Formalisation informatique de la comptabilité hospitalière en RDC. Cas des Centres de santé

EPIGRAPHE

«  Contrôler et toujours contrôler, c'est gérer efficacement »

Principe de Gestion

E. M'BAL MWINANTEMBU

DEDICACE

À mes regrettés parents VIHAMBA MITHIMBO MBASSA Célestin et KAHINDO KINANE Antoinette,

Au regretté petit frère KASEREKA VIHAMBA pour tout ce que vous avez fait pour moi pendant votre existence. Que Dieu vous élève au rang de ses illustres amis,

A mon père Pr. KAKULE MITHIMBO Paul et au frère P. KAHUKO Lanarès, pour vos sacrifices et votre amour à mon égard,

Au petit frère KAMBALE VIHAMBA Papy,

A toutes les personnes éprises de connaissance,

A ma future ego,

Nous dédions ce travail.

VIHAMBA MUYISA ITHAMYA Frédéric.

REMERCIEMENTS

L'ingratitude est un grand vice qui ne cesse, jusqu'aujourd'hui, de ronger le monde et qu'il faut buter hors de nos frontières car constituant un handicap au développement de notre nation.

Pour ce faire, nous sommes contraint, après notre cycle de graduat, de présenter nos remerciements à tout le monde qui a contribué d'une manière ou d'une autre à la réussite de ce travail.

Nous témoignons en premier lieu de la bienveillance nous accordée par l'Eternel notre Dieu qui n'a cessé de nous garantir protection et bonne santé dès le début jusqu'à la fin de notre cycle.

Nos remerciements s'adressent aux autorités tant académiques qu'administratives de l'Université Adventiste de Lukanga pour leur encadrement scientifique et spirituel à notre égard.

Nous tenons à remercier le C.T Ir Osée MUHINDO MASIVI, Directeur de ce travail, pour l'intérêt qu'il a manifesté tout au long de ce projet. Nous lui témoignons nos sentiments de gratitude pour l'oeuvre accomplie malgré ses multiples occupations.

Nous remercions, d'une manière particulière, les familles PALUKU KAHUKO Lanarès et KAKULE MITHIMBO Paul pour leur sacrifice, amour et soutien de nos études depuis notre bas âge jusque maintenant ; qu'ils trouvent ici le fruit de leur dévouement.

Nous avons un devoir moral au fonds social de la RDC pour son assistance financière à nos études.

Sans oublier les frères, soeurs, oncles, tantes, grand-mères, fils, filles tel que GISCARD K., Maman Fidé, IVETTE K., KAHUKO Défonse, KASEREKA KINANE, MUVATSI KASWERA, KAMBALE VIHAMBA, MITHIMBO fidé, MITHIMBO Emilie, MITHIMBO Jean Paul, ANNUARITE, STELLA, SOLANGE,... pour leur effort sans faille dans la contribution silencieuse pour le parachèvement de ce travail.

Aux camarades étudiants, compagnons de lutte : Yves w. M. Fadhili, F. Maliro, combo box, Desanges K., Mbayo, Chabala M., TSHIBANGU D., Osson, Immaculé, Osée Mbak, Deborah, Katelus, Sadiki M., Samy M., Sylvie M., Forest M., Médiane S., Aisha R., Sibamwenda J., etc., votre concours nous a élevé au rang des hommes scientifiques.

Des nombreuses références ont été faite à la littérature existante, il convient de rendre hommage à leurs auteurs pour nous avoir inspiré en la matière.

A fin que toute personne ayant marqué de son empreinte ce travail, trouve ici l'expression de notre profonde gratitude.

LISTE DE SIGLES ET ABREVIATIONS

C.S  : Centre de santé

CSR : Centre de santé de référence

PAS : Poste d'animation pour la santé

RDC  : République Démocratique du Congo

NOMIC  : Nouvel Ordre Mondial de l'Information et de la Communication

NTIC  : Nouvelles Technologies de l'information et de la communication

ONG : Organisation non gouvernementale

TFR : Tableau de formation du résultat

MERISE  : Méthode D'Etude et de Réalisation Informatique des Systèmes d'Entreprise

MCD : Modèle Conceptuel de Données

MCT : Modèle Conceptuel de Traitement

MLD : Modèle Logique de Données

MOPT : Modèle Opérationnel de Traitement

MOT : Modèle Organisationnel de Traitement

Ms : Microsoft

TFC : Travail de Fin de Cycle

UNILUK : Université de Lukanga

ISTM : Institut supérieur des techniques médicales

ZS  : zone de santé

HGR : Hôpital général de référence

PCA : Paquet minimum d'activités

GPS : global positioning system

PCGC : Plan comptable général congolais

TABLES DES MATIERES

EPIGRAPHE I

DEDICACE II

REMERCIEMENTS III

LISTE DE SIGLES ET ABREVIATIONS IV

TABLES DES MATIERES V

INTRODUCTION GENERALE 7

0.1. PROBLEMATIQUE 7

0.2. HYPOTHESE 9

0.3. CHOIX ET INTERETS DU SUJET 9

0.4. OBJECTIFS DU TRAVAIL 10

0.5. DELIMITATION DU SUJET 10

0.6. METHODE ET TECHNIQUES DE RECHERCHE 10

0.7. SUBDIVISION DU TRAVAIL 11

CHAPITRE PREMIER : 12

CONSIDERATIONS THEORIQUES ET GENERALITES SUR LES INSTITUTIONS SANITAIRES EN RDC 12

I. COMPTABILITE 12

I.1.HISTORIQUE DE LA COMPTABILITE 12

I.2. LE BUDGET 15

I.3. APERÇU GENERAL SUR LA GESTION DES STOCKS MEDICAMENTS 16

II. NOUVELLES TECHNOLOGIES ET INFORMATIQUE 17

III. GENERALITES SUR LES INSTITUTIONS SANITAIRES 20

CHAPITRE DEUXIEME: 23

LES ETUDES PREALABLES 23

II.1. REVUE DE LA LITTERATURE 23

II .1. LANCEMENT DU PROJET 25

II .1.1 Cadrage du projet 25

II .1.2. Etude de l'opportunité 25

II .1.3. Etude de la faisabilité 26

II .2. RECEUIL ET DE DIAGNOSTIC DE L'EXISTANT 27

II .2.1. Recueil des informations 27

Légende : 33

II.2.2. Diagnostic de L'existant 38

II.2.2.1. Les contraintes observées 38

II.2.2.2. Points forts 38

II.3. CONCEPTION OU ELABORATION DE LA SOLUTION 38

CHAPITRE TROISIEME 40

LES ETUDES DETAILLEES 40

III.1. LE MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES 40

III.1.0. Les règles de gestion pour modèle conceptuel des données 40

III.1.1. Le dictionnaire des données 40

III.1.2. Le graphe des dépendances fonctionnelles des données 42

III.1.3. le modèle entité association 43

III.2. TRAITEMENT DES DONNEES 44

III.2.1. LE MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS 44

III.2.2. Le MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT (MOT) 50

III.3. LE MODELE LOGIQUE DES DONNEES 52

III.4. LE MODELE PHYSIQUE DES DONNEES 53

III.5. LE MODELE OPERATIONNEL PHYSIQUE DE TRAITEMENT (MOPT) 54

CHAPITRE QUATRIEME : 55

REALISATION DE LA SOLUTION PRECONISEE 55

III.1. LES TABLES ET LES RELATIONS 55

III.2. LES REQUETES 55

III.3 LES ECRANS DES MENUS 55

CONCLUSION GENERALE 68

BIBLIOGRAPHIE 69

INTRODUCTION GENERALE

0.1. PROBLEMATIQUE

L'informatique apparaît aujourd'hui comme un élément déterminant de la compétitivité de tous les secteurs économiques et même de l'évolution de la société, par son impact dans des domaines comme la santé, l'économie, la comptabilité, l'éducation, les loisirs, l'environnement... Nul ne peut prétendre être dispensé de l'utilisation de cette technique qu'est l'informatique.

La numérisation et le rôle des logiciels deviennent prédominants dans l'ensemble des secteurs de la vie de l'homme. Dans la comptabilité - une technique qui a pour but l'organisation des écritures par le choix judicieux des livres et des comptes nécessaires enfin d'en suivre facilement les opérations et d'en présenter le résultat^1(*)- ,par exemple, l'informatique occupe une place de choix dans l'enregistrement et traitement des données comptables. On parle dans ce cas de la comptabilité informatique.

L'intérêt d'une comptabilité informatique ne réside pas uniquement dans la transcription pure et simple sur ordinateur de tâches manuelles. Celle-ci offre toutefois des aspects non négligeables :

- Un gain de temps conséquent entre une saisie informatique et le report manuel des chiffres sur des journaux.

- Une minimisation des erreurs souvent dues aux retranscriptions successives de chiffres et à la taille des données à traiter,

- L'automatisation des calculs.

Ce qui différencie principalement la comptabilité informatique de la comptabilité manuelle c'est le devenir de l'information et son exploitation.

En effet, en comptabilité manuelle toute opération fait l'objet d'un report sur journaux et grands livres selon un ordre précis, le plus souvent chronologique. Ceci répond à l'obligation légale de tenue des livres. Elle n'offre cependant pas aux décideurs de l'entreprise d'outils pratiques de conduite de celle-ci. L'information comptable reste en grande partie inexploitée et inexploitable à moindre coût.

Ainsi tout au mieux obtient-on au jour le jour une situation chronologique. Toute prospective, toute analyse budgétaire nécessite soit l'élaboration au coup par coup d'états avec des critères à partir des journaux légaux, soit de tenir quotidiennement des journaux selon des critères autres que chronologiques.

Dans tous les cas, l'information comptable doit être traitée manuellement sous plusieurs formes, celle pour les besoins légaux, et celle pour les besoins ponctuels de tableaux de bords.

Par contre, en comptabilité informatique il en va autrement. Une opération équivaut à une comptabilisation unique, donc une seule saisie. De cette comptabilisation unique, le logiciel va générer de lui-même les documents comptables légaux et administratifs qui en découlent. Non seulement ces documents d'ailleurs, mais tous ceux que l'on peut juger opportun d'éditer pour avoir la meilleure vue possible sur un secteur de l'entreprise, ou sur son ensemble.

L'état déplorable de l'infrastructure informationnelle dans les pays du tiers monde et notamment en Afrique reste connu comme un casse-tête de la gestion moderne de l'information. Parmi les grandes polémiques qui constituent les pierres d'achoppement pour le Nouvel Ordre Mondial de l'Information et de la Communication (NOMIC), la littérature soulève le grand déséquilibre observé entre les différentes régions du monde dans leurs potentiels techniques, culturels et humains susceptibles de les conduire, dans un rythme équilibré, vers une équité générale dans la génération, le traitement, l'accès et l'échange de l'information scientifique et technique^2(*).

La République Démocratique du Congo, soucieuse de faire gérer toutes les entreprises congolaises selon le plan comptable général congolais^3(*), n'est pas en marge de ce constat. En effet, nombreuses entreprises et organisations telles que les institutions sanitaires, bien qu'ayant intégré l'ordinateur dans leur gestion des données comptables, n'ont pas encore atteint le niveau de concevoir des systèmes automatisés dans ce domaine. Les données, dont parfois le volume est gigantesque, constituent pourtant la matière première de leur activité et nécessitent une attention et une rigueur particulière dans leur gestion.

Les institutions sanitaires de premier échelon (Centres de santé) en RDC en sont des cas concrets. En effet, une lenteur s'observe dans le traitement et production des données relatives à la comptabilité. En plus, les opérations qui se font encore manuellement entraînent un casse-tête dans le service de la comptabilité ;ce qui est à la base de l'imprécision dans les calculs, l'incrédibilité des états financiers produits, la mauvaise tenue des documents comptables et même l'inexistence de certains d'entre eux.

Partant de la problématique formulée ci haut, les questions suivantes font l'objet principal de notre investigation :

ü y a-t-il moyen de rationaliser l'exploitation de la comptabilité dans les institutions de santé en y appliquant les nouvelles technologies de l'information (NTI) ?

ü Quel serait le modèle le mieux approprié à la conjoncture et à l'organisation actuelle de ces institutions ?

Ces préoccupations constituent le point de départ de notre recherche sur lequel il sied de suggérer une réponse anticipative.

0.2. HYPOTHESE

Un système automatisé avec un logiciel simple s'appuyant sur une base de données pourrait améliorer efficacement la gestion en générale et la tenue de la comptabilité en particulier et offrir ainsi la possibilité d'exploiter au maximum les institutions de santé de premier échelon.

0.3. CHOIX ET INTERETS DU SUJET

Ce travail est une réponse à la grande préoccupation de l'Etat congolais de faire gérer toutes ces entreprises par le plan comptable général congolais étant donné qu'il permettra un bon suivi de la fiscalité. Aussi il permettra aux comptables des institutions sanitaires à faire face aux contraintes dans l'une ou l'autre des fonctions de la comptabilité où ils assument la responsabilité. Sur le plan pratique, le travail servira d'outil:

-de compréhension des quelques notions de comptabilité générale et la logique de classification des comptes d'un centre de santé.

-qui va contribuer à l'amélioration des services de santé, concrètement en mettant à la disposition des bureaux centraux ainsi que différents intervenants (agences, ONG, confessions religieuses) ayant en charge la gestion d'une institution sanitaire ; un support pour la formation et même l'évaluation du fonctionnement des structures sanitaires de premier échelon (Centre de santé).

0.4. OBJECTIFS DU TRAVAIL

Notre attente, dans ce travail, est celle d'arriver à concevoir et mettre en place une base de données exploitée par un logiciel simple mais efficace en vue de pallier aux problèmes dû à la lourdeur dans le traitement des données (informations) comptables et produire en temps réel les états financiers tels que le journal, les fiches des comptes, le tableau de formation du résultat (TFR), la balance des comptes, le tableau de ventilation des recettes journalières, le tableau prévisionnel, la fiche d'exécution budgétaire, le compte de résultat, le bilan, la fiche de stock médicament ,le journal des entrées et des sorties médicaments.

0.5. DELIMITATION DU SUJET

La comptabilité sanitaire est un domaine très vaste qu'il est difficile de le formaliser en totalité en un go. C'est pourquoi, nous nous intéresserons dans un premier temps à la comptabilité financière des institutions sanitaires notamment la tenue des livres auxiliaires comptables pour aboutir à l'établissement du bilan et du compte de résultat avant de nous appesantir sur la comptabilité stock médicament.

En outre, nous ajouterons une partie budgétaire pour un suivi budgétaire des opérations du Centre de santé.

0.6. METHODES ET TECHNIQUES DE RECHERCHE 

La méthode étant une démarche raisonné, ordonné de l'esprit pour parvenir à un certain but, elle sous-entend l'ensemble des techniques et moyens de l'élaboration d'une recherche^4(*). Ainsi, tout travail scientifique nécessite une méthode. Pour ce faire, nous allons faire recours aux méthodes et/ou techniques suivantes :

ü La méthode Merise

ü L'observation

ü La technique documentaire

0.7. SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis l'introduction et la conclusion, ce travail portera sur quatre chapitres :

1. Le premier porte sur la récapitulation des notions théoriques nécessaires à notre champ d'investigation ainsi que les généralités sur les institutions sanitaires en RDC;

2. Le deuxième concerne les études préalables du système d'information des centres de santé en RDC;

3. Le troisième traite sur les études détaillées de ce même système ;

4. Enfin, un quatrième présente la réalisation de la solution préconisée.

CHAPITRE PREMIER :

CONSIDERATIONS THEORIQUES ET GENERALITES SUR LES INSTITUTIONS SANITAIRES EN RDC

I. COMPTABILITE

Le modèle comptable, souvent présenté ex abrupto comme s'il s'imposait logiquement à l'intelligence, est en réalité le résultat d'une longue histoire marquée par des enjeux successifs différents qui ont ensuite coexisté au fur et à mesure de leur émergence. Sa forme actuelle traduit une certaine forme de compromis - en constante évolution - entre ses divers utilisateurs, entreprises, actionnaires, prêteurs, investisseurs, analystes financiers, fisc, etc^5(*). Pour bien comprendre les fondements de la comptabilité, il est donc utile d'analyser ce processus historique, comme nous allons tenter de le faire ci-après.

I.1.HISTORIQUE DE LA COMPTABILITE

Depuis les temps antiques, nous trouvons dans toutes les anciennes civilisations des preuves de l'existence de la comptabilité. La comptabilité a été appliquée sous des formes diverses ; d'abord en tant que technique d'enregistrement des opérations  - comptabilité par recettes ou comptabilité simple, comptabilité par débit et crédit ou comptabilité simple, comptabilité en partie double ou la comptabilité générale ou commerciale - puis comme science^6(*).

I.1.1.Définition de la Comptabilité

La définition de la Comptabilité n'est pas encore été prise à l'unanimité quant à la question de savoir si celle-ci est une science ou une technique.

En fait, la comptabilité est une technique de mesure qui constate, enregistre et mémorise l'activité d'un agent économique, privé ou public, ou de la nation^7(*).

Elle est destinée à servir d'instrument d'information à l'agent lui-même ou au public, en vue soit de répondre à l'obligation fiscale, soit de l'analyse et de la gestion prévisionnelle. La comptabilité désigne aussi l'ensemble de livres et documents comptables d'une entreprise ou d'un particulier. On distingue trois grandes catégories de comptabilité :

Ø comptabilité publique ;

Ø comptabilité nationale ;

Ø comptabilité privée. Cette dernière peut être :

· soit générale, pour rendre compte de l'activité (compte de résultat) et du patrimoine de l'agent économique (société, ménages, institutions sans but lucratif...). C'est dans ce cadre que l'on peut parler de comptabilité commerciale, comptabilité des institutions supérieures et universitaire, comptabilité des institutions sanitaires (comptabilité sanitaire),...

· soit analytique ou de gestion, consistant à mesurer les éléments à prendre en compte pour calculer les coûts pour éventuellement fixer un prix. Dans tous les cas, ses normes relèvent de conventions susceptibles de modification au cours du temps.

I.1.2.Le bilan

Pour un centre de santé, le bilan est un tableau récapitulatif des richesses et des dettes d'un centre de santé en une période donné.

I.1.3.Compte

Un compte est un tableau dans lequel on enregistre les variations (les fluctuations) subies par un même poste du bilan pour pouvoir les suivre et en garder la trace.^8(*)

I.1.4.Le livre journal

Le livre journal est un registre normalisé et obligatoire dans lequel on enregistre quotidiennement (d'où le nom de journal), les modifications des postes du bilan et les éléments de gestion dans l'ordre chronologique des opérations.

Pour le cas d'espèce, le journal est un registre dans lequel sont enregistrées d'une manière chronologique les opérations de chaque jour d'un centre de santé.

I.1.5.Grand-livre

Le grand livre est l'ensemble de comptes regroupant toutes les opérations comptables du centre de santé, dans l'ordre de son plan comptable^9(*). En outre, il est l'ensemble de comptes ventilés suivant les opérations effectuées. Ces comptes sont ordonnés dans l'ordre chronologique du plan comptable du centre de santé.

I.1.6. Balance des comptes

La balance est un tableau récapitulatif des montants portés au débit et au crédit d'un compte ayant joué du fait des opérations commerciales pendant une période donnée. Il regroupe également les soldes d'un compte^10(*).

I.1.7. Plan comptable

La mise sur pied de la comptabilité d'une entreprise commence par l'élaboration de la liste des comptes jugés nécessaires au fonctionnement ou à la tenue de cette comptabilité. Cette liste est appelée « Plan comptable ». Celui-ci ne fait pas partie des organes de la comptabilité. Il est à noter que, depuis l'imposition du plan comptable général congolais à toutes les entreprises en 1977, chaque plan comptable particulier doit être conforme au plan comptable général.^11(*)

I.1.7. 1. Le plan comptable général congolais (P.C.G.C)

Le PCGC est un document qui a été élaboré par le conseil permanent de la comptabilité au Congo et qui contient :la loi comptable instaurant la normalisation de la comptabilité en RDC, les règles d'évaluation des valeurs immobilisées, des titres et des valeurs d'exploitation ,la structure des comptes principaux ou comptes cadres à deux chiffres et les fiches explicatives du fonctionnement de chaque compte , les modèles des tableaux de synthèse, les dispositions simplifiées pour les agents économiques classés en deuxième et en troisième catégorie, la terminologie explicative des mots les plus usités en comptabilité en RDC ^12(*).

I.1.7.2. Plan des comptes

Le plan des comptes est la structure de l'information, il comporte la signification de chaque compte^13(*)

I.2. LE BUDGET14(*)

I.2.1.Généralités sur le budget

I.2.1.1.Definition et fonctions du budget

Le budget est l'expression en termes financiers (argent) d'un plan ou d'un programme.

Il retrace les recettes prévues et les dépenses autorisées par le comité du centre de santé et le bureau central de la zone de santé au titre d'un exercice donné. L'exercice budgétaire équivaut en République Démocratique du Congo à la période du 1^er décembre d'une même année.

· La première fonction du budget est la mobilisation des ressources nécessaires pour réaliser le plan ou le programme ; par exemple celui de la construction de la maternité d'un Centre de santé. En effet, c'est quand on sait ce que l'on veut faire qu'il devient possible de réfléchir sur les moyens.

· Le budget, c'est un outil, le moyen par lequel le centre de santé repartit les ressources dont il dispose, à partir des actes générateurs des recettes que le centre de santé offre comme service. Le budget constitue également un garde-fou. Il détermine les limites à ne pas dépasser dans les dépenses, les minima qu'il faut atteindre dans les recettes.

I.2.1.2.Caractéristiques du budget

Le CS, de part sa structure, doit disponibiliser les données nécessaires à l'élaboration de son budget et s'en tenir aux principes qui s'y attachent à savoir :

· Annualité du budget : Celui-ci est un acte établit pour un exercice annuel.

En République Démocratique du Congo, l'exercice budgétaire commence le 1^er janvier et se clôture le 31 décembre d'une même année.

· Unité du budget : Celui-ci est un acte indivisible, car toute ses rubriques s'imbriquent et concurrent à atteindre un objectif commun.

· Universalité du budget : aucune recette ne sert spécifiquement une dépense particulière ; exception faite aux recettes des ventes des médicaments qui servent à acheter les médicaments pour réapprovisionner la pharmacie CS.

· Equilibre budgétaire : un budget CS est dit équilibré quand toutes les dépenses recensées sont couvertes par l'ensemble de recettes prévues. Il est qualifié de déficitaire quand les dépenses sont supérieures aux recettes. C'est là l'origine de la recherche des ressources extérieures par exemple « la subvention d'exploitation »ou d'équipement. Le budget est excédentaire quand les recettes sont supérieures aux dépenses.

I.2.1.3. Classifications de budget

I.2.1.3.1. Budget de financement de programme

Ici, il s'agit de recenser des actes générateurs des recettes propres c'est-à-dire les services offerts par le centre de santé : c'est à travers la nomenclature des comptes de la classe 7 : comptes 701 à 719 et 761 à 764.

I.2.1.3.2. Budget d'opérations du programme

· Ventilation des dépenses d'équipement :

Classe 2

-construction

-Matériel et équipement

Classe 3

-Achat des médicaments

· Ventilation des dépenses de fonctionnement

Classe 6

-charges et pertes par nature (compte601 à 680)

I.3. APERÇU GENERAL SUR LA GESTION DES STOCKS MEDICAMENTS

I.3.1. Gestion

La gestion remonte aux origines de la civilisation et de la vie en communauté ; ce n'est pas une invention du XX^ème siècle. Dès lors que les hommes ont travaillé en groupe pour soigner les malades, acheter ou vendre, faire des réunions ou aménager des sources d'eau, ils ont eu recours à la gestion.

En effet, la gestion n'a pas une définition établie. Il en existe plusieurs, selon les auteurs. Loin de faire une gymnastique des définitions, nous retiendrons celle qui nous paraît opérationnelle.

La gestion, c'est l'utilisation rationnelle des ressources disponibles en vue d'obtenir un résultat souhaité^15(*).

I.3.2. Stocks au Centre de Santé

Par définition, le stock représente de manière habituelle, l'ensemble des biens qui interviennent dans le cycle d'exploitation de l'entreprise soit pour être vendu en l'état, ou au terme d'un processus de production à venir, ou en cours, soit pour être consommé au premier usage^16(*). En considérant la taille d'un C.S, seuls les médicaments constituent essentiellement le stock^17(*).

I.3.2. Médicaments

Le médicament est toute substance ou composition fabriquée, mis en vente ou présentée comme pouvant être employée :

- pour traiter, atténuer, prévenir ou diagnostiquer un maladie, un état physique anormal ou leurs symptômes chez l'homme ou l'animal ou

- pour restaurer, corriger ou modifier les fonctions organiques chez l'homme ou l'animal.

Du point de vue de la législation, les éléments ci après sont considérés comme médicaments : objets de pansement, plantes médicinales, certains produits biologiques (vaccins,...), certains fibres employés comme satures chirurgicales.

I.3.2. Plan comptable magasin

C'est la liste codifiée des médicaments essentiels des centres de santé.

II. NOUVELLES TECHNOLOGIES ET INFORMATIQUE

II.1. Notion et définition de l'informatique

L'informatique, actuellement, fait partie, sous des formes variées parfois insaisissables, de la vie quotidienne de l'homme.

Plusieurs auteurs, se sont mobilisés pour définir l'informatique, cependant, pour ne pas faire une gymnastique de définitions, nous allons choisir celle qui nous paraît la plus opérationnelle :

En fait, l'informatique est un néologisme construit à partir des mots « information » et « automatique ». Il s'agit donc d'une discipline qui concerne le traitement automatique de l'information^18(*).

II.2. Subdivision de l'informatique selon les applications

On distingue cinq types d'informatiques :

1. L'informatique scientifique

2. L'informatique individuelle

3. L'informatique de gestion ou gestion informatique. Cette dernière est caractérisé par une quantité importante de données en mémoire, de calculs peu nombreux et simples et résultats nombreux à fournir. Elle est actuellement la plus répandue et celle qui nous intéresse en gestion.

4. l'informatique industrielle

5. La télématique

II.3. l'information

Est information, tout ce qui peut être communiqué.

En informatique de gestion, l'information est l'ensemble formé de :

- l'entité c'est-à-dire le fait, l'état, l'événement, la situation représentée.

-attributs c'est-à-dire les caractéristiques, les propriétés choisies pour décrire l'entité.

-les valeurs c'est-à-dire les occurrences ou les réalisations des attributs^19(*).

II.3.1.Rôle de l'information dans une organisation

L'information joue un rôle très prépondérant dans une organisation en ce sens qu'elle est un facteur de cohésion ou d'union, d'émulation ou de motivation, et de communication^20(*).

II.3.2. Système d'information

Un système d'information est un ensemble de moyens qui permettent de gérer une organisation en mettant à la disposition de chacun des informations nécessaires à la bonne exécution du travail. Les moyens peuvent être humains, techniques et organisationnels (programmes, méthodes, règles, normes,...)^21(*).

II.3.2. Système informatique

Le système informatique est l'ensemble de moyens de traitement de l'information. Il se compose donc, d'une part, du matériel informatique (ordinateur ou hardware), d'autres parts, des programmes (logiciels) et des hommes indispensables au fonctionnement du matériel^22(*).

II.4. Formalisation

Formaliser un problème, c'est le décomposer en opérations très élémentaires en vue de faciliter leur automatisation (utilisation de la machine pour la réalisation d'un programme de travail, l'intervention humaine étant moins réduite.)^23(*).

La formalisation informatique d'un problème, c'est donc sa réduction à des structures formelles (élémentaires, indécomposables) en utilisant des ordinateurs.

D'où la formalisation informatique de la comptabilité sanitaire revient à sa décomposition en étapes élémentaires, facilement saisissables et maîtrisables en usant des ordinateurs.

II.5. APERÇU GENERAL SUR LES NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION (NTI)24(*)

Les technologies de l'information et de la communication (TIC ou NTIC pour « Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication » ou IT pour « Information Technology ») regroupent les techniques utilisées dans le traitement et la transmission des informations, principalement de l' informatique, de l'Internet et des télécommunications. Par extension, elles désignent leur secteur d'activité économique (Comptabilité,...).

Après l'invention de l'écriture, les premiers pas vers une société de l'information ont été marqués par le télégraphe électrique, puis le téléphone et la radiotéléphonie, alors que la télévision et l' Internet puis la télécommunication mobile et le GPS ont associé l'image au texte et à la parole "sans fil", l'Internet et la télévision devenant accessibles sur le téléphone portable qui est aussi appareil photo.
Les usages des TIC ne cessent de s'étendre, surtout dans les pays riches, au risque localement d'accentuer la fracture numérique et sociale ainsi que le fossé entre les générations. De l' Agriculture de précision et de la gestion de la forêt (traçabilité des bois pour lutter contre le trafic), au monitoring global de l'environnement planétaire ou de la biodiversité, à la démocratie participative (TIC au service du développement durable) en passant par le commerce, la télémédecine, l'information, la gestion de multiples bases de données, la bourse, la robotique et les usages militaires, sans oublier l'aide aux handicapés (dont aveugles qui utilisent des synthétiseurs vocaux avancés ainsi que des plages braille éphémère), les TIC tendent à prendre une place croissante dans la vie humaine et le fonctionnement des sociétés. Certains craignent aussi une perte de liberté individuelle (effet Big Brother, intrusion croissante de la publicité ciblée et non désirée...). Les prospectivistes s'accordent à penser que les TIC devraient prendre une place croissante et pourraient être à l'origine d'un nouveau paradigme civilisationnel.

III. GENERALITES SUR LES INSTITUTIONS SANITAIRES25(*)

III.1. Notion

Le système sanitaire en République Démocratique du Congo est subdivisé en trois niveaux d'organisations (niveau ou échelon central, niveau ou échelon intermédiaire, niveau ou échelon périphérique). Ce système a comme objectif de permettre une couverture rationnelle des soins de santé par des structures capables d'assurer à la fois un partage efficace des responsabilités et des compétences, une utilisation rationnelle des ressources et afin de fixer des voies et les mécanismes d'appui et de transfert.

III.2. Echelon central (le ministère de la santé)

Le niveau central comprend le cabinet du ministre, le secrétaire de la santé, les directions centrales, et les programmes spécialisés. Ces structures jouent un rôle normatif, de coordination, et d'orientation stratégique. Il est aussi responsable de la planification, de la supervision et de l'évaluation au niveau national. Il comprend les structures de conception, de coordination et d'encadrement au niveau central.

III.3. Echelon ou niveau intermédiaire

Le niveau intermédiaire est la direction provinciale de la santé (inspection provinciale de la santé) et ses treize divisions qui ont pour rôle un appui technique aux zones de santé avec des fonctions de coordination, de formation, de suivi, monitoring, évaluation, inspection et contrôle. Le district de la santé se relais entre  la direction provinciale et de la zone de santé.

III.4.Echelon ou niveau périphérique ou opérationnel

Le niveau opérationnel c'est la zone de santé (ZS), unité de base de planification sanitaire. A ce niveau, la RDC a opté pour un système sanitaire à deux échelons :

-le premier échelon : est un réseau de centres de santé qui ont pour mission d'offrir à la population un paquet minimum d'activités de prestation de soins santé primaires (PMA), avec la participation communautaire ;

-le deuxième échelon : est l'hôpital général de référence qui offre un paquet complémentaire d'activité de soins de santé primaire (PCA).

Les deux échelons des soins sont reliés entre elles par un système de référence et de contre/référence

III.5. Normes spécifiques

Les normes spécifiques portent seulement sur les infrastructures. De niveau périphérique du système de soins de santé primaires, étant entendu que les niveaux intermédiaire et central doivent régulièrement s'adapter à l'évolution de la technologie.

En République Démocratique du Congo, le système des soins de Santé Primaires est organisé comme suit :

Au niveau périphérique

1° Centre de Santé : C.S.

2° Hôpital Général de Référence : HGR

Au niveau intermédiaire

1° Hôpital de District

2° Hôpital provincial

Au niveau central

1° Hôpital national

2° Hôpital Universitaire

3° Hôpitaux spécialisés

III.5. 1.Normes de fonctionnement d'une zone de santé

Une zone de santé doit avoir au moins un hôpital général et dix centres de santé, un bureau central de la zone de santé, existence de référence et de contre référence, au minimum 30 % de la population couverte par les centre de santé, la moitié de centre de santé fonctionnelle sur la vingtaine, avoir un médecin chef de zone, ...

III.5. 2.Normes de fonctionnement d'un hôpital général de référence (HGR)

L'HGR est une organisation à caractère médical et social destinée à assurer les soins complets (curatifs, préventifs, promotionnels et réadaptatifs) à la population et à la prise en charge des cas référés. Il comprend les 4 principaux services (Chirurgie, Médecine Interne, Gynéco - Obstétrique, Pédiatrie) ainsi que des services médico-techniques (Laboratoire, Radiologie, Kinésithérapie et Nutrition diététique) et Pharmaceutique.

III.5. 3.Normes de fonctionnement d'un centre de santé

Un centre de santé étant une formation sanitaire de base de premier échelon au sein de la communauté aura pour fonction la prestation de soins intégrés comprenant essentiellement des activités suivantes : prestation des soins curatifs, prévention des maladies, promotion de la santé.

Notez qu'entre le centre de santé et l'hôpital général de référence, peuvent s'intercaler bien de structures de santé. Nous avons par exemple le centre de santé de référence, le poste d'animation, etc.

· Le centre de santé de référence

C'est une institution sanitaire qui a comme rôle d'administrer les soins aux malades qui sont transférés des centres de santé éloignés de l'hôpital général. Le CSR est considéré comme étant le niveau intermédiaire entre la base et le sommet de l'action medico-sanitaire d'une zone de santé. Il est considéré comme mini hôpital.

· Le poste d'animation pour la santé

Le PAS est la base même de l'action sanitaire. Son essentiel rôle est d'assurer l'animation pour la santé au niveau de la communauté de base

CHAPITRE DEUXIEME:

LES ETUDES PREALABLES

II.1. REVUE DE LA LITTERATURE

Dans cette section, nous allons passer en revue tous les autres travaux traités dans le domaine de la comptabilité, notre domaine d'étude ; ceci pour faire voir en quoi notre travail en dépend et est différent de ceux-ci.

1. Samuel KASEREKA MASIVI, Esquisse de formalisation informatique d'une structure comptable selon le plan comptable général congolais"P.C.G.C", TFC, Uniluk, 2007

Question: peut-on avoir une promptitude et une continuité dans la procédure comptable congolaise?

Hypothèse:

Il semblerait qu'il aurait possibilité d'avoir plus d'exactitude ou de fiabilité dans les résolutions d'exercices pour les enseignants et même les entreprises classiques pour la reproduction de leurs états financiers.

Résultats:

L'appel à l'outil informatique avec les logiciels adéquats adaptés pourrait épargner les comptables de la lourdeur de travail, diminuer les risques d'erreurs et permettre la ponctualité dans la production des états:bilan, grand livre,la balance,le tableau d'exploitation général,le journal,le TFR.

Limites:

Le travail ne traite que de la comptabilité financière de l'entreprise et ne prend pas, en fait,en compte d'autres aspects de comptabilité comme la gestion physique des stocks ,...

2. Dieudonné MUKINAYI MUTSHIAYILA, Esquisse d'automatisation des services d'une institutions sanitaire"Cas du dispensaire UNILUK", TFC, UNILUK, 2006

Problème:

Lourdeur et le retard dans l'enregistrement du malade et dans l'établissement de la facture.

Hypothèse:

La lourdeur et le retard dans l'enregistrement du malade et dans l'établissement de la facture sont dus à la non automatisation du service en charge (la reception-facturation) et l'outil informatique avec des logiciels informatiques adéquats adaptés pourrait épargner les énergies humaines et diminuer les risques d'erreurs et permettre la ponctualité dans l'enregistrement des malades et l'élaboration des rapports.

Résultats:

La solution informatique serait bienvenue pour pallier à ce problème.

Limites:

Il parle des services d'une institution sanitaire alors qu'il n'inclut que quelques (reception-facturation).

3. YAWE VYAWERA, Essaie d'automatisation des services d'une institutions sanitaire cas de l'Hôpital général de MUSIENENE, TFC, UNILUK, 2004

Problème:

Lourdeur dans la ventilation, le dépouillement et des calculs statistiques se font manuellement et exige beaucoup de temps.

Hypothèse:

Il semblerait que la lourdeur dans la ventilation, le dépouillement et les calculs statistiques au sein de l'HGR de MUSIENENE est due à la non automatisation du service pris en charge.

Résultats:

Conception d'une base de données gérant le malade de l'entrée à la sortie, de gérer les accouchements, les vaccinations des enfants et afin les correspondances et matériels de l'hôpital.

Limites:

Il élargit quand même la gestion des services par rapport au précèdent auteur mais il n'inclut pas la gestion des opérations comptables (journalisation, ...), gestion du stock pourtant impératif dans ces institutions.

4. Josué MAKI MBITSO, Esquisse de formalisation informatique de la gestion des stocks, TFC, UNILUK, 2008

Problème:

Considération de l'importance des stocks dans une entreprise et son impact sur les gains à réaliser par celle-ci d'une part et la gestion actuelle appliquée à celui-ci vue l'internationalisation de ces méthodes.

Hypothèse:

L'usage de l'outil informatique avec les logiciels adaptés à la tenue de stocks selon les normes de la comptabilité pourrait non seulement être un développement du système mais aussi un outil pour contrôler les entrées et sorties de stock tant en quantité qu'en valeur enfin d'éviter la lourdeur, le vol, les erreurs.

Résultats:

Mise en place d'une base de données qui pourrait permettre la saisie des entrées et sorties de stock ainsi que la reproduction des états comme la liste d'articles disponibles,le journal auxiliaire des entrées et sorties,fiche de stock,fiche de mouvement de stock,fiche de consommation.

Limites:

L'indépendance avec d'autres opérations comptables (passation des écritures au journal et leur liaison vers le gestionnaire des stocks)

Eu égard de ce qui précède, les auteurs se concentrent, et sur l'aspect financier et sur l'aspect physique de la comptabilité mais d'une manière isolée. Notre travail vient combler cette faiblesse en prenant en compte et la comptabilité financière et physique dans les institutions de santé de premier échelon en RDC. En outre, l'aspect prévisionnel sera pris en compte pour permettre un suivi des réalisations par rapport aux prévisions.

II .1. LANCEMENT DU PROJET

II .1.1 Cadrage du projet

Notre projet porte sur la comptabilité générale dans les structures de santé de premier échelon en République Démocratique du Congo. En effet, il est question de la comptabilité dans sa globalité notamment la tenue des livres auxiliaires comptables : le livre de caisse; le journal des entrées et sorties des médicaments; le livre des opérations diverses sans oublier l'enregistrement des patients par le service de réception ; en fin d'aboutir au bilan comptable et au compte de résultat. En effet, il s'agit d'un système centralisateur partant de la concentration des données des diverses opérations des livres ci haut cités dans le livre central, leur report aux fiches de comptes du grand livre et enfin l'élaboration du bilan et du compte de résultat.

II .1.2. Etude de l'opportunité

L'opportunité d'un projet est confirmée suite à la mise en exergue des objectifs du projet et des ambitions informatiques de l'organisation. Et donc le projet est opportun s'il rejoint les ambitions informatiques de l'entreprise ou s'il résous un problème technique ou organisationnel.

En effet, notre projet a pour but de mettre en place une base des données qui pourra permettre une exploitation aisée, mieux, optimale, de la comptabilité sanitaire dans les institutions sanitaires de premier échelon (Centre de Santé).

Les entreprises, les organisations, les particuliers,...font, actuellement, course aux ordinateurs et personne ne semble, actuellement, pas exclu de cette course. Les centres de santé se sont dotés des ordinateurs pour la gestion de leurs opérations courantes. Cependant, ils ne sont pas encore en mesure de mettre au point des logiciels performants pour la bonne conduite de la comptabilité. Concevoir une base des données pour l'exploitation optimale de la comptabilité est vraiment une nécessité pour les structures sanitaires de premier échelon : ce qui confirme l'opportunité de notre projet.

II .1.3. Etude de la faisabilité

La faisabilité du projet consiste à une confrontation des atouts (intérêts) et aux contraintes de réalisation de ce projet. Combien pèsent, les contraintes par rapport aux intérêts de réalisation d'un logiciel de comptabilité dans les centres de santé ? Voila comment se libelle la question à laquelle il sied de répondre dans cette section.

a) Atouts

Pour la réalisation de ce projet, les centres de santé en RDC sont domptés des opportunités tant humaines, matérielles, logicielles que temporels.

Atouts humains

La netteté, l'exactitude, la précision, l'harmonisation... de la comptabilité dans les centres de santé ont toujours et resteront les majeures préoccupations des autorités sanitaires et politiques de notre pays, la RDC. Eu égard ce qui précède, les C.S sont, actuellement, entrain d'envoyer leur personnel dans des centres de formation en informatique. Ainsi donc, notre projet intéressera les futures utilisateurs et pourront ainsi contribuer à sa réalisation.

Atouts matériels et logiciels

Compte tenu de la révolution du monde actuel par l'informatique et la course aux ordinateurs par la plupart d'entreprises, les centres de santé ne sont pas restés naïfs. En effet, plusieurs centres de santé sont domptés, actuellement, des ordinateurs équipés en logiciels comme MS EXCEL, MS ACCESS, MS WORD ; combien favorable pour la réalisation de notre projet.

Atouts temporels

En dépit de la complexité du projet, nous estimons que le temps qui nous est imparti pour cette année académique suffit pour la mise au point de notre projet.

b) Entraves

En outre, les centres de santé en RDC se butent à certains obstacles risquant ainsi de peser sur la réalisation de notre projet. En effet, tous les centres de santé ne sont pas soumis aux mêmes conditions informatiques et logistiques. C'est en l'occurrence l'accès au courrant électrique, aux matériels informatiques. Ceci étant, la RDC est enclavée de telle manière que tout le monde n'a pas accès à ce dont il a besoin pour la conduite des travaux informatiques. Cependant, ces contraintes, en majorité, sont maîtrisables étant donné que l'électricité, par exemple, peut être obtenu en se domptant des groupes électrogènes.

D'où il n'existe pas de contrainte majeure pour la réalisation du projet.

II .2. RECEUIL ET DE DIAGNOSTIC DE L'EXISTANT

Il s'agit dans cette section de maîtriser le fonctionnement des centres de santé en vue de détecter et détailler leurs besoins réels, préalables pour la réalisation de nos objectifs.

II .2.1. Recueil des informations

Cette phase a pour objectif d'améliorer les connaissances de l'observateur du domaine à analyser sur :

ü Les acteurs internes et externes

ü Les circuits d'informations

ü Les documents physiques ou logiques échangés

ü Les règles observées par les acteurs de la gestion

ü Le vocabulaire technique utilisé dans l'organisation

A. Principaux acteurs

A.1.Acteurs internes

Par acteurs internes, il faut entendre les acteurs interagissant dans le cadre de la comptabilité des centres de santé. Pour notre cas, c'est essentiellement :

· le service de la comptabilité

· Le service de réception

· le service de la caisse.

· Le service de pharmacie

A.2.Acteurs externes

Sont ceux communiquant avec notre système d'information mais qui restent en dehors de celui-ci. Ils sont, dans notre cas :

ü Le service de consultation

ü Le service de laboratoire

ü L'infirmier titulaire

ü Les malades ou clients

Les tâches attribuées à ces différents acteurs sont décrites dans les lignes qui suivent :

Ø Le service de réception accueille le malade, prend son identité et d'autres paramètres relatifs aux soins ; cela veut dire que le malade reçoit la fiche ou le carnet de consultation.

Ø Le malade paie tous les actes médicaux consommés et la fiche/carnet à la caisse moyennant un reçu détaillé, c'est-à-dire ventilé selon les différents services : actes plus fiches (carnets).

Ø La caisse encaisse les versements effectués par les clients et exécute les décaissements des fonds, tient à jour les inscriptions dans les cahiers de caisse et de banque.

Ø Le service de comptabilité, sur base du tableau des tarifs communique et inscrit le montant de tous les actes dans le carnet de malade. Quant à ce qui est des dépenses, le service inscrit les montant des dépenses dans le tableau de ventilation des dépenses,passe les écritures au livre journal et afin établit le compte de résultat annuel :tableau de résultat.

Ø Le service de consultation consulte le malade, demande les examens de laboratoire, prescrit les médicaments après les résultats.

Ø Le service de pharmacie sert les médicaments prescrits, donne les rapports sur les entrées et sorties des médicaments au service de comptabilité.

Ø L'infirmier titulaire :

§ Prépare le projet de budget du centre de santé en collaboration avec l'AGIS du BCZS dans ses deux composantes : budget de recettes et ventilation sur les dépenses

§ Soumet le projet à l'approbation du comité de santé

§ Il engage les dépenses de fonctionnement du centre de santé après avis du COSA.

B. Les circuits d'informations

Il s'agit du courant d'informations échangées entre les différents acteurs. Dans le cadre de notre projet, le schéma suivant matérialise la circulation d'information :

Réception

Laboratoire

Pharmacie

9

4B

4A

3

5

2C

2B

10

11

Consultation

Caisse

9

7

2

5B

5A

4

6

3C

3B

3A

11

10

Consultation

Comptabilité

Caisse

8

Réception

IT

Le malade

1

Brève explication du schéma :

1 : Identité et d'autres paramètres relatifs aux soins

2 : constitution et envoi du dossier malade à la comptabilité pour la facturation de la fiche et la consultation

3A : paiement fiche et consultation à la caisse

4 : envoi du malade chez l'IT pour la consultation et demande des examens pour le laboratoire

5A : envoi du malade à la comptabilité pour facturation des examens de laboratoire

3B : paiement frais laboratoire prescrits

6 : envoi du malade au laboratoire pour examens

5B : envoi du malade à la comptabilité pour facturation des médicaments

3C : paiement de la facture par le malade à la caisse

7 : envoi du malade à la pharmacie pour lui servir les médicaments

8 : -envoi bon de livraison, bon d'entrée des médicaments

-rapport d'utilisation de médicaments, fiche de stock.

9 : envoi livre de caisse, tableau de ventilation de recettes journalières, bon de sortie de caisse pour centralisation et comptabilisation

10 : -budget pour son exécution

-supervision et ordonnancement

- factures

11 : rapport d'exécution du budget (rapports financiers)

Légende :

TVRJ : tableau de ventilation des recettes journalières

B.P : bon de prélèvement

F : facture

LC/LB : livre de caisse/banque

RF : registre de facturation

malades

RDV: registre des dons valorisés

AS: avances sur salaire

CAD: cahier des ayants-droit

GL : grand livre des comptes

TT: tableau de trésorerie

EDB: Etat d'exécution du budget

NF : nouveaux faits

TJ : toujours

: Documents physiques

: Fichier

BV : balance de vérification

EDB : Etat d'exécution du budget

GL : grand livre des comptes

B.P : bon de prélèvement)

RVCM: registre de ventilation des crédits malades

C .Descriptif des documents

Cette section a pour rôle de comprendre et de décrire méticuleusement les divers documents utilisés dans le système d'information. La grille ci-dessous explique le contenu du document (donnée), son type, préciser ses éventuelles contraintes d'intégrité, expliciter son mode de calcul ou d'obtention.

-Les différents documents récoltées

1. 1. tableau de ventilation des recettes journalières (TVRJ)

2. tableau de ventilation des credits maladies (TVCM)

3. tableau de ventilation des dépenses (TVD)

4. cahier des ayants-droit(CAD)

5. livre de caisse (LC)

6. livre de banque(LB)

7. prévision des recettes (PR)

8. prévision des dépenses (PD)

9. prévision budgétaire (PB)

10. grand livre des comptes (GLC)

11. ventilation fiche bugétaire (VFB)

12. état mensuel des recettes (EMR)

13. état mensuel des dépenses (EMD)

14. livre-journal (LJ)

15. balance des comptes (BC)

16. état d'exécution du budget (EDB)

17. tableau de trésorerie (TT)

18. compte de résultat(CR)

19. bilan (B)

20. plan des comptes (PC)

21. Journal des entrées en stock (JES)

22. Journal des sorties en stock (JSS)

Grille des données

DIVERS DOCUMENTS

Numéro D'ordre

Donnée

Type

Mode d'obtention

Contraintes d'intégrité

TES

TVRJ

TVCM

TSS

CAD

LC

TVD

PR

PD

PB

LJ

GLC

BC

CR

B

PC

VFB

EMR

EMD

EDB

TT

1. Nom de la zone de santé

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

2.

Nom formation sanitaire

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

3.

Adresse formation sanitaire

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

4.

Code monnaie utilisé

A.N

M

*

*

*

*

*

5.

Taux du jour

A.N

M

*

*

*

6.

Date du jour

Date

M

*

*

*

*

*

*

*

*

8.

Numéro de la fiche malade

A.N

M

*

*

*

10.

Totaux des colonnes

monétaire

C

*

*

*

*

11.

Totaux par ligne/malade

monétaire

C

*

*

*

12.

Nom du malade

A.N

M

*

*

15

Numéro pièce justificative

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

16.

Libellé de l'opération

A.N

M

*

*

*

*

17

Montant débité (entrées)

monétaire

M

*

*

*

*

*

*

*

*

18

Montant crédité (sorties)

monétaire

M

*

*

*

*

*

*

*

*

19

Solde de l'opération

monétaire

C

*

*

20

Numéro imputation

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

21

Montant recettes par mois prévu

monétaire

M

*

22

Montant total par acte par an prévu

monétaire

C

*

23

Tarif par acte budget

monétaire

M

*

24

Recette prévisionnelle par acte par an

monétaire

C

*

*

*

*

*

25

Numéro d'ordre

A.N

M

*

*

*

*

26

Montant dépense prévu en pourcentage

monétaire

M

*

*

27

Montant dépense prévu

monétaire

M

*

*

*

*

*

28

Code exercice

A.N

M

*

*

*

29

Numéro de l'opération

A.N

M

*

30

Désignation du compte

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

31

Solde débiteur

monétaire

C

*

*

32

Solde créditeur

monétaire

C

*

*

33

Totaux généraux

monétaire

C

*

34

Solde net

monétaire

C

*

35

Total passif

Monétaire

C

*

36

Total actif

monétaire

C

*

37

Total par masses bilantaires

monétaire

C

*

38

Position du compte au bilan

A.N

M

*

39

Autres observations

A.N

M

*

40

Modification du montant budgétisé

monétaire

M

*

*

41

Montant définitif prévu

monétaire

C

*

*

*

42

Montant débité (entrees) en pourcentage

monétaire

C

*

*

43

Montant crédité (sorties) en Pourcentage

monétaire

C

*

*

44

Recettes réalisées par mois par acte

Monétaire

C

*

45

Totaux recettes réalisées par acte (compte) par an

Monétaire

C

*

46

Total recettes prévues par an

Monétaire

C

*

47

Cumul recettes prévues par an

Monétaire

C

*

48

Total recettes réalisées par mois

Monétaire

C

*

49

Cumul recettes réalisées par mois

monétaire

C

*

50

Dépenses réalisées par mois par actes

Monétaire

C

*

51

Totaux dépenses réalisées par acte par an

Monétaire

C

*

52

Totaux dépenses réalisées par an

Monétaire

C

*

53

Cumul dépenses réalisées par mois

Monétaire

C

*

54

Code mois

AN

M

*

*

55

Ecart montant

Monétaire

C

*

56

Ecart montant en pourcentage

AN

C

*

57

Nature du solde

AN

M

*

58

Code de la matière

AN

M

*

*

59

Designation de la matière

AN

M

*

*

60

Quantité entrée en stok

AN

M

*

61

Prix unitaire entrée

Monétaire

M

*

62

Nom du fournisseur

AN

M

*

63

Quantité sortie

AN

M

*

II.2.2. Diagnostic de L'existant

II.2.2.1. Les contraintes observées

La comptabilité des institutions de santé de premier échelon fait face à une lourdeur de traitement des données comptables due au volume des données traitées. A titre illustratif, nous pouvons citer le passage des livres brouillards au grand livre des comptes, de ce dernier jusqu'à obtenir le résultat.

En effet, en dépit du volume du personnel engagé pour cette fait, le résultat reste toujours difficile à atteindre à moindre coût.

En outre, malgré la normalisation comptable, les centres de santé, en majorité, n'ont pas encore été en mesure de faire asseoir des mécanismes comptables formels. Raison pour laquelle l'établissement des rapports d'activités connaît une lenteur voire même inexistant. Sont rares les centres de santé qui peuvent présenter ne fusse que les bilans des années depuis leur existence jusque maintenant.

II.2.2.2. Points forts

En dépit de toutes les contraintes économiques que traverse la RDC, le domaine sanitaire est celui dans lequel l'Etat et même les organismes non gouvernementaux ont beaucoup investis. En effet, l'amélioration des services de la santé reste et restera la préoccupation majeure des autorités politiques et civiles de notre pays.

En outre, les CS organisent une comptabilité selon le plan comptable qui essaie de réduire les erreurs comptables.

II.3. CONCEPTION OU ELABORATION DE LA SOLUTION

A. Solution organisationnelle

La structure organisationnelle des centres de santé prévoit un comptable à côté du caissier et du préposé à la pharmacie pour une gestion efficace des flux tant financiers que physiques au sein du centre de santé^26(*). Néanmoins, cette déconcentration n'est pas toujours effective étant donné que certains centres de santé chargent le comptable des tâches qui devraient incomber au caissier. Nous suggérons que cette décentralisation soit mise en marche pour la bonne évolution du travail comptable dans les centres de santé. Nous sommes convaincus que si cette décentralisation est effective, elle essaiera d'affaiblir, tant soit peu, les tâches du comptable. Notons que l'une des sources d'erreurs, d'oublie est le volume de données à traiter par un même poste de travail.

B. Solution matérielle et logicielle

L'informatique touche aujourd'hui tous les secteurs d'activités économiques sans épargner le domaine de la comptabilité. Ainsi, les entreprises se sont informatisées massivement entraînant dans leurs sillons de nouveaux et nombreux débouchés. Le comptable aura désormais une double compétence (informatique et comptabilité).

Il saura manipuler sur ordinateur les pièces comptables qui lui seront fournies. Il pourra exercer dans la petite comme dans la grande entreprise.

Les professions libérales sont également concernées (experts-comptables, comptables, avocats, médecins, infirmières...) ^27(*)

Les centres de santé en RDC ne devraient pas être exclus de cette vogue de l'informatique eu égard à l'ampleur des changements engendrés par l'introduction de systèmes informatisés dans le monde du travail : modification des processus de production, tant dans le secteur secondaire que dans le secteur tertiaire, mais aussi de la vie au travail des différentes catégories de travailleurs.

La solution d'un problème restant encore un domaine subjectif étant donné qu'il existe plusieurs solutions selon les individus et selon l'approche entreprise, quant à nous et vu les difficultés que courent les centres de santé en RDC dans le traitement et l'établissement des rapports financiers, la solution informatique serait bienvenue. En effet, un système comptable adéquat soutenu par un logiciel performant, amoindrirait les risques d'erreurs et de lenteur dans l'établissement des rapports financiers des centres de santé en RDC.

CHAPITRE TROISIEME

LES ETUDES DETAILLEES

III.1. LE MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES

III.1.0. Les règles de gestion pour modèle conceptuel des données

1) Un numéro de compte principal est identifié par un numéro de compte principal. Ce dernier a une désignation, un type, un sous type et une nature de solde, une masse bilantaire et un pallier. En plus il a des comptes divisionnaires.

2) Un compte divisionnaire est identifié par un numéro de compte divisionnaire. Il possède une désignation, un type, un sous type et une nature du solde une masse bilantaire et un pallier.

3) Une opération est identifiée par numéro d'opération, il a une date, un libellé, un numéro de piève justificative, un type opération, un nom de monnaie et un taux de l'opération.

4) Une monnaie est identifiée par un code. Il a à son tour un nom de monnaie.

5) Un montant crédit et un montant débit sont imputés à un compte divisionnaire et à une opération

6) Une opération appartient à un exercice

7) Un montant prévu et une modification de ce montant sont prévus pour un compte divisionnaire à un exercice donné

8) Un médicament est identifié par un code matière. Il a une désignation, une forme, un conditionnement, un dosage, un stock maximal et un stock d'alerte

9) Un malade est identifié par son numéro de fiche. Il a un nom, âge, adresse, sexe et un numéro de téléphone.

10) Avec une opération et un médicament, on a une quantité entrée, une quantité sortie, un prix unitaire d'achat, un nom fournisseur, et une référence.

III.1.1. Le dictionnaire des données

Le dictionnaire des données est une mis en forme cohérente de l'ensemble des données de l'organisation dans le ou les domaines de gestion étudiés. C'est la liste précise de chacune de données manipulées, représenté par un mnémonique et une définition précise de la donnée reconnue par tous au sein de l'organisation. Ci-dessous nous allons donner le dictionnaire correspondant à notre domaine d'étude.

N° d'ordre	Mnémonique	Définition	Mode d'obtention	Type de données	Documents
1	CodMonnaie	Code monnaie utilisée	Mémorisé	AN	TVRJ, P.B, EDB, TT
2	TauxJour	Taux du jour	Mémorisé	AN	TVRJ, PB, TT
3	DateOp	Date de l'opération	Mémorisé	Date/heure	TVRJ, TVCM, CAD, LC, TVD, LJ, GLC, VFB
4	NumFic	Numéro de la fiche du malade	Mémorisé	AN	TVRJ, TVCM, CAD
5	MontCred	Montant crédité	Mémorisé	Monétaire	TVRJ, TVCM, CAD, LC, LJ, GLC, BC, CR, VFB, EDB, TT
6	MontDeb	Montant débité	Mémorisé	Monétaire	TVRJ, TVCM, CAD, LC, LJ, GLC, BC, CR, VFB, EDB, TT
7	NomMal	Nom du malade	Mémorisé	AN	TVCM, CAD
8	NumPJ	Numéro pièce justificative	Mémorisé	AN	LC, TVD, LJ, GLC, VFB
9	LibelleOp	Libellé de l'opération	Mémorisé	An	LJ, LC, GLC, VFB
10	NumCompDiv	Numéro compte divisionnaire	Mémorisé	AN	LC, PR, PD, PB, LJ, GLC, BC, CR, B, PC, VFB, EMR, EMD, EDB, TT
11	DesignCompDiv	Désignation du compte divisionnaire	Mémorisé	AN	PR, PD, PB, LJ, GLC, BC, CR, B, PC, VFB, EMR, EMD, EDB, TT
12	MontPrev	Montant prévu	Mémorisé	Monétaire	PR, PB, VFB, EDB
13	CodExercice	Code de l'exercice	Mémorisé	AN	PB, EDB, TT, B,
14	NumOp	Numéro de l'opération	Mémorisé	AN	LJ
15	NatSoldeCompDiv	Nature du solde du compte divisionnaire	Mémorisé	AN	PC
16	TypeCompDvi	Type du compte divisionnaire	Mémorisé	AN	PC
17	STypeCompDiv	Sous type du compte divisionnaire	Mémorisé	An	PC
18	ModifMont	Modification du montant prévu	Mémorisé	Monétaire	VFB, EDB, TT
19	CodMois	Code du mois	Mémorisé	AN	EDB, TT
20	CodeMatiere	Code du médicament	Mémorisé	AN	JES, JSS
21	DesignMatiere	Désignation du médicament	Mémorisé	AN	JES, JSS
22	QuantEntre	Quantité entrée	Mémorisé	AN	JES
23	PrixUnit	Prix unitaire du médicament entré	Mémorisé	Monétaire	JES
24	NomFour	Nom du fournisseur du médicament	Mémorisé	AN	JES
25	QuantSort	Quantité sortie	Mémorisé	AN	JSS
26	NumCompPrinc	Numéro de compte principal	Mémorisé	AN	PC
27	TypeCompPrinc	Type de compte principal	Mémorisé	AN	PC
28	StypeCompPrinc	Sous type de compte principal	Mémorisé	AN	PC
29	NatsoldCompPrinc	Nature du solde du compte principal	Mémorisé	AN	PC
30	NomMonnaie	Nom de la monnaie	Mémorisé	AN
31	Reference	Référence du produit	Mémorisé	AN	JE

III.1.2. Le graphe des dépendances fonctionnelles des données

NomMonaie

DesignMat

FormMat

CondMat

DosMat

StockMax

StockAl

NomMal

AdMal

TelMal

SexMal

QuantEntre

QuantSort

PrixUnitAchat

NomFour

Reference

NumFic

DesignCompPrinc

TypeCompPrinc

STypeCompPrinc

NatSoldCompPrinc

MassBilanComptPrinc

PalierComptPrinc

DesignCompDiv

TypeCompDiv

STypeComptDiv

NatSoldCompDiv

MassBilanComptDiv

PalierCompDiv

Date0p

LibelleOp

NumPJ

TauxJour

MontPrev

ModifMont

MontCred

MontDeb

NumCompPrinc

NumCompDiv

CodMonnaie

CodMat

CodExercice

NumOp

III.1.3. le modèle entité association

Médicament

CodMat

DesignMat

FormMat

CondMat

DosMat

StockMax

StockAl

Transaction stock

QuantEntre

PrixUnitEntre

NomFour

Reference

QuantSort

Prévoir

MontPrev

ModifMont

Contenir

Malade

NumFic

NomMal

AdMal

TelMal

SexMal

Compte Principaux

NUmCompPrinc

DesignCompPrinc

TypeCompPrinc

STypeCompPrinc

NatSoldCompPrinc

MassBilanComptPrinc

PalierComptPrinc

Compte Division

NUmCompDiv

DesignCompDiv

TypeCompDiv

STypeCompDiv

NatSoldCompDiv

MassBilanComptDiv

PalierCompDiv

0, N

1, 1

Opération

NUmOp

DateOp

NumPj

LibelleOp

TauxJour

Imputer

MontDeb

MontCred

0, N

1, N

Exercice

CodExercice

1, N

0, N

Avoir

1, 1

1, N

Monnaie

CodMonnai

NomMonnai

Utiliser

1, 1

1, 1

0, n

0, n

III.2. TRAITEMENT DES DONNEES

III.2.1. LE MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS

Le modèle conceptuel des traitements (MCT) est constitué d'une suite d'opérations, chaque opération étant déclenchée par un ou plusieurs événements liés par une condition de synchronisation. Il est à souligner que dans ce modèle les acteurs extérieurs nous intéressent plus que les acteurs internes.

1. Les règles de gestion pour le MCT

-A l'arrivée du malade, on constitue ou met en jour son dossier, cela veut dire que l'on prend son identité et les autres paramètres relatifs aux soins.

- sur base du tarif, le montant de l'acte, par exemple la consultation, est communiqué par le comptable et inscrit dans le carnet de malade. Le malade paie la consultation et la fiche à la caisse, moyennant un reçu détaillé c'est-à-dire ventilé selon les différents services

- à la fin de la journée tous les soldes de tous les livres auxiliaires sont centralisés au livre centrale

- A la fin de la période (travaux de fin d'exercice, redressement et production du bilan et du compte de résultat).

2. Construction du MCT

Pour construire le MCT, il faut :

- Identifier les acteurs

-Identifier et classer chronologiquement les flux d'information

- passer à la construction proprement dite.

a) Identification des acteurs.

Ce sont des acteurs externes au système d'information (domaine étudié). Il s'agit de :

-Le malade

-Le service de consultation

-Le laboratoire

-L'infirmier titulaire

b) Identification et classement des flux

IT

Comptabilité, Caisse, Pharmacie

Réception

Malade

Consultation

8

1

2

3

4

5

6

7

9

Commentaire :

1= identité et paramètres de soins

2= Envoie du budget

3= Fiche du malade

4 = Paiement fiche et consultation

5= envoie du patient à la consultation

6= Prescription des médicaments

7= facture

8 = Paiement de la facture

9= envoie factures d'achat médicament et autres charges

a) Construction du Modèle Conceptuel de traitement

C'est un enchaînement de plusieurs opérations, chaque opération étant déclenchée par un événement puis produit un ou plusieurs résultats

Budget

Arrivée du malade

Op. N° 1

Enregistrement du malade

Fiche

ET

Op. N° 2

Facturation consultation et fiche

Tableau de ventilation des crédits malades(TVCM)

Bon de prélèvement

Facture

Op. N° 3

Encaissement

Non Oui

Reçu

Fiche

Et

Op. N° 4

Sortie des médicaments

Fiche de stock

Bon d'entrée

Ou

Op. N° 6

Comptabilisation

Tableau de ventilation des dépenses(TVD)

Arrivée médicaments

Op. N° 5

Enregistrement des médicaments

Factures fournisseurs

Registre de facturation

TVCM

Bon de prélèvement

Op. N° 7

Décaissement

Livre de caisse /banque

ET/OU

Op. N° 8

Centralisation comptable

Bilan

Op. N° 11

Régularisation

Op. N° 9

Etablissement du grand livre des comptes

Tableau de trésorerie

Etat d'exécution du budget

Grand livre

Et

Op. N° 10

Etablissement balance de vérification

TJ Nouveaux faits

Balance de vérification

Op. N° 12

Etablissement du bilan et compte de résultat

Compte de resultat

Journal

Cahier des ayants droits

TVD

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°1

Libellé : Enregistrement du malade

Type de traitement : Interactif

Période : à l'arrivée du malade

Poste de travail : Réception

Entrées/Sorties

Entrées : identité et paramètres aux soins

Sorties : Fiche malade

Description du traitement : Enregistrement

FICHE DE DESCRIPTION DES OPERATIONS

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°2

Libellé : Facturation consultation et fiche

Type de traitement : Manuel

Période : Chaque jour

Poste de travail : Comptabilité

Entrées/Sorties

Entrées : Fiche du malade (prescription) et le budget

Sorties : facture

Description du traitement : Enregistrement au registre de facturation

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°3

Libellé : Encaissement

Type de traitement : Interactif

Période : Chaque jour

Poste de travail : Caisse

Entrées/Sorties

Entrées : Facture

Sorties : Tableau de ventilation des crédits malades et le reçu

Description du traitement : si paiement cash enregistrement dans le cahier de caisse sinon enregistrement dans le livre des crédits malades

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°4

Libellé : Sortie des médicaments

Type de traitement : Interactif

Période : Chaque jour

Poste de travail : Pharmacie

Entrées/Sorties

Entrées : Fiche du malade (prescription) et le reçu de paiement

Sorties : fiche de stock

Description du traitement : sortie des médicaments au prix d'achat

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°5

Libellé : Entrée des médicaments

Type de traitement : Interactif

Période : Chaque jour

Poste de travail : Pharmacie

Entrées/Sorties

Entrées : bon de livraison du fournisseur

Sorties : Bon d'entrée

Description du traitement : Enregistrement au journal des entrées médicaments

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°6

Libellé : Comptabilisation

Type de traitement : Interactif

Période : Chaque jour

Poste de travail : Comptabilité

Entrées/Sorties

Entrées : bon d'entrée, factures fournisseurs et autres, bon de prélèvement, fiche de stock

Sorties : Bon de prélèvement, tableau de ventilation des dépenses

Description du traitement : Enregistrement des charges au tableau de ventilation des recettes

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°7

Libellé : Décaissement

Type de traitement : Interactif

Période : Chaque jour

Poste de travail : Caisse

Entrées/Sorties

Entrées : bon de prélèvement

Sorties : Livre de caisse ou de banque

Description du traitement : sortie de caisse

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°8

Libellé : centralisation comptable selon le plan comptable général congolais

Type de traitement : automatique

Période : en cas de besoin

Poste de travail : Comptabilité

Entrées/Sorties

Entrées : livre de caisse ou de banque, registre de facturation, tableau de ventilation des crédits malades, tableau de ventilation des dépenses, cahier des ayants droit

Sorties : journal

Description du traitement : centralisation automatique en cour de saisie et vérification de l'équilibre débit crédit

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°9

Libellé : Etablissement du grand livre

Type de traitement : automatique

Période : en cas de besoin

Poste de travail : Comptabilité

Entrées/Sorties

Entrées journal

Sorties : grand livre, tableau de trésorerie, état d'exécution du budget

Description du traitement : suivi des transactions par compte

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°10

Libellé : Etablissement balance de vérification

Type de traitement : automatique

Période : en cas de besoin

Poste de travail : Comptabilité

Entrées/Sorties

Entrées Tableau de trésorerie, état d'exécution du budget, grand livre

Sorties : balance de vérification

Description du traitement : vérification de l'équilibre entre débit et crédit

Fiche de description des opérations

Adresse: Centre de Santé

Opération N°11

Libellé : Etablissement du bilan

Type de traitement : automatique

Période : en cas de besoin

Poste de travail : Comptabilité

Entrées/Sorties

Entrées : balance de vérification

Sorties : bilan de l'exercice, compte de résultat

Description du traitement :

III.2.2. LE MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT (MOT)

Le modèle organisationnel des traitements est une représentation des opérations sous une forme détaillée, puisque l'organisation interne de l'entreprise est ici prise en compte. Dans ce modèle on répond aux questions de genre :

par qui ? L'acteur qui exécute la procédure fonctionnelle

Où ? Le lieu où se passe la procédure fonctionnelle

et quand ? Le moment pendant laquelle s'exécutera la procédure fonctionnelle.

a) Construction du modèle organisationnel de traitement (MOT)

Périodicité Procédures fonctionnelles Poste de travail Type de traitement

1

PF1

Enregistrement du malade

PF2

Facturation fiche et consultation

2

3

4

PF3

Encaissement

5

PF4

Sortie des médicaments du stock

2

6

7

PF5

Entrée des médicaments en stock

9

10

PF6

Comptabilisation

11

7

8

Chaque jour Réception Interactif

Chaque jour Comptabilité Manuel

Chaque jour Caisse interactif

Chaque jour Pharmacie Interactif

Chaque jour Pharmacie Interactif

Chaque jour comptabilité Interactif

Chaque jour Caisse interactif

11

12

PF7

Décaissement

12

14

13

RF

5

Journal

12

RF

5

14

13

PF8

Centralisation comptable

Chaque jour comptabilité automatique

Bilan

Journal

PF8

Centralisation comptable

PF9

Etablissement grand livre et autre

PF7

Etablissement du bilan

Grand livre

Chaque jour comptabilité automatique

Compte de résultat

Commentaire :

1 : arrivée du patient

2 : fiche malade

3 : budget

4 : facture

5 : tableau de ventilation des crédits malades

6 : reçu

7 : fiche de stock

8: arrivée des médicaments

9 : bon d'entrée en stock

10 : factures fournisseurs médicament et autres pièces de débit

11 : bon de prélèvement

12 : tableau de ventilation des dépenses 

13 : livre de caisse ou de banque

RF : registre de facturation

14 : cahier des ayants droit

III.3. LE MODELE LOGIQUE DES DONNEES

Ce modèle est obtenu après application des règles de passage du MCD au MLD :

1. Malade (NumFic, NomMal, AdMal, TelMal)

2. Compte Principal (NumCompPrinc, DesignCompPrinc, TypeCompPrinc, STypeCompPrinc, NatSoldCompPrinc)

3. Compte Divisionnaire (NumCompDiv, DesignCompDiv, TypeCompDiv, STypecompDiv, NatSoldCompDiv)

4. Imputation (NumCompDiv#,NumOp#,MontCred,MontDeb)

5. Prevision (NumCompDiv#, CodExercice#, MontPrev, ModifMont)

6. Opération (NumOp, DateOp, NumPj, LibelleOp, TauxJour, CodExercice#, CodMonnaie#)

7. Exercice (CodExercice)

8. Médicament (CodMat, DesignMat FormMat, CondMat, DosMat, StockMax, StockAl)

9. Monnaie (CodMonnai, NomMonnai)

10. TransactionStock (CodMat#, NumOp#, QuantEntre, QuantSortie, prixUnitEntre, NomFour, Reference)

III.4. LE MODELE PHYSIQUE DES DONNEES

III.5. LE MODELE OPERATIONNEL PHYSIQUE DE TRAITEMENT (MOPT)

Ce modèle nous permet d'organiser l'architecture des menus devant aboutir à un découpage du logiciel en transactions.

Menu Général

ENTREES D'INFORMATIONS

SORTIES D'INFORMATIONS

Journalisation

Journal Entrées Médicaments

Journal Sorties Médicaments

Journal opérations diverses

Journal de caisse

Liste de compte

Fiche de stock médicament

Tableau de ventilation des crédits malade

Tableau de ventilation des dépenses

Journal

Grand livre des comptes

Prévision budgétaire

Prévision

Enregistrement Malade

Modification du Malade

Malade

Tableau d'exécution bugetaire

Balance de verification

Bilan

Compte de resultat

Journal

Enregistrement de Malade

Journal opérations diverses

Etat d

CHAPITRE QUATRIEME :

REALISATION DE LA SOLUTION PRECONISEE

Ce chapitre concerne la réalisation de la base de données. Cette base de données a été réalisée grâce Microsoft visual basic 6.0, Microsoft Access 2003 et son interrogation a été l'oeuvre du langage `QBE' (Query By Example) et du SQL (structured query langage),sans oublier l'intervention de Crystal Reports Pro pour l'implémentation des états.

III.1. LES TABLES ET LES RELATIONS

III.2. LES REQUETES

III.3 LES ECRANS DES MENUS

1. Menu Principal

'déclaration des variables de connexion

Dim con As New Connection

Dim caisse As New Recordset

Dim centralisation As New ADODB.Recordset

Dim exercice As New Recordset

Dim malade As New ADODB.Recordset

Private Sub MDIForm_Load()

con.Provider = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"

con.ConnectionString = App.Path & "\tfc1.mdb" 'connnection à la base des données

con.Mode = adModeReadWrite

con.Open 'ouverture de la connection

End Sub

2. Le sous menu Entrées des informations

a. Journal des opérations diverses.

Dim RowValue

Dim cnn1 As ADODB.Connection, MonRs As ADODB.Recordset, RsLect As ADODB.Recordset, tout As New ADODB.Recordset, imput As New ADODB.Recordset, sommeDC As New ADODB.Recordset

Private Sub cmdExercPrec_Click()

MonRs.MovePrevious

If MonRs.BOF Then

MsgBox "Premier exercice comptable", vbInformation, "CSCompta"

MonRs.MoveFirst

Else

End If

txtExercice.Text = MonRs("CodExercice")

End Sub

Private Sub DataList1_Click()

DataGrid1.Text = DataList1.Text

DataList1.Visible = False

End Sub

Private Sub DataList1_LostFocus()

DataList1.Visible = False

End Sub

Private Sub DataGrid1_Click()

DataList1.Visible = False

End Sub

Private Sub DataGrid1_Scroll(Cancel As Integer)

DataList1.Visible = False

End Sub

Private Sub DataGrid1_ButtonClick(ByVal ColIndex As Integer)

If ColIndex = 1 Then

DataList1.Top = DataGrid1.Top + DataGrid1.RowTop(DataGrid1.Row) + DataGrid1.RowHeight

DataList1.Left = DataGrid1.Left + DataGrid1.Columns(ColIndex).Left

' Width and Height properties can be set a design time

' The width of the list does not have to be the same as the width of the grid column

DataList1.Width = DataGrid1.Columns("NumCompDiv").Width

DataList1.Height = 2000

DataList1.Visible = Not DataList1.Visible

If DataList1.Visible Then

DataList1.Text = DataGrid1.Text

DataList1.ZOrder ' etre sur que le datalist est au dessus du datagrid

End If

End If

End Sub

Private Sub cmdDernOp_Click()

On Error Resume Next

If val(txtVer.Text) = 0 Then

RsLect.MoveLast

txtNumOp.Text = RsLect("NumOp")

txtNumOp.Text = RsLect("NumOp")

txtDateOp.Text = RsLect("DateOp")

txtLibelleOp.Text = RsLect("LibelleOp")

txtNumPJ.Text = RsLect("NumPj")

txtTypOp.Text = RsLect("TypOp")

Set DataGrid1.DataSource = RsLect("cmdPetFille").Value

Else

MsgBox "Opération non équilibré", vbCritical, "CSCompta"

Beep

End If

DataGrid1.Columns(0).Caption = "Opération N°"

'DataGrid1.Columns(1).Caption = "Compte"

DataGrid1.Columns(2).Caption = "Débit"

DataGrid1.Columns(3).Caption = "Crédit"

'Pour le calcul du total debit et credit et degagement de la difference

With sommeDC

.ActiveConnection = cnn1

.CursorLocation = adUseClient

.CursorType = adOpenDynamic

.LockType = adLockReadOnly

.Open "select sum(MontDeb)as SD, sum(MontCred) as SC from Timputation where NumOp='" & txtNumOp.Text & "'"

txtSD.Text = sommeDC("SD")

txtSC.Text = sommeDC("SC")

txtVer.Text = val(txtSD.Text) - val(txtSC.Text)

.Close

End With

End Sub

Private Sub cmdNouvOp_Click()

MonRs.AddNew

End Sub

Private Sub cmdOpPrec_Click()

If val(txtVer.Text) = 0 Then

RsLect.MovePrevious

If RsLect.BOF Then

MsgBox "Debut des opérations", vbInformation, "CSCompta"

RsLect.MoveFirst

End If

txtNumOp.Text = RsLect("NumOp")

txtNumOp.Text = RsLect("NumOp")

txtDateOp.Text = RsLect("DateOp")

txtLibelleOp.Text = RsLect("LibelleOp")

txtNumPJ.Text = RsLect("NumPj")

txtTypOp.Text = RsLect("TypOp")

Set DataGrid1.DataSource = RsLect("cmdPetFille").Value

Else

MsgBox "Opération non équilibré", vbCritical, "CSCompta"

Beep

End If

DataGrid1.Columns(0).Caption = "Opération N°"

'DataGrid1.Columns(1).Caption = "Compte"

DataGrid1.Columns(2).Caption = "Débit"

DataGrid1.Columns(3).Caption = "Crédit"

'Pour le calcul du total debit et credit et degagement de la difference

With sommeDC

.ActiveConnection = cnn1

.CursorLocation = adUseClient

.CursorType = adOpenDynamic

.LockType = adLockReadOnly

.Open "select sum(MontDeb)as SD, sum(MontCred) as SC from Timputation where NumOp='" & txtNumOp.Text & "'"

txtSD.Text = sommeDC("SD")

txtSC.Text = sommeDC("SC")

txtVer.Text = val(txtSD.Text) - val(txtSC.Text)

.Close

End With

End Sub

Private Sub cmdOpSuiv_Click()

If val(txtVer.Text) = 0 Then

RsLect.MoveNext

If RsLect.EOF Then

MsgBox "Fin des opérations", vbInformation, "CSCompta"

RsLect.MoveLast

End If

txtNumOp.Text = RsLect("NumOp")

txtNumOp.Text = RsLect("NumOp")

txtDateOp.Text = RsLect("DateOp")

txtLibelleOp.Text = RsLect("LibelleOp")

txtNumPJ.Text = RsLect("NumPj")

txtTypOp.Text = RsLect("TypOp")

Set DataGrid1.DataSource = RsLect("cmdPetFille").Value

Else

MsgBox "Opération non équilibré", vbCritical, "CSCompta"

Beep

End If

'Pour la vérification de l'équilibre

On Error Resume Next

With sommeDC

.ActiveConnection = cnn1

.CursorLocation = adUseClient

.CursorType = adOpenDynamic

.LockType = adLockReadOnly

.Open "select sum(MontDeb)as SD, sum(MontCred) as SC from Timputation where NumOp='" & txtNumOp.Text & "'"

txtSD.Text = sommeDC("SD")

txtSC.Text = sommeDC("SC")

txtVer.Text = val(txtSD.Text) - val(txtSC.Text)

.Close

End With

DataGrid1.Columns(0).Caption = "Opération N°"

'DataGrid1.Columns(1).Caption = "Compte"

DataGrid1.Columns(2).Caption = "Débit"

DataGrid1.Columns(3).Caption = "Crédit"

End Sub

Private Sub cmdPremExer_Click()

MonRs.MoveNext

If MonRs.EOF Then

MsgBox "Dernier exercice", vbInformation, "CSCompta"

MonRs.MoveLast

Else

End If

txtExercice.Text = MonRs("CodExercice")

txtNumOp.Text = RsLect("NumOp")

Set DataGrid1.DataSource = RsLect("cmdPetFille").Value

End Sub

Private Sub cmdPremOp_Click()

If val(txtVer.Text) = 0 Then

RsLect.MoveFirst

txtNumOp.Text = RsLect("NumOp")

txtNumOp.Text = RsLect("NumOp")

txtDateOp.Text = RsLect("DateOp")

txtLibelleOp.Text = RsLect("LibelleOp")

txtNumPJ.Text = RsLect("NumPj")

txtTypOp.Text = RsLect("TypOp")

Set DataGrid1.DataSource = RsLect("cmdPetFille").Value

Else

MsgBox "Opération non équilibrée", vbCritical, "CSCompta"

End If

DataGrid1.Columns(0).Caption = "Opération N°"

'DataGrid1.Columns(1).Caption = "Compte"

DataGrid1.Columns(2).Caption = "Débit"

DataGrid1.Columns(3).Caption = "Crédit"

'Pour le calcul du total debit et credit et degagement de la difference

With sommeDC

.ActiveConnection = cnn1

.CursorLocation = adUseClient

.CursorType = adOpenDynamic

.LockType = adLockReadOnly

.Open "select sum(MontDeb)as SD, sum(MontCred) as SC from Timputation where NumOp='" & txtNumOp.Text & "'"

txtSD.Text = sommeDC("SD")

txtSC.Text = sommeDC("SC")

txtVer.Text = val(txtSD.Text) - val(txtSC.Text)

.Close

End With

End Sub

Private Sub Form_Load()

Set cnn1 = New ADODB.Connection

cnn1.CursorLocation = adUseClient

cnn1.Provider = "MSDataShape"

cnn1.Properties("Data Provider") = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"

cnn1.ConnectionString = App.Path & "\tfc1.mdb"

cnn1.Mode = adModeReadWrite

cnn1.Open

Set MonRs = New ADODB.Recordset

MonRs.StayInSync = False

MonRs.LockType = adLockOptimistic

MonRs.Open "SHAPE {SELECT * FROM `Texercice`} AS cmdMere APPEND (( SHAPE {SELECT * FROM `Topération`} AS cmdFille APPEND ({SELECT * FROM `Timputation`} AS cmdPetFille RELATE 'NumOp' TO 'NumOp') AS cmdPetFille) AS cmdFille RELATE 'CodExercice' TO 'CodExercice') AS cmdFille", cnn1

Set RsLect = New ADODB.Recordset

RsLect.LockType = adLockOptimistic

Set RsLect = MonRs("cmdFille").Value

'Set RsLect = RsLect("cmdPetFille").Value

txtExercice.Text = MonRs("CodExercice")

txtNumOp.Text = RsLect("NumOp")

txtDateOp.Text = RsLect("DateOp")

txtLibelleOp.Text = RsLect("LibelleOp")

txtNumPJ.Text = RsLect("NumPj")

txtTypOp.Text = RsLect("TypOp")

Set DataGrid1.DataSource = RsLect("cmdPetFille").Value

'pour inserer tous les numéros de comptes dans la datalist1

With imput

.ActiveConnection = cnn1

.CursorLocation = adUseClient

.CursorType = adOpenDynamic

.LockType = adLockReadOnly

.Open "Select NumCompDiv From TcompteDivisionnaire ORDER BY NumCompDiv"

End With

Set Adodc1.Recordset = imput

DataList1.Visible = False

DataGrid1.Columns(1).Button = True

DataGrid1.Columns(0).Caption = "Opération N°"

'DataGrid1.Columns(1).Caption = "Compte"

DataGrid1.Columns(2).Caption = "Débit"

DataGrid1.Columns(3).Caption = "Crédit"

With sommeDC

.ActiveConnection = cnn1

.CursorLocation = adUseClient

.CursorType = adOpenDynamic

.LockType = adLockReadOnly

.Open "select sum(MontDeb)as SD, sum(MontCred) as SC from Timputation where NumOp='" & txtNumOp.Text & "'"

txtSD.Text = sommeDC("SD")

txtSC.Text = sommeDC("SC")

txtVer.Text = val(txtSD.Text) - val(txtSC.Text)

.Close

End With

End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)

cnn1.Close

End Sub

Private Sub verifEquil_Click()

If val(txtVer.Text) <> 0 Then

MsgBox "Votre écriture n'est pas équilibrée!Veillez retoucher avant de passer", vbInformation, "CSCompta"

Else

MsgBox "Ecriture correcte", vbInformation, "CScompta"

End If

End Sub

b. Journal de caisse

'declaration des variables de connection

Dim con As New Connection

Dim td As New Recordset

Private Sub Command1_Click()

End Sub

Private Sub cboCompte_Click()

td.ActiveConnection = con

td.Source = "select * from TcompteDivisionnaire where NumCompDiv= '" & cboCompte.Text & "'"

td.Open

lblDesignCompDiv.Caption = td("DesignCompDiv")

td.Close

End Sub

Private Sub cboComptecaisse_Click()

td.ActiveConnection = con

td.Source = "select DesignCompDiv from Tcomptedivisionnaire where NumCompDiv= '" & cboComptecaisse.Text & "'"

td.Open

lblcaisse.Caption = td("DesignCompDiv")

td.Close

td.ActiveConnection = con

td.Open "select sum(MontDeb) as SD,sum(MontCred) as SC from Timputation where NumCompDiv ='" & cboComptecaisse.Text & "'"

txtSolde.Text = td("SD") - td("SC")

td.Close

End Sub

Private Sub cboNumOp_Click()

td.ActiveConnection = con

td.Source = "select DateOp from Topération where NumOp= '" & cboNumOp.Text & "'"

td.Open

lblDateOp.Caption = td("DateOp")

td.Close

End Sub

Private Sub cboTypeOp_Click()

If cboTypeOp.Text = "Encaissement" Then

cboNumOp.Enabled = True

cboCompte.Enabled = True

txtDebit.Enabled = True

txtLibelle.Enabled = True

Else

cboNumOp.Enabled = True

cboCompte.Enabled = True

txtCredit.Enabled = True

txtLibelle.Enabled = True

txtDebit.Enabled = False

End If

End Sub

Private Sub cmdExecuter_Click()

If cboTypeOp.Text = "" Or cboNumOp.Text = "" Or cboCompte.Text = "" Or cboMonnaie.Text = "" Or txtTaux.Text = "" Then

MsgBox "Vous devez remplir les champs recquis", vbCritical, "CSCompta"

Else

On Error GoTo s

If cboTypeOp.Text = "Encaissement" Then

td.ActiveConnection = con

con.Execute "insert into caisse(NumOp,NumComp,Entre,Sortie) values ('" & cboNumOp.Text & "','" & cboCompte.Text & "',0, '" & val(txtDebit.Text) * val(txtTaux.Text) & "') "

con.Execute "insert into caisse(NumOp,NumComp,Entre,Sortie) values ('" & cboNumOp.Text & "','" & cboComptecaisse.Text & "','" & val(txtDebit.Text) * val(txtTaux.Text) & "' , 0)"

MsgBox "Operation effectué", vbInformation, "CSCompta"

td.Open "select sum(MontDeb) as SD,sum(MontCred) as SC from Timputation where NumCompDiv ='" & cboComptecaisse.Text & "'"

txtSolde.Text = td("SD") - td("SC")

td.Close

Else

If val(txtCredit.Text) < val(txtSolde.Text) Then

con.Execute "insert into caisse(NumOp,NumComp,Entre,Sortie) values ('" & cboNumOp.Text & "','" & cboCompte.Text & "','" & val(txtCredit.Text) & "',0) "

con.Execute "insert into caisse(NumOp,NumComp,Entre,Sortie) values ('" & cboNumOp.Text & "','" & cboComptecaisse.Text & "',0,'" & val(txtCredit.Text) & "') "

MsgBox "Operation effectué", vbInformation, "CSCompta"

Else

MsgBox "Vous ne pouvez pas faire sortir beaucoup plus qu'il a de liquidité en caisse", vbInformation, "CSCompta"

End If

End If

End If

cboCompte.Text = ""

txtDebit.Text = 0

txtCredit.Text = 0

lblDesignCompDiv.Caption = ""

txtLibelle.Text = ""

Exit Sub

s: MsgBox "Vous voulez faire des opérations sur un journal qui n'existe pas, veillez creer d'abord le journal de caisse", vbCritical, "CSCompta"

End Sub

Private Sub Form_Load()

cboTypeOp.AddItem "Encaissement"

cboTypeOp.AddItem "Decaissement"

cboNumOp.Enabled = False

cboCompte.Enabled = False

txtLibelle.Enabled = False

txtDebit.Enabled = False

txtCredit.Enabled = False

con.Provider = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"

con.ConnectionString = App.Path & "\tfc1.mdb" 'connnection à la base des données

con.Mode = adModeReadWrite

con.Open 'ouverture de la connection

With td

.ActiveConnection = con

.CursorLocation = adUseClient

.CursorType = adOpenDynamic

.LockType = adLockOptimistic

.Open "select * from TcompteDivisionnaire ", con

Do Until td.EOF

cboCompte.AddItem (td("NumCompDiv"))

td.MoveNext

Loop

.Close

.Open "select * from Topération ", con

Do Until td.EOF

cboNumOp.AddItem (td("NumOp"))

.MoveNext

Loop

.Close

.Open "select * from TcompteDivisionnaire where NumCompPrinc='57'", con

Do Until td.EOF

cboComptecaisse.AddItem (td("NumCompDiv"))

.MoveNext

Loop

.Close

.Open "Select CodMonnaie from Monnaie"

Do Until td.EOF

cboMonnaie.AddItem td("CodMonnaie")

.MoveNext

Loop

.Close

End With

End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)

con.Close

End Sub

a. c. Journal des entrées médicaments

'declaration des variables de connection

Dim con As New Connection

Dim td As New Recordset

Private Sub cboCodMat_Click()

td.ActiveConnection = con

td.Source = "select * from Tmedicament where CodMat= '" & cboCodMat.Text & "'"

td.Open

txtDesignMat.Text = td("DesignMat") & " " & td("DosMat") & " " & td("FormMat")

td.Close

End Sub

Private Sub cboModePaie_Click()

txtCompteCred.Text = cboModePaie.Text

'selection des comptes divisionnaires dans la table TcompteDivisionnaire

td.Open " select * from TcompteDivisionnaire where NumCompDiv='" & cboModePaie.Text & "' ", con

Do Until td.EOF

lblCompte.Caption = td("DesignCompDiv")

td.MoveNext

Loop

td.Close

End Sub

Private Sub cboNumOp_Click()

td.Open "select DateOp from Topération where NumOp='" & cboNumOp & "'", con

Do Until td.EOF

lblDateOp.Caption = td("DateOp")

td.MoveNext

Loop

td.Close

End Sub

Private Sub cmdEnreg_Click()

If cboCodMat.Text = "" Or txtDesignMat.Text = "" Or txtReference.Text = "" Or cboNumOp.Text = "" Or txtNomFour.Text = "" Or txtQentre.Text = "" Or txtPrixUnitEntre.Text = "" Then

MsgBox "Vous devez remplir tous les champs", vbCritical, "CSCompta, Verification"

Else

td.ActiveConnection = con

con.Execute "insert into journalEntreSortieStock(NumOp,CodMat,QuantEntre,PrixUnit,Fournisseur,Reference)values ( '" & cboNumOp.Text & "','" & cboCodMat.Text & " ', ' " & val(txtQentre.Text) & " ', '" & val(txtPrixUnitEntre.Text) & "','" & txtNomFour.Text & "', ' " & txtReference.Text & "')"

txtPrixTotEntre.Text = val(txtQentre.Text) * val(txtPrixUnitEntre.Text)

con.Execute "insert into Timputation (NumOp,NumCompDiv,MontDeb,MontCred) values ('" & cboNumOp.Text & "','" & cboCodMat.Text & "','" & txtPrixTotEntre.Text & "',0)"

con.Execute "insert into Timputation (NumOp,NumCompDiv,MontDeb,MontCred) values ('" & cboNumOp.Text & "', '" & txtCompteCred.Text & "', 0 ,'" & txtPrixTotEntre.Text & "')"

td.Open

MsgBox "Enregistré avec succès", vbInformation, "CSCompta"

td.Close

End If

cboCodMat.Text = ""

txtDesignMat.Text = ""

txtReference.Text = ""

cboNumOp.Text = ""

txtNomFour.Text = ""

txtQentre.Text = ""

txtPrixUnitEntre.Text = ""

End Sub

Private Sub Form_Load()

td.CursorType = adOpenDynamic

con.Provider = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"

con.ConnectionString = App.Path & "\tfc1.mdb" 'connnection à la base des données

con.Open 'ouverture de la connection

td.Open "select * from Tmedicament ", con

Do Until td.EOF

cboCodMat.AddItem (td("CodMat"))

td.MoveNext

Loop

td.Close

'inserer les numero d'operation dans cboNumOp

td.Open "select * from Topération", con

Do Until td.EOF

cboNumOp.AddItem (td("NumOp"))

td.MoveNext

Loop

td.Close

cboModePaie.Visible = False 'cacher le combo box correspondant au mode de paie

txtPrixTotEntre.Visible = False

txtCompteCred.Visible = False

End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)

con.Close

End Sub

Private Sub optModePaie_Click(Index As Integer)

If optModePaie(0) Then

cboModePaie.Clear

'inserer les comptes banque dans le combo box

td.Open " select * from TcompteDivisionnaire where NumCompPrinc='56' ", con

Do Until td.EOF

cboModePaie.AddItem (td("NumCompDiv"))

td.MoveNext

Loop

td.Close

ElseIf optModePaie(1) Then

cboModePaie.Clear

'inserer les comptes caisse dans le combo box

td.Open " select * from TcompteDivisionnaire where NumCompPrinc='57' ", con

Do Until td.EOF

cboModePaie.AddItem (td("NumCompDiv"))

td.MoveNext

Loop

td.Close

ElseIf optModePaie(2) Then

cboModePaie.Clear

'inserer les comptes fournisseur dans le combo box

td.Open " select * from TcompteDivisionnaire where NumCompPrinc='40' ", con

Do Until td.EOF

cboModePaie.AddItem (td("NumCompDiv"))

td.MoveNext

Loop

td.Close

End If

cboModePaie.Visible = True

End Sub

d. Journal des sorties médicaments

'declaration des variables de connection

Dim con As New Connection

Dim td As New Recordset

Private Sub cboCodMat_Click()

td.ActiveConnection = con

td.Source = "select * from Tmedicament where CodMat= '" & cboCodMat.Text & "' "

td.Open

txtDesignMat.Text = td("DesignMat") & " " & td("DosMat") & " " & td("FormMat")

td.Close

'pour selectionner la quantité total entré pour le produit correspondant au numero dans le combobox

td.ActiveConnection = con

td.Source = "select Reste from StockGlobal where CodMat= '" & cboCodMat & "' "

td.Open

On Error GoTo s

txtTotQEntre = td("Reste")

td.Close

Exit Sub

s:

td.ActiveConnection = con

td.Close

td.Open "select SommeDeQuantEntre from StockGlobal where CodMat= '" & cboCodMat & "'"

txtTotQEntre = td("SommeDeQuantEntre")

td.Close

End Sub

Private Sub cboNumOp_Click()

td.Open "select DateOp from Topération where NumOp='" & cboNumOp & "'", con

Do Until td.EOF

lblDateOp.Caption = td("DateOp")

td.MoveNext

Loop

td.Close

End Sub

Private Sub cmdSortir_Click()

If cboCodMat.Text = "" Or cboNumOp.Text = "" Or txtQSort.Text = "" Then

MsgBox "Vous devez remplir tous les champs", vbCritical, "CSCompta"

Else

If txtQSort.Text > txtTotQEntre.Text Or txtQSort.Text <= 0 Then

MsgBox "Quantité supérieur par rapport à la quantité disponible", vbInformation, "CSCompta"

Else

td.ActiveConnection = con

con.Execute "insert into JournalEntreSortieStock(NumOp,CodMat,QuantSorti,Reference) values ('" & cboNumOp.Text & "','" & cboCodMat.Text & "' ,'" & val(txtQSort.Text) & " ','" & txtRef.Text & "') "

MsgBox "Opération effectué avec succès", vbInformation, "CScompta"

td.Open

td.Requery

td.Close

End If

cboCodMat.Text = ""

cboNumOp.Text = ""

txtQSort.Text = ""

txtDesignMat.Text = ""

txtRef.Text = ""

txtTotQEntre.Text = ""

End If

End Sub

Private Sub Form_Load()

con.Provider = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"

con.ConnectionString = App.Path & "\tfc1.mdb" 'connnection à la base des données

con.Open

'ouverture de la connection

With td

.ActiveConnection = con

.CursorLocation = adUseClient

.CursorType = adOpenDynamic

.LockType = adLockOptimistic

td.Open "select CodMat from JournalEntréesEnStock group by CodMat", con

Do Until td.EOF

cboCodMat.AddItem (td("CodMat"))

td.MoveNext

Loop

td.Close

End With

'inserer les numero d'operation dans cboNumOp

td.Open "select * from Topération", con

Do Until td.EOF

cboNumOp.AddItem (td("NumOp"))

td.MoveNext

Loop

td.Close

End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)

con.Close

End Sub

a. e. Journal de prévision budgétaire

'declaration des variables de connection

Dim con As New Connection

Dim td As New Recordset

Private Sub cmdModMont_Click()

cmdModMont.Visible = False

Dim exerc As String

Dim compte As String

exerc = InputBox("Veillez saisir le code de l'exerice")

compte = InputBox("Veillez saisir le numero de compte ")

If exerc = "" Or compte = "" Then

MsgBox "Vous devez remplir les paramètres récquis", vbCritical, "CSCompta"

cmdModMont.Visible = True

Else

On Error GoTo s

td.ActiveConnection = con

td.Open "select * from Tprevision where CodExercice='" & exerc & "' and NumCompDiv='" & compte & "'"

cboCodExrcice.Text = td("CodExercice")

cboComptePrev.Text = td("NumCompDiv")

txtMontPrev.Text = td("MontPrev")

txtModifMont.Text = td("ModifMont")

td.Close

cboCodExrcice.Enabled = False

txtMontPrev.Enabled = False

cboComptePrev.Enabled = False

End If

Exit Sub

s: MsgBox "Ce compte n'a jamais été prévu pour cet execice, prevoyez le d'abord", vbExclamation, "CSCompta"

End Sub

Private Sub cmdPrevoir_Click()

If cboCodExrcice.Text = "" Or cboComptePrev.Text = "" Or txtMontPrev.Text = "" Or txtModifMont.Text = "" Then

MsgBox "Vous devez remplir tous les champs", vbCritical, "CSCompta"

Else

On Error GoTo s

con.Execute "insert into Tprevision(NumcompDiv,CodExercice,MontPrev,ModifMont) values ('" & cboComptePrev.Text & "','" & cboCodExrcice.Text & "','" & val(txtMontPrev.Text) & "','" & val(txtModifMont.Text) & "')"

cboCodExrcice.Text = ""

cboComptePrev.Text = ""

txtMontPrev.Text = ""

txtModifMont.Text = ""

Exit Sub

s: MsgBox "Modification non effectué, risque de doublons, ce compte est déja prévu pour cet exercice", vbCritical, "CSCompta"

End If

End Sub

Private Sub cmdValider_Click()

td.ActiveConnection = con

td.Open "update Tprevision set ModifMont='" & val(txtModifMont.Text) & "' where CodExercice='" & cboCodExrcice.Text & "' and NumCompDiv='" & cboComptePrev.Text & "'"

cmdModMont.Visible = True

cboCodExrcice.Text = ""

cboComptePrev.Text = ""

txtMontPrev.Text = ""

txtModifMont.Text = ""

MsgBox "Opération effectuée avec succès", vbInformation, "CSCompta"

End Sub

Private Sub Form_Load()

td.CursorType = adOpenDynamic

con.Provider = "Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"

con.ConnectionString = App.Path & "\tfc1.mdb" 'connnection à la base des données

con.Open 'ouverture de la connection

td.Open "select * from Texercice", con

Do Until td.EOF

cboCodExrcice.AddItem (td("CodExercice"))

td.MoveNext

Loop

td.Close

' selection des comptes et leur mise dans combo box

td.Open "select * from TcompteDivisionnaire", con

Do Until td.EOF

cboComptePrev.AddItem (td("NumCompDiv"))

td.MoveNext

Loop

td.Close

End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)

con.Close

End Sub

3. Le sous menu Impressions des informations

Ce menu est constitué de la rétroaction des toutes les informations enregistrées dans la base des données. Ces états ont été réalisés grâce à CRYSTAL REPORT PRO 4.6

Ci-dessous quelques unes des ces états :

a. Tableau de prévision budgétaire

b. Etat d'exécution du budget

c. La fiche de stock

d. Le bilan de l'exercice

` Code pour la selection des informations des informations dans la base de données sur base des critères de selection

Dim filtre1 As String

filtre1 = InputBox("Entrez le Code de l'exercice", "CSCompta")

bilanCompPrinc.ReportFileName = App.Path & "\bilan compte principaux.rpt"

bilanCompPrinc.ParameterFields(0) = "exercice;" & filtre1 & ";TRUE"

bilanCompPrinc.Destination = crptToWindow

bilanCompPrinc.PrintReport

III.4. GUIDE SOMMAIRE D'UTILISATION

CSCompta est une application Windows XP qui est livré sur un CD. Pour accéder à l'application, il faut l'avoir installer sur votre ordinateur.

A. Installation

Pour l'installer, explorer le CD de livraison et exécuter le fichier setup.exe et l'assistant vous guide dans la suite et à la fin de l'installation cliquez sur terminer pour finir l'installation.

B. Utilisation

Pour démarrer le programme, cliquer sur démarrer/Tous les programmes/CSCompta. Au lancement de l'application, une boîte de dialogue vous souhaitant la bienvenue défilera à l'écran pendant au moins 5 secondes, puis viendra une autre qui vous permettra de saisir ou modifier les coordonnées de votre Centre de santé , à fin viendra alors le menu principal. Ce dernier vous liste un éventail de choix (sous menus) à exécuter :

1° Fichier : vous permet soit d'enregistrer des nouvelles informations nécessaires à la bonne marche du programme soit de quitter le programme

2° Entrée : c'est celui qui permet la saisie des informations dans les divers journaux brouillards.

3° Actions : englobe la suite de commandes possibles de l'application (création des journaux ; clôture journalière : centralisation au journal central, clôture mensuelle : valorisation des sorties de stock, clôture annuelle : création d'une nouvel exercice, transfert de solde)

4° Impression : les divers états à imprimer

5° Outils : regorge les divers utilitaires nécessaires à la bonne marche de l'application

6° Aide : pour avoir de l'aide dans le manuel ou en ligne, information sur le logiciel et l'auteur,

Pour d'amples renseignements relatifs à l'exploitation de ce logiciel ou pour des avis et

Suggestions constructives en vue d'améliorer le logiciel ; ou encore en cas de problème d'exploitation, contacter immédiatement le concepteur sur les adresses suivantes :

Courriel : [e-mail]

Site web : http://congodream.uniluk.org/logiciels/cscompta.php

Téléphone : ([phone]

CONCLUSION GENERALE

Dans ce modeste travail intitulé « Formalisation informatique de la comptabilité sanitaire en RDC, Cas des centres de Santé », nous étions préoccupé par la lourdeur, la lenteur, l'imprécision et les erreurs fréquentes de traitement des données comptables dans les Centres de santé en RDC.

Pour mettre en nu les causes de ce problème, nous sommes parti de l'hypothèse selon la quelle il y aurait possibilité d'exploiter au maximum la comptabilité dans les structures sanitaires de premier échelon en RDC en y appliquant les nouvelles technologies de l'information.

Pour vérifier cette hypothèse, nous nous sommes servis essentiellement des méthodes et techniques comme MERISE avec comme outils : le schéma de circulation et de traitement de l'information, le modèle entité association et comme technique l'observation directe; la collecte et l'analyse des données disponibles et enfin, la technique documentaire.

Nos investigations ont quasi confirmé notre hypothèse fondamentale et nous avons particulièrement mis l'emphase sur la réorganisation du service de comptabilité en suggérant une déconcentration des tâches du comptable en les répartissant entre le caissier, le préposé à la pharmacie en vue de l'amélioration des services de santé.

En effet, après analyse, nous avons constaté que le comptable exécutait beaucoup de tâches, ce qui provoquait la lourdeur dans le traitement et production des données. Ceci étant , l'imprécision dans les calculs,l'incrédibilité des états financiers produits,la mauvaise tenue des documents comptables et inexistence des certains d'entre eux en sont des problèmes qui restaient omniprésents dans les centres de santé de premier échelon en RDC.

Comme solution à ce problème, nous avons réalisé une base de données relationnelle qui pourra réduire, tant soit peu, les erreurs, la lenteur dans le traitement des informations comptables dans les Centre de santé en RDC.

Nous ne pouvons prétendre à l'exhaustivité, nous pensons plutôt avoir ouvert la voie à nos successeurs qui pourront, d'une manière ou d'une autre, apporter suggestions constructives pour l'amélioration de ce travail car ce dernier ne constitue qu'une ébauche.

BIBLIOGRAPHIE

I. OUVRAGES

1. ABBASBHAY H. & SPRINGINSFELD S., Microsoft Access 2000, 1^ere Ed., Paris : Rue des Petits-hôtels, Mai 1999

2. DAVIS GOURDON B. & MARGUERITE H. OLSON, Système d'information pour le Management, Ed. Economica, Hericart, Paris, 1990.

3. DIPL. ING. ANDREAS MALSO, Microsoft Visual Basic 6, 1^ere Ed, Novembre 1999

4. FOREST L. , The visual basic course book, 1999

5. MARTINET A., SILEM A., Lexique de gestion, 6^ème Ed., Italie, Juillet 2003

6. M'BAL MWINANTEMBU E., NYAMAMBICHI LUBULU G., ELONGO LOKOMBE L., Guide de gestion financière et comptable cas d'un centre de santé 1^ere partie:Notions préliminaires de comptabilité, Goma, Septembre 1998

7. M'BAL MWINANTEMBU E., NYAMAMBICHI LUBULU G., ELONGO LOKOMBE L., Guide de gestion financière et comptable cas d'un centre de santé 2^eme partie:Eléments de budget, Goma, Septembre 1998

8. M'BAL MWINANTEMBU E., NYAMAMBICHI LUBULU G., ELONGO LOKOMBE L., Guide de gestion financière et comptable cas d'un centre de santé 3^eme partie : Gestion comptable des équipements, Goma, Septembre 1998 

9. TARDIEU H., ROCHEFELD A. & COLETTI R., La Méthode MERISE, Principes et outils, Ed. d'Organisation, Paris, Juin 2000

10. VERHULST P.A., Comptabilité élémentaire, vol 1,1996

11. VERHULST P.A., Comptabilité approfondie, 3^eme Ed. : C.R.P, Kinshasa, 1999

12. VONHEGEN H. & KRAUS, Office 2000, 1^ere Ed. Paris, 1999.

II. COURS

1. GULZAR A., Système de Gestion des Bases de données, cours Inédit, G2 UNILUK, 2007-2008

2. KATEMBO KIMBESA L., cours de comptabilité générale, Inédit, G1 UNILUK, 2007

3. KATUNGO NYAMWAKA J., Cours de santé publique et terminologie en santé publique, Inédit, Uniluk, 2005

4. MUHINDO MASIVI O., Méthodes d'analyse des systèmes d'information, Inédit, G2 UNILUK, 2007-2008

5. MUHINDO MASIVI O., Cours d'Informatique générale, Inédit, UNILUK, 2006

6. PALUKU KYAVU, Cours d'introduction à la recherche scientifique, Inédit, UNILUK& ISTM / Butembo, 2002-2003

7. PALUKU VAGHENI N., Méthodologie de recherche en Sciences Sociales, cours Inédit, G2 UNILUK, 2007-2008

III. TRAVAUX DE FIN DE CYCLE

1. KASEREKA KIZITO A., Suivi automatisé du cursus académique des étudiants, Cas de l'Institut Supérieur Sainte-Croix de Mulo, TFC, UNILUK, 2007

2. KASEREKA MASIVI S., Esquisse de formalisation informatique d'une structure comptable selon le plan comptable général congolais"P.C.G.C", TFC, Uniluk, 2007

3. MAKI MBITSO J., Esquisse de formalisation informatique de la gestion des stocks, TFC, UNILUK, 2008

4. MUKINAYI MUTSHIAYILA D., Esquisse d'automatisation des services d'une institutions sanitaire"Cas du dispensaire UNILUK", TFC, UNILUK, 2006

5. YAWE VYAWERA, Essaie d'automatisation des services d'une institutions sanitaire cas de l'Hôpital général de MUSIENENE, TFC, UNILUK, 2004

IV. REFERENCES WEBOGRAPHIQUES

1. BEN HENDA M., Les réseaux électroniques d'information en Afrique à la recherche du maillon perdu (en ligne), ISD Tunis / CEM-GRESIC, Bordeaux 3, 1997. ( http://www.benhenda.com/publications/1997_reseaux-afrique.htm consulté le 04 Février 2009)

2. CENTRE NATIONAL PRIVEE DE FORMATION EN DISTANCE, « Fonctions et carrière », in Programme de la formation comptabilité sur informatique Ciel Compta (en ligne). ( http://www.jpl-formation-comptabilite.com/programme2.htm consulté le 09/09/2009).

3. ENGEL, Microsoft Word- poly_compta_g.n.ral 2005.doc (en ligne) ,2005. (www.ensmp.fr/.../compta_generale_9.html Consulté le 23/01/2007).

4. Ordonnance n°76/150 du 16 juillet 1976 fixant le plan comptable général Zaïrois (en ligne), Moniteur Congolais, 1 Septembre 1976. ( http://www.glin.gov/view.action?glinID=151439 consulté le 07/09/2009).

5. WIKIPEDIA L'ENCYCLOPEDIE LIBRE, Technologies de l'information et de la communication (en ligne), 7 septembre 2009. ( http://fr.wikipedia.org/wiki/Technologies_de_l'information_et_de_la_communication consulté le 17 Août 2009).

6. WIKIPEDIA L'ENCYCLOPEDIE LIBRE, Stock (en ligne). ( http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_des_stocks consulté le 7/9/2009).

V. LOGICIELS

PILLOU J., « informatique » in CommentCamarche.net Encyclopédie libre, (Version 2.0.6) [Logiciel], 2006, Disponible sur http://www.commentcamarche.net

VI. Dictionnaires

REY-DEBOVE J., Le Robert méthodique, Nouvelle Edition Revue et corrigée, Paris, Juin 1983

* ¹ K. M. NGINDU, C. PEROCHON, comptabilité générale élémentaire, Ed.Foucher, Paris, 1989, p.2

* 2 M. BEN HENDA, Les réseaux électroniques d'information en Afrique à la recherche du maillon perdu (en ligne), ISD Tunis / CEM-GRESIC, Bordeaux 3, 1997. ( http://www.benhenda.com/publications/1997_reseaux-afrique.htm consulté le 04 Février 2009).

* ³ Ordonnance n°76/150 du 16 juillet 1976 fixant le plan comptable général Zaïrois (en ligne), Moniteur Congolais, 1 Septembre 1976. ( http://www.glin.gov/view.action?glinID=151439 consulté le 07/09/2009).

* ⁴Pour plus d'informations : N. PALUKU VAGHENI, Méthodologie de recherche en Sciences Sociales, cours Inédit, G2 UNILUK, 2007-2008, p. 35

* ⁵ ENGEL, Microsoft Word- poly_compta_g.n.ral 2005.doc (en ligne) ,2005. (www.ensmp.fr/.../compta_generale_9.html Consulté le 23/01/2007).

* ⁶ L. KATEMBO KIMBESA, cours de comptabilité générale, inédit, UNILUK, 2007, p.1

* ⁷ A. MARTINET., A. SILEM, Lexique de gestion, p 174-175

* ⁸ E. M'BAL MWINANTEMBU, G. NYAMAMBICHI LUBULU, L. ELONGO LOKOMBE, Guide de gestion financière et comptable cas d'un centre de santé 1^ere partie: Notions préliminaires de comptabilité, Goma, Septembre 1998, P.61

* ⁹ E. M'BAL MWINANTEMBU, G. NYAMAMBICHI LUBULU, L. ELONGO LOKOMBE, Op. Cit., 1^ere partie, p.63

* ¹⁰ L. KATEMBO KIMBESA, Op. Cit., p.61

* ¹¹ Idem, p9

* ¹² Idem, p15

* ¹³ E. M'BAL MWINANTEMBU, G. NYAMAMBICHI LUBULU, L. ELONGO LOKOMBE, Op. Cit., 1^ere partie, p15

* ¹⁴ E. M'BAL MWINANTEMBU, G. NYAMAMBICHI LUBULU, L. ELONGO LOKOMBE, Guide de gestion financière et comptable cas d'un centre de santé II^ème partie: Elements de budget, Goma, Septembre 1998, p. 6-7

* ¹⁵ E.M'BAL MWINANTEMBU, G. NYAMAMBICHI LUBULU, L. ELONGO LOKOMBE, Guide de gestion financière et comptable cas d'un centre de santé III^ème partie: Gestion comptable des équipements, Goma, Septembre 1998, p.10

* ¹⁶ Wikipedia L'encyclopédie Libre, Stock (en ligne). ( http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_des_stocks consulté le 7/9/2009).

* ¹⁷ E. M'BAL MWINANTEMBU, G. NYAMAMBICHI LUBULU, L. ELONGO LOKOMBE, Op. Cit., 3^eme partie, p.10

* ¹⁸ J. PILLOU, «  Informatique » , in  CommentCamarche.net Encyclopédie libre, (Version 2.0.6) [Logiciel], 2006, Disponible sur http://www.commentcamarche.net

* ¹⁹ O.Masivi, cours d'Informatique générale, inédit, uniluk 2006, p.7

* ²⁰ Idem, p.6

* ²¹ Idem, p.8

* ²² Idem, p.9

* ²³ J. REY-DEBOVE, Robert méthodique, p. 739

* 24 Pour plus d'informations : Wikipedia L'encyclopédie Libre, Technologies de l'information et de la communication (en ligne), 7 septembre 2009. ( http://fr.wikipedia.org/wiki/Technologies_de_l'information_et_de_la_communication consulté le 17 Août 2009).

* ²⁵ Dr. J. KATUNGO NYAMWAKA, Cours de santé publique et terminologie en santé publique, inédit, Uniluk, 2005

* ²⁶ E.M'BAL MWINANTEMBU, G. NYAMAMBICHI LUBULU, L. ELONGO LOKOMBE, Op.cit. , 3^eme partie, P5

* ²⁷ Centre National Privée de Formation en Distance, « Fonctions et carrière », in Programme de la formation comptabilité sur informatique Ciel Compta (en ligne). http://www.jpl-formation-comptabilite.com/programme2.htm (consulté le 09/09/2009).