2.3 Les études institutionnelle et organisationnelle
de projet
L'administration et la gestion peuvent paraître comme une
condition nécessaire quand à la réussite ou à
l'échec d'un projet.
En effet, une programmation des taches, une définition et
une délimitation des fonctions efficaces rendent une meilleure
allocation des ressources imputables souvent aux lenteurs et autres goulots
d'étranglements constatés dans le fonctionnement des
différents services administratif, technique ou financier du projet.
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2.3.1 L'analyse institutionnelle de projet
Lors de la conception d'un projet, l'analyse institutionnelle
détermine le degré de relations du projet avec son environnement
externe.
Par ailleurs, cette conception doit au préalable tenir
compte de l'environnement institutionnel dans lequel le projet va se mouvoir.
Il s'agit essentiellement :
- des dispositions administratives et réglementaires en
vigueur dans le secteur ou dans le pays : le statut juridique du projet, le
code des investissements, le code des douanes,la fiscalité applicable,
les procédures et les aides à la création de projet...,
- la capacité des institutions à répondre
aux besoins du projet en particulier les institutions de crédit, les
associations professionnelles, le système éducatif
(prévision de la demande de formation en fonction du besoin du
projet).
2.3.2 L'analyse organisationnelle de projet
L'aspect organisationnel s'articule autour de l'environnement
interne du projet. L'organisation est « la création d'un ordre qui
permet de rationaliser les procédures et d'attribuer clairement les
responsabilités en matière de prise de décisions et de
répartition de taches ».
Cette analyse est indispensable pour un fonctionnement
économique et rentable de l'organisation. La structure de l'organisation
n'est pas une opération isolée et indépendante, elle doit
en effet être conçue en fonction de la finalité du
projet.
Cette conception est un élément indispensable
pour le fonctionnement du projet et repose sur la définition des
fonctions et des taches de chaque acteur du projet ,du style de gestion et des
principes d'organisation. En principe, l'aspect organisationnel se
résume à la structure et à la description des
fonctions.
2.3.2.1 La structure de l'organisation du
projet
La structure de l'organisation correspond à
l'établissement de l'organigramme du projet et repose sur :
- l'attribution de fonctions aux unités organiques,
- l'attribution de postes aux unités organiques,
- la disposition des postes dans l'ordre hiérarchique.
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2.3.2.2 L'organisation des procédures et des
instruments
Pour organiser le travail, les postes doivent être
mentionnés et les responsabilités de chaque
agent définies à travers une élaboration des
procédures de base (procédures de recrutement, de passation de
marché, comptable et financier ...).
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