2.2.5. VERIFICATION DE LA
FACTURE ET REGLEMENT
Nous avons constaté qu'à la
SINELAC, il y a des fournisseurs locaux qui ne demandent pas souvent d'acompte.
Par contre, les fournisseurs étrangers demandent 100 % de la valeur de
la commande à la commande.
2.2.5.1. FOURNISSEURS
LOCAUX
En ce qui concerne la facture fournisseur local,
les Services Généraux observent dans un premier temps si le bon
de commande est annexé à la facture, en deuxième lieu, ils
examinent si le bon d'entrée était établi pour les
fournitures, articles, produits repris sur la facture.
Il y a également des achats
qui se font sur base des bons provisoires à justifier. Cette
procédure est enclenchée lorsque les fournisseurs ne sont pas
bien connus au préalable, lorsque l'urgence s'impose et il s'agit des
achats groupés.
Les Services Généraux confient une
provision à un technicien ou à un administratif qui achète
les fournitures, articles, produits, matériel, etc. précis,
ensuite les Services Généraux vérifient si la facture est
conforme aux fournitures, articles, produits, matériels achetés.
La provision doit être justifié en
principe dans les 48 heures qui suivent le retrait des fonds à la caisse
ou à la banque. Ce principe est à revoir parce que lorsque
l'acheteur est en mission officielle le délai précité
n'est pas respecté.
2.2.5.2. FOURNISSEURS
ETRANGERS
Lorsque les fournisseurs demandent 100 %
à la commande, les Services Généraux s'arrangent pou
initier les règlements sur base des offres ou des factures pro forma qui
permettent à la comptabilité de débiter le compte
« FOURNISSEURS ACOMPTE SUR COMMANDES » et créditer
un des comptes financiers.
Les fournisseurs font accompagner les factures
définitives avec les commandes lors des expéditions.
D'autres fournisseurs préfèrent
envoyer également les factures définitives après la
réception des commandes même si les factures avaient
accompagné les commandes.
Les Services Généraux
établissent les demandes de paiement de régularisation pour que
le Service de comptabilité puisse créditer le
compte « FOURNISSEURS ACOMPTE SUR COMMANDES » et
débiter un des comptes concernés d'immobilisation, de stocks, de
charges et pertes diverses (comptes de la classe 6).
2.2.5.3. CAS DE DEMANDE DE
PAIEMENT PERMANENTE
C'est un principe qui consiste à
regrouper les fonds en une seule demande de paiement,les dépenses d'une
même nature pendant une année. Chaque mois l'acheteur
désigné sur la demande de paiement permanente est obligé
de prélever un montant bien déterminé à l'avance
qu'il doit justifier après un mois.
Le montant global doit être initialement
prévu au budget de l'exercice. Dans ce cas la justification de fonds se
fait après pour renouveler la provision qui va permettre à
l'acheteur d'effectuer les achats et les dépenses pour le mois
prochain.
Il est souhaitable de mettre sur pied
l'informatisation des achats pour qu'il y ait l'efficience dans la gestion des
approvisionnements.
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