3.5. Les dossiers d'audit et papiers de travail
3.5.1. Le dossier d'audit
Les dossiers d'audit constituent la mémoire
écrite des différentes étapes de la mission. Il a pour but
de recenser, rassembler et retrouver les informations récoltées
ou produites au cours de la mission. Il permet à l'auditeur de justifier
les conclusions de son rapport par des données convenablement
classées, structurées et archivées ; et de pouvoir
répondre ainsi à toutes questions ou contestations. Du plus
simple au plus complexe, le dossier d'audit n'est
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pas organisé selon une norme universelle : chaque
entreprise, chaque service d'audit à la sienne. Certains
préconisent un classement selon l'importance des papiers, d'autres enfin
selon la chronologie. Il n'est pas de méthode préférable
à une autre mais il est essentiel de s'en tenir à la
méthode qui a été retenue et donc essentiel d'en avoir
une. (RENARD, 2010). Le dossier d'audit est constitué de façon
plus large de quatre (04) types de dossiers :
? Le dossier synthétique ou dossier principal qui
comporte l'ordre de mission, les organigrammes, les informations
financières, les rapports d'audit antérieur, le rapport d'audit
final etc. ;
? Le dossier analytique ou dossier de travail qui rassemble
les documents issus de la phase de vérification, notamment les documents
de travail de l'auditeur
? Le dossier annexe ; il contient les informations
historiques sur la fonction auditée, la documentation relative aux
thèmes traités, les documents épais reçus des
audités ou produits par les auditeurs ;
? Le dossier administratif ; qui contient les états
d'avancement successifs, la liste des points en suspens, le budget des frais de
la mission, l'ensemble des correspondances et échanges etc.
En général, les dossiers analytique et annexe
sont souvent regroupés, ainsi que le dossier synthétique et le
dossier de travail.
3.5.2. Les papiers de travail
La nécessité d'une normalisation est
impérative : tout document écrit ou édité doit
avoir un format standard prédéfini. L'auditeur doit fuir les
feuilles volantes diverses et variées, il doit utiliser toutes les
ressources qui permettent de s'y retrouver facilement. Le papier de travail est
le support obligatoire de tout constat, de toute observation : rien ne doit
être laissé à la mémoire, l'auditeur est «celui
qui note tout ».
Ces papiers de travail doivent être
référencés. Tout commence par la numérotation du
rapport d'audit, laquelle peut correspondre à un numéro de
mission figurant sur le plan. Ce numéro de rapport fait apparaître
en clair l'année de l'audit et peut se référer ensuite
soit à une séquence, soit à une nature de mission. Comme
les rapports d'audit, chaque papier de travail doit avoir un numéro de
référence qui doit être croisé avec les documents
correspondants du dossier d'audit : c'est le « cross referencement ».
En sus de la référence, chaque papier de travail doit
obligatoirement comporter les indications suivantes :
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? nom de la Société auditée ;
? désignation du service audité ;
? nom de l'auditeur ;
? date
D'où l'intérêt à utiliser des
documents standards pré imprimés (Renard, 2012).
Apres avoir présenté le concept d'audit interne,
il est important de faire une revue de la littérature sur la notion
d'évaluation et de performance.
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