Conception et réalisation d'une application d'une bibliothèque

EPIGRAPHE

... que nous devons chercher laborieusement la signification de chaque mot, de chaque ligne, en conjecturant, grâce à ce que nous possédons de sagesse, de valeur et de générosité un sens plus large que celui qu'autorise l'usage courant

DEDICACE

Je dédis ce travail à celui qui sans leur aide je ne serais peut être à Goma c'est-à-dire mes parents Bashonga Levy et Teganyi Henriette, qu'il me soit permis d'adresser une dédicace spéciale à mes soeurs Raïssa, Keren et Schema sans oublier mon unique petit frère Mendy Bashonga. Mes nièces et neveux préférés : Immaculée Akonkwa, David Okole Bakenge et Alex Kaferembe.

A mes cousins et cousines Sandra Nabyuma, Justin Rugina.

Enfin big dédicace à toi chère belle soeur Odine Bugugu Chibalonza pour tout ce que tu as fait pour moi.

BASHONGA Jean Serge Cosinus

REMERCIEMENTS

Je remercie Dieu Tout Puissant de m'avoir permis de mener à terme ce mini projet qui est pour moi le point de départ d'une merveilleuse aventure celle de recherche source de remise en cause permanent et de perfectionnement perpétuelle.

Je tiens à remercier les nombreuse personnes qui m'ont encouragé et aidé tout au long de ce travail Jackson NGARUYE, Hick, Manou Kabera, Aminatha RAJABU, Rachel KABUDOGO.

Tout d'abord qu'il me soit permis de rendre vibrant hommage à mon encadreur Ass. Elisé KAMBALE pour avoir bien voulu superviser ce modeste travail et de donner son temps et de son intelligence à la réussite de ce projet qui pour moi représente un modèle de réussite et une source de motivation permanente, pour sa disponibilité, et son sens aigu de l'humanisme pédagogique.

Je profite de cette tribune pour remercier les personnes qui de passage, ont pu m'apporter leur contribution que ce soit au niveau des idées qu'à celui des conceptions. Qu'elles trouvent ici l'expression de ma sincère reconnaissance.

L'aboutissement de ce travail doit beaucoup à ma famille et mes amis qui m'ont soutenu et encourage durant ces longs moi de labeur

Un remerciement tout particulièrement à la famille KAFEREMBE Guy qui m'a supporté et réconforté durant les moments difficiles.

Nos camarades : KAGABO Hick, HERI KABEYA, RACHEL Aminatha Grace KASIKA, Ghisy, Beloty, Sandrine WASE,Micheline WASE, Ansel MAKOMA ne peuvent être laissés sous silence.

Enfin je remercie les membres du jury qui ont bien voulu accepter, ce nonobstant, leur lourdes et exaltantes responsabilités pour procéder à l'évaluation de ce modeste travail.

BASHONGA Jean Serge Cosinus

SIGLE ET ABBREVIATION

A : Alphabétique

AB : Automatisé BATCH

AC : Automatisé Conversationnelle

ACEGE : Alliance Culture des Ecoles secondaire de Goma et ses environ

AN : Alpha Numérique

Ca : calculé

CIAGO : Carrefour des Initiatives pour l'auto-développement de communauté de gestion de la bibliothèque

Co : Concaténé

E : Elémentaire

M : Manuel

MCC : Modèle conceptuel de communication

MCD : Modèle Conceptuel des données

MCT : Modèle conceptuel de traitement

MLD : Modèle logique des données

MLT : Modèle Logique de traitement

Mo : Mouvement

MOT : Modèle organisationnel de traitement

MPD : Modèle Physique des données

N : Numérique

PF : Procédure Fonctionnelle

RG : Règle de gestion

SIG : Signalétique

SIT : Situation

TFC : Travail de fin de cycle

ULT : Unité logique de traitement

Introduction

Depuis longtemps, les hommes ont cherché à fabriquer des outils et des machines pour améliorer leurs conditions de vie et être plus efficaces dans leur travail. Dans son aspect le plus positif, ce désir avait à l'origine trois buts majeurs :

- Permettre de réaliser des choses qu'ils ne pouvaient pas faire en utilisant seulement leurs mains,

- Epargner la peine et la fatigue afin de gagner du temps

Une bibliothèque est un moyen d'accès à l'information, aux idées et aux oeuvres de l'imagination liées à certaines recherches qui ont été effectuées. Une expérience en bibliothèque peut contribuer à la compréhension du monde, faire découvrir le plaisir d'une histoire d'enfant, fournir un conseil, écouter le témoignage d'une personne âgée pleine de sagesse.

L'origine des ressources financières de la bibliothèque lui confère un statut d'institution publique à part entière. Dédiée aux besoins d'une communauté qui définit son profil, la bibliothèque exerce une fonction démocratique en tant que point de rencontre public et sûr. Les bibliothèques sont adaptées à toutes les étapes de la vie d'un individu en tant que:

· lieux de découvertes

· Sources d'informations générales, politiques et sociales

· Centres socioculturels

· Centre de ressources et études locales

· Lieux de partage et d'épanouissement

Les bibliothèques se présentent sous des formes variées. Elles déploient leurs services soit dans de grands immeubles conçus pour leurs fonctions spécifiques, soit dans une pièce de leur institution mère ou dans de petites structures temporaires. Le terme de bibliothèque s'applique souvent à la bibliothèque publique seule, alors qu'il en existe une quantité de types différents qui répondent aux besoins de groupes de clients divers. Elles sont présentes dans tous les pays du monde y compris dans les moins développés.

1. Problématique

L'évolution de la technologie, au 21^ème siècle prouve que l'informatique nous est d'une grande importance dans presque tous les domaines. C'est pourquoi il est rare aujourd'hui de trouver un service qui ne dispose pas d'un outil informatique. Cette expansion considérable résulte au fait que ses engins sont aptes à traiter toute forme d'information d'une manière très rapide^1(*).

Ainsi, savoir gérer l'information est l'une des activités qui, actuellement procure le développement rapide aux Institutions et entreprises. C'est dans cette perspective que les hommes ont jugé bon de le faire automatiquement et d'en tirer le maximum de profit sans beaucoup de manipulations fastidieuses.

Dans le Monde, la RDC en particulier, tant d'entreprises n'arrivent pas à bénéficier de l'usage de l'Ordinateur dans leur mode de travail et par conséquent traitent encore manuellement l'information ou avec des programmes trop limitées avec des tâches répétitives et de risque d'erreur. L'ISSNT n'étant pas épargnée dans son fonctionnement, la gestion de certaines opérations est encore manuelle et de fois avec des traitements informatisés limités.

Nous avons remarqué que dans la bibliothèque de l'ISSNT, on a même pas de système informatique pour l'enregistrement des livres, pas même des bases de données pour stocker les informations concernant les ouvrages et les membres tout les informations sont stockés manuellement et moins sécurisés, il n'existe pas de système de rappel des dates de retour d'emprunts déjà à terme, ce qui constitue un grand handicap car les dates de sortie et de rentrée sont des informations pertinentes, les retours des livres ne sont pas enregistrés de façon correcte car la bibliothécaire ne fait qu'ajouter ou supprimer des lignes dans son tableau. Cela ne permet donc pas de recenser les documents perdus.

Mais il reste que le système existant à la bibliothèque enregistre un accroissement annuel important de documents conjugués à une insuffisance du personnel spécialisé, ce qui donne lieu à l'apparition de nombreux problème dont :

· Le retard observé dans l'exécution de certaines opérations, dû à la multiplication des tâches à réaliser, d'où la prédominance des tâches à caractère répétitif tel que l'enregistrement manuel des livres ;

· Utilisation des programmes non conforme pour traiter les informations d'une façon élémentaire à l'occurrence Microsoft Word et Excel.

A la recherche des stratégies de gestion des bibliothèques, un nombre important des questions suscitent une attention particulière. Il s'agit de savoir : Existe-il de base de données pour stocker les informations concernant les ouvrages et les membres ?

· Quel système d'information pouvons-nous mettre en place afin faire le suivi de retrait et remise de livre dans la bibliothèque de l'ISSNT ?

· Le système d'information actuel (manuel) permet-il une prise de décision au moment opportun pour répondre aux attentes des abonnés de la bibliothèque

Des réponses anticipatives valent la peine d'être suggérées face à la persistance des questions ci-haut énumérées

2. Hypothèses

Partant des questions soulevées dans la problématique, nous proposons l'usage de l'informatique qui est un moyen capable de faciliter et simplifier la gestion d'une bibliothèque par la mise en place d'une base de données.

· Quel système d'information pouvons-nous mettre en place afin faire le suivi de retrait et remise de livre dans la bibliothèque de l'ISSNT serait une base de données

· Il paraitrait que le système d'information actuel (manuel) ne permet pas une prise de décision au moment opportun afin de répondre aux attentes des abonnés de la bibliothèque

3. Choix et intérêt du sujet

La délimitation du sujet démontre la sphère d'étude dans laquelle nous avons puisé les éléments qui ont contribué à la réalisation de notre travail. Notre choix porte sur « la conception et développement d'une application gestion d'une bibliothèque cas de l'ISSNT » avec pour objectif de pouvoir informatiser cette dernière et de ce fait, faciliter d'avantage la gestion de ce type de financement afin d'améliorer le bon fonctionnement de notre chère bibliothèque.

Ainsi proposerons-nous une gestion automatisée des informations pour faciliter le volume du travail, sécuriser les données,... L'outil informatique tiendra une place prépondérante dans le système de suivi-évaluation en disposant d'un système d'information informatisé afin de produire les états de sortie dans un temps record pour la gestion de la bibliothèque de l'ISSNT.

Méthodes et techniques utilisées

Une méthode est, selon PINTO et GRAWITZ, « un ensemble des opérations intellectuelles par lesquelles une discipline cherche à étudier les vérités qu'elle poursuit, les démontrent, les vérifient »^2(*). PINTO et GRAWITZ définissent les techniques comme des outils mis à la disposition de la recherche et organisés par la méthode dans ce but. Ce sont aussi de moyens utilisés pour la collection de données.

Les méthodes et techniques utilisées sont les suivantes :

Ø Les méthodes :

Les méthodes de conception de bases de données ont été mises au point afin d'éviter les erreurs majeures : la méthode MERISE constitue ainsi l'une des méthodes les plus employées en entreprise^3(*).

C'est ainsi que nous avons choisi la méthode MERISE (méthode de recherche en informatique pour le système d'entreprise). Cette méthode nous a permis de nous imprégner de la réalité du système d'information existant afin de proposer une solution appropriée et relative à notre sujet.

Mais aussi nous avons utilisé les techniques suivantes pour la réalisation de ce travail :

Ø La technique documentaire : qui consiste à l'exploitation des documents mis à notre disposition par la Bralima et certains ouvrages qui cadrent avec notre sujet.

Ø La technique d'interview libre : qui consiste à la descente sur terrain et à interroger le personnel. Elle nous a permis de récolter des informations sur les problèmes et de relever les objectifs du système futur.

Le bibliothécaire n'est pas forcément un spécialiste en organisation, mais il ne doit pas être totalement extérieur à cette démarche méthodologique et doit participer étroitement à la réalisation de l'étude ; même si parois un consultant extérieur est souvent sollicité pour la formalisation de l'expression des besoins soit par manque de compétence local ou par manque de temps.

4. Délimitation du sujet

Ce travail, sur le plan spatio-temporel, se focalisera sur la conception et le développement d'une application de gestion d'une bibliothèque avec la particularité de générer les états de sorties des abonnés, des livres utilisés mensuellement ou annuellement, imprimer une carte des lecteurs pour les abonnés de la bibliothèque de l'Institut Supérieure de Statistique et des Nouvelles Technologies (ISSNT). Nous allons nous intéresser aux données allant de 2008-2009.

5. Subdivision du travail

Notre travail sera subdivisé en deux parties : la première s'évertuera autour des notions générales sur la gestion d'une bibliothèque. Le deuxième, concerne la présentation de la bibliothèque de l'ISSNT. Le troisième chapitre concerne l'analyse du système d'information existant et enfin le quatrième se focalise sur la conception du système futur qui abouti à la conception d'une application.

CHAPITRE I : GENERALITES SUR LA GESTION D'UNE BIBLIOTHEQUE

INTRODUCTION

Lorsqu'un lecteur se rend dans une bibliothèque deux solutions s'offrent à lui : soit il se dirige vers les rayonnages (encore faut-il que les collections soient en libre-accès), soit il consulte les catalogues (sur fiches ou informatisés).
La démarche qui consiste à aller directement en rayon pour trouver le livre de son choix suppose que l'ensemble du fonds de la bibliothèque présenté en libre accès soit classé selon un système de division du savoir appelée aussi classification systématique.

Notion sur l'indexation 

L'indexation est une opération intellectuelle par laquelle on va codifier le contenu d'un document. Cette opération consiste à analyser le contenu de ce document (quel que soit son support), et de le transcrire dans un langage documentaire. A partir de cette indexation, on devra pouvoir effectuer une recherche des documents par leur sujet. La double finalité du processus d'indexation est donc de normaliser la codification du contenu des documents (sujet) et pour l'utilisateur de faciliter la recherche du document.

"Un langage documentaire est un langage artificiel, ... constitué de notions et de relations entre ces notions... C'est un système de représentation synthétique du contenu des textes.". Un langage documentaire est donc constitué par des termes choisis (pas nécessairement issus du langage naturel) et par un système de relations entre ces termes. Un langage documentaire se caractérise également par une syntaxe (règles de construction du langage)^3(*).

Ces langages ont été élaborés pour pallier les ambiguïtés du langage naturel (imprécision, synonymie, polysémie). Une notion doit pouvoir être transcrite de manière univoque dans un langage documentaire.
Il existe deux grandes familles de langages documentaires employées dans des buts différents.

a. les langages documentaires classificatoires

Les classifications proposent une organisation des connaissances en un système [totalement] ordonné de classes et de sous-classes. Leur structure est dite hiérarchique ou encore arborescentes car elles parcourent le savoir des notions générales aux objets particuliers.". L'objet principal des classifications à l'heure actuelle est le rangement physique des documents, ces documents étant rangés par sujets. Attention de ne pas confondre cote et indexation ! Ces langages documentaires se caractérisent par l'emploi d'indices alpha-numériques. Les classifications, dans une perspective de libre-accès aux documents, permettent aux usagers de repérer les documents par leur sujet et de naviguer entre les différents sujets. La Classification décimale de Dewey, la Classification décimale universelle (CDU) sont les classification les plus employées aujourd'hui.

b. Les langages documentaires analytiques

Certains auteurs emploient l'expression "langages combinatoires". Le développement de ces langages est concomitant avec la montée en puissance des moyens informatiques et leur puissance d'analyse. Ces langages documentaires peuvent prendre plusieurs formes :

· le lexique : liste de termes comportant des relations d'exclusion (élimination de la synonymie).

· le thésaurus : listes de descripteurs comportant des relations d'exclusion (élimination de la synonymie) mais également liés entre eux par des relations sémantiques et hiérarchiques. Le thésaurus est généralement spécialisé.

· la liste d'autorité : "Liste des vedettes [= termes retenus pour l'indexation] et des termes exclus reliés entre eux par des relations sémantiques élaborées et développées au fur et à mesure des besoins des bibliothèques qui l'utilisent. Elle est généralement encyclopédique" (Guide d'indexation RAMEAU, 5e éd., 1999). RAMEAU constitue l'exemple-type de la liste d'autorité.

1. Processus d'indexation

Le processus d'indexation s'effectue en trois étapes :

· Compréhension et analyse du document

L'indexation consiste à repérer, à sélectionner et à exprimer des informations contenues dans un document primaire. C'est une opération de description interne, dont l'objet est le contenu intellectuel du document. Les informations sélectionnées dans les documents primaires sont exprimées au moyen de termes d'indexation, de mot-clé, appartenant à un ou plusieurs langages documentaires." (A. Gleyze). L'analyse du document est un préalable indispensable et l'étape la plus sensible et la plus importante du processus d'indexation. Sans une analyse correcte du document, il est impossible d'indexer correctement un document. Ou dit d'une autre manière, le travail d'indexation ne peut se résumer à une routine technique. Il fait appel à toutes les capacités intellectuelles de l'indexeur. En situation professionnelle, il faut parcourir le document, ne pas se fier uniquement au titre ou aux parties liminaires, mais parcourir la table des matières, éventuellement lire la préface ou l'introduction. Et si tout cela ne suffit pas, il faut aller plus loin dans l'étude du document...

· Extraction des mots-clés en langage naturel

Il faut dégager du document un certain nombre de concepts, de notions exprimées sous forme de mot-clé. Ces mots-clés sont encore exprimés en langage naturel à cette étape du travail.

· Transposition des mots-clés dans le langage documentaire choisi

A partir de ces mots du langage naturel, il faut rechercher une équivalence dans le langage documentaire choisi. Si le langage documentaire choisi est une classification, on recherchera l'indice approprié. Si le langage documentaire choisi est un langage analytique, on recherchera les termes d'indexation appropriés qu'on assemblera éventuellement selon la syntaxe prescrite.

B. Classification décimale de Dewey^4(*)

a. Historique

Utilisée dans 135 pays, la classification décimale de Dewey a été traduite dans plus de trente langues. Les toutes dernières traductions ont été réalisées en arabe, en chinois et en turc. Aux Etats-Unis 95 % des bibliothèques publiques l'ont adoptée, ainsi que 25 % des bibliothèques universitaires et 20 % des centres de documentation. Cette classification est désormais un critère de recherche reconnu par certains moteurs de recherches sur le WEB. WebDewey est la version internet de la base de données de la CDD, elle permet d'explorer de manière intuitive des milliers de termes et d'indices. La CDD a par ailleurs été intégré dans tous les formats de catalogage MARC. Utilisée dans grand nombre de bibliothèques, la CDD a réussi le pari d'être toujours en symbiose avec la société, sa mise à jour régulière et sa simplicité relative lui donne un avantage certain sur la Classification décimale universelle ou sur la Classification de la Bibliothèque du Congrès. La mise à jour de la CDD est assurée par le Comité de rédaction de la classification décimale Dewey. C'est un comité conjoint d'OCLC Forest Press et de l'American Library Association.

La structure des premières éditions était basée sur le schéma de structuration du savoir humain inspiré de Bacon. La Classification décimale Dewey répartit le savoir en dix grandes classes, à leur tour divisées en cent divisions, puis en une multitude de sections et sous-sections.

Exemple :
Ainsi, l'indice Dewey 599.2 représente-t-il les Marsupiaux, qui font partie de la Section Mammifères (599), elle-même division de la partie Animaux (590), qui est une division des Sciences de la nature (500). Les indices sont constitués uniquement de chiffres et aucun indice ne peut avoir moins de trois chiffres. Un point sépare le troisième chiffre du quatrième introduisant de fait un sujet plus spécifique par rapport au sujet principal indiqué par les trois premiers chiffres. Plus l'indice est long, plus le sujet est précis, mais attention c'est un espace et non plus un point qui séparera le sixième chiffre du septième, le neuvième du dixième etc.

Ainsi, l'annuaire des notaires sera indexé de la façon suivante : 346.002 5

Présentation
Il existe trois présentations de la XXIIe édition de la CDD

- l'édition complète en quatre volumes en anglais

- l'édition française mise à jour

- l'édition abrégée en 1 volume en français est l'édition à partir de laquelle vous serez amenés à travailler. Il faut vous procurer l'abrégé de la XXII^e édition.

La XXII^e édition complète de la Dewey sortira en 2003 dans sa version française. La Classification Dewey est un outil très pratique, fort utilisé pour le rangement des livres dans les bibliothèques. Ce peut être aussi un auxiliaire précieux pour la recherche dans les banques de données, notamment lorsqu'on veut couvrir les différents aspects d'un sujet ou d'une question (par exemple, tout ce qui concerne les philosophies orientales, section 181).

b. Quelques règles indispensables à connaître

Les 7 tables auxiliaires ne sont jamais utilisées seules. Elles viennent préciser les indices de la table principale. Les subdivisions communes (table 1) sont toujours précédées d'un 0 et permettent de préciser la forme d'un ouvrage, (-03 dictionnaire), ou le point de vue selon lequel le sujet est appréhendé (-09 point de vue historique ou géographique).
Les notations géographiques (table 2) sont généralement introduites par -09. Ainsi un livre sur le Carnaval de Venise sera indexé : 394.250 945 3.
Attention non seulement il y a des exceptions à cette règle que vous trouverez dans l'introduction de l'Abrégé et dans le corps de la Table principale, mais il y a parfois des indications données dans la table qui vous contraignent parfois à utiliser un 0 supplémentaire pour introduire une subdivision commune. Ainsi un ouvrage sur les tribunaux civils en France sera indexé ainsi : 347.009 44.
Toujours au sujet des exceptions, prenons l'exemple suivant : les tapis turcs. La notion de tapis est rendue par 746.7 et ici il n'y a pas de 09 à ajouter car la Table principale nous dit que 746.79 correspond à l'histoire et à la géographie du sujet dès lors que l'on ajoute les notations qui figurent dans la Table 2 et qui sont comprises entre 01 et 9. La notation relative à la Turquie c'est le 561. L'indice sera donc 746.795 61. (En ce qui concerne la Turquie il y a une distinction subtile entre la Turquie d' Europe (496 1) et la Turquie d'Asie (561))
Certaines tables auxiliaires doivent être uniquement utilisées avec une classe particulière : c'est le cas notamment des tables auxiliaires de littérature 3a, 3b, 3c qui sont utilisées seulement avec la classe 800.

- Il ne faut pas mélanger les points de vue dans un même indice.
C'est pour cette raison, qu'il n'est pas rare d'attribuer plusieurs indices à un ouvrage qui traite par exemple de plusieurs sujets ou d'un sujet envisagé selon des points de vue différents.
Toutefois la cote sera unique et il faudra respecter les règles de construction de la cote qui est toujours établie d'après l'un des indices attribués à l'ouvrage. L'indice sera plus court pour des raisons tant pratiques (la cote étant généralement portée sur le dos du livre, la place est plutôt réduite) qu'intellectuelles il faut tenir compte de l'ensemble des fonds de la bibliothèque et ne pas se servir d'un indice trop long si la bibliothèque possède peu d'ouvrages dans le domaine concerné.
Par ailleurs plusieurs notions nécessitent en général la création de deux indices. Si nous prenons l'exemple suivant : Histoire de la marine marchande helvétique, nous devrons faire un indice pour histoire de la marine marchande (387.509) et un indice pour marine marchande helvétique (387.509 494).

- La cote est aussi construite généralement à partir des 3 premières lettres du nom de l'auteur.

Les règles de catalogage et notamment celles de la norme Z 44-062 doivent être appliquées. Il faut faire attention toutefois, à certaines catégories d'ouvrages comme les catalogues d'exposition pour lesquels on utilise plutôt EXP, les biographies qui portent les trois premières lettres du sujet de la biographie, les ouvrages anonymes (les anonymes par excès d'auteurs sont compris dans le lot) pour lesquels on prend les trois premières lettres du titre. Il en va de même pour les ouvrages qui n'ont pas d'auteurs proprement dits mais des directeurs de publication ou des éditeurs intellectuels puisque là encore on prend les trois premières lettres du titre pour construire la cote. Les anthologies enfin elles aussi sont cotées au titre.

- Comment choisir la cote
La cote doit être impérativement construite à partir de l'un des indices qui ont été déterminés pour le document et qui théoriquement figurent dans la notice de catalogage en format UNIMARC. La cote est choisie en fonction de la spécificité du fonds de la bibliothèque et ce sera souvent à partir d'un indice simplifié qu'il faudra construire la cote afin de ne pas dispenser inutilement les documents sur les rayonnages.

CHAPITRE II : PRESENTATION DE L'ISSNT

* ¹ Hendrix LILAMA B.; Cours d'Informatique Générale, Inédit, ISC/ Goma.

* ² PINTO,R. et GRAWITZ, M., Méthodes des sciences sociales, Paris Dalloz, 1971.

* ³ Serge Cacaly, Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation, 1997.

* ⁴ Extrait sur la classification décimale de Dewey