Tableaux de bord et l'amélioration du pilotage des entreprises: cas de Sipic SARL

Paragraphe 2 : Organisation et environnement

Nous aborderons la structure organisationnelle dans un premier temps, ensuite, nous parlerons brièvement de son environnement.

I- Structure organisationnelle :

Afin de suivre les grandes orientations et d'atteindre ses objectifs, SIPIC s'est dotée d'une organisation composée d'une DIRECTION GENERALE, d'un ASSISTANT du DIRECTEUR GENERAL, d'un SECRETARIAT et FACTURACTION, d'un SERVICE COMMERCIAL et FINANCIER, d'un SERVICE de RECOUVREMENT ; d'une CAISSE CENTRALE, d'un SERVICE AUDIT INTERNE (récemment installé) et les autres intervenants.

1-  La direction générale :

Elle est assumée par un directeur général assisté dans ses fonctions par un assistant. Elle a pour objectifs:

- de définir les orientations générales de la société

- d'assurer la pérennité et le bon fonctionnement de la société

- de traduire les programmes en plan d'actions

- d'assurer la gestion spécifique et la représentation des sociétés.

2- L'Assistant du Directeur Général (ADG) ;

L'ADG assure :

- la direction administrative, financière et comptable des structures du groupe

- l'étude de la faisabilité des programmes et définit avec le DG la politique du groupe

- la gestion administrative, financière et humaine des structures

- la surveillance comptable et financière des structures

- La présentation mensuelle d'un rapport d'activité

- la coordination des différents services de chaque structure et du groupe

- la surveillance administrative et financière de TASS

3-  Secrétariat et facturation :

Le secrétaire et chargé de facturation assure :

- la gestion des appels téléphoniques des structures SIPIC, TRANS AUTO, RORO TRANS

- Réceptionne et émet des messages par fax et internet

- Saisit les courriers des structures

- Suit et met à jour le site web de SIPIC : www.sipicbenin.com

- Assure la facturation et divers autres services avec les logiciels de traitement de BL et de location immobilière

4- Le Service Commercial et Financier :

Il est chargé de:

- Assurer la tenue de la comptabilité

- Tenir et mettre à jour les documents comptables

- Faire l'analyse, l'imputation et la saisie des pièces comptables

- Faire l'analyse périodique des comptes en particulier les comptes fournisseurs et clients

- Editer les états de salaires et les fiches de paie

- Etablir les déclarations des impôts et de la CNSS et assure leur paiement

- Assurer la mise en oeuvre de la politique commerciale et financière de l'entreprise

- Identifier les besoins des clients à travers une étude périodique des marchés

- Satisfaire les clients sans nuire à la viabilité des sociétés

- Actualiser le répertoire des clients et veiller au bon recouvrement des créances

- Réaliser les prestations selon les modalités retenues par la direction générale

- Evaluer les dépenses et contrôler leur bonne exécution

- Ordonner les menues dépenses et veiller au règlement des fournisseurs à bonne date

- Prendre trimestriellement les attestations fiscales, ou tout au moins les situations fiscales

5- Le service de recouvrement :

Ce service est chargé de:

- Faire signer aux clients les engagements pour le compte de Transfert et autorise le chargement des véhicules par TRANSFERT

- Assurer la liaison avec GRIMALDI et Mr CHICO dans le transport des véhicules venant des USA

- Assister les importateurs lors du déchargement des véhicules

- Vérifier le transfert effectif des camions sur les parcs de vente

- Réceptionner et remettre les BL aux clients après règlement

- Rechercher de nouveaux clients pour le compte de Transfert ACL

- Enregistrer les dossiers ACL dans le registre en absence de l'employé en charge

- Relancer les clients débiteurs et suivre les contentieux nés des dommages enregistrés sur les camions

Notons que ces réparations sont assurées par GRIMALDI Bénin une société en partenariat avec Transfert International.

6-La caisse centrale :

Elle est chargée de :

- Tenir la caisse de toutes les structures (SIPIC, TRANS AUTO, TASS, SOONA, RORO TRANS)

- Tenir tous les chéquiers de toutes ces structures et préparer les chèques de règlement pour visa de l'ADG et signature du DG.

- Tenir les brouillards (caisse et banque) de ces structures, excepté TASS

- Assurer les opérations bancaires (dépôts et retraits) de ces structures, excepté TASS

7- Le service d'audit interne :

Il a pour fonction de :

- Assurer l'audit interne et le contrôle de gestion

- Renforcer la mise en place des procédures de contrôle interne

- Renforcer la mise en place des tableaux de bord de gestion avec l'assistant du DG et les utilisateurs concernés

- Suivre le respect des procédures et la bonne utilisation des tableaux de bord établis

- Suivre et faire confirmer périodiquement les soldes de trésorerie, clients et fournisseurs

- Suivre les travaux d'inventaire et de présentation des états financiers

- Présenter mensuellement un rapport d'activité.

8- Les autres intervenants :

Ce sont entre autres AGENTS de LIAISON et de CONTROLE, LES AGENTS d'ENTRETIEN, LES CHAUFFEURS.

Agent de liaison et de contrôle

Il est chargé de :

- Assurer la liaison BUREAU X- REA- PLM- autres services extérieurs

- Contrôler l'état des locaux et équipements avant et après chaque occupation

- Assurer l'approvisionnement des résidences en diverses fournitures

- Payer les factures (Soneb, SBEE, Bénin Télécom SA. et autres)

Les agents d'entretien :

Ils s'occupent du nettoyage des locaux administratifs et mobiliers.

Les chauffeurs :

Ils sont chargés de conduire le Président Directeur Général et le personnel dans leurs déplacements.