V-2-2-3/ La conservation
La conservation des documents vise à leur assurer une
durée de vie maximale. Elle comporte plusieurs aspects dont la
conservation physique et la préservation.
Une bonne conservation physique nécessite la
disponibilité et l'usage d'unités matérielles de
conservation: boites d'archives, chemises à sangle, rayonnages
appropriés, etc.
V-2-2-4/ La préservation et la restauration
La préservation a un aspect préventif. En
effet, elle consiste à mettre en place un dispositif préventif
contre les manipulations abusives et maladroites, l'envahissement des magasins
par les rongeurs, les actes irresponsables de certains chercheurs, les
aléas climatiques, etc.
Ainsi, garantir une conservation optimale des documents sera
le seul gage d'une bonne politique de communication.
De nos jours, l'environnement n'est pas propice à une
préservation idoine des archives. L'architecture des magasins de
conservation n'est pas appropriée car ne répondant plus aux
normes standards préconisées.
Conçus depuis 1956 avec l'installation du Grand-Conseil
de l'AOF, les locaux qui étaient réservés à la
conservation des archives et de la documentation ne répondent plus aux
exigences du moment. La conséquence qui en découle est le manque
d'espace pour recevoir les nouveaux versements et les quelques versements qui
ont été effectués à l'improviste sont
déposés à même le sol. L'entreposage des documents
favorise le développement des moisissures et autres ennemis biologiques
des documents.
Cependant, des solutions existent notamment la
récupération d'espace perdu pour la gestion de l'espace. Entre la
bibliothèque qui se trouve au premier niveau et les archives, une dalle
peut être construite pour permettre l'aménagement d'un second
niveau qui pourrait abriter de nouveaux magasins.
Dans un autre registre, les conditions climatiques à
l'intérieur des magasins ne favorisent pas une bonne conservation. En
principe, la chaleur à l'intérieur des locaux de conservation
favorise le gondolement et les cassures des documents au bout d'un certain
temps et l'usure des encres. Ainsi, dans le moyen et le long terme, les
documents seront détériorés.
Les solutions préconisées dans ce cadre sont la
climatisation des locaux de conservation et l'électrification pour
disposer de l'humidité relative requise et de la lumière
appropriée, facteurs qui influent sur la durée de vie des
documents.
L'état des lieux en matière de conservation et
de préservation étant morose, beaucoup de documents sont
détériorés et paradoxalement, il n'existe pas un
dispositif de restauration. Pour les archives ayant un caractère unique,
non commercialisées, leur détérioration pourrait entrainer
une perte définitive. Compte tenu des valeurs intrinsèques
qu'elles recèlent, leur conservation, leur préservation et leur
restauration s'avèrent indispensables.
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