Recouvrement: Modèlisation et informatisation du processus

AVANT PROPOS

Le recouvrement est la démarche que réalise un créancier afin d'obtenir de son débiteur qu'il s'acquitte de la dette d'argent qu'il avait contractée envers lui .Il peut être obtenu, soit amiablement, soit après mise en demeure, soit encore à la suite d'une instance en paiement. Dans ce cas le recouvrement est dit contentieux.

La défaillance d'entreprises augmente le nombre des impayés, chose qui a incité les dirigeants à faire de plus en plus appel aux solutions externes de maîtrise du risque. Leur but ?

ü Gain de temps dans la gestion des dossiers. La sous-traitance permet un allègement des services interne et en l'occurrence de la comptabilité clients. (Il faut bien admettre que les comptables ne sont pas des artistes du recouvrement...)

ü Réduction des coûts. La forte concurrence entre les sociétés de recouvrement et le développement des nouvelles technologies permet un gain de productivité dont le client créancier est bénéficiaire.

ü Les professions plus réglementées comme les huissiers ou les avocats se trouvent sérieusement concurrencées dans ce domaine.

Ce modeste travail nommé `AXIA Project' est réalisé dans le cadre d'une demande de modélisation et de schématisation de ce Processus et d'informatisation du tableau de bord permettant de superviser cette activité.

DEDICACES

A ceux qui m'ont donné le jour

A ceux aux yeux de qui je représente l'espoir

A mes parents et à mes deux frères

A celle qui représente la vie pour moi

A mon amour

A ceux qui m'ont éclairé le chemin

A ceux qui ont guidé mes pas dans le labyrinthe de la connaissance

A mes honorables enseignants

****************

Ce modeste travail témoigne d'une dette de reconnaissance

REMERCIEMENTS

J'exprime mes profonds remerciements à mon directeur de thèse, Monsieur Abdelwahed ERROUSSAFI pour l'aide compétente qu'il m'a apportée, pour sa patience et son encouragement à finir un travail de grande valeur ajoutée.

Son effort d'encadrement et son oeil critique m'ont été trop précieux pour structurer le travail et pour améliorer la qualité des différentes sections.

Je tiens à remercier aussi toute l'équipe d'AXIA Consulting pour leur collaboration et leur soutien pour faire réussir ce travail.

Je remercie mes parents, mes deux frères Hafed et Karim pour l'amour qu'ils me portent.

J'exprime aussi ma gratitude et mon admiration à l'équipe de l'ENCG et surtout l'équipe du CFCD représentée, pour notre filière d'Audit et Ingénierie Financière, par Monsieur EL GHANDARI, cette équipe qui met tout son effort pour fournir aux étudiants les meilleurs professeurs et les meilleures conditions de travail.

D'autres personnes m'ont encouragé à finir ce travail par des gestes d'amitié dont je suis reconnaissant.

«Last but not least», j'exprime ma gratitude aux membres de mon jury de thèse: les professeurs EL GHANDARI, Abdelwahed ERROUSSAFI et les autres membres du jury.

SOMMAIRE

V AVANT-PROPOS

V REMERCIEMENTS

V DEDICACE

V SOMMAIRE

V PRESENTATION D'AXIA CONSULTING

V DIAGRAMME DE GANTT

V CHAPITRE ² : MANUEL DE PROCEDURES DU DEPARTEMENT RECOUVREMENT

Ø DEFINITION D'UN MANUEL DE PROCESURES

Ø ETUDE DE L'EXISTANT

Ø DICTIONNAIRE DES DONNEES

Ø DEFINITION DU WORKFLOW

Ø MODELISATION DU WORKFLOW

V CHAPITRE ²² : REFONTE DU SYSTEME D'INFORMATION DU DEPARTEMENT EXTERNALISATION DU RECOUVREMENT

Ø ANALYSE

Ø DICTIONNAIRE DES DONNEES

Ø LES REGLES DE GESTION

Ø LES MODELES DE FORMALISATION

§ MCT

§ MCD

Ø LES INTERFACES DE L'APPLICATION

Ø LES ETATS

V CONCLUSION

V BIBLIOGRAPHIE

V ANNEXES

AXIA CONSULTING

AUDIT, CONSULTING, SI & OUTSOURCING

Fiche signalétique du cabinet :

AXIA Consulting est fondé en Mars 2006.

AXIA Consulting est une entreprise spécialisée dans les domaines suivants:

· Audit, Conseil, Organisation, Qualité.

· Mise à niveau et Optimisation Commerciale.

· Organisation des systèmes d'information, externalisation.

· Organisation commerciale, recouvrement amiable et judiciaire des créances.

· Risk Management.

· Formation, accompagnement RH.

· Réalisation d'étude, montage financier de projets et Business plan.

   Domaines d'interventions:

? Audit et Conseil :

Audit Interne :

Manuel, charte et programmes de travail
Comité d'audit et Reporting réglementaire

Audit organisationnel :
Organisation et optimisation.
 Manuel des procédures internes.
 Plan de formation etc.

Gestion du capital de compétences :
 Evaluation des compétences
 Transfert du savoir-faire
 Entretiens individuel etc.

Sécurité et prévention des risques :
 Inventaire des risques
 Prévention des risques
 Conseil pour les formations spécifiques

? Recouvrement

Externalisation du Recouvrement :

Suivi des dossiers des impayés.
L'action d'AXIA Consulting englobe le recouvrement amiable et contentieux des créances,

 

? Conseil en Ressources Humaines

Conseil en Management RH:
les actions de conseil d'AXIA Consulting en management des Ressources Humaines sont toutes dirigées vers l'optimisation de la performance.
Le recrutement:
AXIA Consulting met en place des modules permettant à nos conseillers d'intervenir dans les différentes phases de recrutement.

La formation  
AXIA Consulting propose des formations dans les domaines suivants :
     - Gestion, Finance, Marketing.
      -Gestion des Ressources Humaines et des Compétences,
      -Communication, Accueil et Vente,
      -SI, Micro-informatique et Bureautique,
      -Formation métiers (Banques, Assurances...)
      -Prévention, Sécurité, Hygiène.

? Système d'information

Le Système d'Information est la pierre angulaire de toute organisation.
Les performances et la pérennité de votre entreprise sont conditionnées par la connaissance et la maîtrise de votre Système d'Information Organisationnel (SIO), ainsi que par la mise en place d'un Système d'Information Informatique (SII) cohérent.

AXIA Consulting met à la disposition de ses clients, des consultants performants
capables d'agir à tous les niveaux :

   
·  Etat des lieux et audit.

     
·  Préconisations.

     
·  Accompagnement au changement organisationnel.

    
·  Mise en place du SII.

     
·  Conseil en acquisition de solutions informatiques.

 Contact

AXIA Consulting

30, Bd Abdellah Ben Yassine, 2^ème Etage - Belvedere - 20300 Casablanca

Tel  : [phone]

Fax  : [phone]

E-Mail  : [e-mail]

Site web : www.axiaconsulting.ma

DIAGRAMME DE GANTT

CHAPITRE 1 : MANUEL DE PROCEDURES INTERNES DU DEPARTEMENT RECOUVREMENT

DEFINITION

On peut définir un manuel comme étant un outil de gestion ayant pour objectif de bien faire comprendre l'essence d'un système ou d'un programme, et d'en assurer l'application efficace et efficiente. Le manuel atteindra son but si l'organisation le perçoit comme étant important pour sa gestion et ses opérations. Le recours au manuel doit permettre à son utilisateur de réaliser pleinement les tâches, actions ou activités qui sont de sa responsabilité et ce, en utilisant le moins de ressources possibles, qu'elles soient humaines, matérielles, financières ou informationnelles.

Le développement et la rédaction d'un manuel doivent viser deux buts essentiels: systématiser et uniformiser le fonctionnement d'une organisation, tout en permettant également de résoudre les problèmes techniques répétitifs.

Les organisations et leurs composantes reposent sur des êtres humains dont la nature même les amène, selon les circonstances, à percevoir ou à réagir différemment devant les situations ou problèmes particuliers qui se présentent. Or, les concepts développés par les administrateurs et les analystes architectes de systèmes doivent être compris et appliqués de la même façon par l'ensemble des utilisateurs pendant toute la durée de vie du système.

Il arrive par ailleurs que diverses situations vont présenter des problèmes techniques similaires, devant engendrer la même réaction d'où découleront des prises de décision et des opérations précises. Le manuel doit pouvoir répondre à ces situations et en permettre la résolution par des mécanismes quasi-automatiques. Sans quoi, des réponses différentes et variables à ces questions ou problèmes répétitifs entraîneront des pertes d'efficacité et des coûts importants pour l'organisation.

ETUDE DE L'EXISTANT

Tout travail organisé et qui a suivi une méthodologie rationnelle doit initialement être fondé sur l'analyse des faits, autrement dit, celui qui veut réaliser un travail pertinent doit au premier lieu fusionner avec l'activité sujet d'optimisation, dans le but de recueillir toutes les informations nécessaires à la réalisation de son travail et aussi pour extraire les procédures et les traitements suivis dans l'accomplissement des tâches en question.

Information générale :

· Rassembler les informations relatives à l'entreprise, son organisation, son environnement économique.

· Dégager les principaux problèmes liés à la gestion des documents.

· Recenser les moyens actuels de gestion des documents.

· Appréhender le savoir-faire des utilisateurs futurs.

Analyse quantitative :

Cette analyse doit permettre de rassembler les informations concernant :

· L'organisation interne détaillée de chaque groupe d'utilisateurs.

· Les types des documents à étudier.

· L'organisation des circuits d'information.

· Les procédures et les outils documentaires existants, et les postes de travail associés.

Analyse qualitative :

· Les contraintes matérielles, fonctionnelles, culturelles et géographiques à prendre en compte.

· Les profils des utilisateurs et les problèmes de confidentialité et de sécurité.

· Les liens avec d'autres applications et les intégrations possibles et souhaitées (intégration à l'informatique existante et/ou aux réseaux en place ou prévus).

Cette analyse a pour but de dégager les principaux volumes, statiques et dynamiques :

· Nombre de documents par type,

· Nombre de bases documentaires,

· Nombre de requêtes par type de documents et par type d'utilisateurs,

· Flux : nombre de documents transitant d'un point à un autre.

· Nombre d'utilisateurs par type de documents et par fonction documentaire :

v Identification,

v Saisie,

v Mise à jour,

v Stockage,

v Recherche,

v Consultation et impression,

v Diffusion interne et externe.

Le processus global d'externalisation du recouvrement débute par une phase de prospection. Cette phase consiste a mettre en oeuvre une compagne commerciale auprès des clients inscrits dans la base de données globale d'AXIA Consulting, de proposer les offres de services. Si le client est intéressé, il est directement migré vers la base de données Active, là où il y a un suivi rigoureux pour négocier les clauses de la convention et de concrétiser par la suite. Cette étape connaît la création de la fiche client, ainsi que le contrat qui sera noué avec ce dernier.

La convention comporte les données suivantes :

· NUMERO DE CONVENTION

· DATE DE CONVENTION

· RAISON SOCIALE DE LA SOCIETE

· HONORAIRES FORFETAIRES

· SEUIL DE RECOUVREMENT

· POURCENTAGE D'HONORAIRES SUPERIEUR AU SEUIL

· POURCENTAGE D'HONORAIRES INFERIEUR AU SEUIL

Apres la validation de la convention, le client remet à l'équipe AXIA Consulting, une fiche des impayés objet de la convention. Immédiatement, un autre nouveau Processus est lancé, c'est celui de la `RELANCE EN PHASE AMIABLE', et cela consiste à faire des enquêtes de localisation et de solvabilité, accompagnées des relances écrites et téléphoniques et des visites domiciliaires.

A l'issue de ce processus, et si le redevable n'est pas coopératif, un avocat partenaire sera chargé du dossier. Une autre phase de Relance à l'amiable est lancé par l'équipe AXIA Consulting, mais soutenue par un pressing exercé sur le redevable par l'avocat partenaire.

Si l'adversaire refuse toujours d'obtempérer, une demande est envoyé par AXIA Consulting au client pour la remise des documents originaux prouvant la créance.

Un rendez vous est organisé chez le client par la présence de l'avocat partenaire.

Les documents originaux sont remis à l'avocat avec accusé de réception. Cette opération enclenche le processus de CONTENTIEUX et le lancement d'une ou de plusieurs procédures judiciaires.

Chez l'avocat partenaire :

La partie commune entre toutes les procédures est :

Création d'un nouveau dossier :

Lorsque le cabinet reçoit une lettre introductive d'un client, il ouvre un nouveau dossier. Ce dernier doit contenir les informations générales sur le client, l'adversaire ainsi que sur les procédures à engager.

Lorsque le dossier est créé, une lettre de mise en demeure ainsi qu'un accusé de réception sont générés automatiquement et envoyé respectivement à l'adversaire et au client.

Tous les documents échangés entre le client et l'avocat partenaire doivent transiter par AXIA Consulting pour servir de Reporting.

Huit jours après la création du dossier, un message doit prévenir le cabinet que les huit jours sont expirés et qu'il faut commencer les procédures juridiques. La secrétaire donne une requête au coursier qu'il doit déposer a la caisse du tribunal.

Il recevra en contre partie un reçu de dépôt contenant les informations suivantes :

· Date de dépôt,

· N° de reçu,

· Taxes judiciaires.

Les Principales procédures adoptées par les cabinets partenaires :

1. ACTION AU FONDS OU REQUETE AU PAIEMENT :

Cette procédure consiste à déposer une requête au paiement au tribunal commercial afin que ce dernier puisse mettre la main sur le fond de commerce ou/et les biens de l'adversaire. Cette requête contient les informations suivantes :

· Date dépôt de la requête

· Date de rédaction

· N° de la requête classée par le tribunal

· N° de la référence donné par le cabinet

· Informations clients

· Informations adversaire

· N° de dossier

· Montant redevable

Après le dépôt de la requête, le cabinet reçoit une convocation dont laquelle sera mentionnées les informations concernant l'audience :

· Référence du dossier au tribunal

· Référence du dossier

· Nom du tribunal

· Salle

· Date/Heure

· Instructions

Une fois le jugement est prononcé, le cabinet obtient une fiche contenant les informations suivantes :

· N° du jugement.

· Date de jugement.

· Le jugement.

· N° du dossier de la requête au fond.

L'étape suivante consiste à ouvrir un dossier de notification de jugement, ce dossier englobe les détails suivants :

· N° du dossier de notification

· Date de notification

· Les trois informations concernant le jugement (N° du jugement, Date de jugement, N° du dossier de la requête au fond)

· Date du sort

· Le sort

Une fois le jugement est notifié le cabinet attend un délai de 15 jours pour obtenir un document certifiant le `NON APPEL' de l'adversaire.

Ce certificat contient :

· N° du dossier de notification

· Référence du dossier de la requête au fond

· Date de retrait du certificat

Après l'obtention du certificat le cabinet ouvre un dossier d'exécution qui contient :

· Date d'ouverture du dossier d'exécution

· N° du dossier d'exécution

· Les trois informations de la requête au fond

· Les informations concernant l'adversaire

· Nom de l'huissier

Le tribunal donne l'ordre à l'huissier pour se déplacer sur place. Cet agent établi un procès verbal de plusieurs types :

+ PV d'exécution (si l'adversaire ne veut pas coopérer, l'huissier exécute alors, la saisie conservatoire) :

- Date du PV

- Sort d'exécution.

+ PV de refus d'obtempérer : dans ce cas le cabinet établi une demande de la force public :

- Date de dépôt et N° du dossier de la demande.

- Date et N° de l'ordonnance.

- Date d'exécution.

+ PV local fermé : le cabinet doit demander l'ouverture forcée du local :

- Date et N° du dossier de l'ouverture forcée.

- Date et N° de retrait de l'ordonnance.

- Date d'exécution

- PV avec ses informations.  

2. SAISIE CONSERVATOIRE SUR FONDS DE COMMERCE :

Cette procédure consiste a demander une saisie sur les biens constituant le fond de commerce

Les étapes constituant cette procédure seront citées suivant l'ordre chronologique des faits,

Après la réception de la lettre introductive (citée auparavant) de la part du client, le cabinet procède à la déposition d'une requête au tribunal. Cette dernière contient les propriétés suivantes :

· Référence de la requête donnée par le cabinet

· Numéro du dossier dans le tribunal

· Informations client

· Informations adversaire

· Date de dépôt de requête

· Date de rédaction de requête

· Procédure déjà engagé / en cours

· Montant redevable

Après la déposition de la requête, le cabinet reçoit une convocation contenant les informations concernant l'audience. Durant cette dernière, le juge examine le dossier et ordonne ou non une saisie conservatoire sur le fonds de commerce. Dans le cas de l'approbation de la saisie, le juge délivre une ordonnance.

L'ordonnance toute seule n'est pas suffisante pour satisfaire la requête du client, pour ce faire il faudra entamer la phase d'exécution.

Une demande d'exécution de l'ordonnance est formulée instantanément et déposée au tribunal, elle est comme suit :

· N° du dossier au tribunal

· Date de la demande d'exécution

· Nom de l'huissier

Le même huissier cité dans la demande d'exécution est chargé de mettre en oeuvre les consignes de l'ordonnance et de rédiger un PV informationnel.

Ici s'achève la partie concernant les procédures à engager par le cabinet.

A l'issue de chaque exécution de jugement favorable ou de règlement amiable avec le redevable, le processus Facturation est enclenché :

Une facture est établie pour le client Par AXIA Consulting

La facture est envoyée et puis réglée par le client suivant les clauses de la convention

Simultanément, une Facture Avocat est envoyée et puis réglée par AXIA Consulting.

DICTIONNAIRE DES DONNEES

Liste des unités d'organisation

Ø Clients

Ø Consultant AXIA

Ø Avocats Partenaires

Ø Tribunal

Liste des processus

Nom	Code
Concrétisation	Concretisation
Relance	Relance
Prospection	Prospection
Parcours judiciaire	Parcours_judiciaire
REPORTING	REPORTING
FACTURATION	FACTURATION
PRÉCONTENTIEUX	Pre_Contentieux
Processus de remise des documents	Processus_de_remise_des_documents

Liste des booléens

Nom	Code
Réussite de la prospection	Reussite_de_la_prospection
Réussite du recouvrement amiable	Reussite_du_recouvrement_amiable
Demande acceptée	Demande_acceptee
Prononciation du jugement	Prononciation_du_jugement
Jugement favorable	Jugement_favorable
Obtention du certificat de NON APPEL	Obtention_du_certificat_de_NON_APPEL
Réussite du recouvrement Précontentieux	Reussite_du_recouvrement_Pre_Contentieux

Liste des ressources

Nom	Code
Base de données Générale	Base_de_donnees_Generale
Base de données Active	Base_de_donnees_Active
Trésorerie	Tresorerie

WORKFLOW

On appelle "WorkFlow" (traduisez littéralement "flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqué dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel). Le terme de WorkFlow pourrait donc être traduit en français par Gestion électronique des processus métier.

Un processus métier représente les interactions sous forme d'échange d'informations entre divers acteurs tels que :

· des humains,

· des applications ou services,

· des processus tiers.

De façon pratique, un WorkFlow peut décrire :

· le circuit de validation,

· les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus,

· les délais à respecter,

· les modes de validation

Il fournit en outre, à chacun des acteurs, les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

Typologies de workflow

On distingue généralement deux types de WorkFlow :

· Le workflow procédural (aussi appelé workflow de production ou workflow directif) correspondant à des processus métiers connus de l'entreprise et faisant l'objet de procédures pré-établies : le cheminement du workflow est plus ou moins figé ;

· Le workflow ad hoc basé sur un modèle collaboratif dans lequel les acteurs interviennent dans la décision du cheminement : le cheminement du workflow est dynamique.

Moteur de workflow

Le moteur de workflow est l'outil permettant de modéliser et d'automatiser les processus métiers de l'entreprise. Ce type d'outil permet ainsi de formaliser les règles métier de l'entreprise afin d'automatiser la prise de décision, c'est-à-dire la branche du workflow à choisir, en fonction du contexte donné. Dans ce projet, le moteur de workflow est SYBASE POWER AMC 12.1

MODELISATION

CE SCHEMA EST DISPONIBLE EN ANNEXE EN GRAND FORMATCHAPITRE ²² : REFONTE DU SYSTEME D'INFORMATION DU DEPARTEMENT EXTERNALISATION DU RECOUVREMENT

Définition du Système d'Information

Un système d'information est un ensemble d'éléments en interaction avec eux même, et ceci dans le but de collecter, saisir, traiter, diffuser et sauvegarder l'information.

Le système d'information est composé de quatre éléments, à savoir

ü Les Ressources Humaines (ingénieurs, utilisateurs, agents de saisie...)

ü Le matériel (Parc informatique, serveurs, routeurs...)

ü Le logiciel (SAP, SGBD, OS...)

ü L'organisation, cet élément est majeur dans le bon fonctionnement du système, il comporte tout ce qui est normes, procédures et méthodes de travail.

Le travail effectué dans la première section a consisté à modéliser et mettre en évidence l'aspect organisationnel du système du département OUTSOURCING.

THEME DE DEVELOPPEMENT :

Département Externalisation du Recouvrement

SCENARIO OPERATIONNEL :

Ø ARCHITECTURE

Base de données ACCESS

Application ACCESS VBA

Ø HARDWARE :

Unité Pentium 4

Implémentation d'un réseau pour le partage de la base de données

Ø SOFTWARE :

MS OFFICE

Ø RESSOURCES HUMAINES

Assistante de direction

ANALYSE

Définition d'un modèle :

Un modèle peut être défini comme étant une image de la réalité. Toute réalité complexe doit être représentée afin d'être comprise et maîtrisée.

La démarche utilisée dans Merise amène à représenter plusieurs aspects du système étudié. Ces différents aspects sont d'ordre conceptuel, organisationnel et technique.

A chaque aspect correspondent un ou plusieurs modèles.

MERISE est une méthodologie à laquelle beaucoup d'outils de développement informatique s'affilient et pour laquelle cette affiliation s'avère généralement restrictive voire incorrecte.

Cette page n'a pas la prétention de faire une description précise de MERISE mais d'en faire le survol de manière à ce qu'elle puisse servir de présentation (forcément succincte) à ceux, informaticiens ou non, qui pourraient y être confrontés.
Présentée souvent comme une méthode d'analyse informatique, MERISE est surtout une démarche (certains parlent "d'état d'esprit ") pour l'établissement de système d'information et en cela MERISE sort du domaine de l'informatique pour s'intéresser à la gestion même de l'organisation concernée.

DICTIONNAIRE DES DONNEES

Nom	Code	Type de données	Longueur
Numéro de Certificat de Non Appel	N_CERTIF_N_APPEL	Texte	20
Date d'Ouverture	DATE_OUVERTURE	Date
N° de Dossier d'exécution	ID_DOSSIER_EXE	Texte	20
Référence du fichier	REF_FICHIER	Caractère	10
Echéance du Fichier	ECHEANCE_FICHIER	Date
Type de Créance	TYPE_CREANCE	Caractère	20
Relance et Date	RELANCE_ET_DATE	Date
Somme due	SOMME_DUE	Monnaie
N° Avocat	NUM_AVOCAT	Entier
Nom Avocat	NOM_AVOCAT	Caractère	20
Prénom Avocat	PRENOM_AVOCAT	Caractère	20
N° Tel Avocat	TEL_AVOCAT	Caractère	20
N° Fax Avocat	FAX_AVOCAT	Caractère	20
N° GSM Avocat	GSM_AVOCAT	Caractère	20
N° Adversaire	N_ADV	Caractère	10
Non Adversaire	NOM_ADV	Caractère	30
N° Raison sociale de l'Adversaire	N_RC_ADV	Numérique	10
Adresse ADV	ADRESSE_ADV	Caractère	50
N° Tel Adversaire	TEL_ADV	Caractère	20
N° Fax Adversaire	FAX_ADV	Caractère	20
N° Client	N_CLIENT	Caractère	4
Capital	CAPITAL	Caractère variable	24
Adresse Client	ADRESSE_CLIENT	Caractère	50
N° Tel Client	TEL_CLIENT	Numérique	9
N° Fax Client	FAX_CLIENT	Numérique	9
Responsable	RESP	Caractère	20
Email Client	EMAIL_CLIENT	Caractère	40
Fonction	FONCTION	Caractère	20
Raison Sociale	RAISON_SOCIAL	Caractère	24
Code d'Activité	CODE_ACTIVITE	Entier
Nom d'Activité	NOM_ACTIVIE	Caractère	20
N° de Convention	NUM_CONVENTION	Caractère	20
Date de convention	DATE_CONVENTION	Date
Montant des honoraires	MONTANT_HONORAIRE	Numérique
Pourcentage de commission 1	PRC1_COMM	Réel
Pourcentage de commission 2	PRC2_COMM	Réel
N° Requête	N_REQUETE	Texte	20
Nom de la requête	NOM_REQUETE	Texte	20
Date de rédaction	DATE_REDACTION	Date
Date de dépôt	DATE_DEPOT	Date
N° de Facture	NUM_FACTURE	Caractère	10
Date de Facture	DATE_FACTURE	Date
Montant de Facture	MONTANT_FACTURE	Monnaie	8
Taux de TVA	TAUX_TVA	Réel
Code de Service	CODE_SERVICE	Caractère	6
Non de service	NOM_SERVICE	Caractère	20
N° d'Audience	N_AUDIENCE	Texte
Salle	SALLE	Texte	30
Date d'Audience	DATE_AUDIENCE	Date
Heure d'Audience	HEUR_AUDIENCE	Heure
Instructions	INSTRUCTIONS	Texte
N° Règlement	NUM_REGLEMENT	Caractère	10
Date de Règlement	DATE_REGLEMENT	Date
Montant de Règlement	MONTANT_REGLE	Monnaie
Mode de Règlement	MODE_REGLEMENT	Caractère	20
N° Jugement	N_JUGEMENT	Texte
JUGEMENT	JUGEMENT	Texte
Date de Jugement	DATE_JUGEMENT	Date
N° d'Ordonnance	N_ORDONNANCE	Texte
N° d'Ordonnance au Tribunal	N_ORDON_TRIBUNAL	Texte
Date de retrait de l'Ordonnance	DATE_RETRAIT_ORDON	Date
N° Dossier de Notification	ID_DOSS_NOTIF	Texte
Date de Notification	DATE_NOTIF	Date
N° de Procès Verbal	N_PV	Texte	20
Date du PV	DATE_PV	Date
Sort du PV	SORT_PV	Texte	30
Quantité Facturée	QUANTITE_FACTUREE	Entier

Liste des entités

Nom	Code
Fichier impayé	FICHIER_IMPAYE
Adversaire	ADVERSAIRE
Avocat	AVOCAT
Client	CLIENT
Secteur Activité	SECTEUR_ACTIVITE
Convention	CONVENTION
Facture	FACTURE
Règlement	REGLEMENT
Service	SERVICE
Audience	AUDIENCE
Jugement	JUGEMENT
Ordonnance	ORDONNANCE
Dossier Notification	DOSSIER_NOTIFICATION
Dossier Exécution	DOSSIER_EXECUTION
PV	PV
Requête	REQUETE

Liste des identifiants pour l'entité

Nom	Code	Parent
Référence du Fichier	REF_FICHIER	Entité 'Fichier impayé'
N° d'Adversaire	N_ADV	Entité 'Adversaire'
N° Avocat	NUM_AVOCAT	Entité 'Avocat'
N° Client	N_CLIENT	Entité 'Client'
Code Activité	CODE_ACTIVITE	Entité 'Secteur Activité'
N° Convention	NUM_CONVENTION	Entité 'Convention'
N° Facture	NUM_FACTURE	Entité 'Facture'
N° Règlement	NUM_REGLEMENT	Entité 'Règlement'
Code Service	CODE_SERVICE	Entité 'Service'
N° Audience	N_AUDIENCE	Entité 'Audience'
N° Jugement	N_JUGEMENT	Entité 'Jugement'
N° Ordonnance	N_ORDONNANCE	Entité 'Ordonnance'
N° Dossier de Notification	ID_DOSS_NOTIF	Entité 'Dossier Notification'
N° Dossier d'Exécution	ID_DOSSIER_EXE	Entité 'Dossier Exécution'
N° PV	N_PV	Entité 'PV'
N° Requête	N_REQUETE	Entité 'Requête'

Les règles de gestion

Ø Chaque client peut ouvrir un ou plusieurs dossiers.

Ø Chaque dossier concerne un client est un seul.

Ø Chaque dossier concerne un seul adversaire.

Ø Un dossier peut contenir une ou plusieurs requêtes.

Ø Chaque requête donne lieu à une audience.

Ø Le client peut demander l'exécution d'une ou plusieurs procédures à la fois.

Ø Le jugement est prononcé dans une et une seule audience.

Ø L'audience peut ne pas aboutir à un jugement

Ø Le jugement peut éventuellement donner lieu à une ordonnance

Ø L'ordonnance est créée suite à un et un seul jugement

Ø L'ordonnance implique la création d'un dossier d'exécution, soit après la création d'un dossier de notification soit directement.

Ø Le dossier d'exécution engendre le déplacement d'un huissier chez l'adversaire et cela pour établir un procès verbal.

Ø Cette liste de règles n'est pas exhaustive, tout cas peut engendrer des règles supplémentaires

Représentation

Le modèle conceptuel des données

Décrit la sémantique c'est à dire le sens attaché à ces données et à leurs rapports et non à l'utilisation qui peut en être faite.

La spécification des règles de gestion, menée parallèlement au recueil des données permet la mise en place des relations entre les objets.

Le modèle établi est alors validé à l'aide des règles de vérification.

Le MCD est l'élément le plus connu de MERISE et certainement le plus utile. Il permet d'établir une représentation claire des données du Si et définit les dépendances fonctionnelles de ces données entre elles.

Les éléments utilisés pour la formalisation d'un MCD sont les suivants :

Représentation

Le MCD permet d'exprimer graphiquement des règles de gestion qui correspondent aux contraintes d'intégrités des données

Permet la description statique du système d'information à l'aide des concepts d'entité et d'association. Dans notre cas le modèle conceptuel de données se représentera comme suit :

Modèle Logique des données (MLD)

Le modèle logique est une image du modèle conceptuel intégrant les choix d'organisation des données (fichiers classiques, modèle hiérarchique ou modèle relationnel). 

Le MLD ajoute au MCD la notion d'organisation. Le MLD indique donc comment les données seront organisées.

Cette formalisation nécessite de connaître les moyens disponibles pour la manipulation des données :

· Base de données navigationnelles.

· Base de données relationnelles.

· Fichiers indexés.

· ....

Nous ne traiterons ici que de la formalisation du MLD appliquée à une base de données relationnelle.

· Les entités types du MCD sont converties en tables dans le MLD.

· Selon les cardinalités, les associations types du MLD sont converties en tables ou supprimées (voir ci-dessous).

Schéma de conversion du MCD en MLD.

Les propriétés en gras indiquent :

· L'identifiant d'une entité (MCD).

· La clé primaire d'une table (MLD).

Les propriétés soulignées indiquent :

· L'identifiant d'une entité (MCD).

· Une rubrique d'une table qui ne peut être nulle (MLD).

Relation dont les cardinalités maximales sont supérieure à 1.

· L'association type B est devenu une table esclave des tables issues des entités types A et C.

LES INTERFACES DE L'APPLICATION

Notre application informatique est conçue pour répondre aux attentions des utilisateurs du cabinet AXIA Consulting.

Le premier bouton est un lien vers le site web d'AXIA Consulting www.axiaconsulting.ma

Le deuxième bouton sert à exploiter et a accéder au Menu général de l'application.

Le troisième bouton sert à Quitter l'application.

MENU GENERAL :

Ce menu est conçu pour faciliter la navigation de l'utilisateur et pour que ce dernier puisse accéder aux différents volets. Le plan de cette application s'articule sur quatre rubriques, à savoir, le Menu de mise à jour (peut servir aussi pour la consultation), le Menu d'impression, pour éditer les factures, ainsi que les conventions avec les clients, un troisième Menu, celui de la recherche, et au dernier lieu un Menu de Reporting.

En cliquant sur le premier bouton `MENU DE SAISIE ET DE MISE À JOUR', on obtient la fenêtre suivante :

Cette interface permet de consulter et de mettre à jour tous les dossiers existants et les informations les concernant dont le client, l'adversaire et l'état de l'avancement du dossier grâce à la consultation des différentes composantes depuis le dépôt de la requête jusqu'au sort du procès verbal.

Pour ajouter un nouveau client, cliquez sur le bouton (*) d'Access, le curseur est placer dans la zone N° Client, introduisez le numéro, et continuez a saisir les informations concernant le client. Vous pouvez en tout moment modifier ces information.

Pour l'ajout d'un adversaire, cliquez sur le bouton (*) d'Access, introduisez les informations le concernant.

Pour ajouter une convention, assurez vous que le client concerné existe déjà sur la base de données, si ce n'est pas le cas, ajoutez le avant d'entamer la convention.

Pour ajouter un fichier impayé, il faut s'assurer que le client ainsi que l'adversaire concernés par ce fichier existent déjà sur la base de données. Cliquez sur le bouton (*) et introduisez la référence du fichier, les numéros du client et celui de son adversaire ainsi que les autres informations.

Assurez vous de l'existence du fichier dans la base de données avant tout ajout de requête.

Pour ajouter une audience, assurez vous que la requête génératrice de cette audience existe déjà sur la base de données, si ce n'est pas le cas, ajoutez l avant d'entamer l'ajout de l'audience

Pour ajouter une jugement, assurez vous que l'audience dont laquelle le jugement a été prononcé existe déjà sur la base de données, si ce n'est pas le cas, ajoutez la avant d'entamer le jugement.

Pour ajouter une ordonnance, assurez vous que le jugement en question est bien introduit dans la base de données, si ce n'est pas le cas, ajoutez le avant d'entamer l'ajout de l'ordonnance.

Le dossier de notification ne peut être ouvert que suite a un jugement favorable, assurez vous de l'existence du jugement concerné dans la base de donnée et assurez aussi de l'existence de l'ordonnance.

Certaines procédures ne demandent pas l'ouverture d'un dossier de notification pour enclencher le processus d'exécution, mais assurez vous que ce dernier est rattaché à une ordonnance.

Pour ajouter un Procès verbal, assurez vous que le dossier d'execution est bien enregistré dans la base de données.

Pour introduire une facture dans la base de données, il faut s'assurer que le client objet de cette facture existe déjà sur la table clients. Si c'est le cas, on introduit le numéro de la facture

L'introduction d'un nouveau règlement, suppose que le client, ainsi que la facture lui concernant existent déjà dans la base de données. Entrez le numéro de facture, sa date, le numéro du client, et les informations du règlement par la suite.

Ce MENU assure un tableau de bord pour AXIA Consulting, et ceci pour pouvoir suivre les dossiers au jour le jour, il permet aussi de communiquer les informations au client dès qu'elles proviennent de l'avocat.

Il suffit d'introduire le numéro du client, pour obtenir sa fiche, le total de ses factures, et le total de ses règlements. En cliquant sur le bouton Détail, on obtient plus un listing des fichiers impayés, des factures et des règlements.

Ce formulaire permet de suivre les performances des avocats. Pour ceci, il suffit d'introduire le numéro de l'avocat pour obtenir les informations le concernant, ainsi que les dossiers qui lui sont confiés.

Ce menu permet de rechercher toute information faisant objet de ce processus, de la fiche client, à la facturation. Ce menu prévoit multiple critère de recherche.

Ce menu permet la génération de certains états communiqués au client, en l'occurrence la convention et les factures.

CONCLUSION

Grâce aux logiciels de gestion et de comptabilité informatiques de plus en plus présents dans les entreprises, l'entrepreneur peut désormais déceler par des processus d'alerte, au jour près, l'apparition d'un impayé. Or, dans la gestion d'un impayé, le facteur temps est essentiel. Qui plus est, réagir rapidement permet d'intervenir dans un premier temps dans un climat serein plus propice à la résolution. Enfin, les entreprises ont intégré et anticipé l'éventualité de l'impayé qui à lui seul n'est plus aujourd'hui, dans la majorité des cas, cause de faillite, sauf quand l'entreprise cliente est très importante.

L'impayé révèle très souvent un problème de structure, une mauvaise organisation, une mauvaise gestion de l'entreprise qui peut mettre en péril la pérennité de celle-ci. La spécificité du bâtiment est qu'en cas de grosse défaillance de paiement, la conséquence éventuelle est un risque de faillite en chaîne d'entreprises. Par exemple, un redressement d'URSSAF, fiscal, un problème de trésorerie peuvent s'ajouter à un impayé et détériorer ainsi la comptabilité de l'entreprise. Enfin il faut distinguer la nature de l'impayé. Une mauvaise conjoncture peut entraîner un déséquilibre de la comptabilité des entreprises dont la particularité est un besoin récurent de trésorerie, auquel s'ajoute des marges très faibles.. Dans le cas d'une mauvaise conjoncture, l'impayé sera difficilement évitable, dans le cas d'une contestation, il s'agira le plus souvent d'un règlement amiable. C'est à ce moment que peuvent intervenir les professionnels tels que la société AXIA Consulting et ses avocats partenaires.

Quand le logiciel de gestion indique un retard de paiement, nul besoin de sortir tout de suite l'artillerie lourde mais, même si elle se déroule à l'amiable, l'intervention ne peut pas être remise au lendemain.

BIBLIOGRAPHIE

ü Enquête `Externalisation de la relance Comptable' (01/11/2002) réalisée par la société POUEY

www.pouey-international.fr

ü Article `Coût et délai du recouvrement'

www.lerecouvrement.com

ü Livre de Modélisation Process de Libero Maesano, Jean-Jacques Thomasson et Antoine Lonjon ; P98 et P123

ü Livre de Modélisation Objet UML Auteur Pierre-Alain Muller P18, P132 et P133

ü Code de Commerce marocain

http://www.justice.gov.ma/fr/bulletinofficiel/sommaire.asp

ü User Guide Sybase pour le Power designer 12.5

ANNEXES