SECTION II. LES MISSIONS
Les entreprises d'épargne et de crédit ont une
mission entre autres : les missions du trésorier et la mission de
l'Etablissement de Micro finance.
II.1. Les missions du trésorier de la
Coopérative AMANA.
Le trésorier c'est une personne en charge de la gestion
financière d'une entreprise. En d'autre terme, il doit prévoir
les mouvements de trésorier, les anticiper et les maîtriser. Le
trésorier doit également élaborer le budget de
trésorerie qui, lui est la résultante des autres budgets (achat,
approvisionnement, investissement et autres dépenses). Il s'agira
surtout pour déterminer exactement à des moments précis,
généralement le mois, les encaissements et les
décaissements.
Le trésorier assure la liquidité
générale et fait en sorte soit sans action et favorise
plutôt les transactions financières. Pour gérer les
différents écarts de trésorerie, le responsable de la
trésorerie, le responsable de la trésorerie est tenu :
d'analyser les financements à court terme ;
d'arbitrer les opportunités de placement et
gérer les excédents tout en équilibrant les soldes de la
trésorerie à coût moindre ;
de traiter d'une façon pro active les risques de taux
et risque de change.
C'est une gestion active qui vise à minimiser les frais
financiers. Pour cela, les actions régulières seront
menées sur les flux financiers pour réduire le niveau ou la
durée des déficits en accélérant les encaissements
et en retardant de manière négociée, les
décaissements notamment avec les fournisseurs.
Des contacts réguliers avec le banquier sur le taux
d'intérêt, les conditions d'application des diverses commissions,
aussi que les informations sur les banques, les clients et les fournisseurs
doivent être mis à jours.
II.2. Missions de la Coopérative
AMANA
L'institution de micro finance, pour fonctionner doit recevoir
l'épargne des membres et des usagers et transformer ces épargnes
en crédits octroyés aux membres et aux usagers en défit de
financement. Pour leurs actions soient possibles, il faut que le taux
d'intérêt soit suffisant pour financer le fonctionnement.
De nombreux problèmes se posent ainsi EMF.
Ils doivent suffisamment procéder a une collecte de
l'épargne, ce qui signifie qu'elles doivent proposer des taux
d'intérêt attrayant aux épargnants et elles doivent
suffisamment attirer des membres et usagers ou elles doivent avoir suffisamment
des membres ayant une capacité d'épargne.
Elles doivent trouver des membres et des usagers à
déficit de financement et qui réclament des crédits, et
pour cela elles doivent proposer des taux d'intérêt
compétitif suffisamment motivant et cependant réaliste. Une
condition c'est que le taux de rémunération d'épargne
aussi attrayant qu'il soit supérieur ou égal au taux de
crédit et aussi compétitif qu'il soit.
Les EMF doivent pour réussir cette tâche proposer
de portefeuille diversifié aux membres et usagers.
L'EMF doit aussi regarder ses concurrents qui sont les banques
et proposer des conditions d'adhésion souple, susceptible d'attirer
suffisamment les membres .
II.3. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Dans le cadre de l'organisation de ses différents
services, coopérative Amana a une structure d'organigramme reposant sur
les instances suivantes :
- Conseil d'Administration: les composants, rôles et la
responsabilité des organes ;
- Comité de crédit ;
- Aspects financiers et comptables.
II.3.1. Le Conseil d'Administration
Le Conseil d'Administration est l'instance suprême
de l'établissement. Il est constitué de tous ses membres
c'est-à-dire présent, absent ou dissident.
Rôle du Conseil
d'Administration
Cette autorité suprême est souveraine. Les
membres réunirent en Assemblée Générale,
reçoivent les informations sur les opérations financières
et sociale et de leur caisse. De plus, les membres décident
l'utilisation du trop perçus de l'entreprise coopérative et
enfin ils élisent les gérants de l'entreprise et assurent que la
réalisation des orientations des objectifs financiers et sociaux
répond aux réels besoins des membres et du milieu.
La responsabilité du conseil
d'administration
Il est responsable de l'administration générale
de la caisse, il planifie la poursuite des objectifs économiques et
sociaux de la caisse. Il nomme le gérant.
Outre, les fonctions et les pouvoirs qui sont
spécifiquement conférés par la loi, l'Assemblée
Générale assume les responsabilités suivants :
Adoption des règlements de la caisse ;
Décision sur la repartions des
trop-perçus ;
Adoption des autres recommandations faites par le Conseil
d'Administration touchant.
Les orientations de la caisse ;
La mise sur pieds d'un fonds social et communautaire ;
La création des opérations
spécialisées ;
Tout autre sujet relevant de l'autorité de
l'Assemblée Générale.
Les responsabilités du Conseil d'Administration sont
les suivantes :
- orientation de la caisse ;
- décision sur les objectifs stratégique de la
caisse ;
- adoption du budget annuel de la caisse ;
- le contrôle budgétaire ;
- adoption des politiques administratives ;
- décision sur les taux
d'intérêt ;
- décision sur les frais de service ;
- décision sur l'embauche de gérant ;
- décision sur le maintien ou retrait du pouvoir
d'embauche le congédier le gérant ;
- décision sur un concours judicaire dans le cas d'un
prêt en retard ;
- décision sur appel d'un membre concernant le refus de
sa demande d'emprunt ;
- décision non de quorum en raison d'un conflit
d'intérêt à la commission de crédit ;
- réponse aux recommandations et observation faite par
le comité de surveillance concernant le suivi à donner au rapport
d'inspection ;
- autres recommandations de l'Assemblée
Générale ;
- l'intérêt sur les parts permanant ;
- la mise sur pied d'un fonds de solidarité ;
- orientation des établissements de micro
finance ;
- la création des commissions
spéciales ;
Tout autre sujet affectant sur le service aux membres et
l'implication de la caisse dans son milieu et pouvant faire l'objet d'une
recommandation de l'Assemblée Générale ;
Compte rendu de ses activités ;
Préparation du rapport annuel ;
Convocation d'une assemblée extraordinaire.
Composition du Conseil
d'Administration :
Le Conseil d'Administration est composé de neufs (09)
membres :
Le président du Conseil d'Administration ;
Directeur Général ;
Les actionnaires ;
Le trésorier général
Les administrateurs ;
Les conseils
II.3.2. Comité de crédit
Le comité de crédit est formé de trois
(03) membres.
Le rôle du comité de
crédit:
IL détermine les politiques des prêts supervise
la délégation du pouvoir de prêter. Il étudie les
demandes d'emprunt, décide de l'autorisation ou de refus des demandes de
prêt et voit aux respects des désengagements pris par les
emprunteurs. IL contrôle l'application, la pertinence et
l'efficacité des pratiques, des prêts, il contrôle le
portefeuille de crédit (20%du produit d'exploitation).
La responsabilité du comité de
crédit :
Elaboration des pratiques des prêts ;
Application des pratiques des prêts adoptés par
le Conseil d'Administration ;
Le contrôle des pratiques des prêts ;
Délégation d'un pouvoir de prêter au
gérant et à tout autre personne désignée part le
Conseil d'Administration ;
Décision sur les demandes de prêt dont
l'autorisation n'est pas déléguée ;
Contrôle sur les prêts consentis par
délégation ;
Suivi relatif au recouvrement de prêts en
retard ;
Information et recommandation au conseil d'administration sur
appel d'un membre concernant le refus de sa demande d'emprunt.
III.3.3 Comité de surveillance
Le comité de surveillance est formé de trois
(03) membres.
1) Rôle du comité de
surveillance.
Le comité de surveillance assure les fonctions qui sont
spécifiquement conférées par la loi, il a un double mandat
de vérification et conseil auprès de la caisse. IL doit s'assurer
que les contrôles sont faites et que la caisse respect la loi, le
règlement et la règle de la déontologie en vigueur.
En fournissant des observations et recommandation il s'assure
que la caisse répond aux besoins des membres et du milieu de
façon adéquate.
2) Responsabilité du comité de
surveillance
Observation et recommandation sur le fonctionnement
général de la caisse touchant :
Service de l'offre ;
Le budget ;
La qualité de prêt ;
L'apport social de la caisse dans son milieu ;
Ressources humaines, matérielles et
financières.
Evaluation du niveau de satisfaction des membres
Vérification des opérations de la caisse
Régularisation de la situation en cas de conflit
d'intérêt ;
Contrôle du respect des réglés prescrites
par le comité de déontologie.
Le comité de travail
Le comité est composé de (03 à 04)
membres :
Ils peuvent prévenir du Conseil d'Administration des
organes techniques personnalité ressource ;
Le Président du Conseil d'Administration fait parti
d'office de tous les comités à moins d'une décision
contraire du Conseil d'Administration ;
Le comité de travail doit avoir un responsable et un
secrétaire ;
Le gérant de la caisse peut être un membre d'un
comité ou être nommé secrétaire adjoint à
celui-ci ;
Le Conseil d'Administration est responsable de la
création d'un comité de travail ainsi que sa dissolution. Le
principal but du comité de travail est de permettre à des
dirigeants regroupés en petits comités d'apporter des
éclairages plus précis au Conseil d'Administration.
Le comité de travail est formé lorsqu'un dossier
de demande une étude plus approfondie, une application plus grande pour
les dirigeants.
CHAPITRE III LA PRATIQUE DE LA GESTION DE TRSORERIE
DE LA COOPERATIVE AMANA
La Coopérative Amana ,comme toute
Micro finance digne de ce nom se doit de mettre en oeuvre un semble
de mécanisme favorisant une gestion efficace de ses
liquidités, c'est-à-dire tout ce dont elle dispose en caisse et
dans ses comptes bancaires ces mécanismes permettant en outre de lui
assurer une trésorerie nécessaire pour financer ses
dépenses. Il sera donc question dans ce chapitre de présenter
la manière dont La Coopérative Amana gère les flux de
trésorerie assurant le financement de ses activités, ainsi que
tout ce qui est mis en oeuvre pour faciliter le recouvrement de ses
diverses créances, c'est-à-dire dont elle gère sa
caisse, ses comptes bancaires et le processus qui aboutit à la
réalisation de sa situation mensuelle de trésorerie.
SECTION I : LA GESTION DES DOCUMENTS DE
TRESORERIE DE LA COOPERATION AMANA
Les risques liés au transport d'espèces d'une
part, le poids de l'encombrement de la monnaie fiduciaire pour d'importantes
sommes d'autres part ont favorisé le règlement de certaines
dépenses à travers la banque. Plusieurs instruments sont ainsi
mis à la disposition des clients par les Micro finances pour leur
faciliter le règlement ou l'encaissement de certaines sommes de
partenaires souvent éloignés.
Nous présenterons dans ce paragraphe les moyens que
la direction a mis à la disposition du service administratif et
comptable pour faciliter la gestion des documents utilisés par la
Coopérative Amana pour effectuer des transactions par la banque d'une
part et au sein de la coopérative d'autre part.
I .1-LES DOCUMENTS DE BASE UTILISES
Il convient de distinguer ici les documents permettant la
gestion des opérations de banque à ceux utilisés dans la
gestion de la caisse.
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