Conception et mise en place d'un logiciel de gestion commerciale au sein d'une entreprise commerciale: cas de établissement KAS Sondirya

EPIGRAPHE

«Nobody can do everything but everybody can do something»

ALICIA KEYS

« Pour faire 1000 mètres, il faut commencer par faire le premier mètre »

DENG XIAO PING

DEDICACE

A mes parents RUHAMYA BARHESHULWA et BURUME Jeanne

A mes regrettés grands-parents Etienne KALUNGA et Thérèse MWA-KAMUSONI

Je dédie ce travail

REMERCIEMENTS

Nous adressons nos remerciements d'abord au créateur, l'Eternel DIEU tout puissant pour nous avoir prêté vie durant tout le cycle jusqu'à la réalisation de ce travail.

Je tiens à remercier tout particulièrement et à témoigner toute ma reconnaissance à mon directeur, l'Assistant Ir. MUMBERE MUYISA Forest, qui malgré ses multiples occupations a bien voulu diriger et porter son attention sur ce travail.

Ainsi, je congratule toutes les autorités de l'Université Adventiste de Lukanga pour nous avoir encadrées moralement et intellectuellement durant ces trois années que nous avons passées avec eux.

Je tiens à exprimer ma reconnaissance à toutes les personnes qui ont apporté leurs concours à l'élaboration de ce travail notamment à :

- Ma famille, particulièrement nos parents Dieudonné RUHAMYA et Jeanne BURUME, à mon oncle KABIDU, à ma tante Francine BAGEZIRE et son mari Dewar MUGISHO, à nos frères et soeurs Armel MUSHAGALUSA, Francis MURHULA, Bertin MUGISHO, Grace NAMULISA, Gradi NTABALA, Ahadi BASIMA, Chuma LWANWA, DENIS et à toute la famille BASIMA pour le soutien et la patience qu'elle m'a témoignée ;

- Nos amis : SIVIKA Papy, Debray PRINCE, Christian KITAMA, Elie KIKUNI, Jay SIVIKA, Zénon MWANANGOY, Malphe SIVIWE, HUBERT, Jean-Claude KIBANDO, Nene KULIMUSHI, Henriette KAVIRA, Trésor KASOLENE, Ado LOKOLO, pour leurs réconforts ;

- Nos compagnons de lutte : KALUNGWANA Nestor, MAPILANGA Francis, MUDEKEREZA Janvier, KATUNGO Mandela, KAPAKASI Moïse, PANDA Patrick, KODJO Benjamin, LOGO Thierry, SENGA Patrick, KITUTA Ezechiel, KATUKA Théophile, KOLU Noël, Muhindo KAHUMULA, pour leurs conseils avisés et sourires de tous les instants ;

Je tiens également à remercier toutes les personnes qui ont concouru à rendre ce travail agréable.

A tous et à chacun, nous disons merci.

RUHAMYA MULINDWA Chirac

ABREVIATIONS ET SIGLES

A.N : Alpha Numérique

BD : Base des données

Ets : Etablissement

MCC : Modèle Conceptuel de Communication

MEA : Modèle Entité-Association

MERISE : Méthode d'Etude et de Réalisation Informatique pour les Systèmes d'Entreprise

MLC : Modèle Logique de Communication

MLD : Modèle Logique des données

MOT : Modèle Organisationnel de Traitement

MPD : Modèle Physique des Données

MS : Microsoft

N : Numérique

N.I : Nul Interdit

N.R.C : Numéro du Registre de Commerce

N° : Numéro

OP : Opération

PDG : Président Directeur Général

PF : Procédure Fonctionnelle

SQL : Structured Query Language

TVA : Taxes sur la Valeur Ajoutée

VOL/JR : Volume par jour

TABLE DES MATIERES

EPIGRAPHE i

DEDICACE ii

REMERCIEMENTS iii

ABREVIATIONS ET SIGLES iv

TABLE DES MATIERES v

INTRODUCTION 1

1. PROBLEMATIQUE 1

2. HYPOTHESES 2

3. OBJECTIFS DU TRAVAIL 2

4. CHOIX ET INTERET DU SUJET 3

5. METHODES ET TECHNIQUES DE RECHERCHE 3

6. DELIMITATION DU SUJET 3

7. PLAN DU TRAVAIL 3

CHAPITRE PREMIER : CONSIDERATION THEORIQUE 5

I.1. DEFINITION DES CONCEPTS 5

I.1.1. Conception 5

I.1.2. MISE EN OEUVRE 6

I.1.3. LOGICIEL 6

I.2. NOTION SUR LA GESTION COMMERCIALE 7

I.2.1. LA GESTION 7

I.2.2. LE COMMERCE 9

I.2.3. QU'EST-CE QUE LA GESTION COMMERCIALE ? 9

I.2.4. LES ENJEUX DE LA GESTION COMMERCIALE 10

I.2.5. LES ELEMENTS DE LA GESTION COMMERCIALE 10

CHAPITRE DEUXIEME : ETUDE PREALABLE 21

II.1. PRESENTATION DU MILIEU D'ETUDE 21

II.1.1. Situation géographique 21

II.1.2. Aperçu Historique 21

II.1.3. Statut Juridique 21

II.1.4. Objectif 21

II.1.5. Organisation de l'Ets KAS SONDIRYA 22

II.2. LANCEMENT DU PROJET 24

II.2.1. Cadrage du projet 24

II.2.2. Etude d'opportunité du projet 24

II.2.3. Etude de faisabilité du projet 24

II.3. RECUEIL ET DIAGNISTIC 25

II.3.1. Principaux acteurs 25

II.3.2. Les Flux 26

II.3.3. Schéma de circulation et de traitement des informations - 28 -

II.3.4. Grille d'analyse des données - 31 -

II.3.5. Fiche de descriptif des opérations 33

II.3.6. Fiche de description des postes de travail 35

II.3.7. Diagnostic et critique de l'existant 36

II.3.8. Proposition de Solution 37

CHAPITRE TROISIEME : MODELISATION DU PROJET 38

III.1. NIVEAU CONCEPTUEL 38

III.1.1. Modèle Conceptuel de communication 38

III.1.2. Modèle Conceptuel des Données 39

III.1.3. Modèle Conceptuel de Traitement 45

III.2. NIVEAU LOGIQUE 48

III.2.1. Modèle logique des données 48

III.2.2. Modèle organisationnel de traitement 48

III.3. NIVEAU PHYSIQUE 57

III.3.1. Modèle physique des données 57

III.3.2. Modèle Opérationnel de traitement 58

CHAPITRE QUATRIEME : REALISATION ET REPRESENTATION DE LA BASE DES DONNEES 59

VI.1. LES TABLES ET RELATIONS 59

VI.2. LES ECRANS 60

IV.2.1. Le menu principal 60

IV.2.2. Menu Entrées des données 60

IV.2.3. Menu Affichage des rapports 61

IV.3. LES UNITES LOGIQUES 61

IV.3.1. Quelques unités des Entrées des données 61

IV.3.2. Quelques rapports 63

IV.4. GUIDE D'UTILISATION DE L'APPLICATION G-COM 68

CONCLUSION GENERALE 69

BIBLIOGRAPHIE 71

INTRODUCTION

PROBLEMATIQUE

L'histoire de l'humanité s'accélère. Sur les quatre milliard d'années d'existence de notre planète, toutes les espèces connues datent de moins de cent million d'années, l'homme de moins d'un million d'années, le plus ancien dessin sur la paroi d'une caverne de 30 000 ans. Il y a tout juste 500 ans, l'invention de l'imprimerie accélérait la diffusion du savoir. Aujourd'hui, les 200 millions d'ordinateurs installés démontrent qu'il serait inconcevable de s'en passer dans la civilisation industrielle contemporaine. La manière dont l'informatique a révolutionné l'activité intellectuelle et économique n'a pas d'équivalent dans d'autres domaines (FIGER J.P., 1996, p.1).

La gestion commerciale joue  un rôle essentiel dans la réussite d'une entreprise, elle influence de façon directe les gains à réaliser par les Entreprises. En effet, si celle-ci est bien tenue, elle pourra conduire à  l'accroissement du chiffre d'affaires, à la stabilité financière ainsi qu'à l'analyse de futurs marchés et de résultats potentiels. Un système de vente optimal garantit un partenariat durable et privilégié avec des clients. Les entreprises ayant rapidement pris la décision d'analyser et de piloter la gestion commerciale au moyen de l'outil informatique disposent aujourd'hui d'un net avantage par rapport à des entreprises similaires, qui agissent  encore sur le marché sans cet instrument. Grâce à cet outil, il est possible d'analyser de façon journalière les chiffres des ventes par rapport au stade de vie des produits, cela permet aux entreprises de réagir plus vite dans le processus du cycle de vie de ces produits, aux mutations du marché, autres changements concurrentiels et par conséquent d'en commander d'autres.

Afin de vouloir gagner le temps, de conserver les données, de limiter le nombre d'employés et pas mal d'autres raisons, les petites, moyennes et grandes entreprises sont bien poussées à chercher des solutions informatiques capables de répondre à leurs besoins. Cela dit, les entreprises commerciales congolaises doivent prendre conscience des avantages qu'elles gagneraient d'une gestion commerciale automatisée et la considérer avec plus d'estime. C'est dans ce cadre que s'inscrit notre projet qui consiste à doter l'Etablissement KAS Sondirya d'une application sur mesure de gestion commerciale enfin de résoudre quelques problèmes qui constituent son manque à gagner.

Après avoir souligné les points précédents et en essayant d'être concis, nous estimons que parmi les obstacles qu'éprouve l'entreprise KAS Sondirya, nous avons aussi ; les surcharges, les incompréhensions, les difficultés dans l'interprétation de l'existant en stock, les difficultés dans l'obtention immédiate du résultat, les problèmes de la lenteur et retard dans la production des différents rapports et les erreurs dans les traitements des données ; tout ça dû à une gestion commerciale manuelle et parfois par des logiciels non appropriés. Ainsi, il est essentiel pour les gestionnaires prudents de concevoir et utiliser des stratégies nécessaires pour pallier à ces obstacles.

Vis-à-vis de ce que nous venons de relever et vu la manière dont la gestion commerciale est tenue par l'Etablissement KAS Sondirya, notre problématique est guidée par les questions ci-après :

- Pourquoi l'Etablissement KAS Sondirya maintient jusqu'aujourd'hui l'utilisation manuelle du système d'information vu les inconvénients et dangers que représente celle-ci ?

- Comment peut-on faciliter la gestion commerciale et essayer de résoudre les problèmes que pose la gestion manuelle d'information au sein de l'Etablissement KAS Sondirya ?

HYPOTHESES

En vue de remédier aux inquiétudes soulevées à travers des questions posées ci-haut, nous pensons que :

- il se peut que l'Etablissement KAS Sondirya ignore encore les avantages que lui offre un système d'information quasi-automatisé.

- La mise en place d'une base des données relationnelle et d'un nouveau système d'information serait une solution optimale pour pallier aux problèmes que pose la gestion manuelle et faciliter la vente au sein de l'établissement KAS Sondirya.

OBJECTIFS DU TRAVAIL

Du point de vue des problèmes sus évoqués, notre travail devra aboutir à la mise en place d'un logiciel susceptible de répondre à quelques problèmes pratiques de gestion commerciale au sein de l'établissement KAS Sondirya. Nous devons donc arriver à concevoir une base des données adaptée au mode de fonctionnement de l'établissement KAS Sondirya et capable d'être utilisé par ses gestionnaires.

CHOIX ET INTERET DU SUJET

Le choix de ce thème est justifié par le rôle essentiel que joue la gestion commerciale dans la réussite des entreprises commerciales ; vu que toute entreprise est tenue à suivre le développement rapide du monde de la technologie et en profiter le plus possible afin d'assurer sa continuité et accroître sa compétitivité, nous avons voulu aider l'établissement KAS Sondirya d'en faire autant, ce qui pourra l'aider à résoudre les problèmes sus mentionnés.

METHODES ET TECHNIQUES DE RECHERCHE

Voici les méthodes et techniques que nous avons pu pister pour arriver aux bonnes fins de notre travail de recherche :

- La méthode d'étude et des réalisations en informatique pour les systèmes d'entreprise (MERISE), qui nous permettra d'analyser l'existant pour comprendre le milieu d'étude enfin de nous aider à bien concevoir un système d'information qui s'adaptera à l'Etablissement KAS Sondirya ;

- La méthode d'observation et l'interview, qui nous permettront de comprendre le déroulement des processus dans l'établissement ;

- La technique documentaire ; elle nous permettra avec la lecture divers livres et notes des cours, à mieux réaliser ce travail.

DELIMITATION DU SUJET

Dans ce travail de recherche notre champs d'étude se limite à l'analyse des services concernant la gestion commercial c'est-à-dire l'ensemble des informations relatives au stock, aux ventes et aux approvisionnements, au sein d'établissement commercial KAS Sondirya en ville de Butembo depuis son implantation jusqu'à ces jours.

PLAN DU TRAVAIL

Hormis l'introduction et la conclusion, notre travail comprend quatre chapitres dont,

- Le premier porte sur la considération théorique : Dans ce chapitre nous aurons à présenter une vue théorique d'ensemble sur notre travail, en définissant les concepts de base en rapport avec notre sujet.

- Le deuxième sur les études préalables : ici, nous allons mener une étude de notre milieu d'étude qui n'est autre que l'Ets KAS SONDORYA.

- Le troisième sur la construction du modèle : dans cette partie, nous allons modéliser notre projet c'est-à-dire présenter notre système d'information que nous allons modéliser par la méthode MERISE.

- Enfin, le quatrième chapitre porte sur la réalisation du projet : ce chapitre consistera à la création et la présentation du logiciel. Ici, nous illustrerons les différentes parties de l'application à savoir la base de données et les différentes requêtes qui permettent d'interroger cette base des données.

CHAPITRE PREMIER : CONSIDERATION THEORIQUE

I.1. DEFINITION DES CONCEPTS

I.1.1. Conception

a) Définition

La conception : est l'action de concevoir, acte de l'intelligence, de la pensée, s'appliquant à un objet (Dictionnaire, le Petit Robert I, 1987).

b) Le champ d'application

1. Conception assistée par ordinateur (CAO)

- En anglais : computer Aided Design (CAD)

Elle recouvre un vaste champ de travaux dans lesquels l'ordinateur aide à la conception. Une idée (par exemple : la création d'une nouvelle carrosserie de voiture), avant de se concrétiser, doit passer par de nombreuses étapes. L'ordinateur, capable d'exécutions très rapides (calcul, dessins de plan, etc), permet de multiplier les prototypes théoriques et donc économise le temps et argent. Le plus connu des logiciels de CAO pour ordinateurs est Auto CAD (Le Petit Larousse illustré, 1980).

2. La conception Informatique

La conception de logiciel met en oeuvre tout un ensemble d'activités qui, à partir d'une demande d'informatisation d'un processus (demande qui peut aller de la simple question orale jusqu'au cahier des charges complet), permettant la conception, l'écriture et la mise au point d'un logiciel (et donc de programmes informatiques) jusqu'à sa livraison au demandeur. Le fait de concevoir un système en allant du général au particulier, en passant par des « étapes d'affinage ».

Réalisable uniquement lorsque l'on a une bonne vision d'ensemble de la solution du problème à résoudre, elle a été décrite pour la première fois par Niklaus Wirth, père des langages Pascal et Modula-2 (entre autre), et était alors déjà utilisée par les bons programmeurs.

Afin de résoudre un problème mieux vaut théoriquement commencer par bien le comprendre puis trouver une solution. Pour créer un logiciel, par exemple, on doit théoriquement décrire le problème puis le mode de résolution. Le terme conception désigne à la fois l'étape (« phase ») concernée et la nature de l'activité alors menée. Elle produit une spécification comprise par tous les impliqués. Le développement de logiciels ressemble un peu à la maternité : mieux vaut mieux concevoir d'abord (déterminer ce que l'on va faire, et comment), programmer (réaliser) ensuite et accoucher (livrer, exploiter...). La programmation fait généralement appel à un mélange de conception descendante et de conception ascendante ( http://fr.wikipedia.org/wiki/Conception, consulté le 4 Avril 2011).

En règle générale, la conception de logiciel va suivre 3 grandes phases :

- Phase d'analyse (fonctionnelle) ou de conception : durant cette phase, on effectue simultanément l'étude des données et l'étude des traitements à effectuer. C'est en général dans cette phase que s'appliquent les techniques de modélisation. Il en découle la description des bases de données éventuelles à créer et les programmes à écrire et la manière dont tout cela va être intégré : Spécification, conception, Définition de l'architecture ;

- Phase de réalisation ou de programmation (écriture et tests de programmation) : Algorithmique, codage, programmation, gestion de versions, refactoring, tests unitaires, optimisation du code ;

- Phase de livraison : intégration, validation, documentation du logiciel, packaging.

I.1.2. MISE EN OEUVRE

En générale, la conception et plus particulièrement, la mise en oeuvre désigne la création d'un produit fini à partir d'un document de conception, d'un document de spécification, voire directement depuis un cahier des charges. L'utilisation de l'anglicisme « implémentation » est courante. ( http://fr.wikipedia.org/wiki/Mise_en_oeuvre consulté le 2 Avril 2011).

I.1.3. LOGICIEL

Le logiciel est l'ensemble des travaux de logique, d'analyse de programmation, nécessaires au fonctionnement d'un ensemble des traitements de l'information (Le Petit Robert I, 1987). Logiciel=en anglais (Software). Le logiciel est la partie non tangible de l'ordinateur. Ce terme est utilisé comme synonyme de programmes disponibles pour une machine donnée. Le logiciel est aussi indispensable au fonctionnement d'un micro-ordinateur que le matériel lui-même. (Grand Dictionnaire de la micro-informatique et de l'internet, 1997, cité par MASINDA, 2008). Selon le lexique de gestion (2003, Ed. Dalloz), le logiciel ou programme est l'ensemble d'ordres écrits dans un langage informatique reconnaissable par un ordinateur et décrivant le travail qu'il doit exécuter. Programme (Software) = ensemble des instructions qui commandent à l'ordinateur l'exécution de certaines tâches, dans les cadres de la réalisation d'un but (jeu, calcul des impôts, etc). (Grand Dictionnaire de la micro-informatique et Internet).

On distingue trois types de logiciels :

- Les logiciels de base qui facilitent l'exploitation de la machine. Parmi eux, on distinguera le système d'exploitation des disques (SED) et les programmes de services ou programmes utilitaires (par exemple : les programmes de test des mémoires, de la vitesse de rotation des disquettes, etc).

- Les langages comme par exemple : BASIC, COBOL, etc

- Les programmes d'application : adaptés à des tâches particulières (traitement de texte, comptabilité, etc).

I.2. NOTION SUR LA GESTION COMMERCIALE

I.2.1. LA GESTION

a) Définition

Considérant son évolution empirique, classique et moderne ; plusieurs définitions sont à retenir de la gestion.

Etymologiquement, ce mot dérive de manager qui signifie régler avec soin et adresse avec habileté e précaution. C'est diriger et manipuler ou conduire à sa main (Madame WASUKUNDI ,2010).

Selon le lexique d'économie, la gestion est une science des décisions stratégiques et tactiques dans les organisations.

D'après Pamela & All (1995), la gestion est un processus d'administrer et de coordonner les ressources efficacement et avec efficience (obtention des bons résultats en moindres moyens intrants).

Enfin, la gestion peut être définie comme le processus spécifique consistant en activités de planification, d'organisation, direction et de contrôle (Terry et Franklin, 1996 ; cités par MAKI 2008).

b) Les fonctions managériales

L'approche de la gestion est un processus continu et dynamique. Cela signifie qu'un système managérial a des fonctions et principes d'action qui interagissent et forment un environnement social (un tout). Ces fonctions de management sont :

Ø La planification : qui consiste en définition des buts et objectifs de l'organisation ainsi que l'élaboration des plans d'action à suivre.

Ø L'organisation : sert de la distinction des travails en taches et mises en relation des individus.

Ø Direction : consiste à donner des instructions nécessaires aux membres et leurs motivations.

Ø Contrôles : Savoir l'exécution des activités selon les plans établis.

c) Enveloppe managériale et Roue managériale

Selon le principe managérial stipulant : « celui qui n'avance pas recule dans le trou », la gestion se veut une façon de passer à l'action. Les fonctions de l'entreprise sont en générales définies par sa configuration. Quelques-unes en sont la fonction technique, financière, comptabilité, administration, approvisionnement, production, distribution,... Spécifiquement, ce sont des responsables fonctionnelles qui concrétisent la gestion dans leurs univers particuliers. Pour le stock par exemple, on doit chercher à intégrer tout les quatre fonctions du management (P.O.D.C).

De l'idée susmentionnée provient deux concepts dont :

Ø Enveloppe managériale : veut signifier que toutes les quatre fonctions de la gestion ont une interaction directe avec les fonctions de l'entreprise c'est -à dire toute fonction de l'entreprise doit contenir les quatre fonctions managériales.

Ø Roue managériale : les fonctions du management forment un processus et un système circulaire qui ont des interrelations. Chaque fonction détermine les autres. Donc le processus dynamique et continu.

d) Les moyens de base de la gestion

Il existe six moyens ou ressources managériales (6M) dont on cite les moyens humains, les matières, les machines, les méthodes, la monnaie, le marché. Chaque moyen doit subir une gestion adéquat c'est- a dire doit passer par les quatre fonctions de management.

I.2.2. LE COMMERCE

Le commerce est une activité consistant à fabriquer, transporter et vendre des biens ou des services d'un lieu à un autre dans le but de les échanger. (Microsoft Encarta, 2008).

L'économiste britannique Adam Smith remarque dans la Richesse des nations (The Wealth of Nations, 1776) que la volonté d'échanger un objet contre un autre est une qualité intrinsèque de la nature humaine. Selon cet économiste classique, fondateur de l'économie politique, l'objet des « sociétés civiles » consiste en la réalisation de leurs intérêts matériels. L'échange permet alors la satisfaction des besoins en permettant aux individus de se procurer ce qu'ils convoitent sans nécessairement avoir à le produire eux-mêmes. Historiquement, les premiers échanges se sont opérés dans le cadre d'une économie de troc, système dans lequel un bien s'échange directement contre un autre bien. Commerce de proximité, le troc va rapidement montrer ses limites. Échanger une marchandise directement contre une autre marchandise pose le problème de la valeur respective de ces deux biens.

La nature de l'échange exige que la valeur des biens puisse être définie en fonction d'un instrument à partir duquel la valeur de tous les biens échangés peut être mesurée. C'est l'introduction de la monnaie, instrument de mesure de la valeur, qui va permettre le développement du commerce en rationalisant les termes de l'échange. Utilisée dans un cadre géographique défini, et quelque soit sa forme et sa valeur intrinsèque, la monnaie, dès lors que son utilisation est acceptée par tous, facilite les échanges. En évacuant le problème de la mesure de la valeur des marchandises, l'échange en économie monétaire permet le passage d'un commerce de proximité à un commerce lointain. La découverte de nouveaux territoires, synonyme de nouveaux biens, constitue le second facteur qui explique le développement de l'échange, pulsion naturelle des individus.

I.2.3. QU'EST-CE QUE LA GESTION COMMERCIALE ?

La gestion commerciale concerne toutes les opérations de gestion des achats et des ventes d'une entreprise. Elle s'appuie sur le traitement et la gestion des données clients, fournisseurs et produits de l'entreprise.

C'est donc la comptabilité, l'administration des ventes, le service de gestion commerciale de l'entreprise qui gère les achats, les ventes, les devis, les factures, la gestion des stocks, la gestion des commandes, le calcul des frais d'approches, etc.

I.2.4. LES ENJEUX DE LA GESTION COMMERCIALE

- Accroissement de la rentabilité

C'est grâce à une bonne gestion commerciale qu'une entreprise peut honorer ses factures, se faire payer par ses prestataires, vendre ses produits, honorer ses commandes en temps et en heure, se constituer une trésorerie, etc. La gestion commerciale est donc un élément prépondérant pour les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d'activité. Sans une bonne gestion commerciale, une entreprise ne peut pas fonctionner correctement, être rentable et donner satisfaction à ses clients.

- Des besoins précis et personnalisés

Une bonne gestion commerciale suppose une prise en compte et un traitement global de toutes les données de l'entreprise. On ne peut donc s'occuper de gestion commerciale efficacement qu'à la condition d'avoir un outil adapté, entièrement intégré et vraiment complet. Cet outil devra vous permettre une prise en charge de toute la structure commerciale de votre entreprise, du devis à la facturation, de la gestion des stocks à la livraison.

I.2.5. LES ELEMENTS DE LA GESTION COMMERCIALE

A) L'ACHAT

a) Définition

Action d'acquérir quelque chose. (Dicos Encarta, 2008).

Selon l'Encyclopedie libre Wikipedia, l''achat est l'acquisition d'un bien ou d'un service en contrepartie d'une contribution monétaire. ( http://fr.wikipedia.org/wiki/Achat consulté le 26 Avril 2011).

b) Enjeux des achats

Tandis que la vente est un acte passif, demeurant dans l'attente de l'acquisition par une autre personne d'un objet ou de la vertu d'une personne, l'achat est un acte actif demandant de la part du requérant un assentiment, un déboursement et une appropriation pratique d'un objet ou de la vertu d'une personne. L'achat est plus complexe que d'être le simple contraire de la vente.

L'objet de la vente est de dynamiser l'acheteur, de solliciter la personne à procéder à l'achat. Pour cela il est utilisé une multitude de manières et de méthodes (de la publicité,...), confinant de près à un art, qui font l'objet de l'article vente. L'objet de l'achat est l' acquisition et tout ce qui est mis en vente n'est pas obligatoirement acheté.

Notons que pour certains biens ou services sans acquisition immédiatement disponible sur l' ensemble des marchandises disponibles, l'acheteur devra solliciter l'artisan ou la firme à même de réaliser le bien ou le service qu'il recherche (achat sur mesure).

Entrent dans les procédés de l'achat, la précision d'une nécessité (devenue besoin), la recherche de pourvoyeurs, la réponse aux appels d'offre, la négociation ou le marchandage, la rédaction de contrats ; avec comme objectif, la satisfaction du besoin au moindre coût (moins disant) ou au meilleur rapport qualité/prix (mieux disant), et la majeure partie de l'art de la vente. C'est sur l'achat que s'appliquent les taxes du commerce : c'est l'acquéreur final qui les débourse.

c) Nature des achats

- Objet : En dernier ressort, ce qui est produit pour la vente est essentiellement destiné à être acheté ; en d'autres mots, les choses et les services sont produits et proposés afin d'être acquis. Le pas est aisé d'énoncer alors que ce qui est produit l'est pour être acquis, c'est-à-dire que c'est en vue de l'achat que l'on produit les choses. Qu'importe ce que l'on produit, pourvu que l'on trouve un acquéreur, un acheteur, pourvu que quelqu'un achète ce qui est produit dans ce but. C'est là une raison pour laquelle il est proposé plus de produits sur les marchés que d'acquéreurs potentiels, qu'il est produit en grand nombre, des services ou des choses, des vertus ou des sentiments, plus qu'il n'en faut pour être en totalité acquis : leur nombre dépasse de loin le suffisant qui serait de trouver entièrement un acquéreur pour chaque chose, chaque produit, chaque vertu et chaque sentiment. C'est précisément ici que l'achat présente un intérêt d'étude.

- Distinction : Il y a deux sortes d'achat :

· celui effectué dans le cadre stricte du commerce, comme prélude à une vente ultérieure : dans ce cadre l'échange est une transition dans un cycle nommée revente, couramment appelé négoce.

· celui qui est en fait en bout de la ligne du commerce, qui ne donnera lieu, en cas de vente ultérieure, qu'à l'épithète de seconde main, c'est-à-dire que la chose, la vertu, le service auront été usés, ne seront plus considérés comme neufs : dans ce cadre l'achat est une terminaison d'un cycle.

B) LA VENTE

a) Définition

Au sens premier, une vente est l'opération par laquelle un bien ou un droit détenu par un vendeur est cédé à un acheteur en échange d'une contrepartie, généralement la remise d'une somme d'argent.

Cette contrepartie peut résulter :

· d'une négociation entre le vendeur et l' acheteur, débouchant sur la conclusion d'une convention plus ou moins formalisée recueillant l'accord des deux parties.

· ou de l'application et de l'adhésion de l'acheteur à des Conditions générales de vente et/ou Conditions particulières de vente, et en particulier d'un tarif publié.

Par extension, la vente désigne l'ensemble du processus qui, depuis l'entrée en relation des parties, conduit à la conclusion d'accord de cession, et à sa réalisation complète (livraison et paiement).

Par extension également, l'expression courante les ventes (au pluriel) sert en entreprise à désigner la force de vente, ou le service ou la fonction commerciale qui a en charge l'ensemble du processus, chargé de piloter et de réaliser les ventes.

b) Les enjeux de la vente

- Pour le marketing : La vente fournit a posteriori la validation des décisions éventuellement prises en amont dans le cadre du marketing mix (Produit / Distribution / Tarification / Communication), et leur incidence sur la part de marché , le positionnement des produits, la pertinence des couples "Produits-marchés" et la rentabilité générale de l'offre de l'entreprise.

- Pour le vendeur : La vente est le résultat visé et attendu : Elle contribue à assurer l'obtention des objectifs de volume, de chiffre d'affaires et éventuellement de marge qui lui sont dévolus. Il est fréquent que la vente conditionne pour une part non négligeable la rémunération du vendeur.

- Pour le comptable : La vente doit être accompagnée par une facturation , traduisant la cession d'une richesse détenue par l'entreprise en une créance sur un Tiers (le client) . Pour ce faire la diminution de valeur constatée par l'Entreprise (Baisse du stock, consommation de ressources ...) doit être balancée par la création d'une créance appropriée (contrepartie de cette diminution, mais aussi comportant le niveau de rémunération nécessaire et suffisant pour rétribuer l'action de l'entreprise).

- Pour le Responsable financier : Le paiement par le client de sa dette annule et remplace la créance détenue sur un client par la constatation d'une rentrée effective d'argent dans les comptes de trésorerie de l'entreprise :

· soit immédiatement si le client règle la vente au comptant ( vente au comptant pouvant le cas échéant donner lieu à escompte pour paiement comptant) ;

· soit ultérieurement si le client règle plus tard rentrée ( vente à crédit pouvant le cas échéant se produire en une fois ou selon un calendrier d'échéances négocié et programmé au moment de la vente).

- Pour la Direction Générale : Sans vente, il n'y a pas de chiffre d'affaires, donc pas de rentrée d'argent. Sans vente, il n'y a pas de marge et pas de couverture des frais fixes permettant à l'entreprise d'être bénéficiaire.

c) Typologie de vente

· La vente et ses clientèles cibles

- vente et clientèle de détail

- vente et clientèle de gros

· La vente et les lieux de transaction

- Vente sédentaire : C'est une vente se déroulant chez le vendeur (vente en magasin), il s'agit le plus souvent de la vente aux particuliers. Mais il y a des magasins réservés uniquement aux professionnels notamment dans l'industrie et l'alimentaire.

- Vente non sédentaire : C'est une vente se déroulant chez le client, il s'agit de la vente « en porte à porte » ou sur rendez-vous, aux particuliers ou aux professionnels.

- Vente à l'export.

· La vente et ses modes opératoires

- Vente avec présence physique et directe du vendeur : ici on a, les contacts individuels ( Vente à domicile, démarchage), les contacts collectifs ou ventes par réunion (à son domicile, ou au domicile de quelqu'un d'autre), la vente à l'accro (vente au particulier dans la rue, en l'accrochant), le colportage ou Vente par tournées ( dans les campagnes ) et la vente en laisser sur place ( dite aussi : vente à la chine ).

- Vente par le media : on a ici ; les ventes via presse écrite (Insertion publicitaire accompagnée d'un coupon-réponse), les ventes par téléphone, les ventes "on line" (Internet est aujourd'hui un média sur lequel il faut compter), les vente par correspondance,...

d) La gestion des forces de ventes

La force de vente est constituée par l'ensemble du personnel commercial chargé de la vente et de la stimulation de la demande. Elle constitue le principal outil de la performance commerciale. Elle regroupe différents postes : directeur commercial, directeur des ventes, représentant, animateur des ventes, prospecteur, conseiller commercial, chargé d'affaires, ingénieur commercial, ingénieur technico-commercial, etc.

Les principales formes d'organisation d'une force de vente sont les suivantes :

· structure par secteurs géographiques : chaque représentant travaille sur un secteur géographique défini à l'intérieur duquel il vend la gamme complète des produits de l'entreprise.

· structure par produits : chaque représentant est spécialisé sur un segment de l'offre de l'entreprise mais sur l'ensemble du territoire géographique ; la spécialisation de la force de vente par produits est particulièrement judicieuse lorsque les produits sont techniquement complexes, hétérogènes ou nombreux.

· structure par marchés : chaque représentant travaille avec toutes les entreprises d'un même type, selon le secteur d'activité, la taille, le volume d'achat ou l'ancienneté des contacts commerciaux.

La stimulation de la motivation peut revêtir de nombreux aspects :

· la place du commercial dans l'équipe, dans la société

· les formations, l'apprentissage du métier de commercial (certaines entreprises sont réputées pour inculquer de très bonnes connaissances du métier de la vente)

· le relationnel que le commercial a déjà acquis avec ses clients (jusqu'au copinage)

· et enfin la rémunération : fixe, commissions, primes, intéressements au chiffre d'affaires, avantages en nature, récompenses diverses associées à des concours, challenges ou événements...

L'attrait pour un poste de commercial ressemble à celui que les commerciaux font valoir pour leurs produits : on ne parle pas d'abord du prix ou du salaire, mais du produit, c'est-à-dire ce qui entoure ce poste. Une fois l'attrait défini, on discute du prix.

C'est souvent la mobilisation de la force de vente (FDV) par une animation efficace, la définition d'objectifs et de systèmes de contrôle judicieux qui permettent d'obtenir les meilleures performances. Il importe de spécifier la façon dont les vendeurs répartiront leur temps et leur spécifier des objectifs réalistes, compréhensibles et motivants. Plus un vendeur est motivé, plus il s'investit dans son travail et meilleures sont ses performances. Il est alors mieux récompensé donc satisfait et motivé à poursuivre ses efforts. La rémunération qui semble en apparence primordiale n'est pas toujours le point principal.

Les objectifs assignés à la force de vente doivent prendre en considération la nature des marchés visés par l'entreprise et le positionnement recherché sur chaque marché. Après avoir défini ses objectifs et sa structure, l'entreprise est en mesure de fixer la taille de sa force de vente. Celle-ci constitue un atout parmi les plus productifs, mais aussi les plus coûteux. La plupart des entreprises fixent le nombre de vendeurs dont elles ont besoin à partir d'une analyse de la charge de travail.

C) LE STOCK

a) Définitions

Les stocks constituent l'ensemble des biens ou services qui interviennent dans le cycle d'exploitation de l'entreprise pour être :

- soit vendu à l'état au terme d'un processus de transformation ou encours,

- soit consommé au premier usage (A .Dayan, cité par MAKI, 2008).

Les stocks correspondent à des charges d'exploitation contractées non encore consommées ou non encore vendues. D'où stocker, c'est engager des dépenses pour acquérir des biens qui ne produiront des revenus qu'ultérieurement. Selon ce que l'on stocke, en quelle quantité et suivant la durée, ces dépenses peuvent s'avérer conséquentes.

Bref, la qualification de stock pour un bien ne dépend pas de la nature du bien, mais de sa destination : sont considérés comme des stocks les biens destinés à être revendus, et non à être conservés dans l'entreprise pour y être utilisés (immobilisations)

Les articles sont tous les objets manufacturés clairement identifiables dans l'entreprise. A son tour, le stock est l'ensemble des articles détenus par l'entreprise qui, selon la nature, peut prendre plusieurs appellations. Un lot est un ensemble d'éléments stockés ayant les mêmes coûts d'achats. Un lot économique est le volume optimal à commander.

b) Typologie de stocks

Font l'objet de stockage les biens suivants :

- Les marchandises : Appelés les stocks des commerçants, ce sont des objets, matières ou fournitures acquis par l'entreprise et destinés à être revendus à l'état sans aucune transformation. (revente à profit d'articles sans valeur ajoutée).

- les matières premières : ce sont des objets, matières te fournitures acquis par l'entreprise auprès des fournisseurs et destinés à être ultérieurement incorporé aux produits finis, ils y restent présents.

- Matières consommables : sont des matières qui contribuent d'une manière indirecte à la fabrication des produits finis. Ils ne s'y retrouvent pas au stade final.

- Les produits semi-ouvrés (encours de fabrication ou semi-finis) : sont des produits qui ont atteint un stade déterminé de la fabrication et qui sont disponibles pour des transformations ultérieures. Ils représentent les articles qui ne sont pas vendables.

- Les produits finis (produits terminés): sont des produits fabriqués par l'entreprise et destines à être vendus.

- Les matières d'empaquetage (de conditionnement) : ce sont ceux destines à garder les produits contre les risque au cours de leurs distributions. Elles font corps avec les produits finis fabriques.

- Les matières d'emballages : ce sont des objets destines à contenir les produits qui sont livrés aux clients en même temps que leurs contenus. Ils sont utilisés pour rendre facile et possible la vente et le transport des produits finis fabriqués. Ces objets peuvent être récupérables ou perdus.

- Les déchets et rebuts : ce sont des produits finis qui représentent des défauts ou ne représentent pas les formes voulues et/ou sont impropres à l'utilisation à la quelle elle était destinée.

- Les sous produits : ce sont des produits secondaires obtenus au cours de l'élaboration du produit fini principal. Ces produits liés mais non désirés par l'entreprise peuvent avoir des valeurs marchandes sous réserves des traitements supplémentaires. Comme par exemple une entreprise pétrolière obtient de l'essence mais aussi des sous produits comme l'huile, goudron,...

Il est à noter que les locaux où sont stockés ces stocks portent différentes appellations :

· Les magasins pour les entreprises industrielles

· Les entrepôts pour les entreprises des distributions en gros

· Les Réserves pour les entreprises de distributions en détail.

c) Les Finalités des Stocks

On constitue le stock pour des diverses finalités dont nous pouvons citer :

- Eviter le retard dans la livraison de produits aux clients.

- Eviter le retard et l'interruption dans les processus de la transformation des ateliers.

- Optimiser le coût de la transaction

- Profiter le mouvement des prix.

d) Gestion des Stocks

1°) Définition

Gérer un stock, selon Zemarti, c'est faire en sorte qu'il soit constamment apte à répondre aux demandes des clients, des utilisateurs ainsi que des articles stockes ; rechercher a minimiser les coûts lie a l'approvisionnement et a l'existence des stocks dans l'entreprise (Zemarti, 1976, cité par MAKI, 2008).

Quant à GUIHOT, c'est l'ensemble des opérations relatives aux stocks détenus dans une entreprise : Passation des commandes, réception et optimisation du niveau du stock, la valorisation,...

2°) Objectif

L'objectif de la gestion des stocks est de réduire les coûts de possession (stockage, gardiennage, ...) et de passation des commandes, tout en conservant le niveau de stock nécessaire pour éviter toute rupture de stock, pouvant entraîner une perte d'exploitation préjudiciable. Pour cela l'entreprise doit définir des indicateurs précis, et contrôler le mieux possible les mouvements de stocks et leur état réel.

3°) Taches

Deux fonctions assurent la mise à la disposition adéquat des produits ou la tenue des stocks nécessaires : l'approvisionnement et le magasinage (Jean-Luc Boulot et Al, 1987, P.209).

D) LA FACTURATION

a) Définition

La facture est le document établi par le vendeur et adressé au client à la suite d'une vente, qui détaille le type de marchandise vendu, la quantité, le décompte du prix et la somme totale due par le client (Joëlle Bonenfant et al, 2009).

La facture a pour objet de déclencher le règlement des biens ou services achetés, de servir de preuve en cas de litige et permet de contrôler le montant de la TVA à acquitter et les prix pratiqués. Dans le cas d'une vente directe au consommateur, par exemple l'achat d'une baguette de pain à la boulangerie, la facture n'est pas obligatoire, mais le client peut l'exiger.

L'acheteur est tenu de régler la facture selon les conditions prévues dans la commande.

b) Les mentions de la facture.

La facture contient plusieurs types d'informations et notamment :

- les éléments d'identification du vendeur : raison sociale, adresse, numéro de registre du commerce et des professions...

- les éléments d'identification de la facture : date, numéro...

- les références de la commande ayant déclenché la vente.

- le rappel des conditions de vente (transport, livraison, paiement...).

- les caractéristiques générales de l'envoi (nombre de colis, poids, contenu non détaillé...)

- la description détaillée des marchandises : désignation, quantité, prix unitaire hors taxe (HT), montant total hors taxe, réduction de prix et nature, TVA, total toutes taxes comprises (TTC), net à payer, taux de TVA et taxes (pour certaines marchandises)...

c) Les réductions et les majorations de prix.

Des majorations ou des réductions peuvent s'ajouter ou se soustraire au prix des marchandises.

Parmi les majorations, on peut noter :

- les débours (frais de transport, d'emballage et d'assurance supportés par le vendeur au cours de la livraison et refacturés au client).

- la TVA (Taxe à la Valeur Ajoutée) ou plus précisément les TVA (les marchandises livrées peuvent être soumises à des taux différents).

- les taxes parafiscales (taxe sur le textile, sur le transport...).

Les réductions sont au nombre de quatre :

- la remise : c'est une réduction accordée en fonction de l'importance de la quantité achetée ou de la profession de l'acheteur (les étudiants et les professeurs bénéficient souvent d'une remise sur le matériel informatique ou les abonnements à des magazines). Elle est évaluée par application d'un pourcentage sur le prix de vente .

- le rabais : il s'agit d'une réduction exceptionnelle et négociée avec le client accordée pour réparer une erreur du fournisseur (défaut de qualité, retard de livraison, livraison non conforme...).

- l'escompte : cette réduction est accordée pour paiement au comptant ou avant la date d'exigibilité.

- la ristourne : cette réduction, accordée généralement en fin d'année et calculée sur l'ensemble des achats effectués par un même client, consiste en un remboursement d'une partie de la somme payée. Le taux est souvent progressif (2% à partir de 20 000 euros, 3% à partir de 30 000). La ristourne est faite pour fidéliser le client.

d) Les types de factures

Il existe plusieurs formes de factures et notamment :

- la facture simple (ou sur place) : le client et le fournisseur habitant la même ville, elle est remise avec la marchandise et ne comporte pas de frais de transport.

- la facture d'expédition : elle concerne les marchandises envoyées par transporteur, quand le client et le fournisseur n'habitent pas la même ville. Elle porte la mention du mode et des conditions d'expédition.

- la facture d'avoir : c'est une facture dont le montant est porté au crédit du compte du client qui a trop payé (renvoi de marchandise, emballages consignés...).

- la facture pro forma : cette facture fictive, employée principalement dans le commerce international, est établie avant la vente et permet à l'acheteur de justifier du prix qu'il aura à payer.

- la facture consulaire : employée aussi dans le commerce international, c'est une facture qui est visée par le consul du pays destinataire pour certifier l'origine des marchandises.

E) LE DEVIS

a) Définition

Un devis est une estimation des prix réalisée avant l'exécution des travaux, ou avant l'achat d'un bien.

b) Enjeux d'un devis

Lorsqu'un particulier ou une société demande des devis auprès de plusieurs entreprises, cela permet de comparer les prix et les prestations fournies. Généralement les devis sont gratuits.

c) Les éléments d'un devis

Identification du prestataire qui rédige le devis (Nom et raison sociale, adresse complète, Téléphone, e-mail et site Internet) ;

Identification de la personne qui a demandé le devis (Nom, prénom, adresse, Téléphone)

Le mot devis doit être en gras ;

La date du devis, la liste des prix et le total ;

Dans un devis, il faut préciser la durée de la validité de l'offre par ex. ce devis est valable 1 mois

F) LE BON DE COMMANDE

a) Définition

Un bon de commande est un document établi par le client dans lequel il détaille les articles commandés et toutes les conditions utiles à la bonne exécution de la commande.

b) Les éléments d'un bon de commande

Nom et adresse du fournisseur ;

Date et numéro de la commande, ainsi que mot commande ;

Détails des marchandises commandées ;

Prix unitaire et global, conditions de livraison, de paiement et signature de l'acheteur.

CHAPITRE DEUXIEME : ETUDE PREALABLE

II.1. PRESENTATION DU MILIEU D'ETUDE

II.1.1. Situation géographique

L'Etablissement KASEREKA SONDIRYA, est une entreprise commerciale se situant en République Démocratique du Congo, dans la province du Nord-Kivu, en ville de Butembo, Commune Kimemi, dans l'Avenue Baye, N° 11.

II.1.2. Aperçu Historique

L'Etablissement KAS SONDIRYA est une Entreprise individuelle qui a vu le jour en 1985, sous l'initiative de Monsieur Kasereka SONDIRYA, le fondateur dont la société porte le nom. L'entreprise a eu des débuts pénibles et éprouvants, elle fut constitué par des maigres sommes réunies par le fondateur, aidé par son frère Kakule SONDIRYA ; c'est ainsi qu'aux années 85 l'entreprise parvint à l'exercice d'un commerce peu profitant, vendant une quantité de marchandise évaluable à environ 5000 dollars U.S. ce n'est qu'après des longues périodes de durs travaux que la société atteint une clientèle assez considérable et parvint aujourd'hui un chiffre d'affaire moyen pouvant être estimé à 500.000 dollars U.S.

Source : Archive ETS Kas Sondirya

II.1.3. Statut Juridique

L'Etablissement KASEREKA SONDIRYA est une Entreprise commerciale et individuelle créée par Monsieur Kasereka SONDIRYA. Elle est officiellement immatriculée par son Numéro de Registre de Commerce : 647 Butembo et son numéro d'Identité Nationale 5-93-N57853P. L'Ets KAS SONDIRYA est dirigé par un président Directeur Général, qui est à la fois son fondateur.

Source : Archive ETS Kas Sondirya

II.1.4. Objectif

Dès sa création l'Ets KAS SONDIRYA, s'était fixé les objectifs ci-après :

- Diffuser des produits et solutions de la meilleure qualité possible et fournir une plus grande valeur à nos clients afin de gagner leur respect et leur fidélité.

- Réaliser des bénéfices suffisants pour financer la croissance de notre entreprise et fournir les ressources requises pour atteindre nos autres objectifs d'entreprise.

- Assurer la croissance de l'entreprise en continuant à proposer des produits, services et solutions significatifs sur le marché où nous sommes déjà présents et se développer dans de nouveaux secteurs en mettant à profit nos compétences et les intérêts du client

- Considérer toute évolution du marché comme une opportunité de croissance ; utiliser nos bénéfices et notre capacité à créer et développer des produits, services et solutions innovateurs qui répondent aux besoins émergents des clients.

- Aider les employés de l'Ets KAS SONDIRYA à partager la réussite de l'entreprise, réussite qu'ils rendent d'ailleurs possible ; fournir des opportunités de carrière basées sur les performances ; créer conjointement avec les employés un environnement de travail sûr, stimulant et favorable à la prise en compte de leur diversité et qui reconnaît leurs contributions individuelles ; les aider à avoir un sentiment de satisfaction et d'accomplissement dans leur travail.

Source : Archive ETS Kas Sondirya

II.1.5. Organisation de l'Ets KAS SONDIRYA

a. Structure Organisationnelle

P.D.G

GERANCE

Secrétariat et Informatique

COMPTABILITE

Approvisionnement

Vente

Caisse

Dépôt

Facturation

Source : Archive ETS Kas Sondirya

b. Attribution des tâches

Dans l'Ets KAS SONDIRYA, les tâches sont reparties à chacun des postes de la manière suivante :

- Président Directeur Générale : Il est le représentant légal de l'entreprise, ceci dit, il organise et préside les réunions lorsqu'elles ont lieux. Il conçoit la stratégie générale et la vision de l'entreprise, définit ses objectifs et décide des moyens financiers, matériels et humains à mettre en oeuvre pour le progrès de l'établissement.

- Gérant : Il s'occupe de la politique commerciale, des investissements, des prestations proposées mais aussi des contrats avec les fournisseurs, des recrutement et management du personnel, finances et développement de l'exploitation : il assume la gestion globale de la société.

- Comptable : Son rôle est d'enregistrer toutes les entrées et sorties d'argent de l'entreprise (factures des fournisseurs, impôts, salaires du personnel, encaissements) ; il doit aussi dresser le bilan et le compte de résultat de l'entreprise. Ces documents sont importants notamment pour les services fiscaux.

- Chef d'approvisionnements : Il s'occupe des achats d'équipements, de l'évaluation des fournisseurs, du traitement et gestion des dossiers de consultation relatifs aux achats, il établit les rapports des différents achats. Il doit avoir les quantités nécessaires sur le stock pour répondre à la production, ou au client de l'entreprise.

- Chef des ventes : son rôle principal est d'organiser, coordonner et animer l'équipe de vente en vue de faire progresser le chiffre d'affaires de l'entreprise. Il doit former, gérer, conseiller et contrôler l'équipe de vente.

- Chef de dépôt : Il vérifie et enregistre les factures, il contrôle les entrées et les sorties des marchandises en stock, il établit une fiche de stock.

- Caissier : sa tache est de tenir la caisse de l'entreprise, il s'occuper de l'impression des factures éventuellement demandées par le client.

- Secrétaire : coordonne et organise les emplois du temps, prend des notes ou des rendez-vous téléphoniques, classe des documents, établit des lettres commerciales, des rapports ou encore des comptes-rendus, c'est lui qui est chargé de l'accueil des personnes, des contacts téléphoniques et de l'envoi de courriels.

- Informaticien : entre les données relatives à l'entrée en stock dans un classeur Ms Excel et s'occupe de la saisie des lettres commerciales, des rapports et des comptes rendus.

Source : Archive ETS Kas Sondirya

II.2. LANCEMENT DU PROJET

II.2.1. Cadrage du projet

Notre projet s'inscrit dans le cadre de la gestion commerciale de l'établissement KAS Sondirya ; celle-ci traite en effet des différentes taches relatives au stock des marchandises, à la vente des marchandises et aux approvisionnements.

Dans ce projet, nous auront d'abord à structurer le système d'information existant impliqué d'une manière directe dans la gestion commerciale et nous aboutiront à un nouveau système qui permettra une gestion d'information efficace, ainsi qu'à l'automatisation de certaines tâches programmables, parmi ces tâches, nous pouvons citer l'enregistrement de différentes informations relatives à l'entrée et à la sortie des marchandises en stock, les informations relatives l'évolution de vente de chaque marchandise par période et par catégorie.

II.2.2. Etude d'opportunité du projet

Après un long entretien avec le gérant de la société KAS Sondirya sur la manière dont le stock est géré actuellement, nous sommes parvenu à identifier les inconvénients de cette tenue des opérations que nous avons d'ailleurs cités dans la problématique ; et nous avons vu que ce projet répond favorablement aux besoins du bénéficiaire. Nous aurons donc à confronter les objectifs poursuivis dans ce travail à ceux exprimés par le bénéficiaire.

Nous pouvons donc nous permettre à achever ce point en concluant que ce projet est opportun car il répond d'une manière propice aux préoccupations actuelles du bénéficiaire.

II.2.3. Etude de faisabilité du projet

En ce point, nous chercherons à répondre à la question ci après : Est-ce-que ce projet est réalisable par rapport aux contraintes humaines, matériels, techniques et temporelles ?

a. Contrainte humaine

Nous nous estimons prêt et capable de réaliser ce projet. Au terme de ce projet, nous arriverons donc à mettre à place une base des données qui pourra aider l'Ets KAS Sondirya à bien gérer ses services commerciaux.

D'autre part, vu que l'Etablissement dispose déjà d'un informaticien, il ne restera qu'à le former sur l'utilisation du Software et du Hardware qui seront mis au point. Il faudra aussi former les acteurs qui utiliseront le logiciel.

b. Contraintes Matérielles et techniques

L'établissement dispose déjà d'un ordinateur équipé d'un système d'exploitation, du logiciel Ms Access bien qu'il ne soit pas utilisé et d'un courant électrique permanent. Mais alors, pour le bon accomplissement de ce projet, il sera indispensable de s'acquérir d'un cours de Ms Access, de 5 autre ordinateurs en plus de ce que dispose déjà l'établissement, ces ordinateurs seront utilisés par les acteurs qui sont impliqués dans notre système d'information ; un par le chef du bureau approvisionnement, un par le chef des ventes, un par le caissier, un par le facturier et un par le chef de dépôt. Il faudra aussi mettre en place un réseau sur lequel la base des données sera partagée.

c. Contraintes temporelles

Pour concevoir et réaliser ce logiciel, nous avons besoin d'au moins 6 mois. Le temps étant une ressource rare qu'il faut bien gérer. Nous estimons que le temps dont nous disposons sera suffisant malgré les autres multiples occupations.

II.3. RECUEIL ET DIAGNOSTIC

Dans cette partie, nous essayerons de comprendre de manière concise le fonctionnement actuel du système d'information de gestion stock, des ventes et des achats et détailler les besoins réels d'amélioration à réaliser en vue d'aboutir aux objectifs attendus de la réalisation du projet. En vue de comprendre ce système d'information, nous y relèverons les principaux acteurs et les différents flux échangés (documents utilisés et processus de leurs traitements).

II.3.1. Principaux acteurs

a. Les acteurs internes

Ici, nous allons relever les acteurs qui interviennent dans les activités commerciales de l'Etablissement. Nous avons pour notre cas :

- Le chargé d'approvisionnement,

- Le chargé de dépôt,

- Le chargé des ventes,

- Le facturier et

- Le caissier.

b. Les acteurs externes

Sont ceux qui communiquent avec notre système d'information tout en restant en dehors de celle-ci. Pour notre cas nous avons :

- Les clients,

- Les fournisseurs

II.3.2. Les Flux

Ici, il s'agit des informations échangées entre acteurs. Ces informations peuvent être transmises soit par des documents imprimés ou soit oralement.

Fournisseur

Chargé d'approvisionnement

1

Chargé de dépôt

6a, 6b

Chargé des ventes

Facturier

10a

Caisse

(4a)

(2,3)

(4b)

(5)

(7b)

(8a)

(8b, 9)

(10c)

(7a)

Client

(10b)

(11)

Voici comment se retrace la circulation de ces flux :

(1)  : Réquisition

(2)  : Bon de commande émis

(3)  : Argent liquide

(4a) : Facture reçue (Copie 1)

(4b) : Facture reçue (Copie 2)

(5) : Bon d'entrée en stock

(6a) : Fiche de stock Entrée

(6b) : Fiche de stock Sortie

(7a) : Bon de commande reçu (Copie 1)

(7b) : Bon de commande reçu (Copie 2)

(8a) : Bon de sortie en stock (Copie 1)

(8b) : Bon de sortie en stock (Copie 2)

(9)  : Ordre de facturation

(10a) : Facture émis (Copie 1)

(10b) : Facture émis (Copie 2)

(10c) : Facture émis (Copie 3)

(11) : Argent Liquide

II.3.3. Schéma de circulation et de traitement des informations

Ce schéma nous permet de donner la chronologie de traitement des informations au sein de l'entreprise.

Chronologie des opérations

Chargé d'approvisionnement

Chargé de dépôt

Chargé des ventes

Facturier

Caisse

Fournisseur

Client

Elaboration de la réquisition et du bon de commande

OP N° 1

1

2

3

4

4

Enregistrement des entrées en stock

OP N° 2

5

6

Chronologie des opérations	Chargé d'approvisionnement	Chargé de dépôt	Chargé des ventes	Facturier	Caisse	Fournisseur	Client

7

Envoie de la commande

OP N° 3

7

7

Analyse de la commande

OP N° 4

Favorable Défavor.

8

9

8

Demande de facturation

OP N° 5

10

10

Facturation

OP N° 6

11

12

Commentaire :

1 : Réquisition 10 : Ordre de facturation

2 : Bon de commande émis 11 : Facture émis au client

3 : Argent liquide 12 : Argent liquide.

4 : Facture reçu du fournisseur

5 : Bon d'entrée en stock

6 : Fiche de stock

7 : Bon de commande reçu du client

8 : Bon de sortie de stock

9 : Rejet de la commande

II.3.4. Grille d'analyse des données

Cette grille permet d'inventorier les données du système recueillies sur les supports des données relatifs à la gestion commerciale. Elle permet aussi de préparer leur modélisation (dictionnaire des données, schéma conceptuel) dans l'élaboration de la solution.

Rubrique	Réquisition	Facture reçu	Bon d'entrée en stock	Fiche de stock	Bon de commande reçu	Facture émis	Bon de commande émise
Date de réquisition	*
Numéro de réquisition	*
Désignation de l'article	*	*	*	*	*	*	*
Quantité d'Articles requis	*
Date de la commande émise							*
Numéro de la commande émise							*
Quantité d'Articles de la cmd émise							*
P.U. d'articles de la commande émise							*
Numéro de la facture Reçue		*
Date de la Facture reçue		*
Nom du fournisseur		*
Quantités d'Article de la facture reçue		*
P.U. des articles de la facture reçue		*
Numéro du Bon d'entrée en stock			*
Date de l'arrivage			*
Provenance			*
Quantité des articles arrivés			*
Quantité des articles sains			*
Quantité des articles endommagés			*
P.U. des articles arrivés			*
Date de tenue de stock			*	*
Quantité d'entrée en stock				*
Quantité de sortie de stock				*
Solde physique en stock				*
P.U. d'Entrée en stock				*
P.U. de sortie de stock				*
Solde en stock en valeur				*
Date de la commande reçue					*
Numéro de la commande reçue					*
Quantité d'Articles de la commande reçue					*
Prix Unitaire d'Article de la commande reçue					*
Nom du client					*
Numéro de la facture émise						*
Date de la facture émise						*
Quantité d'Articles de la facture émise						*
Prix Unitaire de la facture émise						*

II.3.5. Fiche de descriptif des opérations

ADRESSE : APPROVISIONNEMENT

OPERATION N°  : 01

Libellé  : Elaboration de la réquisition et du bon de commande

Type de traitement : Manuel

Périodicité : Samedi

Poste de travail : APPROVISIONNEMENT

Entrées/Sorties

Entrées :

Sortie  : Réquisition et Bon de commande

Description du traitement

- Elaboration de la réquisition des marchandises qui manquent déjà en stock et dont la quantité ne peut pas satisfaire la demande des clients.

- Emission du bon de commande à transmettre au fournisseur.

ADRESSE : DEPOT

OPERATION N°  : 02

Libellé  : Enregistrement des entrées en stock

Type de traitement : Semi-automatique

Périodicité : Lundi - Samedi

Poste de travail : DEPOT

Entrées/Sorties

Entrées : Facture

Sortie  : Bon d'entrées en stock et la fiche de stock

Description du traitement

- Enregistrement des marchandises entrées en stock, en valeur et en quantité.

ADRESSE : VENTE

OPERATION N°  : 03

Libellé  : Envoie de la commande

Type de traitement : Manuel

Périodicité : Lundi - Samedi

Poste de travail : VENTE

Entrées/Sorties

Entrées : Bon de commande du client

Sortie  : Bon de commande du client

Description du traitement

- Transmission du bon de commande au chef de dépôt.

ADRESSE : DEPOT

OPERATION N°  : 04

Libellé  : Analyse de la commande

Type de traitement : Semi-automatique

Périodicité : Lundi - Samedi

Poste de travail : DEPOT

Entrées/Sorties

Entrées : Bon de commande

Sortie  : Bon de sortie en stock

Description du traitement

- Vérification de la quantité de marchandises disponible en stock.

ADRESSE : VENTE

OPERATION N°  : 05

Libellé  : Demande de facturation

Type de traitement : Semi-automatique

Périodicité : Lundi - Samedi

Poste de travail : VENTE

Entrées/Sorties

Entrées : Bon de sortie en stock

Sortie  : Ordre de facturation

Description du traitement

- Apposition du sceau et de la signature sur le bon de sortie de stock.

ADRESSE : FACTURATION

OPERATION N°  : 06

Libellé  : Facturation

Type de traitement : Semi-automatique

Périodicité : Lundi - Samedi

Poste de travail : FACTURATION

Entrées/Sorties

Entrées : Ordre de facturation

Sortie  : Facture

Description du traitement

- Production de la facture des marchandises sorties en stock au Prix de Vente.

II.3.6. Fiche de description des postes de travail

FICHE DE POSTE DE TRAVAIL POSTE DE TRAVAIL : APPROVISIONNEMENT
DESCRIPTION Période : Samedi Période d'activité : 08h30' - 17h00'
N° Opération	Libellé	Type	Vol/Jr	Durée Unitaire	Durée/jr
1	Elaboration de la réquisition et du bon de commande	Manuel	1	180	180'
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL POSTE DE TRAVAIL : DEPOT
DESCRIPTION Période : Lundi - Samedi Période d'activité : 08h30' - 17h00'
N° Opération	Libellé	Type	Vol/Jr	Durée Unitaire	Durée/jr
2	Enregistrement des entrées en stock	Semi-automatique	1	210	210'
4	Analyse de la commande	Semi-automatique	32	10	320'
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL POSTE DE TRAVAIL : VENTE
DESCRIPTION Période : Lundi - Samedi Période d'activité : 08h30' - 17h00'
N° Opération	Libellé	Type	Vol/Jr	Durée Unitaire	Durée/jr
3	Envoie de la commande du client	Manuel	30	5	150'
5	Demande de facturation	Semi-automatique	30	3	90'
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL POSTE DE TRAVAIL : FACTURATION
DESCRIPTION Période : Lundi - Samedi Période d'activité : 08h30' - 17h00'
N° Opération	Libellé	Type	Vol/Jr	Durée Unitaire	Durée/jr
6	Facturation	Semi-automatique	30	4	120'

II.3.7. Diagnostic et critique de l'existant

a. Points forts

- Il nous est très avantageux de voir que l'entreprise dispose déjà d'un ordinateur ayant un système d'exploitation (Windows XP) et MS Office 2003, pouvant nous aider à l'aboutissement de notre travail.

- L'entreprise dispose des personnels courageux et capable de s'adapter à des nouvelles technologies.

b. Points faibles

- L'actuel système d'information est lacunaire car il ne permet pas au comptable d'être informer de manière directe et régulière de la situation du stock.

- Le caissier est beaucoup sous-utilisé, vis-à-vis de la tâche journalière qui lui est confié.

- Aucun document n'atteste la réception de la marchandise par le client ou l'argent par le caissier.

- La tenue manuelle des opérations de vente et celles de stock rendent inefficaces la gestion au sein de l'entreprise.

- Le seul ordinateur dont dispose l'entreprise se trouve malheureusement éloigné des postes de travail.

En nous appuyant à ces diagnostics, nous pouvons affirmer les hypothèses ci-après :

· L'ETS KAS Sondirya ignorait encore les avantages que pouvait lui accorder un nouveau système d'information.

· La mise en place d'une base des données et l'implantation d'un nouveau système d'information seront une solution optimale pour pallier au problème de l'inefficacité de la gestion au sein de l'Etablissement.

II.3.8. Proposition de Solution

Cette phase a pour objectif de définir les orientations du projet et de choisir la solution adaptée au contexte de l'organisation (O. MASIVI, 2010)

Pour résoudre les problèmes ci-haut soulignés et atteindre l'efficacité dans la gestion au sein de l'Ets KAS Sondirya, nous proposons ce qui suit :

- Pour rendre complet le système, il faudra intégrer la comptabilité en tant qu'acteur externe. Il faudra que le comptable soit régulièrement informé des mouvements du stock. Il faut lui transmettre à chaque fin de journée un rapport synthétique du stock. Ce même rapport sera aussi envoyer au chef d'approvisionnement pour l'informer des quantités d'articles restants en stock.

- Il faut charger le caissier à l'élaboration d'un nouveau document qu'on appelle Reçu, ça pourra en effet attester que le client a payé pour l'acquisition de la marchandise et que l'argent est entré en caisse.

- La mise en place d'une base des données et d'un nouveau système d'information pourront servir d'un contrôle rudimentaire des existants en stocks pour éviter des vols, perte du client..., assurer la promptitude et la rapidité dans la tenue des stocks et la production au temps opportun des différents rapports.

- Il faudra équiper tous les postes des travaux des outils qui leurs permettront de bien exécuter leurs tâches.

CHAPITRE TROISIEME : MODELISATION DU PROJET

III.1. NIVEAU CONCEPTUEL

L'objectif à ce niveau est représenter l'activité de l'entreprise et de formaliser son nouveau système d'information indépendamment de son organisation. Ce niveau comprend les modèles suivants : le Modèle conceptuel de communication, le modèle conceptuel de traitement et le modèle conceptuel des données.

III.1.1. Modèle Conceptuel de communication

(9d)

Comptable

(9 c)

(11)

(12)

(13 a)

(13 b)

Fournisseur

Chargé d'approvisionnement

14

Chargé de dépôt

5a, 5b

Chargé des ventes

Facturier

Caisse

(3)

(1,2)

(3)

(4)

(6b)

(7)

(8)

(9b)

(6a)

Client

(9a)

(10)

Commentaires :

(1)  : Bon de commande émis

(2)  : Argent liquide

(3)  : Facture reçue

(4)  : Bon d'entrée en stock

(5a) : Fiche de stock (Entrées)

(5b) : Fiche de stock (Sorties)

(6a) : Bon de commande reçu (Copie 1)

(6b) : Bon de commande reçu (Copie 2)

(7)  : Bon de sortie en stock

(8)  : Ordre de facturation

(9a) : Facture émise (Copie 1)

(9b) : Facture émise (Copie 2)

(9c) : Facture émise (Copie 3)

(9d) : Facture émise (Copie 4)

(10)  : Argent liquide

(11)  : Reçu

(12) : Demande du Rapport de synthèse du stock

(13a) : Rapport de synthèse de stock (Copie 1)

(13b) : Rapport de synthèse de stock (Copie 2)

(14) : Réquisition

III.1.2. Modèle Conceptuel des Données

Le modèle conceptuel des données est une représentation statique du système d'information de l'entreprise qui met en évidence sa sémantique. Il a pour but de décrire de façon formelle les données qui seront utilisées par le système d'information. Il s'agit donc d'une représentation des données, facilement compréhensibles. Cet aspect recouvre les mots qui décrivent le système ainsi que les liens existants entre ces mots. Le formalisme adopté par la méthode Merise pour réaliser cette description est basé sur les concepts « entité-association». (F. DIGALO, Merise, 2001[En ligne]).

a. Les règles de gestion

Les règles de gestion suivantes nous permettront de préciser les différentes contraintes qui seront respectées par notre modèle conceptuel des données.

1. A une date précise, il y a entrée d'une quantité connue de marchandises en stock au cout d'achat, moyennant un bon de commande, chaque bon de commande a un numéro ; l'entrée en stock est accompagnée d'une opération d'entrée en stock qui est identifié par un numéro.

2. Chaque fournisseur a un numéro et une adresse.

3. Chaque article est associé à un numéro unique et appartient à une catégorie.

4. Chaque catégorie d'articles est identifiée par un code et un nom.

5. A des dates précises il y a sortie des quantités connues des marchandises en stock, chaque sortie est justifiée par une opération de sortie en stock, chaque opération est identifiée par un numéro.

6. Chaque fiche de stock a une période et dépend des entrées et sorties.

7. Chaque client est identifié par un numéro et a une adresse.

8. Un client peut commander un ou plusieurs articles moyennant un bon de commande qui est identifié par un numéro, contient une quantité et une date.

9. Après chaque achat, le client reçoit une et une seule facture et un et un seul reçu identifié chacun par un numéro à une date précise.

10. Chaque article est situé dans un dépôt ayant un numéro et un nom.

b. Dictionnaire des données

Nom Mnémonique	Description	Type	Contrainte d'intégrité	Mode d'obtention
AdressClent	Adresse du client	AN		Mémorisé
AdressFourn	Adresse du fournisseur	AN		Mémorisé
CAUArtEnt	Coût d'achat Unitaire d'article entré en stock	Monétaire		Mémorisé
CodeAnnee	Code de l'année	AN	Unique	Mémorisé
CodeArt	Code de l'article	AN	Unique	Mémorisé
CodeCatArt	Code de la catégorie de l'article	AN	Unique	Mémorisé
CodeClient	Code du client	AN	Unique	Mémorisé
CodeFourn	Code du fournisseur	AN	Unique	Mémorisé
DateCmd	Date d'émission du bon de commande	Date		Mémorisé
DateEntrStock	Date de l'entrée des marchandises en stock	Date		Mémorisé
DateFact	Date de la facturation	Date		Mémorisé
DateRec	Date de la rédaction du reçu	Date		Mémorisé
DatSortStock	Date de la sortie des marchandises en stock	Date		Mémorisé
DescrAnnee	Description de l'année	N		Mémorisé
MontantRecCh	Montant Reçu en Chiffre	Monétaire		Mémorisé
MontRecLet	Montant Reçu en toute lettre	AN		Mémorisé
NomArt	Nom de l'article	AN		Mémorisé
NomCatArt	Nom de la catégorie de l'article	AN		Mémorisé
NomClient	Nom du client	AN		Mémorisé
NomDepot	Num du Dépôt	AN		Mémorisé
NomFourn	Nom du fournisseur	AN		Mémorisé
NumDepot	Numéro du dépôt	AN	Unique	Mémorisé
NumOpCmd	Numéro de l'opération de la commande	AN	Unique	Mémorisé
NumOpFact	Numéro de l'opération de facturation	AN	Unique	Mémorisé
NumOpSt	Numéro de l'opération sur stock	N	Unique	Mémorisé
NumRec	Numéro du reçu	AN	Unique	Mémorisé
NumTransCmd	Numéro de la commande	N	Unique	Mémorisé
NumTransFact	Numéro de la transaction de la facturation	N	Unique	Mémorisé
NumTransSt	Numéro de la transaction de l'opération d'entrée ou de sortie	N	Unique	Mémorisé
ObsCmd	Observation de la commande	Oui/Non		Mémorisé
ObsFact	Observation du paiement de la facture	Oui/Non		Mémorisé
ObsOpSt	Observation de l'opération sur stock	Oui/Non		Mémorisé
PhotoCl	Image du client	ObjetOLE		Mémorisé
PUArt	Prix Unitaire de l'Article	Monétaire		Mémorisé
PUCmd	Prix unitaire de l'article commandé	Monétaire		Mémorisé
PVUArtFact	Prix de vente unitaire de l'article facturé	Monétaire		Mémorisé
PVUArtSort	Prix de vente unitaire d'article sortie en stock	Monétaire		Mémorisé
QteArtEnt	Quantité d'articles entrés en stock	N		Mémorisé
QteArtFact	Quantité de l'article facturé	N		Mémorisé
QteArtSort	Quantité d'articles sortis en stock	N		Mémorisé
QteCmd	Quantité Commandée	N		Mémorisé
RefCommCl	Référence de la commande du client	AN		Mémorisé
TelClient	Numéro de téléphone du client	AN		Mémorisé
TelFourn	Numéro de Téléphone du fournisseur	AN		Mémorisé
TypeOp	Type de l'opération	AN		Mémorisé

c. Graphe des dépendances fonctionnelles

DateCmd

NumCmd

QteCmd

PUCmd

ObsCmd

NumOpStock

TypeOp

QteArtEntr

QteArtSort

CAUArt

PVUSort

ObsOpStock

CodeArt

NomArt

PVUArt

StockAl

NumRec

DateRec

MontRecLet

MontRecCh

CodeClient

NomCl

AdrCl

EmailCl

TelClien

CodeFourn

NomFourn

AdrFourn

EmailFourn

TelFourn

CodeCat

NomCat

CodeDep

NomDep

CodeExerc

DescrAnnee

DateEntr

DateSort

DateFact

RefCmdCl

NumFact

QteArtFact

PVUFact

ObsFact

d. Matrice de Dépendance Fonctionnelle

Source But

Num Op Cmd

Num Trans Cmd

Num Op Stock

Num Trans Stock

Num Op Fact

Num Trans Fact

Code Exer

Code Art

Code Cat

Code Dep

Num Rec

Code Client

Code Fourn

DateCmd

v CodeFourn

v CodeEx

v v NumOpCmd

v QteCmd

v PUCmd

v ObsCmd

v DateEntrSt

v DateSortSt

v CodeArt

v NumOpSt

v TypeOp

v QteArtEntr

v QteArtSort

v CAUArt

v PVUArtSort

v ObsStock

v DateFact

v RefCmdCl

v NumOpFact

v QteArtFact

v PVUFact

v ObsFact

v DescrAnnee

v CodeDepot

v CodeCat

v NomArt

v PVUArt

v StAlert

v NomCat

v NomDep

v CodeClient

v v DateRec

v MontRecLet

v MontRecCh

v NomClient

v AdrCli

v TelClient

v EmailCl

v NomFourn

v AdrFourn

v TelFourn

v EmailFourn

v Photo

v e. Modèle Entité-Association

1,1

1,n

Envoyer

1,1

1,n

1,n

1,1

1,n

1,n

1,1

1,1

0,1

1,n

1,n

1,1

1,n

1,n

1,n

1,1

1,n

1,1

1,n

1,n

Appartenir

Avoir

Appartenir

Appartenir

Fournir

Avoir

Contenir

Recevoir

CodeFourn

NomFourn

AdressFourn

TelFourn

Fournisseur

CodeClient

NomClient

AdressClent

TelClient

Client

CodeDepot

NomDepot

Depot

NumOpCmd

DateCmd

QteCmd

PUCmd

ObsCmd

Commande

NumOpStock

TypeOp

QteArtEnt

QteArtSort

CAUArtEnt

ObsOpSt

DateEntrStock

DateSortStock

Stock

NumOpFact

DateFact

RefCmdCl

QteArtFact

PVUArtFact

ObsFact

Facture

CodeArt

NomArt

PUArt

Article

CodeCategorie

NomCatArt

Categorie

CodeExercice

DescrAnnee

Exercice

NumRec

DateRec

MontantRecCh

MontRecLet

Recus

Payer

III.1.3. Modèle Conceptuel de Traitement

Ce modèle conceptuel des traitements est constitué d'une succession d'opérations, chaque opération étant déclenchée par un ou plusieurs événements liés par une condition de synchronisation. L'opération exécute des traitements et produit un ou plusieurs résultats qui peuvent éventuellement être conditionnés par des règles. Celles-ci tiennent compte de la proposition de solution que nous avons suggérée dans les pages précédentes. (F. DIGALO, Merise, 2001[En ligne]).

Ainsi, notre MCT se présente comme suit :

BD

Enregistrement des entrées en stock

Opération N° 02

Facture reçue

Bon d'entrée en stock

BD

Bon de commande

Analyse de la commande

Opération N° 03

Bon de commande reçue

Bon de sortie en stock

Ordre de facturation

Opération N° 04

Bon de sortie en stock (avec sceau)

Facturation

Opération N° 05

Facture

BD

Fiche de stock entrée

Favorable Défavorable

Elaboration du bon de commande

Opération N° 01

Enregistrement de la sortie en fiche de stock

Opération N° 07

Elaboration du reçu

Opération N° 06

BD

Fiche de stock sortie

Reçu

Demande du rapport de synthèse de stock

BD

Fiche de stock

Elaboration du Rapport de synthèse de stock

Opération N° 08

Rapport de synthèse de stock

Elaboration de la Réquisition

Opération N° 09

Réquisition

Facture

Argent liquide

III.2. NIVEAU LOGIQUE

Le niveau logique a pour objectif, la définition des moyens informatiques à affecter au poste de travail pour exécuter les opérations.

III.2.1. Modèle logique des données

En appliquant les règles de passage du MCD au MLD, nous avons obtenu le MLD suivant :

1. Exercice (CodeExercice, DescrAnnee)

2. Fournisseur (CodeFourn, NomFourn, AdrFourn, TelFourn, Photo)

3. Client (CodeCl, NomCl, AdrCl, TelCl, Photo)

4. Article (CodeArt, NomArt, PVUArt, #CodeFourn, #CodeCat, #CodeDepot)

5. OpFacture (NumOpFact, DateFact, RefCmdCl, #CodeCl, #CodeExercice)

6. TransFacture(NumTransFact, QteArtFact, PVUArtFact, ObsFact, #NumOpFact, #CodeArt)

7. OpCmd (NumOpCmd, DateCmd, #CodeFourn, #CodeExercice)

8. TransCmd (NumTransCmd, QteCmd, PUCmd, ObsCmd, #NumOpCmd, #CodeArt)

9. OpStock (NumOpStock, DateEntStock, DateSortStock, #CodeExercice)

10. TransStock (NumTransStock, TypeOp, QteArtEntr, QteArtSort, CAUArtEntr, PVUArtSort, ObsStock, #CodeArt, #NumOpStock)

11. Recu (NumRec, DateRec, MontRecCh, MontRecLet, #CodeCl, #NumOpFact)

12. Depot (CodeDep, NomDep)

13. Categorie (CodeCat, NomCat)

III.2.2. Modèle organisationnel de traitement

Le MOT permet de répondre aux questions suivantes :

- Où ? Le lieu où se fera la procédure fonctionnelle

- Quand ? La période où s'exécutera la procédure fonctionnelle

- Comment ? Le type de traitement de la procédure fonctionnelle

- Pourquoi ? Le moyen de traitement de la procédure fonctionnelle.

Notons qu'une procédure fonctionnelle est un traitement exécuté sans interruption par un même poste de travail, utilisant les moyens de traitement de type déterminé, pendant une période d'activité déterminée (O. MASIVI, 2007-2008, Cité par TSHIBANGU Daniel, TFC 2009).

a. Détermination des procédures fonctionnelles

1. Elaboration du bon de commande

PF	Poste de travail	ACTION	TYPE DE DONNEES	Période	N° OP
1	Chargé d'approvisionnement	Elaboration du bon de commande à partir de la réquisition	Automatique	En cas de nécessité (généralement mensuel)	1

2. Enregistrement des entrées en stock

PF	Poste de travail	ACTION	TYPE DE DONNEES	Période	N° OP
2	Chargé de dépôt	Contrôle des marchandises entrant en stock	Manuel	A l'entrée des marchandises	2
3	Chargé de dépôt	Enregistrement des entrées en stock	Automatique	Après contrôle de l'entrée en stock	2

3. Analyse de la commande du client

PF	Poste de travail	ACTION	TYPE DE DONNEES	Période	N° OP
4	Chargé de dépôt	Analyse de la commande du client	Automatique	A la réception de la commande du client	3
5	Chargé de dépôt	Fourniture des marchandises commandées au chargé de vente	Manuel	Après analyse de la commande	3

4. Demande ou ordre de facturation

PF	Poste de travail	ACTION	TYPE DE DONNEES	Période	N° OP
6	Chargé de vente	Ordre de facturation	Semi-automatique	A la réception des marchandises	4

5. Facturation des produits achetés par le client

PF	Poste de travail	ACTION	TYPE DE DONNEES	Période	N° OP
7	Service de facturation	Facturation des produits	Automatique	A la réception	5

6. Elaboration du reçu

PF	Poste de travail	ACTION	TYPE DE DONNEES	Période	N° OP
8	Caisse	Elaboration du reçu	Automatique	A la réception des factures	6

7. Elaboration du reçu

PF	Poste de travail	ACTION	TYPE DE DONNEES	Période	N° OP
9	Chargé de dépôt	Enregistrement des sorties en stock	Automatique	A la réception des factures	7

8. Elaboration du rapport de synthèse en stock

PF	Poste de travail	ACTION	TYPE DE DONNEES	Période	N° OP
10	Chargé de dépôt	Elaboration du rapport de synthèse de l'existant en stock	Automatique	A la réception de la demande du rapport (généralement journalier)	8

9. Elaboration de la réquisition

PF	Poste de travail	ACTION	TYPE DE DONNEES	Période	N° OP
11	Chargé d'approvisionnement	Elaboration de la réquisition	Semi-automatique	En cas de nécessité (généralement mensuel)	9

b. Modèle organisationnel de traitement

Le MOT est une répartition des opérations du MCT dans différentes postes. Cette répartition implique souvent le découpage de ses opérations en procédures fonctionnelles selon les postes qui interviennent, les moyens utilisés et les étapes de déroulement.

Période

Chaine fonctionnelle

Poste de travail

Type de traitement

Bon de commande

Fiche de stock (Entrée)

Bon de sortie en stock

Bon de sortie en stock (avec sceau)

Facture

Reçu

Toujours

Fiche de stock (Sortie)

Demande du rapport de synthèse en stock

PF N° 10Elaboration du rapport de synthèse en stockJournalier PF N° 11Elaboration de la réquisitionMensuel

Chargé d'approvisionnement Chargé de dépôt Chargé de dépôt Chargé de dépôt Chargé de dépôt Service de vente Service de facturation Caisse Chargé de dépôt Chargé de dépôt Chargé d'approvisionnement

Automatique Manuel Automatique Automatique Manuel Semi-automatique Automatique Automatique Automatique Automatique Semi-automatique

Réquisition

c. Fiche de description des postes de travail

FICHE DE POSTE DE TRAVAIL
POSTE DE TRAVAIL : CHARGE D'APPROVISIONNEMENT LIEU : ETS KAS SONDIRYA PERIODE : LUNDI - SAMEDI PERIODE D'ACTIVITE : 8h30' - 17h00
N° PF	LIBELLE	TYPE	VOL/JR	DUREE UNITAIRE	DUREE/JR
1	Elaboration du bon de commande	Automatique	10	30'	300'
11	Elaboration de la réquisition	Semi-auto	1	240'	240'
Moyens Humain : Licencié en sciences économiques et de gestion Matériels : Ordinateur et ses périphériques Logiciel : Windows XP, Ms Word 2003, Ms Access 2003 ou sa version supérieure
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL
POSTE DE TRAVAIL : CHARGE DE DEPOT LIEU : ETS KAS SONDIRYA PERIODE : LUNDI - SAMEDI PERIODE D'ACTIVITE : 8h30' - 17h00
N° PF	LIBELLE	TYPE	VOL/JR	DUREE UNITAIRE	DUREE/JR
2	Contrôle des marchandises entrant en stock	Manuel	1	180'	180'
3	Enregistrement des entrées en stock	Automatique	1	180'	180'
4	Analyse de la commande du client	Automatique	32	5'	160'
5	Fourniture des marchandises à la vente	Manuel	30	5'	150'
9	Enregistrement des sorties en stock	Automatique	30	10'	300'
10	Elaboration du rapport de synthèse en stock	Automatique	1	5'	5'
Moyens Humain : Gradué en sciences économiques et de gestion Matériel : Ordinateur et ses périphériques Logiciel : Windows XP, Ms Word 2003, Ms Access 2003 ou sa version supérieure
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL
POSTE DE TRAVAIL : CHARGE DES VENTES LIEU : ETS KAS SONDIRYA PERIODE : LUNDI - SAMEDI PERIODE D'ACTIVITE : 8h30' - 17h00
N° PF	LIBELLE	TYPE	VOL/JR	DUREE UNITAIRE	DUREE/JR
6	Ordre de facturation	Semi-auto	30	1'	30'
Moyens Humain : Diplômé en Commerciale Administrative Matériel : un sceau comportant l'insigne de l'Etablissement, un stylo
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL
POSTE DE TRAVAIL : FACTURATION LIEU : ETS KAS SONDIRYA PERIODE : LUNDI - SAMEDI PERIODE D'ACTIVITE : 8h30' - 17h00
N° PF	LIBELLE	TYPE	VOL/JR	DUREE UNITAIRE	DUREE/JR
7	Facturation des produits des produits commandés par le client	Automatique	30	7'	210'
Moyens Humain : Diplômé en Commerciale administrative Matériel : Ordinateur et ses périphériques Logiciel : Windows XP, Ms Word 2003, Ms Access 2003 ou sa version supérieure
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL
POSTE DE TRAVAIL : CAISSE LIEU : ETS KAS SONDIRYA PERIODE : LUNDI - SAMEDI PERIODE D'ACTIVITE : 8h30' - 17h00
N° PF	LIBELLE	TYPE	VOL/JR	DUREE UNITAIRE	DUREE/JR
8	Elaboration du reçu	Automatique	30	5'	150'
Moyens Humain : Gradué en sciences économiques et de gestion Matériel : Ordinateur et ses périphériques Logiciel : Windows XP, Ms Word 2003, Ms Access 2003 ou sa version supérieure

III.3. NIVEAU PHYSIQUE

III.3.1. Modèle physique des données

III.3.2. Modèle Opérationnel de traitement

Ce schéma nous permet d'organiser l'architecture des menus devant aboutir à un découpage du logiciel en transactions.

Menu Principal

Quitter L'application

FORMULAIRES/ Saisie des données

ETATS/ Sortie des données

Nouveau Client

Nouvel Exercice

Nouveau Fournisseur

Commande

Entrée en stock

Sortie en stock

Facture

Reçu

Dépôt

Catégorie Article

Etiquettes Fournisseurs

Etiquettes Clients

Liste des produits

Bon de Commande

Bon d'entrée en stock

Bon de Sortie en stock

Facture

Reçu

Vente par client

Fiche de stock

CHAPITRE QUATRIEME : REALISATION ET REPRESENTATION DE LA BASE DES DONNEES

Ce chapitre concerne la réalisation, la représentation et la mise en oeuvre de notre application de gestion commerciale pour une entreprise commerciale, cas de l'Ets KAS Sondirya. Cette application a été réalisée par le système de gestion de base des données MS ACCESS et le langage de manipulation de base des données SQL (Strutured Query Language).

VI.1. LES TABLES ET RELATIONS

VI.2. LES ECRANS

IV.2.1. Le menu principal

Il permet à l'utilisateur de faire le choix entre quatre options : Entrées des données, Affichage des rapports, A propos de G-COM (donné une idée sur le concepteur et la version du programme) et Quitter l'application.

IV.2.2. Menu Entrées des données

Permet d'accéder aux formulaires

IV.2.3. Menu Affichage des rapports

Permet d'accéder aux états prêts à imprimer

IV.3. LES UNITES LOGIQUES

IV.3.1. Quelques unités des Entrées des données

a. Création du nouvel exercice

- Table : Exercice (CodeExercice, DescrAnnee)

- Formulaire

b. Saisie des Factures

- Table : OpFacture (NumOpFact, DateFact, RefCmdCl, #CodeCl, #CodeExercice)

TransFacture (NumTransFact, QteArtFact, PVUArtFact, ObsFact, #NumOpFact, #CodeArt)

- Formulaire

c. Saisie des Articles

- Table : Article (CodeArt, NomArt, PVUArt, #CodeFourn, #CodeCat, #CodeDepot)

- Formulaire

IV.3.2. Quelques rapports

a. Facture

- Requête

- Code SQL

SELECT tClient.CodeCl, tClient.NomCl, tClient.AdrCl, tClient.TelCl, tOpFacture.NumOpFact, tOpFacture.DateFact, tOpFacture.RefCmdCl, tExercice.CodeExercice, tExercice.DescrAnnee, tTransFacture.NumTransFact, tTransFacture.NomArt, tTransFacture.QteArt, tTransFacture.PVUArt, tTransFacture.ObsFact, tTransFacture.Date, [QteArt]*[PVUArt] AS Total, Sum([QteArt]*[PVUArt]) AS Somme, ([QteArt]*[PVUArt]*0)/100 AS Reduction

FROM (tExercice INNER JOIN (tClient INNER JOIN tOpFacture ON tClient.CodeCl = tOpFacture.NomClient) ON tExercice.CodeExercice = tOpFacture.CodeExercice) INNER JOIN tTransFacture ON tOpFacture.NumOpFact = tTransFacture.NumOpFacture

GROUP BY tClient.CodeCl, tClient.NomCl, tClient.AdrCl, tClient.TelCl, tOpFacture.NumOpFact, tOpFacture.DateFact, tOpFacture.RefCmdCl, tExercice.CodeExercice, tExercice.DescrAnnee, tTransFacture.NumTransFact, tTransFacture.NomArt, tTransFacture.QteArt, tTransFacture.PVUArt, tTransFacture.ObsFact, tTransFacture.Date, [QteArt]*[PVUArt], ([QteArt]*[PVUArt]*0)/100;

- Etat

b. Fiche de stock

- Requête

- Code SQL

SELECT tDepot.CodeDepot, tDepot.NomDepot, tArticle.CodeArt, tArticle.NomArt, tArticle.StokAlert, tCategorie.NomCat, tOpStock.NumOpStock, tOpStock.DateOpStock, tTransStock.NumTransStock, tTransStock.TypeOp, tTransStock.NomArt, tTransStock.QteArtEntr, tTransStock.QteArtSort, tTransStock.CAUArtEntr, tTransStock.PVUArtSort, tExercice.CodeExercice, Month([DateOpStock]) AS MoisJours, MonthName([MoisJours]) AS NomMoi, [QteArtEntr]*[CAUArtEntr] AS TotalEntree

FROM (tExercice INNER JOIN tOpStock ON tExercice.CodeExercice = tOpStock.CodeExercice) INNER JOIN (tDepot INNER JOIN (tCategorie INNER JOIN (tArticle INNER JOIN tTransStock ON tArticle.CodeArt = tTransStock.NomArt) ON tCategorie.CodeCat = tArticle.NomCat) ON tDepot.CodeDepot = tArticle.NomDepot) ON tOpStock.NumOpStock = tTransStock.NumOpStock

WHERE (((tArticle.CodeArt)=[Entrez le code de l'article]) AND ((tExercice.CodeExercice)=[Entrez l'Exercice]) AND ((Month([DateOpStock]))=[Entrez le moi (En chiffre, Ex: 1 pour Janvier, 2 pour Fevrier)]));

- Etat

c. Vente par client

- Requête

- Code SQL

SELECT tArticle.CodeArt, tArticle.NomArt, tClient.CodeCl, tClient.NomCl, tClient.AdrCl, tClient.Photo, tExercice.CodeExercice, tOpFacture.DateFact, tTransFacture.NumTransFact, tTransFacture.QteArt, tTransFacture.PVUArt, tTransFacture.Date, [QteArt]*[PVUArt] AS Total

FROM (tExercice INNER JOIN (tClient INNER JOIN tOpFacture ON tClient.CodeCl = tOpFacture.NomClient) ON tExercice.CodeExercice = tOpFacture.CodeExercice) INNER JOIN (tArticle INNER JOIN tTransFacture ON tArticle.CodeArt = tTransFacture.NomArt) ON tOpFacture.NumOpFact = tTransFacture.NumOpFacture

WHERE (((tOpFacture.DateFact) Between [Date début] And [Date fin]));

- Etat

d. Ventes par Catégorie

- Requête

- Code SQL

SELECT tArticle.CodeArt, tArticle.NomArt, tCategorie.CodeCat, tCategorie.NomCat, tTransFacture.QteArt, tTransFacture.PVUArt, [QteArt]*[PVUArt] AS Total

FROM tOpFacture INNER JOIN (tCategorie INNER JOIN (tArticle INNER JOIN tTransFacture ON tArticle.CodeArt = tTransFacture.NomArt) ON tCategorie.CodeCat = tArticle.NomCat) ON tOpFacture.NumOpFact = tTransFacture.NumOpFacture;

- Etat

e. Variation des ventes par article

- Requête

- Code SQL

SELECT tArticle.CodeArt, tArticle.NomArt, tCategorie.CodeCat, tCategorie.NomCat, tExercice.DescrAnnee, tTransFacture.QteArt, tTransFacture.PVUArt, tTransFacture.Date, [QteArt]*[PVUArt] AS Total

FROM (tExercice INNER JOIN tOpFacture ON tExercice.CodeExercice = tOpFacture.CodeExercice) INNER JOIN (tCategorie INNER JOIN (tArticle INNER JOIN tTransFacture ON tArticle.CodeArt = tTransFacture.NomArt) ON tCategorie.CodeCat = tArticle.NomCat) ON tOpFacture.NumOpFact = tTransFacture.NumOpFacture

WHERE (((tArticle.CodeArt)=[Entrez le code de l'Article]));

- Etat

IV.4. GUIDE D'UTILISATION DE L'APPLICATION G-COM

L'interface graphique de cette application permet à quiconque ayant subi une petite formation de s'adapter très facilement à l'utilisation de cette application. Avant toute chose, assurez-vous que votre machine est munie de Microsoft Office 2003 ou sa version supérieure.

Après avoir copié le dossier contenant le programme sur votre ordinateur, veuillez envoyer son raccourci vers votre bureau. Une icône portant le nom «G-COM» apparaîtra sur votre bureau et il vous suffira de faire un double clic pour lancer le programme. Un petit formulaire apparaîtra pendant quelques secondes ; en suite le menu général s'affichera ; vous aurez ainsi le choix d'entrer les données, d'afficher les rapports et de quitter l'application.

Pour entrez les données dans le formulaire, veuillez le faire selon l'ordre de tabulation.

Nous restons, en effet, ouverts à toutes les questions sur l'utilisation de ce logiciel et à toutes les suggestions pouvant contribuer à son amélioration. Contactez-nous au : [phone] ou à [e-mail].

CONCLUSION

Nous voici au terme de notre travail qui a porte sur « La conception et mise en place d'un logiciel de gestion commerciale au sein d'une Entreprise commerciale cas de l'Ets KAS SONDIRYA».

Motivé par le souci de répondre aux questions de savoir pourquoi l'Ets KAS SONDIRYA maintient jusqu'aujourd'hui gestion manuelle vu les inconvénients et dangers que représente celle-ci et comment peut-on faciliter la gestion commerciale et essayer de résoudre les problèmes que pose la gestion commerciale manuelle au sein de l'Etablissement KAS Sondirya notamment : les problèmes de la lenteur et retard dans la production des différents rapports, les erreurs dans les traitements des données, etc.

Pour résoudre ces problèmes, nous sommes partis de l'hypothèse que la mise en place d'une base des données relationnelle serait une des solutions efficaces. Nous avons ainsi pensé que l'appel à l'outil informatique avec un logiciel adéquat adapté pourrait épargner les agents de l'Ets KAS SONDIRYA de la lourdeur de travail, diminuer les risques d'erreurs et permettre la ponctualité dans la production des états.

Ainsi, pour vérifier nos hypothèses ; la Méthode d'Etude et de Réalisation Informatique pour les Systèmes d'Entreprise (MERISE) avec comme techniques d'observation directe, l'interview et enfin, la technique documentaire ; nous ont servis comme méthodes et techniques. Comme logiciel, nous avons utilisé MS ACCESS 2003.

Nous avons ainsi atteint les objectifs fixés à travers les points suivants :

Dans le premier chapitre nous avons présenté une vue d'ensemble sur la considération théorique de notre travail, en définissant les concepts de base en rapport avec la gestion commerciale.

Le deuxième chapitre s'est articulé sur une étude préalable. Cette partie nous a rassuré de l'opportunité et de la faisabilité du projet. Elle nous a permis de mieux comprendre notre cible et de la critiquer.

Dans le troisième et quatrième chapitre, nous avons conçu et mis en oeuvre les solutions escomptées en réalisant une base des données adaptée à la gestion commerciale de l'Ets KAS SONDIRYA.

Nous croyons que le logiciel que nous avons mis sur pied saura non seulement pallier aux problèmes que pose la gestion commerciale à l'Ets KAS SONDIRYA mais aussi à tout autre Etablissement du même genre.

Conscient de nos insuffisances scientifiques, nous sommes réceptifs à toutes les suggestions constructives pour améliorer ce modeste travail ainsi réalisé.

BIBLIOGRAPHIE

I. Ouvrages

1. FIGER J.P., Informatique et Liberté, Paris, 1996

2. Gordon B. Davis et al. Système d'information pour la Management, Ed. Economica, Hericart, Paris, 1990 ;

3. José MOREJON, Principes et conception d'une base des données relationnelles, Ed. D'organisation, Paris, 1992 ;

II. Cours

1. AMIR GULZAR, système de gestion des bases de données, G2 UNILUK, 2009-2010

2. George KISUMANO, Cours de Recherche scientifique, G2 UNILUK, 2009-2010

3. MASIKA WASUKUNDI, Cours de Management, G2 UNILUK, 2009-2010

4. Osée MUHINDO MASIVI, Méthode d'analyses des systèmes d'Information, G2 UNILUK, 2009-2010

III. Dictionnaires et Encyclopedie

1. Dictionnaire, Le petit Robert I, 1987

2. Encyclopédie Microsoft Encarta 2008, version 16.0.0.1117

IV. Travaux de Fin de Cycle

1. MBITSO MAKI, Essaie d'automatisation de la gestion des stocks, TFC inédit UNILUK, 2008 ;

2. MBUSA MASINDA, Conception et mise à place d'un logiciel de comptabilité analytique, TFC inédit UNILUK, 2008

3. TSHIBANGU N'SENDULA, Suivi informatisé du cursus scolaire des élèves en République Démocratique du Congo, cas de l'institut Lukanga, TFC inédit UNILUK, 2009

V. Références Web graphiques

1. F. DIGALO, Merise, 2001 [en ligne], http://fdigalo.fr

2. Gestion commerciale [en ligne], http://sage.fr/gestion_commerciale

http://fr.wikipedia.org/wiki/Mise_en_oeuvre

3. Wikipedia Foundation, Achats [en ligne], http://fr.wikipedia.org/wiki/Achats

4. Wikipedia Foundation, Conception [en ligne], http://fr.wikipedia.org/wiki/Conception

5. Wikipedia Foundation, Mise en oeuvre [en ligne],

6. Wikipedia Foundation, Ventes [en ligne], http://fr.wikipedia.org/wiki/Ventes