1.2
Organisation structurelle et moyens déployés
1.2.1 Organisation
structurelle
Pour mieux cerner l'organisation structurelle de la
société Afrilux nous allons d'abord présenter son
organigramme pour montrer les relations hiérarchiques et fonctionnelles
qui s'y dégagent et nous présenterons succinctement les organes
de gestion de celle-ci.
a) Organigramme
L'organisation est une représentation
schématique des liens fonctionnels, organisationnels et
hiérarchiques d'une entreprise. Il sert à donner une vue
d'ensemble de la répartition des postes et fonctions au sein d'une
structure. La présentation de l'organigramme d'Afrilux S.A est la
suivante (voir annexe 1)
b) Organes de gestion et leurs missions
Président du conseil d'administration :
il a pour principale mission de représenter les
actionnaires ; nomme et révoque les agents et employés
à haut poste ; prend en concertation avec les actionnaires les
décisions sur la répartition du résultat et l'approbation
des comptes en fin d'année ; s'assure de l'atteinte des objectifs
mensuels ceci en vérifiant les rapports d'activité.
Directeur général : sous
la supervision du PCA, il a pour missions de mettre en application des
décisions prises par le conseil d'administration ; de fixer les
objectifs généraux de l'entreprise et les axes de
développement ; de coordonner et de superviser l'ensemble des
activités de l'entreprise ; de superviser l'organisation et le
développement de la société.
Directeur général adjoint:
assure l'intérim lors des déplacements du directeur
général ; effectue toutes les tâches de ce dernier
mais également s'occupe de la soumission aux marchés
publics ; assure la direction du service froid et climatisation.
Secrétariat : occupé par
une secrétaire, elle assure la communication entre le DG, les autres
services et l'extérieur. Elle s'occupe en plus de la gestion du
programme d'activité du DG : réunions, prises de
rendez-vous, l'organisation et la participation aux réunions ainsi que
la rédaction des comptes-rendus, le traitement de texte, la gestion du
courrier et des appels téléphoniques.
Le département administratif et
financier : organe très sensible dans une entreprise car
dispose en son sein des données relatives à la viabilité
de l'entreprise, cet organe est composé du service comptabilité
et financier et du service administratif et ressources humaines.
Ø Le service comptabilité et
financier : dirigé par le chef comptable, font aussi
partir de ce service le financier et le fiscaliste :
ü Chef comptable : Encadrement et
gestion du personnel du service comptable mis à sa disposition ;
supervision de l'imputation comptable conformément au plan comptable
général de l'entreprise ; établissement des
situations comptables périodiques, y compris les états de
synthèse ; maîtrise de l'outil informatique appliqué
à la comptabilité ; analyse des comptes et justification des
soldes ; gestion des dossiers de crédit et contrôle du
respect des conditions bancaires convenues avec les organismes
financiers ; calcul la paie du personnel ; supervision et
contrôle des états de rapprochement bancaires et des
rapprochements des comptes siège/agence ; liaison permanente et
étroite avec les autres départements de l'entreprise pour la mise
en place d'une procédure permettant une meilleure information comptable
et gestion du portefeuille des créances.
ü Le financier : travaille en
collaboration avec le chef comptable. Il a pour rôle de superviser toutes
les transactions financières effectuées au sein de
l'entreprise ; de faire les analyses financières des
résultats comptables obtenus au cours du mois qu'il transmet sous un
rapport après vérification du DGA et du DG.
ü Le fiscaliste : s'occupe
règlements des impôts sur salaires (IRPP, CFC, FNE, RAV et Taxe de
développement local) et des cotisations à la CNPS, s'occupe
des opérations de TVA avec le fisc, règle les impôts sur
chiffre d'affaires mensuel.
ü Le service gestion de stock :
dirigé par le responsable du stock, il a pour mission de vérifier
la livraison et la conformité des marchandises commandées ;
effectue le contrôle de stock, effectue l'approvisionnement des
agences ; surveille l'état des marchandises dans les
différents magasins de l'entreprise.
Ø Le service administratif et ressources
humaines : dirigé par le responsable des ressources
humaines, il pour tâche la gestion quotidienne des ressources humaines
de l'entreprise et s'occupe des tâches telles que le recrutement du
personnel, la gestion de l'effectif du personnel, le règlement des
conflits entre les employés.
Le service informatique : dirigé
par un informaticien, il a pour missions de garantir l'intégrité,
la sécurité, l'assistance et la sauvegarde de toutes les
données informatiques de l'entreprise, d'apporter un entretien et une
maintenance du parc informatique, s'occupe de la maintenance du logiciel
comptable Open ERP, exécute les tâches sur celui-ci et assiste les
utilisateurs, de faire les propositions et choix techniques sur l'achat du
matériel informatique.
Le service commercial : dirigé
par le chef commercial, il a pour mission d'établir et d'élaborer
des stratégies lui permettant d'atteindre les objectifs en terme de
ventes des produits, assiste la clientèle, reçoit les clients,
suit les règlements des clients et supervise le travail de tous les
commerciaux de l'entreprise.
Le service froid et climatisation :
dirigé par le directeur général adjoint, il est
composé d'un ensemble de techniciens en froid et climatisation. Il a
pour rôle d'assurer l'installation, la maintenance et le suivi des
climatiseurs vendus par l'entreprise. Il effectue aussi les travaux des tiers
en ce qui concerne son domaine.
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