Formalisation informatique de la comptabilité hospitalière en RDC. Cas des Centres de santé

INTRODUCTION GENERALE

0.1. PROBLEMATIQUE

L'informatique apparaît aujourd'hui comme un élément déterminant de la compétitivité de tous les secteurs économiques et même de l'évolution de la société, par son impact dans des domaines comme la santé, l'économie, la comptabilité, l'éducation, les loisirs, l'environnement... Nul ne peut prétendre être dispensé de l'utilisation de cette technique qu'est l'informatique.

La numérisation et le rôle des logiciels deviennent prédominants dans l'ensemble des secteurs de la vie de l'homme. Dans la comptabilité - une technique qui a pour but l'organisation des écritures par le choix judicieux des livres et des comptes nécessaires enfin d'en suivre facilement les opérations et d'en présenter le résultat^1(*)- ,par exemple, l'informatique occupe une place de choix dans l'enregistrement et traitement des données comptables. On parle dans ce cas de la comptabilité informatique.

L'intérêt d'une comptabilité informatique ne réside pas uniquement dans la transcription pure et simple sur ordinateur de tâches manuelles. Celle-ci offre toutefois des aspects non négligeables :

- Un gain de temps conséquent entre une saisie informatique et le report manuel des chiffres sur des journaux.

- Une minimisation des erreurs souvent dues aux retranscriptions successives de chiffres et à la taille des données à traiter,

- L'automatisation des calculs.

Ce qui différencie principalement la comptabilité informatique de la comptabilité manuelle c'est le devenir de l'information et son exploitation.

En effet, en comptabilité manuelle toute opération fait l'objet d'un report sur journaux et grands livres selon un ordre précis, le plus souvent chronologique. Ceci répond à l'obligation légale de tenue des livres. Elle n'offre cependant pas aux décideurs de l'entreprise d'outils pratiques de conduite de celle-ci. L'information comptable reste en grande partie inexploitée et inexploitable à moindre coût.

Ainsi tout au mieux obtient-on au jour le jour une situation chronologique. Toute prospective, toute analyse budgétaire nécessite soit l'élaboration au coup par coup d'états avec des critères à partir des journaux légaux, soit de tenir quotidiennement des journaux selon des critères autres que chronologiques.

Dans tous les cas, l'information comptable doit être traitée manuellement sous plusieurs formes, celle pour les besoins légaux, et celle pour les besoins ponctuels de tableaux de bords.

Par contre, en comptabilité informatique il en va autrement. Une opération équivaut à une comptabilisation unique, donc une seule saisie. De cette comptabilisation unique, le logiciel va générer de lui-même les documents comptables légaux et administratifs qui en découlent. Non seulement ces documents d'ailleurs, mais tous ceux que l'on peut juger opportun d'éditer pour avoir la meilleure vue possible sur un secteur de l'entreprise, ou sur son ensemble.

L'état déplorable de l'infrastructure informationnelle dans les pays du tiers monde et notamment en Afrique reste connu comme un casse-tête de la gestion moderne de l'information. Parmi les grandes polémiques qui constituent les pierres d'achoppement pour le Nouvel Ordre Mondial de l'Information et de la Communication (NOMIC), la littérature soulève le grand déséquilibre observé entre les différentes régions du monde dans leurs potentiels techniques, culturels et humains susceptibles de les conduire, dans un rythme équilibré, vers une équité générale dans la génération, le traitement, l'accès et l'échange de l'information scientifique et technique^2(*).

La République Démocratique du Congo, soucieuse de faire gérer toutes les entreprises congolaises selon le plan comptable général congolais^3(*), n'est pas en marge de ce constat. En effet, nombreuses entreprises et organisations telles que les institutions sanitaires, bien qu'ayant intégré l'ordinateur dans leur gestion des données comptables, n'ont pas encore atteint le niveau de concevoir des systèmes automatisés dans ce domaine. Les données, dont parfois le volume est gigantesque, constituent pourtant la matière première de leur activité et nécessitent une attention et une rigueur particulière dans leur gestion.

Les institutions sanitaires de premier échelon (Centres de santé) en RDC en sont des cas concrets. En effet, une lenteur s'observe dans le traitement et production des données relatives à la comptabilité. En plus, les opérations qui se font encore manuellement entraînent un casse-tête dans le service de la comptabilité ;ce qui est à la base de l'imprécision dans les calculs, l'incrédibilité des états financiers produits, la mauvaise tenue des documents comptables et même l'inexistence de certains d'entre eux.

Partant de la problématique formulée ci haut, les questions suivantes font l'objet principal de notre investigation :

ü y a-t-il moyen de rationaliser l'exploitation de la comptabilité dans les institutions de santé en y appliquant les nouvelles technologies de l'information (NTI) ?

ü Quel serait le modèle le mieux approprié à la conjoncture et à l'organisation actuelle de ces institutions ?

Ces préoccupations constituent le point de départ de notre recherche sur lequel il sied de suggérer une réponse anticipative.

0.2. HYPOTHESE

Un système automatisé avec un logiciel simple s'appuyant sur une base de données pourrait améliorer efficacement la gestion en générale et la tenue de la comptabilité en particulier et offrir ainsi la possibilité d'exploiter au maximum les institutions de santé de premier échelon.

* ¹ K. M. NGINDU, C. PEROCHON, comptabilité générale élémentaire, Ed.Foucher, Paris, 1989, p.2

* 2 M. BEN HENDA, Les réseaux électroniques d'information en Afrique à la recherche du maillon perdu (en ligne), ISD Tunis / CEM-GRESIC, Bordeaux 3, 1997. ( http://www.benhenda.com/publications/1997_reseaux-afrique.htm consulté le 04 Février 2009).

* ³ Ordonnance n°76/150 du 16 juillet 1976 fixant le plan comptable général Zaïrois (en ligne), Moniteur Congolais, 1 Septembre 1976. ( http://www.glin.gov/view.action?glinID=151439 consulté le 07/09/2009).