Rapport de stage Arche d'Alliance

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE

INSTITUT SUPERIEUR TECHNIQUE D'ETUDES EN GESTION

ET EN INFORMATIQUE

E - Mail: [e-mail]

B.P: 6193 BUKAVU

RAPPORT DE STAGE EFFECTUER A L'ARCHE D'ALLIANCE DU 25MARS AU 25 AVRIL 2013

DEPARTEMENT D'INFORMATIQUE DE GESTION

Par : BASHANGWA BARHAKABE Fabien

Travail de fin d'étude présenté et défendu

En vue de l'obtention du Diplôme de Graduat

En Informatique de Gestion.

Promotion G3: I.G

Encadreur: Roger

EPIGRAPHE

Ø Ne vous inquiétez de rien mais en toutes choses exposez vos requêtes à Dieu par des prières et des supplications avec des actions de grâce, et la paix de Dieu, qui surpasse toute intelligence, gardera vos coeurs et vos pensées dans le christ jésus 

Philippiens 4:6-7

Ø On ne doit pas accorder sa confiance à quelqu'un qui ne sourit jamais

Ø La mort en elle-même n'est pas un problème puisque c'est une certitude. En faite le seul vrai problème c'est la date

BASHANGWA BARHAKABE Fabien

DEDICACE

A l'Eternel notre Dieu; car il est plein de grâce et miséricordieux, lent en la colère et riche en bonté. Notre refuge et notre force, un secours dans les détresses. C'est pourquoi nous ne craindront point, quand la terre serait transportée de sa place et que les montagnes seraient remuées et jeté au coeur des mers.

A mes très chers parents SHAMPUNGU BARHAKABE Daniel et VICTOIRE MAHESHE

Pour m'avoir donné la vie investie en moi, toutes leurs forces, leurs richesses, ce que je m'entends devenir aujourd'hui trouve ces racines dans leurs engagements, leurs amours et assistance.

A mes frères et soeurs, ami (es), camarades et collègues: Julie Kendja, général juja, Samuel, Mugoli et Maombi Barhakabe, Assani, Odette, France Rudha, Gogo, Colby, Alain, John, etc.

A vous tous qui craignaient l'Eternel notre Dieu.

Je dédie ce travail.

BASHANGWA BARHAKABE Fabien

REMERCIEMENTS

Vous avez déjà ressenti cette merveilleuse sensation d'être à votre place de ne pas avoir peur du présent ni du future ? De vous sentir en sécurité de faire de toi-même le meilleur ? Il ya un mot qui définit bien ce sentiment et ce mot c'est l'AMOUR c'est ce que je ressens pour ma famille ; pour mon institution ; pour mes amis(es) et pour l'association dont nous avons passée notre stage de professionnalisation ;

Parmi ces personnes nous remercions d'abords nos chers parents SHAMPUNGU BARHAKABE Daniel et VICTOIRE M'MAHESHE qui ont bien voulu nous léguer les études en se dépouillant parfois de leurs devoirs ;

Nos vifs remerciements s'adressent :

Nous tenons aussi à exprimer nos sentiments de reconnaissance au corps académique de l'institut supérieur technique d'Etude en gestion et en Informatique ISTEGI/BUKAVU, plus particulièrement aux professeurs, masters; chefs de travaux et assistants en Informatique et gestion pour la formation et l'encadrement qu'ils nous ont fournis.

Au chef de bureau ARAL pour le sentiment d'accueil qu'il a témoigné en notre faveur,

A mes encadreurs ROGER, et ROY pour leurs encadrements en notre faveur sur le terrain,

Nos gratitudes remerciements aux frères et soeurs, aux camarades général juja, Julie Kendja, Samuel, Mugoli, Maombi, Assani, Odette, France Rudha, Gogo, Colby, Alain, John, Faustin, Omar, Jeff,...

Que tout celui dont le nom n'a pas été cité dans ce travail trouve ici l'expression de notre profond remerciement.

BASHANGWA BARHAKABE Fabien

SIGLES ET ABREVIATIONS

· ARAL : Arche D'alliance ;

· A.G : Assemblée Générale ;

· C.A : conseil d'Administration ;

· A.S.B.L : Association Sans But Lucratif ;

· I.S.T.E.G.I : Institut Supérieur Technique d'Etudes en Gestion et en Informatique ;

· B.C : Banque Congolaise

· R.D.C : République Démocratique du Congo ;

· I.G : Informatique de Gestion ;

· Prog : programme ;

· G.R.H : gestion des ressources humaines

O. INTROQUCTION

O.1.PROBLEMATIQUE

L'ISTEGI/BUKAVU organise pour ses futurs finalistes, un stage de professionnalisation pour marier la théorie à la pratique.

En effet, C'est dans ce cadre que les finalistes de la G3 Informatique de Gestion (I.G) se retrouvent dans des différentes O.N.G, des Entreprises privées ou publiques,...

Pour répondre à cette obligation scientifique L'ISTEGI/BUKAVU envoie sur terrain c.à.d. dans des différentes O.N.G, des Entreprises privées ou publiques,...pour qu'ils préparent leurs future vie professionnelle.

C'est dans cette optique que nous-nous sommes retrouvés à L'O.N.G Arche D'Alliance (ARAL en sigle) qui nous a hébergées pendant un mois.

Notre plus grande préoccupation était basée dans le savoir de comment fonctionne l'ARAL, son objectif,...

O.2.HYPOTHESE

O.3 METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES

O.3.1. METHODES

Nous avons utilisés dans ce travail les méthodes suivantes :

- Méthode historique : nous a permis à connaitre l'historique de l'O.N.G Arche d'Alliance ;

- Méthode structuro fonctionnelle : elle nous a servis à tracer et à interpréter l'organigramme de l'ARAL ;

- Méthode statique : nous a aidés à savoir les nombres des agents et des enseignants de l'ARAL ;

O.3.2. TECHNIQUES

Interview : elle nous a aidé aussi à échangé avec les enseignants de l'ARAL ;

O.4 Ressources.

L'ARAL possède des ressources humaines, matérielles et financières ;

O.4.1 Ressources humaines : l'association Arche d'alliance possède 32 agents au niveau national ; à Bukavu le bureau qui coordonne a 6 agents et le centre d'informatique possède 14 agents dont 9 hommes Et 5 femmes ;

O.4.2 Ressources matérielles : l'association Arche d'alliance a des matérielles telles que : les ordinateurs, les photocopieuses, des imprimantes, des stabilisateurs, les rallonges, un groupe électrogène, les motos, les véhicules, les tables, des chaises ; les ventilateurs ;

O.4.3 Ressources financières : les ressources de l'association sont constituées des :

· De la contribution ponctuelle des membres ;

· Des cotisations volontaires des membres effectifs ;

· Des dont et libéralités ;

· Des prestations de services

· Les revenus des activités d'autofinancement de l'organisation ;

O.5. DIFFICULTE RENCONTRE

Nous nous sommes heurtés à des différentes difficultés lors de notre stage de professionnalisation et cela a été du à l'absence de certains agents de l'ARAL car le mois de notre affectations était leur période de terrains alors cela à engendré pour eux une grave invisibilité, les difficultés de ce rapport sont un peu nombreuses car nous étions dans un milieu des humains telle que nous sommes aussi.

O.6 SUBDIVISION DU TRAVAIL

Notre rapport de stage se subdivise en 2 grands chapitres à l'exception de l'Introduction, la suggestion et de la conclusion à savoir :

Chap. Ier : il est consacré à la présentation de l'O.N.G-ARAL ;

Chap. II : Déroulement de stage ;

CHAPITRE I^ER PRESENTATION DE L'O.N.G-ARAL

1.1. Historique : Arche d'Alliance ARAL en sigle a été créée entre les soussignés à ces statuts, le 10 Décembre 1997 c'est une Association sans but lucratif de promotion de la paix, de défense des droits humains et de développement communautaire. Conformément à la loi en vigueur portant des dispositions générales applicables aux ASBL et aux Etablissements d'utilité publique. L'association peut créer des bureaux des liaisons au niveau de chef lieu d'autres provinces, à l'étranger, ainsi que des bureaux d'antennes au niveau des territoires ou des communes ;

1.2. STATUT JURIDIQUE

Arche d'alliance est une association sans but lucratif (A.S.B.L en sigle) ;

1.3. Localisation

L'ARAL a son siège à Uvira dans la province du Sud-Kivu ce pendant le siège peut être transféré d'un lieu dans le rayon d'action sur décision de l'Assemblée Générale. Parmi Ces bureaux de liaison l'un se trouve dans la ville de BUKAVU dont nous avons passé notre stage de professionnalisation. Nous allons délimiter ARAL/BUKAVU dans le temps et dans l'espace ;

Ø Dans le temps : il siège à Bukavu dans la commune d'Ibanda, dans le quartier Ndendere à 150mettre du rondpoint Feu Rouge ;

Ø Dans l'espace :

Elle est limitée par :

· Au nord : par la Banque Congolaise(BC)

· Au sud : par l'établissement DATKO

· A L'EST : par l'établissement MUKUBAGANYI

· A l'OUEST : par l'hôtel Résidence

1.4. Objectif

L'association poursuit des objectifs ci-après :

Ø Surveiller, enquêter et documenter, cas des conflits et des violations des Droits humains en vue de mener des actions apportées en faveur de leurs préventions ;

Ø Former les citoyens à la connaissance d'informatique, et en langue française et Anglaise ;

Ø Vulgariser les instruments juridiques tant nationaux, régionaux qu'internationaux de protection des droits humains en vu de contribuer à la promotion d'une culture de respect de la dignité humaine ;

Ø Apporter une assistance juridique aux personnes vulnérables et défavorisées en vue de contribuer à la lutte contre l'impunité ;

Ø Contribuer à la consolidation de la cohabitation pacifique de la communauté de base par la transformation positive des conflits en vue de promouvoir une justice sociale et développement socio-harmonieux ;

1.5 Domaine d'intervention

Ø Pacification par la transformation positive des conflits ;

Ø Promotion et défense des droits humains, détenus, femmes, enfants, et autres personnes bénéficiaire des actions de l'organisation ;

Ø Bonne gouvernance et Démocratique ;

Ø Développement communautaire et gestion positive de l'environnement et des Ressources Naturelles ;

1.6 Mission de l'ARL

ARAL poursuit une mission de Contribuer à la restauration d'une paix durable dans un Etat des droits ou le respect des droits humains est garanti en faveur d'un développement intégral de la société ;

1.7 Organigramme de l'ARAL

Commission de contrôle

A.G

C.A

Coordination

G.R.H

Chargé de finance

Chef des projets

Chargé de programme

Logisticien

Comptable

Superviseurs

Secrétaire et caissière

Animateurs

Base des données

Assistance juridique

Formation et renforcement des capacités

Chauffeurs

Gardien

1.7.1 Organigramme du centre informatique Arche d'alliance

Chef de centre

Secrétaire

Chargé de programme

Réception

Enseignants

Sentinelle

1.7.2. Fonctionnement de l'organigramme :

Ø A.G : assemblée Générale se compose de tous les membres effectifs de l'association :

· Elle se définit et donne les grandes orientations de l'association ;

· Elle approuve et modifie les statuts et règlements d'ordre intérieur de l'association sur proposition du conseil d'Administration ;

· Elle élit et révoque les membres effectifs de l'association ;

· Elle se réunit une fois l'an en session et toute fois en Assemblée extraordinaire en cas de besoin ou d'urgence ;

· Elle peut siéger valablement et délibérer si le 2/3 des membres sont présents ;

· Chaque membre dispose d'une seul voix nul ne peut voter par procuration ;

· Le président du C.A convoque et dirige les débats de l'A.G l'exception de l'A.G Elective lorsqu'un bureau d'élection doit élu séance tenante avant les élections des membres des nouveaux organes des dirigeants ;

· Toutes les réunions ou sessions de l'A.G sont sanctionnées par les procès verbaux tenus par le secrétaire du C.A ;

Ø C.A : le conseil d'Administration est l'organe de conception, de consultation d'exécution des résolutions de l'A.G :

· Il est composé du président, du vice président, du secrétaire du secrétaire adjoint, et de 3 conseillers ;

· Le C.A se réunit ordinairement une fois par semaine, en cas de nécessité il peut se réunir en réunion extraordinaire ;

· Ses décision sont prises à l'unanimité des membres ou à défaut à la moitié plus un des membres de C.A ;

· Le mandat des membres de C.A élus par l'A.G est de 5ans renouvelable une fois ses membres ne sont pas rémunérés par l'association et ne sont liés à celle-ci par aucun contrat de travail. Toutes les décisions et délibérations du C.A sont consignés dans les procès-verbaux rédigés et tenus par le secrétaire rapporteur ;

Ø Commission contrôle : est l'organe chargé de procéder au contrôle administratif, des opérations comptables et financières de la coordination. Elle est composée de 3 membres élus par l'A.G qui se réunissent une fois par semestre, ils peuvent se réunir en réunion extraordinaire toutes les fois que la nécessité l'exige ;

· Les rapporteurs d'activités de la commission sont présenté à l'A.G et réservés à la coordination; à la fin de chaque année elle procède à un audit interne d'évaluation de la gestion annuelle des finances.

· En cas de conflit, le service des finances de la coordination disponibilise à temps tous les outils de travail nécessaires pour faciliter l'action de la commission ;

· Ils exercent ce contrôle toutes les fois qu'il ya soit : dénomination d'un quelque détournement de fonds ou de me gestion par la coordination. Ils se réunissent une fois le mois et chaque fois que c'est nécessaire en réunions extraordinaires ;

Ø Le bureau de coordination

Ce bureau de coordination coordonne au quotidien toutes les activités de l'organisation :

· Il organise et assure le suivi de l'exécution réelle des projets, et rends compte au conseil d'administration ;

· Le membre du bureau de coordination n'ont pas un mandat fixe, car ils ne sont plus élus par l'A.G ;

· Le bureau de coordination travail quotidiennement pour la bonne administration de l'association. Il se réunit en session ordinaire à la fin de chaque mois et en session extraordinaire en cas de nécessaire ;

· Le coordinateur signe les correspondances à adresser au partenaire national ou étranger et informe le présidant du C.A ;

· Le bureau de coordination gère les finances de l'association à travers la comptabilité de la coordination, supervisée par le coordinateur et l'administrateur gestionnaire à condition de faire rapport mensuellement au C.A ;

· Le bureau de coordination est composé de tout les personnels de l'organisation ayant des contrats à durée déterminée et à durée déterminée, des journaliers et des volontaires affectés pour l'évolution des activités menées par l'association dans ses domaines d'intervention ;

Ø G.R.H :

· Il remplace le coordinateur en cas d'empêchement ;

· Il supervise toutes les activités de l'organisation sur le plan administratif ;

· Il propose au coordinateur des idées innovatrices pour la bonne marche de l'organisation ;

· Il participe à la planification des activités de l'organisation et veille à son exécution ;

· Il transmet hebdomadairement les rapports d'activités au coordinateur ;

· Il propose au coordinateur l'engagement d'une nouvelle unité et les sanctions disciplinaires au personnel fautifs de l'organisation ;

· Il prépare les contrats du personnel et vérifie régulièrement si tout les dossiers sont complets ;

Ø Le chauffeur :

· il conduit régulièrement le véhicule ;

· il veille au respect des normes d'usage de véhicules ;

· il fait les petits entretiens du véhicules ;

· il informe à temps la hiérarchie sur l'état du véhicule ;

· il tient régulièrement le carnet de bord de véhicule ;

Ø Le gardien

· il s'occupe de la sécurité, et de la réception des visiteurs ;

· il s'occupe de la sécurité de biens et matérielles de l'organisation ;

· il maintient la propriété de la parcelle du bureau de l'organisation ;

Ø Chargé de finance 

· Il participe à l'élaboration du budget et de trésorerie ;

· Il vérifie et valide des demandes de paiement ;

· Il centralise le rapport le rapport hebdomadaires des secrétaires comptable avant de les soumettre à la hiérarchie coordinateur ;

· Il tient le livre de banque et fiche des suivi budgétaires ;

· Il planifie et fait le suivi financier des secrétaires comptables ;

· Il transmet au coordinateur les rapports financiers d'activités,...

Ø Logisticien

· Il tient tous les documents nécessaires de gestion (fiche de stocks, carnet de bord des engins, bon de commande et de réception, demande de réparation et d'entretient des engins,...) ;

· Il fait la gestion et le suivi de stock de tous les biens de l'organisation ;

· Il fait le rapport hebdomadaire et mensuel de la situation général du stock à la hiérarchie ;

Ø Comptable 

· Il tient journalièrement la comptabilité des activités du projet;

· Il garde toutes les pièces justificatifs et les documents comptables ;

· Il garde la fiche des immobilisations de l'association dans le cadre de l'exécution de ce projet ;

· Contrôle régulièrement le livre de caisse ;

· Rend régulièrement rapport au charge des finances ;

Ø Caissière

· Elle garde de fonds de l'organisation ;

· Elle fait la dactylographie des rapports ;

· Elle met à jour le livre de caisse bon de sortie et bon d'Entrée ;

· Elle garde l'une des clés des coffre fort ;

· Elle peut décaisser le fond sur base d'un ordre du coordonateur ;

Ø Chargé de programme

· Il (elle) fait le suivi des activités de tous les programmes et services d'appui à la l'organisation ;

· Il remplace le gestionnaire de Ressources humaines en cas d'empêchement ;

· Il propose pour appréciation à la hiérarchie les besoins matériels et techniques de l'organisation ;

· Il planifie les activités de l'organisation et les transmet pour approbation à l'administration gestionnaire ;

· Il propose à la hiérarchie la modification du chronogramme des activités en cas de besoin ;

· Il centralise et évalue tous les rapports d'activités de l'organisation et fait rapport au coordinateur ;

· Il (elle) centralise tous les rapports d'activités de programme et produits le rapport mensuel des activités réalisées par l'organisation ;

· Il veille au respect des calendriers opérationnels et exécution budgétaire ;

Ø Assistance juridique

· Il s'occupe de l'appui conseil juridique aux victimes de violations des droits humains ;

· Il traite les rapports sur les incidents produits par les enquêteurs et faits le suivi ;

· Il fait le suivi des tous les dossiers en justice ;

· Il fait le plaidoyer en faveur des bénéficiaires du projet au près des autorités compétente;

Ø Chef de projet :

· Il élabore des projets et il soumet des propositions à la hiérarchie ;

· Il demande aux animateurs les informations récoltées sur les terrains ;

Ø Superviseurs

· Il fait la surveillance, enquête et documentation (monitoring) des cas des violations des droits humains ;

· Il fait le suivi du plaidoyer même par les enquêteurs au près des autorités locales ;

· Il centralise les rapports hebdomadaires des enquêteurs avant de les envoyer à la hiérarchie ;

· Il fait le suivi des activités des structures de base ;

· Il planifie les descentes des suivi des activités des animateurs ;

Ø Animateurs 

· Faire la surveillance, enquête et documentation des cas des violations des droits humains ;

· Faire le plaidoyer auprès des autorités locales ;

· Rédiger les rapports hebdomadaires des activités liées aux activités de l'organisation ;

· Sensibiliser la communauté au respect des droits humains ;

· Elabore des rapports sur les incidents de protection et proposer des solutions a qui de droit ;

· Faire l'analyse des conflits individuels et intercommunautaires ;

Ø Base de données

· Enregistres les données et faire les actualisations ;

· Faire la maintenance des appareils informatiques ;

· Former d'autres agents en informatique ;

· Assumer d'autre fonctions lui confiées par la hiérarchie ;

· Faire la saisie des rapports et correspondances ;

· Donner des conseils techniques à l'organisation en matière d'utilisation des appareils informatiques ;

Ø Formation et renforcement des capacités

· Il s'occupe à la formation en informatique ;

· En anglais et français ;

· Elle apprend à connaitre les droits de l'homme ;

1.7.3. Fonctionnement de l'organigramme du centre

Ø Le chef de centre : il est le chef du centre il contrôle toutes les activités, il convoque tout les membres et il leurs donne des ordres et la dernière décision lui revient ;

Ø Le chargé de programme : il contrôle les formateurs, s'occupe des stagiaires et il les donnes des programmes d'activité ;

Ø Secrétaire : il (elle) reçoit le payement des syllabus et il (elle) exécute ce que le chargé de programme lui donne ;

Ø Réceptionniste : il (elle) donne aux nouveaux apprenants le renseignement sur le fonctionnement du centre ;

Ø Enseignants : le centre a 10 formateurs dont 7 hommes et 3 femmes ;

Ø Sentinelles : il fait la sécurité du centre et il s'occupe de la propriété ;