II. PROBLEMATIQUE
Le patrimoine documentaire de l'inspection
générale du ministère de l'éducation nationale et
de l'enseignement technique est estimé à 120 000 documents
environ, parmi lesquels nous pourrons citer entre autres : les Textes officiels
(Lois, Décrets, Décisions, Arrêtés, Circulaires,
etc.) , les Rapports bilan des activités , les Rapports d'audit des
établissements , les Procès-verbaux de passation de service , les
Rapports de synthèse des supervisions des examens , les documents
pédagogiques , les Synthèses des Rapports des
établissements, etc.
Tous ces documents essentiellement sur support
papier, dont la plupart en état de dégradation avancé,
sont mal conservés et occupent inutilement de l'espace. De plus, les
outils de communication constitués de Répertoires et de Fiches de
catalogage sont vétustes. Ce qui rend la tâche du personnel
fastidieuse notamment dans le traitement, la conservation et la diffusion de
l'information pertinente.
Ainsi, la numérisation de ces archives
apparait comme l'une des solutions nécessaires, pour améliorer
les conditions de conservation, de sauvegarde de l'information d'une part et
pour offrir un service de qualité aux usagers du Service des Archives et
de la Documentation d'autre part.
Comment va-t-elle se dérouler ? Avec quels
outils ? Quel sera son impact sur la structure ? Qu'apportera-t-elle dans le
service offert aux usagers ? Sur quelles méthodes va-t-elle s'appuyer
?
Autant de questions auxquelles nous tenterons de
répondre à travers cette étude.
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III. JUSTIFICATION DU CHOIX DU SUJET
Le choix du sujet « Numérisation des
archives de l'inspection générale du ministère de
l'éducation nationale et de l'enseignement technique de la Côte
d'Ivoire » repose sur trois(3) fondements.
D'abord, ce projet constitue la troisième
phase d'un vaste projet dénommé « Projet d'organisation et
gestion des archives de l'inspection générale du ministère
de l'éducation nationale et de l'enseignement technique », qui a
démarré en janvier 2009 par la mise en place du service des
archives et de la documentation (SAD) et le traitement des dossiers archives
existants. C'est donc, dans l'optique de poursuivre ce vaste projet, que notre
choix s'est porté sur ce sujet.
Ensuite, lors de la phase de traitement des
différents dossiers, nous avons constaté l'état de
dégradation avancé qui caractérisait les archives de
l'inspection générale du ministère de l'éducation
nationale et de l'enseignement technique. En choisissant ce sujet, nous voulons
réduire les risques de dégradation (due essentiellement à
la manipulation et aux mauvaises conditions de conservation), afin de prolonger
la durée de vie de ces documents conservés essentiellement sur
support papier.
Enfin, notre dernière motivation est de
faciliter la communication et l'accessibilité à l'information
pertinente. En effet, l'Inspection Générale est une grosse
structure au sein du Ministère de tutelle. Elle est
représentée aussi bien à l'intérieur du pays que
dans la capitale où elle occupe plusieurs bureaux administratifs. Dans
ces conditions, l'accès aux dossiers tenus par le Service des Archives
et de la Documentation (SAD) n'est pas chose aisée, car engendre des
frais inutiles et le gaspillage de temps dans les recherches des documents
administratifs. Ainsi, la numérisation des archives de l'Inspection
Générale de l'Education Nationale et de l'Enseignement technique,
faciliterait l'accès à l'information pertinente et sa
communication via internet. Toutes ces actions participent au dynamisme et au
rayonnement du Service des archives et de la documentation et donc de
l'Inspection Générale de l'Education nationale dans son
ensemble.
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