I.1.5 Organisation du deuxième classeur :
les documents de caisse
Une fois les pièces reçue ou émises par
la caissière, celle-ci sont transmise au comptable chargé de leur
saisie informatique ici les pièces sont classées comme
suit :
Pièces comptables :
1) Mois N (page de garde)
2) Pièces comptables (imputées et saisies) mois
N
· Brouillard de caisse de chaque jour
· chèque payé à la caisse
· reçu de versement
· chèque d'approvisionnement caisse
· bordereau de versement espèce
· fiche de retrait
I.1.6 Organisation du 3ème classeur : les
correspondances avec la clientèle
Elles sont également classées par ordre
chronologique et individualisés.
Parmi et par tours et sont classés comme suit :
1) Mois N (page de garde)
· Pièces comptables
· ordre de virement
· avis de crédit
· Ticket d'agios
· Lettres de réclamations initiées par les
clients
3) les dossiers de crédits
· Demandes de crédits
· Tableaux d'amortissements des crédits
octroyés
· Les modifications d'accord de crédit
· Les garanties accordées à l'appui des
crédits
I.1.7 Précautions administratives
Les opérations de trésorerie doivent respecter
rigoureusement les règles de sécurité pour
éviter les risques dans leur réalisation.
a) Pouvoirs auprès des banques
Tous les pouvoirs des banques sont du ressort du directeur
général, qui peut les déléguer au chef d'agence.
Cette délégation est écrite par ordre d'importance de
risques.
b) Effets impayés
Tout effet retrouvé impayé doit être
accompagné d'un avis indiquant le motif de l'impayé ;
cette disposition est obligatoire seul le directeur général peut
autoriser la représentation d'un effet rentré impayé.
c) Le retrait des chéquiers
Les chèques sont des valeurs, les fraudes sur les
chèques peuvent se produire soit au sein de l'établissement soit
par les clients. En réceptionnant un chéquier, le responsable de
trésorerie devra vérifier la validité de celui-ci de
même en les mettant à la disposition des clients il doit
décompter le nombre des feuillets qui devrait correspondre à
celui indiquer sur le chéquier et conserver ces chéquiers dans
un coffre fort prévu à cette effet.
d) Le contrôle des agios
Le contrôle des agios se fait une fois par mois
en ce qui concerne les opérations avec sa clientèle et chaque
fois que ce relevé de compte est retiré.
- Parlant les opérations de banques. En effet, il
n'existe aucun suivi journalier, hebdomadaire permettant de s'assurer que la
banque détermine avec exactitude ces agios ou pour permettre à la
Coopérative Amana de réduire leur montant considérable. La
Coopérative Amana découvre le plus souvent leur existence tous
les mois lors du rapprochement bancaire.
-Les opérations avec la clientèle devraient
faire l'objet d'un suivi quotidien mais il n'en est rien. Le calcul d'agios se
fait après chaque quinzaine.
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