INTRODUCTION GENERALE
La comptabilité se définit comme l'ensemble des
règles qui ont vocation à décrire les opérations
patrimoniales et journalières de l'entreprise. Ainsi, elle rend compte
de la valeur des biens de l'entreprise, de son enrichissement et de son
appauvrissement ; c'est un outil précieux pour l'entreprise en
matière de preuve en cas de litige. L'activité principale de
l'entreprise étant la vente des biens et services, le travail du
comptable sera donc de déterminer le résultat de l'entreprise
après analyse des documents ou des pièces ayant servi à la
facturation aux clients de l'entreprise. Cette méthode qu'est la
facturation est complexe et varie d'une entreprise à une autre, selon
l'activité de cette dernière et selon les règles
fixées par l'Etat. En effet, la facturation doit être faite en
respectant les règles en vigueur avec la plus grande
sincérité possible pour traduire le résultat de
l'entreprise. Dans le cas des commissionnaires en douane agrées, la
complexité des opérations nécessite toujours une grande
attention et un minimum de connaissances des règles du transit.
Cependant, avec l'affluence de nouvelles entreprises
concurrentes dans la branche d'activité, EOLIS Cameroun a su s'imposer
de part sa taille et son dynamisme, d'où l'existence dans son enceinte
d'un service comptable qui s'occupe parallèlement de la facturation.
Après deux mois de stage nous sommes venus à nous poser plusieurs
questions parmi lesquelles : Quelle est la procédure de facturation
chez les commissionnaires en douane agrées (par exemple le cas de EOLIS
Cameroun) ?, quelles sont les limites de la facturation dans cette
structure et comment améliorer la gestion de celle-ci ?
Telle a été notre préoccupation durant le
stage. Sur ce, nous avons structuré notre analyse sur trois grands
chapitres:
Le premier chapitre sera essentiellement
orienté sur la présentation générale d'EOLIS
Cameroun et sur le concept de la facturation.
Le deuxième chapitre nous permettra de
voir le mécanisme conduisant à l'établissement des
factures et leur transmission aux clients.
Le troisième chapitre consistera
à procéder à un bilan critique
susceptible d'améliorer la gestion comptable et sociale d'EOLIS
Cameroun.
CHAPITRE I : GENERALITES SUR EOLIS CAMEROUN ET APPROCHE
CONCEPTIONNELLE DE LA FACTURATION
Le présent travail sera structuré en deux
sections comportant chacune deux grands points.
La section1 étudiera les
généralités sur EOLIS Cameroun.
Le section2 étudiera le concept de la
facturation.
SECTION I : GENERALITES SUR EOLIS CAMEROUN
Il n'y a pas de définition standard de l'entreprise. En
effet, toute entreprise peut elle-même se donner une définition
qui concorde avec la nature de son activité. En général,
certains la définissent comme étant une unité de
production de biens. Toutes fois dans le cadre de notre exposé, nous
essayerons de donner une définition de l'entreprise qui semble cadrer
avec la réalité : l'entreprise est un groupement humain
hiérarchisé qui met en oeuvre des moyens intellectuels, physiques
et financiers pour produire ou distribuer des biens et services
conformément à des objectifs définis par une direction, en
faisant intervenir à des degrés divers des motivations de profit
et d'utilité sociale.
I. ENVIRONNEMENT INTERNE
1. CREATION ET EVOLUTION
a) Qu'est ce qu'un commissionnaire en douane
agrée ?
Un commissionnaire en douane agrée est une personne
physique ou morale (société de personnes, société
anonyme ou société à responsabilité limitée)
faisant profession d'accomplir pour autrui les formalités de douane
concernant la déclaration en détail et ayant été
autorisé par le ministre de finances à accomplir cette profession
auprès de l'administration des douanes. Cet agrément
préalable se justifie par des raisons qui tiennent à la
complexité de la réglementation douanière, au non-respect
par les particuliers des conditions de forme, de fond de délais,
à l'encombrement des circuits dû à une
méconnaissance de la réglementation et aux difficultés
pour les services des douanes à recouvrer les créances des
particuliers.
b) Sa création
Face à l'accroissement de son niveau d'activité,
le groupe SPNP/PHP/SBM respectivement Société des Plantations
Nouvelles de Penja, Plantations du Haut Penja, Société des
Bananeraies de la Mbomé, premier producteur et exportateur de bananes au
Cameroun décide de créer une société de transit qui
s'occupera de la réalisation de ses opérations d'exportations et
d'importations en 1990.
En effet pour les besoins de son activité ces derniers
importent :
· Des vitro plants des bananiers qui sont des plantes et
greffons non racinés (semences)
· Du matériel pour l'irrigation de ses
plantations
· Des cartons pour le conditionnement de la banane
· Des sacs plastiques, corniers, feuillards et bien
d'autres...
· Des pièces détachées et de
rechange pour son matériel mécanique agricole (engins agricoles,
camions, avions)
Un an plus tard, le groupe déposa auprès de la
direction des douanes à Douala avec le concours d'un déclarant en
douane le nommé BOTTA, une demande d'obtention d'Agrément en
douane ; cette demande sera finalement acceptée le 1er Mars
1992 ; date à laquelle est officiellement crée la
Société Transit Services (S.T.S) Celle-ci n'est alors qu'une
S.A.R.L avec un capital de 25 000 000FCFA, avec un effectif de 13
employés répartis en deux services : le service embarquement
et contrôle qualité et le service transit.
c) Son évolution
Au fil des années, le capital de la S.T.S va augmenter
de 50 000 000CFA. Jusqu'ici elle dépend du groupe SPNP/PHP que se
soient dans la rémunération des employés que dans le
fonctionnement quotidien. C'est alors qu'à la suite d'une absorption
intervenue en 2001, la STS s'écarte du groupe en raison de son secteur.
Le 1er Janvier 2002, elle devient une S.A (société anonyme) avec
un capital de 150.000.000FCFA et l'effectif connaît aussi une remarquable
augmentation. Il va de 13 employés à 42, ainsi l'on pourra dire
que la société fonctionnera désormais de manière
quasi autonome.
L'évolution de la S.T.S nous intéresse plus
spécialement à partir du moment où elle devient EOLIS
Cameroun en 2008, date à laquelle elle opte pour un changement effectif
de nom et dévoile ses ambitions. Société multinationale,
elle est aussi représentée dans les pays comme la Côte
d'ivoire, le Ghana, et même la France. Les dirigeants décident de
partir de la simple fonction de transitaire à celle de consignataire et
agent de navire d'où l'intégration de nouveaux métiers
dans le maritime.
Vous vous en doutez bien que cela exige une augmentation des
services, du personnel et de nouvelles dotations en agrément.
Désormais les clients chargeurs pourront échanger leur bill of
loading (le connaissement) aux guichets de l'agence EOLIS logée dans les
locaux de la S.D.V.
Dans cette évolution il apparaît important de
procéder à de nouvelles organisations, ce qui est d'ailleurs en
vue, raison pour laquelle nous ne pourrons vous donner à la suite qu'un
organigramme non actualisé.
Cette évolution est d'autant plus importante qu'elle
ouvre la voie à de nouveaux horizons dans la mesure où la
société envisage dans de proches avenirs de gérer
l'acconage tout en s'implantant dans les pays tels que le Tchad et la
République Centrafricaine. Pour le reste son organisation actuelle est
provisoire, sa direction générale étant basée au
quai 12 (quai fruitier).
2. ACTIVITES ET VALEURS
a) Activités
Eolis Cameroun est une entreprise qui exerce l'activité
de commissionnaire en douane agrée. Elle met donc ainsi à notre
disposition une variété de services :
· L'embarquement
C'est une activité dense dont le but est d'assurer le
pointage des palettes à la réception et à l'embarquement
dans le navire. L'activité comprend aussi le traitement de ces palettes
dans le système informatique mis en place appelé la
traçabilité. Cette activité de l'embarquement est
menée en collaboration avec l'acconier SDV
· La consignation
Comme l'embarquement, la consignation est une activité
maritime de gestion es navires et du traitement des manifestes qui les
accompagnent. Le consignataire d'un navire peut être
considéré comme l'agent dépositaire c'est-à-dire le
responsable du navire reconnu par les services de douane et du port autonome.
Nous ne pourrons en dire plus ici mais il est important de relever qu'à
ce jour EOLIS est agent consignataire de huit navires dont l'armateur est AEL
(Afrique Express Line) qui font la ronde tous les mois. On peut citer :
o ATLANTIC IRIS
o ATLANTIC HOLLYHOCK
o CARRIBEAN STAR
o COSTARICAN STAR
o COTE D'IVOIRIAN STAR
o LADY ROSE
o LADY ROSEMARY
Nous avons eu l'occasion de constater que la ligne est devenue
très prisée pour l'importateur de véhicules et de poulets
congelés, pour leur rapidité dans le transport.
· Le dédouanement (en tant que
commissionnaire en douane agrée)
Le dédouanement constitue aussi l'une des
activités sur lesquelles la société tire ses revenues car
celle-ci à travers son service transit est considérée
comme étant le commissionnaire en douane agrée exclusif du groupe
PHP car pour son compte, elle effectue le dédouanement à l'import
comme à l'export de tous ses colis sous douane. Cette activité
contrairement à d'autres est la plus vieille de la boîte.
· La commercialisation
La commercialisation quant à elle est le lieu de
négociation des contrats à l'exemple du fret, des locations des
conteneurs, et des perceptions des frais sur tous les bills of loading
émis par la ligne.
En effet, c'est le service commercial qui délivre pour
le compte d'EOLIS Cameroun les << DELIVER ORDER>> à tous ses
clients.
· La gestion des conteneurs
La gestion et la maintenance des conteneurs sont aussi source
de revenue pour la société EOLIS. Les conteneurs à leur
disposition sont la propriété d'AEL dont il assure l'entretien,
pour la bonne conservation de la banane jusqu'à l'arrivée.
b) Valeurs
· La confiance ;
· La transparence ;
· Le savoir faire ;
· La prévoyance ;
· Le résultat ;
· La fidélisation ;
· L'esprit d'équipe ;
· Le respect.
3. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
L'organisation actuelle d'EOLIS Cameroun est dressée
sur un organigramme que vous pouvez retrouver à la page.... Des annexes
et doc nous pourrons jusqu'ici commenter la structure et les services.
A la lecture de ce tableau, il apparaît claire que
malgré son étalage horizontal, l'organisation est beaucoup plus
verticale ; ceci nous donne ainsi l'occasion de confirmer la
première idée que le poste de Directeur Général
Adjoint est inexistant. A côté de cela nous constatons qu'un
toilettage de cet organigramme est en vu, c'est-à-dire que certains
postes sont à supprimer et qu'à côté de cela
plusieurs postes sont à pourvoir.
Pour l'instant, c'est un organigramme fort de 62 personnes
dont nous allons parcourir tour à tour les services.
a) La direction générale et ses
composantes
Organe exécutif de l'entreprise, elle a à sa
tête un DG responsable devant le conseil d'administration qui de
réunit une fois par an. Celui-ci assure la coordination de tous services
et prend toutes les décisions nécessaires au fonctionnement de la
structure en collaboration avec son secrétariat. Pour sa gestion, elle a
besoin d'une main d'oeuvre qualifiée qu'elle coordonne efficacement.
a-1) Le standard
Il est assuré par une standardiste qui a pour
principales tâches :
o La réception des appels externes et leur transfert
aux personnes concernées ;
o L'émission des appels vers des réseaux de
téléphonie mobile ;
o La gestion des approvisionnements en eau et en restauration
pour les employés ;
o La préparation du café.
o a-2) Le secrétariat de
direction
Il est assuré par une secrétaire qui est
chargée :
o Du traitement d'informations
o Du traitement du courrier
o De la gestion du matériel du bureau
o Du classement des dossiers administratifs et de leur
archivage
b- Les services
On peut dénombrer cinq services qui se déploient
quotidiennement sous la pulsion d'un chef :
o le service commercial
o le service de consignation et shipping
o le service embarquement
o le service transit et douane
o le service comptable.
b-1) Le service commercial et le service
shipping
Dans la chronologie des services ces deux sont les plus
récents, ils existent de puis un an. Le service commercial basé
dans les locaux de SOCOPAO, assure toutes les opérations commerciales
pour le compte d'EOLIS parmi lesquels : location des conteneurs,
facturation du fret, perception des frais de dossier sur BL. C'est lui qui
délivre en réalité le <<DELIVER ORDER>>
à ses clients.
Le service shipping quant à lui s'occupe de toutes les
opérations liées aux manifestes et navires.
b-2) Le service comptabilité et
facturation
C'est dans ce service que nous avons évolué
tout au long de notre stage. Il se charge de l'établissement des
factures, de la mise à jour des différents états
financiers et de l'enregistrement des différentes pièces
comptables (factures, chèques, avis de débits...)
b-2) Le service embarquement
Il est sous la supervision d'un chef des opérations
portuaires entouré des pointeurs au sein duquel opère la
traçabilité. Le service embarquement assure le pointage des
palettes de bananes déchargées des camions et traitées
pour être embarquées dans le navire. Il est composé
de :
o Un superviseur de quai : responsable
de l'organisation du chargement de la marchandise exportée et assure la
réception effective de celle-ci au quai et de leur chargement dans les
navires. Il participe à l'élaboration des rapports de chargement
qu'il contrôle et amende avant la validation par le chef service
logistique, consigne les rapports journaliers de l'activité de
l'acconier et les protocoles de facturation. En outre, il contrôle les
opérations de manutention terre/bord en tenant compte des exigences de
ces opérations et de l'application des règles de
sécurités. Il liste aussi les palettes de report ou
délaissées à quai ainsi que les navires.
o Deux chefs d'équipes :
effectuant toutes les taches liées à la réception et au
chargement des navires selon les instructions du superviseur quai, ils
contrôlent et confirment la composition des palettes
reconditionnées et participent à la finalisation des documents
relatifs au chargement.
o Sept pointeurs : qui, à l'aide
des terminaux portables, sont chargés de lire les codes barres
affichés sur chaque carton afin de détecter d'éventuelles
erreurs d'emballages. Le pointage des marchandises s'effectue lors de leur
embarquement à bord des navires.
o Un chargé de
traçabilité : qui a pour rôle
d'établir l'historique de déplacement des marchandises au moyen
d'une identification enregistrée sur des cartes puce.
o Deux opérateurs de saisie
informatique : avec pour rôle de saisir touts les
informations liées à la manutention tant à l'import
qu'à l'export maritime. Ils sont responsables de l'établissement
des bordereaux d'approches des fruits à quai et l'état des
rapports manuels en ce qui concerne l'ensemble de manutention. Ils se chargent
également de l'établissement des tableaux provisoires relatifs au
chargement des produits dans les navires. Les informations recueillies par le
service embarquement sont diffusées et exploitées par le reste
des services.
b-4) Le service transit douane
En effet, le service transit douane a été et
continu d'être le poumon de la société car c'est
grâce à lu i que la société EOLIS est devenue ce
qu'elle peut se venter d'être aujourd'hui. Depuis 1991 il assure le
dédouanement des marchandises du premier producteur de la banane au
Cameroun.
Ce service comprend aujourd'hui 10
éléments :
o un chef de transit
o un vérificateur
o une opératrice de saisie des déclarations
o cinq déclarants repartis entre l'import et
l'export
o un enleveur déclarant
o un déposant.
D'autres parts, ce service dispose d'une connexion SYDONIA qui
lui permet de saisir et de valider sur place les déclarations qu'il
produit.
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