Elle consiste à nommer les fichiers images des
différents documents afin d'y accéder le plus rapidement possible
et de faciliter la compréhension de leur contenu, leur création
et leur organisation.
Les règles d'identification des fichiers
images des documents excluent certains caractères comme :
· les accents ;
· les espaces ;
· les caractères spéciaux
;
· les points «. », (sauf pour exprimer
les extensions du fichier). Les principes d'identification des fichiers image
des documents reposent sur des normes :
· la norme ISO/TR 13028 : 2010, Information et
documentation de mise en oeuvre des lignes directrices pour la
numérisation des enregistrements ;
· la norme ISO 8601 relative au « nommage
» des dates.
Dans le cadre du projet de numérisation des
archives de l'Inspection Générale du MENET, les fichiers des
documents numérisés sont nommés suivant le
schéma:
Nom du document_Date de création_Origine,
comme le montre la figure 33.
Figure 33 : Identification des fichiers
images
Le stockage ou classement des fichiers images est une
étape très importante dans la chaîne de
numérisation. Pour ce projet, nous avons d'abord stocké lesdits
fichiers dans les différents dossiers correspondants du plan de
classement. Ensuite, une copie de ces fichiers images est stockée
périodiquement sur un disque externe en vue de prévenir les
aléas de la technique. La Figure 35 montre le stockage d'un
fichier image dans un dossier correspondant.
Tableau 35 : Stockage d'un fichier image dans un
dossier correspondant
90
91
L'étape de la maintenance comprend : la
sauvegarde, la migration, la conservation et la sécurisation des
fichiers images.
4.4.1. Sauvegarde des fichiers images
Du point de vue informatique, la sauvegarde se
définie comme « la procédure de protection des informations
contenues dans un système informatique, par copie de ces informations
sur disque ou bande magnétique »43. Dans de ce projet,
les fichiers images des documents numérisés sont automatiquement
sauvegardés sur le serveur EMMERAUDE après leur
dématérialisation.
La Figure 36, donne une vue des fichiers
sauvegardés sur le serveur EMERAUDE.
Figure 36 : Vue des fichiers sauvegardés
sur le serveur EMMERAUDE
4.4.2. Migration des fichiers images
Avec le temps, les informations numériques
gravées sur des supports magnétiques ou optiques en vue de leur
conservation durable finissent par se dégrader. Ce qui entraine à
coup sûr une perte d'information due essentiellement à
:
43 Dictionnaire de français LAROUSSE, (en ligne),
URL :
http://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/sauvegarde/71207,
(08/09/2014).
·
l'instabilité des supports de conservation
utilisés ;
· l'évolution différentiée
des éléments constitutifs conduisant à leur dissociation
;
· l'inscription de l'information sur un support
sensible à l'environnement ;
· les conditions de stockage
inappropriées (température, hygrométrie, poussière,
fumée de cigarette) ;
· l'usure liée à la
fréquence d'utilisation ;
· mauvaise manipulation (dépôt de
poussière ou débris, chocs) ;
· le non-respect des procédures de
maintenance ;
· les pannes de matériels informatiques
;
· les erreurs humaines ;
· les de vandalisme et de vol
;
· les catastrophes naturelles, les sinistres,
les incendies ;
· la qualité de fabrication
;
· la qualité de l'enregistrement ou de
l'équipement utilisé pour procéder à
l'enregistrement44.
La figure 37 illustre la dégradation en
fonction du temps d'un signal enregistré sur un support.
Figure 37 : Dégradation au cours du temps
d'un signal enregistré Source : Support d'enregistre et
stratégie de stockage, P.7
En prévision de la probable perte
d'information due à la dégradation des supports de conservation,
il est indispensable d'effectuer la migration des fichiers existants vers de
nouveaux supports ou systèmes informatiques. Par exemple, avec la
naissance de nouveaux systèmes d'exploitation, plusieurs administrations
publiques et privées ont progressivement migré leurs
données vers de
44 BANAT-BERGER, François et HUC,
Claude.-. Support d'enregistrement et stratégie de stockage.
[Document électronique]. Piaf, 2011, version 1, URL :
www.piaf-archives.org.
[Consulté le 08/09/2014]
93
nouveaux systèmes informatiques dits de
dernière génération. Les supports de stockages, eux aussi
ne sont pas exempts de cette corrosion et deviennent vite
obsolètes.
Conscient de tous ces aléas techniques et
technologiques, le Service des archives et de la documentation de l'Inspection
Générale du MENET, a opté pour la veille technologique et
la migration progressive de toutes ses données vers de nouveaux
systèmes informatiques et supports de conservation d'information de
dernière génération, ce qui aura forcément un
coût.
4.4.2.1. Types de migration des
données
Il existe plusieurs types de
migrations45.
· Transfert / Refreshing : Cette
transformation nommée Refreshing, consiste en un
déplacement d'un support physique de stockage vers un autre plus
adapté aux exigences du temps, sans toucher au train de bits contenant
l'information. Ce qui permet de résoudre le problème
d'obsolescence des supports physiques.
· Normalisation : c'est une
transformation qui conduit à changer le format des fichiers en
séparant les données et informations, de tout outil ayant servi
à leur constitution, et à les convertir dans un nouveau format
standardisé offrant de plus grande garantie de pérennité.
Cette méthode peut parfois entrainer des pertes d'information difficiles
à identifier. Elle nécessite une veille technologique permanente
au sujet des nouveaux standards ouverts et des normes, ainsi que le suivi des
modifications des versions logicielles.
· Migration de données : Cette
transformation vise à modifier l'ensemble des données
gérées par un système informatique source (matériel
et logiciel) pour pouvoir les utiliser sur un autre système
cible.
· Migration de système : Elle
vise à transformer un logiciel pour le faire fonctionner sur un autre
ordinateur.
4.4.2.2. Outils de migration des
données.
Il existe plusieurs outils de migration des
données. Parmi eux, nous pouvons citer :
· Tolend : c'est un outil de
génération de code (qui permet l'exécution de script) pour
la transformation des données ;
· Nag migrate : c'est un outil
d'analyse de migration (générateur de code) permettant de
fusionner des systèmes hétérogènes et de
transférer des volumes importants de données complexes du
système de l'application source vers le système
cible.
45 Migration. [En ligne].
http://fr.wikipedia.org/wiki/Migration
28%informatique%29. [Consulté le 08/09/2014]
·
94
RECODE Data : c'est une solution
intégrant la génération automatique de code, la
fiabilisation des données sources et les tableaux de bord métiers
pour la validation.
4.4.3. Conservation des fichiers images
Dans le cadre de notre projet, les fichiers images
des documents numérisés sont automatiquement conservés sur
le serveur EMERAUDE. Cette conservation est rendue possible grâce au
paramétrage du scanner de production utilisé, comme le montre la
figure 38. De plus, une copie de tous les fichiers images est
également conservée sur un disque externe de 1 Téra
(1To).
Figure 38 : Paramètre du Scanner Hp Scanjet
5590 dans EMERAUDE. 4.4.4. Sécurisation des fichiers
images
La sécurité de l'information est au
coeur de la gestion des documents numériques. Elle concerne
l'ensemble des moyens (organisation, acteurs, procédures et
systèmes informatique) nécessaires à l'élaboration,
au traitement, au stockage, à l'acheminement et à l'exploitation
des informations46.
46 Secclor Technology. 2014. «
Sécurité et système d'information », dépliant.
P.4
95
En effet, lorsqu'un système de
sécurité de l'information fonctionne mal, il est exposé
à toute sorte d'attaque des cybercriminels, d'où l'importance de
sa sécurisation. Cette sécurisation des données se situe
à trois. D'abord, il faut sécuriser le système de
sauvegarde lui-même. En effet, les entreprises ont pour habitude de
gérer sécurisé uniquement les données qu'elles
partagent. Elles gagneraient à mettre uns système de sauvegarde
et de sécurité automatique et périodique de toutes leurs
ressources informationnelles. Ensuite, il faut protéger les
données au plan local. À cet effet, les entreprises publiques et
privés doivent sécuriser les données de leurs personnels
au plan local sur des disques durs ignifuges et hydrofuges, c'est-à-dire
des disques qui résistent à l'épreuve du feu et de l'eau.
Enfin, il faut décentraliser le système de sauvegarde des
données. Il s'agit en clair de sauvegarder aussi bien au plan local
qu'en ligne (hors site) toutes les données informationnelles de
l'entreprise. Cette dernière technique est avantageuse, car elle
à la structure de récupérer facilement ses données
informationnelles en cas de catastrophe.
C'est dans cette perspective, que l'Inspection
Générale du MENET a acquis le serveur EMERAUDE pour
préserver et sauvegarde localement et en ligne toutes ses ressources
informationnelles.
