Les audits des projets de développement financés par les bailleurs de fonds. Cas d'un projet financé par la Banque Mondiale

Chapitre III: SPÉCIFICITÉ DES AUDITS DES PROJETS DE DÉVELOPPEMENT ET PERSPECTIVES

Les audits des projets financés par les bailleurs de fonds ne permettent pas à l'auditeur d'appliquer systématiquement les méthodologies d'audit classiques compte tenu des particularités et de la diversité que présentent ces projets. Ainsi ce chapitre décrira d'abord les objectifs et la spécificité de ces audits, ensuite, les étapes méthodologiques suivies par l'auditeur dans sa mission et enfin nous proposerons des perspectives d'avenir.

1. Objectifs de l'audit des projets et Spécificité

1.1 Objectifs de l'audit

Les objectifs d'une mission d'audit financier dans le cadre d'un projet financé par la Banque Mondiale sont :

- S'assurer que les fonds du prêt ont servi exclusivement à la réalisation des objectifs du projet ;

- S'assurer que les dispositions de l'accord de prêt en ce qui concerne les aspects financiers et comptables, ont été scrupuleusement respectées ;

- Vérifier que les Etats certifiés de dépenses présentés à la Banque Mondiale pour réapprovisionner le compte spécial sont fiables et que les factures et pièces comptables qui servent à les justifier sont authentiques ;

- Examiner les mouvements du compte spécial afin de vérifier si les ressources ont servi exclusivement pour régler la partie de dépenses à la charge de la Banque Mondiale (IDA ou BIRD);

- Donner une opinion sur la fiabilité des états financiers du projet.

L'auditeur doit exprimer une opinion écrite sur la fidélité et la sincérité de la situation financière du projet. Par rapport aux entreprises commerciales, cette opinion ne porte pas sur le résultat comptable, mais sur l'utilisation correcte des fonds décaissés au cours de l'exercice. L'objectif et la démarche de l'audit doivent être orientés dans ce seul but.

1.2. Spécificité de l'audit

Les missions d'audit des projets de développement financés par la Banque Mondiale comprennent : l'audit des états financiers et les missions connexes. Les missions connexes renvoient à l'audit des états annexes qui consiste à la vérification:

- du compte spécial ;

- des états certifiés de dépenses ;

- des demandes de retrait de fonds.

1.2.1. L'audit des états financiers

Les états financiers d'un projet de développement financé par la Banque Mondiale devraient comprendre :

- Un état des ressources (fonds reçus de l'IDA ou BIRD, etc.) et des emplois (dépenses engagées au cours de l'exercice considéré) ;

- Une situation patrimoniale indiquant les fonds cumulés du projet, les soldes bancaires, les autres actifs et passifs du projet et les engagements, le cas échéant ;

- La liste des actifs immobilisés acquis par les fonds du projet ;

- Un état des transactions du compte désigné  qui inclut normalement :

o Les avances reçus de la Banque Mondiale ;

o Les intérêts éventuellement générés sur le compte qui appartiennent au Projet ;

o Les retraits relatifs aux dépenses du Projet.

L'auditeur vérifiera que les états financiers du projet ont été préparés en accord avec les principes comptables admis et donnent une image fidèle de la situation financière du Projet à la date de clôture ainsi que les ressources et les dépenses à cette date.

1.2.2. L'audit des états annexes

Dans un projet de développement , les états annexes correspondent au compte spécial, aux relevés des dépenses et enfin aux demandes des retrait de fonds. L'audit consistera donc à leur vérification.

a. Le compte spécial

Un compte spécial est une avance de fonds prélevée sur le crédit afin de permettre à l'organe d'exécution de disposer d'un fonds de roulement pour régler aux créanciers la part des dépenses admissibles devant être financées par le bailleur de fonds. Il est réalimenté sur la base des justifications des premières avances.

SCHEMA DE FONCTIONNEMENT

DU COMPTE SPÉCIAL

A. La Banque Mondiale approvisionne le compte spécial du Projet 

BANQUE MONDIALE

a.

DOTATION INITIALE DU COMPTE SPÉCIAL : 750 000 USD

750 000 US

b.

B. Le projet règle aux créanciers la part des dépenses admissibles devant être financées par la Banque Mondiale

b.

DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT PAYÉES SUR LE COMPTE SPÉCIAL SUR UNE DURÉE T : 200 000 USD

DOTATION INITIALE  DU COMPTE SPÉCIAL: 750 000 USD

c.

C. Le projet demande à la Banque Mondiale de réalimenter le compte spécial à la hauteur des dépenses payées (200 000 USD dans le cas de notre exemple)

DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT PAYÉES SUR LE COMPTE SPÉCIAL SUR UNE DURÉE T : 200 000 USD

c.

DEMANDE DE RETRAIT DE FONDS DE RÉALIMENTATION DU COMPTE SPÉCIAL : 200 000 USD

d.

D. Enfin, la Banque Mondiale sur la base de la demande de retrait de fonds réapprovisionne le compte spécial

DEMANDE DE RETRAIT DE FONDS DE RÉALIMENTATION DU COMPTE SPÉCIAL : 200 000 USD

d.

REMBOURSEMENT DE LA DRF DE RÉALIMENTATION DU COMPTE SPÉCIAL : 200 000 USD

e.

b. Les Etats certifiés de dépenses

On entend par Etat certifié de dépenses, un relevé de dépenses soumis avec une demande de retrait de fonds, sans pièces justificatives, quand la soumission de ces pièces volumineuses n'est pas pratique ou quand le paiement concerne un marché d'un montant inférieur à 20 000 USD.

Les Etats certifiés de dépenses sont justifiés :

- Pour les remboursements des avances accordées au projet (compte spécial) ;

- Pour le paiement d'articles d'un montant peu élevé ;

- Lorsque la documentation est très volumineuse.

c. Les Etats des demandes de retrait de fonds

Une demande de retrait de fonds (DRF) est un formulaire spécial, qui permet au bénéficiaire d'un crédit ou à l'organe d'exécution désigné par ce dernier d'utiliser les fonds disponibles par des retraits successifs.

Il existe deux (02) types de demandes de retrait de fonds : Les demandes de retrait de fonds pour la réalimentation du compte spécial et les demandes de paiement direct.

Les demandes de retrait de fonds pour la réalimentation du compte spécial permettent au projet d'obtenir un remboursement des dépenses qu'il a préfinancées, de la part du bailleur de fonds en lui adressant une DRF. Elles comprennent essentiellement les petites dépenses de fonctionnement et de formation locale.

Les demandes de paiement direct renvoient aux demandes de retrait de fonds établies au profit des fournisseurs en paiement de leurs factures dont le montant est supérieur au seuil de 20.000 USD. Sur l'ordre du projet, le bailleur de fonds effectue le règlement de la facture directement au fournisseur, puis l'informe par un avis de tirage.

2. Méthodologie d'audit des projets de développement

La méthodologie d'audit adaptée aux projets de développement comprend différentes étapes ci-après : La prise de connaissance du projet, l'appréciation des procédures de contrôle interne mises en place par le projet, les contrôles spéciaux, le contrôle des comptes et enfin les rapports et formulation de l'opinion d'audit.

2.1. Prise de connaissance du projet

La connaissance du projet s'avère une phase très importante dans la méthodologie d'audit puisqu'elle permet à l'auditeur d'identifier les principales sources d'informations.

En effet, les activités des projets de développement financés par la Banque Mondiale portent sur divers domaines à savoir :

- La santé (assistance médicale, vaccination, infrastructure...) ;

- L'éducation (alphabétisation, documentation,...) ;

- Le social (planning familial, promotion féminine,...) ;

- L'énergie (électricité, barrages,...) ;

- L'économie (dettes publiques, crédits aux PME) ;

- L'agriculture (vulgarisation, recherches,...).

 

La méthodologie d'audit doit donc intégrer et identifier en fonction du domaine concerné, tous les intervenants et les principaux flux financiers.

2.2. Appréciation du contrôle interne

Ayant eu connaissance du projet, l'auditeur procède à l'évaluation des procédures de contrôles internes. Celles-ci concernent les procédures de passation des marchés, l'économie et l'efficience de la gestion. Ces procédures seront évaluées par des tests de détection d'erreurs sur les informations obtenues. L'objectif est d'identifier les principales faiblesses de contrôles internes. Sur la base de l'importance de chaque faiblesse, l'auditeur effectuera des contrôles plus ou moins approfondis.

En matière de contrôle interne, il faut souligner que celui-ci est presque inefficace dans les projets de développement.

2.3. Contrôles spéciaux

Les contrôles spéciaux ou réalisation des missions connexes sont des vérifications spécifiques qu'effectue l'auditeur à la place de la Banque Mondiale. Ils permettent à l'auditeur de réduire le travail portant sur le contrôle des comptes de bilan et de résultat.

a. Vérification du compte spécial

Il convient pour l'auditeur dans cette phase de la mission, de vérifier d'une manière exhaustive, la régularité et la sincérité de tous les décaissements effectués sur le compte spécial et de s'assurer que ce dernier n'a été utilisé que pour les dépenses éligibles par la Banque Mondiale.

Les techniques suivantes peuvent être utilisées pour la vérification du compte spécial :

- Contrôle de la cohérence globale du solde du compte spécial en vérifiant l'égalité suivante : Montant initial de l'avance en Compte Spécial = Solde de trésorerie + Dépenses éligibles non encore remboursées.

- Contrôle de la cohérence globale de l'Etat récapitulatif des dépenses, en procédant par :

· rapprochement du solde initial de l'Etat récapitulatif des dépenses avec le solde du relevé bancaire de début période ;

· rapprochement du solde final avec le solde de fin d'exercice du relevé bancaire ;

· rapprochement du total des réalimentations avec celui des Demandes de Retrait de Fonds encaissées au cours de l'exercice.

· rapprochement du total des paiements de l'Etat récapitulatif des dépenses avec le cumul des décaissements sur le compte bancaire ;

- Contrôle des Demandes de Retrait de Fonds de réalimentation, en procédant par :

· rapprochement des montants des Demandes de Retrait de Fonds envoyées à la Banque Mondiale avec les paiements effectués par cette dernière, afin d'identifier les rejets ;

· analyse des causes des rejets et les traitements effectués par le Projet, afin d'obtenir leur remboursement.

- Contrôle des décaissements opérés sur le compte spécial, en procédant par :

· Demande et obtention de tous les relevés bancaires émis sur le compte spécial ;

· Contrôle de l'exhaustivité des relevés en pointant les périodes couvertes ;

· Sélection de chaque montant supérieur ou égal xxx USD (selon de l'erreur tolérable définie dans le plan de mission) et vérifier les pièces  justificatives correspondantes ;

· Identification des virements en espèces effectués dans les caisses, et contrôle sur les dépenses atteignant le seuil fixé par la Banque Mondiale ;

· Centralisation des décaissements de l'exercice et rapprochement du total avec celui indiqué sur l'Etat récapitulatif annuel.

· Contrôle des totaux et des périodicités des Demandes de Retrait de Fonds, afin de s'assurer de l'exhaustivité des dépenses demandées en remboursement ;

· Contrôle du respect de la procédure d'achat sur le choix des fournisseurs (notamment une consultation restreinte d'au moins de trois fournisseurs) par le projet.

En conclusion de ses vérifications, l'auditeur doit donc établir un rapport d'opinion sur les mouvements du compte spécial, assortie des réserves éventuelles.

b. Vérification de l'Etat de Relevé des dépenses (ou Etats certifiés de dépenses)

Ici, la mission de l'auditeur est de certifier que les pièces justifiant l'Etat de relevé des dépenses sont authentiques.

Les techniques de contrôle pouvant être mises en oeuvre par l'auditeur  sont :

- Contrôle de cohérence globale, en procédant par :

· rapprochement entre le total des Relevés des Dépenses et le cumul des remboursements, afin d'identifier les DRF en cours à la clôture de l'exercice ;

· Contrôle des totalisations de l'Etat récapitulatif annuel en vue de s'assurer de leur cohérence globale ;

- Contrôle des Relevés des dépenses, en procédant par :

· Sélection de chaque montant supérieur ou égal à xxx USD (suivant le montant du seuil de l'erreur tolérable) et contrôler les pièces justificatives correspondantes ;

· Contrôle de l'éligibilité des dépenses et le respect du seuil d'utilisation des Demandes de paiements directs (DPD), pour les gros contrats de génie civil : examiner attentivement les différents articles sur la périodicité des paiements ;

· Contrôle du respect du seuil d'utilisation des RDD.

Un rapport d'opinion à l'issue de la vérification des états certifiés de dépenses doit être rédigé par l'auditeur sur la base de ses conclusions.

c. Vérification des demandes de retrait de fonds

La tâche relative à cette phase de la mission est celle qui consiste pour l'auditeur à la certification des demandes de paiements directs établies par le projet au profit de ses fournisseurs c'est-à-dire, vérifier si les procédures d'attribution des marchés mises en place par la Banque Mondiale ont été respectées.

Les techniques suivantes peuvent permettre de vérifier les demandes de retrait de fonds :

- Contrôle de cohérence globale, en procédant par :

· rapprochement entre les DRF indiquées dans l'Etat annuel et les paiements mentionnés dans le relevé annuel de la Banque Mondiale ;

· Contrôle de la totalisation des montants de l'Etat annuel en s'assurant de l'exhaustivité des DRF.

- Contrôle des DRF, en procédant par :

· Identification de toutes les DRF des paiements directs et examination des conditions d'attribution des marchés ;

· Contrôle du respect du seuil d'application des Demandes de paiements directs ;

· Sélection des montants supérieurs à xxx USD et examination des dossiers de paiement en contrôlant l'existence et l'exhaustivité des pièces justificatives (facture, bon de commande, etc.) ;

· Contrôle des dates de paiement, afin d'identifier les DRF en cours à la clôture de l'exercice ;

· Contrôle de l'application des pourcentages de prise en charge par chaque source de financement, en sélectionnant les dépenses supérieures à xxx USD.

2.4. Contrôle des comptes

Les comptes sont constitués du rapport de suivi financier qui est un état qui retrace par catégorie budgétaire les prévisions et les réalisations. L'audit consiste à contrôler  la réalité et la régularité des dépenses. Ces dépenses sont de différentes natures  à savoir :

- Les dépenses réalisées en respect des procédures du Projet et principalement des règles de passation des marchés ;

- Les dépenses soutenues par des pièces justificatives probantes ;

- Les dépenses réalisées en respect des catégories et codification prévues par le Projet.

Accessoirement il peut être prévu de certifier des éléments de biens durables. Contrairement aux audits financiers de droit commun, contrôler la réalité des dépenses est le seul objectif du contrôle des comptes dans un Projet.

2.5. Rapports et formulation de l'opinion d'audit

A l'issue de la mission d'audit d'un projet financé par la Banque Mondiale, l'auditeur rédige six (06) types de rapports qui sont :

- Le rapport d'opinion sur les comptes annuels ou sur la situation financière du projet;

- Le rapport spécial sur le compte spécial ;

- Le rapport spécial sur l'Etat certifié des dépenses ou relevés de dépenses ;

- Le rapport spécial sur les demandes de retrait des fonds ;

- Le rapport sur les procédures administratives et comptables et sur le contrôle interne ;

- Le rapport de conformité

Ces rapports dont les modèles sont mis en place par la Banque Mondiale elle-même se présentent de la manière suivante :

2.5.1. Rapport d'opinion sur les comptes annuels ou sur la situation financière du projet

L'auditeur émet dans ce rapport, une opinion sur les états financiers du Projet à la lumière des résultats de ses vérifications.

2.5.2. Rapport spécial (Compte spécial, Relevés des dépenses ou Demandes de retrait de fonds)

L'objectif de ce type de rapport est de communiquer une opinion sur les vérifications faites du compte spécial, des relevés des dépenses ou des demandes de retrait de fonds.

3. Evaluation de la mise en oeuvre de cette approche par ERNST & YOUNG lors de l'audit du projet RDC

Financé par l'Association Internationale de Développement (IDA) de la Banque Mondiale, l'audit du Projet RDC effectué lors de notre passage au Cabinet ERNST & YOUNG a concerné la revue d'un circuit de distribution des fonds aux écoles.

A cet effet l'approche méthodologique développée par ERNST & YOUNG a eu pour objectifs de :

- Vérifier la conformité des paiements effectués par le Projet, à titre des frais de fonctionnement des écoles éligibles ^(10(*)) ;

- vérifier la conformité des transferts de fonds aux écoles éligibles et donner une opinion professionnelle indépendante sur la mission ;

- apprécier et évaluer l'organisation et le fonctionnement du dispositif d'exécution et de suivi des paiements des frais de fonctionnements des écoles et proposer des recommandations pour corriger les faiblesses et insuffisances identifiées ;

- anticiper les risques et les évolutions ;

- effectuer le contrôle de l'utilisation des frais administratifs et de transport alloués au Projet.

L'évaluation faite de la mise en oeuvre de l'approche ERNST & YOUNG nous a permis de révéler :

A. Le non respect de certaines règles et principes de décaissements de la Banque Mondiale

En effet, nous avons réalisé au cours de nos travaux que certaines règles et principes de décaissements mises en place par la Banque Mondiale n'ont pas été scrupuleusement respectées. Il a s'agit notamment de la signature des décharges individuelles servant de justificatifs de retrait de fonds par les bénéficiaires éligibles, le respect des délais de retrait de fonds et les procédures d'acquisition des fournitures destinées aux écoles.

B. Une transcription non exhaustive des dépenses obligatoires dans les livres comptables du Projet

Les dépenses obligatoires étant mentionnées dans l'accord de financement, à toute fois que ces dernières sont engagées par le Projet, elles doivent être transcrites d'une manière fidèle et sincère dans les livres comptables du Projet. Ce qui n'a pas été le cas pour la totalité des dépenses effectuées par le Projet RDC.

C. L'existence des écarts significatifs entre les montants prévisionnels et les montants effectivement reçus à chaque niveau de décaissement du Projet

Des écarts significatifs ont été constatés sur l'ensemble des décaissements effectués par le Projet entre les montants prévus dans l'accord de financement et les montants effectivement reçus. Ce qui a rendu inefficace le circuit utilisé par le Projet pour l'acheminement des fonds aux écoles.

4. Recommandations

Au regard de l'évaluation faite sur la mise en oeuvre de l'approche nous avons pensé formuler quelques recommandations. Celles-ci portent essentiellement sur :

- L'organisation des transferts de fonds par le Projet

- L'application, la régularité et a conformité des règles de décaissement par le Projet

- Le système d'informations du Projet

A. L'organisation des transferts de fonds par le Projet

L'audit doit permettre de s'assurer que le Projet dispose des procédures décrivant le déroulement des opérations de transfert de fonds ainsi que les contrôles à effectuer. Il doit également s'assurer de l'utilisation optimale des fonds et procéder à l'évaluation du système de contrôle interne du Projet.

B. Le système d'information du Projet

L'approche d'audit doit assurer que le Projet dispose d'un système d'information qui lui permet de gérer et de suivre les différents transferts de fonds à travers l'étendu du territoire Congolais (RDC) et assurer son efficacité.

C. L'application, la régularité et la conformité des règles de décaissement par le Projet

Il s'agira ici d'assurer que les règles et principes de décaissements ont été scrupuleusement respectées par le Projet, de vérifier l'ordonnancement des transferts de fonds et le suivi des réceptions par les écoles des fonds affectés.

* ⁽¹⁰⁾ Ecoles figurant dans la liste des écoles retenus par l'accord de financement.