Memoire Online - Contribution à l'amélioration des procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou: cas de GETMA Bénin (Groupement d'Entreprises de Transports Maritime et Aérien )

e transport, du latin trans qui veut dire au-delà et portare qui signifie porter, est le fait de porter quelque chose ou quelqu'un d'un lieu à un autre.

Le transport maritime demeure le plus utilisé dans le transport des marchandises, car sur les longues distances, il est, pour les charges importantes, le plus économique et parfois, le seul disponible.

Le transport maritime s'appuie toujours sur une infrastructure que constituent les ports maritimes.

En effet, un port est un endroit situé sur le littoral maritime, sur les berges d'un lac ou sur un cours d'eau et destiné à accueillir les bateaux et les navires. Un port peut remplir plusieurs fonctions, mais doit avant tout permettre d'abriter les navires pendant les opérations de chargement et de déchargement, et aussi faciliter les opérations de ravitaillement et de réparation des navires.

Au-delà d'un lieu de séjour des navires, le port constitue un lieu de rupture de charge où les formalités administratives sont accomplies pour l'enlèvement et l'expédition des marchandises.

En effet, plusieurs sociétés interviennent dans le port pour offrir diverses prestations de service aux opérateurs économiques, aux armateurs. Parmi ces sociétés, on retrouve GETMA BENIN qui intervient au port de Cotonou en offrant ses services en consignation et en transit.

Notre passage au sein de cette société anonyme nous a permis de recenser certaines faiblesses que nous avons regroupées en diverses problématiques.

Compte tenu de la complexité que revêt chacune de ces problématiques et compte tenu de la durée de notre temps de passage dans cette structure, nous ne saurions prétendre aborder tous ces problèmes et suggérer des solutions dans un seul mémoire.

Aussi, avions nous tenu compte de nos compétences en gestion des transports et logistique pour mener notre étude sur la problématique liée à l'amélioration des procédures d'enlèvement des marchandises.

En effet, il est d'une importance capitale que les entreprises visent la satisfaction de leurs clients car c'est à travers celle-ci qu'elles sont qualifiées de performantes. L'un des critères de performance est le respect rigoureux des délais de livraison. Ainsi le non respect des délais de livraison entraîne une perte de clients d'où une chute de chiffres d'affaires.

Les délais de livraison étant liés aux procédures d'enlèvement des marchandises, nous avons jugé opportun de formuler notre thème de la façon suivante :

« Contribution à l'amélioration des procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou : cas de GETMA BENIN »

La première partie de notre étude portera sur la présentation de la structure d'accueil et de la définition de la problématique. Dans une seconde partie nous présenterons et analyserons les résultats de nos recherches. Enfin nous apporterons nos suggestions pour améliorer le système de fonctionnent de cette société.

CHAPITRE PREMIER : LA PRESENTATION DU CADRE DE L'ETUDE.

SECTION I : La présentation de l'entreprise

PARAGRAPHE I : La genèse

A- Le GETMA INTERNATIONAL

La société GETMA (Groupement d'Entreprises de Transports Maritime et Aérien) a vu le jour en 1978 en Guinée à l'initiative du groupe DAHER. Sa mission était de gérer le contrat conclu par DAHER dans le cadre du sommet de l'OUA de 1979. Depuis ce temps GETMA est devenu le partenaire privilégié des autorités portuaires de Conakry et a largement participé au développement du port autonome de Conakry. GETMA, en Guinée est connu sous la dénomination de TRANS AFRICA.

Au début de la décennie 90, un bureau commercial et d'exploitation fut créé à Paris après que GETMA Guinée fut repris par l'homme d'affaires Richard TALBOT. Ce dernier a eu pour ambition de fonder un réseau d'agences de consignation et de transit afin d'offrir aux armateurs, opérateurs de navires et entreprises de négoce un choix alternatif face aux multinationales françaises installées le long de la côte ouest africaine.

Actuellement, GETMA dispose en Afrique de 21 agences, dans 15 pays, créées sur autofinancement. Les filiales africaines et le bureau de coordination sont regroupés sous la société GETMA International au capital privé de 7.623.000 euros.

Avec un chiffre d'affaires de plus de 100 millions d'euros déjà en 1999, GETMA a su se hisser comme le premier réseau d'agences totalement indépendant sur la côte ouest africaine grâce au savoir-faire de plus de 700 personnes qu'elle emploie.

Ce savoir-faire technique, sa structure financière solide et son expérience font qu'aujourd'hui, GETMA se présente comme un véritable professionnel du transport international. GETMA s'est surtout spécialisé dans la consignation (agent maritime), la manutention et la commission de transport.

Cet essor lui permit de s'implanter par autofinancement dans plusieurs pays dont le BENIN en 1994.

Section I.1 B- Le GETMA-BENIN

L'agence béninoise de GETMA ne devient pas immédiatement autonome dès sa création, elle fit d'abord partie d'un groupement d'entreprises de transports maritime et aérien appelé GETMA SIMTRAM BENIN en 1994. Ce n'est qu'après la dissolution de ce groupe que GETMA-BENIN fut créé le 12 novembre 1998, mais les activités proprement dites n'ont débuté qu'en octobre 2000, où il accueillit son premier navire du nom de KOTA ADAYAT.

Ainsi, il débuta avec la consignation et la manutention. Mais la nécessité d'opérer dans le domaine du transit se fit sentir et en 2001, le service transit fut créé.

Dans le cadre des opérations de Consignation, GETMA se présente comme le représentant des armateurs PIL (Pacific International Lines) et LINEA MESSINA. PIL en effet est un service de ligne qui s'occupe de l'acheminement de marchandises en conteneurs depuis le continent asiatique vers le continent africain. C'est un acteur important du commerce Asie Afrique puisqu'il achemine plus de 200.000 conteneurs par mois vers l'Afrique. LINEA MESSINA assure les liaisons maritimes sûres et rapides entre le sud de l'Europe et les principaux pays du bassin méditerranéen, L'Afrique, le Moyen Orient et le sous continent de l'Inde. La ligne MESSINA est un réel pont sur l'océan qui assure le transport rapide de marchandises diverses et variées.

Mais en dehors de cette activité de consignation, fruit des partenariats PIL-GETMA et LINEA MESSINA-GETMA, GETMA-BENIN assure aussi la consignation des navires tramps, c'est-à-dire n'assurant pas de lignes régulières. Ici il s'agit surtout des vraquiers qui transportent souvent du riz de Thaïlande, du sucre du Brésil et aussi des tankers spécialement conçus pour le transport de pétrole, de gaz...

De l'autre côté, GETMA exécute des missions de transitaire pour divers clients tant au Bénin que vers les pays enclavés comme le Niger et le Burkina-Faso. A ce titre, GETMA est en partenariat avec la société française NECOTRANS, commissionnaire de transport, qui organise des groupages en conteneur qu'elle achemine sur le Bénin.

Les opérations de transit concernent aussi bien le domaine maritime que celui aérien.

Située dans la rue de la Grande Gare OCBN au quartier GUINKOMEY, lot 544 parcelle K, la société GETMA-BENIN est une société filiale de GETMA International. Elle a comme principales activités le Shipping (Consignation) et le Transit.

GETMA-BENIN est une société anonyme au capital de 100.000.000 FCFA versés par cinq actionnaires de nationalité française. Le principal actionnaire est GETMA INTERNATIONAL.

Comme toutes sociétés de nationalité béninoise, GETMA-BENIN est enregistré au registre de commerce sous le numéro 23656 B. Son personnel est déclaré à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale sous le numéro 22182, son numéro IFU étant 2957191085445

PARAGRAPHE II : L'organisation et le fonctionnement de GETMA BENIN

La société GETMA-BENIN est décomposée en divers centres de responsabilités ou diverses directions, qui sont reliées par des rapports fonctionnels et hiérarchiques. Ainsi, pouvons-nous interpréter son organigramme de la façon suivante :

A- La direction régionale

Elle assure la supervision du travail exécuté par la direction administrative et financière, mais aussi les missions accomplies par la direction d'agence ou d'exploitation. Elle effectue le contrôle de la procédure de travail de tout le personnel. Le Directeur régional contrôle l'action de toute la société dont il est le premier responsable. Le siège de la direction régionale est à Lomé (TOGO).

B- La direction d'agence

La direction d'agence, à laquelle est directement rattaché le secrétariat de direction joue localement le rôle de Directeur Régional et assure également les fonctions de Directeur d'exploitation. La direction d'exploitation regroupe les services shipping, transit, commercial et le secrétariat de direction.

C- La direction administrative et financière

Cette direction gère toutes les activités administratives et financières de l'entreprise. Elle s'occupe de tout ce qui concerne la gestion du personnel et les prises de décisions relatives au fonctionnement de la société qui sont de son ressort ; elle ne s'immisce pas dans l'aspect technique relatif aux différents services. Elle est donc en relations avec toutes les structures de la société.

La direction administrative et financière coordonne le travail des différentes structures financières telles que la caisse, la facturation, la comptabilité et le recouvrement.

A cette grande direction sont rattachés deux services : les ressources humaines et l'informatique.

Le service des ressources humaines est une entité administrative spécialisée dont le rôle consiste fondamentalement à fournir des conseils et assistance technique et administrative, de façon à permettre aux chefs hiérarchiques d'assumer leurs responsabilités en matière de gestion des ressources humaines.

Elle a pour activité spécifique, la planification, le recrutement, la formation, la motivation, la rémunération, le contrôle et l'évaluation des ressources humaines.

La société GETMA-BENIN est un système complexe par lequel transitent de très nombreux flux d'informations. L'enjeu de toute entreprise, qu'elle soit de négoce, industrielle ou de prestation de services, consiste donc à mettre en place un système destiné à collecter, mémoriser, traiter et distribuer l'information en temps réel.

Ainsi, le service informatique de GETMA-BENIN a pour mission le suivi et la maintenance du parc informatique de la société. Il dispose des machines et des logiciels modernes qui répondent aux critères de la technologie actuelle. Il veille à la bonne utilisation des machines par le personnel. Il a aussi pour mission de contrôler le personnel pour qu'il n'utilise pas l'internet pour autres raisons que professionnelles. Tous les soirs, à la fin de la journée, il fait le point de la journée dans les différents départements, et l'envoie au service comptabilité. Cette opération est appelée « interface ».

Le service informatique est en relation avec tous les départements de la société.

D- La direction shipping

Le principal rôle de cette direction est la consignation des navires. Sa mission commence par des formalités administratives relatives à tout navire. Elle se poursuit avec le chargement ou le déchargement des marchandises, ''opérations de quai''. Spécialement dans le cadre de ces opérations, elle loue les services de la Société de Manutention du Terminal à Conteneurs (SMTC) pour la manutention des navires porte-conteneurs, et de la Société Béninoise de Manutention Portuaire (SOBEMAP) pour la manutention des navires tramps.

E- La direction transit

La direction transit s'occupe des formalités administratives et douanières pour l'enlèvement et l'expédition des marchandises pour le compte de son client, tant sur le plan maritime que aérien et est en interconnexion avec NECOTRANS pour des chargements de groupages maritime et aérien. Elle s'occupe également des opérations de réacheminement des marchandises vers les pays de l'hinterland.

F- La direction commerciale

Entité très importante de la société, elle a pour mission d'aller à la recherche des clients potentiels, de consolider les liens avec les différents clients de la société afin de les fidéliser. Elle joue un rôle prépondérant dans le remplissage des navires en essayant d'octroyer des conditions de chargement attrayantes aux chargeurs par la négociation du fret, d'éventuelles réductions de surestaries et la transmission des doléances des clients aux armateurs PIL et LINEA MESSINA.

SECTION II : Les ressources, les activités et les performances de l'entreprise

Paragraphe I : Les ressources de l'entreprise.

A- Les ressources humaines

GETMA-BENIN dispose d'un personnel qualifié et dévoué, dont l'effectif total est de 52 personnes, qui mettent leurs compétences et leur savoir faire à sa disposition pour son bon fonctionnement. Toutes les catégories socioprofessionnelles y sont représentées. Le tableau ci-dessous présente l'effectif et la part en pourcentage de chaque catégorie socioprofessionnelle dans l'effectif total du personnel.

Tableau n°1 : Classification des agents de GETMA par catégorie socioprofessionnelle

La société GETMA BENIN ne dispose pas assez de cadres supérieurs, cela peut avoir une répercussion sur son rendement.

B- Les ressources matérielles et financières

Il s'agit ici des moyens matériels dont dispose l'entreprise pour la réalisation de ses activités. En comptabilité, ils sont appelés '' les immobilisations '', les infrastructures, le matériel et équipement d'exploitation.

On distingue deux sortes d'immobilisations à savoir les immobilisations incorporelles et les immobilisations corporelles.

Les ressources matérielles de l'entreprise sont recensées dans le tableau ci-après :

Postes (éléments)	Valeur d'origine	Amortissement (31/10/2009)	VNC (31/10/2009)
Immobilisations incorporelles (I)	19 706 926	19 286 160	420 766
Logiciels	19 706 926	19 286 160	420 766
Immobilisations corporelles (II)	422 175 527	305 417 231	116 758 296
Aménagements bureaux Matériels de manutention Matériels de bureaux Matériels informatiques Mobiliers de bureaux Mobiliers et matériels de Logement Matériels de transport (véhicules) Matériels de transport (motos)	97 028 795 - 29 191 543 114 875 792 37 727 842 34 703 320 103 248 234 5 400 000	47 066 582 - 27 491 327 102 287 749 28 577 009 24 647 425 70 272 616 5 074 521	49 962 213 - 1 700 216 12 588 043 9 150 833 10 055 895 32 975 618 325 479
Total (I) + (II) :	441 882 452	324 703 390	117 179 062

En matière de ressources financières, GETMA BENIN dispose des avoirs en caisses et dans quatre banques de la place : Ecobank, BSIC (Banque Sahélo sahélienne pour l'Industrie et le Commerce), SGBBE (Société Générale des Banques du Bénin) et Bank Of Africa.

Paragraphe 2 : Les activités et les performances de l'entreprise

A- Les activités de l'entreprise

GETMA BENIN est subdivisé en deux grands départements : le shipping et le transit.

Le shipping offre deux prestations de service : l'échange documentaire et l'assistance aux navires.

L'échange documentaire est une opération au cours de laquelle le destinataire de la marchandise ou son mandant apporte des preuves pour justifier de son droit de propriété sur la marchandise. GETMA en contrepartie l'autorise à rentrer en possession de la marchandise.

GETMA facture les frais de l'échange documentaire dans les conditions où le client se présente au guichet dans un délai bien précis. Au-delà de ce délai, il lui facture les frais de surestaries.

L'assistance aux navires est une opération par laquelle l'agent maritime ou le consignataire assiste les navires dans leurs opérations dans l'enceinte portuaire. Ainsi, il accomplit les formalités administratives nécessaires à l'accostage et à l'appareillage des navires, veille sur les navires et assiste les membres de l'équipage tout au long de leur séjour à quai.

A la fin des opérations, toutes les dépenses engagées pour l'assistance aux navires y compris les différentes commissions sont facturées à l'armateur.

Les clients de GETMA BENIN recherchent une bonne prestation de services, à faible coût et dans un délai très bref. Ainsi, les clients de GETMA BENIN souhaitent une réduction de leur temps d'attente devant les guichets de l'échange documentaire, et la suppression des tracasseries et de la lenteur administrative nuisible.

La société GETMA BENIN a de nombreux concurrents dont les plus redoutables sont MAERSK, GROUPE BOLORE, MSC etc.

Le département shipping de GETMA BENIN a plusieurs prestataires de services, notamment pour son activité d'assistance aux navires, au nombre desquels nous avons essentiellement la capitainerie du port de Cotonou pour les formalités relatives à l'accostage, à l'appareillage et au ravitaillement en eau des navires, les shipchandlers pour le ravitaillement des navires en vivres, les hôtels (BENIN MARINA HOTEL, HOTEL DU PORT, HOTEL DE L'ENTENTE) pour l'hébergement des navigants, certaines compagnies aériennes (AIR France, AIR MAROC) etc.

La principale prestation de service que le département de transit offre est l'accomplissement des formalités administratives relatives à l'enlèvement des marchandises à l'importation et leur acheminement à l'exportation aussi bien dans le maritime que dans l'aérien.

A la fin de chaque opération, GETMA facture ses clients. Cette facture prend en compte les débours et les différentes commissions.

Les clients de ce département trouvent abordables les coûts relatifs à l'enlèvement de leurs marchandises mais souhaitent un respect des délais de livraison.

Par rapport à cette prestation, GETMA a de nombreux concurrents dont les plus redoutables sont MAERSK, le groupe Bolloré, SOBEMAP, MSC, CONTRAT BENIN, CAT Bénin Logistique, etc.

Les principaux fournisseurs de ce département de transit sont les transporteurs routiers, le Port Autonome de Cotonou, les différents manutentionnaires, les sociétés de consignation.

Dans le but de fournir une bonne prestation de services à sa clientèle et de faire face à la concurrence, GETMA BENIN dispose de logiciels et équipements informatiques modernes pour la gestion des flux d'information tels que les logiciels THALIA et winSPOT.

Le logiciel THALIA dispose de plusieurs fonctions : le Thalia-Page et le Thalia-Compta.

Thalia-page est adapté à tous les plans de paye, grâce au paramétrage des rubriques qui composent le bulletin. Les phases de traitement sont hiérarchiques, tant pour la bonne lecture des rubriques que dans les opérations à produire pour établir le bulletin.

Thalia-Compta offre une convivialité majeure pour la lecture des données comptables et un accès aux fonctions avancées, à la déclaration de TVA ou la liasse fiscale complète.

Le logiciel winSPOT gère les flux import et export permettant de récupérer un manifeste export à l'origine pour en faire un manifeste import à destination.

Il gère les dossiers avec un suivi détaillé de la documentation. Il est capable de prendre en compte les débours pour un calcul de marge instantané.

Débarquement, sortie de conteneurs pleins ou vides, entrée de pleins ou de vides, transfert, embarquement sont saisis en quelques clics de souris.

Le winSPOT est un outil puissant de recherche qui permet de connaître à tout moment la situation d'un conteneur sur un terminal à conteneurs.

B- Les performances de l'entreprise

L'évolution du nombre d'escales par année pour la direction de shipping et l'évolution du nombre des dossiers traités par année au niveau de la direction de transit sont plus illustratifs comme critères de performances.

L'évolution du nombre d'escales par type de navire, de 2005 à septembre 2009 est mentionnée dans le tableau suivant :

Tableau n°3 : Tableau de l'évolution du nombre d'escales par année depuis 2005 jusqu'en septembre 2009

L'évolution du nombre d'escales enregistré depuis l'année 2005 jusqu'en septembre 2009 est représentée par la courbe ci-après :

Figure n°1 : Courbe de l'évolution du nombre d'escales par année depuis 2005 jusqu'en septembre 2009

La courbe représentée montre une augmentation continue du nombre d'escales de 2005 à 2009, avec une légère diminution relevée en 2007. Ceci témoigne de la bonne performance du département shipping de GETMA BENIN.

L'évolution des dossiers traités par la direction de transit du 1^er janvier 2005 en 30 octobre 2009 est mentionnée dans le tableau suivant :

Tableau n°4 : Tableau de l'évolution du nombre de dossiers traités par année depuis 2005 jusqu'en octobre 2009

La courbe ci-après montre l'évolution du nombre de dossiers traités par année depuis 2005 jusqu'en octobre 2009.

Figure n°2 : Courbe de l'évolution du nombre de dossiers traités par année depuis 2005 jusqu'en octobre 2009

La courbe représentée montre une diminution continue du nombre de dossiers traités de 2005 à 2009, avec une légère augmentation relevée en 2007. Ceci témoigne de la mauvaise performance du département transit de GETMA BENIN.

CHAPITRE DEUXIEME : DES OBSERVATION DU STAGE A LA FORMULATION DE LA PROBLEMATIQUE.

Ce chapitre sera consacré à la restitution des observations du stage, à l'identification des problématiques possibles et à la spécification du sujet.

Section 1 : La restitution des observations du stage

Nous avons effectué notre stage pendant deux mois dans les deux départements de GETMA-BENIN. Nous avons observé le fonctionnement de ces départements dont nous faisons la restitution des travaux effectués.

Paragraphe 1 : Les travaux effectués

Le stage a commencé par une prise de contact avec l'ensemble du personnel des différents services de la société. Après quoi, fut mis en application le programme qui ordonna le passage dans les deux départements composant l'entreprise.

A- Le Transit

Au service transit, il nous a été permis de suivre les différentes opérations : depuis la réception des dossiers jusqu'à la remise de la marchandise au destinataire. Nous avons plus été occupés par le transit maritime où les tâches étaient plus considérables que par le transit aérien.

Les opérations de transit commencent dès réception des documents relatifs à la marchandise :

L'ordre de transit se présente comme le contrat entre GETMA BENIN et son client, un document dans lequel celui-ci définit exactement la mission qu'il entend.

Une fois l'ordre de transit reçu avec les documents y afférents, GETMA BENIN est garant de la marchandise pour ce qui concerne l'enlèvement jusqu'à la livraison. Il engage donc les opérations de transit en procédant d'abord à l'échange documentaire. Pour faire l'échange documentaire, on rassemble les documents suivants :

§ La carte d'importateur du client en cours de validité si la marchandise est destinée à la commercialisation ;

Sur les originaux de connaissements on met la mention suivante : `' Pour acquit, Cotonou le (date)........'' Puis l'on appose le cachet de la société, la signature et le numéro de la carte d'identité de l'enleveur.

En général, les frais de l'échange documentaire diffèrent d'une société à l'autre mais généralement tournent autour de 32500 F CFA pour les connaissements des marchandises conteneurisées.

Pour les conventionnels tels que le fer, le riz, etc., les frais de l'échange sont calculés à raison de 118 F CFA la tonne, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) comprise.

Puis intervient la saisie de la déclaration douanière qui est une opération très délicate puisque l'agent de transit a ici la responsabilité de déclarer à la douane toutes les spécifications concernant la marchandise et qui figurent sur le connaissement, notamment le poids, le nombre de colis, la description de la marchandise. C'est en fonction de ces informations que le logiciel de déclaration automatique de la douane indique le montant des droits et taxes à payer.

Avant de procéder à l'étape de la saisie de la déclaration et au paiement des frais de douane, pour gagner du temps, on paie en même temps l'acconage. Les documents nécessaires pour le paiement de l'acconage sont :

Les redevances d'acconage varient selon d'une part le type de conteneur et d'autre part le manutentionnaire.

Ensuite on procède au paiement des fais relatifs au port. A ce niveau les documents qu'il faut sont :

Derrière la photocopie du connaissement on signe, on met le cachet de la société et on notifie la date probable de l'enlèvement. Après le paiement de ces frais on prend la facture du port.

On paie aussi les droits et taxes relatifs au CNCB dont la composition du dossier à fournir est :

Les frais du CNCB sont calculés en multipliant la valeur commerciale de la marchandise par 0.18% plus une redevance annuelle de 50.000 F CFA au titre de cotisation de la société importatrice lorsqu'elle est à sa première opération de l'année en cours.. Après le paiement des frais du CNCB, on reçoit juste la facture de CNCB.

Après toutes ces formalités, on rassemble certains documents pour passer à l'enregistrement au terminal à conteneurs. Les documents nécessaires sont :

Après l'enregistrement, on va sur le parc où se trouve la marchandise et on la charge sur camion pour sa sortie.

A la livraison, on prend soin de délivrer au client le bon de livraison, le document qui atteste que le client a pris possession de sa marchandise.

Une seule omission de l'une des formalités et le transitaire se retrouvera responsable des conséquences éventuelles, car il doit faire preuve de professionnalisme.

Notre passage dans ce service nous a permis aussi d'avoir une connaissance sur le groupage et le dégroupage. En effet, lorsqu'un commerçant ne dispose pas suffisamment de volume de marchandises pouvant remplir un conteneur, il confie ses colis à un commissionnaire de transport qui se charge de regrouper les marchandises de diverses personnes à destination d'un même port dans un conteneur.

A priori, le groupage se présente comme une opération simple, mais elle peut s'avérer très complexe compte tenu du nombre de personnes qui ont pu faire empoter leurs marchandises dans le conteneur.

Elle commence d'abord avec le commissionnaire de transport à qui les marchandises sont confiées. Ce dernier a la charge de la marchandise jusqu'à la livraison au client. Le transporteur aura la charge de la marchandise pendant la durée du transport. Et le transitaire sera engagé pour les opérations d'enlèvement et de livraison des marchandises aux divers clients. Pour un dommage survenu à n'importe quel moment de la chaîne de transport, le commissionnaire de transport reste responsable puisque ayant en charge l'organisation du transport de bout en bout.

B- Le shipping

Le shipping désigne ici la mission d'agent maritime qui est confiée à la société par les armateurs qui font appel à ses services. L'agent maritime peut être entrepreneur manutentionnaire, consignataire ou commissionnaire de transport.

La société GETMA Bénin en sa qualité d'agent maritime agit principalement en tant que consignataire. Tout d'abord, il est important de relever qu'il existe deux types de consignataires :

- le consignataire de cargaison dont la mission principale est de prendre livraison de la marchandise pour le compte de l'ayant-droit. A ce titre, il doit en cas de nécessité, prendre des réserves contre le bord, spécialement en cas de dommages ou de pertes.

- le consignataire de navire : mandataire salarié de l'armateur, choisi par ce dernier dans les ports où la compagnie n'a pas de succursale, il effectue pour les besoins et le compte du navire et de l'expédition les opérations que le capitaine n'accomplit pas lui-même.

En effet, tout au long de notre stage, nous avons vu les réalités d'un consignataire de navire. Dans ce rôle, GETMA Bénin est le représentant des armateurs PIL et LINEA MESSINA. A ce titre, elle se charge de réaliser toutes les formalités administratives nécessaires à l'escale des navires de ses mandants.

Les navires accostent selon leur ordre d'arrivée en rade et en fonction de la disponibilité des quais.

Au nombre des formalités administratives à remplir avant l'accostage du navire, nous avons à :

§ adresser une demande d'accostage au Commissariat spécial du port (CSP) ; c'est un formulaire à remplir en trois exemplaires dont un exemplaire est transmis à la capitainerie après autorisation de la police spéciale du port.

§ adresser à la capitainerie, 48 heures avant la date d'accostage du navire, l'AVAN (l'Avis d'Arrivée du Navire)

§ adresser à la société de manutention, une demande d'équipe à laquelle on adjoint le manifeste de la cargaison.

A la date d'accostage du navire, le Port Autonome dépêche un pilote pour conduire le navire à quai. Une fois le navire accosté, l'agent ou le consignataire monte à bord. Il se charge d'aider le capitaine à remplir les formalités administratives, notamment l'arraisonnement du navire.

Les formalités administratives concernent certaines informations et ont pour objectif de recueillir directement du commandant de bord certains renseignements :

§ la police de l'immigration, pour retirer les passeports de l'équipage du navire, contre les shore-passes à délivrer ;

§ le service sécurité du Port Autonome, pour vérifier l'état du navire, avoir des renseignements sur les produits dangereux et autres ;

§ Les services sanitaires pour vérifier la validité des carnets de vaccination de l'équipage et s'assurer qu'ils n'ont pas une ou des maladies contagieuses.

Une fois les activités de déchargement et de chargement du navire terminées, un certain nombre de formalités doivent être également remplies par l'agent consignataire, en vue de l'appareillage du navire. Au nombre de ces formalités, nous avons à:

§ adresser demande d'appareillage au Commissariat spécial du port pour autorisation dont une copie est déposée à la capitainerie ;

Le Port Clearence est un document délivré par la douane et qui atteste que le navire est en règle vis-à-vis du port d'où il s'apprête à appareiller. Le capitaine doit présenter ce document dans son prochain port d'escale, sans quoi, il ne peut accoster son navire.

Toujours, dans son rôle d'agent consignataire du navire, GETMA a aussi la charge de procéder à l'approvisionnement en eau, en gaz du navire, de veiller à la bonne santé des marins..., bref de préparer le navire à subir les aléas du voyage jusqu'à sa prochaine escale.

Par rapport à la cargaison, GETMA s'occupe non seulement de la réception et de la livraison des marchandises débarquées mais aussi de l'embarquement de marchandises à destination d'autres ports.

Pour ce qui concerne les marchandises à embarquer, GETMA dispose du pouvoir de négocier les contrats de transport, d'encaisser éventuellement les frets, d'émettre et de signer les connaissements correspondants.

Quant aux marchandises débarquées, elles sont remises aux destinataires après que ceux-ci eurent accompli un certain nombre de formalités dont le but principal est de vérifier qu'ils sont réellement les destinataires des marchandises.

Pour prendre possession de la marchandise, le destinataire doit se présenter au guichet des échanges documentaires de GETMA muni des trois originaux du connaissement, de sa pièce d'identité en cours de validité.

Le connaissement comme nous le savons, lui confère le titre de propriétaire de la marchandise et aussi sert de titre de transport. Il lui sera délivré compte tenu de la conformité de ses documents un bon à délivrer et une autorisation de prendre possession de la marchandise qu'il devra présenter sur le parc de la SMTC.

En effet, GETMA ne disposant pas d'un terminal à conteneurs dans l'enceinte du Port de Cotonou, elle loue les services de la SMTC pour la manutention de ses conteneurs. Ce n'est que sur présentation du Bon à Délivrer et de l'Autorisation de prendre possession de la marchandise que la SMTC la relâche.

Bien que paraissant très simple, cette opération donne souvent lieu à réflexion puisqu'elle met en jeu la responsabilité de l'une ou de l'autre partie. Ici l'enjeu est de remettre la marchandise à son propriétaire réel, parce qu'aujourd'hui l'univers du commerce est gangrené par l'escroquerie internationale.

Mis à part ces activités de représentation des armateurs PIL et LINEA MESSINA, GETMA est aussi souvent sollicitée par d'autres armateurs pour des activités de consignataire. Il s'agit souvent des trampings qui sont des navires vagabonds. Ils ne font pas une ligne régulière et servent souvent au transport de produits pétroliers, de céréales (surtout les sacheries).

Pour ces navires, GETMA ne joue qu'un rôle de consignataire du navire, c'est-à-dire qu'elle veille à l'accomplissement de toutes les formalités administratives relatives à l'entrée et à la sortie des navires dans l'espace géographique béninois et règle les problèmes post départ du navire.

Paragraphe 2 : L'analyse des forces et des faiblesses et définition de la problématique

Nous avons effectué notre stage dans la structure d'accueil pendant deux mois. Cette période nous a permis de relever certains constats dans le fonctionnement de cette entreprise. Nous les avons regroupés en deux ordres : les uns qui peuvent fragiliser le fonctionnement de l'entreprise (faiblesses) et les autres qui contribuent à sa fiabilité (forces).

I- L'analyse des forces et des faiblesses

Une force par définition est un élément caractéristique d'un système ou d'une structure qui lui apporte sa solidité, sa pérennité ou son efficacité. A cet effet nous distinguons des atouts qui sont des forces internes et des opportunités qui sont des forces externes à l'entreprise.

Les employés ont la possibilité de s'appeler entre eux. Cette communication se fait à partir de l'interphone. Cette facilité évite les déplacements de bureau en bureau et fait gagner du temps. La transmission des informations entre le personnel et la direction générale se fait par intranet. Cette connexion réduit les dépenses notamment celles du papier et d'encre et fait gagner du temps.

· Disponibilité d'une technologie de pointe pour la gestion des flux d'informations.

Pour la gestion des nombreux flux d'informations qui transitent dans l'entreprise, GETMA BENIN dispose des logiciels comme thalia et winSPOT qui permettent de collecter, mémoriser, traiter et distribuer l'information avec un temps de réponse suffisamment bref. Il dispose également d'un pack informatique assez moderne.

Les forces externes (opportunités) sont des facteurs favorables, des chances d'affaire à saisir sur le marché.

· Une croissance soutenue grâce à une bonne prestation de services du département shipping

Grâce à la qualité des services offerts par GETMA BENIN à travers son département de shipping, une nouvelle opportunité s'ouvre à GETMA BENIN, par l'annonce d'une nouvelle ligne qui viendra s'ajouter aux deux lignes déjà existantes que sont PIL et LINEA MESSINA.

La faiblesse par définition est un élément catalyseur qui perturbe, fragilise, affaiblit et déforme le système.

Les faiblesses que nous avons pu relever dans le fonctionnement de la structure sont les suivantes :

Le travail se fait dans un environnement peu favorable à la concentration et à la réflexion. Les deux départements Transit et Shipping sont concentrés dans un même hall. Les bruits de téléphones, du télécopieur, de l'électrocopieur atteignent tous les employés travaillant dans le hall. Ceci agit sur la concentration des employés et influence leur rendement.

On note des coupures momentanées et répétées du courant électrique. Ceci plonge le hall dans le noir et rend le travail pénible car GETMA ne dispose pas d'un groupe électrogène automatique. La mise en marche de ce groupe électrogène nécessite un laps de temps.

Les employés recrutés au sein de la société ne suivent aucune formation professionnelle pour s'adapter aux diverses évolutions.

La direction de shipping et celle de transit ne disposant pas de secrétariat, toutes les tâches administratives de la société sont envoyées à la secrétaire de direction qui les exécute toutes. Elle se retrouve surchargée dans ses fonctions.

· La complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours.

Le processus d'engagement des débours est trop surchargé. Pour élaborer la demande de paiement des débours, l'agent doit forcément présenter la facture de la prestation à payer. Toutes les fois, l'agent est obligé d'aller chercher la ou les factures puis revient au bureau pour faire la demande de paiement des débours avant de retourner payer la ou les factures en question. Ceci ralentit l'accomplissement des formalités pour l'enlèvement des marchandises.

De plus, lorsque les demandes de débours sont formulées par l'agent, elles doivent être signées par le Chef Transit, ensuite envoyées à l'enregistreur de débours puis reviennent chez l'agent avant d'être renvoyées chez la secrétaire de direction. Une fois chez elle, elle les introduit chez le Directeur d'Agence qui les signe avant de les transmettre au Directeur Administratif puis reviennent chez la secrétaire. Ensuite les demandes de débours passent le temps qu'elles peuvent passer dans le bureau de la secrétaire, à cause de nombreuses tâches que cette dernière accomplit, avant de revenir chez l'agent qui les fait aboutir à la comptabilité pour le décaissement.

L'absence de l'un ou de l'autre dans le circuit bloque le processus et retarde énormément les opérations de transit.

Pour la livraison des marchandises dont le poids est compris entre 1,1 tonne et 5 tonnes, GETMA BENIN dispose de deux camions. Les deux camions ne sont pas souvent utilisés car la plupart des marchandises transportées a un tonnage supérieur à 5 tonnes.

La société soustraite donc les entreprises de transport routier. Ces dernières ne respectent souvent pas les clauses du contrat car elles ne mettent pas les camions à la disposition des enleveurs au moment de la livraison. Ceci joue énormément sur les délais de livraison des marchandises.

Le transit maritime manque de personnel. GETMA dispose de 03 enleveurs. Mais vu le nombre de dossiers que gère ce département, ce nombre est insuffisant. Nous avons eu l'occasion de constater que pour la réalisation de leurs activités, les enleveurs font appel à des personnes extérieures à la société, qu'ils rémunèrent sur fonds propres.

GETMA-BENIN ne dispose pas d'un passeur en douane interne. Pour les formalités douanières, elle fait recours à un passeur en douane externe à la société. On constate que le problème de manque de personnel se pose également à ce niveau.

De plus, ce passeur en douane n'est souvent pas disponible au moment opportun où les frais de douane doivent être payés car il est un particulier qui a beaucoup de dossiers à traiter. Or sans accomplir les formalités douanières, les enleveurs ne pourront en aucun cas poursuivre leurs opérations. Cette situation aussi retarde les opérations.

On remarque que les enleveurs internes ne disposent pas souvent de moyens pour faire face aux imprévues du terrain notamment les faux frais. Les enleveurs externes sont obligés de revenir au bureau voir les enleveurs internes à chaque fois qu'ils rencontrent des problèmes sur le terrain ce qui entraîne une perte de temps.

C- L'inventaire des forces et faiblesses et le regroupement des faiblesses par centre d'intérêts.

Les observations que nous avons faites ci-dessus nous ont permis de dégager les atouts (forces) et les insuffisances (faiblesses) que présente notre structure d'accueil.

1) Disponibilité d'une technologie de pointe pour la gestion des flux d'informations ;

3) Une croissance soutenue grâce à une bonne prestation de services du département shipping.

5) la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours;

L'analyse des différentes faiblesses relevées à GETMA-BENIN laisse percevoir un certain nombre de défis que cette structure devra résolument relever en vue de l'amélioration de son fonctionnement et de l'optimisation de son rendement.

Tableau n°5 : TABLEAU DE REGROUPEMENT DES PROBLEMES PAR CENTRE D'INTERETS

Centres d'intérêts	Problèmes spécifiques	Problème général	Problématique
Conditions de travail	-Milieu de travail peu favorable à un meilleur rendement.	Les conditions de travail sont peu satisfaisantes	Problématique de l'amélioration des conditions de travail
Procédure d'enlèvement des marchandises	- Indisponibilité de camions au moment de chargement. - La complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours -L'inexistence d'un passeur en douane interne à la société -Mauvaise gestion des aléas du terrain.	La lenteur dans la procédure d'enlèvement des marchandises	Problématique de l'amélioration des procédures d'enlèvement de marchandises
Ressources humaines	-Manque de formation professionnelle. -Absence de programme de renforcement de capacité des agents.	Défaillance dans la gestion des ressources humaines	Problématique de la gestion efficace des ressources humaines
Organisation interne de la société	- Une secrétaire de Direction surchargée. - Une forte dépendance énergétique de la société.	Mauvaise organisation dans l'exécution des tâches	Problématique d'une meilleure organisation interne de la société

Compte tenu de l'importance que revêt chacune des problématiques identifiées, nous ne pouvons prétendre à leur résolution dans un seul mémoire.

Aussi, avons-nous décidé de porter notre choix sur une problématique qui nous permettra non seulement de mettre en application nos connaissances acquises en matière de Gestion des Transports et Logistique, mais encore d'apporter notre contribution à la structure d'accueil à travers les approches de solutions que nous suggérerons.

En effet, les problématiques relatives à l'amélioration des conditions de travail, à la gestion efficace des ressources humaines et à une meilleure organisation interne de la société ne rentrent pas dans nos compétences en tant que Technicien des transports.

Ainsi donc, nous retenons la problématique relative à l'amélioration des procédures d'enlèvement des marchandises dont le thème est :

« Contribution à l'amélioration des procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou : cas de GETMA-BENIN »

Nous avons porté notre étude sur le département de transit compte tenu de sa mauvaise performance représentée par la figure n°2.

La problématique se libelle à travers le problème général de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises et les problèmes spécifiques ci-après :

§ la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours;

La problématique choisie revêt deux aspects à savoir d'une part la lenteur dans les formalités administratives et d'autre part, la lenteur dans les opérations techniques (chargement, déchargement sur camions et surtout transport des marchandises).

Le non respect des délais de livraison des marchandises est une conséquence directe de la lenteur dans les procédures d'enlèvement de celles-ci.

L'objectif de cette recherche est d'apporter des solutions aux problèmes spécifiques liés à la problématique retenue. Ces problèmes spécifiques sont les suivantes :

§ La complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours;

Le problème spécifique relatif au manque de passeur en douane nous semble se rapprocher de la problématique de la gestion efficace des ressources humaines.

L'inexistence d'un passeur en douane dans la société ne favorise pas une rapidité dans l'introduction des dossiers à la douane.

Ce problème sera résolu une fois que la société va embaucher un passeur en douane.

De ce fait, nous allons l'éliminer et centrer notre réflexion sur les 03 problèmes spécifiques que sont :

§ La complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours;

La résolution de cette problématique nécessitera une démarche méthodologique constituée de deux grandes étapes.

Nous allons dans un premier temps fixer les objectifs de notre recherche, identifier les causes supposées être à la base de ces problèmes en vue de formuler les hypothèses, puis construire le tableau de bord de l'étude et enfin nous ferons référence aux apports antérieurs des auteurs à travers la revue de littérature.

Dans un second temps, nous définirons la méthodologie de recherche et analyserons les données recueillies lors des enquêtes afin de déboucher sur les approches de solutions et les conditions de leur mise en oeuvre.

Les séquences de la résolution de la problématique se présentent comme suit :

La présentation du cadre physique et la définition de la problématique déboucheront sur la fixation des objectifs de l'étude.

Section II : Le cadre théorique de résolution de la problématique.

Il sera question pour nous dans cette section de fixer les objectifs que nous désirons atteindre à travers la rédaction de ce mémoire, d'identifier les causes possibles, d'élaborer les hypothèses et de faire la synthèse sur les approches des différents auteurs.

Paragraphe 1 : Les objectifs de l'étude, les causes possibles et les hypothèses.

Les objectifs que nous nous sommes assignés sont de deux ordres conformément aux problèmes identifiés : un objectif général et des objectifs spécifiques.

A- De l'objectif général aux objectifs spécifiques

L'objectif général dans le cadre de cette étude est de rendre compétitives les opérations de transit de GETMA BENIN.

Pour atteindre cet objectif, nous avons formulé des objectifs spécifiques en fonction des problèmes spécifiques que nous avons déterminés plus haut. Ces objectifs sont :

Objectif spécifique n°1 : L'allègement du processus de décaissement pour le règlement des débours.

Objectif spécifique n°2 : la réorganisation du transport routier de marchandises.

Objectif spécifique n°3 : Une bonne anticipation sur les aléas du terrain.

Une fois les objectifs formulés, nous procèderons à l'élaboration des hypothèses.

B- Les causes supposées et les hypothèses

La détermination des causes supposées être à la base des problèmes en résolution précèdera l'élaboration des hypothèses de la recherche.

Hypothèse générale : La mauvaise gestion du temps est à la base de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises.

Hypothèse n°1 : Le manque de confiance à l'égard des agents est à la base de la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours.

Hypothèse n°2 : L'indisponibilité de camions au moment de chargement est due à l'absence d'un service logistique.

Cause supposée n°3 : Sous-information des dirigeants sur les aléas du terrain.

Hypothèse n°3 : La mauvaise gestion des aléas du terrain résulte de la sous-information des dirigeants sur ces aléas.

Le tableau de bord ci-dessous représente une récapitulation de la dimension théorique de l'étude :

Niveaux d'analyse

Problèmes

Objectifs

Causes supposées

Hypothèses

Niveau général

Problème général

La lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises

Objectif général

rendre compétitives les opérations de transit de GETMA BENIN

Cause générale

Une mauvaise gestion du temps.

Hypothèse générale

La mauvaise gestion du temps est à l'origine de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises.

Niveaux

Spécifiques

Problème spécifique n°1

La complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours

Objectif spécifique n°1

Allègement du processus de décaissement pour le règlement des débours.

Cause supposée n°1

Manque de confiance à l'égard des agents.

Hypothèse n°1

Le manque de confiance à l'égard des agents est à la base de la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours.

Problème spécifique n°2

Indisponibilité de camions au moment de chargement

Objectif spécifique n°2

Réorganisation du transport routier de marchandises.

Cause supposée n°2

L'absence d'un service logistique.

Hypothèse n°2

L'indisponibilité de camions au moment de chargement est due à l'absence d'un service logistique.

Problème spécifique n°3

Mauvaise gestion des aléas du terrain.

Objectif spécifique n°3

Bonne anticipation sur les aléas du terrain.

Cause supposée n°3

Sous-information des dirigeants sur les aléas du terrain.

Hypothèse n°3

La mauvaise gestion des aléas du terrain résulte de la sous-information des dirigeants sur ces aléas.

Paragraphe 2 : La revue de Littérature

Toute recherche suppose la maîtrise des notions à utiliser dans le domaine concerné. Il est d'une nécessité impérieuse que nous ayons recours aux études antérieures ayant trait à notre sujet de recherche pour la présentation de la revue de littérature.

A- La clarification des concepts

Dans l'encyclopédie libre et collaborative wiktionnaire nous pouvons lire deux différentes définitions de contribution.

La première est : ce que chacun donne pour sa part d'une dépense, d'une charge commune.

La deuxième quant à elle dit : tribut que paient les habitants d'un pays occupé par l'ennemi pour se garantir du pillage.

La définition recueillie sur le site www.linternaute.com va un peu dans le sens de la première définition de wiktionnaire. Ainsi selon ce site, la contribution est l'action de contribuer à la réalisation de quelque chose.

Le dictionnaire de l'informatique pour sa part définit le mot contribution comme étant tout élément composé par un individu et destiné à s'insérer dans un projet commun.

La contribution est la participation financière que supporte chacune des personnes qui partagent un intérêt commun. Ainsi, par exemple, la contribution des époux aux charges du ménage, ou encore, la part de dette au paiement de laquelle sont tenus des coobligés, autre exemple, la contribution des copropriétaires aux charges communes.

Dans les procédures collectives, la contribution est la part revenant à chacun des créanciers dans les sommes qui proviennent de la liquidation des biens du débiteur commun.

En droit maritime, dans le cas d'" avarie commune", c'est la part qui pèse sur chacun des chargeurs devant participer aux "sacrifices et aux dépenses extraordinaires exposées pour le salut commun " en proportion de la valeur des marchandises embarquées qui ont été sauvées. (www.dictionnaire-juridique.com)

L'amélioration consiste à prendre quelque chose pour le transformer en le rendant meilleur, résultat de cette action.

Exemple : Il s'opéra dans les moeurs une amélioration sensible (www.wiktionary.org)

L'amélioration, c'est aussi un investissement dans un fonds de terre ou dans une maison pour les mettre en état et pour en augmenter le revenu.

Exemple : On est obligé de payer les améliorations à un possesseur de bonne foi que l'on dépossède. (www.wiktionary.org)

L'amélioration est encore les dépenses engagées pour moderniser les habitations ou les mettre aux normes d'habitabilité et de confort. (c-m-finance.fr/index.php)
L'amélioration, c'est enfin la modification favorable obtenue sur une plante par sélection et hybridation au niveau des semences. (www.google.fr)

La procédure est un processus pour aboutir à un certain résultat.

En droit, la procédure désigne l'ensemble des formalités requises pour la validité d'un acte ou du déroulement d'une action en justice.

En programmation informatique, une procédure, aussi appelée routine ou sous-routine, est une fonction qui ne renvoie pas de résultat.

L'enlèvement est l'action d'enlever, d'emporter quelque chose d'un lieu. Exemple: Procéder à l'enlèvement d'un corps, d'un cadavre.

Il signifie plus ordinairement ravissement ; action par laquelle une personne est enlevée malgré elle, ou par laquelle une chose est enlevée malgré celui à qui elle appartient, ou malgré celui qui la désire. Exemple : L'enlèvement de Proserpine (www.dicoplus.com)

Selon le Grand dictionnaire des langues françaises, une marchandise est tout ce qui peut être objet de commerce à l'exception des immeubles (www.mediadico.com)

Une marchandise est un produit de l'activité humaine, direct ou indirect, essentiellement déterminé à être un support à la forme d'échange. (fr.wikipedia.org/wiki/Marchandises)

Etymologiquement le mot Port vient du latin portus, qui se rapporte au grec qui signifie passage... Les dictionnaires ont jusqu'aux années 1930 défini le port (de mer, marchand, de commerce, de pêche ou de guerre) comme un « enfoncement de la mer dans les terres », naturel ou artificiel, donnant aux bateaux un abri contre vents, courants et tempêtes.

Pour L. BAUDEZ : « un port est le point d'arrivée et de départ du transport maritime équipé et organisé pour assurer le transbordement des voyageurs et des marchandises et pour remplir les fonctions commerciales qui en résultent ».

Un port est donc un espace aménagé situé sur le littoral maritime, sur les berges d'un lac ou sur un cours d'eau et destiné à accueillir des bateaux et des navires pour des opérations de chargement et de déchargement des marchandises.

Nous pouvons donc dire qu'à travers notre thème « La contribution à l'amélioration des procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou », nous voulons contribuer au respect des délais de livraison à travers une amélioration dans les procédures d'enlèvement des marchandises suivies par notre structure d'accueil.

Les procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou sont l'ensemble des formalités à accomplir au niveau des différents maillons de la chaîne portuaire en vue de la sortie de l'enceinte portuaire des marchandises débarquées au port de Cotonou.

Les délais de livraison sont étroitement liés aux procédures d'enlèvement des marchandises.

Connu encore sous l'appellation de Retard de Remise ou de Sursis, le DELAI est avant tout, le temps accordé pour faire une chose.

Ainsi donc, une gestion efficiente de temps dans les procédures d'enlèvement des marchandises est indispensable au respect des délais de livraison et par conséquent à la satisfaction du client.

B- Les contributions antérieures à la résolution de la problématique

1- Les contributions antérieures à la résolution du problème de la mauvaise gestion du temps

« La gestion du temps s'énonce comme la planification et l'organisation de notre relation au temps par rapport aux activités que nous réalisons. Gérer son temps suppose à priori que le temps est une propriété, ce qui est une grave erreur, vu son inélasticité. Nous nous devons de bien gérer notre temps, parce que nos réalisations sont calées sur des échéances données. Nos performances en entreprise étant mesurées à notre capacité à accomplir d'innombrable tâches en peu de temps, il serait peu probable de nous attendre à l'efficacité de nos boites en gérant mal notre temps » affirme Emmannuel VIERA.

Ainsi pour une bonne gestion du temps il suggère : « Il faut que nous arrivions à faire la part des choses entre le temps de travail, de loisirs et le temps à consacrer à la famille et aux amis. Il faut ensuite que nous évaluions le temps que nous avons de disponible, lister nos activités et les objectifs à atteindre, tout en les classant par ordre de priorité et les caler dans notre planning, et enfin veiller au respect de ce planning. Il serait également intéressant d'éviter ce que j'appelle les dévoreurs du temps qui sont : les visites non programmées, les longues discussions au téléphone sur des sujets d'ordre personnel ... etc. Se dire à chaque fois, qu'un objectif non atteint dans le délais est une contre performance latente »

Ainsi l'une des causes de la baisse d'intérêt pour le corridor béninois est, selon Abdou Bontianti et Issa Abdou Yonlihinza dans leur mémoire intitulé : « La RN6 : un exemple d'intégration économique sous régionale et un facteur de désenclavement du Niger », est le délai élevé d'acheminement des marchandises en transit vers le Niger.

Pour ces auteurs « les délais élevés de livraison des marchandises en transit vers le Niger explique dans une certaine mesure, l'abandon du corridor béninois par les opérateurs économiques nigériens pour la RN6 (Ghana), où le délai de livraison est moindre ».

En plus de la gestion du temps, il faut une bonne qualité de prestations de service pour qu'une entreprise soit compétitive.

C'est ainsi que la norme ISO 8402-94 définit la qualité comme suit : « ensemble des caractéristiques d'une entité qui lui confèrent l'aptitude à satisfaire des besoins exprimés et implicites ».

La norme ISO 9000 :2000 la définit comme ceci : « Aptitude d'un ensemble de caractéristiques intrinsèques à satisfaire des exigences »

Pour Welch, l'ancien PDG de Général Electric cité par Ph. KOTLER, B. DUBOIS, D. MANCEAU et K. KELLER (2006) « la qualité est la meilleure source de fidélité de la clientèle, le principal atout vis-à-vis de la concurrence et le seul axe possible pour présenter la croissance et la rentabilité ».

Une bonne gestion du temps et une bonne qualité de services fournis, concourent à l'objectif de l'entreprise qu'est la satisfaction des clients.

J. LENDREVIE, J. LEVY et D. LINDON (2003) pour leur part définissent la satisfaction comme le sentiment de plaisir ou de déplaisir qui naît de la comparaison entre des attentes préalables et une expérience de consommation.

2- Les contributions antérieures à la résolution du problème de la lenteur dans les formalités d'enlèvement des marchandises

Dans l'ouvrage « Le transport » de D. CHEVALIER et F. DUPHIL (1995) les auteurs ont mis en oeuvre les techniques appropriées à la gestion du transport de marchandises à l'international. Dans leur exposé sur la durée des formalités d'enlèvement des marchandises, ils ont insisté sur le fait que dans certains ports des pays en développement, les délais nécessaires aux formalités douanières ajoutés à des problèmes chroniques d'encombrement portuaire risquent de transformer en course d'obstacles des expéditions techniquement simples.

Dans une étude menée en 1997, sur quelques filières importantes à l'importation dans les ports de Cotonou et de Lomé, le cabinet CATRAM-PARIS justifie la longue durée des formalités par le fait que les autorités portuaires attendent en général de récupérer la copie du manifeste validé auprès des douanes, avant d'entamer la procédure de facturation des redevances. Pour ce cabinet, les systèmes automatisés de facturation desdites redevances, lorsqu'ils existent, ne sont guères interconnectés aux systèmes informatiques douaniers, de sorte que le traitement des manifestes par le port, va de pair avec des délais d'émission et de transmission souvent longs. Cette double intervention au niveau documentaire, de la douane et de l'autorité portuaire, révèle de toute évidence, un manque d'optimisation du processus de partage d'informations entre intervenants.

Pour y remédier, le cabinet a proposé les solutions suivantes :

- Le manifeste, en tant que support logistique, doit être transmis à la fois aux autorités douanières et aux autorités portuaires ;

- Les opérations de dédouanement des marchandises en transit vers les pays de l'hinterland peuvent, le cas échéant être reportées sur les ports secs ;

- L'information doit précéder la marchandise.

CHAPITRE PREMIER : LA PRESENTATION DES PROCEDURES D'ENLEVEMENT DES MARCHANDISES AU PORT DE COTONOU ET LA METHODOLOGIE DE RECHERCHE.

Section 1 : La présentation des procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou

Nous commencerons cette section par la présentation des procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou, suivra ensuite la présentation des conséquences de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises à GETMA BENIN.

(1.a) Paragraphe 1 : Présentation des procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou

Les procédures d'enlèvement des marchandises sont l'ensemble des formalités à accomplir aux niveaux des différents maillons de la chaîne portuaire en vue de la sortie de l'enceinte portuaire des marchandises débarquées au port de Cotonou.

L'accomplissement de ces différentes formalités nécessite plusieurs étapes et est situé à divers niveaux.

Il doit procéder d'abord et avant tout à la reconnaissance de la marchandise au lieu d'entreposage.

Pour ce faire, il peut recourir à « l'avis d'arrivée » délivré par l'agent maritime ou le consignataire du navire.

Ensuite se rapprocher du consignataire ou agent maritime pour l'échange de connaissement dès le déchargement de la marchandise.

Plusieurs formalités donnant lieu à des remises de documents sont accomplies au niveau du consignataire du navire ou de l'agent maritime :

· l'envoi préalable au destinataire de la marchandise ou à son mandataire, d'un « avis d'arrivée » à titre d'information ;

· la délivrance du bon de compagnie contre la remise par le réceptionnaire ou son représentant des originaux de connaissement ou la lettre de garantie simple ou bancaire.

· aux frais d'établissement des manifestes complémentaires ou des rectificatifs aux manifestes ;

Il est à souligner que le destinataire de la marchandise doit recourir aux services d'un commissionnaire agrée en douane ou d'un transitaire légalement autorisé à accomplir les formalités d'usage pour le compte de son commettant.

Il intervient dans toute la procédure d'enlèvement des marchandises et est l'interlocuteur désigné du destinataire de la marchandise auprès des autres intervenants portuaires que sont :

· le bureau des douanes du port pour la déclaration en douane et les opérations de dédouanement de la marchandise ;

· le Conseil National des Chargeurs du Bénin pour l'acquittement des diverses taxes ;

· les sociétés de manutention pour l'acquittement des frais de manutention et d'acconage;

A la fin des opérations d'enlèvement, le commissionnaire agrée en douane perçoit diverses commissions (de transit, sur débours, sur admission temporaire...) liées à ces prestations de service.

C'est le lieu de déroulement des diverses formalités douanières qui débutent par le transfert automatique suivi du dépôt d'une déclaration en douane établie par le commissionnaire agrée, sur la base des originaux des documents ci après :

Au niveau de l'accomplissement des formalités douanières, il convient de distinguer plusieurs étapes :

· le paiement et l'obtention du cachet de travaux supplémentaires (TS) effectués par la douane ;

· la centralisation des déclarations en douane et leurs affectations aux différents inspecteurs par l'ordinateur ;

· la vérification de la déclaration en douane par l'inspecteur suivie éventuellement d'une visite de la marchandise sur le site pour s'assurer de la conformité des renseignements mentionnés sur le document ;

· le paiement à la caisse des droits et taxes suivi du retrait de la quittance ;

· le paiement éventuel des frais de dépôt douane pour les marchandises ayant séjourné dans le port au-delà du délai de franchise ou délivrance d'une exemption dans le cas contraire.

Ici, sont perçus les divers droits liés à l'exploitation des installations portuaires.

Pour les marchandises débarquées, le Port Autonome de Cotonou établit, sur la base d'une photocopie du connaissement et du Bon de compagnie, une facture :

· de la redevance de passage (les marchandises en transit en sont exemptées) ;

· des pénalités de stationnement prolongé, le cas échéant, pour les marchandises ayant séjourné dans le port au-delà du délai réglementaire de franchise fixé à 15 jours après le départ du navire (les marchandises des pays de l'hinterland en sont exemptées).

Il défend les intérêts des opérateurs économiques importateurs et exportateurs et perçoit à ce titre diverses taxes sur les opérations d'enlèvement de marchandises au port de Cotonou.

Le commissionnaire agrée en douane dépose au niveau de cette structure émettrice de factures, la copie originale et une photocopie de la déclaration en douane en vue de :

· la délivrance d'un Bordereau de Suivi de Cargaison (BSC) de régularisation en l'absence d'un BSC préalablement délivré en bonne et due forme au port d'embarquement ;

· l'émission de la facture relative à la redevance CNCB qui représente 0,18% de la valeur en douane de la marchandise.

Le transitaire obtient le visa du CNCB sur la déclaration en douane ainsi qu'une quittance attestant le paiement des diverses taxes du Conseil National des Chargeurs.

Il est à souligner que les pays enclavés sont exemptés du paiement des diverses taxes du CNCB.

Toutefois la déclaration en douane doit revêtir le visa de la représentation à Cotonou du Conseil des Chargeurs des pays de l'hinterland utilisateurs du port de Cotonou.

Avec l'ouverture aux entreprises privées du secteur de la manutention des conteneurs en Avril 1998, trois sociétés de manutention opèrent désormais au port de Cotonou. Il s'agit notamment :

· de la Société de Manutentions du Terminal à Conteneurs de Cotonou (SMTC, filiale du Consortium SDV-SBEM).

En ce qui concerne l'accomplissement des formalités liées aux opérations d'enlèvement des marchandises, le transitaire se fera établir au niveau du manutentionnaire concerné et au vu de l'exemplaire du « Bon à Délivrer » du consignataire, la facture d'acconage et éventuellement de gardiennage en cas de séjour prolongé des marchandises au port.

Le délai de franchise généralement accordé varie de 09 à 15 jours à compter de la date d'arrivée du navire.

Encore appelées tâcherons manutentionnaires, elles s'occupent des opérations de déchargement ou de chargement des marchandises sur camions.

Elles sont rémunérées à la tâche et sont souvent sollicitées par le destinataire de la marchandise ou son mandataire à l'issue des formalités.

En vue du transfert physique de la marchandise jusqu'à son propriétaire, le transitaire s'adressera aux transporteurs routiers ou ferroviaires selon le cas pour l'obtention d'un moyen de transport (camions ou wagons de chemin de fer).

En dehors des frais de transports proprement dits, le destinataire de la marchandise ou son mandataire doit s'acquitter de divers droits d'entrée accompagnés d'une fiche d'accès au port.

Il s'agit des divers bons à délivrer aux lieux d'entreposage des marchandises, sur la base des documents obtenus par le transitaire à l'issue de l'accomplissement des diverses formalités précitées.

Ces bons qui font l'objet de contrôle au même titre que les marchandises à la sortie de l'enceinte portuaire, sont délivrés par les structures ci-après :

· manutentionnaire : bon de livraison de la marchandise et bon de sortie du magasin ou du lieu d'entreposage ;

· Port Autonome de Cotonou : bon de sortie du magasin ou du lieu d'entreposage ;

Quant au CNCB, il procède à la sortie de l'enceinte portuaire au contrôle physique des marchandises et des documents, sans délivrance de « Bon »

Les procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou ainsi présentées, nous passerons à la présentation des conséquences de leur application par GETMA BENIN sur les délais de livraison des marchandises aux clients.

Paragraphe 2 : La présentation des conséquences de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises de GETMA BENIN.

Il faut dire que les conséquences de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises de GETMA BENIN se situent à deux niveaux.

Nous avons premièrement, les conséquences sur les clients et deuxièmement les conséquences sur la société.

A- Les conséquences sur les clients.

Nous nous sommes basé ici sur le temps mis par GETMA pour la livraison des marchandises aussi bien destinées à la consommation interne qu'à celles en transit.

Pour ce faire, nous avions relevé les dates d'arrivée des navires au port de Cotonou et les dates où les marchandises sont livrées aux ayants droits sur les dossiers déjà bouclés.

Après traitement des données, nous les avons regroupées suivant quatre modalités et consignées dans le tableau ci-après :

Tableau n°7 : Le tableau représentatif du temps mis par GETMA pour la livraison des marchandises destinées à la consommation intérieure.

Figure n°3 : Représentation graphique du temps mis par GETMA pour la livraison des marchandises destinées à la consommation intérieure.

Nous remarquons que seuls 2,67% des dossiers sont traités dans le délai d'autant puisque le délai normal pour livrer le client est de 48 heures sinon 72 heures au plus si tous les documents sont à jour selon le chef transit et les enleveurs.

Au total 97,33% des dossiers sont traités au-delà du délai normal, ce qui est une contre performance pour l'entreprise.

La figure ci-dessus montre que 39,33% des clients sont livrés au-delà d'une semaine et 48% au-delà de deux semaines.

Nous précisons que nous ne nous sommes intéressés qu'aux dossiers TMI c'est-à-dire Transit Maritime à l'Import pour les marchandises mises à consommation par opposition aux marchandises en transit sur les pays de l'hinterland.

Nous avons déterminé deux causes après avoir mené nos enquêtes par entretien auprès des enleveurs et du chef transit : Une cause interne à l'entreprise et l'autre externe.

La longue durée dans les formalités douanières serait la principale cause externe selon les informations reçues.

Alors, nous nous sommes penchés cette fois-ci sur les TMI en transit sur les pays de l'hinterland car, selon nos observations et les réponses à nos entretiens, les formalités douanières pour ces marchandises ne posent aucun problème de durée.

Les résultats sont consignés dans le tableau ci-après après le traitement des données :

Tableau n° 8: Le tableau représentatif du temps mis par GETMA pour la livraison des marchandises en transit vers les pays de l'hinterland

Figure n°4 : Représentation graphique du temps mis par GETMA pour la livraison des marchandises en transit vers les pays de l'hinterland

D'après les résultats de nos recherches, la plupart des marchandises sont enlevées dans un délai de 5 jours et la durée d'enlevement de 50% des marchandises en transit sur les pays de l'hinterland est de 7 jours.

Pour les marchandises en transit sur les pays de l'hinterland, la date de livraison est celle de la sortie du dernier camion chargé du port de Cotonou.

Nous concluons que mises à part les tracasseries douanières, il existe d'autres causes aux retards dans la livraison de marchandises.

Le dépassement des délais de livraison est donc une conséquence de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises. Il handicape les clients, ne leur permettant pas de rentrer en possesion de leur marchandises au moment voulu et convenu.

B- Les conséquences sur la société.

La perte de clients qui se traduit par une diminution inquiétante du nombre de dossiers traités est une conséquence de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises sur la société.

En nous référant au tableau n°4, celui de l'évolution du nombre de dossiers traités par année depuis le 1^er janvier 2005 jusqu' au 30 octobre 2009, nous pouvons faire une prévision de cette évolution sur les cinq prochaines années par la méthode de double moyenne ou la méthode de Mayer.

Tableau n°9 : Le tableau de l'évolution du nombre de dossiers traités par année depuis le 1^er janvier 2005 jusqu'en décembre 2009

La variable X représente la série des années et on considère que 2005 est l'année de référence de base.

La variable Y représente le nombre de dossiers traités par année. Comme nous avons les données de 2005 jusqu'en octobre 2009, nous avons déterminé le nombre de dossiers traités par mois pour pouvoir faire une estimation pour toute l'année 2009.

Nous avons supposé que le nombre de dossiers traités à la fin du mois de novembre sera 56, même chose pour le mois de décembre.

Nous allons déterminer l'équation annuelle de l'évolution des dossiers traités : Y = aX + b

Pour cela nous allons diviser la série des années en deux et chercher la moyenne de chaque partie mais comme la série est impaire nous allons calculer la moyenne des trois premières années et ensuite la moyenne des trois dernières années. Nous procèderons de la même manière pour Y.

Ainsi nous avons l'équation annuelle de l'évolution des dossiers traités. Comme nous voulons faire une projection dans les cinq années à venir alors nous allons remplacer X dans l'équation par la nouvelle série d'années.

Tableau n°10 : Tableau prévisionnel de l'évolution du nombre de dossiers

Figure n°5 : La représentation graphique de l'évolution prévisionnelle du nombre de dossier à moyen terme

A cette allure, selon l'équation de l'évolution annuelle des dossiers, si rien n'est fait pour améliorer sa performance, le département transit de GETMA BENIN risque de perdre tous ses clients en 2025.

SECTION 2 : La méthodologie de recherche.

Nous entendons par méthodologie, le mode de confrontation des idées issues à la fois de l'expérience et de l'imagination, dérivées de l'observation en vue de confirmer, de nuancer ou de rechercher ces idées de départ. Notre méthodologie se basera sur la définition des techniques de collecte des données d'une part, et d'autre part sur l'organisation et la réalisation de nos enquêtes.

Paragraphe 1 : La dimension théorique de la recherche.

A- Les outils de collecte des données

Dans cette partie, il s'agira pour nous de définir les techniques de collecte des données auxquelles nous nous sommes référés et qui nous ont permis de faire nos observations et de procéder à la vérification des hypothèses émises. Nous pouvons citer :

Elle se définit comme le regard attentif que l'on porte sur un phénomène ou une personne dans le but de percevoir ou de sentir afin de transcrire. Elle sert à recueillir des informations.

Nous avons donc utilisé notre sens d'observation durant notre stage pour déceler les différents problèmes de la société.

C'est la méthode de collecte des informations par laquelle le chercheur pose des questions à la population de son étude pour avoir les informations qu'il désire. Nous nous sommes basés sur l'enquête par entretien pour mener notre recherche.

C'est un entretien entre deux personnes, l'interviewer et l'interviewé. Cet entretien est conduit et enregistré par l'interviewer. C'est un outil de communication orale qui permet de recueillir des informations d'une personne dans le cadre d'une recherche. L'entretien se fait à un nombre restreint de personne.

Elle consiste à rassembler les documents pertinents et procéder à l'analyse de leur contenu, c'est aussi l'opération par laquelle les documents sont choisis dans un stock à la demande de l'utilisateur.

B- l'organisation de l'enquête

Il s'agit ici de préciser d'abord l'objectif de l'enquête, d'identifier ensuite le cadre et la population de l'enquête et de déterminer l'échantillon de l'étude.

Les données à recueillir de cette enquête serviront à infirmer ou confirmer les hypothèses élaborées parallèlement aux objectifs que nous nous sommes fixés. Il s'avère alors nécessaire qu'une cohérence soit observée entre les hypothèses émises et les données à recueillir.

Le cadre choisi pour la réalisation de l'enquête est la direction de transit de GETMA-BENIN et les personnes concernées par l'étude sont les enleveurs internes, les enleveurs externes, les chauffeurs, l'assistante au responsable transit et le responsable transit lui-même.

La méthodologie en matière d'échantillonnage préconise le choix d'un 10^ème de la population mère. Pour évaluer les conséquences de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises sur les clients, nous nous sommes basés sur un échantillon de 150 dossiers de septembre 2008 au septembre 2009 pour les marchandises destinées à la consommation intérieure et 50 dossiers du 1^erjanvier 2009 au 30 septembre 2009 déjà bouclés mais relatifs aux marchandises en transit sur les pays d'hinterland.

Le département de transit de GETMA-BENIN dispose de trois enleveurs. Ces enleveurs font recours aux services de six enleveurs indépendants non reconnus par la société. Nous avons donc choisi de mener nos enquêtes par entretien avec ces neufs enleveurs, quatre chauffeurs de la société, l'assistante du responsable transit et avec le responsable lui même.

Aussi avons-nous élaboré un guide d'entretien pour l'ensemble des personnes suscitées.

PARAGRAPHE 2 : La dimension empirique de la recherche.

La vérification empirique consiste à rassembler les données par les techniques citées ci-dessus à des fins à la fois descriptive et d'administration de preuve.

A- La réalisation de l'enquête

Pour la réalisation de l'enquête, nous avons dans un premier temps pris le soin de relever la durée de l'enlèvement des marchandises sur les dossiers déjà bouclés.

Dans un deuxième temps, nous avons élaboré un projet de l'outil de collecte que sont les guides d'entretien. C'est suite à cette étape que nous avons procédé à la réalisation de l'enquête proprement dite.

Nous avons réalisé une enquête interne à partir d'un guide d'entretien avec les enleveurs, les chauffeurs de la société, l'assistance du responsable transit et avec le responsable lui même.

Les résultats des enquêtes nous permettront d'avoir des informations sur les causes des problèmes et de confirmer ou d'infirmer les hypothèses émises.

B- Les difficultés rencontrées et la limite des données

- la durée d'attente très longue avant d'avoir les réponses à certaines requêtes ;

La première limite est que nous n'avons pas pu avoir les avis du Directeur d'agence et du Directeur Administratif et Financer (DAF) sur le sujet. Dans ce cas, il nous aurait manqué des informations importantes qui auraient peut-être apporté plus d'éléments à notre étude.

Une autre limite est que nous n'avions pas pu interroger tous clients de la direction de transit de GETMA-BENIN. Pourtant, cette étude menée aussi à leur niveau nous aurait permis de faire ressortir d'autres éléments.

CHAPITRE DEUXIEME : LA PRESENTATION ET L'ANALYSE DES RESULTATS, LES APPROCHES DE SOLUTIONS ET LEURS CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE.

SECTION 1 : La présentation et l'analyse des résultats

Nous procèderons ici à la présentation des données recueillies et à leur analyse, ensuite à la confirmation ou à l'infirmation de nos hypothèses émises avant d'établir notre diagnostic.

(1.b) Paragraphe1 : La présentation et l'analyse des résultats

Il sera question pour nous de présenter les résultats issus de notre enquête et d'en faire une interprétation objective.

Suite aux entretiens que nous avions eus avec les personnes concernées par notre recherche, nous avons obtenu par rapport aux problèmes spécifiques, les réponses ci après :

Ø Problème spécifique relatif à la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours.

A la question de savoir si le processus de décaissement pour le règlement des débours n'a pas un impact sur les délais de livraison des marchandises, voici les réponses obtenues :

· pour l'assistante du responsable transit, le processus a aussi une part de responsabilité dans le dépassement des délais de livraison des marchandises. Pour elle, ce processus ralentit souvent les opérations de paiement des frais de douane dans les cas où c'est la société elle-même qui engage les frais pour le compte de son client. Or selon elle, sans l'accomplissement des formalités douanières, les enleveurs ne pourront pas sortir la marchandise.

· pour le responsable transit, c'est un processus qui ralentit énormément leur activité.

· pour les enleveurs, le processus d'engagement des débours adopté par GETMA ne permet pas une célérité dans l'accomplissement des formalités. Pour eux, ce processus leur fait perdre énormément du temps car, selon leurs propos, « le circuit qu'emprunte la lettre de demande de paiement de débours est trop long et nous embête beaucoup ».

A la question de savoir pourquoi selon eux il y a autant de signataires des demandes de paiement des débours, voici les réponses obtenues :

· pour le responsable transit, c'est pour avoir une transparence dans les dépenses engagées par la société ;

· pour l'assistante du responsable transit et les enleveurs, c'est un manque de confiance qui justifie cette situation.

100% des personnes interrogées affirment que le processus de décaissement pour le règlement des débours adopté par GETMA BENIN ralentit les opérations d'enlèvement des marchandises.

90,9% des personnes interrogées affirment que le nombre élevé de personnes signataires des demandes de paiement des débours est dû à un manque de confiance à l'égard des agents alors que 9,1% affirment que c'est pour avoir une transparence dans les dépenses engagées.

Ø Problème spécifique relatif à l'indisponibilité de camions au moment de chargement.

A la question de savoir comment se fait le transport routier des marchandises, voici les réponses obtenues :

· Pour toutes les personnes interrogées, GETMA BENIN dispose de deux camions pour le transport des marchandises dont le poids est compris entre 1,1 tonne et 5 tonnes ; pour celles dont le poids est supérieur à 5 tonnes, la société sous traite des entreprises de transport routier.

A la question de savoir quelles sont les difficultés rencontrées avec ses entreprises de transport routier, voici les réponses obtenues :

· très souvent, selon les enleveurs, ces transporteurs routiers ne disent pas la vérité. « Par exemple, les transporteurs routiers nous font croire que les camions sont disponibles sur les lieux de chargement, mais au moment de l'opération, nous nous rendons compte que les camions ne sont pas disponibles » nous ont rapporté les enleveurs.

A la question de savoir à quoi est due l'indisponibilité de camions au moment du chargement, voici les réponses obtenues :

· Pour toutes les personnes interrogées, cela est due l'inexistence d'un agent responsable du suivi des activités de transport

100% des personnes interrogées affirment que GETMA BENIN sous traite les entreprises de transport routier pour le transport des marchandises. Elles reconnaissent que très souvent, les camions ne sont pas disponibles au moment opportun.

100% des personnes interrogées affirment également que l'inexistence d'un agent responsable du suivi des activités de transport au sein de la société est à la base de l'indisponibilité des camions au moment de chargement.

La question de savoir quelles sont les anomalies du terrain est adressée principalement aux enleveurs. Voici les réponses obtenues :

· Il s'agit des imprévus au nombre desquels figurent en première place les faux frais.

A la question de savoir si l'administration met à la disposition des enleveurs des moyens pour faire face aux imprévus, voici la réponse obtenue :

· « Non, nous nous débrouillons comme nous pouvons » nous ont révélé les enleveurs.

A la question de savoir si les dirigeants sont au courant des difficultés rencontrées sur le terrain, voici les réponses obtenues :

· pour huit enleveurs, le fait qu'ils ne mettent pas les moyens à leur disposition pour faire face à ces difficultés suppose qu'ils n'en sont pas informés ;

· pour le dernier enleveur, les dirigeants sont bien au courant des difficultés rencontrées, mais ne veulent pas mettre les moyens à leur disposition.

100% des personnes interrogées affirment que les anomalies du terrain sont surtout les faux frais.

100% des personnes interrogées affirment également que l'administration ne met pas les moyens à leur disposition pour faire face aux difficultés rencontrées sur le terrain.

88,88% des personnes interrogées affirment que les dirigeants ne sont pas au courant des difficultés rencontrées alors que 11,11% affirment le contraire.

Il ressort également des divers entretiens que nous avions eus, qu'il existe en plus des causes internes à la société, des causes externes qui sont à la base du problème général.

Ainsi donc, à la question de savoir quelles sont les causes externes qui ralentissent les opérations, voici les réponses obtenues :

o pour les enleveurs, il s'agit surtout de la lenteur de l'administration douanière, mais également entre autres de :

o la lenteur dans les opérations de positionnement des conteneurs, de chargement et de déchargement des marchandises des sociétés de manutention ;

Paragraphe 2 : La vérification des hypothèses et l'établissement du diagnostic

A- La vérification des hypothèses :

Nous avons décidé de résoudre tous les problèmes spécifiques en fixant comme seuil de décision, tout item qui aura réuni un poids supérieur ou égal à 60%

L'analyse des données obtenues lors de l'enquête devrait nous révéler que le manque de confiance est à la base de la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours.

De l'analyse des données, il ressort que pour 90,9% des personnes interrogées, le nombre élevé de personnes signataires des demandes de paiement des débours est dû à un manque de confiance alors que 9,1% affirment que c'est pour avoir une transparence dans les dépenses engagées.

Nous déduisons donc que la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours est due à un manque de confiance de l'administration à l'égard des agents ; ce qui confirme l'hypothèse n°1.

Cette hypothèse est donc validée car le seuil de décision est largement dépassé.

Il s'agit ici de vérifier si l'absence d'un service logistique est à la base de l'indisponibilité des camions au moment de chargement.

De l'analyse des données, il ressort que pour 100% des personnes interrogées, l'inexistence d'un agent responsable du suivi des activités de transport routier des marchandises au sein de la société est à la base de l'indisponibilité des camions au moment de chargement ; ce qui vient par conséquent confirmer notre hypothèse n°2 qui dit que l'absence d'un service logistique est à la base de l'indisponibilité des camions au moment de chargement.

Cette hypothèse est donc validée car le seuil de décision est largement dépassé.

L'hypothèse n°3 est que la mauvaise gestion des aléas du terrain résulte de la sous information des dirigeants sur ces aléas.

De l'analyse des données, il ressort que pour 88,88% des personnes interrogées, les dirigeants ne sont pas au courant des difficultés rencontrées alors que 11,11% affirment le contraire.

Il découle de ce qui précède que la troisième hypothèse selon laquelle la mauvaise gestion des aléas du terrain résulte de la sous information des dirigeants sur ces aléas est aussi vérifiée car le seuil de décision est dépassé.

Toutes nos hypothèses étant ainsi validées, nous allons à présent établir le diagnostic.

B- L'établissement du diagnostic

Après la réalisation de l'enquête et la vérification des hypothèses, nous pouvons dire qu'il existe des problèmes internes propre à la direction transit de GETMA BENIN qui ralentissent l'enlèvement des marchandises au port de Cotonou.

En effet, le manque de confiance à l'égard des agents justifie le nombre élevé des signataires des demandes de paiement des débours. Or ce nombre élevé des signataires rend le processus long qui finalement retarde les opérations.

Les personnes interrogées affirment que le processus de décaissement pour le règlement des débours adopté par GETMA BENIN ralentit les opérations d'enlèvement des marchandises.

Il serait donc nécessaire que les dirigeants prennent des dispositions pour alléger le processus actuel de décaissement pour le règlement des débours.

Les matériels roulants notamment les camions sont indispensables pour le transport des marchandises du port de débarquement jusqu'aux lieux de livraison. Ils sont donc indispensables dans les opérations d'enlèvement des marchandises.

L'organisation du transport des marchandises relève du domaine de la logistique. Il est donc nécessaire qu'il y ait un service chargé de la coordination de cette activité.

Pour escompter réaliser un bon rendement de la direction transit, il est nécessaire que les dirigeants soient informés de ce qui se passe sur le terrain, surtout des difficultés que rencontrent les enleveurs.

Une fois informés, nous pensons qu'ils prendront des dispositions pour que les enleveurs puissent résolument faire face aux aléas du terrain dans des délais suffisamment brefs.

La réalisation de l'enquête nous a permis de nous rendre compte qu'en dehors de ces causes qui sont internes à la société, il existe des causes externes, c'est-à-dire ne dépendant pas de la société, mais qui constituent des handicapes pour le bon déroulement des procédures d'enlèvement des marchandises.

o la lenteur dans les opérations de positionnement des conteneurs, de chargement et de déchargement des marchandises des sociétés de manutention ;

Une fois le diagnostic établi, nous allons suggérer des solutions en vue de la résolution des problèmes identifiés.

Section 2 : La présentation des approches de solutions et leurs conditions de mise en oeuvre

Cette section sera consacrée aux diverses solutions que nous suggèreront par rapport aux problèmes identifiés et aux conditions de leur mise en oeuvre

Paragraphe 1 : Les approches de solutions

Les approches de solutions se feront par rapport à chaque problème spécifique.

A- Approches de solutions liées au problème spécifique relatif à la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours.

Pour trouver une solution au problème de la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours qui a pour cause le manque de confiance à l'égard des agents, voici ce que nous suggérons :

§ l'ouverture d'une caisse spéciale pour les débours où les agents du transit puiseront les fonds avec facilité pour accélérer les opérations.

B- Approches de solutions liées au problème spécifique relatif à l'indisponibilité des camions au moment du chargement :

Pour la résolution du problème spécifique relatif à l'indisponibilité des camions au moment du chargement, nous suggérons :

§ l'acquisition de nouveaux matériels roulants par la société afin qu'elle internalise le transport routier des marchandises.

§ la création d'un service logistique pour coordonner les activités de transport routier des marchandises.

C- Approches de solutions liées au problème spécifique relatif à la mauvaise gestion des aléas du terrain

La cause réelle à ce problème de mauvaise gestion des aléas du terrain est la sous information des dirigeants sur ces aléas.

§ l'organisation de séances de travail entre les dirigeants et les hommes de terrain que sont les enleveurs, séances au cours desquelles ces enleveurs pourront exposer les difficultés qu'ils rencontrent sur le terrain et faire des propositions aux dirigeants.

Paragraphe 2 : Les conditions de mise en oeuvre des approches de solutions

La mise en oeuvre des approches de solutions suggérées nécessite qu'un certain nombre de conditions soient remplies.

Il s'agit donc ici de formuler les conditions que nous jugeons nécessaires pour la mise en oeuvre des approches de solutions que nous avons suggérées pour la résolution des problèmes spécifiques de notre étude.

A- Les conditions de mise en oeuvre des approches de solutions au problème spécifique n°1 :

La gestion du temps est très importante au sein d'une entreprise. Elle permet d'atteindre les objectifs dans un bref délai.

Pour éviter les allers et retours inutiles qui font perdre du temps aux agents avant d'engager les demandes de paiement débours, l'administration doit créer une caisse spéciale pour les débours.

La caisse disposera de 10 millions au minimum qui serviront aux agents du transit à payer rapidement et au moment voulu, les divers frais nécessaires à l'enlèvement des marchandises. A la fin de chaque semaine, les agents ayant fait recours à la caisse procèderont à la régularisation avec les reçus obtenus lors des paiements.

B- Les conditions de mise en oeuvre des approches de solutions au problème spécifique n°2

Les approches de solutions suggérées pour la résolution du problème spécifique relatif à l'indisponibilité des camions au moment du chargement est l'internalisation du transport routier des marchandises et la création d'un service logistique pour coordonner cette activité.

Cette internalisation doit être progressive. La société peut commencer par l'achat de 5 camions pour le transport partiel de ses marchandises et confier le reste à quelques entreprises de transport routier qu'elle juge sérieuses.

Ainsi donc, un programme d'internalisation progressive et soutenu lui permettra avec le temps d'avoir sa propre flotte pour le transport total de ses marchandises.

La mise en oeuvre de la suggestion relative à la création d'un service logistique, passe par la mise sur pied d'un comité dans lequel on retrouvera le Directeur d'agence, le Directeur Administratif et Financier (DAF) et le responsable transit. Ce comité aura pour mission d'étudier dans quelles mesures cette création peut être effective.

C- Les conditions de mise en oeuvre des approches de solutions au problème spécifique n°3

L'approche de solution suggérée pour la résolution du problème spécifique relatif à la mauvaise gestion des aléas du terrain est l'organisation de séances de travail entre les dirigeants et les hommes de terrain que sont les enleveurs.

Une séance de travail par trimestre serait souhaitée pour discuter et échanger sur les problèmes rencontrés sur le terrain lors de l'enlèvement des marchandises.

De ces séances de travail jailliront à coup sûr des solutions pour amoindrir les difficultés rencontrées par les enleveurs sur le terrain.

Paragraphe 3 : Les recommandations à l'endroit des autorités portuaires.

A ce stade de notre étude, nous avons pensé à une série d'actions que les autorités en charge du port de Cotonou devront mettre en oeuvre pour renforcer la fluidité des trafics dans l'enceinte portuaire et permettre une optimisation des procédures d'enlèvement des marchandises. Il s'agit :

§ de l'utilisation du parking aménagé dans la bande des 200 mètres pour les camions chargés en attendant leur sortie ;

§ d'appuyer le CNCB dans son projet de création d'un nouveau parking à Glo-Djigbé ou ailleurs, mais dans un rayon de 10 km à 20 km au plus ;

§ de ne faire entrer dans l'enceinte portuaire que les camions en règle, munis de documents qui prouvent qu'ils ont du fret déjà disponible ;

§ d'accélérer la création d'un port sec dans la banlieue de la ville de Cotonou ;

§ de veiller au contrôle strict des textes réglementant l'accès des camions au port de Cotonou et faciliter le dépotage des conteneurs à domicile.

Par ailleurs, il est indispensable que le port assure aussi la célérité dans le traitement des navires en prenant des dispositions pour régler définitivement le problème du dragage du bassin portuaire ; en mettant en place un mécanisme de sanctions contre les réceptionnaires défaillants ; en accélérant la cadence de traitement des navires et en augmentant sa capacité d'accueil.

Niveaux d'analyse		Problèmes	Objectifs		Causes réelles	Hypothèses		Approches de solutions
Niveau général		La lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises	rendre compétitives les opérations de transit de GETMA BENIN		Une mauvaise gestion du temps.	La mauvaise gestion du temps est à la base de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises.
Niveaux Spécifiques	1		La complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours.	L'allègement du processus de décaissement pour le règlement des débours.		Le manque de confiance à l'égard des agents.	Le manque de confiance à l'égard des agents est la cause de la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours.		L'ouverture d'une caisse spéciale pour les débours.
	2		L'indisponibilité des camions au moment de chargement.	Réorganiser le transport routier des marchandises.		L'absence d'un service logistique.	L'indisponibilité de camions au moment de chargement est due à l'absence d'un service logistique.		-L'internalisation du transport routier de marchandises -La création d'un service logistique
	3		Mauvaise gestion des aléas du terrain	Bonne anticipation sur les aléas du terrain		La sous information des dirigeants sur les aléas du terrain.	La mauvaise gestion des aléas du terrain résulte de leur sous information par les dirigeants de la société.		organisation de séances de travail entre les dirigeants et les hommes de terrain que sont les enleveurs

e délai de livraison est l'une des composantes essentielles de la performance logistique d'une entreprise. Le respect rigoureux des délais de livraison conformément au terme du contrat par une entreprise est un facteur décisif dans le choix des clients. La société GETMA BENIN doit alors redynamiser ses opérations d'enlèvement des marchandises afin de livrer les clients dans les délais conclus.

Le thème de notre étude : « CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DES PROCEDURES D'ENLEVEMENT DES MARCHANDISES AU PORT DE COTONOU : CAS DE GETMA BENIN » nous a permis d'identifier certains dysfonctionnements auxquels est confrontée la direction de transit de GETMA BENIN. Il s'agit :

o de la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours ;

Nous nous sommes fixés comme objectif de rendre compétitives les opérations de transit à GETMA BENIN.

Une fois l'objectif fixé, des hypothèses ont été formulées et une enquête a été menée auprès des enleveurs, des chauffeurs, de l'assistante au responsable de transit et du responsable transit lui-même.

L'enquête a été réalisée à partir d'un guide d'entretien dont les résultats ont conduit à la validation des hypothèses et à l'établissement du diagnostic.

Des approches de solutions ont été apportées à chaque problème suivi de leurs conditions de mise en oeuvre pour l'amélioration de la performance de la direction de transit de GETMA BENIN.

Si aucune résolution n'est prise, comme cela a été démontré au niveau des conséquences, l'entreprise perdra tous ses clients en 2025.

Nous pensons que l'administration tiendra compte de nos suggestions pour améliorer la performance de ce département.

- KOTLER, KELLER, DUBOIS & MANCEAU (2006), « Marketing Management », 12^ème édition, Nouveaux horizons, Paris.

- LENDREVIE, LEVY & LINDON (2003), « Mercator », 7^ème édition, Edition Dalloz.

- D. CHEVALIER et F. DUPHIL (1995) « Gérer le transport des marchandises à l'international ».

1- NOUMONHESSI Mathieu et DEGBE-ABAGNON Victorin, « L'optimisation des procédures d'enlèvement des marchandises comme facteur de compétitivité au port de Cotonou » Mémoire DTS ENEAM, Gestion des Transports et Logistique.

2- Crêve-coeur F. KPONOU et Sandrine L. AGONKAN, « Contribution à la réduction du délai de passage des marchandises au port de Cotonou ». Mémoire DTS ENEAM, Gestion Commercial.

3- Carine COUAO-Zotti, « Problématique de l'amélioration de l'organisation du travail au secrétariat de GETMA BENIN S.A ». Mémoire DTS, ENAM Secrétariat.

4- Abdou Bontianti et Issa Abdou Yonlihinza, « La RN 6 : un exemple d'intégration économique sous-régionale et un facteur de désenclavement du Niger »

1- M. Luc AGNANKPE (2008), « Cours de transit et de consignation » ENEAM/UAC/Option : Gestion ; Filière GTL 2^ème année.

2- M. Anasthase ALOGNINOUWA (2009), « Cours de Logistique » ENEAM/UAC/Option : Gestion ; Filière GTL 3^ème année.

3- M. Angelo (2009) « Cours de Gestion prévisionnelle et budgétaire » ENEAM/UAC/Option : Gestion ; Filière GTL 3^ème année.

4- Cabinet COTRAM-Paris (1997), « étude sur quelques filières importantes à l'importation aux ports de Cotonou et Lomé »

1- Quelles sont les causes du dépassement des délais de livraison dans votre entreprise ?

2- Le processus de décaissement pour le règlement des débours n'a pas un impact sur les délais de livraison ?

3- Selon vous pourquoi y a-t-il au tant de signataires des demandes de paiement des débours ?

5- Quelles sont les difficultés rencontrées avec les entreprises de transport routier ?

6- Quelle est la cause de la sous utilisation des deux camions de la société ?

8- L'administration met-elle des moyens à votre disposition pour faire face aux imprévus ?

9- Les dirigeants sont-ils au courant des difficultés que vous rencontrez sur le terrain ?

10- Quelles sont les causes externes qui ralentissent les opérations d'enlèvement ?

L'Introduction générale.......................................................................................... 1

Chapitre premier : la présentation du cadre de l'étude................................. 3

Section 1 : La présentation de l'entreprise....................................................... 3

Paragraphe 1 : La genèse...................................................................................... 3

A- Le GETMA International............................................................................. 3

B- Le GETMA BENIN......................................................................................... 4

1- L'historique.............................................................................................. 4

2- La situation juridique.............................................................................. 5

A- La Direction régionale.......................................................................... 6

B- La Direction d'Agence............................................................................ 6

C- La Direction Administrative et Financière............................................ 6

· Les ressources humaines......................................................................... 7

· L'informatique............................................................................................. 7

D- La Direction Shipping.............................................................................. 8

E- La Direction Transit................................................................................. 8

F- La Direction Commerciale...................................................................... 8

Section 2 : Les ressources, les activités et les performances de l'entreprise............................................................................................................ 9

Paragraphe 1 : Les ressources de l'entreprise............................................... 9

A- Les ressources humaines ..................................................................... 9

B- Ressources matérielles et financières.................................................. 9

Paragraphe 2 : Les activités et les performances de l'entreprise................. 11

A- Les activités de l'entreprise..................................................................... 11

1- Le shipping................................................................................................. 11

2- Le transit.................................................................................................... 12

B- Les performances de l'entreprise........................................................... 13

1- La performance de la direction de shipping.......................................... 13

2- La performance de la direction de transit.............................................. 15

Chapitre deuxième : Des observations du stage à la formulation de la problématique....................................................................................................... 17

Section 1 : la Restitution des observations du stage..................................... 17

Paragraphe 1 : Les travaux effectués.................................................................. 17

A- Le Transit...................................................................................................... 17

B- Le shipping................................................................................................... 21

Paragraphe 2 : L'analyse des forces et des faiblesses et définition de la problématique........................................................................................................ 25

I- L'analyse des forces et des faiblesses.................................................. 25

A- L'analyse des forces.................................................................................... 25

1- Les forces internes...................................................................................... 25

2- Les forces externes.................................................................................... 26

B- L'analyse des faiblesses............................................................................. 26

C- L'inventaire des forces et faiblesses et le regroupement des faiblesses par centre d'intérêts.................................................................................. 30

1- L'inventaire des forces et des faiblesses................................................. 30

a- Les forces................................................................................................ 30

b- Les faiblesses.......................................................................................... 30

2- Le regroupement des faiblesses par centre d'intérêts ......................... 31

II- La définition de la problématique............................................. ......... 32

B- La spécification de la problématique ....................................................... 33

C- La détermination des séquences de résolution de la problématique.............................................................................................. 34

Section 2 : Le cadre théorique de résolution de la problématique............... 35

Paragraphe 1 : Les objectifs de l'étude, les causes possibles et les hypothèses............................................................................................................... 35

A- De l'objectif général aux objectifs spécifiques......................................... 35

B- Les causes supposées et les hypothèses ................................................ 36

Paragraphe 2 : La revue de Littérature................................................................ 38

A- La clarification des concepts.................................................................. 38

1- Les contributions antérieures à la résolution de la mauvaise gestion du temps.......................................................................................................... 41

2- Les contributions antérieures à la résolution de la lenteur dans les formalités d'enlèvement des marchandises ........................................... 43

Chapitre premier : Présentation des procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou et la méthodologie de la recherche...... 44

Section 1 : Présentation des procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou................................................................................................. 44

Paragraphe 1 : Présentation des procédures d'enlèvement des marchandises au port de Cotonou................................................................................................. 44

Paragraphe 2 : La présentation des conséquences de la lenteur dans les procédures d'enlèvement des marchandises de GETMA BENIN..................... 49

A- Les conséquences sur les clients............................................................... 50

B- Les conséquences sur la société............................................................... 53

Section 2 : La méthodologie de recherche.................................................... 57

Paragraphe 1 : La dimension théorique de la recherche............................... 57

A- Les Outils de collecte des données....................................................... 57

1- L'observation directe.............................................................................. 57

2- L'enquête................................................................................................. 57

3- La recherche documentaire.................................................................. 58

B- l'organisation de l'enquête.................................................................. 58

1- L'objectif de l'enquête........................................................................... 58

2- Le Cadre et la population de l'étude...................................................... 58

3- L'échantillonnage.................................................................................... 59

Paragraphe 2 : La dimension empirique de la recherche............................ 59

A- La réalisation de l'enquête.................................................................. 59

B- Les difficultés rencontrées et la limite des données........................... 60

3- Les difficultés rencontrées..................................................................... 60

4- La Limite de données............................................................................. 60

Chapitre deuxième : La présentation et l'analyse des résultats, les approches de solution et leurs conditions de mise en oeuvre.......................................... 61

Section 1 : La présentation et l'analyse des résultats..................................... 61

Paragraphe1 : La présentation et l'analyse des résultats................................. 61

Paragraphe 2 : La vérification des hypothèses et l'établissement du diagnostic................................................................................................................ 66

A- La vérification des hypothèses.................................................................. 66

1- La validation de l'hypothèse n°1 .............................................................. 66

2- La validation de l'hypothèse n°2................................................................ 66

3- La validation de l'hypothèse n°3................................................................ 67

B- L'établissement du diagnostic................................................................... 67

Section 2 : La présentation des approches de solutions et leurs conditions de mise en oeuvre....................................................................................................... 69

Paragraphe 1 : Les approches de solutions......................................................... 69

A- Approches de solutions liées au problème spécifique relatif au à la complexité du processus de décaissement pour le règlement des débours ........................................................................................................................ 70

B- Approches de solution liées au problème spécifique relatif à l'insuffisance des matériels roulants......................................................... 70

C- Approches de solution liées au problème spécifique relatif à la mauvaise gestion des aléas du terrain........................................................................ 70

Paragraphe 2 : Les conditions de mise en oeuvre des approches de solution...................................................................................................................... 71

A- Les conditions de mise en oeuvre des approches de solution au problème spécifique n°1................................................................................................ 71

B- Les conditions de mise en oeuvre des approches de solution au problème spécifique n°2................................................................................................ 71

C- Les conditions de mise en oeuvre des approches de solution au problème spécifique n°3.............................................................................................. 72

Paragraphe 3 : Les recommandations à l'endroit des autorités portuaires................................................................................................................ 72

Conclusion............................................................................................................... 75

Bibliographie.......................................................................................................... 77

Annexe..................................................................................................................... 79

Table des matières................................................................................................ 81