Etude analytique de la gestion des finances et des approvisionnements de la sinelac

2.2.1.2. LES BESOINS

2.2.1.2.1. ORIGINES DES BESOINS

Pour qu'il y ait achats, les besoins doivent se faire sentir.

Les besoins peuvent être définis au budget de l'exercice par lequel nous distinguerons d'une part les dépenses d'investissement et d'autre part les dépenses de fonctionnement. Ces dépenses seront effectuées convenablement lorsqu'il y a les recettes qui doivent les couvrir.

Les besoins naissent également à partir des pannes, des accidents et autres imprévues.

Les besoins s'expriment à travers les documents qui s'intitulent REQUISITION BUDGETAIRE, REQUISITION SPONTANEE, LETTRE DE DEMANDE D'ACHAT,...

2.2.1.2.2. PLANIFICATION TACTIQUE DES BESOINS

La planification tactique identifie les grandes activités qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques^23(*).

La stratégie est à la fois pensée et prévisionnelle, à l `opposé da la tactique qui consiste à s'adapter sur le terrain pendant les opérations^24(*).

Pour le Général BEAUFRE : « La stratégie est l'art d'employer les forces pour atteindre les buts fixés par la politique »^25(*).

Les Services Généraux, sur base du budget de l'exercice précisent les objectifs en vue d'établir le programme d'achats qui ont été déterminés, en tenant compte d'une part des besoins qui se font sentir pour le fonctionnement ou l'exploitation et d'autre part les besoins qui concernent l'investissement.

Ces besoins peuvent se présenter de la manière suivante :

-1° les besoins qui ont trait au fonctionnement de l'Appareil Administratif de la SINELAC ;

-2° les besoins pour entretenir les installations, les machines, les bâtiments, les maisons, etc. ;

-3° les besoins pour l'exploitation de la SINELAC ;

- 4° les besoins pour l'acquisition de nouveaux matériels, équipements, appareils, outils, etc.

L'acquisition d'un bien ou d'un service arrive à satisfaire certains besoins des utilisateurs ou demandeurs. Les Services Généraux organisent des réunions de concertation avec les utilisateurs pour évaluer les besoins exacts et sur base de ces réunions, ils fixent les priorités en prenant en considération les détails qui ont été déterminés dans le budget de l'exercice.

Lors de la planification tactique des besoins, les Services Généraux proposent parfois la substitution pour éviter le blocage de l'exploitation.

Un budget doit être un guide, et n'entraîner ni sclérose ni liberté exagérée^26(*).

Pour le cas de carburant qui est un produit stratégique, en 1994, la SINELAC avait besoin de 20.000 litres soit 20m³ pour son exploitation dont 15 m³ d'essence et 5m³ de gasoil. Dans la pratique, nous avons constaté que la SINELAC avait consommé en 1994, 15.555,90 litres d'essence, soit 15,5559m³ et 5.676 litres de gasoil, soit 5.676m³.

Tableau n° 10 : Besoins et consommation des produits stratégiques en 1994

PRODUIT	BESOIN		CONSOMMATION		ECARTS
	Quantité prévue en 1994	Dépense prévue en 1994	Quantité consommée en 1994	Dépens effectuée en 1994	Ecart en quantité	Ecart en valeur (DTS)	Ecart en %
ESSENCE	15.000 L 15 m^3	9.000 DTS	15.555,90 L 15.5559 m^3	9333,54 DTS	555,92 L 0,5559 m^3	333,54 DTS	3,7
GASOIL	5.000L 5 m^3	3.000 DTS	5.676 L 5,676 m^3	3.405 DTS	676 L 0, 676 m^3	405 DTS	13,5
TOTAL	20.000 L 20 m^3	12.000 DTS	21.231,9 L 21, 2319 m^3	12.738,54 DTS	1231,9 L 1,2319 m^3	738,54 DTS	6,15

Source : conçu par nous même.

Le besoin concernant ce produit stratégique, l'étude n'avait pas pris en considération les imprévus.

En 1994, la SINELAC avait eu des instructions du Conseil d'Administration pour que H

* ²³ GEORGES R. TERRY PH. D., ET STEPHEN G. FRANKLIN, PH. D., Les principes du management, collection gestion, RICHARD D. IRWIN series in management, Economica, Paris, 1985, page 187.

* ²⁴ C.COULOMBEL, Management et marketing, Educatel, Liège, 1990,p.b/16.

* ²⁵ M. COHEN, La dynamique commerciale, application aux produits industriels, collection la vie de l'entreprise, Dunod, Economie, 1969, page 43.

* ²⁶ OLIVIER BRUEL, op.cit., page 61.