II.7. Etude des documents
II.7.1.Les documents d'entrées de l'information
II.7.1.1. Le bon de commande
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(Figure N°7 . sur le bon de commande)
II.7.2.les documents de sortie de l'information
II.7.2.1 la facture
(Figure N°8 . sur la facture) II.7.2.2. le
reçu
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(Figure N°9 : le reçu)
II.7.2.3. le relevé des factures
(Figure N°10 : le relevé des factures)
II.7.3.Critique des documents
Les documents sont de plusieurs natures différentes et
ont des destinations très variées. Par contre, ils ont tous un
but commun à savoir « mettre à jour tous les renseignements
nécessaires à la bonne marche de l'entreprise et ceux qu'il
s'agisse des documents comptables, des techniques, des documents statiques et
des documents de toutes natures. La maison CIMS, comme toute entreprise,
utilise deux types des documents dont les documents internes et les documents
externes à savoir : le Bon de commande, le Facture, le Reçu, le
Relevé de factures,...
En ce qui concerne la tenue des documents, elle est tellement
manuelle que le chef de l'entreprise à difficile à avoir toute la
situation journalière, hebdomadaire, mensuelle voire annuelle des ventes
dans un document de synthèse.
Nous avons en outre constaté que, le contrôle des
documents ne se fait qu'au moment de l'opération de vente, après
l'archivage est considéré comme information ou document
détruit. Néanmoins, le secret professionnel est l'un des
qualités de cet Etablissement.
(Source : Archive établissement CIMS consulté
le 12/01/2018 à 9h00)
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II.7.4.Critique de la circulation de l'information
La circulation des informations dépend de la
quantité des documents utilisés dans le circuit, car les
informations doivent circuler dans un flux homogène et constant suivant
un cheminement bien connu dans l'ensemble, en tenant compte de tous les
renseignements à but interne de l'entreprise.
La circulation de l'information dans l'établissement
CIMS n'est pas tout à fait organisée, de tel sorte qu'il est
difficile de contrôler la circulation des informations,...
II.7.5. Critique de l'existant
Depuis sa mise en place La procédure existante atteint
ces objectifs avec une fréquence limité et non extensible voir
qu'elle ne concerne qu'un nombre limité des clients qui sont très
proches de la société pour pouvoir visiter les vitrines, voir les
produits exposés et savoir la disponibilité de ces derniers ainsi
que leurs prix et leurs caractéristiques techniques, tout ça
représente une entrave devant la commercialisation des produits
II.7.5. Solution proposée
Afin de pallier aux défaillances, nous proposons
d'informatiser la commercialisation de nos produits par la création
d'une boutique virtuelle sur Internet. Il nous est indispensable de
préciser à cette étape que notre projet de fin
d'étude prendra en considération toutes ces contraintes en
essayant de présenter les solutions nécessaires tout en
respectant les règles des jeux d'un site web e-commerce tels que la
simplicité de navigation entre les pages, la bonne ergonomie et la
sécurité des données confidentielles des clients.
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