La valorisation des archives parlementaires du Sénégal: responsabilités administratives et démarches techniques

V/ ESSAI DE MISE EN OEUVRE D'UN DISPOSITIF DE VALORISATION

V-1/ LE DISPOSITIF ADMINISTRATIF

A l'aube de sa création, l'Assemblée nationale s'est dotée d'une administration parlementaire technique d'appui à l'équipe politique en charge des préoccupations des populations.

Le choix des structures mises en place à travers l'organigramme obéit en grande partie à la spécificité de l'Institution mais aussi aux exigences de performance qui guident toute institution de sa dimension.

Ainsi, dans le souci de les rendre dynamiques en leur confiant, chacune de prérogatives nettes et précises, un règlement administratif^18(*) a été élaboré et mis à jour à travers des arrêtés de bureau. Il est complété par le règlement intérieur de l'Assemblée nationale, lui aussi mis à jour régulièrement.

L'évolution de ces outils justifie la volonté politique manifeste de doter l'Institution parlementaire d'une administration forte et dont l'une des justifications qui nous intéresse est l'érection de la Division de la Documentation en Direction de la Recherche et de la Documentation dont dépend le service des Archives. Jadis placée sous la tutelle d'une section, la gestion des archives est confiée depuis 2010 à une division cumulativement à la documentation. N'est-ce pas là une marque de considération ?

C'est dire donc que le rôle vital des archives est reconnu par l'administration parlementaire soutenue par la volonté politique des hautes autorités et cela semble être le cas dans toute l'administration centrale et les grandes organisations.

Cependant force est de reconnaitre que les mesures d'accompagnement font défaut et ce n'est pas aussi seulement l'apanage de l'Assemblée nationale.

Dans le cadre de l'Assemblée nationale, les mesures d'accompagnement sont plus matérielles qu'humaines. Des ressources humaines formées dans les universités sont recrutées et traitées au même titre que les autres agents. Par contre, du point de vue de l'équipement en matériels, le chemin à parcourir est très long.

C'est pourquoi, dans le cadre de ce processus de valorisation, le rôle politique et le rôle administratif ont leur partition à jouer et ils sont fondamentaux pour une vraie valorisation des archives, qui sont une mémoire collective au delà même des limites nationales.

V-1-1/ LE RÔLE POLITIQUE

Le rôle politique consiste à prendre des actes réglementaires et législatifs permettant d'officialiser les procédures et d'entériner les décisions.

Il est l'émanation des autorités politiques et se justifie à deux niveaux: pour la mise en place d'un environnement propice et pour la validation et l'accompagnement des activités de valorisation

V-1-1-1/ La mise en place d'en environnement propice

Les archives étant la mémoire de l'Institution, leur sauvegarde doit demeurer une priorité politique.

Au regard de la constitution, les missions fondamentales de l'Assemblée nationale sont le vote de la loi et le contrôle de l'activité gouvernementale^19(*). Toutes les structures administratives mises en place l'accompagnent pour l'atteinte des ces objectifs.

Les archives, en ce qui les concernent, collectent, traitent, conservent et communiquent, selon des modalités réglementaires et législatives, les documents qui attestent de ces activités.

A cet effet, la seule structure qui peut aider à faire une évaluation d'ensemble du rôle de l'Assemblée nationale des indépendances à nos jours demeure le service des archives.

C'est grâce aux archives qu'on peut évaluer le nombre de lois ayant été votées du 20 août 1960 à nos jours et les domaines couverts, le nombre de questions orales et écrites posées aux différents gouvernements, le nombre de résolutions votées et les causes fondamentales, le nombre de motions de censure, etc. Elles sont donc bel et bien la mémoire de l'Institution. Leur sauvegarde n'est-elle pas la raison d'être de l'Assemblée nationale?

Voilà la raison pour laquelle j'estime que le rôle politique, qui est l'émanation des autorités politiques est fondamental à des niveaux divers.

D'abord du point de vue de l'équipement, la dotation en matériel de conservation tel que les boites à archives et les rayonnages adaptés est une nécessité. A l'état actuel des choses, le dépôt n'est plus en mesure de recevoir des versements car depuis plusieurs années, le service fait face à un manque crucial de boites à archives. L'idéal est qu'après le traitement archivistique, les dossiers soient classés et rangés sur les rayonnages.

Les moyens de bord dont dispose le service sont la récupération de chemises à sangle mais puisque les rayonnages ne sont pas adaptés, les bords tranchants finissent par découper ces chemises au cours des manipulations répétées et le problème demeure toujours entier.

Du point de vue de la structure des magasins de conservation, il se pose un problème d'espace mais aussi de conditions climatiques. Le constat aujourd'hui est que les versements opérés à l'improviste gisent à même le sol faute d'espace. Cette superposition des documents entassés n'est pas opportune à une bonne conservation mais ne facilité pas aussi la recherche en cas de besoin.

Aussi, l'inexistence d'un microclimat pour une survie des documents et de lumière pour effectuer des recherches même pendant les travaux nocturnes constituent d'une part une source de dégradation des documents et d'autre part une entrave à la recherche et à la communication.

Du point de vue de l'espace, les magasins de conservation sont devenus insuffisants avec l'accroissement des fonds. Cette situation explique aussi en grande partie le fait que certains versements soient déposés par terre. A la construction de l'édifice, l'espace réservé devait servir à conserver les quelques fonds des institutions parlementaires coloniales.

De cette période à nos jours, l'Assemblée nationale a généré beaucoup de documents et cette explosion documentaire entraine un manque d'espace considérable.

A défaut d'avoir d'autres locaux, il est possible de récupérer de l'espace au sein même de la Direction qui occupe deux niveaux. A ce titre, la construction d'une dalle entre le premier niveau et le deuxième niveau peut résoudre le problème.

Pour tous ces manquements, le rôle politique consisterait d'abord à intégrer la redynamisation et la modernisation du service des archives dans la liste des priorités car, j'estime que les actions de ce genre qui sont menées chaque année, le sont par ordre de priorité. Cela suscitera l'élaboration et la signature d'actes officiels pour soutenir cette volonté et après, sûrement, l'affectation d'un budget d'exécution.

Considérant les valeurs intrinsèques des archives étudiées plus haut et leurs rôles de mémoire, je pense que le jeu en vaut la chandelle.

V-1-1-2/ Validation et accompagnement des activités de valorisation

Dans le cadre d'une démarche de valorisation des archives, l'organisation d'activités innovantes est un maillon de la chaine.

C'est une initiative fondamentale dans le cas d'espèce et les responsabilités des uns et des autres dans une administration sont de nature à les inciter à prendre des initiatives pour la bonne marche de la structure. Cependant, une initiative n'a de chance d'être exécutée que si elle est validée par l'autorité supérieure.

Ainsi, l'organisation d'activités de valorisation telles que les expositions, les publications, etc. nécessite l'implication des autorités politiques et administratives, seules habilitées à les valider et à fournir les moyens d'exécution.

Par des actes officiels (arrêtés de bureau, décisions, notes de services, circulaires, etc.), les autorités politiques cautionnent l'organisation périodique (annuelle ou semestrielle) d'expositions, de journées portes-ouvertes par le service des archives et précise les collaborateurs parmi l'administration et éventuellement des collaborateurs externes.

Par les mêmes procédures, elles mettent à la disposition des organisateurs le budget nécessaire et/ou autorisent ces derniers à solliciter le budget ou le complément par des voies qu'elles auront choisies.

Validation, officialisation, appui matériel, pédagogique et financier sont du ressort des autorités politiques et administratives, qui ont des rôles complémentaires et concurrents.

«Validation» pour montrer qu'elles cautionnent pour matérialiser leurs accords, «officialisation» pour donner un caractère légal et réglementaire, «matériel et financier» pour donner un coût et «pédagogique» pour former un comité scientifique, un comité d'organisation, un comité de rédaction, donner des orientations réglementaires afin de pouvoir procéder à des évaluations.

* ¹⁸ Par exemple l'arrêté de bureau du 1^er janvier 1968 et l'arrêté de bureau n°62-1985 du 11 juillet 1985 portant Règlement administratif sur l'organisation et le fonctionnement des services de l'Assemblée nationale

* ¹⁹ TITRE VII - Des rapports entre le Pouvoir exécutif et le Pouvoir législatif (Constitution de la République du Sénégal, 2001)