Numérisation des archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique.

UNIVERSITÉ CHEIKH ANTA DIOP DE DAKAR (UCAD) ÉCOLE DE BIBLIOTHÉCAIRES, ARCHIVISTES ET DOCUMENTALISTES (EBAD) ***************************** Numérisation des archives de l'Inspection Générale du Ministère de l'Éducation Nationale et de l'Enseignement Technique de la Côte d'Ivoire MÉMOIRE DE MASTER EN SCIENCES DE L'INFORMATION DOCUMENTAIRE Option : Technologie de l'Information Soutenu le 1^er Décembre 2014 Présenté et soutenu par : Sous la Direction de :
Zahi Guy Clotaire KABLY Moustapha MBENGUE Enseignant Chercheur COMPOSITION DU JURY
· Mme Dieye DIOUF · M. Moustapha MBENGUE Année Universitaire 2013 2014

UNIVERSITÉ CHEIKH ANTA DIOP DE DAKAR

(UCAD)



ÉCOLE DE BIBLIOTHÉCAIRES, ARCHIVISTES ET DOCUMENTALISTES

(EBAD)

*****************************

Numérisation des archives de l'Inspection Générale du Ministère de l'Éducation
Nationale et de l'Enseignement Technique de la Côte d'Ivoire

MÉMOIRE DE MASTER EN SCIENCES DE L'INFORMATION DOCUMENTAIRE
Option : Technologie de l'Information

Soutenu le 1^er Décembre 2014

Présenté et soutenu par : Zahi Guy Clotaire KABLY

Sous la Direction de : Moustapha MBENGUE Enseignant Chercheur

COMPOSITION DU JURY

· Mme Dieye DIOUF

· M. Moustapha MBENGUE

Année Universitaire 2013-2014

4

DEDICACE

A

Sylvie BLI Lou, mon épouse.

Maman, tes encouragements et ton soutien

m'ont été précieux durant mes deux années de formation;

A

Syntiche Kadji KABLY, ma fille, ma source d'espérance. Juste pour te témoigner combien Papa t'aime et compte sur toi.

A

Sylvia Djoman KABLY, ma fille, ma petite lampe.

Ta naissance comble Papa et Maman de joie et de bonheur.

A

Lydie Kadji KOUTOUAN, ma mère.

Ton sacrifice et tes conseils n'ont pas été vains.

A

Louis Yaya ABOA, Ex sous-directeur des Archives Nationales de Côte d'Ivoire, chargé des archives institutionnelles et des services centraux, à la retraite.

Vous m'avez transmis les valeurs de courage, d'abnégation et le goût d'un travail bien fait. Vous êtes et demeurez pour moi la boussole de ma carrière professionnelle.

5

REMERCIEMENTS

Je tiens sincèrement à exprimer ma reconnaissant et ma gratitude à tous ceux qui ont oeuvré dans l'ombre pour que ma formation et ce travail soient possibles. Il s'agit de :

· Monsieur Ibrahima KOUROUMA, Inspecteur Général, Coordonnateur de l'Inspection Générale du Ministère de l'Éducation Nationale et de l'Enseignement Technique, pour le financement de mes deux (2) années de formation à l'EBAD;

· Monsieur Youssouph COULIBALY, Econome de l'Inspection Générale du Ministère de l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique, pour sa diligence dans la conduite du dossier de financement ;

· Monsieur Moustapha MBENGUE, Enseignant Chercheur à l'École de Bibliothécaires, Archivistes et Documentaliste (EBAD) de Dakar, pour la direction de ce mémoire ;

· Mademoiselle Linda Jacqueline ABOUA, ma collaboratrice, pour la dématérialisation des dossiers et la distribution des fiches d'enquête ;

· Monsieur Barthélémy FONHOUN, Inspecteur de l'Enseignement Secondaire, pour la première lecture et correction de ce mémoire ;

· Monsieur Emmanuel Blé ALIEFE, Inspecteur de l'Enseignement Secondaire d'anglais, pour la traduction du résumé de ce mémoire ;

· Monsieur Tiegbê KONE, Enseignant à l'Institut National des Arts et de l'Action Culturelle (INSAAC), notre Tuteur de la Formation Ouverte À Distance (FOAD), pour ses précieux conseils avisés.

J'adresse également mes remerciements à tout le personnel de l'Inspection Générale et des autres services du Ministère de l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique, pour leur encouragement et assistance matériel qu'ils m'ont apporté durant ma formation.

6

SOMMAIRE

Résumé:........................................................................................................... P.7

Sigleset Abréviations:....................................................................................... P.8

Listedes tableaux: P.9

Listedes figures : P.10-11

Avant-propos:................................................................................................... P.12

Introduction:...................................................................... P.13

PREMIERE PARTIE: Cadre conceptuel et Méthodologique : P.14

ChapitreI:Cadre conceptuel :.............................................................................. P.15

Chapitre II: Cadre Méthodologique :........................................................................ P.20

DEUXIEME PARTIE: Présentation du cadre Institutionnel et Planification de la mise en oeuvre

duprojet P.24
Chapitre III: Présentation du cadre institutionnel :......................................................... P.25

Chapitre IV: Analyse de l'existant :........................................................................ P.31

ChapitreV:Résultats de l'enquête :........................................................................ P.36

TROISIEME PARTIE: Présentation et Planification de la mise en oeuvre du Projet P.54
Chapitre VI: Présentation du Projet de numérisation...................................................... P.55 Chapitre VII: Planification de la mise en oeuvre du projet................................................ P.76

Chapitre VIII: Suivi et évaluation du projet................................................................. P.102

Conclusion:...................................................................................................... P.106

Bibliographie:................................................................................................... P.107

Annexes:......................................................................................................... P.110

7

RÉSUMÉ

Pour améliorer la qualité du service offert aux usagers dans la recherche documentaire d'une part,

et pour décentraliser l'accès à l'information d'autre part, l'Inspection Générale de l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique par le biais du Service des archives et de la documentation a initié le projet de numérisation de ses archives. Outre la réduction de la masse documentaire et l'économie de l'espace de conservation, ce projet de numérisation à terme permettra aux personnels de l'Inspection Générale et à certains décideurs du système éducatif ivoirien, d'accéder facilement et rapidement aux ressources informationnelles via Internet dans les limites de leur droit. Pour se faire, l'Inspection Générale s'est doté d'un outil de gestion électronique des documents « EMERAUDE » à côté de l'applicatif existant « SYGED-IGENET ». Le présent mémoire de fin de formation, construit autour de trois (3) parties : Cadre conceptuel et méthodologique ; Présentation du cadre institutionnel et analyse de l'existant ; présentation et planification de la mise en oeuvre du projet, vise à décrire les différentes étapes de la numérisation des archives.

Mots clés :

ARCHIVAGE ELECTRONIQUE ; NUMERISATION ; GED ; EMERAUDE ; SYGED-IGENET Référence bibliographique:

KABLY, Zahi Guy Clotaire. -Numérisation des archives de l'Inspection Générale du MENET de la Côte d'Ivoire. Mémoire de Master 2 des Sciences de l'Information Documentaire, option Technologie de l'information : EBAD, UCAD, Dakar, 2014, 123 Pages.

ABSTRACT

To improve the quality of service offered to users in the documentary research, and to decentralize access to information, the General Inspectorate of National and Technical Education through the Service of Archives and Documentation, initiated the project to digitize its archives. In addition to reducing the amount of documentation and economy of space preservation, the digitization project eventually will allow employees of the General Inspectorate and certain Ivorian policymakers of the education system quick and easy access to informal resources they have right to through Internet. Thus, the General Inspectorate has equipped itself with a tool of electronic documents management named "EMERAUDE" in addition to the existing application called "SYGED-IGENET". The present final project has three (3) main parts: Conceptual and methodological framework, Presentation of the institutional framework and analysis of the current situation, and Presentation and planning of the implementation of the project. The three parts describe the various stages of the digitization of archives.

Keywords:

ELECTRONIC ARCHIVING; DIGITALIZING; GED; EMERAUDE; SYGED-IGENET

8

SIGLES ET ABBREVIATIONS

BNETD : Bureau National d'Etudes Techniques et de Développement

CAFOP : Centre d'Animation et de Formation Pédagogique

CEEP : Cellule d'Evaluation et d'Etudes Prospectives

DANCI : Direction des Archives Nationales de Côte d'Ivoire

DPFC : Direction de la Pédagogie et de la Formation Continue

EBAD : Ecole de Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes de Dakar (Sénégal)

EFAC : Ecole de Formation à l'Action Culturelle (Côte d'Ivoire)

EPN : Etablissements Publics Nationaux

FOAD : Formation ouverte à Distance

IES : Inspecteur de l'Enseignement Secondaire

IGEN : Inspecteur Général de l'Education Nationale

IGENET : Inspection Générale de l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique

INSAAC : Institut National des Arts et de l'Action Culturelle

JORCI : Journal Officiel de la République de Côte d'Ivoire

MENET : Ministère de l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique

PNA-IGENET : Projet de Numérisation des Archives de l'Inspection Générale du Ministère de

l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique

SAD : Service Archives et de la Documentation

SCDA : Service Communication Documentation et Archives

SID : Sciences de l'Information Documentaire

SYGED : Système de Gestion Electronique des Documents

SYGED-IGENET : Système de Gestion Electronique des Documents de l'IGENET

UCAD : Université Cheickh Anta Diop de Dakar (Sénégal)

9

LISTE DES TABLEAUX

Tableau1 : Services offerts en fonction des usagers.............................................. P.30

Tableau 2 : Services offerts en chiffres............................................................. P.30

Tableau3 : Ressources humaines du SAD......................................................... P.32

Tableau4 : Salle de conservation.................................................................... P.32

Tableau5 : Ressources informatiques............................................................... P.32

Tableau6 : Répartition des tâches................................................................... P.33

Tableau7 : Horaires d'ouverture..................................................................... P.34

Tableau 8 : Effectif des répondants................................................................. P.37

Tableau 9 : Résultats de la fréquentation du SAD............................................... P.38

Tableau 10 : Résultats du rythme de fréquentation du SAD..................................... P.39

Tableau 11 : Résultats de la découverte du SAD.................................................. P.39

Tableau 12 : Résultats des motifs des recherches................................................ P.40

Tableau 1 3: Résultats des sources de documentation des usagers.............................. P.41

Tableau 14 : Résultats des documents recherchés................................................. P.42

Tableau 15 : Résultats des supports de communication.......................................... P.43

Tableau 16 : Résultats du niveau de satisfaction des usagers.................................... P.44

Tableau 17 : Résultats des recherches d'information.............................................. P.45

Tableau18 : Résultats des avantages du projet..................................................... P.46

Tableau 19 : Résultats des documents à numériser en priorité................................... P.47

Tableau 20 : Résultats de l'accessibilité en ligne des documents............................... P.49

Tableau 21 : Résultats du niveau d'accès à Internet............................................... P.49

Tableau 22 : Résultats des droits d'accès au serveur.............................................. P.50

Tableau 23 : Résultats des recherches de documents sur le serveur............................. P.51

Tableau 24 : Résultats de la valeur du temps d'accès aux documents.......................... P.52

Tableau 25 : Résultats de l'effet du projet « PNA-IGENET »................................... P.52

Tableau26 : Différents types de scanneurs......................................................... P.69

Tableau 27 : Recommandation pour la numérisation des supports.............................. P.75 Tableau 28 : Budget prévisionnel du projet de numérisation..................................... P.78

Tableau 29 : Planning de GANTT et des intervenants ............................................ P.98
Tableau 30 : Tableau de bord suivi-évaluation des activités du projet........................... P.102

10

LISTE DES FIGURES

Figure1 : Effectif des répondants.................................................................. P.37

Figure 2 : Fréquentation du SAD.................................................................. P.38

Figure 3 : Rythme de la fréquentation du SAD.................................................. P.39

Figure4 : Découverte du SAD.................................................................... P.40

Figure5 : Motifs des recherches.................................................................. P.41

Figure6 : Sources de documentation des usagers.............................................. P.42

Figure7 : Documents recherchés................................................................. P.43

Figure8 : Choix supports de communication................................................... P.44

Figure9 : Niveau de satisfaction des usagers................................................... P.45

Figure 10 : Niveau de recherches d'information................................................. P.46

Figure11 : Avantages de la numérisation.......................................................... P.47

Figure 12 : Types de documents à numériser en priorité......................................... P.48

Figure13 : Niveau d'accès aux documents en ligne.............................................. P.49

Figure1 4: Niveau d'accès à Internet............................................................... P.50

Figure1 5: Droits d'accès au serveur............................................................... P.50

Figure 1 6: Recherche des documents sur le serveur............................................. P.51

Figure 1 7: Rythmes d'accès aux documents...................................................... P.52

Figure 1 8: Circuits de numérisation, de sauvegarde et de diffusion des documents......... P.59

Figure 1 9: Menu des formulaires de saisie des documents dans SYGED-IGENET......... P.60

Figure 20: Opération de recherche d'un document dans SYGED-IGENET.................. P.61

Figure 21: Visualisation d'un résultat dans SYGED-IGENET................................. P.61

Figure22: Support de stockages optiques......................................................... P.74

Figure23: Support de stockages magnétiques.................................................... P.74

Figure 24: Cycle de vie d'un document dans Emeraude......................................... P.82

Figure 25: Cadre de classement de la documentation............................................ P.83

Figure 26: Cadre de classement des dossiers du personnel de l'IGENET..................... P.84

Figure 27: Cadre de classement des textes officiels du MENET............................... P.84

Figure 28: Archivage d'un document numérisé................................................... P.85

Figure 29: Publication d'un document numérisé avec Emeraude.............................. P.85

Figure 30: Documents intégrés dans Emeraude................................................... P.86

Figure 31: Capture d'un document sous le scanner Hp Scanjet 5590.......................... P.87

Figure32: Compression d'image................................................................... P.88

Figure 33: Identification des fichiers images...................................................... P.89

Figure 34: Organisation des fichiers images dans Emeraude................................... P.90

Figure 35: Stockage d'un fichier image dans un dossier correspondant...................... P.90

Figure 36: Vue des fichiers sauvegardés sur le serveur Emeraude............................ P.91

Figure 37: Dégradation au cours du temps d'un signal enregistré............................. P.92

11

Figure 38: Paramètre du scanner Hp Scanjet 5590 dans Emeraude........................... P.94

Figure 39: Recherche des données sur le serveur Emeraude................................... P.96

Figure 40: Résultat d'une requête avec SYGED-IGENET..................................... P.96

Figure 41: Résultat d'une requête avec Emeraude............................................... P.97

Figure 42: Visualisation du résultat avec SYGED-IGENET.................................... P.97

Figure 43: Visualisation du résultat avec Emeraude............................................. P.98

12

AVANT-PROPOS

L'EBAD de Dakar forme des étudiants et des professionnels en Sciences de l'Information Documentaire. La validation de la formation en Master 2 en particulier, est soumise à la présentation d'un mémoire ou d'un projet professionnel, qui permet de mettre en évidence les connaissances ou les compétences pratiques acquises durant la formation.

C'est dans ce cadre, que nous avons élaboré le Projet de Numérisation des Archives de l'Inspection Générale de l'Éducation Nationale et de l'Enseignement Technique (PNA-IGENET) de la Côte d'Ivoire.

Ce mémoire analyse les résultats de nos travaux, qui s'inscrivent dans le processus de modernisation de la gestion des archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique.

Pour la mise en oeuvre de ce projet, nous avons bénéficié de l'appui de notre hiérarchie, de la collaboration franche des agents du service des archives et de la documentation (SAD) de l'IGENET, ainsi que celle des étudiants stagiaires de l'école de formation à l'action culturelle (EFAC) de l'institut national des arts et de l'action culturelle (INSAAC) d'Abidjan Cocody.

La bonne exécution de ce projet marquera ainsi le début de l'informatisation des archives de l'Inspection Générale du Ministère de l'Éducation Nationale et de l'Enseignement Technique de Côte d'Ivoire.

13

INTRODUCTION

Le développement des Technologies de l'Information et de la Communication (TIC) a permis au monde d'entrer dans une ère où de plus en plus de documents sont produits ou diffusés en mode numérique. Depuis une décennie, en Afrique et singulièrement en Côte d'Ivoire, la numérisation est devenue une évolution dans la gestion des documents au niveau institutionnel. Pour être en harmonie avec cette donne, l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique de Côte d'Ivoire, par le biais du service des archives et de la documentation(SAD), a initié depuis janvier 2014, un vaste projet de numérisation de ses archives. Ce projet consiste à reproduire sous forme numérique, certains documents essentiels, qui tracent les activités du système éducatif ivoirien, afin de les protéger des risques de dégradation dans le temps et éventuellement de faciliter l'accès de leur contenu par leur mise à disposition à la communauté éducative, aux partenaires du système et au grand public via internet.

Ce projet n'a pas pour but de numériser systématiquement toutes les archives de l'Inspection Générale, mais de conduire une étude dont les résultats permettront de proposer des solutions à la conservation, la diffusion, le stockage, le traitement, la sauvegarde, la sécurité et la gestion des documents.

Ce mémoire s'articule autour de trois (3) parties : la première partie présente le cadre conceptuel et méthodologique, la deuxième partie est consacrée au cadre institutionnel, à l'analyse de l'existant et à la présentation des résultats, et, la troisième partie propose des orientations et planifications de la mise en oeuvre du projet.

PREMIERE PARTIE :

CADRE CONCEPTUEL ET MÉTHODOLOGIQUE

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Dans cette première partie, l'objet de notre étude sera construit autour de quatre points principaux que sont la définition des concepts clés du sujet, l'énonciation des objectifs du sujet, la formulation de la problématique ainsi que la présentation de l'objet de l'étude et la justification du choix du sujet

CHAPITRE I : CADRE CONCEPTUEL

I. OBJECTIFS DE L'ETUDE

Ils se déclinent en objectif général et objectifs spécifiques.

1. Objectif général

L'objet de cette étude consiste à analyser le projet de numérisation des archives de l'inspection générale de l'éducation nationale et de l'enseignement technique (PNA-IGENET). Son but n'est pas de dématérialiser systématiquement toutes les archives de ladite structure, mais il se propose de conduire une étude dont les résultats permettront d'offrir des solutions, afin d'optimiser les services rendus aux usagers et de rendre accessible le fonds documentaire de l'inspection générale de l'éducation nationale et de l'enseignement technique.

2. Objectifs spécifiques

Entre autres, les objectifs visés par le projet de numérisation des archives sont :

2.1. Réduire les risques de dégradation naturelle des documents

En effet, à travers le temps, les archives au contact des agents de dégradation tels que la poussière, l'humidité et la chaleur, prennent un coup de vieillesse qui se caractérise par le jaunissement et la friabilité du papier. Ainsi donc, la numérisation apparait comme un moyen de sauvegarde d'originaux des documents menacés de dégradation physique.

2.2. Diffuser les documents en ligne

L'accessibilité à l'information pertinente, donc aux documents est l'un des points centraux du processus d'archivage. Ainsi, la numérisation facilite la diffusion et l'accessibilité en ligne des documents, dont les originaux sont correctement conservés.

2.3. Réduire le volume des archives physiques

En effet, que ce soit dans les bureaux ou les locaux de conservation, les archives physiques occupent inutilement de l'espace surtout qu'elles ne sont pas traitées. Ainsi, la numérisation des archives intervient dans le cas de la destruction des documents papier sans valeur archivistique ni graphique, pour réduire le volume des archives physiques qui meublent les salles de conservation.

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2.4. Diffuser les imprimées en haute définition

La numérisation intervient dans la diffusion des imprimés (livres, revues, documents, ouvrages). En effet, certaines unités documentaires (Archives ou Bibliothèques) mettent des documents publics ou ouvrages anciens libres de droits en ligne pour permettre leur téléchargement et leur impression par les internautes.

3. Résultats attendus

A l'issue de ce projet, le fonds documentaire doit être dématérialisé, traité, conditionné, classé et sauvegardé dans le logiciel GED et la Base de données locale SYGED-IGENET.

Les documents numériques doivent être enregistrés aux formats respectant les normes de conservation À long terme : PDF/A-1, TIFF et JPEG à la meilleure résolution.

II. PROBLEMATIQUE

Le patrimoine documentaire de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique est estimé à 120 000 documents environ, parmi lesquels nous pourrons citer entre autres : les Textes officiels (Lois, Décrets, Décisions, Arrêtés, Circulaires, etc.) , les Rapports bilan des activités , les Rapports d'audit des établissements , les Procès-verbaux de passation de service , les Rapports de synthèse des supervisions des examens , les documents pédagogiques , les Synthèses des Rapports des établissements, etc.

Tous ces documents essentiellement sur support papier, dont la plupart en état de dégradation avancé, sont mal conservés et occupent inutilement de l'espace. De plus, les outils de communication constitués de Répertoires et de Fiches de catalogage sont vétustes. Ce qui rend la tâche du personnel fastidieuse notamment dans le traitement, la conservation et la diffusion de l'information pertinente.

Ainsi, la numérisation de ces archives apparait comme l'une des solutions nécessaires, pour améliorer les conditions de conservation, de sauvegarde de l'information d'une part et pour offrir un service de qualité aux usagers du Service des Archives et de la Documentation d'autre part.

Comment va-t-elle se dérouler ? Avec quels outils ? Quel sera son impact sur la structure ? Qu'apportera-t-elle dans le service offert aux usagers ? Sur quelles méthodes va-t-elle s'appuyer ?

Autant de questions auxquelles nous tenterons de répondre à travers cette étude.

17

III. JUSTIFICATION DU CHOIX DU SUJET

Le choix du sujet « Numérisation des archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique de la Côte d'Ivoire » repose sur trois(3) fondements.

D'abord, ce projet constitue la troisième phase d'un vaste projet dénommé « Projet d'organisation et gestion des archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique », qui a démarré en janvier 2009 par la mise en place du service des archives et de la documentation (SAD) et le traitement des dossiers archives existants. C'est donc, dans l'optique de poursuivre ce vaste projet, que notre choix s'est porté sur ce sujet.

Ensuite, lors de la phase de traitement des différents dossiers, nous avons constaté l'état de dégradation avancé qui caractérisait les archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique. En choisissant ce sujet, nous voulons réduire les risques de dégradation (due essentiellement à la manipulation et aux mauvaises conditions de conservation), afin de prolonger la durée de vie de ces documents conservés essentiellement sur support papier.

Enfin, notre dernière motivation est de faciliter la communication et l'accessibilité à l'information pertinente. En effet, l'Inspection Générale est une grosse structure au sein du Ministère de tutelle. Elle est représentée aussi bien à l'intérieur du pays que dans la capitale où elle occupe plusieurs bureaux administratifs. Dans ces conditions, l'accès aux dossiers tenus par le Service des Archives et de la Documentation (SAD) n'est pas chose aisée, car engendre des frais inutiles et le gaspillage de temps dans les recherches des documents administratifs. Ainsi, la numérisation des archives de l'Inspection Générale de l'Education Nationale et de l'Enseignement technique, faciliterait l'accès à l'information pertinente et sa communication via internet. Toutes ces actions participent au dynamisme et au rayonnement du Service des archives et de la documentation et donc de l'Inspection Générale de l'Education nationale dans son ensemble.

IV. DEFINITION DES TERMES DU SUJET

La meilleure compréhension du sujet étudié nécessite la définition de certains concepts qui le composent.

1. Numérisation

La numérisation est une « procédé électronique de reproduction d'un document d'archives »¹.

Du point de vue informatique, la numérisation est « l'action de représenter un signal (caractère, image, impulsion, etc) sous forme de nombre binaire »².

1 Direction des Archives de France.-Dictionnaire de terminologie archivistique. Département du nord. 2007, P.26.

2 Média Dico (36 dictionnaires et recueil). [En ligne]. Disponible sur le site : www.jetelecharge.com/bureautique (07/12/2014).

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2. Numériser

Pour l'agence de coopération entre les bibliothèques, les services d'archives et les centres de documentation de Champagne-Ardenne (INTERBIBLY), Numériser « c'est simplement transférer un document d'un support analogique ou inerte (parchemin, papier, métal, cire, bande magnétique..) sur un support informatique. Pour les images fixes ou les textes, la numérisation passe par un scanner. Mais on peut aussi faire directement des prises de vue numériques (par l'intermédiaire d'un appareil photographique ou d'une caméra numérique), ou enregistrer du son numérique (via un magnétophone DAT par exemple).

Dans les Bibliothèques, les archives et les centres de documentation, la numérisation peut concerner les documents les plus divers :

-documents écrits anciens, rares, précieux ou fragile de tous types (manuscrits, chartes, livres, périodiques..)

-images fixes (photographies, cartes et plans, cartes postales, estampes..)

-documents sonores et audiovisuels.

Elle peut aussi permettre de réaliser des produits d'actualité, comme des revues de presse ou dossiers documentaires ». INTERBIBLY. « La numérisation en bibliothèque et en archives », Les fiches d'Interbibly. [En ligne], N°6, (janvier 1999).URL :www.interbibly/fiches/fiche 6.pdf.

3. Archives

Selon AFNOR³, les archives désignent « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ».

La Loi sénégalaise n°81-02 du 2 février 1981, relative aux archives précise que : « les archives sont constituées par l'ensemble des documents, quels qu'en soient la nature, la date, la forme et le support matériel, produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre de son activité publique ou privée ».

Il faut noter que le terme « archives » ne désigne pas seulement les documents ; il est aussi utilisé pour désigner :

-les administrations, institutions ou services responsables qui gèrent ces documents ou qui gèrent ces documents ou qui en sont responsables ;

-les bâtiments ou locaux affectés à la conservation, au traitement et à la communication de ces documents, dits « bâtiments d'archives ».

³ Association Française de la normalisation

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4.4. Archives numériques

Les archives numériques peuvent être définies comme « l'ensemble des archives (physiques) numérisées et des archives informatiques, conservées sur un support numérique. On les appelle aussi archives électroniques. Une archives numérique est restituée de façon directe par le truchement d'un ordinateur. On l'appelle numérique parce que l'ordinateur est conçu pour fonctionner avec un langage binaire caractérisé par deux chiffres 0 et 1 représentant un passage de courant ou le non passage de courant dans le processeur »⁴.

4.5. Archives numérisées

Selon Anne DEBANT et Patrick PERROT, « ce sont les formes numériques d'archives physiques reproduites au mode image par point (pixel), et dont il existe un original physique ». Toujours selon les deux auteurs, ces documents sont obtenus par l'intermédiaire d'un dispositif appelé numériseur ou scanner (pour les anglophones), qui traduit des réalités analogiques (provenant de l'original) en signaux numériques.

4.6. Archives informatiques

Les archives informatiques sont des documents créés à l'origine par un ordinateur ou entrés aux Archives⁵ sous forme numérique, par l'intermédiaire d'un système informatique de transmission à distance ou d'un enregistrement sur support informatique (CD ROM, DVD...). Ces documents sont constitués essentiellement des fichiers texte, des bases de données, des résultats de calculs, des fichiers de Publication Assistée par Ordinateur (PAO..)

4.7. Archivage électronique

L'AFNOR définit l'archivage électronique comme : « l'ensemble des actions, outils, et méthodes mis en oeuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter ». Elle ajoute qu' « au-delà du stockage, de la sauvegarde et de la gestion électronique des documents, l'archivage électronique peut être défini comme l'ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d'information ».

⁴ DEBANT, Anne ; Patrick PERROT. 2011. Module 9-section 2 : Numérisation des documents (note de cours de Sciences de l'information documentaire), Paris, PIAF, 106 pages.

⁵ Service des archives ou Dépôt d'archives

20

CHAPITRE II : CADRE MÉTHODOLOGIQUE

Ce chapitre nous permet d'énoncer et de décrire la méthode et les techniques utilisées pour collecter et analyser les informations collectées. Ces techniques et méthodes souvent associées et qui sont tirées de la sociologie, nous permettrons de conduire efficacement les différentes phases de réalisation de notre projet, spécifiquement dans la phase de collecte et d'analyse des données ainsi que dans la phase d'évaluation, qui servira à mesurer l'option des utilisateurs.

I. METHODES DE COLLECTE ET D'ANALYSE DES DONNEES

1. Méthodes de collectes des données

La conduite de ce projet a fait appel à trois (3) techniques essentielles à savoir : l'étude documentaire, l'observation directe et l'entretien par questionnaire ou questionnaire.

1.1. L'étude documentaire

Le concept document, selon Paul N'DA dans Méthodologie de la recherche : de la problématique à la discussion des résultats, Page 77, « renvoie à toute source de renseignements déjà existante à laquelle le chercheur peut avoir accès. Ces documents peuvent être sonores (disques), visuels (dessins) audio-visuels (films), écrits (textes), ou des objets (insignes, vêtements, monuments) »⁶. Dans la construction de ce projet, notre attention a été portée sur les documents écrits sans toutes fois rejeter les autres sources supra. Nous avons eu accès à des ouvrages généraux, spécialisés, des mémoires, des rapports de stage et des documents d'études susceptibles de nous fournir des informations pertinentes sur notre sujet d'une part et d'observer ce qui a été déjà réalisé dans le même domaine d'autre part, dans le but de s'en inspirer. Pour se faire, nous avons parcouru les Centre de documentation de l'Institut National Supérieur des Arts et de l'Action Culturel (INSAAC) et du Bureau National d'Etudes Techniques et de Développement (BNETD). Nous avons également consulté de la documentation électronique disponible sur Internet.

Au total, les documents trouvés nous ont été d'un apport inestimable pour comprendre et cerner le sujet de notre projet de recherche.

1.2. L'observation directe

Comme le dit Paul N'DA dans son ouvrage Méthodologie de la recherche : de problématique à la discussion des résultats, Page 75, « il s'agit d'observation de visu ; le chercheur est présent sur le terrain : il perçoit, mémorise, note. (...) le chercheur doit être attentif aux conditions d'émergence des conduites et aussi à leur transformation, à leurs effets ».

⁶ Op.cit.

21

Le pilotage du projet nous a permis d'observer et de noter le comportement des usagers du service des archives et de la documentation (SAD) de l'inspection générale de l'éducation nationale ; de voir et de comprendre leur besoin informationnel et surtout de mesurer l'intérêt qu'ils ont pour les archives numérisées.

1.3.L'enquête par questionnaire ou questionnaire

Selon Paul N'DA, « L'enquête par questionnaire consiste à poser, par écrit, à des sujets une série de questions relatives à une situation, à leur opinion, à leurs attentes, à leur niveau de connaissance ou de conscience d'un problème, ou de tout autre point qui intéresse le chercheur. Elle nécessite des réponses écrites »⁷. C'est cette démarche que nous avons choisie pour recueillir les informations auprès des usagers du service des archives et de la documentation. Ce questionnaire a eu pour but d'identifier les usagers, leur fréquence de passage au service des archives et de la documentation, les ressources d'information sollicitées, leur avis sur les services offerts, les besoins d'information et les raisons de leur insatisfaction, leur relation avec leur rapport avec les gestionnaires du service des archives et de la documentation, et leur avis sur le projet de numérisation des archives de l'Inspection Générale de l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique.

L'enquête menée nous a permis d'établir un diagnostic ; d'évaluer les besoins informationnels et les comportements des usagers quant au choix du support de diffusion de cette information. Pour construire ce questionnaire, nous avons opté pour trois(3) types de questions :

· 02 questions fermées, pour introduire les réponses qui nécessitent plus de détails ;

· 08 questions ouvertes, permettant aux répondants de s'exprimer librement en gardant en esprit l'intérêt du sujet abordé.

· 10 questions semi fermées, permettant de répondre par « oui » ou « non ».

Avant de finaliser le questionnaire, nous l'avons soumis à l'appréciation de cinq(5) utilisateurs, afin de vérifier la justesse et la clarté des questions.

En somme, nous allons nous limiter à une trentaine de questions selon les recommandations de SUNTTER(1994), qui souhaite qu'« il ne faut pas dépasser trente(30) questions »⁸.

Le questionnaire a été introduit auprès de cent(100) personnes, dont quarante (40) Inspecteurs généraux, quarante (40) Inspecteurs de l'enseignement secondaire et vingt (20) agents administratifs. Ces 100 personnes représentent un échantillon de l'ensemble des utilisateurs du service des archives et de la documentation de l'inspection générale de l'éducation nationale, car selon Maurice ANGERS : « la taille d'un échantillon, c'est le nombre d'éléments devant faire

⁷ Paul N'DA, Méthodologie de la recherche : de la problématique à la discussion des résultats, 2006, P.83

⁸ Éric SUTTER, le Marketing des services d'information : Pour un usage de l'information documentaire, 1994. 207P.

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partie de l'échantillon.(...) avec une population comptant de quelques centaines à quelques milliers d'éléments, il est préférable de prendre une centaine d'éléments pour chaque strate ou couche (Robert,1996) constituée et, plus globalement, d'avoir 10% de la population[...] »⁹.

Notre échantillon a été choisi de façon aléatoire sur une population constituée particulièrement d'Inspecteurs généraux, d'Inspecteurs de l'enseignement secondaire et des agents administratifs à qui le service des archives a communiqué au moins un document numérique dans la conduite des dossiers administratifs. C'est sur la base du nombre de limité des personnes remplissant ce critère que nous avons opté pour un échantillon aléatoire presque de 100% de la population d'étude.

2. Méthodes d'analyse des données

Les questions sont traitées de façon anonyme et automatique à l'aide des tableaux ou Logiciels spécialisés dans les tris croisés, les tris à plat ou dans l'intégration des données dans la Base de données correspondante. Cette phase permet de décomposer les données recueillies en thèmes, sous-thèmes organisés hiérarchiquement. Pour l'analyse de la population étudiée, nous utiliserons la méthode de décomposition en segments ou catégories. A ce sujet, nous pouvons avancer avec Florence MUET et Jean-Michel SALAÜN que : « construire la segmentation de son public consiste ainsi à identifier des associations cohérentes de critères, récurrentes chez un nombre significatif d'individus, permettant de dresser un portrait de l'utilisateur type dans ce profil »¹⁰. Cette catégorie peut s'effectuer selon des critères variables : caractéristiques sociologiques, comportementales, types d'informations recherchées, mais qui doivent néanmoins être suffisamment discriminantes pour constituer des ensembles cohérents. Pour le traitement des données recueillies, nous utiliserons le Logiciel de gestion et de traitement des données statistiques SPSS¹¹ pour l'analyse statistique, le Logiciel MS Excel pour la réalisation des tableaux et graphiques. Nous utiliserons également le Logiciel MS Word pour la saisie, la mise en forme et la réalisation des tableaux.

II. OUTILS DE GESTION DE SUIVI ET D'EVALUATION

Pour bien conduire notre projet et nous assurer de sa pérennité, nous utiliserons un tableau de bord de suivi et d'évaluation ; puis nous réaliserons un test pour mesurer la fiabilité du projet.

⁹ Maurice ANGERS. Initiation à la méthodologie des sciences humaines, 192.-365P.

¹⁰ MUET Florence et Jean-Michel SATÜN. Stratégie marketing des services d'information. 2001, P.56

¹¹ SPSS : Statistical Package for the Social Sciences est un Logiciel utilisé pour l'analyse statistique dont la première version a été mise en vente en 1968. Il est utilisé par les chercheurs en économie, en santé, par des compagnies d'études, par les gouvernements et par les chercheurs en éducation nationale...

1. Le tableau de bord de suivi

23

Selon Laetitia BONNEFOY, « les tableaux de bord sont des outils qui vont s'avérer extrêmement précieux pour évaluer, mesurer, suivre, améliorer, optimiser ou encore anticiper notre projet. Il s'agit de tableaux synthétiques élaborés à partir d'une sélection d'indicateurs permanents et reconnus que l'on a souhaité mesurer à une fréquence donnée »¹². Il est structuré en sept (7) colonnes ci-dessous:

1. Numéro d'ordre : chronologie des actions à mener ;

2. Actions : tâches à mener ;

3. Contraintes : difficultés qui pourraient subvenir dans l'exécution de la tâche ;

4. Résultats attendus : effets escomptés ;

5. Moyens : chapitre budgétaire alloué à la tâche ;

6. Echéancier : temps consacré à l'exécution de la tâche ;

7. Observation : mention si oui ou non la tâche est exécutée.

Les tableaux de bord vont donc constituer des outils qui permettent comme le dit Florence ZANIER : « d'observer, d'agir et de communiquer »¹³, mais aussi de décider ou de gérer le projet.

2. La veille

Comme l'affirme Éric SUTTER dans Le marketing des services d'information pour un usage de l'information documentaire, P.48: « la fonction de veille est une activité opérationnelle stratégique capable de nourrir tout à la fois le processus de décision opérationnelle (développement de produits, innovations, lutte contre la concurrence) et le processus de décision stratégique, en fournissant les informations susceptibles de fonder les choix à long terme de l'entreprise »¹⁴.

L'outil de veille est utilisé lors de la phase d'analyse du cadre conceptuel du projet, surtout dans l'analyse externe. Il s'agira de faire des observations qui permettront de réaliser des analyses comparatives de numérisation des archives des autres structures.

¹² BONNEFOY, Laetitia. Valoriser un centre de ressources documentaires : Quelles pistes envisager ? Le cas du centre de documentation de la direction des musées de France. Mémoire : ingénierie documentaire.2009 229 P.

¹³ ZANIER, Florence. Elaboration d'un tableau de bord, comment évaluer un centre de documentation. 1995P.

¹⁴ SUTTER, Éric. Le marketing des services d'information pour un usage de l'information documentaire. 1994. P.48

DEUXIEME PARTIE :

PRESENTATION DU CADRE INSTITUTIONNEL

ET ANALYSE DE L'EXISTANT

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Cette seconde partie de notre travail s'articule autour de trois (3) chapitres.

Dans le premier qui est consacré au cadre institutionnel, nous présentons l'inspection générale du ministère ivoirien de l'éducation nationale et de l'enseignement technique ainsi que le service des archives et de la documentation de ladite structure.

Le second chapitre quant à lui sera consacré à l'analyse de l'existant, tant au niveau interne qu'externe.

Enfin, dans le troisième chapitre, nous ferons la synthèse des différentes analyses effectuées afin de tirer les conclusions qui nous permettrons sans doute de saisir l'environnement de notre projet.

CHAPITRE III : PRESENTATION DU CADRE INSTITUTIONNEL

I. Présentation de l'Inspection Générale de l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique

1.1. Historique

L'inspection générale du ministère de l'éducation nationale été de l'enseignement technique a été créée par Décret n°72-806 du 15 décembre 1972. Depuis sa création, plusieurs Inspecteurs généraux coordonnateurs généraux anciennement appelés Inspecteurs généraux doyens ont successivement dirigé ladite structure¹⁵.

Il s'agit de :

· Monsieur DJENI Kobena Kouamé Georges [1^er Déc.1971 - 18 Nov.1983]

· Monsieur YAPO Daniel [18 Nov.1983 - 30 Nov.1990]

· Monsieur ETCHENE Kobinah Ignace [30 Nov.1990 - 19 Juin 1993]

· Monsieur ZIO Charles Moussa [15 Déc.1993 - 07 Avril 2004]

· Monsieur ETCHENE Kobinah Ignace [07 Avril 2004 - 25 Août 2004]

· Monsieur N'DRI Kouassi [25 Août 2004 - 03 Mai 2011]

Depuis le 03 Mai 2011, l'Inspection Générale du MENET est dirigée par Monsieur Ibrahima KOUROUMA, Inspecteur Général Coordonnateur Général.

1.2. Missions, organisation et fonctionnement

L'inspection générale de l'éducation nationale et de l'enseignement technique (IGENET) est chargée « d'assurer le suivi, l'évaluation et le contrôle de tout le système éducatif. Elle a, en outre une mission de conseil auprès du Ministre, des Directions centrales, des Services rattachés et des Services extérieurs »¹⁶.

¹⁵ YEBOUE, Kouamé. - Animation pédagogique dans les établissements secondaires d'enseignement général pour une pédagogie de la réussite, IGEN : Abidjan, 2013, 150 P.

¹⁶ Article 4 du Décret n°2011-427 du 30 Novembre 2011, portant organisation du Ministère de l'Education Nationale

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L'IGENET est animée par un Inspecteur Coordonnateur Général assisté dans ses tâches par un Inspecteur Général chargé de la pédagogie et par Inspecteur Général chargé de l'administration et de la vie scolaire. L'Inspecteur Général chargé de la pédagogie et l'Inspecteur Général chargé de la vie scolaire ont respectivement sous leur responsabilité des Inspecteurs Généraux (IGEN) de l'Education Nationale et des Inspecteurs de l'Enseignement Secondaire (IES).

« L'Inspecteur Général Coordonnateur Général est chargé :

· d'animer et d'assurer la coordination d'ensemble des activités de l'ensemble de l'Inspection Générale ;

· de préparer et d'exécuter toutes les mesures nécessaires au fonctionnement de l'Inspection Générale ;

· de centraliser tous les travaux effectués par l'Inspection Générale de l'Administration et de la Vie Scolaire et de la pédagogie ;

· d'établir le rapport annuel des activités de l'Inspection Générale. Les Inspecteurs Généraux chargés de la pédagogie ont pour missions :

· le suivi de la qualité des enseignements, des fonctionnements et des apprentissages ;

· l'évaluation et le contrôle des activités pédagogiques et éducatives conformément aux instructions régissant le fonctionnement du système éducatif ;

· l'appréciation de la pertinence et des stratégies mises en oeuvre dans les établissements d'enseignement préscolaire, primaire, secondaire générale et dans les centres d'animation et de formation pédagogique ;

· l'initiation et la conduite d'études et de réflexions devant permettre de formuler des propositions dans le sens de l'amélioration du système éducatif ;

· la participation à la formation initiale et continue des personnels administratifs, en liaison avec les structures concernées.

Les Inspecteurs de l'Enseignement Secondaires chargés de la pédagogie ont pour missions :

· l'encadrement, le contrôle, l'évaluation et la notation des personnels enseignants ;

· la participation à la formation initiale et continue des personnels enseignants en liaison avec les structures concernées ;

· l'initiation et la conduite d'études et réflexions devant permettre d'améliorer la qualité de l'enseignement ;

· l'appréciation de la pertinence du matériel didactique, des méthodes et des stratégies mises en oeuvre dans les établissements d'enseignement secondaire général publics et privés ;

· le suivi du respect du calendrier scolaire.

Les inspecteurs généraux chargés de l'administration et vie scolaire ont pour mission :

· l'audit des services centraux et des services déconcentrés ;

·

27

le suivi de l'application des directives, des instructions et des textes réglementaires qui régissent la vie des établissements ;

· l'encadrement et la formation des personnels administratifs en vue d'une gestion efficiente des structures ;

· la moralisation de l'Administration et la Vie scolaire ;

· l'initiative et la conduite des études et réflexions devant permettre de formuler des propositions dans le sens de l'amélioration du système.

Les inspecteurs de l'enseignement secondaire chargés de l'administration et de la vie scolaire ont pour missions :

· l'évaluation et le contrôle du fonctionnement des structures au plan de l'organisation administrative et de la vie scolaire ;

· le suivi de l'application des directives, des instructions et des textes régissant le fonctionnement des structures au plan administratif et de la vie scolaire ;

· la participation à la formation initiale et continue des personnels administratifs du Ministère de l'Education Nationale ;

· l'appréciation de la pertinence et de l'efficacité des textes administratifs, des méthodes des

stratégiques mises en oeuvre dans l'administration des établissements d'enseignement

secondaire général et dans les centres d'animation et de formation pédagogie (CAFOP). Outre leurs missions régaliennes, les inspecteurs généraux chargés de la pédagogie et les inspecteurs généraux de l'administration et de la vie scolaire président :

· les jury des examens et concours scolaires, pédagogiques et professionnels à l'exception de l'examen du baccalauréat dont ils assurent la vice-présidence ;

· les commissions nationales pédagogiques ;

· les commissions de choix des épreuves des examens et concours scolaires, professionnels et pédagogiques »¹⁷.

1.3. Les services de l'Inspection Générale de l'Education Nationale

Pour réussir ses missions, l'inspection générale de l'éducation nationale dispose des services d'appui technique que sont :

· le secrétariat général ;

· le service juridique ;

· le service des chargés d'études ;

· le service courrier ;

¹⁷ Inspection Générale de l'Education Nationale. Présentation de l'Inspection Générale de l'Education Nationale. [Document électronique]. Abidjan, MEN/IGEN, 2011, Adresse URL : www.menci-igen.net

·

28

le service communication ;

· le service archives et documentation ;

· le service Informatique ;

· le service économat ;

· la cellule évaluation et d'études prospectives (CEEP).

II. Présentation du Service archives et documentation (SAD)

2.1. Historique

Rattaché au secrétariat général de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique, le service archives et documentation a vu jour le 19 février 2008 avec l'arrivée d'un Professionnel des Sciences de l'information documentaire.

2.2. Situation Géographique

Le service des archives et de la documentation de l'inspection général du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique est situé à Abidjan, dans la commune du plateau, cité administrative, Tour « A », ^2ième étage, porte 20.

2.3. Missions, attributions et fonctionnement

2.3.1. Au plan archivistique

Le service des archives et de la documentation est chargé de :

· collecter les archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale ;

· traiter les archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale ;

· diffuser les archives de l'inspection générale ;

· numériser les archives de l'inspection générale de l'éducation nationale ;

· appliquer la gestion électronique des documents (GED) ;

· faciliter l'accès aux archives au personnel de l'inspection générale.

2.3.2. Au plan documentaire

Le service des archives et de la documentation est chargé de :

· collecter les informations relatives à l'éducation nationales ;

· cataloguer les monographies et les livres ;

· diffuser les informations collectées ;

· faciliter l'accès à l'information documentaire.

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2.4. Les ressources du service archives et documentation (SAD)

2.4.1. Ressources matérielles

L'essentiel du matériel technique employé au service archives et documentation se compose des éléments suivants :

· un (1) scanner HP Scan jet G3110 ;

· un (1) scanner HP Scanjet 5590 ;

· un (1) ordinateur desktop Cristal ;

· un (1) ordinateur Portable HP, CORE i5 ;

· une (1) imprimante HP Laser Jet P1102 ;

· un (1) lot de petit matériel de bureau.

2.4.2. Ressources humaines

Le service des archives et de la documentation est géré par deux(2) archivistes qui ont respectivement un niveau de BAC+2 et BAC+5.

2.4.3. Ressources financières

Le budget alloué au service des archives et de la documentation est inscrit au budget général de fonctionnement de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'Enseignement Technique.

2.5. Fonds documentaire

A la date du 31 décembre 2013, le fond documentaire du service des archives et de la documentation de l'Inspection Générale du Ministère de l'Éducation Nationale et de l'Enseignement Technique se composait de :

· Journaux officiels [1959 - 2005] version électronique ;

· Collections des journaux officiels [1959 - 2005] : 7 volumes

· Rapports de fin de trimestre / semestre des établissements : 1725 articles ;

· Passation de service : 953 articles ;

· Presse écrite : 3265 journaux

· CD-Rom : 25 cd

· Revue BOMEN : 21;

· Revue La Nouvelle Ecole Ivoirienne : 8 ;

· Courriers « ARRIVEE »/ « DEPART » : 57 Classeurs Chrono ;

· Bibliothèque : 726 livres;

· Rapport de supervision des examens : 253 articles ;

·

30

Textes officiels : 135 articles ;

· Rapports bilans des activités : 8 articles ;

· Discours / Allocution : 3 articles.

2.6. Les outils de gestion du service Archives et Documentation

Entres autres, les outils de gestion du service des archives et de la documentation sont :

· SYGED - IGENET : Logiciel de Gestion Electronique des Documents de l'Inspection Générale ;

· Bordereau de versement des archives ;

· Fiche d'analyse des textes officiels (Décret, Arrêtés, Lois, etc.) ;

· Fiche de catalogage des livres et des et monographies

· Registre d'enregistrement des journaux ;

· Registre de diffusion des dossiers ;

· Cahier de demande des documents

2.7. Les services offerts

· Diffusion des documents

· Prêts

· Assistance des usagers à la recherche

· Formation des usagers aux techniques documentaires

SERVICES OFFERTS		CATEGORIE DES USAGERS
		EXTERNES	Communication des documents
Inspecteurs Généraux de l'Education		Élèves Enseignants de l'École Normale Sup.
		Chargés d'Etudes de la DELC
		Adjoints aux Chefs d'Établissement stagiaires
		Étudiants Stagiaires de l'INSAAC	Prêts des documents
Personnel administratif		Chargés d'Etudes de la DELC
		Élèves Enseignants de l'École Normale Sup.	Assistance des usagers à la recherche
Inspecteurs Généraux de l'Education		Chefs d'Etablissement secondaire
		Adjoints aux Chefs d'Établissement stagiaires
		Élèves Enseignants de l'École Normale Sup.
		Étudiants Stagiaires de l'INSAAC
		Chargés d'Etudes de la DELC	Formation des usagers
Inspecteurs Généraux de l'Education		Chefs d'Etablissement secondaire
		Élèves Enseignants de l'École Normale Sup
		Chargés d'Etudes de la DELC

Tableau 1 : Services offerts en fonction des usagers

SERVICES OFFERTS	ANNEES	NOMBRES DE PRESTATIONS		TOTAL	Communication des documents
2011	27	342
	145
	170
2011	15	89
	25
	49
2011	50	382
	120
	212
2011	03	81
	45
	33

Tableau 2 : Services offerts en chiffres

31

CHAPITRE IV : ANALYSE DE L'EXISTANT

Ce chapitre nous permettra de faire un état des lieux de l'environnement aussi bien interne qu'externe de notre projet. Pour y parvenir, nous nous adosserons sur les enquêtes et différentes observations réalisées. Les résultats qui en découlent seront présentés suivants trois axes :

· l'analyse interne ;

· l'analyse externe ;

· l'analyse du grand public. Les moyens employés sont les suivants :

· l'évaluation du fonctionnement interne du Service Archives et Documentation, qui portera sur les activités du personnel et la répartition des tâches ; les modalités de traitement des documents ; le dépôt de conservation ; les équipements disponibles ; l'accueil des usagers ; les services rendus ; l'utilisation des outils de gestion disponibles (Base de données archives (SYGED-IGENET), cadre de classement et le Logiciel EMERAUDE).

· l'analyse de l'environnement institutionnel du Service Archives et Documentation.

· l'observation directe des usagers, de leur comportement à l'accueil et le degré de satisfaction. Ces informations et impressions seront confirmées ou infirmées au moyen des entretiens et des questionnaires.

· le résumé des informations reçues lors des différentes interviews accordées aux Inspecteurs Généraux et Inspecteurs de l'Enseignement secondaire.

· l'administration du questionnaire adressé aux usagers du Service Archives et Documentation.

Les résultats de l'enquête vont permettre d'apprécier nos constats et impressions précédemment réalisées.

I. ANALYSE INTERNE

1. Capacités du Service Archives et Documentation

1.1. Les moyens humains

Le tableau 3 présente les ressources humaines du Service Archives et Documentation de l'IGENET. Il met en relief les qualifications, les atouts et les éventuelles difficultés qui pourraient naître avec un tel personnel.

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	PERSONNEL	FORCES	FAIBLESSES
EFFECTIF	2 agents, dont le Chef de service		Personnel insuffisant
FORNATION INITIALE	les 2 agents sont des Archivistes	le Chef de service suit une formation en SID, niveau Master, option Technologie de l'Information. Le second agent a un BAC +2 en SID.
STAGES / FORMATION CONTINUE	Besoin de renforcement des capacités des agents du SAD	Existence d'une politique de formation continue des agents du SAD	Aucun agent n'a bénéficié d'un stage international
RECRUTEMENT DES AGENTS	Besoin de renforcer l'effectif du personnel existant du SAD	Possibilité d'adresser une demande du personnel à la DRH du MENET	Le recrutement des agents se fait par le Ministère de la Fonction Publique

Tableau 3 : Ressources humaines du SAD

1.2. Les moyens matériels et techniques

Les tableaux 4 et 5 analysent les moyens matériels et techniques existants, puis dégagent leur convenance par rapport projet de numérisation des archives de l'IGENET.

	SALLE DE CONSERVATION ET EQUIPEMENTS
	FORCES	FAIBLESSES
QUANTITÉ	1 salle de conservation ; 7 rayonnages, dont 2 doubles faces ; 2 mobiliers de bureau pour le personnel.	Pas de bureau de réflexion pour le personnel ; Pas de salle de traitement des documents ; Rayonnages insuffisants pour le SAD.
EVOLUTION ET MODERNISATION	Possibilité d'équiper la salle de conservation en rayonnages métalliques	La capacité de stockage de la salle de conservation est limitée à 1500 mL.

Tableau 4 : Salle de conservation

	MATERIELS INFORMATIQUES
	FORCES	FAIBLESSES
QUANTITÉ	1 ordinateur Portable laptop Hp Core i5 ;
	1 ordinateur Fixe Crystal Dual Core;	L'ordinateur Fixe est lent au démarrage
	1 Scanner Hp Scanjet 5590 ; 1Scanner Hp Scanjet G3110 ; 1 Imprimante Hp Laser Jet P1102 ; 1 Serveur distant IGENET ; 1 Réseau Internet Haut débit accessible par Wifi et par câble réseau ; 1 Logiciel de Bases de données documentaires (SYGED- IGENET) ;
	1 Logiciel de sauvegarde de données (EMERAUDE).	Recherche intégrale impossible
ADEQUATION AUX BESOINS	Assistance techniques du service informatique de l'IGENET ; Assistance technique de l'entreprise Solium pour le serveur.
EVOLUTION ET MODERNISATION	Possibilité d'acquérir un ordinateur desktop ; Possibilité de paramétrer le Logiciel EMERAUDE pour prendre en compte le critère de recherche intégrale de l'information

Tableau 5 : Ressources informatiques

33

1.3. Les moyens financiers

Le Service des Archives et de la Documentation ne génère pas de recettes. Cependant, ses dépenses s'effectuent sur le budget général de fonctionnement de l'Inspection Générale du MENET.

Il faut le souligner, dans le cadre de notre projet, de gros efforts d'investissement ont été faits. Ils se traduisent par l'acquission de matériels informatiques et techniques en vue de la dématérialisation des documents sélectionnés.

En outre, ces dépenses devraient également s'étendre à l'acquisition des ouvrages, à l'abonnement aux journaux officiels de la République de Côte d'Ivoire (JORCI), aux revues ou magazines en rapport avec l'éducation nationale, ainsi qu'à l'acquisition de meubles de rangement et de broyeuse de papier pour assurer le bon fonctionnement du Service des Archives et de la Documentation.

2. Activités et productions

2.1. Communication interne

La communication interne au sein du Service Archives et Documentation repose essentiellement sur des réunions de travail hebdomadaires. Ces réunions ont pour but de définir les objectifs à court, moyen et long terme. Ces réunions permettent également d'évaluer chaque étape du projet et de faire des ajustements en cas de nécessité.

Le Service Archives et Documentation dispose d'autres moyens de communication que sont : l'internet, le téléphone (portable et fixe), message électronique (e-mail).

Tous ces moyens de communication mis à la disposition du SAD facilitent le travail collaboratif indispensable au bon déroulement de ses activités.

2.2. Organisation du travail interne

La gestion, l'organisation et la répartition des tâches du Service Archives et Documentation sont essentiellement assurées par les deux (2) agents dudit service. Le tableau 6 nous situe sur les tâches réalisées par chaque agent.

	TÂCHES REALISÉES
CHEF DE SERVICE	· Administration de la base de données documentaire (SYGED-IGENET) · Numérisation des archives · Conception de dossiers documentaires · Diffusion des informations via réseau internet · Sauvegarde des données sur le serveur IGENET · Traitement des archives · Catalogage des documents		SECOND AGENT
· Accueil et information · Enregistrement des demandes · Archivage électronique · Traitement des périodiques

Tableau 6 : Répartition des tâches

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2.3. Organisation du service publique

Les prestations offertes par le Service Archives et Documentation de l'IGENET sont gratuites pour tout le personnel. Cependant, il est demandé aux personnes extérieures à la structure en quête d'information de prendre en charge les frais des photocopies des documents sollicités.

Les horaires d'ouverture se font selon le tableau 7 :

JOURS	HORAIRES D'OUVERTURE
	MATIN	SOIR
LUNDI	Rangement des documents	13 H 30 - 17 H 00
MARDI	7 H 30 - 12 H 00	13 H 30 - 17 H 00
MERCREDI	7 H 30 - 12 H 00	Rangement des documents
JEUDI	7 H 30 - 12 H 00	13 H 30 - 17 H 00
VENDREDI	7 H 30 - 12 H 00	13 H 30 - 17 H 00

Tableau 7 : Horaires d'ouverture du SAD

II. ANALYSE EXTERNE

Cette analyse externe se fera sous deux (2) angles. En premier lieu, nous analyserons le cadre institutionnel. Dans un second temps, nous analyserons un modèle de numérisation des archives d'une structure.

Dans l'analyse du cadre institutionnel, nous examinerons la tutelle administrative, le poids du Service des archives et de la documentation au sein de l'inspection générale du MENET et sa relation avec les autres Services archives du même Ministère.

Dans l'examen du modèle de numérisation des archives d'une structure, nous allons explorer l'expérience de cette structure dans le processus de numérisation de ses archives et voir dans quelle mesure cette expérience nous aidera dans la réalisation de notre projet.

1. Environnement institutionnel

1.1. Tutelle administrative

Le SAD de l'IGENET est placé sous la tutelle administrative du secrétariat général de l'inspection générale du MENET. En effet, l'article 4 de la Note de Service n°0072 MEN/IGEN du 04 mars 2008, dispose que l'une des missions du Secrétariat est de : « créer et gérer les archives ». Cependant, avec la mise en place en juin 2008 d'un Service chargé de la gestion des archives et de la documentation de l'inspection générale du MENET animé par les professionnels des Sciences de l'Information Documentaire (SID), cette disposition semble être vidée de sa substance.

35

1.2. Place du SAD au sein de l'Inspection Générale du MENET

Le Service des Archives et de la Documentation occupe une place importante au sein de l'inspection générale du MENET. Elle joue un rôle d'appui technique à la collecte, à l'organisation, à la conservation, à la recherche et à la diffusion de l'information documentaire. Ce qui lui confère une position incontournable dans la bonne marche des activités et la bonne gouvernance de l'inspection générale du MENET. Le SAD doit cette place prépondérante à Monsieur l'inspecteur général coordonnateur de l'IGENET, qui lui apporte un soutien matériel et technique indispensables au bon fonctionnement de ses activités.

1.3. Relation du SAD avec les autres Services Archives du MENET

Le service des archives et de la documentation de l'inspection générale du MENET entretient des rapports de collaboration avec les autres services des archives du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique. Cette collaboration se caractérise par des recherches d'information et de formation du personnel. Ainsi, dans le cadre des recherches d'information, les Services des archives de la direction de la pédagogie et de la formation continue (DPFC) et de la direction des ressources humaines ont effectué plusieurs fois des recherches de documents au SAD. À son tour, le SAD a formé le personnel du service communication, documentation et archives (SCDA) du MENET aux techniques d'archivage des journaux et des documents.

Ces rapports entre les services des archives du MENET ne comptent en aucun cas se limiter au stade de simple collaboration, mais souhaitent s'étendre à la mise en place d'une politique commune de gestion des archives de l'éducation et au renforcement des capacités du personnel à charge des archives et de la documentation.

Par ailleurs, le SAD cultive également de bons rapports avec les services des archives du ministère de l'économie et des finances, de la primature et la direction des archives nationales de Côte d'Ivoire (DANCI) qui est chargée de la conservation du patrimoine documentaire national.

2. Modèle de numérisation des archives par la Primature

Le modèle de numérisation des archives qui a retenu notre attention est celui des Journaux Officiels de la République de Côte d'Ivoire (JORCI) réalisée par la Délégation de la Commission de l'Union Européenne en Côte d'Ivoire. En effet, cette commission a réussi à dématérialiser les JORCI de 1958 à 2005. Entres autres, la réalisation de ce projet a permis d'aboutir aux résultats suivants : sauvegarde des JORCI sur CD-Rom ; édition des volumes de JORCI et distribution des collections de JORCI à tous les Ministères et Établissements Publics Nationaux (EPN) de Côte d'Ivoire. Cette belle expérience de la numérisation des JORCI pourra nous aider dans la réalisation de notre projet.

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CHAPITRE V : RESULTATS DE L'ENQUÊTE

Ce chapitre, consacré aux résultats de notre enquête s'articule autour de trois (3) principaux points à savoir :(i) la présentation du questionnaire, (ii) les modes d'administration du questionnaire et (iii) les résultats de l'enquête.

1. Présentation du questionnaire

Le questionnaire soumis aux usagers du Service des Archives et de la Documentation (SAD) comporte quatre (4) parties :

· la première partie intitulée Identification, permet au répondant s'il le désire de décliner son identité (Prénoms et Nom) et d'indiquer s fonction.

· la seconde partie est consacrée au Service des Archives et de la Documentation (SAD). Il comporte une série de neuf (9) questions, qui permettent de recueillir entres autres l'avis du répondant au sujet de sa fréquence au SAD, son orientation, ses besoins et son degré de satisfaction du service qui lui est offert.

· la troisième partie porte sur projet de numérisation des archives de l'IGENET. Il comporte huit (8) questions, qui permettent au répondant de donner son avis sur les avantages du projet, le(s) type(s) de documents à numériser en priorité et l'accessibilité à l'information numérique.

· la quatrième partie intéresse à la pérennisation du projet. Ici, il s'agit pour chaque répondant de donner son avis ou simplement de faire des suggestions pour que ce projet de numérisation des archives de l'IGENET soit durable dans le temps.

Nous avons opéré un choix d'un échantillon aléatoire de cent (100) personnes représentant la population totale du personnel de l'IGENET composée de 43 inspecteurs généraux de l'éducation nationale (IGEN), de 32 inspecteurs de l'enseignement secondaire (IES) et de 20 personnel administratif (PA) et 5 autres usagers du service.

2. Administration du questionnaire

Pour piloter ce questionnaire, nous avons utilisé deux(2) méthodes : (i) la distribution directe du questionnaire, et (ii) l'envoi du questionnaire par messagerie électronique (e-mail). Dans les ces cas de figures, nos deux soucis étaient non seulement de minimiser nombre de perte de questionnaires mais aussi de collecter le plus tôt possibles les questionnaires renseignés. Pour se faire, nous avons opté de remettre les questionnaires aux personnes disponibles qui pourrait nous les retourner renseignés dans un délai de 48 heures maximum. Les résultats ont été probants : sur les quatre-vingt (80) questionnaires distribués, tous ont été retournés renseignés dans le délai.

37

Quant aux vingt (20) autres questionnaires envoyés par e-mail aux Inspecteurs en région, ils nous ont tous été également retournés renseignés dans les délais prescrits. En somme, nous n'avons pas enregistré de perte de questionnaires lors des opérations de distribution et d'envoi de questionnaires. Cela laisse présager l'audience que le Service des Archives et de la Documentation a auprès de ses usagers. La partie qui suit livre les résultats obtenus lors de cette enquête.

3. Résultats de l'enquête par questionnaire

Le dépouillement des questionnaires nous a permis d'obtenir les résultats que nous présentons dans cette partie sous-forme de tableaux. Pour être précis, nous rappelons d'abord les grandes parties du questionnaire et les questions qui les composent. Ensuite, nous donnons les résultats suivis d'observations et d'interprétations.

§ IDENTIFICATION

Le tableau 8 et la figure 1 nous montrent l'effectif et les taux en fonction de la qualité des

répondants.

FONCTION	EFFECTIF		TAUX (%)	IGEN
43	43%		IES
32	32%		ADM
20	20%		AUTRE
5	5%
100	100%

Tableau 8 : Effectif des Répondants



43%

32%

IGEN IES ADM AUTRES

25%

20%

5%

Figure 1: Effectif des répondants

Observation :

Les Inspecteurs Généraux (IGEN) ont été les plus nombreux à répondre au questionnaire avec un taux de 43% suivis des Inspecteurs de l'Enseignement Secondaire (IES) 32%. Le personnel

Administratif (ADM) occupe le troisième rang avec un taux de 20% suivi de loin par les Autres répondants qui occupent 5% de l'effectif.

Le corps des Inspecteurs pris dans l'ensemble (Inspecteurs Généraux et Inspecteurs de l'Enseignement Secondaire) représente à lui seul 75% (43% +32%) de l'effectif des répondants.

Interprétation :

Le taux de 75% commun au corps des Inspecteurs (IGEN et IES) ayant répondus au questionnaire s'explique par le fait que cette corporation domine le personnel de l'Inspection Générale du MENET. En effet, selon les chiffres du Répertoire des agents de l'Inspection Générale du MENET 2013-2014, P.5-35, sur un effectif de 245 agents, l'Inspection Générale du MENET compte 200 Inspecteurs dont 80 Inspecteurs Généraux et 120 Inspecteurs de l'Enseignement Secondaire. Les taux de 20% du personnel administratif et de 5% des Autres répondants s'expliquent respectivement par le fait que plusieurs agents sont en congé administratif et que les Étudiants de l'Ecole Normale Supérieur (ENS) en vacance n'ont assez fréquenté nos services.

· SERVICE DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION (SAD) Question 1: Fréquentez-vous le SAD ?

REPONSES	EFFECTIF		TAUX (%)	OUI
83	83%		NON
17	17%
100	100%

Tableau 9 : Résultats de la fréquentation du SAD OUI NON



83

17

83%

17%

38

EFFECTIF TAUX

Figure 2: Fréquentation du SAD

Observation :

83% des répondants affirment fréquenter le Service des Archives et de la Documentation, contre, 17% déclarent ne pas le fréquenter parce qu'ils sont à l'intérieur du pays.

39

Interprétation :

Le fort taux de 83% montre que le SAD est fréquenté par plusieurs des usagers. Les 17% pourraient s'expliquer par le fait les répondants fréquentent ou utilisent d'autres sources d'information.

Question 2 : Si oui, à quel rythme ? (cochez une case)

RYTHME / FREQUENCE	EFFECTIF		TAUX (%)	Très souvent
17	17%		Quelque fois
73	73%		Occasionnellement
10	10%
100	100%

Tableau 10 : Résultat du rythme de fréquentation du SAD

Très souvent Quelque fois Occasionnellement



73%

10%

17%

Figure 3: Rythme de fréquentation du SAD

Observation :

La très grande majorité des enquêtés affirment fréquenter « quelque fois » le Service des Archives et de la Documentation avec un rythme de 73%, contre un taux 17% de « Très souvent » et 10% de « Occasionnellement ».

Interprétation :

Ces différents taux observés se justifient par le fait que les répondants fréquentent le SAD en fonction de leur besoin d'information.

Question 3 : Comment avez-vous connu le SAD ? (cochez une case) ;

REPONSES	EFFECTIF		TAUX (%)	Par un collègue
36	36%		Par un dépliant
00	00%		Par internet
14	14%		Lors d'une mission de l'IGEN
00	00%		Autre
50	50%
100	100%

Tableau 11 : Résultat de la découverte du SAD

EFFECTIF TAUX



17%

36

0%

0

10%

14

0%

0

50%

50

40

Collègues Dépliants Internet Missions

IGENET Figure 4: Découverte du SAD

Autres

Observation :

La moitié des répondants c'est-à-dire 50/100 ont connu le SAD par un autre moyen, tandis que 36% d'entre eux ont eu connaissance du même lieu par l'intermédiaire d'un Collègue. 14% des enquêtés eux affirment être informé par le canal de l'Internet. Les dépliants et les missions IGEN enregistrent un taux nul (0%).

Interprétation :

Les 50% des répondants justifient leur connaissance du SAD par le fait que celui-ci fait partie des services techniques de l'inspection générale du MENET. Quant aux 14%, ils s'expliquent par le fait que les enquêtés ont eu connaissance du SAD lors des envois réguliers d'informations au personnel de l'inspection générale du MENET par ledit service. Le taux de 0% indique que les répondeurs avaient déjà connaissance du SAD avant les dépliants et les missions IGEN.

Question 4 : Que recherchez-vous au SAD ? (choix multiple)

MOTIFS	EFFECTIF		TAUX (%)	Informations
36	36%		Documents
40	40%		Recherches
12	12%		Consultation
12	12%		Autre
00	00%
100	100%

Tableau 12 : Résultat des motifs des recherches

41

Information Documents Recherches Consultation Autres

0%



12%

40%

12%

36%

Figure 5: Motifs des recherches

Observation :

Les résultats de l'enquête montrent que les motifs des recherches sont variés : 36% des enquêtés cherchent des informations tandis que 40% des documents divers. 12% des répondants font respectivement des recherches et des consultations sur place.

Les différents taux observés justifient que les usagers du SAD sollicitent plus de documents physiques dans la conduite des dossiers administratifs et recherchent des informations pertinentes dont ils ont besoin pour mieux tenir leurs affaires. Par ailleurs, le SAD aide ses usagers à la recherche d'information et autorise des consultations sur place.

Question 5 : Comment vous documentez vous habituellement ? (choix multiple)

SOURCES	EFFECTIF		TAUX (%)	SAD
30	30%		Documents personnels
25	25%		Internet
35	35%		Rencontres scientifiques
10	10%		Autre
00	00%
100	100%

Tableau 13 : Résultats des sources de documentation des usagers



25%

10%

35

30

25

10

0%

0

EFFECTIF TAUX



35%

30%



Figure 6: Sources de documentation des usagers

Commentaire :

Les résultats montrent que 30% des usagers se documentent au SAD ; 25% d'entre eux utilisent leurs propres documents et 35% effectuent leurs recherches sur Internet. Les rencontres scientifiques constituent de loin une source de documentation au taux de 10%.

Interprétation :

Internet constitue l'une des principales sources de documentation générale du personnel parce-que tous les ordinateurs de l'Inspection Générale du MENET sont connectés au réseau internet haut débit. Cependant, pour des recherches spécifiques, le personnel se documente au SAD ou utilise sa propre documentation.

Question 6 : Quel(s) type(s) de document(s) recherchez-vous le plus au SAD? (choix multiple)

TYPES DE DOUCMENTS	EFFECTIF		TAUX (%)	Textes officiels
80	80%		Journaux officiels
10	10%		Livres
05	05%		Revues/magazines
00	00%		Dossiers documentaires
05	05%		Presse écrite
00	00%		Autre
00	00%
100	100%

42

Tableau 14 : Résultats des documents recherchés



Journal Officiel

10%

Livres

5%

Revues/Magazine

s

0%

Autre

5%

Figure 7: Documents recherchés

Dossiers
Documentaires

5%

Journaux

0%

Autres

0%

Textes officiels

80%

43

Commentaire :

Les résultats observés montrent que les Textes officiels sont plus recherchés par les enquêtés avec un taux de 80%. Les journaux officiels sont avec un taux de 10% suivis des livres et des dossiers documentaires avec un taux respectif de 5%.

Interprétation :

Les Textes officiels sont les plus recherchés par les enquêtés parce-que l'une des missions de l'Inspection Générale du MENET est de vérifier l'application de tous les Textes du Ministère dans les écoles et les établissements d'enseignement secondaire général, artistique et technique. Les autres documents comme les journaux officiels, les livres et dossiers documentaires sont occasionnellement recherchés par les répondants, ce qui justifie leur faible taux respectif de 10% et 5%.

Question 7 : Sur quel support l'information vous est-elle communiquée ? (choix multiple)

SUPPORTS DE COMMUNICATION	EFFECTIF		TAUX (%)	Physique (Papier)
40	40%		Numérique (Cd, Clé USB...)
25	25%		Les deux (Physique et Numérique)
35	35%
100	100%

Tableau 15 : Résultats des supports de communication



Papier Numérique Physique et Numérique

25%

35%

35%

40%

44

Figure 8: Choix des supports de communication

Commentaire :

Les résultats montrent que 40% des répondants préfèrent le support physique (papier) et 25% le support numérique. Par contre, 35% préfèrent recevoir l'information sur les deux supports (papier et numérique) à la fois.

Interprétation :

Le choix du support physique au taux de 40% par les enquêtés s'explique par le fait qu'il est facilement exploitable et lisible. Le choix des enquêtés d'avoir les deux supports d'information est purement stratégique. En effet, au cas où la copie physique est introuvable (ce qui est le cas souvent) la copie numérique sert de secours.

Question 8 : Êtes-vous satisfaits des prestations du SAD ? (cochez une case)

NIVEAU DE SATISFACTION	EFFECTIF		TAUX (%)	OUI
89	89%		NON
08	08%		Je ne sais pas
03	03%
100	100%

Tableau 16 : Résultats du niveau de satisfaction des usagers



OUI NON Je Ne Sais Pas

35%

35% 40%

40%

25%

25%

Figure 9: Niveau de satisfaction des usagers

Commentaire :

89% des enquêtés sont satisfaits des prestations du SAD. 8% d'entre eux ne le sont pas et 3% ne savent pas.

Interprétation :

Le taux de satisfaction observé (89%), se justifie par le fait que les répondants ont accès facilement à l'information recherchée. Les 8% de non, représentent les enquêtés qui n'ont pas eu l'information qu'ils ont sollicité soit parce -qu'elle n'existe pas au SAD ou soit parce -qu'elle n'est pas archivée. Les 3% sont ceux qui n'ont jamais bénéficiés des prestations du SAD.

Question 9 : Parvenez- vous toujours à retrouver l'information recherchée ? (cochez une case)

NIVEAU DE SATISFACTION	EFFECTIF		TAUX (%)	OUI
70	70%		NON
30	30%		Je ne sais pas
00	00%
100	100%

45

Tableau 17 : Résultats des recherches d'information

46

EFFECTIF TAUX



30

0

70

OUI NON Je Ne Sais Pas

Figure 10 : Niveau de recherche d'information

Commentaire :

70% des répondants affirment qu'ils trouvent toujours l'information qu'ils recherchent, tandis que 30% d'entre eux disent non.

Interprétation :

Les 70% de oui s'expliquent par le fait qu'un grand nombre de documents archivés sont disponibles au SAD et sont généralement accessibles par tous. Les 30% sont dus à l'indisponibilité de l'information soit parce -qu'elle n'est pas encore traitées ou parce -qu'elle n'existe pas au SAD.


· PROJET DE NUMERISATION DES ARCHIVES DE L'IGENET

Question 10 : Quels sont les avantages de la numérisation des archives ? (Choix multiple)

AVANTAGES DU PROJET	EFFECTIF		TAUX (%)	Réduction de la masse documentaire
40	40%		Préservation et Sauvegarde de l'information
40	40%		Réduction du temps de recherche
15	15%		Autre
05	05
100	100%

Tableau 18 : Résultats des avantages du projet

47

EFFECTIF TAUX



40 40

40% 40%

5% 0%

5

0

Réduction

masse doc, Préservation

et

sauvegarde

Réducation

Autre

du temps

Figure 11: Avantages de la numérisation

Commentaire :

40% des répondants affirment que la numérisation des archives permet respectivement de réduire le volume documentaire d'une part puis de préservation et sauvegarder de l'information d'autre part. Par ailleurs, 15% d'entre eux pensent que cette technique permet de réduire le temps de recherche de l'information et 5% avancent d'autre avantages.

Interpétation :

Le choix des 40% des enquentés s'explique par le fait qu'après la numérisation de certains dossiers, ils sont soit détruits ou débarrassés des pièces qui les encombrent inutilement, d'où la réduction du volume des documents. Puis les données issues de la numérisation sont ensuite enregistées dans une base de donées appropiée et sauvegardées sur un support électronique (CDRom, Disque externe...). La réduction du temps de recherche de l'information, quant à elle s'explique par le fait que, lors des recherches indexées ou intégrales, l'ordinateur restitue l'information recherchée en quelques fractions de secondes contrairement à la recherche manuelle qui nécessite un plus de temps.

Question 11 ; Quels sont selon vous les documents à numériser en priorité ? (marquer 1;2;...)

DOCUMENTS À NUMERISER	EFFECTIF		TAUX (%)	Textes officiels
65	65%		Procès-verbaux de Passation de charges
00	00%		Allocutions/communications/Discours
01	01%		Rapports bilans des missions
10	10%		Rapports annuels des activités IGENET
16	16%		Dossiers de carrières du personnel
08	08%		Rapports périodiques des établissements
00	00%		Livres
00	00%		Revues/Magazines
00	00%
100	100%

Tableau 19 : Résultats des documents à numériser en priorité

48

Textes officiels PV de Passation

Allocution Rapports de Missions

Rapports Annuels Dossiers de carrière

Rapports périodiques Revues/Magazines



0% 0%

8%

16%

10%

65%

1%

0%

Figure 12: Types de documents à numériser

Commentaire :

Selon les résultats observés, les documents à numériser en priorité sont : les Textes officiels avec un taux de 65% ; les Rapports annuels de l'Inspection Générale du MENET avec 16% ; les Rapports bilans des missions avec 10% et les Dossiers de carrière du personnel avec un taux de 08%. Le poids du reste des documents qui suivent ne dépasse pas 1%.

Interprétation :

Les Textes officiels constituent les documents les plus recherchés au SAD, ce qui justifie le choix des enquêtés de les numériser en priorité. Le second lot de documents recherchés est les Rapports annuels des activités de l'IGENET et les Rapports bilan des missions, d'où le choix des répondants de les numériser respectivement en seconde et en troisième position pour faciliter leur accessibilité au même titre que les Textes officiels. Les dossiers du personnel sont souvent consultés dans le cadre des mouvements et promotion du personnel, d'où la nécessité de les numériser pour faciliter non seulement leur recherche, mais aussi optimiser leur gestion.

Question 12 : Quels autres types de documents souhaiteriez-vous voir numérisés ?

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&.

Observation:

Tous les enquêtés n'ont pas répondu à la question posée. Interprétation:

Cette attitude des répondants montre qu'ils ne maîtrisent pas le fonds documentaire de l'Inspection Générale du MENET ou bien, que la liste de la question 11 a été plus ou moins exhaustive.

Question 13 : Souhaiteriez-vous que ces documents soient accessibles en ligne ?

RÉPONSES	EFFECTIF		TAUX (%)	Oui
98	98%		Non
02	02%
100	100%

Tableau 20 : Résultats de l'accessibilité en ligne des documents



Oui Non

2

2%

98%

EFFECTIF

98

TAUX

Figure 13: Niveau d'accès aux documents en ligne

Commentaire:

98% des enquêtés souhaitent que les documents soient accessibles en ligne. Par contre, 2% d'entre eux ont répondu non.

Interprétation:

Les documents conservés au SAD font l'objet de fréquentes consultations. Ainsi, leur mise en ligne faciliterait les recherches. Ce qui justifie l'engouement des enquêtés de les voir accessibles en ligne.

Question 14 : Disposez-vous d'un point d'accès à Internet ?

RÉPONSES	EFFECTIF		TAUX (%)	Oui
99	99%		Non
01	01%
100	100%

49

Tableau 21 : Résultats du niveau d'accès à Internet



Oui Non

95

5

5%

95%

EFFECTIF

TAUX

Figure 14: Niveau d'accès à Internet

Commentaire:

Presque tous les répondants disposent d'un point d'accès à Internet avec un taux de 99%, contre 1% de non.

Interprétation:

Ce taux de 99% observé s'explique par le fait que tous les postes de travail de l'Inspection Générale du MENET sont connectés à Internet haut débit, ce qui justifie le taux de la réponse affirmative des enquêtés. Les 1% correspondent au poids de machines non encore connectées.

Question 15 : Disposez-vous d'un droit d'accès au serveur de l'IGENET ?

RÉPONSES	EFFECTIF		TAUX (%)	Oui
50	50%		Non
50	50%
100	100%

Tableau 22 : Résultats des droits d'accès au serveur

0%



50%

67%

0%

33%

50%

Oui
Non

50

Figure 15: Droits d'accès au service

51

Commentaire:

Les résultats montrent que la moitié (50%) des enquêtés ont un droit d'accès au serveur IGENET tandis que l'autre moitié Non.

Interprétation:

Ces taux de (50%) s'expliquent par le fait que, le Service Informatique de l'Inspection Générale du MENET en collaboration avec le fournisseur du Logiciel EMERAUDE procède progressivement à l'attribution des droits d'accès au Serveur.

Question 16 : Parvenez-vous à trouver les documents recherchés sur le serveur IGENET ?

Si non, dites pourquoi ?
Si oui, appréciez le temps mis pour trouver l'information.

RÉPONSES	EFFECTIF RECHERCHES		TAUX (%) RECHERCHES	Oui
50	50%		Non
50	50%
100	100%

Tableau 23 : Résultats des recherches de documents sur le Serveur



100%

Oui Non

50%

50%

Figure 16: Recherche des documents sur le serveur

Commentaire:

Les résultats indiquent que 50% des enquêtés trouvent les documents recherchés sur le serveur contre un taux de 50% de répondants qui n'en trouvent pas.

Interprétation:

L'équilibre entre les deux taux observés des répondants, s'explique par le fait que c'est la moitié d'entre eux qui dispose un droit d'accès au serveur IGENET.

52

Examinons à présent la seconde partie de la question limitée aux 50 répondants qui possèdent un droit d'accès au Serveur. Leur réponse nous permet d'évaluer le temps mis pour accéder aux documents sur le Serveur.

RÉPONSES	EFFECTIF		TAUX (%)	Très rapide
00	00%		Rapide
50	100%		Pas rapide
00	00%
50	100%

Tableau 24 : Résultats de la valeur du temps d'accès aux documents

Très rapide Rapide Pas rapide

0%



100%

100%

0%

Figure 17: Rythme d'accès aux documents

Commentaire:

Les 50 répondants qui ont un droit d'accès au Serveur ont tous coché la case « Rapide » soit un taux de 100%, contre 00% pour les valeurs « Très rapide » et « Pas rapide ».

Interprétation:

Le taux de 100% enregistré montre d'une part, que le débit de la connexion du réseau Internet est excellente et que l'accès aux documents logés sur le Serveurs est sécurisé d'autre part.

Question 17 : Selon vous, le projet de numérisation des archives contribuera-t-il à la modernisation de l'Inspection Générale du MENET ?

RÉPONSES	EFFECTIF		TAUX (%)	Oui
100	100%		Non
00	00%		Ne sais pas
00	00%
	100%

Tableau 25 : Résultats de l'effet du projet « PNA-IGENET »

53

Commentaire:

Tous les enquêtés sont unanimes sur le fait que le Projet de Numérisation des Archives de l'Inspection Générale de l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique (PNA-IGENET) contribuera à sa modernisation.

Interprétation:

Depuis 2011, l'Inspection Générale du MENET est dans une dynamique de modernisation de tous ses services techniques. Cette modernisation a eu un impact profond sur les activités desdits services notamment sur celui du Service des archives et de la documentation (SAD), qui pilote le projet de numérisation des archives. C'est ce qui explique l'unanimité des répondants sur la question.

· PERENNISATION DU PROJET DE NUMERISATION DES ARCHIVES

Question 18 : Quelles suggestions pourriez-vous faire sur la pérennisation du projet de numérisation des archives de l'IGENET ?

Les réponses des enquêtés à cette question ouverte sont divergentes. Cependant, nous pouvons les regrouper selon quatre (4) niveaux.

a) au niveau humain

· renforcer le personnel du SAD

· former le personnel

b) au niveau du matériel

· acquérir un ordinateur de bureau

· acquérir des supports de sauvegarde des données (CD-Rom, disque externe de grande capacité, etc);

· acquérir le matériel informatique et mobilier de pointe ;

c) au niveau technologique

· être à la pointe de l'évolution des technologies.

d) au niveau de l'espace (local de conservation)

· Prévoir une salle annexe

TROISIÈME PARTIE :

PRESENTATION ET PLANIFICATION

DE LA MISE EN RUVRE DU PROJET

55

Cette troisième partie de notre travail sera entièrement consacrée à la description de notre projet. Elle comprend trois (3) chapitres. Le premier présente le projet de numérisation des archives de l'Inspection Générale du MENET; le second aborde la mise en oeuvre du projet et enfin, le troisième chapitre donne les mécanismes de suivi et évaluation.

CHAPITRE VI : PRESENTATION DU PROJET DE NUMÉRISATION

Ce chapitre situe le contexte du projet, présente les objectifs, les résultats attendus ainsi que les besoins. Enfin, il indique le public cible et le fonds documentaire. Ci-dessous le détail des points supra.

I. DESCRIPTION DU PROJET DE NUMÉRISATION

1. Contexte du projet

Créée par le Décret 72-806 du 15 décembre 1972, l'inspection Générale de l'Education Nationale est un Service rattaché au Cabinet du Ministère de l'Education Nationale. À ce titre, elle produit et reçoit divers documents conservés essentiellement sur support papier. Dans le but de les préserver des effets de dégradation et de faciliter leur accès, l'Inspection Générale du MENET a initié le projet de numérisation de ses archives baptisé « PNA-IGENET ». Depuis Mars 2014, ce projet est exécuté par une équipe de professionnel du Service des Archives et de la Documentation de l'IGENET avec l'appui technique d'un prestataire extérieur, qui a fourni le Logiciel gestion et formé les principaux utilisateurs. PNA-IGENET a été financé sur le fonds propre de l'IGENET.

2. Objectifs du projet

Le succès d'un projet de numérisation passe d'abord par la définition de son objet. Cette étape répond à la question : « pourquoi veut-on numériser des documents ? ». La réponse à cette question est importante, car elle permet non seulement de déterminer le type de projet à effectuer, mais aussi de choisir le format et la résolution des documents numérisés ainsi que les coûts associés au projet, sa durée et les ressources nécessaires pour le réaliser.

Le projet « PNA-IGENET » vise les objectifs suivants :

· Préserver et sauvegarder les archives de l'Inspection Générale du MENET;

· Faciliter la recherche et l'accès à l'information pertinente;

· Valoriser le patrimoine documentaire de l'Inspection Générale du MENET;

· Aider et susciter la recherche au niveau de la communauté scientifique et éducative;

· 56

Economiser l'espace de conservation.

3. Choix des documents à numériser et échéancier du projet

Après avoir circonscrit les objectifs du projet, la seconde étape consiste à déterminer les documents ou les séries de documents à numériser, l'ordre dans lequel le travail sera effectué et la durée totale du projet.

Dans la conduite de ce projet, les résultats de la 11^ème question de l'enquête menée nous a permis d'établir la liste des documents à numériser et l'ordre de numérisation de ces derniers.

Par ordre de priorité, il s'agit :

· des textes officiels (Lois, Décrets, Arrêtés, etc.);

· des rapports annuels des activités de l'Inspection Générale du MENET;

· des rapports bilans de missions de l'Inspection Générale du MENET;

· des dossiers de carrières du personnel de l'IGENET;

· des allocutions, des conférences de presse et des communications.

Nous envisageons dématérialiser et mettre en ligne 2500 textes officiels sur une période de trois (3) mois à raison de quarante (40) textes par jour ouvrable dans la première phase du projet. Un nouvel échéancier de la seconde phase sera dressé lorsque que nous passerons aux autres types de documents.

4. Analyse des besoins et des ressources disponibles

Cette troisième étape consiste à analyser les besoins liés à la réalisation du projet ainsi qu'à inventorier les ressources matérielles (scanners, ordinateurs, logiciels, réseautique et serveurs, locaux et ameublement adaptés, matériel...), humaines et financières disponibles à l'interne.

Pour la mise en oeuvre du projet, les besoins exprimés sont :

· Au plan humain :

y' 2 Professionnels des SID à plein temps ;

y' 1 Ingénieur informaticien à temps partiel.

· Au plan équipement :

y' 2 scanners de production A4 ;

y' 1 disque externe de 1 To;

y' 1 serveur de diffusion ;

y' 1 ordinateur portable ;

y' 1 ordinateur de bureau ;

· 57

Au plan formation :

y' Prise en main des scanners de production ;

y' Prise en main du Logiciel GED « Emeraude ».

5. Numérisation des archives

Après avoir cerné les priorités et les besoins, et pris les dispositions nécessaires pour y répondre, on passe à la quatrième étape qui est celle de la numérisation proprement dite des documents. Cette phase comporte un ensemble de sous-étapes et d'actions liées particulièrement au projet de numérisation des archives. Ces sous-étapes sont les suivantes :

5.1. Préparation matérielle des documents

Cette sous-étape est très importante. Elle consiste à préparer les documents (à numériser) pour faciliter l'opération de numérisation et réduire les risques de dégradation des documents et de leur équipement. Dans la pratique, il s'agit de classer les originaux des documents dans un bon ordre, les déplier, au besoin les désagrafer, retirer les anneaux de reliure, les bracelets élastiques, les trombones, etc. c'est également un moment pour quantifier les documents à numériser.

Dans le cadre de notre projet, nous avons pu préparer avec la précieuse aide de nos stagiaires un fonds documentaire composé de :

· 2500 Textes officiels (Loi, Décrets, Arrêtés...),

· 824 rapports bilans ;

· 423 passations de charges ;

· 1820 rapports de fin de trimestre/semestre des établissements ;

· 252 discours de rentrées scolaires ;

· 651 photos ;

· 17 conseils des universités ;

· 850 rapports de fin de stage des ACE.

5.2. Réalisation de projet pilote

Cette sous-étape a pour objet de tester le processus de numérisation, l'équipe engagée dans le projet, le Logiciel acquis, la résolution et le format de conservation des images, l'affichage des résultats, le traitement des images, l'ajout des métadonnées, la conception des copies de sauvegarde, le rythme de travail, etc.

La réalisation de cette phase pilote nous a permis de travailler sur cinquante (50) textes officiels. Ce qui nous a permis de maitriser les différentes fonctionnalités du Logiciel de gestion « EMERAUDE », le scanner de production Hp Scanjet 5590 et de régler la qualité des images.

58

C'est cette sous-étape qui nous a permis de savoir que notre équipe composée de deux (2) archivistes pouvait numériser, traiter et mettre en ligne en moyenne quatre (40) textes officiels par jour, ce qui nous conduirait à soixante (60) jours ouvrables pour l'ensembles des 2500 textes officiels préparés.

5.3. Numérisation des documents

En exécutant cette sous-étape, l'on doit s'assurer que les règles d'accès et de sécurité sont respectées et que les originaux des documents sont manipuler avec le plus grand soin afin d'éviter leur dégradation.

Dans la conduite de notre projet, c'est la meilleure photocopie des documents fragiles qui étaient numérisée à la place du document source pour éviter leur dégradation au contact du scanner.

5.4. Contrôle de la quantité et de la qualité du document numérisé

Au cours des différentes phases de la numérisation des documents et avant de détruire les documents originaux, il est toujours indispensable de contrôler la quantité et la qualité des documents numérisés.

Le contrôle de la qualité des documents numérisés consiste à s'assurer que tout le document ou toutes les pages des documents ont été numérisées.

Dans le cadre de notre projet, avant de numériser chaque texte officiel, nous le décrivons à l'aide d'une fiche d'analyse sur laquelle nous indiquons le nombre de page du document à numériser. Cette disposition vise à informer l'agent chargé de la numérisation sur le volume du document à dématérialiser.

Le contrôle de la qualité de documents numérisés quant à lui, consiste à vérifier l'intégrité de leur contenu. En effet, il faut s'assurer que le texte, les phrases, les images et les illustrations sont bien visibles et lisibles, et ne sont coupées par endroit. Au contrôle de qualité s'ajoute le contrôle de la qualité de reproduction : luminosité, couleur, contraste, etc.

En somme, le contrôle de la qualité s'intéresse à la fois à l'intégrité du contenu du document et à la qualité de sa reproduction. Cette qualité de production se perd dans les conditions suivantes :

«

· Perte de détails dans les points d'ombre et dans les éléments éclairés ;

· Apparition d'artéfacts d'acquisition ou de compression (bruit, pixellisation) ;

· Variations dans l'équilibre des teintes ;

· Sous-exposition ou surexposition des images ;

· Images floues, mal orientées ou mal découpées ;

· 59

Erreurs de mode (exemple : photographie couleur transformée en photo noir et blanc) »¹⁸.

Dans notre projet, nous avons veillé au respect des deux critères supra.

6. Circuits de numérisation, de sauvegarde et de diffusion des documents numériques

Le circuit de numérisation, de sauvegarde et de diffusion des données numériques est le suivant :

· sélection des documents ;

· numérisation ou dématérialisation des documents ;

· conversion des fichiers au format PDF, JPEG, TIFF ;

· enregistrement dans la base SYGED-IGEN ;

· sauvegarde des données sur le serveur de diffusion ;

· diffusion ou communication des données par : impression ; Internet; CD ; Clé USB



1

2

JPEG

TIFF

4

3

TIFF

JPEG

6

5

7

Figure 18 : Circuits de numérisation, de sauvegarde et de diffusion des documents

Légende :

: Circuit de numérisation et de diffusion des données par la Base de données locale SYGED-IGEN

: Circuit de numérisation, de sauvegarde et de diffusion des données par le Serveur « EMERAUDE »

1 : Epi contenant les documents à numériser

2 : Scanner de production Hp Scanjet 5590

3 : Base de données « SYGED-IGEN »

4 : Logiciel GED « EMERAUDE »

5 : Modalités de diffusion des données via la Base de données « SYGED-IGEN »

6 : Serveur de diffusion « EMERAUDE » sécurisé

7 : Diffusion des données sur le web à partir du Serveur « EMERAUDE »

Les opérations de numérisation sont effectuées par le personnel du Service des Archives et de la Documentation de l'Inspection Générale du MENET. Le cadre de classement des archives a été élaboré par le SAD. Le paramétrage du Logiciel EMERAUDE a été l'Suvre des informaticiens du fournisseur en

¹⁸ Direction générale des archives. - La numérisation des documents : Méthodes et recommandations, Bibliothèque et Archives nationales : Québec, 2012, P.18

60

collaboration avec le service informatique de l'IGENET. Pour la mise en ligne des données, le SAD dispose un espace sur le serveur de l'IGENET.

7. Modalités d'accès et de diffusion

Comme le montre le point précédent, l'accès aux documents numérisés est hautement sécurisé. Pour se faire, chaque utilisateur doit avoir un identifiant (login) et un mot de passe (Password). Les administrateurs quant à eux, disposent d'un droit d'accès qui leur permet de modifier, d'imputer, de répondre et rechercher des informations.

Le fonds numérisé est accessible par Internet à l'adresse publique: http://41.207.214.227/tablette_emeraude/default.aspx?id_connect=0

Les recherches se font par la nature et l'intitulé du document puis par mot-clé ou par texte intégral.

Les figures 19, 20 et 21 illustrent les différentes pages d'accès de la Base locale SYGED-IGENET et du Logiciel EMERAUDE.



Figure 19 :Menu des formulaires de saisie dans la Base SYGED-IGENET



61

Figure 20: Opération de recherches d'un document dans la Base SYGED- IGENET



Figure 21 : Visualisation du résultat dans la Base SYGED- IGENET

62

II. CONTRAINTES DU PROJET DE NUMÉRISATION

La numérisation des documents a des contraintes archivistiques et des juridiques à respecter.

1. Contraintes archivistiques et cadre juridique

1.1. Intégrité et valeur juridique des documents numériques19

Un document possède une valeur juridique s'il est susceptible de :

· produire des effets juridiques ;

· d'être admis en preuve devant un tribunal ou devant un arbitre pour valoir un droit. Ainsi, pour qu'un document numérisé ait la même valeur juridique que le document source analogique, l'intégrité de celui-ci doit être assurée. Cette intégrité du document, élément qui constitue le fondement de sa valeur juridique, est maintenue lorsqu'on peut vérifier que :

· l'information est intégrale et n'a pas été altérée ;

· le support de l'information assure stabilité et pérennité à celle-ci.

La notion d'intégrité telle que définie par la Loi québécoise concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI), est aussi associée à la nécessité d'appliquer des mesures de sécurité lors du processus de transfert. Cette Loi précise que, lors du transfert d'information d'un support vers un autre, l'intégrité du document est maintenue, même en présence de différences touchant :

· l'emmagasinage et la présentation de l'information ;

· l'information sur le support ou la sécurité ;

· la pagination ;

· le caractère tangible ou intangible des pages ;

· le format des pages ;

· la présentation recto seulement ou recto-verso ;

· l'accessibilité partielle ou totale des pages ;

· le repérage séquentiel ou thématique de l'information²⁰.

De plus, afin de pouvoir facilement démontrer l'intégrité du document numérisé, il faut s'assurer que le support utilisé pour la conservation offre une garantie de stabilité et de pérennité adéquate suivant les normes en vigueur. Par ailleurs, il faut noter que le choix d'un support ou d'une technologie pour consigner de l'information est libre. Par conséquent, le support et la technologie utilisée n'ont pas d'incidence sur la valeur juridique du document.

¹⁹ Loi Québécoise concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.R.Q. c. C-1, art. 5, 6, 9, 10, 12, 14 et 68).

²⁰ Bibliothèque et Archives nationale du Québec.-La numérisation des documents : Méthodes et recommandations, version revue et corrigées, Mai 2012, P.6

63

En prenant en compte tout ce qui précède, il est important de mettre en oeuvre des mesures de sécurité afin de maintenir l'intégrité du document numérisé pendant tout son cycle de vie.

1.2. Documentation du processus de numérisation21

Pour assurer l'intégrité et la valeur juridique d'un document résultant d'un transfert de support, il est obligatoire de documenter le processus de numérisation. La documentation exigée par la LCCJTI doit comprendre au minimum : (i) le format du document source ;(ii) le procédé de transfert utilisé ; (iii) les garanties offertes par le procédé de numérisation quant à la préservation de l'intégrité des documents. Elle doit être conservée durant tout le cycle de vie du document numérisé, car elle constitue la seule preuve attestant les mesures prises pour assurer l'intégrité des documents. Il est donc essentiel d'assurer un lien entre les documents numérisés et la documentation du processus de numérisation.

La documentation du processus de numérisation peut être jointe au document résultant du transfert à ses éléments structurants ou à son support. Elle peut prendre plusieurs formes selon le contexte, la fréquence et les objectifs poursuivis par la numérisation. Elle peut par exemple, prendre la forme d'une déclaration de numérisation regroupant des renseignements de documentation ou celle d'une procédure de numérisation complétée par une série de métadonnées ou par des fichiers de compilation. La première s'avère plus appropriée a une opération de numérisation de séries homogènes et définie dans le temps, alors que la seconde est plus appropriée pour de la numérisation à la pièce et par de multiples utilisateurs ou pour un organisme qui se dote d'un service permanent de numérisation. Ces deux méthodes peuvent être simultanément en usage dans un organisme, selon les besoins. Par exemple, il sera plus simple pour un utilisateur qui numérise un document par jour de lui ajouter les données de contexte comme métadonnées alors que, pour un utilisateur qui numérise plusieurs documents en série, il pourrait être plus simple de recourir à un fichier de numérisation.

1.3. Destruction des documents sources22

A la suite de la numérisation des documents sources, il est possible de les détruire ou de les conserver. Pour s'assurer que la destruction des documents sources soit faite de façon sécuritaire, il faut mettre en oeuvre une politique de destruction des documents contenant des renseignements confidentiels et d'en surveiller l'application, d'élaborer des procédures de destruction et de définir les responsabilités. De plus, il faut créer un registre indiquant la date, le procédé utilisé, le nom de

²¹ Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.R.Q, c.C-1.1, art.17).

²² Loi sur les archives (L.R.Q., c.A-21, art.18) et Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LRQ, c.C-1.1, art.20 et 69).

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la personne ou du tiers responsable de la destruction, le lieu de la destruction et le nom de la personne responsable du transport des documents.

Certains documents sources peuvent être conservés après leur numérisation si leur support d'origine possède une valeur archivistique, historique ou patrimoniale. Il convient donc d'être prudent avant de détruire des documents dont le support d'origine peut présenter un intérêt du point de vue de la conservation et de la diffusion.

Pour détruire des archives inactives ayant fait l'objet d'une numérisation, la Loi québécoise prévoit que tout : « organisme publique doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indiquent quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés.»²³

1.4. Respect du droit d'auteur24

Pour numériser les archives du premier, du deuxième et du troisième âge à conservation permanente, tout organisme devrait s'assurer qu'il détient les droits d'auteur sur les documents à reproduire ou qu'il doit recueillir le consentement du titulaire des droits puis que toute reproduction est un droit exclusif de l'auteur.

Dans le contexte de la gestion de documents administratifs, il est d'usage courant de les reproduire sans demander un droit du détenteur du droit d'auteur quand :

· ils ont été transmis à l'organisme, sans restriction de reproduction, dans le cadre de l'exercice de ses mandats et responsabilités ;

· ils sont reproduits et seront utilisés exclusivement à des fins internes de traitement ou de prise de décision.

1.5. Accès à l'information25

Il serait inutile de numériser les archives d'une structure si on ne peut pas accéder à leur contenu. Ainsi, les documents des organismes publics, quel que soit leur support, doivent être identifiés et repérables de façon à pouvoir être, sur demande, communiqués en tout temps. Les documents numérisés n'échappent pas à cette obligation. Ils doivent, comme tout autre document, être classés selon le plan de classement de l'organisme public pour être repérables et communiqués en temps réel.

²³ Loi sur les archives (L.R.Q, c. A-21.1, art.7)

²⁴ Loi sur le droit d'auteur (L.R.Q., c. C-42, art.3)

²⁵ Loi sur l'accès aux documents des organismes publiques et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, art.1,9, 16, 16.1, 18 à 41, 54 à 59 et 63.1).

65

Pour ce faire, l'utilisation d'un système de gestion intégrée des documents est la voie à privilégier. En l'absence d'un tel système, le plan de classification peut être reproduit sur un disque réseau. De plus, pour une saine gestion documentaire, il est primordial d'établir un lien entre les documents analogiques et les documents numériques constituant un seul et même dossier hybride. L'utilisation d'un Logiciel de gestion intégrée facilite la gestion de ce type de dossier à l'aide de métadonnées spécifiques pour les dossiers et pour les documents, en plus de rendre possible l'application des mêmes règles d'accès aux documents.

Pour assurer le repérage des documents, il est nécessaire de les identifier de manière détaillé et significative. En effet, il est plus fastidieux d'ouvrir chaque document numérique d'un dossier pour en connaître le contenu que de passer en revue des documents qui se trouvent dans une chemise papier. L'ajout d'éléments d'identification (métadonnées) est donc essentiel dès la création des documents. Cela facilitera l'identification, le repérage et l'utilisation des documents, de même que le maintien de leur intégrité. Ces ajouts peuvent se faire directement dans le fichier ou sur une fiche de métadonnées liées au dossier ou au document.

En outre, il importe d'identifier de manière normalisée et significative les fichiers informatiques des documents. Il est recommandé de nommer les fichiers en suivant la directive de l'Institution qui précise la nature et l'ordre de présentation des éléments d'information. Par exemple, il faudra déterminer le nombre de caractères et de mots autorisés, l'ordre des éléments, les symboles permis ou proscrits, etc.

Après avoir identifié et classé les documents numérisés, il faut les conserver de manière en assurer la pérennité. Il faut également s'assurer que l'accès aux documents numériques est conforme aux règles et procédures de gestion des documents en vigueur dans l'organisme. C'est-à-dire qu'il doit exister des mécanismes de gestion et de contrôle d'accès aux fichiers et aux répertoires, de façon à ce qu'une personne qui, par exemple, ne possède pas les droits d'accès aux documents papier ne puisse pas davantage avoir accès à la version numérisée.

1.6. Protection des renseignements personnels et confidentiels26

Les documents à numériser peuvent contenir des informations confidentielles, en particulier des renseignements personnels qui doivent être protégés et qui ne peuvent pas être communiqués sans autorisation, par exemple :

· le nom d'une personne physique associée à une information confidentielle permettant de l'identifier à coup sûr ;

· les documents d'un dossier médical ;

²⁶ Loi québécoise sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c.A-2.1, art.18 à 41 ; 54 à 59 et 63.1).

·

66

les documents d'un dossier scolaire ;

· les documents d'un dossier de carrière d'un employé.

En plus des renseignements personnels, d'autres renseignements détenus par les organismes publics peuvent être traités de manière confidentielle. Il s'agit des renseignements ayant des incidences sur :

· les relations intergouvernementales ;

· les négociations entre organismes publics ;

· l'économie ;

· l'administration de la justice et de la sécurité publique ;

· les décisions administratives ou politiques ;

· la vérification ;

· les avis juridiques et les recommandations ;

· les versions préliminaires et les projets de textes législatifs ;

· les analyses, les mémoires et les délibérations ;

· les documents d'un anciens Ministre versés dans son fonds d'archives privées et confiés au Service d'archives d'un organisme public.

Afin de contrôler l'accès aux renseignements personnels et confidentiels, il est nécessaire, avant la numérisation, d'adopter des règles d'habilitation. De même, il faut instaurer, pendant et après la numérisation, des mécanismes de contrôle d'accès physique aux documents et aux installations de numérisation. Enfin, il faut appliquer les méthodes de destruction sécuritaires aux documents contenant des renseignements personnels. (Cf. 1.5 : destruction des documents sources).

2. Contraintes techniques

Le projet de numérisation a des exigences techniques concernant les éléments suivants qu'il faudra absolument prendre en compte. Il s'agit : des outils de numérisation, la résolution des images, les formats de conservation des fichiers ainsi que les supports de stockage et de protection des fichiers.

2.1. Outils de numérisation27

Pour réaliser un projet de numérisation, certains outils sont essentiels : ordinateur, carte graphique, écran, numériseur (scanner), Logiciel de numérisation. Pour que ces outils soient fonctionnels et permettent le bon fonctionnement de l'opération, il importe de se conformer aux exigences suivantes :

²⁷ Bibliothèque et Archives Nationales du Québec.-La numérisation des documents : méthodes et recommandations. Québec, 2012, P.20-21.

·

67

s'assurer que les outils utilisés sont compatibles avec les diverses constituantes du processus ;

· choisir du matériel standard de qualité, largement répandu et répondant aux normes et aux objectifs établis;

· recourir à des outils de calibration tout au long de la chaîne de numérisation ;

· prévoir l'application d'un plan de mise à jour et de conversation des fichiers et apporter des améliorations à intervalles réguliers afin que l'information numérisée soit toujours accessibles ;

· s'assurer que le personnel soit formé et mettre sur pied un programme de formation ;

· s'assurer du degré de sûreté du système et des données.

2.1.1. Ordinateur

Les ordinateurs et leurs interconnexions sont au coeur de tout projet de numérisation. Pour les projets d'envergure, il faut disposer d'ordinateurs réservés uniquement au travail de numérisation. Les caractéristiques de ces ordinateurs que sont : mémoire vive, processeur, système d'exploitation, capacité de stockage et d'interfaçage, cartes incluses, qualité de disques durs, etc, doivent répondre aux exigences des applications qui seront utilisées à court et moyen terme.

Il faut aussi inventorier les périphériques et les Logiciels utiles au projet et connaître leurs caractéristiques. Il est généralement recommandé de choisir un ordinateur offrant des capacités supérieures aux besoins actuels, surtout en ce qui concerne la mémoire vive et la vitesse du processeur.

Si l'on utilise les ordinateurs déjà en place pour le projet, il est important de porter une attention particulière aux caractéristiques des logiciels et des périphériques qu'on veut acquérir. Il faut tenir compte des éléments suivants :

· le système d'exploitation ;

· la quantité de mémoire vive et la rapidité du processeur ;

· l'espace disponible ;

· les caractéristiques techniques du moniteur afin que l'affichage d'images soit de

qualité professionnelles ;

· les prises et les cartes déjà installées afin de pouvoir communiquer avec les nouveaux périphériques (exemple : disque externe 1To).

68

2.1.2. Écran à haute résolution et carte vidéo

L'écran est une composante essentielle à la vérification du résultat de la numérisation de texte et d'images. Afin de réduire la fatigue oculaire du personnel chargé de la numérisation, il est important d'opter pour un moniteur de bonnes dimensions. Il faut également porter une attention particulière au réglage de résolution, au calibrage et à la propreté de l'écran.

Les caractéristiques à respecter pour assurer la qualité des images à afficher sont :

· un affichage d'au moins 24 bits (16,8 millions de couleurs) ;

· une carte vidéo dotée d'une mémoire suffisante et optimisée pour le modèle de l'écran ;

· une résolution de 19 pouces, les résolutions optimales sont de 1024x768 et 1280x1024 ;

· des possibilités de réglage de la luminosité, du contraste et des couleurs.

La qualité de l'affichage d'un écran dépend également de la performance de la carte graphique. Pour les projets d'envergure concernant les documents en couleurs, il peut s'avérer utile de se procurer une carte graphique de meilleure qualité que celle de série qui est vendue avec l'ordinateur.

2.1.3. Numériseur ou scanner

Il existe de nombreux types et modèles de numériseurs ou scanners dont il faut évaluer les caractéristiques en fonction des besoins : types et formats des documents à numériser, volume, alimentation automatique, recto verso, etc.

Il faut également prendre en compte : (i) la résolution optique en point par pouce (PPP ou DPI en anglais) ; (ii) le spectre du numériseur, qui doit pouvoir rendre toutes les couleurs du document original ; (iii) le traitement des petits formats hors norme, des formats continus, des grands formats, des copies carbone, des papiers épais, etc. ; (iv) le comptage automatique des pages ; et, (v) le cycle de vie de l'appareil et le soutien dont il a besoin.

Un seul scanner ne suffit pas toujours à répondre à l'ensemble des besoins. Selon les types de document, les formats et la fréquence d'utilisation de l'appareil, il peut être nécessaire, lorsque la numérisation se fait à l'interne, d'acquérir plus d'un numériseur.

Le tableau 26 indique les types de scanners ou numériseurs et leurs fonctionnalités.

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TYPES DE
NUMERISEURS

IMAGES	FONCTIONNALITES	Scanner à plat à bac
	Plus répandu des appareils de saisie d'image ; facile à utiliser et largement disponible ; permet de reproduire du texte et des images non transparentes ainsi que les diapositives 35 mm. Tous les scanners de ce type utilisent la même technologie soit, un capteur lumineux et une source lumineuse montés sur un bras mobile qui balaient le document immobile placé sur une plaque de verre.	Scanner avec caméra planéitaire ou appareil photo numérique
	Pour les documents reliés et les grands formats, il est possible d'utiliser un numériseur avec caméra planéitaire ou un appareil photo numérique. Dans ces deux cas, l'appareil et son support sont réglés pour ne pas endommager les documents fragiles. Les appareils photos numériques permettent de produire à faible coût des images de bonne qualité pour les formats courants, sans nécessiter des installations fixes comme les caméras planéitaires.	Scanner pour les microfiches
	Scanner numérique de bureau pour microfilms : avec le MS 350II de Canon, offrez-vous l'efficacité et les performances d'une numérisation optimale à un prix abordable. Le tout avec zoom, mise au point et fonction de rotation motorisés.
	Détection simultanée de toutes les images au cours du traitement des données ; Réduction du temps d'opération pendant la numérisation ; Le logiciel détecte automatiquement les cadres, s'adapte à la qualité d'image et corrige automatiquement la mauvaise qualité du film original ; Chargement de microfiches entièrement automatisé ; Vitesses de traitement jusqu'à 200 pages par minute ; Numérisation complète de fiches ou barre de titres (opaque et transparent) sans pertes dans l'exécution complète.
	Vitesse de numérisation de votre scanner grand format ; Résolution optique ; Format des fichiers supportés ; Compatibilité avec des imprimantes grand format.
	Le scanner de chèques Epson TM-S1000 est idéal pour le traitement des chèques dans les agences bancaires ou pour les entreprises souhaitant dématérialiser ce moyen de paiement. Ce scanner permet également la numérisation recto-verso d'autres types de petits documents

Tableau 26 : différents types de scanners

N.B : Les photos du tableau 26 ont été collectées sur les sites Internet infra: www.hp.com/fr/fr/products/scanners/product-detail.html?oid=377692 [Consulté le 13/08/2014] www.netwalkerstore.com/scanner-de-cheques-canon-imageformula-cr-5 [Consulté le 13/08/204] www.diatrace.com/Mat/Scanner A0 grand format Colortrac.html [Consulté le 13/08/2014] www.thecrowleycompany.com/scanning.../microfilm-. [Consulté le 13/08/2014]

70

2.1.4. Logiciel de numérisation et de reconnaissance optique de caractère²⁸

Il est important de choisir le Logiciel de numérisation en fonction des besoins du projet de numérisation, du budget, des normes à respecter et des options offertes. La plupart des scanners sont fournis avec un Logiciel de numérisation généralement adéquat pour les besoins courants, y compris la reconnaissance optique des caractères et le traitement sommaire d'images. On peut aussi acquérir séparément des Logiciels spécialisés pour répondre à des besoins spécifiques.

Les caractéristiques à considérer lors du choix du Logiciel de numérisation sont les suivantes :

· sa fiabilité ou son degré de perfectionnement technologique ;

· sa convivialité ;

· ses possibilités d'adaptation à des besoins spécifiques ;

· les formats offerts pour l'importation et pour l'exportation : PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, etc ;

· les fonctions de traitement par lot et de macros pour des opérations répétitives ;

· les options et fiabilité du module de reconnaissance optique de caractères (OCR) ;

· l'enregistrement de l'espace de travail afin de reprendre un travail en cours ;

· les fonctions intégrées de gestion d'images ou de métadonnées ;

· le réglage de la luminosité, du contraste, des blancs, de l'échelle de gris, des couleurs et de la plage dynamique.

Les scanners sont souvent livrés avec un Logiciel permettant d'appliquer un procédé de reconnaissance optique des caractères (OCR) aux documents textuels (sauf les documents manuscrits). Si le volume de documents à traiter est important, il est bon de s'assurer que le Logiciel offre la possibilité de suggérer des corrections pour les mots qu'il n'a pas pu reconnaître en plus de pouvoir traiter les textes disposés en plusieurs colonnes.

2.2. Résolution et mode d'image

La résolution détermine largement la qualité de l'image numérisée. Elle se mesure en point par pouce (PPP ou DPI en anglais). Plus la résolution est élevée, meilleure est la définition ou qualité de l'image, plus lourde est la taille du fichier. Dans ce cas, il est donc important d'évaluer les besoins pour déterminer la résolution appropriée. Il faut souligner que, très souvent, une grande résolution très élevée n'apporte rien à la qualité de l'image et constitue un gaspillage de temps (pour la numérisation) et d'espace disque (pour le stockage des fichiers). Il faut également prendre considération le mode de calorimétrique, c'est-à-dire le type d'organisation des couleurs de

²⁸ Bibliothèque et Archives Nationales du Québec.-La numérisation des documents : méthodes et recommandation. Québec, 2012, P.23

71

l'image. Plus le mode calorimétrique offre une gamme élevée de couleurs, plus les fichiers sont volumineux.

Les modes colorimétriques sont les suivants :

· 8 bits couleurs ou niveaux de gris ;

· 24 bits vraies couleurs ;

· 1 bit noir et blanc (bitonal).

Le mode 8 bits ou niveaux de gris offre 256 niveaux de gris ou couleurs différentes. Il est recommandé pour la plupart des documents monochromes, textuels, graphiques ou photographiques. Il est généralement suffisant pour les documents comportant quelques éléments en couleurs tels que : les en-têtes, les signatures, etc.

Le mode 24 bits vraies couleurs offre 16 millions de couleurs et s'impose pour tout ce qui nécessite un rendu de très haute qualité en couleurs.

Quant au 1 bit noir et blanc, il restitue approximativement l'original. Il n'est donc pas toujours recommandé, même s'il est le plus avantageux du point de vue de la taille des fichiers. Son utilisation convient dans les cas suivants :

· lorsque l'on numérise des documents en excellent état ;

· lorsque l'on prévoit utiliser des logiciels spécialisés comme Photoshop par exemple pour rehausser l'affichage de l'image.

2.3. Formats de conservation des fichiers et compression

Il existe un grand nombre de formats de conservation de fichiers, mais très peu d'entre eux sont recommandés pour la conservation à long terme des fichiers images. Selon la Bibliothèque et Archives Nationale du Québec (BAnQ), trois formats des fichiers sont recommandés pour la conservation à long terme des documents numérisés. Il s'agit des formats : TIFF non compressé, PDF/A et XML dont les caractéristiques suivent.

2.3.1. Format TIFF non compressé

Le format TIFF (Tagged Image File Format) est le format de plus en plus utilisé dans la conservation d'images numériques. Bien que la taille des fichiers qui en résulte soit grande, le format TIFF est généralement retenu pour la conservation à long terme des documents numérisés. Dans le projet de numérisation, il n'est pas recommandé d'utiliser des formats de propriétaires comme format de conservation²⁹. Toutefois, en raison de sa popularité dans le domaine de l'imagerie numérique et au sein d'organisations vouées à la sauvegarde du patrimoine, le

²⁹ Les formats propriétaires sont des types de fichiers dont les spécifications sont contrôlées par des entités privées. Leur utilisation comme formats de conservation peut poser un certain risque puisque les spécifications de ces formats ne sont pas rendues publiques.

72

format TIFF demeure malgré tout un format recommandable pour la conservation à long terme d'image numérique.

2.3.2. Format PDF/A

Le format PDF/A (Portable Document Format) est défini par la norme ISO 19005. C'est un format adapté pour la conservation permanent et la diffusion de documents. Il préserve la mise en page, les polices de caractères et la mise en forme. De plus, il s'agit d'un standard ouvert et libre de droit. Sa raison d'être est la conservation à long terme des documents numérisés.

Il existe deux (2) version du format PDF/A : le format PDF/A-1 et le PDF/A-2. « Le PDF/A-1 comprend : le PDF/A-1a et le PDF/A-1b. Le niveau préserve la conformité de la structure logique du document. Il représente la forme la plus complète de la norme ISO 19005-1 (conformité intégrale). Le niveau 1b se limite à la conformité visuelle du document. Ainsi, pour les documents qu'on veut uniquement numériser en mode image, le niveau 1b est suffisant. Pour les documents produits sous les Logiciels bureautique Word, Excel, PowerPoint, open Office.., il est recommandé d'utiliser le PDF/A-1a.

Le format PDF/A-2 ne remplace pas le PDF/A-1. Il permet toutefois d'utiliser certaines fonctions des dernières versions du format PDF qui ne sont pas autorisées sous le format PDF/A-1. Le format PDF/A-2 permet, par exemple, l'utilisation du format JPEG 2000, des effets de transparence et des couches d'annotations, l'empaquetage des polices Open type ainsi que le regroupement de plusieurs documents en format PDF/A-1 dans un seul et même document. Le PDF/A-2 comprend un troisième niveau de conformité : le PDF/A-2 u. outre la préservation de l'aspect visuel du document, ce niveau offre la possibilité de récupérer le texte en Unicode »³⁰.

2.3.3. Format XML

Le format normalisé XML (eXtensible Markup Language ou Langage de balisage généralisable) produit des fichiers basés sur un langage balisé favorisant l'échange de données. Il offre de très grandes possibilités d'utilisation des métadonnées nécessaires à la gestion de documents. Il est également utilisé dans la conservation à long terme des documents numérisés, puisqu'il sépare la présentation et le contenu des documents. L'utilisation du format XML ou formats basés sur l'utilisation de schémas XML, par exemple Open Document Format (.odt) et OpenXML (.docx), est particulièrement appropriée pour créer et conserver des documents de type traitement de texte nés numériques ou qui résultent d'une reconnaissance optique de caractère (OCR).

Il existe deux versions du format XML : le XML 1.0 et le XML 1.1 normalisées par le W3C³¹.

³⁰ Bibliothèque et Archives Nationales du Québec.-La numérisation des documents : méthodes et recommandation. Québec, 2012, P.25

³¹ Les versions XML 1.0 et XML 1.1 ont été respectivement créées en février 1998 et en février 2004.

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2.4. Support de stockage et protection des fichiers

Il existe deux types de supports de conservation des documents numérisés : les supports optiques et les supports magnétiques.

2.4.1. Supports optiques

Les supports optiques les plus connus de la gamme sont les CD-ROM (compact Disc ou disques optiques compacts), les DVD (Digital Versatile Disc) et le BD (Blu-ray).

Les CD-ROM ont une capacité de stockage six (6) fois plus faible que les DVD et sont déconseillés pour les projets de numérisation d'envergure.

Les DVD pour leur part, offrent des grandes capacités de stockage (4,7 Go pour un DVD standard simple couche). Pour des raisons d'instabilité et de fragilité, il faut éviter les DVD double couche, les disques réinscriptibles DVD-RW (DVD Rewritable) et les BD (Blu-ray). Cependant, il est préférable de choisir les disques inscriptibles (DVD-R : DVD Recordable) de qualité "Archives ".

Pour assurer la longévité des supports optiques et l'accès à long terme aux informations qu'ils contiennent, il faut prendre certaines précautions :

· éviter de graver la capacité maximale de données sur un disque afin que celles-ci ne se retrouvent pas à la périphérie du disque, une zone plus fragile en raison de son exposition aux trace de doigts ;

· graver les fichiers à la vitesse recommandée par le fabricant de disque puisqu'une vitesse supérieure de gravure peut entrainer une perte de données ;

· avant d'entreprendre la gravure, fermer tous les programmes inutiles et désactiver toutes les autres applications sur l'ordinateur ;

· conserver les disques dans des conditions appropriées (température de 20°C et humidité relative de 40%) ;

· graver au moins deux(2) exemplaires de tous les disques et les conserver dans les lieux différents, si possible des édifices différents ;

· ranger les disques verticalement pour éviter le gauchissement ;

· utiliser les boîtes conçus pour la conservation des supports optiques ;

· éviter d'exposer les disques au soleil, à la chaleur et à l'eau ;

· éviter les autocollants sur les disques et inscrire des renseignements uniquement sur la partie centrale et transparente du disque, qui ne comporte pas de données ;

· effectuer une vérification des disques une fois la gravure terminée ;

· prévoir des vérifications périodiques (par exemple tous les trois à cinq ans) ;

· planifier la migration des données sur un autre support (repiquage) tous les cinq ans.

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2.4.2. Supports magnétiques

Les supports magnétiques les plus répandus sont les disques durs et les bandes magnétiques. Leurs capacités de stockage sont considérables et ne cessent de s'accroitre.

Les disques magnétiques peuvent résider sur un serveur local ou distant. Le temps d'accès aux données et le taux de transfert sont plus rapides que dans le cas des supports optiques. Un protocole de sécurisation des données de types RAID (Redundant Array of Independent or Inexpensive Discs) doit être employé pour assurer la protection des données en cas de panne. En outre, il faudra assurer très régulièrement la prise de copie de sauvegarde des fichiers et conserver ces copies à l'extérieur de l'organisation.

Les cartouches magnétiques se présentent sous diverses formes : DLT (Digital Laser Tape), DAT (Digital Audio Tape), LTO (Linear Tape Open), etc. Elles sont peu pratiques pour l'accès courant aux données, car seule une lecture séquentielle des données est possible. Ces caractéristiques offrent toutefois une grande capacité de stockage à peu de frais. Encore ici, il faudra en conserver une copie dans des lieux différents, et vérifier périodiquement leur état, en recopiant au besoin les données sur un autre support³².



Figure 22 : supports de stockage optique

Figure 23 : supports de stockage magnétique

Source des images : https://www.google.ci/?gws_rd=ssl#q=bande+magn%C3%A9tique [26/08/2014]

III. RECOMMANDATIONS POUR LA NUMERISATION DES SUPPORTS

Nous ne saurions terminer ce chapitre sans évoquer quelques lignes directives pour le succès de la numérisation des différents supports d'information.

Le tableau ci-dessous résume les choix de traitement, les résolutions d'usage et les formats de conservation des différents types de documents.

³² Bibliothèque et Archives Nationales du Québec.-La numérisation des documents : méthodes et recommandation. Québec, 2012, P.28

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SUPPORT D'ORIGINE	CHOIX DE TRAITEMENT	RESOLUTION		FORMATS DE CONSERVATION	Documents textuels sur papier
Recommandés : V' 8 bits de tons de gris ; V' 8bits couleurs	V' 300 PPP / DPI	Recommandés : V' TIFF non compressé ; V' PDF/A V' XML		Documents textuels sur microfilms et sur microfiches
Recommandés : V' 8 bits de tons de gris ;	Le taux varie en fonction du facteur de réduction utilisé (exemple : 18x, 24x)	Recommandés : V' TIFF non compressé ; V' PDF/A		Cartes et Plans
Recommandés : V' 8 bits de tons de gris pour les documents noir et blanc; V' 24 bits couleurs pour les documents en couleurs.	V' 300 PPP / DPI pour les formats plus grands que 11x17 ; V' 600 PPP / DPI pour les formats plus petits que 11x17 ou pour le géoréferencement des plans.	Recommandés : V' TIFF non compressé ; V' GéoTIFF pour les plans géoréfenrencés.		Épreuves photographiques
Recommandés : V' 8 bits de tons de gris pour les épreuves en noir et blanc; V' 8bits couleurs pour les épreuves couleur, incluant les épreuves sépia.	V' 300 PPP / DPI pour les formats 8x10 et plus grands formats ; V' 600 PPP / DPI pour les formats plus petits que 8x10.	Recommandés : V' TIFF non compressé		Négatifs
Recommandés : V' 8 bits de tons de gris ; V' 24 bits couleurs	V' 2400 PPP / DPI pour les 35 mm ; V' 1200 PPP/ DPI pour les formats 21/2x21/2 ; V' 300 PPP / DPI pour le format x10.	Recommandés : V' TIFF non compressé		Diapositives
Recommandés : V' 8 bits de tons de gris pour les diapositives en noir et blanc; V' 24 bits couleurs pour les diapositives en couleurs	V' 2400 PPP / DPI pour les 35 mm ; V' 1200 PPP/ DPI pour les formats 21/2x21/2 ;	Recommandés : V' TIFF non compressé

Tableau 27 : Recommandation pour la numérisation des supports

Source : BAnQ : la numérisation des documents : méthodes et recommandations, P.29-30.

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CHAPITRE VII : PLANIFICATION DE LA MISE EN RUVRE DU PROJET

Après la présentation du projet de numérisation des archives, suit la planification de sa mise en oeuvre à laquelle, nous consacrons le présent chapitre. Dans le fond, nous présenterons les différentes phases de la mise en oeuvre de notre projet. Ce chapitre s'articule autour des phases suivantes :

§ Phase préliminaire : préparation du local (salle de traitement), collecte des documents, analyse des documents ;

· Phase de la mise en place du projet : définition du projet, financement, cahier des charges, acquisition du matériel informatique et du Logiciel GED, mise en place du Logiciel GED ;

· Phase de numérisation : préparation matérielle, numérisation des documents, traitement des fichiers images, saisie des métadonnées, stockage des données numériques, sauvegarde des données sur le serveur ;

· Phase d'exploitation : recherches des documents, affichage des résultats, visualisation, diffusion des résultats ;

· Planning de GANTT : planning des activités, commentaire du planning, planning des intervenants.

I. Phase préliminaire

Dans cette phase, nous parlerons de la préparation du locale ou de la salle de traitement des documents, de la collectes des documents ainsi que de leur analyse.

1. Préparation du local ou salle de traitement

La préparation du local ou salle de traitement à consister à inventorier le mobilier (table, chaise, etc.), le matériel technique (boîtes d'archives, chemises à rabat, etc) et le matériel informatique disponible afin de les installer dans la salle où va se dérouler les opérations de numérisation. Au total, nous avons pu disposer deux (2) grandes tables (1 bureau et 1 table de tri), quatre (4) chaises pour le personnel engagé dans le projet, du matériel de conditionnement en quantité suffisante et un ordinateur desktop.

2. Collecte des documents : les textes officiels du MENET

En nous appuyant sur les résultats de l'enquête que nous avons réalisée, nous avons prioritairement collecté les textes officiels du MENET dans le fonds documentaire que nous avons

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expertisé. Au terne de cette opération de collecte, nous avons obtenu deux cinq cent (2500) textes officiels dont :

· 02 Lois sur l'enseignement ;

· 623 Décrets ;

· 897 Arrêtés ;

· 921 Décisions ;

· 57 circulaires.

Les plus anciens des textes collectés datent de 1959.

3. Analyse des textes officiels

Après la collecte des textes officiels, nous avons procédé à leur analyse. Cette analyse a consisté à renseigner pour chaque texte, la fiche d'analyse conçue à cet effet par le Service des archives et de la documentation. En pratique, il s'est agi de remplir sur la fiche d'analyse, les champs suivants :

· Cote :..................TL

· Nature du Texte :........................

· Numéro d'enregistrement du Texte :...................

· Intitulé du Texte :..............................

· Mot-clé / Index :............................

· Nombre de Pages :...........................

· Date de numérisation :..................

· Date de saisie de la fiche :...................

· Date d'insertion du fichier image du texte :...............

Toutes ces métadonnées serviront à renseigner la base de données EMERAUDE et SYGED-IGENET.

II. Phase de mise en place du projet de numérisation

Cette phase a pour but de définir les objectifs du projet, son financement, le cahier des charges et les besoins en matériels indispensables à la réalisation de ce projet.

1. Définition de l'objectif du projet

Pour s'engager dans un projet de numérisation, il est essentiel de clairement définir les objectifs visés par celui-ci avant d'envisager la chaine des traitements des archives. De plus, les choix techniques à opérer dépendent fortement des objectifs poursuivis et des résultats attendus de la numérisation des documents.

Comme nous l'avons souligné dans le précédant chapitre, les objectifs poursuivis par notre projet de numérisation sont :

·

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la préservation et la sauvegarde des archives de l'IGENET ;

· la facilitation de la recherche et l'accès à l'information pertinente ;

· la valorisation du patrimoine documentaire de l'IGENET ;

· l'aide et la motivation de la recherche au niveau de la communauté scientifique et éducative ;

· l'économie de l'espace de conservation.

Afin de faciliter l'élaboration des objectifs d'un projet de numérisation de leurs archives, les responsables de projet de numérisation peuvent s'inspirer de l'arbre de décisions pour le projet de numérisation (Annexe 3) élaboré par le Conseil canadien des archives et disponible sur le site : www.cdncouncilarchives.ca/digitalization_fr/pdf

2. Financement du projet

Il s'agit, de trouver des partenaires financiers susceptibles d'accorder un appui financier à l'organisation en vue de réaliser son projet de numérisation de ses archives. Ces partenaires peuvent être les organisations internationales, les instituts de recherches, les collectivités territoriales ou l'État par le canal d'un Ministère.

En ce qui concerne notre projet, il a été financé sur le budget de l'Inspection Générale du MENET à hauteur de huit millions quatre cent quatre-vingt-neuf mille cinq cent quatre-vingt (8 489 580) FCFA répartis comme suit :

DESIGNATION	QUANTITE	PRIX UNITAIRE		PRIX TOTAL	Ordinateur de bureau Hp Core i3, RAM 4Go, 17"
01	500 000	500 000		Ordinateur portable Hp Core i5, RAM 4Go, 15"
01	700 000	700 000		Scanner de production Hp Scanjet 5590
02	450 000	900 000		Logiciel GED
01	3 607 800	3 607 800		Imprimante Hp Laser Jet P1102
01	150 000	150 000		Disque externe 1To
01	90 000	90 000		Onduleur
02	70 000	70 000		Boîtes d'archives
300	350	105 000		Relieur
01	50 000	50 000		Petits matériels
-	forfait	45 000		Indemnité de l'équipe de travail
-	forfait	1 500 000		TOTAL PARTIEL
		7 717 800		Imprévus (10%)
				TOTAL GENERAL

Tableau 28 : Budget prévisionnel du projet de numérisation

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3. Cahier des charges

Selon la norme AFNOR, Z67-100-3, un cahier des charges est « un document fourni par le client au fournisseur, décrivant le plus explicitement possible le contenu de la prestation attendu et des éventuelles contraintes concernant les conditions techniques de production, d'exploitation et de qualité ».

Dans le cadre de notre projet, le cahier des charges se présente comme suit :

3.1. Estimation du fonds documentaire à numériser

Le fonds documentaire concerné par le projet le projet de numérisation est estimé à deux cent mètre linéaire (200 mL), dont 2500 textes officiels doivent urgemment être dématérialisés et mis en ligne.

3.2. Equipement existant et contraintes techniques 3.2.1. Equipement existant

L'équipement existant se compose de :

· 1 ordinateur de bureau 17", RAM 4Go ;

· 1 Scanner Hp Scanjet G3110 ;

· 1 Base de données SYGED-IGENET développée sous accès 2010 ;

· 1 Table de traitement des documents.

3.2.2. Contraintes techniques Les besoins du projet sont :

· 1 ordinateur portable Hp Core i5, RAM 4Go, 15" ;

· 1 ordinateur de bureau Hp Corei3, RAM 4Go, 17" ;

· 2 scanners de production Hp Scanjet 5590 ;

· 1 Logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) ;

· 1 imprimante HP Laserjet P1102 ;

· 1 disque externe, 1To ;

· 1 onduleur ;

· 300 boîtes d'archives ;

· du matériel de bureau (stylo, gomme, crayon ; ramette,...).

3.3. Référentiels de gestion des documents numérisés

Les référentiels de traitement des documents sont :

· le cadre de classement des archives de l'Inspection Générale du MENET ;

·

80

la norme ISO 1900-1 : Gestion de documents-Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme - Partie1 : utilisation du PDF1.4 (PDF/A-1) (2005)³³ ;

· la norme ISO 18492 : Conservation à long terme de documents informationnels (2005)³⁴ ;

· la norme ISO 14641 : Archivage électronique- spécifications relatives à la conception et au fonctionnement d'un système d'information pour la conservation d'informations électroniques (2012)³⁵.

3.4. Tâches à réaliser

Les tâches à réalisées sont les suivantes :

· la numérisation des documents, en particulier les tous les textes officiels, conformément aux normes supra et à la meilleure résolution pour chaque fichier image des documents ;

· la sauvegarde des données dans le logiciel GED et base de données SYGED-IGENET;

· le traitement, le conditionnement et le classement des documents traités.

4. Acquisition du matériel informatique et du logiciel GED

4.1. Acquisition du matériel informatique et matériel de conditionnement

Sur la base de nos besoins, l'Inspection Générale du MENET a mis à notre disposition tout le matériel informatique (ordinateurs, scanneurs, imprimante) et le matériel de traitement et de conditionnement des archives.

4.2. Acquisition du logiciel GED : EMERAUDE

Entant que chef de projet, nous avons été associés à l'acquisition du Logiciel GED baptisé « EMERAUDE » présenté par l'entreprise SOLIUM, qui est spécialisée dans le développement des applications GED. Ce Logiciel devait permettre de gérer à la fois les courriers et archiver les documents natifs et existants et être accessible via Internet. A ce sujet, nous avons établi la

³³Cette norme définit le format PDF/A, format préconisé par les archives fédérales suisses et les AEG pour la conservation de documents textuels à long terme. La norme définit une liste d'exigences par rapport au format PDF1.4 et doit être donc utilisée avec la documentation relative au format PDF1.4. Il s'agit d'une norme technique à rapprocher des normes définissants les formats TIFF et JPEG.

³⁴ Cette norme fournit des conseils méthodologiques pratiques pour la préservation à long terme et la récupération de documents informationnels, dans leurs formes authentiques, lorsque le délai de conservation est supérieur à la durées de vie de la technologie (matérielle et logicielle) utilisée pour créer et maintenir l'information.

³⁵ Cette norme présente les mesures techniques et organisationnelles à mettre en oeuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité et l'exploitabilité aussi bien à court terme que dans la longue durée. Très complète, elle comprend également des informations relatives aux tiers archiveurs.

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topographie des fonctionnalités d'un Logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) à savoir : la production, la gestion, le stockage, l'archivage et diffusion des documents et des informations au format électronique.

· La fonction de production d'un Logiciel GED couvre l'acquisition des documents et leur traitement. L'acquisition comprend la numérisation des documents papier par le moyen des numériseurs qui peuvent permettre une reconnaissance des documents par lecture automatique (LAD) et une reconnaissance du texte (OCR). Un logiciel de GED peut également être alimenté par import de fichiers informatiques existants ou produire de nouveaux documents électroniques et ce, sous différents formats de fichiers. Le traitement des documents permet d'en extraire ou de renseigner des informations ou métadonnées et de les indexer pour en faciliter l'accès, le classement, la recherche et la diffusion.

· La fonction d'organisation permet la gestion de l'ensemble des étapes du cycle de vie d'un document et permet de gérer les accès en fonction des profils des utilisateurs et des niveaux de confidentialité des documents.

· Les fonctions de stockage et d'archivage permettent de respecter les obligations légales dans ce domaine, mais aussi de capitaliser l'information au sein de l'organisation dans le temps. Les outils et techniques mis en oeuvre doivent garantir l'authenticité, la pérennité, la confidentialité et l'inviolabilité des documents.

· La fonction de diffusion permet la distribution des documents selon différents canaux : Intranet, Internet, application dédiée, papier...) dans un objectif de partage de l'information.

Enfin, un Logiciel GED s'inscrit dans un ensemble plus vaste d'application informatique et permet ainsi d'enrichir le système d'information d'une organisation. Dans cette perspective, le Logiciel GED peut intégrer ou s'interfacer avec des applications :

· de gestion de contenu (CMS : Content Management Système ou WCM : Web Content Management) qui permettent la conception et la mise à jour dynamique de sites Intranet ou Internet ;

· d'archivage électronique (ERM : Electronic Record Management) ;

· de gestion et l'archivage des courriels ;

· de gestion des processus ou workflow (BPM : Business Process Management) qui permettent la mise en oeuvre de workflows dans un objectif de travail collaboratif. Au regarde des multiples fonctionnalités qu'offre le Logiciel GED, il peut permettre à l'Inspection Générale de l'Education Nationale de faire face au besoin de gestion de ses documents archives. Ainsi, il est apparu nécessaire à Monsieur l'Inspecteur Général, Coordonnateur Général de

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l'Inspection Général de l'Inspection Générale du MENET de doter sa structure du Logiciel GED « EMERAUDE » pour optimiser la gestion de son patrimoine documentaire.

5. Mise en place du Logiciel GED : « EMERAUDE »

La mise en place du Logiciel GED « EMERAUDE », repose sur le processus de production et de gestion des documents de l'Inspection Générale du MENET. Ces processus sont traduits en fonctionnalités et en Workflows au sein de l'application.

5.1. Cycle de vie d'un document paramétré

Le cycle de vie d'un document paramétré dans EMERAUDE est décrit par la figure 24 ci-dessous.

Refus



Refus

Annulation

Refus

Remplacé

Acceptation

Acceptation

Création

En rédaction

En validation

En approbation

Remplacement

Approuvé

Remplacé

Mise en approbation complexe

Acceptation ou durée dépassée

Mise en visa automatique

Modification

Archivage

En visa

Remplacé

Figure 24 : Cycle de vie d'un document dans EMERAUDE

La figure 24 décrit les différents états dans lequel peut se trouver un document dans EMERAUDE ainsi que les différentes transitions possibles.

L'utilisateur crée un document par la fonction de création et le modifie jusqu'à ce

qu'il le valide pour pouvoir le diffuser. Dans ce cas, il a deux options :

· soit, il valide le document et lance le workflow d'approbation directe ;

· soit, il a besoin des avis des autres utilisateurs, alors il lance le workflow d'approbation complexe.

Dans le second cas de figure, il choisit les différents participants au workflow : valideur, viseur, approbateur et fixe le temps imparti pour chaque étape. En recevant le document, le valideur peut soit l'accepter ou le refuser. Une fois le document reçu par les différents viseurs, ceux-ci exécutent

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au même moment la tâche qu'ils ont reçue. Si le délai imparti pour l'exécution de la tâche est dépassé, le document passe à l'état « en approbation ». L'approbateur qui reçoit une tâche peut l'accepter ou la refuser. En cas d'acceptation, le document est « approuvé ». En cas de refus par contre, le document revient à l'état « en création » et son auteur est prier de le modifier.

Il faut noter qu'un document « approuvé » et disponible dans l'application est accessible aux utilisateurs qui ont un droit d'accès. Enfin, un document à l'état « approuvé », « annulé » ou « remplacé » peut être archivé. Il ne peut donc plus être modifié et changer d'état.

5.2. Fonctionnalités du Logiciel EMERAUDE

EMERAUDE est un Logiciel spécialisé dans la gestion du courrier, le workflow et l'archivage électronique des documents. Dans le cadre de projet, nous nous limiterons aux fonctionnalités qu'offrent ledit Logiciel dans l'archivage des documents numérisés : organisation des documents, archivage, publication et modification. Les autres fonctions seront exposées dans la phase d'exploitation.

5.2.1. Organisation des documents

L'organisation des documents consiste à établir les plans de classement des archives et de la documentation de l'Inspection Générale du MENET. Ceux-ci sont représentés dans l'application dans l'application sous forme d'arborescence. Pour chaque branche du plan de classement, un droit de consultation et de modification est associé en fonction du degré de responsabilité. Les figures 25, 26 et 27 illustrent les cadres de classement des documents, des dossiers de carrière et des textes officiels du MENET.



Figure 25 : cadre de classement de la documentation



Figure 26 : cadre de classement des dossiers du personnel de l'IGENET

Figure 27 : cadre de classement des Textes officiels du MENET

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5.2.2. Archivage d'un document numérisé.

L'archivage d'un document numérisé consiste à renseigner les métadonnées, qui ont été déterminées en fonction des besoins des utilisateurs et paramétré dans l'application. Pour chaque métadonnée, son format, sa liste de valeur et son caractère obligatoire ou non a été établis. La figure 28 illustre l'archivage d'un document numérisé.



Figure 28 : Archivage d'un document numérisé 5.2.3. Publication des documents numérisés

EMERAUDE offre la possibilité de partager un document numérisé avec l'utilisateur de son choix. En effet, l'opération de publication consiste à sélectionner dans le champ « univers » de l'onglet « Publication », l'utilisateur avec lequel l'on souhaite partager le document numérique. Ainsi après l'enregistrement, le document apparait automatique dans l'espace « mes documents » de l'utilisateur avec ou sans consigne particulier (Cf. figure 29).



Figure 29 : Publication d'un document numérisé avec EMERAUDE

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5.2.4. Modification de documents

Lors de la phase de rédaction, l'auteur d'un document peut modifier le fichier ou le les métadonnées. Pour les fichiers Microsoft®Office, ils peuvent être directement modifiés de la GED en l'ouvrant dans l'application correspondante. La sauvegarde enregistre directement les modifications dans EMERAUDE.

Les pour les autres formats de fichiers existants, ils doivent être exportés par l'utilisateur sur son poste de travail. Après modification, ces fichiers modifiés sont réimporté dans l'application. Toutes les métadonnées peuvent être modifiées sauf celles qui servent à générer les identifiants, l'identifiant lui-même ainsi que toutes les informations concernant l'auteur, la date de création et les dates de modifications.

L'utilisateur peut intégrer les documents comme le montre la figure 30. Tous ces documents intégrés peuvent être visionnés, imprimés et sauvegardés.



Figure 30 : Documents intégrés dans EMERAUDE

III. Phase de numérisation

La numérisation est un procédé de reproduction des documents archives au moyen d'un scanner ou numériseur. Elle se réalise en plusieurs étapes : capture numérique, scannage des documents, traitement et gestion des fichiers images. Les lignes suivantes nous donnent le contenu de ces étapes.

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1. Capture numérique

Dans cette étape cette étape, il est essentiel de prendre en considération les processus techniques de la conversion numérique et les attributs des documents sources : taille, état du document (dégradé ou non), couleur, etc.

Ici, chaque type de document demande un traitement différent (Cf. Chapitre VI, III, Tableau 27). Dans la pratique, il s'agit de prendre un document, de le déposer dans le scanner et de l'actionner. Le résultat de toutes ces opérations permet de capter l'image du document à l'écran de l'ordinateur relié au scanner au moyen d'un câble. La figure 31 montre la capture de l'image d'un document.



Figure 31 : Capture d'un document sous le scanner Hp Scanjet 5590

2. Scannage d'un document

C'est l'étape de la numérisation en acte.

Dans le cas de notre projet, nous utilisons le scanner HP Scanjet 5590³⁶, qui est un scanner de production à plat, muni d'un chargeur automatique pouvant contenir au maximum 50 pages de documents et donner une image de haute définition avec une résolution allant jusqu'à 2400 ppp/dpi.

³⁶ Pour plus d'informations, consulter le site :

http://store.hp.com/FranceStore/Merch/Product.aspx?id=L1910A&opt=B19&sel=SCN#merch-tech-specs

Dans la pratique, pour numériser un document il faut d'abord s'assurer qu'il est au préalable débarrassé des éléments tels que les agrafes, les trombones, les élastiques et les anneaux pour ce qui concerne les documents reliés. Ensuite, on passe à la numérisation proprement dite en suivant les stades infra :

· poser le document sur la vitre ou dans le bac du scanner ;

· actionner le scanner ;

· visualiser le document à l'écran de l'ordinateur relié au scanner ;

· sélectionner la zone du document final ;

· nommer l'image obtenu ;

· enregistrer l'image.

3. Traitement des images

Après l'étape de la numérisation, il est indispensable de passer au stade de traitement des images. Cette étape concerne la modification de l'image, la modification personnalisée appliquée uniquement à certain fichiers ou traitement de l'image de masses autorisées à tous les fichiers. À titre d'exemples de traitements d'images nous pouvons citer:

· édition, retouche, amélioration, netteté, filtrage et réglage de profondeur de bit³⁷ ;

· compression ;

· conversion de format de fichiers³⁸ ;

· redimensionnement³⁹ ;

· ROC (Reconnaissance Optique des Caractères ou OCR)⁴⁰ ;

· Création de métadonnées⁴¹. La figure 32 ci-dessous, illustre une compression d'images.

Figure 32 : Compression d'images

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Source de l'image : https://www.google.ci/search?q=compression+d'image&biw

³⁷ Il faut noter que dans certains cas, le logiciel de numérisation effectue ces tâches, alors que dans d'autres, elles sont assurées par des outils d'édition d'images comme : Adobe Photoshop, Photo-Paint, ImageMagick, etc.

³⁸ Le format de numérisation original peut ne pas être adapté à toutes utilisations requises, et doit alors être converti. ³⁹Il est fort probable que les scans capturés avec une très grande résolution ne soient pas adaptés à l'affichage sur écran. Dans ce cas le redimensionnement est nécessaire pour créer des images livrables sur le Web. ⁴⁰ Conversion du texte numérisé en texte lisible par ordinateur et pouvant être recherché ou indexé. ⁴¹Ajout de texte permettant de décrire, tracer, organiser ou conserver une image.

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4. Gestion des fichiers images

La gestion des fichiers images couvre : l'identification, l'organisation, le stockage et la maintenance des fichiers images.

4.1. Identification des fichiers images

Elle consiste à nommer les fichiers images des différents documents afin d'y accéder le plus rapidement possible et de faciliter la compréhension de leur contenu, leur création et leur organisation.

Les règles d'identification des fichiers images des documents excluent certains caractères comme :

· les accents ;

· les espaces ;

· les caractères spéciaux ;

· les points «. », (sauf pour exprimer les extensions du fichier). Les principes d'identification des fichiers image des documents reposent sur des normes :

· la norme ISO/TR 13028 : 2010, Information et documentation de mise en oeuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements ;

· la norme ISO 8601 relative au « nommage » des dates.

Dans le cadre du projet de numérisation des archives de l'Inspection Générale du MENET, les fichiers des documents numérisés sont nommés suivant le schéma:

Nom du document_Date de création_Origine, comme le montre la figure 33.



Figure 33 : Identification des fichiers images

4.2. Organisation des fichiers images

Après avoir identifié les fichiers images des documents numérisés, il est important de les organiser. Cette organisation se repose sur le plan de classement⁴² des archives et de la documentation.

⁴² Celui de l'inspection Générale classe la documentation, les dossiers du personnel et les textes officiels du MENET.

Dans la pratique, on intègre les différents fichiers images des documents numérisés dans les différents dossiers du plan de cadre de classement correspondant pour les retrouver facilement en cas de recherche. La Figure 34, illustre l'organisation des dossiers des documents numérisés.



Figure 34 : Organisation des fichiers images dans EMERAUDE

4.3. Stockage des fichiers images

Le stockage ou classement des fichiers images est une étape très importante dans la chaîne de numérisation. Pour ce projet, nous avons d'abord stocké lesdits fichiers dans les différents dossiers correspondants du plan de classement. Ensuite, une copie de ces fichiers images est stockée périodiquement sur un disque externe en vue de prévenir les aléas de la technique. La Figure 35 montre le stockage d'un fichier image dans un dossier correspondant.



Tableau 35 : Stockage d'un fichier image dans un dossier correspondant

90

91

L'étape de la maintenance comprend : la sauvegarde, la migration, la conservation et la sécurisation des fichiers images.

4.4.1. Sauvegarde des fichiers images

Du point de vue informatique, la sauvegarde se définie comme « la procédure de protection des informations contenues dans un système informatique, par copie de ces informations sur disque ou bande magnétique »⁴³. Dans de ce projet, les fichiers images des documents numérisés sont automatiquement sauvegardés sur le serveur EMMERAUDE après leur dématérialisation.

La Figure 36, donne une vue des fichiers sauvegardés sur le serveur EMERAUDE.



Figure 36 : Vue des fichiers sauvegardés sur le serveur EMMERAUDE

4.4.2. Migration des fichiers images

Avec le temps, les informations numériques gravées sur des supports magnétiques ou optiques en vue de leur conservation durable finissent par se dégrader. Ce qui entraine à coup sûr une perte d'information due essentiellement à :

43 Dictionnaire de français LAROUSSE, (en ligne), URL : http://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/sauvegarde/71207, (08/09/2014).

·

92

l'instabilité des supports de conservation utilisés ;

· l'évolution différentiée des éléments constitutifs conduisant à leur dissociation ;

· l'inscription de l'information sur un support sensible à l'environnement ;

· les conditions de stockage inappropriées (température, hygrométrie, poussière, fumée de cigarette) ;

· l'usure liée à la fréquence d'utilisation ;

· mauvaise manipulation (dépôt de poussière ou débris, chocs) ;

· le non-respect des procédures de maintenance ;

· les pannes de matériels informatiques ;

· les erreurs humaines ;

· les de vandalisme et de vol ;

· les catastrophes naturelles, les sinistres, les incendies ;

· la qualité de fabrication ;

· la qualité de l'enregistrement ou de l'équipement utilisé pour procéder à l'enregistrement⁴⁴.

La figure 37 illustre la dégradation en fonction du temps d'un signal enregistré sur un support.



Figure 37 : Dégradation au cours du temps d'un signal enregistré Source : Support d'enregistre et stratégie de stockage, P.7

En prévision de la probable perte d'information due à la dégradation des supports de conservation, il est indispensable d'effectuer la migration des fichiers existants vers de nouveaux supports ou systèmes informatiques. Par exemple, avec la naissance de nouveaux systèmes d'exploitation, plusieurs administrations publiques et privées ont progressivement migré leurs données vers de

⁴⁴ BANAT-BERGER, François et HUC, Claude.-. Support d'enregistrement et stratégie de stockage. [Document électronique]. Piaf, 2011, version 1, URL : www.piaf-archives.org. [Consulté le 08/09/2014]

93

nouveaux systèmes informatiques dits de dernière génération. Les supports de stockages, eux aussi ne sont pas exempts de cette corrosion et deviennent vite obsolètes.

Conscient de tous ces aléas techniques et technologiques, le Service des archives et de la documentation de l'Inspection Générale du MENET, a opté pour la veille technologique et la migration progressive de toutes ses données vers de nouveaux systèmes informatiques et supports de conservation d'information de dernière génération, ce qui aura forcément un coût.

4.4.2.1. Types de migration des données

Il existe plusieurs types de migrations⁴⁵.

· Transfert / Refreshing : Cette transformation nommée Refreshing, consiste en un déplacement d'un support physique de stockage vers un autre plus adapté aux exigences du temps, sans toucher au train de bits contenant l'information. Ce qui permet de résoudre le problème d'obsolescence des supports physiques.

· Normalisation : c'est une transformation qui conduit à changer le format des fichiers en séparant les données et informations, de tout outil ayant servi à leur constitution, et à les convertir dans un nouveau format standardisé offrant de plus grande garantie de pérennité. Cette méthode peut parfois entrainer des pertes d'information difficiles à identifier. Elle nécessite une veille technologique permanente au sujet des nouveaux standards ouverts et des normes, ainsi que le suivi des modifications des versions logicielles.

· Migration de données : Cette transformation vise à modifier l'ensemble des données gérées par un système informatique source (matériel et logiciel) pour pouvoir les utiliser sur un autre système cible.

· Migration de système : Elle vise à transformer un logiciel pour le faire fonctionner sur un autre ordinateur.

4.4.2.2. Outils de migration des données.

Il existe plusieurs outils de migration des données. Parmi eux, nous pouvons citer :

· Tolend : c'est un outil de génération de code (qui permet l'exécution de script) pour la transformation des données ;

· Nag migrate : c'est un outil d'analyse de migration (générateur de code) permettant de fusionner des systèmes hétérogènes et de transférer des volumes importants de données complexes du système de l'application source vers le système cible.

⁴⁵ Migration. [En ligne]. http://fr.wikipedia.org/wiki/Migration 28%informatique%29. [Consulté le 08/09/2014]

·

94

RECODE Data : c'est une solution intégrant la génération automatique de code, la fiabilisation des données sources et les tableaux de bord métiers pour la validation.

4.4.3. Conservation des fichiers images

Dans le cadre de notre projet, les fichiers images des documents numérisés sont automatiquement conservés sur le serveur EMERAUDE. Cette conservation est rendue possible grâce au paramétrage du scanner de production utilisé, comme le montre la figure 38. De plus, une copie de tous les fichiers images est également conservée sur un disque externe de 1 Téra (1To).



Figure 38 : Paramètre du Scanner Hp Scanjet 5590 dans EMERAUDE. 4.4.4. Sécurisation des fichiers images

La sécurité de l'information est au coeur de la gestion des documents numériques. Elle concerne l'ensemble des moyens (organisation, acteurs, procédures et systèmes informatique) nécessaires à l'élaboration, au traitement, au stockage, à l'acheminement et à l'exploitation des informations⁴⁶.

⁴⁶ Secclor Technology. 2014. « Sécurité et système d'information », dépliant. P.4

95

En effet, lorsqu'un système de sécurité de l'information fonctionne mal, il est exposé à toute sorte d'attaque des cybercriminels, d'où l'importance de sa sécurisation. Cette sécurisation des données se situe à trois. D'abord, il faut sécuriser le système de sauvegarde lui-même. En effet, les entreprises ont pour habitude de gérer sécurisé uniquement les données qu'elles partagent. Elles gagneraient à mettre uns système de sauvegarde et de sécurité automatique et périodique de toutes leurs ressources informationnelles. Ensuite, il faut protéger les données au plan local. À cet effet, les entreprises publiques et privés doivent sécuriser les données de leurs personnels au plan local sur des disques durs ignifuges et hydrofuges, c'est-à-dire des disques qui résistent à l'épreuve du feu et de l'eau. Enfin, il faut décentraliser le système de sauvegarde des données. Il s'agit en clair de sauvegarder aussi bien au plan local qu'en ligne (hors site) toutes les données informationnelles de l'entreprise. Cette dernière technique est avantageuse, car elle à la structure de récupérer facilement ses données informationnelles en cas de catastrophe.

C'est dans cette perspective, que l'Inspection Générale du MENET a acquis le serveur EMERAUDE pour préserver et sauvegarde localement et en ligne toutes ses ressources informationnelles.

IV. Phase d'exploitation

La phase d'exploitation des données couvre : la recherche, l'affichage, la visualisation et la diffusion ou communication.

1. Recherche des données

La recherche des données est une phase importante du projet de numérisation. En effet, le projet de numérisation ne servirait à rien si les informations stockées ne sont pas accessibles. Dans la pratique, il s'agit de formuler une requête à l'aide d'un index ou descripteur et par texte intégral (full text) à partir la base de données locale SYGED-IGENET ou le serveur distant EMERAUDE à l'adresse publique via internet: http://41.207.214.227/tablette emeraude

Les figures 39 et 40 montrent respectivement les recherches à partir des outils SYGED-IGENET et EMERAUDE.



96

Figure 39 : Recherche des données sur serveur

2. Affichage des données

Cette opération est la réponse à la requête formulée au stade « recherche de données ». Dans la pratique, il s'agit de valider la recherche pour que le résultat s'affiche automatiquement. Les figures 40 et 41 montrent les écrans d'affichage des résultats des recherches.



Figure 40 : Résultat d'une requêté à partir de SYGED-IGENET



Figure 41 : Résultat d'une requête avec EMERAUDE

3. Visualisation des données

Après l'affichage du résultat de la requête, il est toujours important de le visualiser, pour vérifier s'il s'agit réellement du document dont l'utilisateur recherche pour conduire son dossier. Dans la base de données

SYGED-IGENET, il faut double cliquer sur l'onglet : Pièce jointe ( ), puis cliquer sur l'onglet ouvrir
de la fenêtre qui apparait pour visualiser le résultat de la recherche comme le montre les figures 43 et 44.



97

Figure 42 : Visualisation du résultat avec la base SYGED-IGENET



98

Figure 43 : Visualisation du résultat avec EMERAUDE

4. Diffusion ou communication des données

Il s'agit de partager, de publier l'information recherchée. Elle peut se faire en ligne comme au plan local à partir de la base de données SYGED - IGENET.

Lorsqu'elle se passe en ligne, soit l'utilisateur lui-même accède aux données numériques après avoir satisfait aux conditions d'accès que lui impose le système de sécurité du logiciel, soit, l'administrateur de la base de données lui envoie par e-mail, les informations qu'il sollicités. La communication peut également se faire sur des supports de conservation tels que : un externe, une clé USB, un CD ou un DVD.

V. Planning de GANTT et des intervenants

La mise en oeuvre du projet de numérisation nécessite une planification des activités des intervenants. Dans cette partie, nous présenterons le diagramme de GANTT des activités et des intervenants que nous commenterons par la suite.

ACTIVITES

2013

2014

INTERVENANTS

Novembre

Décembre

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Août

Septembre

Octobre

Novembre

Décembre

Chef de projet

Recherche de financement

Economat IGENET

Rédaction de cahier des charges

Chef de projet

Acquisition du matériel informatique

Economat IGENET

Acquisition du Logiciel GED

Economat IGENET

Installation du matériel informatique

Entreprise Solium + Informaticiens

Mise en place du Logiciel GED

Entreprise Solium + Informaticiens

Formation du personnel sur le Logiciel

Entreprise Solium + Informaticiens

Préparation matérielle à la numérisation

Equipe d'Archivistes

Scannage des documents

Equipe d'Archivistes

Traitement des fichiers

Equipe d'Archivistes

Saisie de métadonnées

Equipe d'Archivistes

Stockage des fichiers

Equipe d'Archivistes

Sauvegarde des données

Equipe d'Archivistes

Evaluation du dispositif

Chef de projet

Rédaction du rapport bilan

Chef de projet

99

Tableau 29 : Planning de GANTT et des intervenants

100

1. Commentaire du diagramme de GANTT

· Définition du projet : [octobre 2013]

C'est une étape très importante qui consiste à fixer les objectifs du projet de numérisation. De sa réussite, dépendant le succès du projet. Activité confiée au Chef de projet.

· Recherche de financement : [Novembre -- Décembre] 2013

Le projet de numérisation a un coût. Pour se faire, il faudra trouver des moyens financiers auprès de certains partenaires et bailleurs de fonds pour le réaliser. Activité confiée à l'Econome.

· Rédaction de cahier des charges : [Décembre 2013]

Cette étape a permis de formuler les besoins en matériels informatique, Logiciel de gestion et autres besoins en rapport avec le projet de numérisation. Activité confiée au Chef de projet.

· Acquisition du matériel informatique : [Janvier 2014]

Elle a consisté à acheter et à installer le matériel informatique et les scanners de production nécessaires à la réalisation du projet. Activité confiée à l'Econome.

· Acquisition du logiciel GED : [Février 2014]

Cette phase correspond à l'achat du Logiciel GED : Emeraude, dédié à l'archivage des documents numériques. Activité confiée à l'Econome.

· Mise en place du logiciel GED : [Février 2014]

Cette étape correspond à l'implantation du Logiciel GED (Emeraude) : paramétrage, attribution des droits d'accès, etc. Activité confiée à l'Entreprise Solium et aux informaticiens.

· Formation du personnel au Logiciel GED : [Février -- Mars] 2014

Cette étame est très importante. Elle consiste à former le personnel du service des archives et de la documentation à l'utilisation du Logiciel EMERAUDE. Cette formation a été assurée par l'entreprise Solium, fournisseur dudit Logiciel GED. Activité confiée à l'Entreprise Solium et aux informaticiens.

· Préparation matérielle à la numérisation : [Mars -- Avril] 2014

Cette étape a consisté à sélectionner tous les documents à numériser ; à les désagrafer et à les analyser avant de les numériser. Activité confiée à l'équipe d'Archivistes.

· Scannage des documents : [avril -- septembre] 2014

C'est le coeur du projet proprement dit. Cette phase s'étend du mois d'avril au mois de septembre 2014 (6 mois), et consiste à dématérialiser tous les documents (par ordre de priorité établi par l'enquête que nous avons réalisée) au moyen du scanner de production Hp Scanjet 5590.

Activité confiée à l'équipe d'Archivistes.

· 101

Traitement des fichiers : [avril -- octobre] 2014

Le traitement des fichiers consiste par exemple à les pivoter /retourner ; recadrer ; éclairer en cas d'opacité de l'image ; corriger les défauts du document et à nommer le fichier afin de faciliter sa recherche. Activité confiée à l'équipe d'Archivistes.

· Saisie des métadonnées : [Mai -- octobre] 2014

Elle consiste à capter les informations relatives au document numérisé grâce à un formulaire intégré au Logiciel EMERAUDE. Activité confiée à l'équipe d'Archivistes.

· Stockage des fichiers : [Juin -- Octobre] 2014

Le stockage des fichiers se fait automatiquement sur le serveur EMERAUDE après l'opération de saisie des métadonnées. Activité confiée à l'équipe d'Archivistes.

· Sauvegarde des données : [Juin -- Novembre] 2014

Il s'agit de constituer une copie de secours de tous les documents numérisés sur un disque externe de 1 Téra (1000 Go) au cas où le serveur n'est pas accessible. Les copies sauvegardées servirons au moment de la migration des données sur d'autres support ou lors de l'intégration dans un autre système d'information. Activité confiée à l'équipe d'Archivistes.

· Evaluation du dispositif : [Octobre -- Novembre] 2014

Cette phase permettra de faire un bilan à mi-parcours du dispositif GED mis en place depuis quelques mois. Elle permettra de mesurer les nouveaux acquis et corriger les quelques éventuelles disfonctionnement, mais surtout l'impact du système sur notre environnement de travail. Activité confiée au Chef de projet.

· Rédaction de rapport bilan : [Novembre -- Décembre] 2014

Cette phase fait suite à la précédente. À la fin de l'évaluation, nous allons rédiger un rapport dans lequel nous ferons un bilan à mi-parcours du projet. Nous passer en revue les différentes fonctionnalités, les acquis, les difficultés rencontrées, les dysfonctionnements à corriger et l'évolution du projet. Activité confiée au Chef de projet.

102

CHAPITRE VIII : SUIVI ET EVALUATION DU PROJET

Tout système nouvellement mis en place a besoin d'être testé pour s'assurer qu'il est efficace.

Dans ce chapitre consacré au suivi et évaluation du projet, nous aborderons les outils de suivi et évaluation et ferons un bilan à mi-parcours de notre projet.

Au titre des outils de suivi et évaluation, nous verrons le tableau de bord et les normes en vigueur. Au titre du bilan, nous dresserons un bilan partiel du projet et terminerons par les perspectives.

I. Outils de suivi et évaluation du projet

1. Tableau de bord de suivi et évaluation

Le Tableau 31, constitue un guide pour la réalisation de ce projet. Il a été distribué à tous les acteurs. Des réunions périodiques seront organisées pour faire le point de l'avancement des travaux.

ACTIVITÉS	DIFFICULTÉS	RESULTATS	ÉCHEANCES		OBSERVATIONS	Définition du projet
R.A.S	Objectifs fixés	Décembre 2013	Activité réalisée		Recherche de financement
R.A.S	Financement trouvé	Nov.- Déc. 2013	Activité réalisée		Rédaction de cahier des charges
R.A.S	Cahier rédigé	Décembre 2013	Activité réalisée		Acquisition du matériel informatique
R.A.S	Matériels acquis	Janvier 2014	Activité réalisée		Acquisition du Logiciel GED
R.A.S	Logiciel acquis	Février 2014	Activité réalisée		Installation du matériel informatique
R.A.S	Matériels installés	Février 2014	Activité réalisée		Mise en place du Logiciel GED
R.A.S	Logiciel mis en place	Février 2014	Activité réalisée		Formation du personnel à l'utilisation du Logiciel GED
R.A.S	Formation réalisée	Fév. - Mars 2014	Activité réalisée		Préparation matérielle à la numérisation
R.A.S	Documents préparés	Mars-avril 2014	Activité réalisée		Scannage des documents
R.A.S	Documents scannés	Avril-sept.2014	Activité en cours		Traitement des fichiers
R.A.S	Fichiers traités	Avril- oct. 2014	Activité en cours		Saisie de métadonnées
R.A.S	Métadonnées saisies	Mai - oct. 2014	Activité en cours		Stockage des fichiers
-	Fichiers stockés	Juin - oct.2014	Activité en attente		Sauvegarde des données
-	Données sauvegardées	Juin.-Nov.2014	Activité en attente		Evaluation du dispositif
-	Dispositif évalué	Oct. -nov. 2014	Activité en attente		Rédaction du rapport bilan
-	Rapport rédigé	Nov.-Déc. 2014	Activité en attente

Tableau 31 : Tableau de bord suivi-évaluation des activités du projet

Les observations nous permettent de noter que 9 activités sur 16 ont été réalisées, soit un taux de 56,25% ; trois (3) activités sur 16 sont en cours de réalisation, soit 18,75% et quatre (4) activités sur 16 sont en attente, soit 25%.

Le taux d'exécution des activités du projet atteindra les 75% d'ici à la fin du mois d'octobre 2014.

103

2. Normes des documents électroniques

En pilotant ce projet de numérisation des archives de l'Inspection Générale du MENET, notre souci majeur était de travailler dans le strict respect des normes⁴⁷ de gestion des documents électroniques.

Notre intention n'est pas de les énumérer toutes, mais de citer celles auxquelles nous nous sommes référés dans la conduite de notre projet. À l'image des textes juridiques (Constitution, Lois, Décret), les normes consultées peuvent être structurées à trois niveaux :

Au premier niveau se trouvent les normes de stratégie :

· ISO/TR 15801 :2004, Images électronique - stockage électronique d'informations - Recommandations pour les informations de valeur et leur fiabilité;

· ISO 15489-1 : 2001, Information et documentation - « Records management » - Partie 1 : Principes directeurs;

· ISO 15489-2 :2001, Information et documentation - « Records management » - Partie 2 : Guide pratique;

· ISO/TR 18492 : 2005, Conservation à long terme d'information documentaire -- basée électronique ;

Le deuxième niveau est constitué des normes de conception et d'exploitation des systèmes d'archivage :

· NF Z 42-013 :1999, Conception et exploitation de système d'archivage électronique;

· ISO/TR 22957 :2009, Gestion de documents -- Analyse, choix et mise en oeuvre de systèmes de gestion de documents électroniques (EDMS) ; Le troisième niveau quant à lui, est constitué des normes technologiques :

· ISO 19005-1- Gestion de documents -- format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme -- Partie 1 : utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1) ;

· ISO/IEC 17345 :2006, Technologies de l'information - échange de données sur cartouches de disques de 130 mm de diamètre, pour réécriture et pour «write read many », de densité ultra-optique (UDO) -- capacité : 30 Go par cartouche -- Première génération ;

· ISO/IEC 13346-3 :1999, Technologies de l'information -- structure de volume et de fichier de moyens d'écriture unique et de réécriture utilisant un enregistrement non séquentiel pour l'échange d'information -- Partie 3 : structure de volume ;

· ISO 22938 : 2008, Gestion de documents -- format d'échange de données pour la gestion de documents/contenu électronique ;

· ISO/WD 23868.2 -- Gestion des informations stockées sur média optique.

⁴⁷ APROGED. Normes applicables à la GEIDE et à l'archivage électronique. 2008, P.4

104

Par ailleurs, nous nous sommes appuyés sur la norme ISO 9000 -- Management de la qualité, pour que notre travail respect les normes de qualité.

II. Bilan et perspectives du projet

Dans cette partie de notre travail, nous dresserons un bilan partiel de nos activités et les perspectives de notre projet.

1. Bilan partiel du projet

Comme le projet cours encore (Cf. Tableau 32 : Tableau de bord de suivi-évaluation des activités du projet), le bilan que nous dressons dans cette partie, est un bilan partiel des activités exécutées. Il se limitera aux points suivants :

· Volume des activités réalisées ;

· Documents déjà numérisés ;

· Volume des activités restantes ;

· Difficultés rencontrées

1.1. Volume des activités réalisées

Selon le tableau de bord de suivi-évaluation des activités du projet, 56,25% des activités ont été réalisées. Ces tâches réalisées concernent :

· la définition du projet ;

· la recherche de financement ;

· la rédaction de cahier des charges ;

· l'acquisition du matériel informatique ;

· l'acquisition du logiciel GED ;

· l'installation du matériel informatique ;

· la mise en place du logiciel GED ;

· la formation du personnel sur le logiciel GED.

1.2. Documents déjà numérisés

Conformément aux résultats de l'enquête menée dans la conduite de notre projet de numérisation, les documents à dématérialiser prioritairement étaient les « textes officiels --Lois, Décrets, Arrêtés, circulaires, Notes de service - ». À ce jour, tous les 2500 textes officiels sélectionnés ont été numérisés, soit 100% de notre objectif des documents à numériser. Les documents dématérialisés sont composés de :

· 2 lois sur l'enseignement ;

· 623 décrets ;

· 897 arrêtés ;

· 921 décisions ;

· 57 circulaires

105

Tous les textes numérisés sont accessibles en ligne par les utilisateurs sous condition d'un droit d'accès. Les mêmes textes officiels ont été enregistrés dans la base de données locale SYGED-IGENET.

1.3. Volume des activités restantes

Il représente un taux global de 43,75%, qui se décompose comme suit : 18,75% d'activités en cours et de 25% d'activités en attente.

1.4. Difficultés rencontrées

Les difficultés rencontrées lors de la réalisation de ce projet résident essentiellement dans la collecte des textes officiels. En effet, certains textes dont nous avions les références manquaient à notre collection. C'est ainsi que nous avons effectué des recherches auprès des directions et services du MENET ainsi qu'au Journal officiel de la République de Côte d'Ivoire, en vue de leur collecte. Par ailleurs, il faut ajouter qu'environ 30% des utilisateurs ne disposent pas encore de droit d'accès leur permettant d'effectuer des recherches en lignes. Le service informatique est vivement à l'oeuvre pour que les utilisateurs restants aient leur autorisation d'accès.

2. Perspectives d'évolution du projet

Les objectifs fixés par le projet de numérisation des archives de l'Inspection Générale du MENET seront atteints à la fin de délai prévu au calendrier des activités eu égard au volume du travail restant (25%). L'équipe du projet travaille avec dévouement et sans relâche pour faire aboutir le projet et tenir dans le délai requis. Au terme de ce projet, l'Inspection Générale du MENET basculera définitivement dans la gestion électronique de ses documents. Il serait donc souhaitable, que l'Inspection Générale du MENET prenne des mesures adéquates pour pérenniser cette opération de numérisation de ses archives, qui passe nécessairement par :

· le renforcement de la capacité d'hébergement du serveur de diffusion EMERAUDE ;

· l'acquisition de nouveaux matériels et outils informatiques, en tenant compte de l'évolution de la technologie qui impose sans cesse de nouvelles méthodes de travail dans un environnement nouveau ;

· la formation constante du personnel du service des archives et de la documentation, à l'utilisation de ces nouveaux outils de travail ;

· la formation de tous les usagers aux techniques de recherche de l'information sur le serveur de diffusion EMERAUDE ;

· l'attribution systématique des droits d'accès aux nouveaux personnels de l'Inspection Générale du MENET.

106

CONCLUSION

Ce mémoire nous a permis de réfléchir sur le projet de numérisation des archives de l'Inspection Générale du Ministère de l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique de la Côte d'Ivoire en vue d'offrir une meilleure qualité de service aux usagers du Service des archives et de la documentation de ladite structure.

Pour bien mener notre étude, nous sommes partis de la définition du cadre conceptuel et méthodologique, pour aboutir à la présentation et la planification de la mise en oeuvre du projet en passant par la situation du cadre institutionnel et l'analyse de l'existant.

La première partie de notre travail, nous a permis de déterminer les objectifs visés par ledit projet. Ensuite, nous avons procédé à une enquête au moyen d'un questionnaire introduit auprès du personnel de l'Inspection Générale et autre usager du Service des archives et de la documentation afin de maîtriser l'environnement aussi bien interne qu'externe du projet.

La seconde partie de notre étude concernant le cadre institutionnel et l'analyse de l'existant, nous a permis de présenter notre cadre de travail et de faire le point de l'existant sur les plans humains, matériels, financiers ainsi que les activités et les services rendus par le Service à charges des archives et de la documentation.

Enfin, la troisième partie réservée à la présentation et planification de la mise en oeuvre du projet, nous a permis de décrire notre projet, d'étudier ses contraintes, sa mise en oeuvre et de voir le mécanisme de suivi et évaluation du système mis en place.

Pour finir, il faut noter que la dématérialisation des textes officiels de 1960 à 2013, leur sauvegarde sur le serveur de diffusion et leur accès en ligne, est un test réussi pour le début ce projet de numérisation de l'ensemble des archives de l'Inspection Générale du MENET, car cela permettra désormais aux usagers du service des archives et de la documentation d'accéder en lignes ,en fonction de leur droit aux ressources documentaires dont ils auront besoin dans la conduite de leur projet de travail.

En vue de pérenniser le projet de numérisation de ses archives, l'Inspection Générale du MENET devra non seulement procéder progressivement à la migration et à la sauvegarde de ses données numériques sur des supports en fonction de l'avancée de la technologie pour ne pas perdre ses données, mais aussi former son personnel à la maîtrise de nouveaux outils de traitement et d'archivage électronique des documents.

107

BIBLIOGRAPHIE

· Monographies

· Travaux universitaires

· Articles, Notes et Communications

· webographie

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[03]. l'UFR SJAP de l'Université de Cocody Abidjan. Mémoire de Master 2 en SID, option Technologie de l'information : EBAD, UCAD, Dakar, 2010, 148 P.

[04].

MEYER, Camille.- La numérisation ou construction d'une mémoire virtuelle. Mémoire de DESS : Université Paris IV, Sorbonne. 66 P.

REBMEISTER, Karine.- Les bibliothèques et la numérisation des manuscrits médiévaux : pourquoi,

[5]. comment pour quel résultat ? Mémoire d'études : ENSSIB. 2002, 150 P.

SETA, Frédérique. -- Le rôle de la numérisation dans la mise en valeur des fonds patrimoniaux :

[6]. l'exemple de la bibliothèque interuniversitaire Cujas. Mémoire d'étude : ENSSID. 1999, 95 P.

THEBAUT, Sébastien.- Les logiciels libres en documentation.- Mémoire DUT : information et

[7]. documentation d'entreprise. Bordeaux : IUT Michel de Montaigne, 2004, 104 P.

THEISEN, Marina.- La Banque centrale du Luxembourg : de la bibliothèque traditionnelle à la

[8]. Bibliothèque numérique. Mémoire de Maîtrise en Sciences de l'Information documentaire (MSID). Université de Nancy 2 : Nancy, 2004, 69 P.

109

ARTICLES, NOTES ET COMMUNICATIONS

1011.

1021.

1031.

BANAT-BERGER, Françoise et Claude HUC. Intégrité, authenticité et preuve (note de cours section 10, version 1) : PIAF, 2011, 22 P.

BANAT-BERGER, Françoise et Claude HUC. Métadonnées (note de cours section 9, version 1) : PIAF, 2011, 35 P.

BIBLIOTHÈQUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QUEBEC. La numérisation des documents : Méthodologie et recommandations, version revue et corrigée : BAnQ, Québec, 2012, 34 P.

1041. CLAERR, Thierry et Jean-François MOUFFLET. Panorama de la numérisation du patrimoine écrit : Ministère de la Culture et de la Communication, Paris, 2001, 19 P.

1051. Conseil Canadien des Archives. Numérisation et archives : Comité de préservation, 2002, 10 P. 1061. Conseil Canadien des Archivistes. Guides Pratiques pour les projets de numérisation. 7 P.

1071. DEBANT, Anne et Patrick PERROT. Numériser les documents (note de cours Module 9-section 2, version 1) : PIAF, 2011, 106 P.

1081.

1091.

DIOUF, Diéyi. Archivage et diffusion électroniques des thèses et mémoires à l'Université CHEICKH Anta Diop de Dakar. Communication : BBF, Paris, 2009, T.54, n°2, P.1-6

DUCRY, Emmanuel et Anouk Dunant GONZENBACH. Les normes ISO : Le RM et l'archivage électronique à moyen et à long terme. 2013, 4 P.

1101. FALAVARD, Hélène. Mettre en place un projet de numérisation : CNRS-UJF, Grenoble, 2005, 66 P.

1111.

1011.

LIRE, Zakari. De la numérisation à la diffusion en ligne de Thèse et mémoires africains : l'expérience réussie d'une gestion de projet de Bibliothèque numérique par le CAMES. Communication : IAALD XIII th world congress, Montpellier, 26 -29 avril 2010, 10 P.

WEBOGRAPHIE

Archives Nationales du Québec. Guide d'imagerie numérique. Québec : Archives nationales du Québec. http://www.anq.gouv.qc.ca/pdf/GUIDEIMAGE.pdf [consulté le 12/08/2014]

BANAT-BERGER, François et HUC, Claude.-. Support d'enregistrement et stratégie de stockage. 1021. [Document électronique]. Piaf, 2011, version 1, URL : www.piaf-archives.org.

[Consulté le 08/09/2014]

Canada. Patrimoine canadien. Programme de culture canadienne en ligne (PCCE) : Normes et lignes 1031. directrices pour les projets de numérisation. Ottawa. http://www.pch.gc.ca/ccop-pcce/pubs/ccop-pccguide f.pdf [consulté le 12/08/2014]

1041.

1051.

1061.

Compression d'image. https://www.google.ci/search?q=compression+d'image&biw [consulté le 02/09/2014]

Dictionnaire de français LAROUSSE, (en ligne), URL :

http://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/sauvegarde/71207 [Consulté le 08/09/2014]

EMERAUDE WEB. http://41.207.214.227/tablette emeraude/ [Consulté chaque jour depuis le 01/04/2014]

1071. Inspection Générale du MENET. www.menci-igen.net [Consulté chaque jour depuis le 01/01/2014]

1081.

1091.

1101.

1111.

Migration. [En ligne]. http://fr.wikipedia.org/wiki/Migration 28%informatique%29. [Consulté le 08/09/2014]

Ministère de la Culture et de la Communication. Guide des bonnes pratiques de la numérisation.

Paris : MCC. http://www.numérique.culture.fr/fr/europe/documents/bonnes pratiques.pdf [11/05/2014]

Ministère de la Culture et de la Communication. La numérisation du patrimoine culturel. Paris : MCC. http://www.culture.gouve.fr/culture/mrt/numérisation/ [consulté le 20/04/2014]

Ministère de la Culture et de la Communication. Modèle de cahier des charges, questions juridiques. Paris : Direction du Livre et de la lecture. http://www.culture.gouv.fr/culture/mrt/numérisation/fr/dll/ [consulté le 15/08/2014]

110

ANNEXES

· Questionnaire

· Fiche d'analyse des textes officiels

· Arbre de décision pour des projets de numérisation

111

ANNEXE 1

QUESTIONNAIRE

Enquête en vue de la rédaction d'un mémoire de fin d'études

Madame / Monsieur,

Ce questionnaire vous est adressé dans le cadre de la rédaction d'un mémoire de Master 2 en Sciences de l'Information Documentaire (SID) portant sur le thème : « Numérisation des archives de l'Inspection Générale du Ministère de l'Éducation Nationale et de l'Enseignement Technique de la Côte d'Ivoire ». Il est destiné aux Inspecteurs Généraux de l'Éducation Nationale, aux Inspecteurs de l'Enseignement Secondaire, aux personnels administratifs de l'Inspection Générale de l'Éducation Nationale et de l'Enseignement Technique ainsi qu'à toute personne physique ou morale du système éducatif ivoirien. Il vise à recueillir les besoins documentaires des usagers et à mesurer les forces et faiblesses du service archives et documentation dans la conduite du projet cité ci haut.

Vous remerciant d'avance pour votre précieuse collaboration, nous vous serons gré de répondre objectivement aux questions posées.

I. IDENTIFICATION (facultatif)

Prénoms:..........................................................................................

Nom


· ............................................................................................... Fonction : (cochez une case)

q Inspecteur Général ;

q Inspecteur de l'enseignement secondaire ;

q Personnel administratif ;

q Autre (préciser) :........................................................................

II. LE SERVICE DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION (SAD)

1. Fréquentez-vous le SAD ? (cochez une case)

q Oui;

q Non;

2. Si oui, à quel rythme ? (cochez une case)

q Très souvent ;

q Quelque fois ;

q Occasionnellement.

112

3. Comment avez-vous connu le SAD ? (cochez une case) ;

q Par un collègue ;

q Par un dépliant ;

q Par internet ;

q Lors d'une mission de l'Inspection Générale de l'Éducation Nationale;

q Autre (préciser) :..................................................................

4. Que recherchez-vous au SAD ? (choix multiple)

q des informations ;

q des documents ;

q effectuer des recherches ;

q consulter des documents.

q Autre, précisez :.................................................................

5. Comment vous documentez vous habituellement ? (choix multiple)

q Service archives et de la documentation ;

q Documents personnels ;

q Internet ;

q Rencontres scientifiques

q Autre (préciser) :............

6. Quel(s) type(s) de document(s) recherchez-vous le plus au SAD? (choix multiple)

q Textes officiels (Lois, Décrets, Arrêtés, Décisions, Circulaires, Conventions);

q Journaux officiels ;

q Dossiers d'études ;

q Livres ;

q Revues/magazines ;

q Dossiers documentaires ;

q Presse écrite ;

q Autre (préciser) :............

7. Sur quel support l'information vous est-elle communiquée ? (choix multiple)

q Physique (papier) ;

q Numérique (Cd, Clé USB...);

q Les deux (physique et numérique).

8. 113

Êtes-vous satisfaits des prestations du SAD ? (cochez une case)

  Oui ;   Non ;

  Je ne sais pas.

9. Parvenez-vous toujours à retrouver l'information recherchée ? (cochez une case)

  Oui ;

  Non ;

  Je ne sais pas.

III. PROJET DE NUMERISATION DES ARCHIVES DE L'IGENET

10. Quels sont les avantages de la numérisation des archives ? (choix multiple)

  Réduction de la masse documentaire ;

  Préservation et sauvegarde de l'information ;

  Réduction du temps de recherche de l'information ;

  Autre (préciser) :........................................................................

11. Quels sont selon vous les documents à numériser en priorité ? (marquer 1;2; 3;...)

  Textes officiels (Lois, Décrets, Arrêtés, Décisions, Circulaires, Conventions);

  Procès-verbaux de passation de charges ;

  Allocutions /communications /Discours;

  Rapports bilans des missions ;

  Rapports annuels des activités de l'Inspection Générale ;

  Dossiers de carrières ;

  Rapports périodiques des établissements ;

  Livres ;

  Revues / Magazines

12. Quels autres types de documents souhaiteriez-vous voir numérisés ?

...............................................................................................................

13. Souhaiteriez-vous que ces documents soient accessibles en ligne ?   Oui   Non

14. Disposez-vous d'un point d'accès à Internet ?   Oui

  Non

15. Disposez-vous d'un droit d'accès au serveur de l'IGENET ?   Oui

  Non

16. Parvenez-vous à trouver les documents recherchés sur le serveur IGENET?

  Oui   Non

Si non, dites pourquoi ?

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&.

Si oui, appréciez le temps mis pour trouver l'information.

  Très rapide   Rapide

  Pas rapide

17. Selon vous, le projet de numérisation des archives contribuera-t-il à la modernisation de l'Inspection Générale du Ministère de l'Education Nationale ?

  Oui ;

  Non ;

  Ne sais pas

IV. PÉRENNISATION DU PROJET DE NUMÉRISATION DES ARCHIVES

18. Quelles suggestions pourriez-vous faire sur la pérennisation du projet de numérisation des archives de l'IGENET?

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&..

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&..

114

Merci de votre aimable collaboration !

115

ANNEXE 2 :

Fiche d'analyse des textes officiels du MENET



ANNEXE 3 :



116

Arbre de décision pour des projets de numérisation

L'accès à des copies numériques

i

oblige généralement à un traitement plus précis (tri, description 4 OUI et indexation) de l'unité de description.

Le niveau de préparation
intellectuel est-il suffisant pour
donner accès aux copies
numériques ?

Le service d'archives doit planifier le traitement intellectuel

NON de l'unité de description avant
d'entreprendre la numérisation.

117

I

Le service d'archives a-t-il envisagé de s'associer à des partenaires pour réaliser ce projet ?

· Numérisation par une entreprise privée

· Mise en commun de ressources avec des organismes du milieu

Le service d'archives et son
organisme parrain disposent-ils
des ressources (humaines, finan-
cières, matérielles, technologiques)
nécessaires pour réaliser l'objectif
du projet de numérisation et pour
le maintenir à long terme ?

· Préparation intellectuelle

· Préparation matérielle°

· Numérisation

· Contrôle de la qualités

· Stockage

· Repérage

· Diffusion

· Migration et conversion

Des ressources humaines,

financières, matérielles, technologiques insuffisantes

NON peuvent amener une modifica-
tion de l'ampleur du projet ou la sélection d'une autre unité de description.

4 OUI

Les moyens techniques utilisés

ont un impact considérable sur le

plan financier, sur la gestion du

projet, sur l'utilisation présente

et future des copies numériques 4 OUI

ainsi que sur la pérennité de

l'information numérique.

W

Les moyens techniques⁶ à
utiliser pour réaliser l'objectif
du projet de numérisation
ont-ils été identifiés ?

· Type d'image (n&b ou couleur;
nombre de bits)

· Format de fichier (tiff, jpeg, mpeg,
mp3, imagettes, etc.)

· Densité^, (en dpi) et dimension
(en pixels) de l'image

· Stockage (disque dur, cédérom, etc.)

· Repérage (base de données)

· Diffusion (Internet, cédérom, etc.)

Étudier les meilleurs moyens

NON disponibles et choisir ceux qui

permettent de satisfaire l'objectif.

a

° Y compris l'application de mesures de conservation préventive et, s'il y a lieu, la restauration des documents.

⁵ Les services d'archives doivent développer une procédure rigoureuse de contrôle de la qualité. Ce contrôle de la qualité s'exerce à trois étapes : d'abord, lors de la préparation d'un cahier des charges utile autant lorsque le projet est réalisé à l'interne qu'à l'externe; ensuite, lors des principales étapes de réalisation du projet; finalement, lors de la livraison du produit final.

s En ce qui concerne les moyens techniques et leur impact sur la réalisation des objectifs en relation avec les ressources disponibles, lire Chapman dans Sitts (2000), Fleischauer (1998), Kenney dans Kenney et Rieger (2000), Price-Wilkin dans Kenney et Rieger (2000), Puglia et Roginski (1998), Puglia (1999), et Puglia dans Sitts (2000). À propos du contrôle de la qualité, le lecteur consultera Rieger dans Kenney et Rieger (2000).

⁷ Le service d'archives qui envisage permettre la reconnaissance optique des caractères dans ses documents textuels rendus accessibles sous forme numérique devra choisir une densité satisfaisant à cet objectif.

118





119

TABLE DES MATIERES

DEDICACE 4

REMERCIEMENTS 5

SOMMAIRE 6

RÉSUMÉ 7

SIGLES ET ABBREVIATIONS 8

LISTE DES TABLEAUX 9

LISTE DES FIGURES 10

AVANT-PROPOS 12

INTRODUCTION 13

PREMIERE PARTIE : 14

CADRE CONCEPTUEL ET MÉTHODOLOGIQUE 14

CHAPITRE I : CADRE CONCEPTUEL 15

I. OBJECTIFS DE L'ETUDE 15

1. Objectif général 15

2. Objectifs spécifiques 15

2.1. Réduire les risques de dégradation naturelle des documents 15

2.2. Diffuser les documents en ligne 15

2.3. Réduire le volume des archives physiques 15

2.4. Diffuser les imprimées en haute définition 16

3. Résultats attendus 16

II. PROBLEMATIQUE 16

III. JUSTIFICATION DU CHOIX DU SUJET 17

IV. DEFINITION DES TERMES DU SUJET 17

1. Numérisation 17

2. Numériser 18

3. Archives 18

4.4. Archives numériques 19

4.5. Archives numérisées 19

4.6. Archives informatiques 19

4.7. Archivage électronique 19

CHAPITRE II : CADRE MÉTHODOLOGIQUE 20

I. METHODES DE COLLECTE ET D'ANALYSE DES DONNEES 20

1. Méthodes de collectes des données 20

1.1. L'étude documentaire 20

1.2. L'observation directe 20

120

1.3. L'enquête par questionnaire ou questionnaire 21

2. Méthodes d'analyse des données 22

II. OUTILS DE GESTION DE SUIVI ET D'EVALUATION 22

1. Le tableau de bord de suivi 23

2. La veille 23

DEUXIEME PARTIE : 24

PRESENTATION DU CADRE INSTITUTIONNEL 24

ET ANALYSE DE L'EXISTANT 24

CHAPITRE III : PRESENTATION DU CADRE INSTITUTIONNEL 25

I. Présentation de l'Inspection Générale de l'Education Nationale et de l'Enseignement Technique 25

1.1. Historique 25

1.2. Missions, organisation et fonctionnement 25

1.3. Les services de l'Inspection Générale de l'Education Nationale 27

II. Présentation du Service archives et documentation (SAD) 28

2.1. Historique 28

2.2. Situation Géographique 28

2.3. Missions, attributions et fonctionnement 28

2.4. Les ressources du service archives et documentation (SAD) 29

2.5. Fonds documentaire 29

2.6. Les outils de gestion du service Archives et Documentation 30

2.7. Les services offerts 30

CHAPITRE IV : ANALYSE DE L'EXISTANT 31

I. ANALYSE INTERNE 31

1. Capacités du Service Archives et Documentation 31

2. Activités et productions 33

II. ANALYSE EXTERNE 34

1. Environnement institutionnel 34

1.1. Tutelle administrative 34

1.2. Place du SAD au sein de l'Inspection Générale du MENET 35

1.3. Relation du SAD avec les autres Services Archives du MENET 35

2. Modèle de numérisation des archives par la Primature 35

CHAPITRE V : RESULTATS DE L'ENQUÊTE 36

1. Présentation du questionnaire 36

2. Administration du questionnaire 36

3. Résultats de l'enquête par questionnaire 37

121

TROISIÈME PARTIE : 54

PRESENTATION ET PLANIFICATION 54

DE LA MISE EN OEUVRE DU PROJET 54

CHAPITRE VI : PRESENTATION DU PROJET DE NUMÉRISATION 55

I. DESCRIPTION DU PROJET DE NUMÉRISATION 55

1. Contexte du projet 55

2. Objectifs du projet 55

3. Choix des documents à numériser et échéancier du projet 56

4. Analyse des besoins et des ressources disponibles 56

5. Numérisation des archives 57

6. Circuits de numérisation, de sauvegarde et de diffusion des documents numériques 59

7. Modalités d'accès et de diffusion 60

II. CONTRAINTES DU PROJET DE NUMÉRISATION 62

1. Contraintes archivistiques et cadre juridique 62

1.1. Intégrité et valeur juridique des documents numériques 62

1.2. Documentation du processus de numérisation 63

1.3. Destruction des documents sources 63

1.4. Respect du droit d'auteur 64

1.5. Accès à l'information 64

1.6. Protection des renseignements personnels et confidentiels 65

2. Contraintes techniques 66

2.1. Outils de numérisation 66

2.2. Résolution et mode d'image 70

2.3. Formats de conservation des fichiers et compression 71

2.4. Support de stockage et protection des fichiers 73

III. RECOMMANDATIONS POUR LA NUMERISATION DES SUPPORTS 74

CHAPITRE VII : PLANIFICATION DE LA MISE EN OEUVRE DU PROJET 76

I. Phase préliminaire 76

1. Préparation du local ou salle de traitement 76

2. Collecte des documents : les textes officiels du MENET 76

3. Analyse des textes officiels 77

II. Phase de mise en place du projet de numérisation 77

1. Définition de l'objectif du projet 77

2. Financement du projet 78

3. Cahier des charges 79

122

3.3. Référentiels de gestion des documents numérisés 79

3.4. Tâches à réaliser 80

4. Acquisition du matériel informatique et du logiciel GED 80

4.2. Acquisition du logiciel GED : EMERAUDE 80

5. Mise en place du Logiciel GED : « EMERAUDE » 82

5.2. Fonctionnalités du Logiciel EMERAUDE 83

5.2.1. Organisation des documents 83

5.2.2. Archivage d'un document numérisé. 84

5.2.3. Publication des documents numérisés 85

5.2.4. Modification de documents 86

III. Phase de numérisation 86

1. Capture numérique 87

2. Scannage d'un document 87

3. Traitement des images 88

4. Gestion des fichiers images 89

4.1. Identification des fichiers images 89

4.2. Organisation des fichiers images 89

4.3. Stockage des fichiers images 90

4.4. Maintenance des fichiers images 90

4.4.1. Sauvegarde des fichiers images 91

4.4.2. Migration des fichiers images 91

4.4.2.1. Types de migration des données 93

4.4.2.2. Outils de migration des données. 93

4.4.3. Conservation des fichiers images 94

4.4.4. Sécurisation des fichiers images 94

IV. Phase d'exploitation 95

1. Recherche des données 95

2. Affichage des données 96

3. Visualisation des données 97

4. Diffusion ou communication des données 98

V. Planning de GANTT et des intervenants 98

1. Commentaire du diagramme de GANTT 100

CHAPITRE VIII : SUIVI ET EVALUATION DU PROJET 102

I. Outils de suivi et évaluation du projet 102

1. Tableau de bord de suivi et évaluation 102

123

2. Normes des documents électroniques 103

II. Bilan et perspectives du projet 104

1. Bilan partiel du projet 104

1.1. Volume des activités réalisées 104

1.2. Documents déjà numérisés 104

1.3. Volume des activités restantes 105

1.4. Difficultés rencontrées 105

2. Perspectives d'évolution du projet 105

CONCLUSION 106

BIBLIOGRAPHIE 107

ANNEXES 110