Conception d'une application web pour la publication des résultats académiques dans un portail documentaire.

II.6.3. LIINTRANET POUR PARTAGER

Le développement du travail transversal et la multiplication des groupes de travail a créé de nouveaux besoins, en matière de travail collaboratif, dont voici l'inventaire :

> travailler ensemble sur des documents, pouvoir les enrichir ou les modifier à plusieurs (après validation dans certains cas)

> déposer des documents dans une arborescence (classement) avec indexation du document déposé (description)

> pouvoir gérer la date de modification ou de mise à jour de tout ou

partie des documents, gérer des versions (check in / check out)

> avoir un circuit de validation simple d'un document : dépôt d'un document, puis validation par une personne habilitée avant diffusion au reste de la communauté.

> possibilités d'alertes automatiques sur les dernières mises à jour,

> possibilités de stockage dans différents formats : formats natifs pour les documents vivants, format image type pdf pour les documents n'ayant pas vocation à être modifiés.

> planifier des réunions en connaissant les disponibilités (ou indisponibilités) de chacun des personnels.

> voir connaissance au jour le jour des présences / absences des personnels

> (particulièrement pour le standard téléphonique ou les postes de service public)

> avoir une vision globale sur l'année universitaire, des évènements importants de l'entreprise (dates des conseils, récolement, formations internes de grande envergure, expositions, etc.)

II.6.4. CARACTERISTIQUE DU RESEAU INTRANET

De façon sommaire, l'intranet peut être défini comme l'internet privatif d'une organisation. Les entreprises l'envisagent comme une juxtaposition d'applications, un simple support commun, permettant d'intégrer ou de

¹ Rheingold H., Les Communautés virtuelles, Addison-Westley, 1995

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relier des applications autrefois cloisonnées. Intranet s'inscrit, de fait, dans le système d'information et de communications en l'élargissant¹: c'est un réseau interne qui véhicule différentes applications informatiques accessibles à partir d'un navigateur et d'une interface internet.

Un intranet se caractérise ainsi d'abord à partir de ses applications, c'est-à-dire les différents « leviers » sur lequel l'entreprise décide de jouer. Il est ensuite marqué par les différentes actions et façons d'activer les leviers. Les caractéristiques et composants « objectifs » des technologies sont en effet diversement « opérationnalisées » par les entreprises². Ainsi, on

Distingue fréquemment les intranets, dans la littérature, selon la fonction qu'ils remplissent dans l'organisation : communication, fourniture d'informations, soutien à la production, gestion de la connaissance.

La caractérisation technique de l'intranet³ ne suffit donc pas pour en cerner le champ des utilisations. Pour l'intranet comme pour toute TIC (Technologies de l'information et de la communication), les usages ne se réduisent pas à la simple expression de potentialités techniques. Les propriétés de l'intranet sont le produit d'une combinaison de «briques techniques » (applications ou infrastructure de réseau), d'«éléments d'organisation », de «règles de procédures » et de «processus de mise en oeuvre ». Tous ces facteurs opèrent conjointement sans qu'il soit en général possible d'imputer précisément tel effet observable à telle cause : dans

leurs pratiques, es agents et les collectifs de travail mobilisent
simultanément des systèmes de messagerie, des applications de travail collaboratif, des bases de données techniques, voire le fax et le téléphone... sans être en mesure d'identifier les effets ou les apports spécifiques de telle ou telle composante technique.

Des besoins identifiés peuvent être satisfaits par différentes configurations techniques : pour assurer la délivrance d'information à un membre du personnel, par exemple, certaines entreprises organiserons, via intranet un système de diffusion sélective par mail ou bien préfèreront, sur le même intranet mettre à disposition les informations pertinentes sur un site interne précis. Dans une perspective d'usage, messagerie et site interne apparaissent donc, dans certains cas, substituables. Dès lors, la distinction entre messagerie, base de données et intranet, légitime du point de vue technique de l'informaticien et du technicien des réseaux, ne sera pas forcément perçue clairement des utilisateurs qui ont une perception globale de l'outil.

Enfin, cette opérationnalisation et cette mise en oeuvre s'inscrivent, du point de vue des organisations, dans des objectifs et des perspectives de performance variés.

Les composantes techniques élémentaires d'un intranet :

¹ Benghozi PJ. (2002), « Technologie et organisation, lehasardet la nécessité», Annales des télécommunications.

2 Hills M. (1996) Intranet business strategies, Melanie Hills, 1996,J. Wiley & Sons,New York.

³ Vaast E. (2002), « Comprendre les territoires de l'organisation par les pratiques des intranets », Centre de recherche en gestion de l'Ecole polytechnique, mimeo.

1.

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L'infrastructure du réseau (réseau, serveurs),

2. Le service de messagerie (e-mail),

3. Les services de groupe (forums, agendas électronique, partagés, listes d'envoi...) structurés par sous-groupes spécifiques selon les cas,

4. Les systèmes d'éditions de document (tableurs, traitements de texte),

5. Les applications de partage de documents (groupware),

6. Les annuaires et moteurs de recherche,

7. Les bases de données et d'informations,

8. Les processus automatiques de gestion et de traitements (workflows),

9. Les applications de veilles et diffusion d'information (push, DSI),

10. Les outils de production en commun (téléconférence, brainstorming..),

11. Les interfaces des applications informatiques de métiers et de production.