêté.

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Le brouillard de banque est établi mensuellement. Dans le cas où aucune opération par banque n'a été effectuée, il est tout de même établi, en y faisant figurer les sommes reportées et à reporter.

Toute somme inscrite en recette doit être appuyée par une pièce justificative (avis de crédit, remise d'espèces).

Pour chaque dépense, une pièce justificative doit être produite (factures fournisseurs, avis de débit, copie du chèque de paiement, ordre de virement). Il est indispensable de préciser sur chaque pièce de dépenses le code de l'activité concernée.

Les frais prélevés par la banque (frais financiers, services bancaires) doivent être inscrits dans la colonne `'Dépenses» du brouillard en mentionnant la date de valeur du prélèvement dans la colonne `'Date». L'avis de débit de la banque sert de pièce justificative.

Le relevé bancaire reçu mensuellement de la banque fera l'objet d'un rapprochement bancaire qui sera joint au rapport financier du programme.

Lorsque toutes les opérations du mois ont été enregistrées et vérifiées, l'original du brouillard est détaché et le comptable procède immédiatement à l'ouverture du brouillard du mois suivant en inscrivant :

· l'exercice concerné

· le mois

· les sommes reportées : recettes, dépenses et solde du mois précédent

En-tête N° Folio.001... Livre des Banques Février 2015									Dates
Libellés		n° Pièces	Imput. Cpble.	Imput. Budgét.	Entrées	Sorties	Solde s	02/02/201 5
Frais de sup et fonct.		BE001	7151 7113	4415 4418	6327 $	-	6327 $	07/02/201 5
Frais de fonct		BS001	7151	4415	-	1290 $	5037 $	28/02/201 5
Total Folio		6327 $				1290 $	5037 $	Visa du Comptable Approuvé par l'AG Signature du caissier

i' Livre de caisse (brouillard caisse);

Ce journal enregistre les opérations (sorties et entrées) par caisse :

· les dépenses payées en espèces (sorties)

· les approvisionnements de la caisse (entrées)

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Le brouillard de caisse est ouvert en indiquant en en-tête, le nom projet partenaire, l'exercice et le mois concerné.

Le brouillard de caisse comporte sept colonnes dont les intitulés sont les

suivants :

- numéro d'ordre/N° de pièce

- date

- imputation comptable

- imputation budgétaire

- libellé des opérations

- recettes

- dépenses

- solde

On inscrit uniquement le jour de paiement de dépense relative à la pièce, le mois étant indiqué en en-tête. On inscrit l'imputation budgétaire telle que précisée dans le contrat entre le programme et le projet. On inscrit aussi l'imputation comptable des comptes de charge et produit. On mentionne également la nature de l'opération (approvisionnement de caisse, nature de la dépense avec le nom et le numéro de facture du fournisseur).

Les libellés devront être clairs, explicite et concis, pour la nature des

dépenses.

Notons que si le nombre d'écriture est important, le brouillard du mois pourra comporter plusieurs pages ; dans ce cas, on inscrit sur la ligne `'Report» le montant figurant sur la ligne `'à reporter» de la page précédente :

Sur les lignes suivantes, on porte les sommes qui entrent en caisse (approvisionnements, remboursements) ;

Sur la ligne `'A reporter», on calcule le montant qui sera porté sur la ligne `'Report» de la page suivante du brouillard du mois ou sur la ligne `'Report» du brouillard du mois suivant ;

Sur la ligne `'Report», on inscrit le montant figurant sur la ligne `'A reporter» de la page précédente du brouillard du mois, ou sur la ligne `'A reporter» du brouillard du mois suivant ;

Sur les lignes suivantes, on enregistre les dépenses effectuées par caisse ;

Sur la ligne `'A reporter», on calcule le montant qui sera reporté sur la ligne `'Report» de la page suivante du brouillard de caisse du mois ou sur la ligne `'Report» du brouillard du mois suivant.

En-tête N° Folio.001... Livre de caisse Mois et Années									Dates
Libellés		n° Pièces	Imput. Cpble.	Imput. Budgét.	Entrées	Sorties	Soldes	07/02/2015
Frais de sup		BE001	7151	4415	1290 $	-	1290 $

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12/02/2015	Achat F.Bur BS001 6011	4415	-	650	$	640		$	28/02/2015
Total Folio		1290 $	650	$	640	$		Visa du Comptable Approuvé par l'AG
Signature du caissier

Source : Nous-mêmes

? Carnet des chèques ;

Etablissement du chèque pour approvisionnement Le comptable :

- Etablit le chèque et le fait signé par l'administrateur gestionnaire et contre signé par le Coordonnateur,

- Remet le chèque au caissier contre décharge sur la copie.

Comptabilisation du chèque Le comptable :

- joint l'état d'approvisionnement à la copie du chèque ;

- procède aux imputations comptables ;

- classe l'état d'approvisionnement et la copie du chèque dans le dossier approprié.

Entrée des espèces en caisse Le caissier :

- établit une pièce d'entrée de caisse en deux exemplaires ; - signe la pièce conjointement avec le comptable ;

- laisse un exemplaire de la pièce d'entrée de caisse pour la Comptabilité ;

- enregistre l'entrée dans le livre de caisse ;

- archive la pièce.

4.2.8.1.2. Les documents périodiques

? La fiche de suivi budgétaire par activité

Cette fiche permet de connaître le budget disponible sur chaque activité en temps réel. Elle explicite toutes les dépenses ayant conduit à ce résultat. Cette fiche est différente des relevés des dépenses réglées parce qu'elle prend en compte les dépenses non encore réglées et tous les engagements.

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Cette fiche, comme les autres éléments de suivi budgétaire, peut être tenue sur tableur (Excel, etc.).

Description

1- Une entête

Dans cette partie, les renseignements suivants sont donnés :

· le nom du SB concerné

· l'exercice concerné

· le n° de l'activité

· l'intitulé de l'activité

· le montant du budget de l'activité

· le montant cumulé des dépenses

· le solde disponible à la date du rapport

1' Etat récapitulatif des dépenses engagées ;

L'état récapitulatif des dépenses engagées d'effectuera par activité pour permettre à dégager les différentes rubriques de dépenses.

En-tête Tableau récapitulatif de dépenses engagées (activité, période)
Rubriques	Montant	N° pièce
Total
Date Noms et Signature du responsable

1' Grand livre des comptes généraux ;

Le grand livre s'effectuera d'ordre individuel c'est-à-dire par projet enfin une centralisation sera faite pour établir un grand livre central du programme.

2. Grand livres au 31/12/2015

D 52 Banque C 1290 1290 5037 SD 5037	D 7151 Fonct. C	D 7113 Superv. C	D 6011 Fourn B. C
	SC1290 1290	SC5037 5037	650 SD 650

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D 571 Caisse San C

1290 650

SD 640

i' Balance des comptes généraux ;

La balance des comptes s'effectuera de la même façon que le grand livre et pour le même objectif.

3. BALANCE AU 31/12/2015

N°Cptes	Libellés	Début	Crédit
52	Banque	5037
571	Caisse	640
6011	Achat	650
7113	Supervision		5037
7151	Fonctionnement		1290
	Total balance	6327	6327

i' Etat des ressources et emplois (encaissements et décaissements) ;

Les états des ressources et emplois présente à la fin de l'exercice les fonds reçus des partenaires et son imputation dans les activités planifiées et dégage un solde, lesdits états financiers seront pratiqués dans la même logique que le grand livre et la balance.

i' Etat des performances financières (charges et produits) ;

De la même logique que les états des ressources et emplois, les états des performances détermines les soldes à travers les comptes de charges et produits

4.2.8.2. Documents de gestion

Ces documents permettent de faire le suivi des matériels et fournitures de la coordination.

i' La fiche de consommation des stocks fournitures de bureau ;

Tous les biens (matériels et fournitures diverses de consommation) doivent être enregistrés à leur entrée comme à leur sortie au magasin. La gestion des stocks suppose le suivi des transactions, la tenue des documents nécessaires à la bonne gestion des biens en stock entre le moment d'entrée des fournitures et autres matériels au magasin, pendant qu'ils s'y trouvent, au moment de leur sortie pour utilisation ainsi que lors des inventaires physiques périodiques.

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Les biens les plus utilisés tels que le papier duplicateur, les registres, les stylos et correcteurs, les classeurs et intercalaires, les fardes chemises etc,... constituent les biens de consommation courante ; ils sont connus à l'avance et devront être achetés en gros pour être stockés au magasin. Certaines fournitures seront acquises par le projet.

Le comptable a la responsabilité des achats et de la gestion des stocks au niveau du programme. Pour ce faire, il doit:

connaître les besoins des différents utilisateurs ;

trouver les fournisseurs ;

passer les commandes et suivre leur exécution en s'assurant les meilleures conditions de qualité, de délai de livraison, de prix et de paiement.

NB : Les achats à effectuer par le programme sont limités aux dépenses relatives aux activités prévues dans leur plan d'actions.

Le choix d'un fournisseur découle de la comparaison des offres (le moins et mieux disant), après débats en comité de sélection selon la valeur des biens à acquérir.

Les règles minimum à respecter sont :

Pour tout achat de montant inférieur à 200 $, la décision d'attribution est du ressort du comptable. doit faire l'objet d'une consultation d'au moins trois (3) fournisseurs (dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs) ;

Pour tout achat de montant supérieur ou égal à 200$ mais inférieur à 500$, la décision d'attribution est du ressort du Responsable des opérations financier et du comptable. doit faire l'objet d'une consultation d'au moins trois (3) fournisseurs (dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs) ;

Pour tout achat supérieur ou égal à 500$, la décision d'attribution est du choix du comité de sélection présidé par le Coordonnateur et qui comprend le Responsable des opérations financier et le comptable. doit faire l'objet d'une consultation d'au moins trois (3) fournisseurs (dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs).

Le comptable doit s'assurer de la qualité de la pièce justificative

? La fiche de déplacement véhicule et moto ou carnet de bord;

Il s'agira de contrôler et de suivre l'utilisation des matériels roulants affectés aux Sous Récipiendaires pour les besoins du service, de suivre la consommation du carburant et surtout, l'entretien de ces engins. A cet effet, les règles minimales de gestion suivantes doivent être observées :

? assurer le véhicule : L'assurance est prise par le Principal Récipiendaire et transmise au Sous Récipiendaire. Le SR doit s'assurer que la police d'assurance est effectivement disponible et à jour ;

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? les véhicules et autres moyens de déplacement doivent être utilisés, exclusivement, dans le cadre strict des activités du Projet ;

? chaque véhicule doit être muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation, son entretien et sa consommation en carburant.

Dans la page qui suit nous présenterons un modèle de fiche de déplacement de matériel roulant.

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Ente-tête fiche de déplacement de matériel roulant

Mois de Marque N° fiche

Immatriculation Responsable de l'institution

Carburant Titulaire

DATE	HEURE		TRAJET		MOTIF DE DEPLACEMENT	KM		KM parcou rus	Carb. Reçu/L	Chauffeur
	Départ	Arrivée	De	A		Départ	Arrivée

Entretien effectué à : Km Signature du Titulaire

Prochain entretien à : ..Km

OBSERVATION :

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? Fiche d'inventaire des matériels et équipements de la coordination. Principe d'application

Un fichier des immobilisations sera mis en place pour assurer le suivi du patrimoine. Il permet d'identifier pour chaque immobilisation :

Le code d'identification et l'emplacement géographique ;

La désignation ;

La valeur d'acquisition ;

La date de mise en service ;

La durée de vie ;

Un modèle de fiche d'inventaire présenté dans la page suivante.

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d u P N L S / K o n g o Central

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En-tête

FICHE D'INVENTAIRE DES MATERIELS ET EQUIPEMENTS DU BPC/PNLS (période et année)

N °

DESIGNATION

QT E

DONATE UR

ANNEE D'ACQU IS.

TYP E

N° CHASS IS

ANNE E DE FABRI C.

Situa t° Réell e

Situat ° Actuel le

LIEU D'AFFECTATION/LOCA LISAT°

VALEU R D'ACQU IS.

Eca rt

I. MATERIEL ROULANT ET ACCESSOIRES

III. MATERIEL INFORMATIQUE

IV. MOBILIER

V. MATERIELS, REACTIFS ET EQUIPEMENT DE LABO

Date / /20 Préparé par le Logisticien de la Coordination Vérifié par l'Assistant Administratif et Financier Vu et Approuvé par le Médecin Coordonnateur Provincial

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4.2.9. Proposition du système comptable à utiliser au Programme National de lutte contre le Sida

Le système comptable détermine les méthodes et les procédés de travail qui permettent à l'entreprise de répondre efficacement aux deux fonctions comptables de base à savoir le journal et le grand livre.

Le système comptable trace le chemin que doit respecter le comptable dans l'enregistrement d'un fait comptable il faut :

Déterminer les opérations réalisées par l'entreprise (vente, achat)

Analyser et recenser les documents qui matérialisent les opérations à savoir les bons, les factures, les avis, de débit et de crédit.

Déterminer la voie précise de circulation de ces documents au sein de l'entreprise.

Tous les systèmes qui sont représentés par des documents ou pièces comptables qui sont classés et enregistrés correctement dans les comptes correspondant.

Chaque entreprise et fiduciaire utilise le système comptable qu'elle considère comme étant le plus approprié. Du côté juridique, la loi oblige chaque entreprise à tenir une comptabilité, cette dernière sert de base pour calculer les impôts que l'entreprise doit versée à l'ÉTAT. De même elle constitue un moyen de preuve en cas de conflit « mal entendu » avec les fournisseurs ou clients.

Rappelons que le programme national de lutte contre le vih/sida est un programme de l'état pour une élimination d'une maladie spécifique, il ne fait pas face vis-à-vis aux exigences des impôts. Néanmoins ledit programme bénéficie de fonds de multi bailleurs national qu'internationaux dans lequel il doit mettre un système lui permettant la sincérité et la régularité des états financiers auprès de ses partenaires.

Tenant compte de la multitude des partenaires, le programme national de lutte contre le sida doit utiliser le système centralisateur de la comptabilité en partie double en regroupant les différentes opérations effectuées dans les livres de caisse et banque de chaque partenaire de manière que lors d'un audit planifié, chaque projet vérifiera les états financiers qui lui appartiennent sans tenir compte de l'autre aussi à cause de la différentiation de code budgétaire de chaque projet.

Ce système permettra également au ministère de la santé publique de faire un audit séparé par projet et un audit collectif avec les états financiers centralisés.

Ceci s'explique dans un schéma présenté dans la page suivante.

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NTUNA MUKIESE | 85

Schéma 2 : système centralisateur du PNLS

Rapport annuel du programme

Audit du ministère

Etat financier centralisé

Livre centralisé

Audit des projets

Pièces justificatives

Pièces justificatives

Pièces justificatives

Solde des comptes et livre des caisses

Livre Projet 1

Bons d'entrées et sorties caisse

Etats financiers des projets

Solde des comptes et livre des caisses

Livre Projet 2

Solde des comptes et livre des caisses

Livre Projet n

Sources : Nous-mêmes à partir des informations accueillies

4.2.10. Proposition du plan de comptes

Un plan de comptes codifié est proposé au programme en utilisant le Système minimal de trésorerie. Cette codification suit en quelque sorte la codification générale proposée dont elle en conserve les "classes". Pour les classes 2, 4 et 5 une autre codification spécifique sera mise à la disposition du programme compte tenu de son statut en ouvrant un service gratuit à la communauté.

Ce plan de comptes sera présenté dans les annexes.

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4.2.11. Présentation des états financiers

Toute entreprise est, sauf exception liée à sa taille, soumise au Système normal de présentation des états financiers et de tenue des comptes.

Ainsi au Programme Nationale de Lutte contre le vih/Sida bien que les chiffres d'affaires en terme des fonds alloués aux partenaires sont défais supérieurs au seuil régit par le système OHADA pour la présentation des états financiers, néanmoins comme il est un programme de l'Etat qui suit le principe de la tenue de la comptabilité publique c'est-à-dire la comptabilité des recettes et des dépenses, il est souhaitable qu'il tient la présentation des états financiers sous le système minimal de trésorerie (S.M.T.).

Le S.M.T. repose sur une comptabilité de "trésorerie" dont le fait générateur de l'enregistrement comptable est la recette ou la dépense (et non l'engagement). Aussi, le solde obtenu est-il égal à la différence Recettes - Dépenses.

Toutefois, le S.M.T. conserve les caractères fondamentaux, sinon l'apparence, d'une comptabilité en partie double. En fin de mois, puis à la clôture de l'exercice, des écritures de "bouclage" récapitulent les mouvements enregistrés dans le cadre d'une analyse en "partie double".

Dans le cas le plus simple d'application du S.M.T., le bouclage se fait de la manière suivante :

57 Caisse 52 Banque

71 Fonds des partenaires (interne et externe) et autres produits

Bouclage des recettes (mensuel)

Bouclage des dépenses (mensuel)

60 Achats

65 Autres charges

57 Caisse 52 Banque

Les entrées et les sorties de trésorerie dûment enregistrées permettent de dégager un solde de l'exercice, par différence entre les recettes et les dépenses.

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Bouclage des écarts (clôture de l'exercice)

71 Fonds partenaires et autres produits

60 Achats

65 autres charges 80 Soldes

Le solde, est viré au compte 71 (fonds des partenaires) à l'ouverture de l'exercice suivant.

L'existence et la tenue de ces comptes permet d'établir en fin d'exercice une situation qui est un état d'emplois et ressources. La tenue d'un compte fonds des partenaires, crédité des apports des partenaires et débité des retraits et des prélèvements, est indispensable à l'obtention d'un solde de trésorerie significatif au plan de travail budgétisé.

La valeur probante de cette comptabilité suppose que les conditions suivantes soient remplies :

- tenue régulière de livres de trésorerie (livre de recettes, livre de dépenses)

enregistrant dans l'ordre chronologique les opérations ;

- conservation des principales pièces justificatives (factures reçues ou émises,

reçus écrits, bandes de caisse, relevés de banques, brouillard de caisse, copies de lettres...) avec classement et numérotation systématiques.

Cette comptabilité de trésorerie repose sur les mouvements de trésorerie (recettes ou encaissements, dépenses ou décaissements) de l'entreprise.

Dans la comptabilité de trésorerie, ils ont pour seul fait générateur :

- l'entrée en trésorerie, appelée recette, ou encaissement ; - la sortie de trésorerie, appelée dépense, ou décaissement.

Il faut entendre par trésorerie l'ensemble des avoirs de l'entreprise en caisse (billets, pièces...), en banque et aux chèques (chèque).

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N T U N A M U K I E S E | 88

4.2.10.1. Absence d'éléments perturbateurs du calcul des écarts En effet si :

- les recettes ne proviennent que de fonds des partenaires et autres produits (c'est le fonds que le projet bénéficie des bailleurs, qui ne sont pas budgétisé),

- les dépenses ne concernent que les achats et les charges diverses des projets, - alors Résultat = Recettes - Dépenses.

En pratique, cette approche très simplificatrice concerne les cas des programmes dans lesquels :

a) Tous les fonds des partenaires sont cash, de même que tous les achats et paiements de charges diverses.

On peut assimiler à ce cas les programmes dans lesquels les crédits moyens obtenus des fournisseurs conservent sensiblement la même durée d'une année à l'autre, pour un niveau d'activité qui restent sensiblement les mêmes.

b) Le programme n'a pas de stocks, ou en a très peu (stocks estimés par rapport au chiffre d'affaires), ou encore un niveau plus important de stocks qui demeure sensiblement le même d'un exercice à l'autre.

Il en est de même pour les "travaux en cours" (bâtiment notamment).

c) Durant l'exercice, l'entreprise n'a ni acquis ni revendu d'équipements pour des montants significatifs, et son équipement global est d'un montant global relativement faible.

d) Elle n'a pas non plus souscrit ou remboursé d'emprunts pour des montants significatifs. Ce point est en général corrélé fortement au point c.

e) L'exploitant n'a pas effectué de retraits personnels de fonds, ni de versements complémentaires de capital.

En définitive, si les conditions ci-dessus sont réunies, la simple tenue du registre de trésorerie :

- fournit l'écart de l'exercice (voire en cours d'exercice) ;

- permet d'établir à la clôture de l'exercice une "situation" sommaire.

Aussi, le système de trésorerie présenté dans le SYSTÈME COMPTABLE OHADA se caractérise-t-il par une souplesse et un caractère modulaire, qui conduit à développer l'analyse comptable en fonction des caractéristiques de l'activité du programme.

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Le Système minimal de trésorerie prépare ainsi l'entreprise en développement au passage vers la sphère comptable formalisée, celle du Système allégé.

L'organisation comptable élémentaire présentée ci-dessus fait l'objet d'une double extension.

En cours d'exercice, une analyse plus fine des contreparties des mouvements de trésorerie est effectuée.

En fin d'exercice, un inventaire extra-comptable des biens et des fonds du programme est établi avec intégration en comptabilité de leurs variations.

Il résulte de ce dispositif :

- l'obtention des comptes des charges et produits plus complet;

Affinement de l'analyse des mouvements de trésorerie, sans alourdir à l'excès le tracé des livres de recettes et de dépenses, il est possible d'utiliser, en cours d'exercice, une ventilation plus poussée des recettes et des dépenses, comme indiqué ci-dessous.

a) Produits

Les produits sont les différentes rubriques du plan de travail budgétisé qui décrit toutes les activités budgétisées des projets entre autre les Fonds alloués et Autres produits.

b) Charges

Sont des charges correspondantes aux activités financées par les projets, charges courantes du programme on peut citer : Achats, Transports, Autres charges, Charges de personnel, Charges financières.

Ces deux analyses sont opérées pour autant que de besoin. 4.2.10.2. Les composantes des états financiers

Une liasse complète d'états financiers comprend deux composantes:

1) un état de la performance financière (charges et produits) ;

2) un état de ressource et emplois (encaissement et décaissement).

Quant à la structure et au contenu des états financiers et de leurs composantes, ils doivent être clairement identifiés (dénomination, coordonnées, date, durée d'exercice, monnaie, arrondi, date de diffusion, etc.).

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Toutes ces composantes seront présentées en pratique à la page suivante en référant à l'illustration précédente.

ETAT DE RESSOURCES ET EMPLOIS AU 31/12/2015

Ressources	Montants
Solde d'ouverture	0
Fonds reçus de SANRU	6327
Autres fonds	0
Total ressource	6327
Emplois
Frais de fonctionnement	650
Supervision	0
Total emplois	650
Solde théorique	5677
Solde physique (52/57)	5677
Ecart	0

ETAT DES PERFORMANCES FINANCIERES

N°Cptes	Charges	Montant	N°Cptes	Produits	Montant
6011	Achat fournit. de bureau	650	7113	Fonctionnement	1290
8010	Soldes	5677	7151	Supervision	5037
	Total charge	6327		Total produit	6327

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Conclusion

A l'issue de notre étude ayant porté sur essaie de la mise en place d'une comptabilité appropriée au sein du Programme National de Lutte contre le Sida, il importe de présenter les résultats saillants dans le but d'éclairer les perspectives.

Pour réaliser ce travail, nous sommes partis d'un constant sur la comptabilisation des fonds des partenaires nationaux qu'internationaux dans la lutte contre le VIH/SIDA au programme national de lutte contre cette pandémie.

Ainsi tout au long de ce travail notre souci a été d'analyser le service comptable du programme et d'en proposer une comptabilité appropriée, qui permettrait de prendre des mesures adéquates pour la transparence de fonds alloués à la lutte au ministère de la santé d'une part et aux partenaires d'autre part.

Pour y parvenir, nous avons utilisé dans notre raisonnement, la méthode descriptive et historique et quelques techniques de collecte des données.

Pour bien appréhender notre étude, nous l'avons structuré en deux parties. La première présente l'approche théorique dans laquelle nous avons abordé quelques notions sur l'entreprise, la comptabilité et l'organisation comptable et la seconde partie a fait allusion au vif du sujet à laquelle nous avons présenté le cadre

de l'étude au premier et au second point nous avons d'abord fait une analyse du service comptable du PNLS et une proposition de la comptabilité et fait.

Après une analyse approfondie et en réponse à nos préoccupations du départ, nous confirmons l'hypothèse selon laquelle le Programme National de Lutte contre le Sida appliquée une comptabilité non appropriée et mal organisée.

Ainsi, une proposition de la comptabilité appropriée est faite et son application permettrait à la foi au Programme National de Lutte contre le Vih/Sida (PNLS), le gouvernement à travers son organe qui est le Ministère de la Sante public et aux partenaires de voir plus claire sur l'affectation des fonds alloués pour les activités de lutte contre l'épidémie du SIDA et d'atteindre les objectifs fixés.

Nous suggérons au Programme National de Lutte contre le Vih/Sida de prendre en considération et d'appliquer cette comptabilité afin de présenter une image fidèle de ses états financiers et à la transparence de fonds qui sont mis à leur disposition pour la lutte contre les IST et VIH/SIDA.

Nous demeurons réceptifs quant aux critiques de nos lecteurs et leur remercions de leur contribution à nous aider à faire mieux ; leur incitation à l'effort ne pourra que nous procurer du bien.

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ANNEXE

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Le plan des comptes proposé au Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA direction provinciale du Kongo Central.

Codification d'équipements et matériels 24 MPNLS Matériels

241MRPNLS : MATERIEL ROULANT ET ACCESSOIRES

242MAPNLS : MATERIEL AUDIOVISUEL

243MIPNLS : MATERIEL INFORMATIQUE

244MBPNLS : MOBILIER DE BUREAU

245MLPNLS : MATERIELS, REACTIFS ET EQUIPEMENT DE LABO

Codification banque et caisse 52 Banque

521 Banque projet 1

522 Banque projet 2

523 Banque projet n

57 Caisse

571 Caisse projet 1

572 Caisse projet 2

573 Caisse projet n

Classe 6 : Charges

60 Achats et variations de stocks

601 Matières consommables

6011 Fournitures de bureau

6012 Pièces de rechange pour moyens roulants 6013 Pièces de rechange pour autres équipements

602 Produits d'entretien 6021 Produits d'hygiènes

603 Matières combustibles 6031 lubrifiants

6032 Carburants déplacements 6033 Carburants courses locales

604 Equipements et mobiliers

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6041 Acquisition d'équipements de bureau

6042 Acquisition d'équipements informatiques

605 Equipements et communications

6051 Acquisition d'équipements téléphonique, télégraphiques, fax, radios et

cellulaires

6052 Acquisition d'équipements photographiques, filmographiques ou de vidéos

61 Transports

611 Transport des échantillons

612 Transport des documents

62 Services extérieurs A

621 Restaurations 6211 Pause repas 6212 Pause-café

622 Locations et charges locatives 6221 Location immobilière

6222 Location équipements et matériels

623 Entretien, réparation et maintenance

6231 Entretien et réparation de matériels roulants

6232 Entretien et réparation d'équipements et matériels de bureau

624 Documentations

6241 Impression, reproduction ; reliure, conservation

625 Frais de télécommunications 6251 Frais de connexion internet 6252 Frais téléphones

6253 Couvertures médiatiques 63Services extérieurs B

631 Frais bancaires

6311 Frais tenue de compte 6312 Frais commissions

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65 Autres charges

651 Frais de restitution de zone de santé

6510 ZS BOMA

6511 ZS MATADI

6512 ZS N

66 Charges de personnel

661 Rémunération direct versée au personnel 66.12 Prime de performance

662 Indemnités forfaitaires versées au personnel

66.21 Indemnités de logement 66.22 Indemnités de collations 66.23Indemnités de transport 66.24 Indemnités de perdiems

Classe 7 Produits

71. fonds reçus des partenaires 711. Renforcements de capacités 71.11 Formations

71.12 Tutorat

71.13 Suivis et Supervisions

712 Collecte des données et informations

71.21 Certifications

71.22 Revues/Atelier

71.23 Réunions

71.24 Campagnes

71.25 Enquêtes et recherches

713 Déploiement d'objets

71.31 Transferts des échantillons

71.32 Distribution et vulgarisation des documents et matériels

714 Prime des agents

Essaie d e l a mise e n place d'une comptabilité appropriée a u sein

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71.41 Prime de performance

715 Fonctionnement du programme 71.51 Fonctionnement

75 Autres produits

751 Appui aux missions

752 Appui aux réunions Classe 8 soldes

8010 Soldes positifs 8011 Soldes négatifs