A-) Restitution des prestations comptables de la RFO
Il s'agit ici de présenter principalement les
activités de la Division Comptabilité (DC) et de faire des
constats significatifs.
La principale activité de la DC est le traitement des
comptabilités décadaire. Il s'agit non seulement de la
comptabilité de la RFO elle-même et de celle envoyée par
chacun des 14 postes comptables de son arrondissement financier. La
présentation de cette activité se déroulera en deux (02)
parties :
1-) Première partie
A la réception des comptabilités
décadaires des postes comptables et leur transmission à la DC par
le secrétariat administratif, cette partie sera décrite en trois
(03) étapes :
1ère étape : l'apurement
des comptabilités
Elle consiste à vérifier d'abord la
présence de toutes les pièces justificatives, ensuite
l'exactitude des imputations comptables et la présence des cachets et
signatures. A l'issue de cette vérification, les
irrégularités (opérations imputées à tort
à un compte ou une irrégularité de fond ou de forme)
constatées devaient faire l'objet de rejet ; dans la pratique, l'on
observe un respect scrupuleux de cette règle où l'on requiert
l'intervention du chef du poste concerné. Celui-ci est avisé par
appel téléphonique. Toutefois, on note l'absence de ligne
téléphonique au niveau de certains postes comptables
(faiblesse)
Dans le cadre des irrégularités faisant l'objet
de rejet, on note d'une part la passation de plusieurs écritures
erronées et des comptabilités décadaires suffisamment
biaisées et d'autre part le manque de précision dans les
écritures passées sans oublier la production des situations
comptables ne respectant aucune norme et aucun principe comptable.
Malgré les différentes corrections et remise à l'ordre
effectuées aux agents, on note la répétition de ces
erreurs. Loin d'être un jugement porté, tout cela témoigne
d'une maîtrise insuffisante des procédures de
comptabilisation des opérations. (faiblesse)
2ème étape : La saisie des
écritures comptables
Elle se fait à l'aide d'un progiciel
dénommé Aster en amélioration de WMONEY (ancien logiciel
utilisé). Il s'agit d'un progiciel permettant la saisie rapide et
l'enregistrement des écritures comptables dans les livres journaux
appropriés, dont l'accès est conditionné par l'usage d'un
compte personnel créé aux utilisateurs à cet effet
sécurisant ainsi le système. Ce progiciel comporte
déjà tous les schémas d'écritures comptables dans
le cadre de la tenue de la
Comptabilité de l'Etat. On peut donc remarquer
l'utilisation d'un progiciel de traitement des données
comptables (force).
Dans le module CGE de ce progiciel, Il existe différentes
tâches à savoir : - l'ouverture des journées comptables
;
- la saisie des écritures comptables ;
- la comptabilisation des écritures ;
- la consultation - l'annulation d'écritures ;
- la clôture de journée comptable.
Malgré l'existence de la rubrique « Annulation
d'écritures comptables », on note l'impossibilité de
rectifier les écritures comptables par la RFO. En effet, lorsque les
écritures comptables ne sont pas encore clôturées, la
Division peut les rectifier (étape de saisie) ou que les annuler et
reprendre (étape de comptabilisation) mais dès qu'elles sont
clôturées, la division ne peut procéder à aucune
modification sans l'apport des techniciens ou agents paramétreurs de ce
progiciel. On note l'impossibilité de rectifier les
écritures comptables clôturées dans le progiciel Aster
(faiblesse). De plus, cette situation bloque
systématiquement le processus de traitement des comptabilités.
3ème étape : le
dépouillement
Elle consiste à classer par unité de compte les
pièces comptables (fiches d'écritures pièces
justificatives) de tous les postes comptables et à dresser un total sur
une bande à machine qui est rapproché à celui qui figure
dans le progiciel.
Dans le même temps, en ce qui concerne les
opérations de la RFO ellemême, elle se fait sous l'appellation de
«traitement de la journée comptable». Une fois, les
pièces justificatives envoyées par les autres divisions,
notamment la division caisse, la première partie du processus de
traitement de la journée
semble être identique avec celui du traitement des
comptabilités décadaires des postes comptables à la
différence que nous notons ici l'élaboration des fiches
d'écritures. Elle comporte aussi trois (03) étapes.
1ère étape :
l'apurement des pièces et l'élaboration des fiches
d'écritures
Il s'agit de vérifier les totaux des relevés et
autres pièces justificatives des opérations effectuées et
de passer les écritures comptables appropriées sur les fiches
d'écritures avant de requérir la signature du RF sur ces
pièces.
2ème étape : la saisie des
écritures comptables
Il s'agit de la saisie des écritures comptables dans les
livres journaux appropriés et indiqués à cet effet
à l'aide du progiciel Aster.
3ème étape : le
dépouillement
Il consiste à classer par unité de comptes les
pièces comptables (fiches d'écritures et pièces
justificatives) des différentes journées de la décade de
la RFO et à vérifier les totaux.
2-) Deuxième partie
La deuxième partie du processus de traitement des
comptabilités est identique pour aussi bien les comptabilités des
postes comptables que les opérations de la RFO. Elle comporte aussi
plusieurs étapes à savoir :
1ère étape :
l'élaboration des Bordereaux de Transfert des Recettes et celui
des Dépenses (BTR et BTD) ;
2ème étape : la
comptabilisation, la clôture et la centralisation de toutes les
opérations à l'aide du progiciel Aster ;
3ème étape :
l'édition des relevés de comptes annexés aux BTR
et BTD ; 4ème étape : la transmission des
pièces au RF pour vérification et signature;
5ème étape : le
dédoublement des pièces et l'élaboration de la balance
décadaire;
6ème étape :
l'élaboration du bordereau d'envoi au RGF de la
comptabilité centralisée indiquant le contenu des pièces
de la décade ; la mise sous pli de la décade (emballage) et sa
transmission au RGF.
Malgré l'organisation rationnelle du travail au
niveau de la Division Comptabilité (force) qui
résulte du fait de la bonne répartition des tâches entre
les agents, le respect du temps de traitement des comptabilités
accompagnée de la détermination des agents de la DC, on note
la persistance d'un léger retard dans le traitement et la
transmission des comptabilités décadaires
(faiblesse). Ce retard est dû au retard accusé
par les Recettes Perceptions dans l'envoi de leur comptabilité
décadaire et aussi par la multiplicité d'erreurs
rencontrées dans ces comptabilités. Remarquons aussi la
fréquence des coupures intempestives de l'énergie
électrique et le fait que la RF ne dispose pas de groupes
électrogènes (faiblesse).
En dehors du traitement des comptabilités
décadaires, la DC s'occupe de la tenue du livre journal Banque et du
suivi des mouvements du compte qui enregistre les approvisionnements et les
mouvements de fonds vers la caisse. La DC réalise aussi l'état de
rapprochement bancaire qui consiste essentiellement en la vérification
de la concordance des écritures du compte Banque tenu par la RFO et du
compte RFO tenu par la banque.
B-) Analyse des situations comptables et inventaire
des éléments de l'état des lieux
1-) Analyse des situations comptables
Au titre des différentes situations comptables
produites par la RFO, nous pouvons distinguer celle des salaires, des pensions,
de trésorerie, le bordereau de développement des recettes, etc.
Elle produit également la balance des comptes
des comptabilités décadaires. A cela s'ajoutent
les situations ponctuellement demandées par le RGF. Une brève
analyse de ces situations ne nous laisse faire aucun constat hormis
l'état des Comptes d'Imputation Provisoire et de Régularisation
(CIPR) présenté dans le tableau n°1 en Annexe 4.
Par ailleurs, à la demande du RF et sur instruction de
la DGTCP, dans le but de la reddition du compte de gestion de 2006, des
situations sont produites par rapport à ces comptes.
Tableau n°2: Synthèse des situations
produites
|
Com
ptes
|
Solde au 01/01/2006
|
Mouvement de l'année
|
Solde au 31/12/2006
|
|
Débiteur
|
Créditeur
|
Débit
|
Crédit
|
Débiteur
|
Créditeur
|
|
475.1
|
-
|
6072878
|
56760110
|
83158608
|
-
|
32471376
|
|
476.1
|
-
|
128529045
|
1911690195
|
2603136491
|
703707
|
820679048
|
Source : Situations produites par le RF et les
RP
La situation de ces différentes statistiques nous
laisse percevoir une disparité entre les résultats. De
façon concrète, selon la balance des comptes, le solde du compte
475.1 au 31/12/06 est de 506.910.294 tandis que la situation produite
reflète un solde de 32.471.376 ; en ce qui concerne le compte 476.1, la
balance dégage un solde de 889.990.123 tandis que les situations
produites nous montrent un solde de 820.679.048. Au niveau de la Balance, le
compte 471 .1 dégage un solde débiteur de 58 317 334 en fin de
gestion 2006 mais ce solde n'existe plus dans la balance d'entrée de
2007. Il en de même pour le compte 476.1 dont le solde à la fin de
chacune des périodes n'est pas égal au solde au début de
la période suivante. Quant au compte 474.1, il dégage un solde
débiteur de 47.597.579 au 2ème trimestre 2008. On
remarque aussi que tous ces comptes dégagent au cours de ces trois (03)
années un solde en fin de gestion dans les livres de la RF, une
signification d'une non régularisation totale des opérations
décrites par ces comptes. Cet état de chose
reflète la situation d'un suivi non rigoureux des Comptes
d'Imputation Provisoire et de Régularisation (CIPR)
(faiblesse).
2- ) Inventaire des éléments de l'Etat des
lieux
a-) Inventaire des atouts (forces et
opportunités)
1. manifestation de l'autorité administrative ;
2. suivi rigoureux de la procédure de paiement des
dépenses publiques ;
3. bon outil de sécurisation des valeurs inactives ;
4. bon suivi du mouvement des valeurs inactives ;
5. suivi rigoureux des dépenses de la commune des
Aguégués;
6. utilisation d'un progiciel de traitement des données
comptables ;
7. organisation rationnelle des activités à la
Division Comptabilité
b-) Inventaire des problèmes (faiblesses et
menaces)
1. manque de personnel au secrétariat ;
2. simplification de la procédure de correction des
bulletins de pension erronés ;
3. inefficacité de la procédure de paiement des
pensionnés ;
4. inadéquation entre la dénomination de la
Division Collectivité Locale et ses Activités ;
5. absence de ligne téléphonique au niveau de
certains postes comptables ;
6. maîtrise insuffisante des procédures de
comptabilisation des opérations;
7. impossibilité de rectifier les écritures
comptables clôturées dans le progiciel Aster ;
8. persistance d'un léger retard dans le traitement et la
transmission des comptabilités décadaires ;
9. inexistence de groupes électrogènes ;
10. suivi non rigoureux des CIPR.
Section 2 : Du ciblage de la
problématique de l'amélioration de la tenue de
comptabilité de l'Etat aux séquences de résolution de la
problématique spécifiée
Dans cette section, nous procéderons d'abord au ciblage
et à la spécification de la problématique puis à
l'énumération des séquences de résolution de la
problématique spécifiée.
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