II. Etude de l'existant
L'étude de l'existant nécessite une analyse
détaillée de son domaine de l'étude, de son environnement,
de ses perspectives, suivie d'une critique qui permet de dégager le
dysfonctionnement de la gestion de la bibliothèque et ce dans le but de
remédier aux problèmes détectés et apporter des
solutions requises ainsi que des suggestions d'améliorations.
A. L'analyse de l'existant
La bibliothèque est gérée par une seule
personne appelée bibliothécaire. Cette personne est
chargée de toutes les opérations manuelles à savoir :
· Registre d'inventaire : à
chaque fois qu'il y a acquisition d'un nouveau document, le
bibliothécaire procède à l'enregistrement de ce nouveau
document au registre d'inventaire dans lequel il mentionne les informations
nécessaires, telles que : côte, numéro d'inventaire, titre
et complément du titre, mention de responsabilité,
éditeur, date, ISBN, 2ème ISBN et mots clés.
· Les codifications : le
bibliothécaire attribue un code pour chaque nouveau document. Ce code
est composé de deux parties. La première qui est
constituée de deux lettres, elle désigne respectivement le
thème et le sous-thème correspondant. La deuxième
représente un numéro séquentiel. Il est à noter
également que les mêmes documents ayant plus d'un exemplaire
possèdent le mrme code. A titre d'exemple, la codification suivante
permettra l'identification et le classement physique des documents.
I : Informatique (thème).
M : Mathématique (thème).
E : Economie.
G : Généralité.
IB : Multimédia (sous-thème).
MA : Mathématique Généralité.
MC : Mathématique Algèbre. IH :
Base de données.
· La gestion des rayons : les documents
ayant le même thème et sous-thème sont classés par
numéro séquentiel dans le même rayon.
· La gestion des prêts : tous les
documents de la bibliothèque peuvent être consultés sur
place ou faire l'objet d'un prfft à domicile.
o Consultation sur place : les revues,
périodiques et usuelles sont réservées seulement pour la
consultation sur place.
o Prêt à domicile : les
étudiants du premier cycle de l'ISIMS peuvent emprunter un seul
document, tandis que ceux du deuxième cycle peuvent emprunter
jusqu'à deux documents à la fois. De plus, la durée
maximale d'un prt peut atteindre une semaine pour chaque document
emprunté.
Les enseignants ont le droit d'emprunter au maximum trois
documents à la fois
sans carte d'adhésion, et par
conséquent, le bibliothécaire maintient pour
chaque enseignant
une fiche de prit. Dans ce cas, la durée maximale d'un prêt
varie de 7 jours jusqu'à 20 jours.
n Pour emprunter des documents, un adhérant doit se
présenter, accompagné de sa carte d'adhésion, au guichet
en indiquant le thème ou le sous-thème en question.
n Le bibliothécaire procède à la recherche
des documents correspondants à ces thèmes.
· Si disponible, l'adhérant remplit la demande de
consultation (en mentionnant l'usage (usuel ou à domicile), nom et
prénom, niveau, auteur, titre, signature) et lui remet avec sa carte
d'adhésion. Ainsi, le bibliothécaire termine la procédure
de prêt (en mentionnant sur la demande l'inventaire, la cote, la date de
sortie et la date de retour), et finalement il lui remet le document.
· Sinon, l'adhérant peut faire une
réservation. Le bibliothécaire lui réserve.
De même, pour remettre les documents,
l'adhérant doit se présenter au guichet. Le bibliothécaire
reçoit les documents et lui remet sa carte d'adhésion.
· Travaux d'inventaire : pendant les
vacances universitaires, le bibliothécaire procède
à
l'inventaire physique des documents. Durant cette opération, le
bibliothécaire procède à la vérification de la
présence physique des documents afin de mettre à jour les
fichiers et le registre d'inventaire.
· La gestion des retards : à la fin
de chaque journée, le bibliothécaire détient les
cartes
des adhérents qui n'ont pas remis à temps les documents
empruntés. Le tableau 3 énum ère les sanctions en fonction
du nombre de jours de retard. Mais celles-ci ne sont
pas réellement
appliquées.
Sanction
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Premier retard
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Deuxième retard
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Troisième retard
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Moins de 7 jours
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Retrait de deux mois
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Retrait d'un mois
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Retrait définitif
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Entre 7 jours et un
mois
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Retrait d'un mois
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Retrait définitif
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3 aY TITC P RIY
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Retrait définitif
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Tableau 3: Catégories des
sanctions.
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