I.2.2. INSCRIPTIONS DANS LES UNIVESRITES DE LA RDC19
L'inscription, c'est juste un enregistrement sur un document
ou autre support (d'un nom ou d'une mention) en vue d'une adhésion.
C'est ainsi que, pour l'adhésion d'un candidat dans les
universités et institutions supérieures Congolaises, plusieurs
exigences sont mises en place par le ministère d'enseignement
supérieure et universitaire.
En effet, le processus d'inscription dans les institutions
universitaires, est la première et incontournable voie par laquelle tout
étudiant doit passer pour commencer son parcourt universitaire. Ainsi,
la qualité d'étudiant s'obtient soit par la confirmation pour les
nouveaux étudiants, soit par le renouvellement de l'inscription pour les
étudiants des classes montantes.
La confirmation ou le renouvellement de l'inscription se fait
par le paiement des frais d'études et sont sanctionnés par la
remise d'une carte d'étudiant. Cette carte donne l'identité de
l'étudiant (nom, et post-noms, lieu et date de naissance, sexe) ; elle
porte sa photo, indique son numéro matricule et l'année
d'étude dans laquelle il est inscrit.
Cependant, voici quelques exigences et modalités
relatives à l'inscription, que le ministère d'enseignement
supérieur et universitaire prévoit dans le Vade-mecum du
gestionnaire d'une institution d'enseignement supérieur et
universitaire.
1. Enregistrement des candidatures
Les étudiants désireux de s'inscrire, adressent
directement leur demande à l'établissement conformément au
formulaire d'inscription qui sera présenté en annexe. Ainsi, le
candidat a la possibilité d'opérer deux choix sur ce formulaire
en tannant compte des sections organisées par l'établissement, ce
qui n'est pas le cas à l'UCBC.
Les demandes seront immédiatement enregistrées
dans les cahiers prévus à cet effet, l'un pour les anciens
diplômés et l'autre pour les nouveaux. Cet enregistrement se fera
moyennant un payement d'une somme d'argent fixée par le Ministère
de tutelle.
Les inscriptions se dérouleront en deux temps,
d'abords pour les anciens, ensuite pour les nouveaux. Sur base des
renseignements contenus dans les bulletins, il ya lieu d'élaborer des
tableaux de synthèse reprenant pour chaque candidat les
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renseignements essentiels pour l'examen de sa candidature et
la prise de décision (voir le modèle à l'annexe A).
Enfin, cette phase d'enregistrement est capitale pour la
réussite des inscriptions, elle exige une attention particulière
des responsables.
2. Commission des inscriptions des candidats
Il sera créé, au sein de chaque
établissement une commission des inscriptions qui, aura pour tâche
d'organiser et de suivre toutes les opérations des inscriptions et
d'examiner toutes les candidatures au sein de l'établissement. Ainsi,
cette commission décidera si le candidat est admis ou non.
Cette commission devra chaque fois se réunir et
établir un procès verbal pour chaque réunion. Elle sera
ainsi dirigée par, le chef de l'établissement ou son
délégué et comprendra les membres suivants :
- Les membres du Comité de Gestion,
- Les doyens de faculté/chefs de section ou leurs
délégués,
- Le responsable du service des inscriptions, qui en sera le
secrétaire.
Ainsi, les recommandations pour l'inscription doivent
être examinées par la commission dans le respect des
critères d'inscription.
3. Publication des listes
Chaque établissement est obligé de publier la
liste des candidats retenus le plus rapidement possible entre autre voie
d'affichage et en utilisant les mas médias. Ainsi, il informera les
candidats retenus par le moyen approprié. Selon le Vade-mecum, la liste
sera diffusée avant le 15 septembre pour les anciens
diplômés d'Etat.
Quant aux nouveaux diplômés d'Etat, dont les
dossiers seront examinés en Septembre, il faut communiquer à
chaque candidat la décision prise avant le 15 Octobre.
Après la confirmation de leur inscription, le
secrétaire Générale académique établira les
attestations d'admission dont une copie sera versée dans le dossier de
chaque étudiant. L'établissement devra transmettre au
ministère de tutelle le plus rapidement possible ; la liste des
étudiants inscrits suivant le modèle en annexe (annexe B),
groupés par faculté/section et en ordre alphabétique.
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4. Contrôle physique des
étudiants
Le Vade-mecum, prévoit après trente jours du
début des cours des premiers graduats et des années
préparatoires que chaque établissement devra procéder au
contrôle physique des étudiants inscrits et annuler l'inscription
des absents.
A ce moment, chaque candidat doit avoir confirmé son
inscription et complété son dossier. Ainsi, ce dossier comprendra
les éléments ci-dessous :
- Bulletin d'inscription,
- Original du diplôme,
- Quatre photos passeport,
- Une copie de l'attestation d'inscription,
- Attestation de naissance,
- Une photocopie de la carte d'identité,
- Une attestation de bonne vie et moeurs,
- Une attestation de paiement du minerval et des frais
d'études.
En effet, le comité de gestion, a la tâche
dès le début de la rentrée académique, d'attirer
l'attention des étudiants admis sur le fait que celui qui n'aurait pas
son dossier en ordre verra son inscription annulée.
Après cette date, aucune inscription ne sera
acceptée. Une liste définitive est ainsi présentée
suivant le modèle de l'annexe B et sera envoyée au
Ministère de tutelle.
5. Minerval et frais d'études
Le minerval est un montant obligatoire payé par le
candidat et est fixé par le Ministère de tutelle.
Néanmoins, les frais d'étude font l'objet de la concertation
entre les différents composants de l'établissement après
approbation de la tutelle.
6. Mission de contrôle
Vers la fin du processus d'inscription au sein de
l'établissement, le ministère de tutelle envoie au courant du
mois de Décembre une mission pour contrôler la présence
physique des étudiants, la régularité des inscriptions et
les dossiers des étudiants au sein de chaque établissement.
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Enfin, pour que l'opération des inscriptions se
dérouler normalement, il faudra exiger de tous les agents administratifs
concernés qu'ils soient ponctuels au service, qu'ils fassent preuve de
beaucoup de discipline et d'une honnêteté sans faille.
7. Conclusion
L'inscription d'un étudiant d'une année
préparatoire ou d'un premier graduat est décidée par la
commission des inscriptions de l'établissement, celle d'un
étudiant d'une année supérieure est décidée
par le comité de gestion sur avis de la Faculté/Section tandis
que celle d'un élève libre ou auditeur libre est
décidée par le Secrétaire général
académique, sur avis de la faculté/section concernée.
Enfin, l'inscription d'un étudiant d'une année
préparatoire ou d'un premier graduat est réputée effective
après paiement des frais d'études et dépôt des
documents suivants :
· Original du diplôme ou certificat d'études
antérieurs donnant accès aux études
sollicitées ; l'étudiant inscrit la même
année que celle de la réussite à l'examen d'Etat
déposera l'original de son diplôme dans deux mois qui suivent la
remise des diplômes d'Etat par le Ministère ayant l'enseignement
primaire et secondaire dans ses attributions. Dans l'entre-temps, il sera
inscrit sur base du palmarès de l'examen d'Etat ;
· Une copie de l'attestation d'inscription ;
· Une copie de la preuve du paiement du minerval ;
· Une photocopie de la carte d'identité ; une
attestation de bonne vie et moeurs datée de moins de trois mois ;
· Une attestation de naissance ;
· Quatre photo-passeports ;
· Un certificat médical daté de moins de
trois mois, attestant que le candidat est physiquement apte à suivre des
études supérieures et universitaires.
Ces documents sont conservés dans le dossier de
l'étudiant au Secrétariat général
académique.
L'inscription d'un étudiant d'une année
supérieure est réputée effective après paiement du
minerval et dépôt des documents suivants :
· Une copie du certificat de réussite de
l'année antérieure ;
· Une photo passeport ;
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· Une copie de la preuve du paiement des frais
d'études et de l'inscription au rôle.
Il tient aussi de signaler que, le Vade-mecum compte tenu de
ce qui précède, possède à son sein, un calendrier
des inscriptions dans les universités et institutions supérieurs
; qui commence au début Juin par la constitution de la commission des
inscriptions et se termine le 25 Novembre par le contrôle physique des
étudiants et l'envoie de la liste définitive des inscrits au
Ministère de tutelle.
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