I.3.3. Supports
d'Information
Les informations collectées doivent être
organisées de manière à être exploitées par
tous. On organisera tout d'abord le support destiné à recevoir
l'information collectée, puis le stockage de ces différents
supports. On distingue :
I.3.3.1. Les Supports Papier
Ces sont les supports les plus couramment
utilisés ; le support papier est destiné à recevoir
l'information collectée, est appelée imprimé. Il peut
être utilisé pour transmettre une information ; on parle
alors d' « imprimé de liaison » ou pour
conserver l'information ; il s'agit alors
d' « imprimé de position ».
· L'imprimé de liaison
L'objectif de ce document n'étant que de
transmettre une information, sa durée de vie est très courte. Il
est rarement consulté à la fin du processus. Sa structure ou les
éléments constituant de sa structure sont les
suivants :
ü Un titre ;
ü Identification de l'Emetteur ;
ü Identification du destinataire ;
ü Eléments variables servant à
l'identification du document ;
ü Zone de saisie des informations faisant
l'objet du document ;
ü Zone indiquant toutes les informations relatives
à son utilisation
Nous retiendrons l'attention de lecteur sur un
exemple d'un bon de commande.
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TELECOPIE
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A :
DE :
M. ANDRE
A. MOSES
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NUMERO DE TELECOPIE :
DATE :
27
FEVRIER 2014
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SOCIETE :
NOMBRE DE PAGE :
Soit 1 ou plus
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NUMERO DE TELEPHONE
NUMERO DE REF. EXPEDITEUR
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OBJET :
VOTRE NUMERO DE
REFERENCE
COMMANDE
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251616768251620864251619840251618816251617792
URGENT POUR AVIS COMMANTAIRES REPONSE
CONFIDENTIEL
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NOUS AVONS BESOIN DE TOUTE URGENCE
DE :
1 Imprimante laser LBP
Réf. LBP 312568 (460euros)
1 Scanner ADNT
Réf. Scan 456987 (670euros)
Nous souhaiterions que l'installation soit
faite par l'un de vos spécialistes. Une démonstration de
l'utilisation de ces matériels à nos secrétaires sera
également nécessaire.
Cordialement, votre
Michael GUIDINI
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Figure 1: Document
support d'information "Bon de commande"
· L'imprimé de
Position
Il s'agit d'un document interne destiné à
être conservé et consulté fréquemment. Sa structure
est la suivante :
ü Un indicatif de classement ;
ü Présentation dans un ordre logique des
informations collectées ;
ü Aucune information concernant son
utilisation.
Les rubriques ci - après doivent réellement
figurent dans sa structure : Nom du client, adresse,
téléphone, mode de paiement, de livraison, date de commande,
chiffre d'affaires réalisé.
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