L'appréciation des risques et spécificités liées à une opération d'importation et rôle de l'expert comptable

Chapitre.3. Organisation du service achat à l'international et auxiliaires de l'importation

Le fournisseur choisi, le produit bien défini, toutes les précautions d'usage prises (contraintes normatives, techniques, douanières, documentaires), ceux -ci ne peuvent guère constituer un gage pour réussir ses importations si nous ne passons pas par une bonne gestion administrative du service import (Section 1).

Les étapes d'importation décrites dans les chapitres précédents mettent en jeux divers intermédiaires qu'il est judicieux de les présenter afin de savoir avec qui l'importateur va collaborer (section 2).

1. La gestion administrative du service achat à l'international

S'organiser en interne c'est l'alliance entre la mise en oeuvre d'une organisation internationale évolutive et la constitution d'une équipe achats dans un cadre international.

1.1 La mise en oeuvre d'une organisation internationale évolutive

Le service import peut être organisé selon différents critères. La taille de l'entreprise, la diversité des familles de produits et les spécificités des pays fournisseurs jouent un rôle important dans le choix de l'organisation.

La mise en oeuvre d'une organisation internationale évolutive nécessite les actions suivantes:

· recenser les différentes phases des achats internationaux;

· définir les structures types d'organisation achats à l'international.

1.1.1 Le recensement des différentes phases des achats internationaux

Cette action permet à l'importateur de gérer administrativement ses achats à l'international et elle lui permet de constituer une méthodologie détaillée de traitement d'une commande auprès d'un fournisseur situé en dehors des frontières tunisiennes.

Sans prétendre à l'exhaustivité, les différentes phases des achats internationaux (hormis le volet financier) sont les suivantes:

1. identification du produit à importer;

2. consultation du fournisseur;

3. sélection du fournisseur;

4. conclusion du contrat commercial;

5. vérification de la réglementation douanière avant de lancer une commande;

6. passation de la commande;

7. réception d'une confirmation de commande;

8. transmission des informations aux services concernés (selon l'organisation interne de l'entreprise);

9. inspection de la marchandise avant expédition;

10. organisation du transport et de l'assurance de la marchandise durant le transport;

11. réception des documents relatifs à l'expédition;

12. organisation du dédouanement import et de la livraison à domicile;

13. réception des marchandises;

14. analyse des coûts;

15. diffusion des documents aux services internes concernés.

Ce recensement permet à l'importateur de créer une banque de données contenant tout l'historique de ses opérations. Cette dernière l'aidera à mettre en place des tableaux de bords pour contrôler et suivre son activité d'import. Il n'existe pas de standard de tableaux de bords transposables à volonté d'une entreprise à une autre. Chaque entreprise doit le construire en fonction de la nature de son activité, de ses moyens et de ses objectifs³⁵.

1.1.2 La définition des structures types d'organisation du service import

Il n'existe pas d'une structure idéale du service import. Ce dernier dépend de différents critères qui jouent un rôle important dans le choix de l'organisation à savoir:

· la taille de l'entreprise;

· la diversité des familles de produits;

· les spécificités des pays fournisseurs;

· son histoire;

³⁵ Madeleine (N.) - «Importer - le guide», Edition d'organisation, - 2ème Edition, 2005

· sa culture;

· ses contraintes.

Chaque organisation est un cas spécifique mais la place de la fonction achats à l'international dans l'organigramme est significative de l'importance qui lui est accordée dans l'entreprise et de la reconnaissance de son rôle stratégique.

Néanmoins, la conception d'une organisation type du service import passe obligatoirement par un recensement des différentes fonctions du dit service.

Pour la mise en place de la structure du servie import, la question qui se pose toujours est : de qui doit dépendre le service import?

La réponse n'est pas toujours facile. En effet, il est toujours judicieux de décider l'organigramme le plus adapté au contexte de l'entreprise: le service import peut dépendre du service international, du service achats, de la direction industrielle ou même de la direction générale.

Quelque soit le type de structure retenu par l'entreprise, il faut identifier clairement où se situent les niveaux de responsabilités.