Gestion automatisée des approvisionnements des produits non vivriers dans une agence onusienne: cas du HCR Goma

DEDICACE

A mes parents ABDUL MALENGE et ZAITUNI SELEMANI;

A ma dame mon épouse YOMIA Mushagalusa et à mon fils Karim HUGUES

A tous mes neveux et nièces ;

A mes frères et soeurs ;

A tous les camarades de promotion ;

YUSUF ABDALLAH Mude

REMERCIEMENT

Le présent travail a connu pour sa réalisation, la participation de plusieurs personnes qui nous ont soutenus durant toute notre période d'étude. Ainsi, en premier lieu, nous adresserons notre plus grand remerciement à ALLAH le miséricordieux, lui qui nous a donné vie, force et intelligence afin de parvenir à concevoir, à rassembler et rédiger ce dit document.

Mes remerciements sont adressés à mon directeur de ce travail l'Assistant SALUMU MULENDA ainsi qu'aux autorités de l'I.S.C Goma

Ensuite nous adressons nos sincères remerciements à nos regrettés père et mère Abdul Rahman MALENGE et ZAITUNI Selemani qui nous ont donné la vie sur cette terre et à ma dame mon épouse YOMIA mushagalusa ainsi qu'a notre premier fruit d'amour, Karim Hugues abdallah.

Nos sentiments le plus particuliers ne sont adressé à Amir Muhima nana et Radjabu Malenge qui n'ont ménagé aucun effort pour financer nos études depuis l'école secondaire. A toute la famille Abdulrahman malenge, à savoir :

Shabani,habibu,bakari,ali,saidi,issa,asha,rukiya,zilfat,amini,ismail ,Djeta,muschana. A Qui nous ont soutenus et continuent toujours à le faire.

Nos sentiments d'encouragement s'adressent aux agents de UNHCR Goma, qui nous ont fourni tous les documents et autres renseignements indispensable à la rédaction de notre TFC, dont nous citons : Justin CHIRAGANE et Patrick MALENGE, à qui nous disons merci.

A tous les membres du corps académique de l'ISC Goma qui ont consenti tous leurs efforts pour notre formation.

Aux camarades, amis et connaissance, qui tant soit peu ont contribué et nous ont assisté dans nos divers démarches à savoir : Pat le chevalier, Patrick MB, kavos, théthé, mwati et fedou, bados,Chiza, Yaya, sabin, à toutes les connaissances à qui nous disons sincèrement merci.

YUSUF ABDALLAH.mude

SIGLES ET ABREVIATIONS

A  : Alphabétique

AB : Automatisation batch

AN  : Alpha numérique

E  : Elémentaire

CA  : Calculé

(M.O.T)  : modèle organisationnel de traitement;

(M.C.T)  : modèle conceptuel de traitement ;

(M.C.D)  : modèle conceptuel des données 

(M.C.C) : modèle conceptuel de communication

(M.L.D)  : Modèle Logique des données

(M.L.T)  : Modèle logique des traitements

(M.PD)  : modèle physique des données

M  : Mouvement

N  : Numérique

Nat  : nature

PF  : Procédure fonctionnelle

SITU  : Situation

SIG  : Signalétique

UNHCR : United High Commissionner for refugees

INTRODUCTION

La nécessité du traitement automatique des données dans toute organisation qui aspire au développement au seuil du troisième millénaire n'est plus à rappeler.

Pour connaitre son mode de vie, il est utile que toute organisation soit analysée.

L'information est le sang de toute organisation sans la quelle cette dernière serait considérée comme un borgne. En ce sens : l'analyse du système d'information appuyé par l'usage de l'outil informatique s'avère indispensable dans les travaux pratiques quelque soit le secteur d'intervention.

Cet outil facilite le traitement d'opération grâce à des programmes enregistrés,

« L'information conditionne aujourd'hui la survie de l'entreprise, de même qu'elle est un facteur vital de sa croissance et de son développement »^1(*)

Notre étude à pour objet l'amélioration de la gestion des approvisionnements des produits non vivriers dans une agence onusienne.

Il s'agit de l'automatisation des opérations relatives aux approvisionnements.

Le système que nous utilisons dans le cadre de notre travail part d'un constat amer de la non maîtrise de tous les documents relatifs à la fonction « approvisionnement » en dépit de l'existence de l'intranet au sein de cette organisation onusienne. Nous sommes convaincus que l'étude de l'information ainsi que l'automatisation des différentes taches relatives aux approvisionnements en est une solution.

0 .1 PROBLEMATIQUE

La nécessité d'une connaissance chiffrée, précise et sure se fait de plus en plus sentir pour le plan de développement national.^2(*) L'organisation du monde moderne étant considérée comme la cellule de base de la vie économique doit se doter des outils indispensables à la prise de décision.

En effet, le H C R une grande agence onusienne possède à son sein des outils nécessaires à la prise de décision par le biais de son intranet. Des rapports périodiques des différentes activités sortent sans aucune difficulté La recherche de données devient donc une tache facile pour cette organisation, évidemment, dans le canal de son intranet.

Ce pendant, certaines taches relatives à la fonction « approvisionnement » restent jusque là oubliées ; alors que d'importante masse de données y sont effectivement courantes.

La lenteur dans cette fonction pour sortir un quelconque document ainsi la recherche deviennent tache fastidieuse.

Par ailleurs, le temps dans une organisation étant l'une des ressources rares ^3(*) Le HCR devrait optimiser cette ressource ; ce qui amènerait cette agence à une réussite maximale.

Les statistiques des approvisionnements sortent dans un logiciel difficile à interroger et à manu piler d'une manière automatique.

Ainsi notre travail se propose de répondre aux questions suivantes :

1° Est - il possible de mettre en place un système d'information pour une prise de décision rationnelle ?

2° Y a-t-il moyen d'effectuer la recherche d'un quelconque document dans le système ?

3° peut-on sortir dans un temps record toutes les informations internes à l'agence Onusienne « HCR » et relatives aux approvisionnements tels que :

- Les statistiques des produits approvisionnés

- Bon d'achat

- Bon de réception

- bon de distribution

Partant de ces quelques préoccupations, nous nous sommes posés la question de savoir s'il est possible de mettre en place un système d'information appuyé par un. progiciel afin de permettre au système de pilotage du HCR une prise de décision sur base des informations fiables et précises progiciel afin de permettre au système de pilotage du HCR une prise de décision sur base des informations fiables et précises 

0 2 HYPOTHESES

Une hypothèse est une suite de réponse provisoire que tout chercheur propose à une question posée et qui sera confirmée où confirmée à la longue durant les recherches ^4(*)

En effet, Louis de Broglie écrivait « une machine à calculer peut communiquer à ses utilisateurs les résultats de ce calcul c'est-à-dire de l'information »^5(*)

Eu égard à la problématique, nous avons formulé les hypothèses suivantes :

ü Il serait possible de mettre en place un système d'information pour une prise de décision rationnelle.

ü L'automatisation de la gestion des approvisionnements serait le moyen facile d'effectuer la recherche rapide d'une information.

ü La conception d'une base de données permettrait de sortir dans un temps record toutes les informations liées aux approvisionnements.

0.3. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Le choix de notre sujet n'est pas un fait du hasard mais nous avons voulu jeter un regard sur l'état de la gestion des approvisionnements des produits non vivriers au sein du HCR.

Ainsi, le choix de ce sujet se situe à deux niveaux.

1. Sur le plan scientifique

Il est considéré comme une source d'informations pour les chercheurs dans les domaines des approvisionnements.

Sur le plan pratique

C'est un outil indispensable à la prise de décision par de sommet stratégique du HCR de la fonction «  Approvisionnement ». Il va non seulement améliorer et simplifier les calculs mais encore et surtout faciliter la recherche des données et ainsi donc le temps pourra être optimisé.

0.4. METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES

0.4.1. Méthodes utilisées

Par définition, une méthode est l'ensemble d'opérations sciemment coordonnées par lesquelles une discipline cherche à atteindre les vérités qu'elle poursuit les démontre et les vérifie^6(*).

La méthode qui a soutenue notre réflexion est essentiellement systémique. En effet, la conception systémique nous a permis de considérer le HCR comme un système.

- Grâce à la méthode MERISE qui est une méthode informatique, nous avons pu procéder à l'analyse approfondie du système d'information existant et proposer le système d'information futur.

0.4.2. Les techniques

Une technique est l'ensemble des procédés employés pour produire un résultat déterminé, c'est un moyen pour atteindre un objectif bien définit.^7(*)

Ainsi, pour atteindre l'objectif de notre travail, nous avons utilisé les techniques suivantes :

- la technique documentaire : nous avons eu le temps de parcourir divers documents du quotidien du HCR, des ouvrages, des TFC et des notes de cours.

- L'observation : notre fréquentation lors de la récolte de données nous a ouvert la réalité qui gère le HCR ;

- L'interview libre : elle a été utilisée en faisant recours aux personnes que nous avons jugées capables de nous fournir les informations correctes en matière des approvisionnements ainsi qu'à la circulation des informations au sein de tous les services du HCR.

0.5. DELIMITATION DU SUJET

Du point de vue spatial, notre sujet se limite au niveau des approvisionnements des produits non vivriers au bureau du HCR Goma.

Quant à la délimitation temporelle, nous avons pris les données (archives) de 2009 pour mener l'étude de données de notre travail. Il s'agit là d'un échantillon de données.

0.7. DIFFICULTES RENCONTREES

« On obtient pas d'omelette sans casser l'oeuf ».

Pendant la réalisation de ce travail, nous nous sommes buté aux multiples difficultés :

- l'insuffisance et parfois le manque de moyens financiers ;

- l'insuffisance des documents à consulter ;

- la rupture de l'énergie électrique afin de permettre la saisie ;

- la disponibilité très segmentée des personnes chargées à nous fournir les données.

0.8. SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis l'introduction et la conclusion, notre travail est subdivisé en 4 chapitres :

- Le premier chapitre est libellé «  considérations générale dans ce chapitre, il sera question d'expliciter les mots qui composent notre sujet d'étude ainsi que la présentation du milieu d'étude ;

- Le deuxième chapitre intitulé «  étude du système d'information existant sera axé sur le système rencontrée au sein du HCR.

- Le troisième chapitre quand a lui, est intitulé «  analyse du système d'information futur ,ici il sera question d'apporter des améliorations au système d'information existant.

- Le dernier chapitre enfin « conception du système d'information informatisée », fera allusion aux éléments permettant de matérialiser notre progiciel.

CHAPITRE I. CONSIDERATIONS GENERALES

.1.1.DEFINITIONS DE CONCEPTS DE BASE

Pour mieux comprendre notre sujet, il est indispensable d'expliciter tous les vocables qui le composent. Cela permettra aux lecteurs de se situer et d'entrer dans le vif du travail.

ü Gestion : est un processus spécifique consistant en activité de planification, d'organisation, d'impulsion et de contrôle visant à déterminer et à atteindre des objectifs définis grâce a l'emploi d'être humain et à la mise en oeuvre d'autre ressource.

Ainsi, la gestion est la prise de décision économique qui correspond à la conception managériale de FAYOL, selon laquelle cette notion implique la prévision, l'organisation, le commandement et le contrôle.

-Ainsi, il existe plusieurs formes de gestion suivant le secteur d'activité :

ü La gestion financière : c'est un ensemble de décisions à caractère financier qui ont trait soit au fonctionnement de l'entreprise, soit à sa structure. La structure financière est un ensemble de catégories d'information que peut fournir le bilan et qui servent à avoir une connaissance économique et financière d'une entreprise. Pour ce il s'agit de la situation actuelle, du résultat de l'exercice écoulé et des prévisions.

ü La gestion des ressources humaines : qui est l'ensemble des activités d'ordre opérationnel, énergétique réalisées en vue de fournir à l'organisation des ressources disponibles, productrices, relativement satisfaites.

ü -La gestion des équipements : c'est une branche de la recherche opérationnelle s'occupant du maintien rationnel d'un équipement afin d'assurer une bonne exploitation.

ü -La gestion de stock : qui est un processus consistant à déterminer le volume à consommer, à définir une politique de variation de stocks et à valoriser les volumes nécessaires selon les coûts prévus

.Automatisation :est une étude et transformation d'un procédé ,d'un processus ou de tout mode de travail en vue de le rendre automatique .ce terme s'applique aussi bien a la réalisation des processus industriels(emploi de machine ,outils de machine transfert etc.)qui a l'étude des procédures administratives en vue de leur mise en oeuvre sur ordinateur.

ü Approvisionnement : est une opération qui consiste à ravitailler une entreprise, ou une organisation donnée des éléments nécessaires dans des meilleures conditions.

La fonction d'approvisionnement procure en qualité, en quantité, en temps opportun, les marchandises a la nécessité et adapté a l'exploitation pour un minimum des dépenses. Pour mieux atteindre son objectif, la fonction d'approvisionnement implique les opérations suivantes : Achat réception magasinage des stocks distribution contrôle et ordonnancement des factures de la fourniture retour des l'emballages et écoulement de surplus

ü Produits non vivriers : sont des produits qui ne sont pas comestible où à manger. Ex : matériel de construction, fourniture de bureau

SECTION I : UNHCR

1. I.1.Généralités

L'agence des Nations Unies pour les réfugiés est intervenue dans des crises de réfugiés majeures en Afrique, comme en République démocratique du Congo et en Somalie, et en Asie, notamment lors du problème des réfugiés afghans, vieux de 30 ans. Dans le même temps, le HCR a également été sollicité pour aider de nombreuses personnes déplacées à l'intérieur de leur pays en raison d'un conflit. Plus discrètement, l'organisation a étendu son rôle en assistant les apatrides, un groupe largement oublié comptant des millions de personnes risquant de se voir refuser les droits fondamentaux au motif qu'elles n'ont pas de nationalité. Dans certaines régions du monde, comme en Afrique et en Amérique latine, le mandat d'origine de 1951 a été renforcé par des accords relatifs à des instruments juridiques régionaux. Son budget est passé de 300 000 dollars la première année à plus de deux milliards de dollars en 2009. Le HCR s'occupe actuellement de 34,4 millions de personnes relevant de sa compétence : 14,4 millions de déplacés internes, 10,5 millions de réfugiés, deux millions de rapatriés, 6,6 millions d'apatrides et plus de 800 000 demandeurs d'asile. En tant qu'organisation disposant à l'origine d'un mandat de trois ans pour résoudre le problème des réfugiés, le HCR va bientôt célébrer son 60e anniversaire et est conscient que les besoins humanitaires ne sont pas près de disparaître.

1. I.2. Situation géographique

Le HCR, se situe dans la commune de Goma, sis avenu du golf n^o 20, en diagonal du centre ophtalmologique belle vue.

1. I.3. Historique

L'agence des Nations Unies pour les réfugiés a été établie au lendemain de la Seconde Guerre mondiale pour venir en aide aux Européens déplacés par le conflit. L'Office du Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés a été créé le 14 décembre 1950 par l'Assemblée générale des Nations Unies, avec un mandat de trois ans pour accomplir son travail, et devait ensuite disparaître. La Convention des Nations Unies relative au statut des réfugiés, fondement juridique de l'aide aux réfugiés et principal statut régissant le travail du HCR, a été adopté l'année suivante, le 28 juillet.

En 1956, le HCR a été confronté à sa première situation d'urgence majeure, à savoir l'exode des réfugiés lors de l'écrasement de la révolution hongroise par les forces soviétiques. Dès lors, l'utilité du HCR n'a plus jamais été remise en question. Dans les années 6O, la décolonisation de l'Afrique a produit la première crise de réfugiés de ce continent nécessitant l'intervention du HCR et suivie d'une multitude d'autres crises. Les deux décennies suivantes, l'organisation a dû intervenir dans des situations de déplacement en Asie et en Amérique latine. A la fin du siècle, de nouveaux problèmes de réfugiés se posaient en Afrique et, bouclant la boucle, de nouvelles vagues de réfugiés arrivaient en Europe à la suite d'une série de guerres dans les Balkans.

En 1954, la nouvelle organisation a reçu le prix Nobel de la paix pour son travail novateur d'aide aux réfugiés d'Europe. Son mandat venait d'être prolongé jusqu'à la fin de la décennie. Plus d'un quart de siècle plus tard, le HCR s'est vu de nouveau décerner cette récompense en 1981, pour ce qui était devenu l'assistance fournie aux réfugiés dans le monde entier et dont le discours de remise a souligné les obstacles politiques rencontrés par l'organisation. Le HCR comptait à sa création 34 collaborateurs. Son personnel dénombre à présent 6 650 fonctionnaires nationaux et internationaux, dont 740 au Siège à Genève. L'agence travaille dans 118 pays, ses collaborateurs étant basés dans 108 sites principales comme des bureaux régionaux et des délégations, et 151 sous-délégations et bureaux extérieurs souvent isolés.

L'entrée du UNHCR à Goma, en avril 1994 éclate au Rwanda voisin une guerre civile suivie du génocide des tutsi et des hutu modérés. Pour éviter la poursuite de ce génocide, la France avec son Opération Turquoise sous l'égide de l'ONU, conduisit et déversa au Kivu (à Bukavu et à Goma), sans aucun contrôle aux frontières congolaises, près de 4 millions de hutu en trois jours. Arrivés en juillet 1994, ces réfugiés ne seront pris en charge par le UNHCR qu'en novembre 1994. La présence de tous ces rwandais au Kivu y créa le climat d'insécurité et les épidémies de toutes sortes dont le choléra qui fera rage, notamment dans les rangs des réfugiés rwandais. Ils mouraient par dizaines chaque jour. 

1. I.4. Les principaux Objectifs du HCR

a) Procédures de protection équitables

* Offrir une assistance juridique et une aide en matière de protection aux réfugiés ;

* aider les autorités à se doter de capacités plus solides pour assurer la détermination du statut de réfugié.

b) Protection contre la violence et l'exploitation

- promouvoir la prévention de la violence sexuelle et du VIH-Sida, ainsi que des interventions rapides dans ces domaines ;

- fournir des abris provisoires aux déplacés internes et aux familiers qui les accueillent afin de réduire les problèmes de protection et les conflits ;

- veiller à ce que les déplacés internes accueillis au sein de communautés locales bénéficient d'une protection et d'une aide matérielle, selon leurs besoins.

c) Autogestion et participation communautaire.

* Améliorer la coopération inter organisations dans les zones de retour afin de garantir l'intégration des déplacés et réfugiés de retour dans les programmes de développement d'autres institutions des National Unies.

d) Solutions durables

v Encourager l'intégration sur place des réfugiés par des activités génératrices de revenus et des formations professionnelles ;

v Plaider pour que des solutions durables, se ne limitant pas au rapatriement librement consenti, soient offertes aux réfugiés Burundais et Rwandais ;

v Elaborer et exécuter des projets de prévention des conflits, de consolidation de la paix et de réconciliation dans les zones de retour ;

v Faciliter le retour des déplacés internes et offrir une aide pour pérenniser leur réintégration dans leur région d'origine ;

v Faciliter le retour des Congolais réfugiés en Tanzanie, en Zambie, en Ouganda et au Rwanda et créer des conditions propices à leur réintégration durable au moyen d'une approche axée sur la communauté en prévision d'un arrêt progressif des programmes du HCR ;

v Reprendre le rapatriement librement consenti des réfugiés originaires de l'Angola et de la République du Congo sous l'égide du HCR ;

v Tous les réfugiés et les demandeurs d'asile sont enregistrés individuellement ;

v Tous les demandeurs d'asile ont immédiatement accès à des procédures de détermination de leur statut ;

v Toutes les victimes de violences sexuelles et sexistes signalés bénéficient du soutien du HCR et de ses partenaires ;

v Dans tous les camps, quelque 90 pour cent des enfants réfugiés âgés de 6 à 11 ans sont scolarisés dans le primaire ;

v Tous els individus dont il a été déterminé qu'ils avaient besoin d'être réinstallés de toute urgence quittent la RDC pour se rendre dans des pays tiers ;

v Tous les candidats au rapatriement sont transportés dans de bonnes conditions de sûreté et sécurité jusqu'à leur région d'origine et les familiers rapatriées les plus vulnérables reçoivent des abris adéquats ;

v Le HCR fournit des abris provisoires à 65 pour cent des déplacés internes vulnérables et des familles d'accueil afin de réduire les problèmes de protection et les conflits ;

v Au moins 80 pour cent des différends fonciers et immobiliers sont résolus par une médiation ou renvoyés devant les organes appropriés en vue de leur règlement.

1. I.5. FONCTIONNEMENT DU HCR GOMA

COORDINATION EST

Dirigé par un coordinateur de l'Est en RDC,celui-ci contrôle 7 bureaux sous régionaux,note ment :Lubumbashi, kalemie ,Bukavu,kindu,Bunia,Kisangani, y compris la coordination(bureau de Goma)il est chargé de coordonner les activités des bureaux sous son autorité et assure les relais des activités avec la coordination OUST qui est Kinshasa ,bref il a la mission de maintenir l'ordre,la discipline parmi ses agents.

Programme

Il s'occupe de l'élaboration des prévisions budgétaire et la gestion du patrimoine du bureau, ainsi que les imprimé des valeurs, il contrôle les états de besoins de tous les agents y compris les fonctionnements du bureau.

Administration

Cette section est dirigé par 2 agent à savoir : Admin. clerk et Admin. Financier.

Admin. clerck :

il s'occupe de :

v suivi et l'actualisation et la tenue des dossiers administratifs

v suivi de l'évolution des sessions des formations

v suivi de l'examen en cas de recours en grade

v vérification de l'authenticité des titres scolaires, académiques et autres documents présentés par les cadres et agents.

Admin. financier :

Il s'occupe de :

v suivi de paiement des salaire et différentes primes allouée aux agents

v transaction bancaire avec le chargé de programme

v gestion des fichiers du personnel

Logistique

Cette section comprend 2 bureaux.

Logistique assistant et chargé des approvisionnements

1. Logistique :

· Coordonne et fait le suivi de la mise en oeuvre de programme d'assistance au niveau local, en matière des besoins des déplacés et des réfugiés en étroite collaboration avec les partenaires d'exécution, sous la supervision du chef de programme.

· Présente des rapports périodiques au chef de programme sur la gestion et la distribution des produits non vivriers et les fournitures de bureau pour le fonctionnement de celui-ci.

2. Approvisionnement :

Ø il suit et revoit en général les mouvements des produits approvisionnés, tel que la livraison de vivres et des non vivres et autres produit y afférant ,

il complète les différents documents relatifs au stock, notamment :la fiche de stock, rapport hebdomadaire et mensuel de fiche de stock

Ø il signale le stock d'alerte en vue d'introduire une nouvelle procédure d'approvisionnements.

Charroi automobile

Ce bureau est dirigé par quelqu'un qu'on appel chef charroi ou de transport,

ü il veuille au contrôle des mouvements des véhicules selon leurs destinations.

ü Il vérifie les carnets de bords sur les kilométrages et la consommation du carburant et quelques lubrifiants pour prévenir les prochains entretiens et vidages.

ü Il doit disposer un rapport global sur l'état des tous les véhicules.

ü Il doit faire un rapport hebdomadaire des consommations de carburant et des groupes électrogènes.

Rapatriement et protection

Ce service est coordonné par 2 chefs, l'un est chargé du rapatriement de et l'autres et chargé de la protection, les 2 doivent travailler en étroite collaboration en rependant le rapatriement librement consentis des réfugiés de toute la sous région, et autres coin de la planète si il se trouve dans la province du nord Kivu, sous l'égide du HCR.

 

COORDINATION EST

ORGANIGRAMME

ADMNIN CLERK

LOGISTIQUE

ADMIN FIN

APPROVISIONNEMENT

CHAROI AUTOMOBILE

IT et TELECOM

COORDINATION EST

CHARGE DES RAPATRIEMENT

PROGRAMME

SENIOR PROGRAMME OFFICER

SENIOR PROTECTION OFFICER

SOUS DELEGATION

CHAPITRE II. ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT

II.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC) Brut

II.1.1. Définition

Le modèle conceptuel de communication permet d'appréhender simplement le fonctionnement global de l'entreprise en focalisant éventuellement sur un ensemble d'activités concernées par l'étude sans chercher à identifier l'origine et la stabilité de ce découpage en unité active.. L'analyse en 2 termes :

- acteur ;

- flux.

a) Acteur

L'acteur présente une unité active intervenant dans le domaine ou fonctionnement du 5.0 ; stimulé par le flux, il le transforme, le rend.

b) Le flux. Présente un échange entre deux acteurs

II.1.2. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC) BRUT

II.1.4. Modèle conceptuel des flux Net

COORDINATION EST

ADMIN CLERK

RAPATRIEMENT

IT et TELECOM

APPROVISIONNEMENT

CHAROI AUTOMOBILE

PROGRAMME

Documents admnistratif

Etat de besoin

Fiche maintenance

Dde maintenance

Fiche maintenance

Etat de besoin

Documents admnistratif

Different rapport

Instruction

Fiche exécution état de besoin

Orders, instructions

Etat de besoin

Rapport de rapatriement

Dde maintenance

Fiche maintenance

Instruction

Orders d'execution

Rapport aprov

I.1.3. MATRIX DE FLUX

	Coordination	Chef progr	Admin.	IT et télécoms	Logistique	Approv	Che.Rap	Ch. Appr
Chef bur			Documents administratifs					Ordres instruction
Chef progr			Documents administratifs	Fiche de maintenance Exécution Etat de besoin
Adm						Documents administratifs
It télécom						Maintenance
Logistiqu					Fiche de maintenance	Ordres instruction
Char auto						Différents rapports
Ch.rapp	Rapport de rapatriement
Ch.appro					Demande maintenance

II.1.2. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC) NET

II.1.3. Modèle conceptuel des flux Net

Coordination

Programme

GESTION DES APPROVISIONNEMENT

Fournisseur

Situation des Approvisionnement

commande

Approvisionnement

Ordre et décision

Recommandation

Exécution et rapport

II.2.4. ETUDE DES TRAITEMENTS

II.2.5. MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT (MOT)

a) Définition

Le MOT s'attache à décrire le SI en répondant aux questions qui ? ou ? et quand ? Au plan de la description, le MOT intègre les notions de temps et durée (déroulement) des ressources, de lieu et de responsabilité (poste de travail) et de nature des traitements (manuels ou automatiques).

b) Tableaux de procédures fonctionnelles

- Processus «  Approvisionnement »

PF	Déroulement		Actions	Nature	Poste de travail
	Début	Durée max			Lieu		Respons	Ressource
PF1	8h00<t<16h00	X'	Elaboration Etat de besoin	M	Service appr	Ch.appr		Ch.appr
PF2	8h00<t<16h00	X'	Appel d'offre	M	Service appr	Ch.appr		Ch.appr
PF3	8h00<t<16h00	X'	Sélection fournisseur	M	Service log	Logisticien		Logisticien
PF4	8h00<t<16h00	X'	Elaboration bon cde	M	Service appr	Ch.appr		Ch apr
PF5	8h00<t<16h00	X'	Etablissement bon d'entrée	M	Serv appr	Ch.appr		Ch appr.

- Processus Distribution/sortie

PF	Déroulement		Actions	Nature	Poste de travail
	Début	Durée max			Lieu	Respon	Ressource
PF6	8h00<t<16h00	X'	Identification partenaire de distribution	M	Service appr	Chef appro	Ressources
PF7	8h00<t<16h00	X'	Elaboration fiche de distribution	M	Service appr	Logist	Logisticien
PF8	8h00<t<16h00	X'	Edition fiche de distribution	M	Service appr	Logist	Logisticien
PF9	8h00<t<16h00	X'	Elaboration bon de sortie	M	Service appr	chef appr.	Ch. Appr
PF10	8h00<t<16h00	X'	Edition bon de sortie	M	Serv appr	chef appr	Ch.appr

C. Construction du MOT

- processus «  Approvisionnement »

Actions

Déroulement

Poste de travail

Nature

Début

PF1 Elaboration état de besoin

Toujours

Etat de besoin constate

Chef appr

dispo

ET

Etat de besoin elaboré

Chef appro

dispo

ET

PF2 Lancement appel d'offre

Toujours

Appel d'offre

lancé

Logisticien

dispo

ET

PF3 Sélection fournisseur

OK

Non OK

Fournisseur sélectionné

Fournisseur rejeté

PF4 élaboration bon de cmde

Toujours

ET

Chef appro dispo

Bon de C^de elaboré

Chef appro dispo

ET

PF 5 etablissemt bon d'entr

Toujours

Bon d'entrée établi

Processus distribution ( ( sortie)

M

8h00<t>1600

- Service approvisionnement

-chef appro

-chef appro

X'

Service approvisionnement

8h00<t>1600

M

X'

Service logistique

-Logisticien

-Logisticien

8h00<t>1600

X'

M

8h00<t>1600

Service approvisionnement

-chef appro

-chef appro

X'

M

8h00<t>1600

M



X'

Processus de distribution / Sortie

d) Règles d'organisation (RO)

R01 : le chargé de l'approvisionnement élabore un état de besoin après le rapport des approvisionnements et de l'état du stock. Ceci se fait de 8h00 à 16h00.

R02 : Lorsque l'état de besoin est approuvé, le chargé des approvisionnements lance l'appel d'offre ; le fournisseur répondant aux critères sera sélectionné par le logisticien.

RO3 : Il est élaboré un bon de commande par le chargé des approvisionnements après sélection du fournisseur ;

RO4 : Le délai de réapprovisionnement sera constaté avant l'établissement du bon d'entrée par le chargé des app

rovisionnements ;

RO5 : Le service commence à 8h00 et prend fin à 16h00 ;

RO6 : Le logisticien identifie les sites de distribution qu'il soumet au service des approvisionnements qui par la suite élabore la fiche de distribution ;

RO7 : lorsque la fiche de distribution est approuvée, la descente sur terrain s'effectue et permet d'élaborer le bon de sortie.

Déroulement

Actions

Début

Nature

Poste de travail

8h00<t>1600

X'

M

Service approvisionnement

Service logistique

8h00<t>1600

8h00<t>1600

8h00<t>1600

X'

X'

X'

Service approvisionnement

Service approvisionnement

Service approvisionnement

Fiche de distribut elaboré

Logisticien disponble

ET

PF8 Elaboration bon d'entrée

Toujours

Bon d'entrée elaboré

Chef appr.

dispo

ET

PF 9 Elaboration bon de sortie

Toujours

Bon de sortie elaboré

PF6 Identification partenaire

Toujours

Bureau ouvert

disponibilité logisticien

ET

Partenaire identifié

Chef appro

dispo

ET

PF7 Elaboration fiche de distribution

Toujours

M

M

M

d) Processus Construction du MOT  <distribution>

II.2.2. MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS (MCT)

a) Définitions des concepts 8(*)

- MCT : Le MCT permet la modélisation de processus du système étudié sous la forme d'opérations recevant des messages en entrée réalisant des tâches de traitement en émettant des messages en sortie. Il exprime ce qu'il faut faire, mais n'indique pas qui doit le faire ni quand il faut, ni où il faut (concept organisationnel) ni comment il faut le faire (concept opérationnel).

- Evénement : un événement est le fait que quelque chose survienne et que l'on perçoit qu'elle survienne.

- Résultat : c'est la réponse codifiée d'une opération déclenchée par un événement ou par une synchronisation d'événement ;

- Synchronisation : c'est un pré condition qui doit être satisfaite pour qu'une opération démarre.

- Une opération : est un ensemble d'action exécutée par le système d'information suite a un événement ou une conjonction ou encore une production des flux d'informations.cet ensemble d'actions est interruptible ; c'est-à-dire que les événements ne sont pas pris en compte tant que l'opération n'est pas accomplie.

- Une action : elle fait référence à une ou plusieurs règles de gestion

c) Construction du MCT Processus d'approvisionnement/ stockage

Règles de gestion (RG)

RG1 : lorsque le rapport d'approvisionnement est élaboré, on établie l'état de besoin ;

RG2 : L'appel d'offre ainsi que l'approbation de l'état de besoin permettent de sélectionner le fournisseur ;

RG3 : Il est élaboré un bon de commande fournisseur après sélection de celui-ci ;

RG4 : L'élaboration du bon d'entrée intervient après l'expédition du bon de commande de la constatation du délai de réapprovisionnement ;

R05 : Lorsque le site de distribution est identifiée et le bon d'entrée établi, on élabore la fiche de distribution ;

R06 : L'élaboration du bon de sortie intervient après l'approbation du calendrier de distribution.

Construction du MCT

Processus ``approvisionnement''

besoin constaté

Chef appro dispo

et

Elaboration état des besoins

Toujours

Chef appro dispo

Appel d'offre lancé

Appel d'offre lancé

et

Sélection fournisseur

Ok Non ok

Fournisseur rejeté

Fournisseur selectionné

Chef appro dispo

et

Elaboration bon de commande

Toujours

Chef appro disp dispo

Bon Cde élaboré

Délai de reapprov constaté

et ETETET

Etablissement bon d'entrée

toujours

Bon d'entrée etabli

Fin processus appro

Processus ''distribution''/sortie

Bureau ouvert

Logisticien disponible

Fiche de distribution élaborée

Elaboration fiche de distribution

Toujours

Disponibilité logisticien

Elaboration bon de sortie

toujours

Bon de sortie elaboré

Et

Et

Fin processus

II.3. ETUDE DES DONNEES

II.3.1. Définition des concepts 9(*)

o Une entité ou individu est la représentation dans le SI d'un objet matériel ou immatériel de l'UE ;

- Une relation est la prise en charge par le SI du fait qu'il existe une association entre les objets de l'univers extérieur ;

- Un identifient est une propriété qui permet de distinguer de l'entité les occurrences d'une manière unique ;

- Une collection est la liste des entités qui participent à cette relation.

II.3.3. Dictionnaire des données (DD)

Noms de la propriété	Signification	Type	Longueur	Nature		Règles de calcul
N° Bon commandé Date Commandé Q^té commandée Code fournisseur Nom fournisseur Post nom fournisseur Quantité fournisseur N° bon d'entrée Date Entrée Quantité entrée N° Bon sortie Date sortie Quantité sortie Code produit Désignation produit Reference Code partenaire	N° Bon de commande Date de Commande Q^té de commandée Code du fournisseur Nom du fournisseur Post nom du fournisseur Quantité fournisseur N°du bon d'entrée Date Entrée Quantité entrée N° Bon de sortie Date de sortie Quantité de sortie Code du produit Désignation produite	AN N N AN AN AN AN AN N N N N N AN AN	20 8 10 10 30 30 15 20 8 10 20 8 10 10 30	E E E E E E E E E E E E E E E	SIG M M SIG SIG SIG SIG SIG M M SIG M M SIG SIG	JJ mm aa JJ mm aa JJ mm aa




II.3.4.Graphes de dépendance fonctionnelle

Nom

Post nom

Categorie four fourn

Qte Cdée

CodFour

Ref product

Libellee

DatCont sortie

Date sortie

Qté entrée

Date sortie

Nom agent

Postnom agent

Sexe agent

Nom partenaire

Post nom part partenaire

Categories part

Code part

Date

Datentre sortie

Abréviations utilisées

29

A  : Alphabétique

N  : Numérique

AN  : Alpha numérique

E  : Elémentaire

CA  : Calculé

M  : Mouvement

SITU  : Situation

SIG  : Signalétique

II.3.5. Règles de gestion

RG1 : un fournisseur peut avoir un ou plusieurs produits ;

RG2 : un produit peut être détenu par un ou plusieurs fournisseurs ;

RG3 : un produit est concerné par une et une seule entrée en stock ;

RG4 : une entrée en stock est concernée par plusieurs produits ;

RG5 : une sortie est concernée par plusieurs produits ;

RG6 : un produit est concerné par une et une seule sortie en stock

5. Construction du MCD

Fournisseur (

Code fourn, Nom fourn

Avoir

Qté cde date cde

Produits

Code prod. Design prod

Bon de sortie

N° sortie, date sortie, qté sortie

Entrée

N° entrée, date entrée, qté entrée

Concerne

Concerne

(1,n)

(1,n)

(1,n)

(1,n)

1, 1

(1,n)

II.4. CRITIQUE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT

Le HCR est une organisation Onusienne qui utilise l'intranet toute organisation des Nations Unies. Certains services sont déjà automatisés. Cependant, le service des approvisionnements, en dépit de l'utilisation de l'intranet reste encore ignoré. Des indicateurs de gestion de service sortent encore dans une BD Microsoft Excel, logiciel difficile à interroger.

L'état de besoin est élaboré dans un fichier dans un fichier standard Microsoft Excel.

Dans le système d'information existant, toutes les procédures fonctionnelles ont une nature manuelle. Ce qui n'est pas une chose facile pour sortir l'un quelconque document.

Par ailleurs, dans le MCD nous n'avons pas fait allusion aux partenaires du HCR car aucun document n'a été trouvé.

Quant aux critiques positives il est à signaler ce qui suit :

- l'utilisation des ordils informatiques dans tous les services est en santé de fer ;

- tout agent travaillant au sein d'un service déterminé répond aux critères de ce service ;

- la répartition des tâches pour chaque agent est bien déterminée en respectant le facteur systémique ;

- la motivation au travail est observée ;

- le flux informationnel se porte bien au sein du HCR.

CHAP 3. ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION FUTUR

3.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC) brut

Documents admnistratif

Etat de besoin

Fiche maintenance

Dde maintenance

Fiche maintenance

Etat de besoin

Documents admnistratif

Different rapport

Instruction

Fiche execution etat de besoin

Fiche execution etat de besoin

Etat de besoin

Dde maintenance

Fiche maintenance

Instruction

Rapport de rappatriement

COORDINATION EST

CHEF DE PROGRAMME

ADMINISTATION

IT TELECOM

CHARGE DE RAPATRIEMENT ET PROTECTION

CHAROI AUTOMOBILE

APPROVISIONNEMENT

3.2. MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES

3.2.1 DICTIONNAIRE DE DONNEES (D.D)

Nom de la Priorité	Signification	Types	Longueur	Nature		Règles de Calcul
N^oBon de commande DATE Cde Qté Cnde Code fourn Nom fourn Postnom fourn Categorie fourn N^o bon d'entree Date entrée Qte entrée N^o bon de sortie Qte sortie Date sortie Ref produit Libelle Numero agent Nom agent Postnom agent Sexe agent Code part Nom part Post nom part	Numéro bon de commande Date de commande Quantité commande Code fournisseur Nom du fournisseur Post nom du fournisseur Catégorie fournisseur No bon d'entrée Date entrée Quantité entrée No bon sortie Quantité sortie Date sortie Référence produit Libelle du produit Numéro de l'agent Nom de l'agent Post nom de l'agent Sexe de l'agent Code du partenaire Nom du partenaire Post nom du partenaire	AN N N AN AN AN AN AN N N AN N N AN AN AN AN AN AN AN AN AN	20 8 10 20 30 30 20 20 8 8 20 8 8 20 50 20 50 50 1 20 50 50	E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E	SIG M M SIG SIG SIG SIG SIG M M SIG M M SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG SIG	JJ mm aa JJ mm aa JJ mm aa A créer A créer

Abréviations utilisées

A  : Alphabétique

N  : Numérique

AN  : Alpha numérique

E  : Elémentaire

CA  : Calculé

M  : Mouvement

SITU  : Situation

SIG  : Signalétique

Nom

Post nom

Categorie four fourn

Qte Cdée

CodFour

Ref product

Libellee

DatCont sortie

Date sortie

Qté entrée

Date sortie

Nom agent

Postnom agent

Sexe agent

Nom partenaire

Post nom part partenaire

Categories part

Code part

Date

Datsortie sortie

3.2.2. Graphes de dépendance fonctionnelle

3.2.5. REGLE DE GESTION

RG1 : un fournisseur peut avoir un ou plusieurs produits

RG2 ; un produit peut être détenu par un ou plusieurs fournisseurs

RG3 : un agent peut réceptionner un ou plusieurs produits

RG4 : un produit peut être réceptionné par un ou plusieurs agents

RG5 : un produit peut être distribué chez un ou plusieurs partenaires

3.2.6. CONSTRUCTION DU MCD FUTURE

Les entités du SI futur ainsi que les relations les liants peuvent être représentées schématiquement comme suit :

Fournisseur

Code fsr, nom fsr

AGENT

N^Oagent,nom,postnom

PRODUIT

Codeaproduit,designation,

partenaire

code part,nom,adresse

commande

Qté Cdée, Date Cde

DISTRIBUER(sortie)

Qtésortie, Date sortie

AVOIR

Qté Cdée, Date Cde

(1,n)

(1,n)

(1,n)

(1,n)

(1,n)

(1,n)

3.3. MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS (MCT)

3.3.1.Regle de gestion (RG)

RG1 : Le rapport d'approvisionnement (état du stock) permet d'établir l'état de besoin.

RG2. Le fournisseur est sélectionné sur base de critères fixés après approbation de l'état des besoins.

RG3. Il est élaboré un bon de commande fournisseur après saisi de coordonnées du fournisseur.

RG4. La consultation du délai de réapprovisionnement ainsi que l'expédition du bon de commande, permet d'élaborer le bon d'entrée

RG5.les coordonnées du partenaire sont saisies après identification de ce dernier.

RG6.IL est élaboré un bon de sortie après élaboration de la fiche de distribution de ce dernier.

RO7:l'élaboration de la fiche de distribution ainsi que la descente sur terrain permet d'aborder le bon de sortie

3.3.2 CONSTRUCTION DU MCT

A) Processus <<approvisionnement>>

Rapport appr elaboré

Etat de bésoin saisi

Etat de besoin constaté

Elaboration état des besoins

Toujours

et

Fournisseur rejeté

Sélection fournisseur

Ok Non ok

Appel d'offre lancé

Appel d'offre lancé

Chef appro dispo

Fournisseur selectionné

Chef appro dispo

Elaboration bon de commande

Toujours

Bon Cde élaboré

Chef appro disp dispo

Délai de reapprov constaté

et ETETET

Chef appro dispo

et

et

et

Etablissement bon d'entrée

toujours

Bon d'entrée etabli

Fin processus appro

b) Processus distribution

Bureau ouvert

Logisticien disponible

Fiche de distribution élaborée

Elaboration fiche de distribution

Toujours

Disponibilité logisticien

Elaboration bon de sortie

toujours

Bon de sortie elaboré

Et

Et

Fin processus

3.4. MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS

3.4.3. Règles d'organisation

RO1 :l'état de besoin est saisie par le chargé des approvisionnements, celui-ci élabore un état de besoin après le rapport des approvisionnements et de l'état du stock,ceci se fait de 08h00 à 16h00.

RO2 : lorsque l'état de besoin est approuvé,les chargé des approvisionnements lance l'appel d'offre .le fournisseur répondant au critère sera sélectionné par le logisticien.

RO3 : les coordonnées des fournisseurs sélectionnés sont saisies dans la base des informations.

RO4 : il est élaboré un bon de commande par le chargé des approvisionnements après sélection et saisie des coordonnées du fournisseur.

RO5 : le service commence à 08h00 et prend fin à 16h00.

RO6 : les partenaires sont identifiés par le logisticien, ce dernier soumet le partenaire identifié au chargé des approvisionnements pour saisie de toutes les informations.3.4.1 TABLEAU DE PROCEDURE FONCTIONNELLE

a)Processus approvisionnement

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NAT	POSTE DE TRAVAIL
	début	Durée max			lieu	respo	Ressource
PF1	8h00<t<16h00	X'	Elaboration état de besoin	AC	Service appr	Ch.appr	micro
PF2	8h00<t<16h00		Edition état de besoin	AB	Service appr	Ch.appr	Ch appr
PF3	8h00<t<16h00	X'	Appel d'offre	M	Service appr	Ch.appr	Ch appr
PF4	8h00<t<16h00	X'	Sélection fournisseur	M	Service log	Ch.appr	Serv log
PF5	8h00<t<16h00	X'	Saisie coordonnée fournisseur	AC	Service appr	Ch.appr	Micro+ Ch.appr
PF6	8h00<t<16h00	X'	Elaboration bon de commande	Ac	Service appr	Ch.appr	micro
PF7	8h00<t<16h00	X'	Edition bon de commande	AB	Service appr	Ch.appr	micro
PF8	8h00<t<16h00	X'	Elaboration bon d'entré	AC	Service appr	Ch.appr	Micro+ Ch.appr
PF9	8h00<t<16h00	X'	Edition bon d'entrée	AB	Service appr	Ch.appr	micro

b) Processus distribution/sortie

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NAT	POSTE DE TRAVAIL
	début	Durée max			lieu	respo	Ressource
PF910	8h00<t<16h00	X'	Identification site	M	Service appr	logisticien	logisticien
PF11	8h00<t<16h00	X'	Saisie coordonnée partenaire	AC	Service appr	Ch.appr	Ch.appr+ micro
PF12	8h00<t<16h00	X'	Elaboration fiche de distribution	AC	Service appr	Ch.appr	Ch.appr+ micro
PF13	8h00<t<16h00	X'	Edition fiche de distribution	Ab	Service appr	Ch.appr	Ch.appr+ micro
PF14	8h00<t<16h00	X'	Elaboration bon de sortie	Ac	Service appr	Ch.appr	micro
PF15	8h00<t<16h00	X'	Edition bon de sortie	AB	Service appr	Ch.appr	micro

A) Processus approvisionnement

Poste de travail

Nat

Actions

Déroulement

Début

Presence ch Appro

Etat de besoin constaté

AC

8h00<t>1600

Service approvisionnement

Service logistique

X'

ET

PF1 Elaboration état besoin

Toujours

8h00<t>1600

Imprimante dispo

X'

Service approvisionnement

AB

ET

PF2 Edition état besoin

Toujours

8h00<t>1600

Presence ch Appro

Etat de besoin elaboré

Service approvisionnement

X'

M

ET

PF3 lancement appel d'offre

Toujours

Ch. Log dispo

Appel d'offre lancé

M

Service approvisionnement

8h00<t>1600

ET

X'

PF4 sélection fournisseur

OK NON OK

Fournisseur rejeté

Fournisseur sélectionné

PF4 sélection fournisseur

OK NON OK

b) Processus distribution

Service approvisionnement

Service logistique

Déroulement

Actions

Début

Durée max

Nat

Poste de travail

8h00<t>1600

X'

Ac

8h00<t>1600

8h00<t>1600

8h00<t>1600

X'

X'

X'

Service approvisionnement

Service approvisionnement

Service approvisionnement

AC

AC

M

Etat de beoin constaté

Rapport constaté

PF1 saisie coord.etat de besoin

Toujours

ET

Coord etat de besoin saisi

PF2 élaboration etat de besoin

Toujours

ET

Etat de besoin elaboré

Etat de besoin approuvés

PF3 lancement appel d'offre

Toujours

ET

Appel d'offre lancé

Fin de la période appel d'offre

ET

PF4 sélection fournisseur

OK NON OK

Fournisseur sélectionné

Fournisseur rejeté

Service approvisionnement

Service logistique

Déroulement

Actions

Début

Durée max

Nat

Poste de travail

8h00<t>1600

X'

M

8h00<t>1600

8h00<t>1600

8h00<t>1600

X'

X'

X'

Service approvisionnement

Service approvisionnement

Service approvisionnement

AC

AC

M

Presence chargé appr

Bon d'entrée etablie

Presence logisticien

PF9 identification partenaire

Toujours

ET

Partenaire identifiée

PF10 saisi coord partenaire

Toujours

ET

Partenaire saisie

PF11 élaboration fiche distribution

Toujours

ET

Fiche distribution elaboré

Fin de la période appel d'offre

Bon de sortie elaboré

ET

PF12 edition fiche de dstribution

Toujours

Fournisseur rejeté

Service approvisionnement

Service logistique

Déroulement

Actions

Début

Durée max

Nat

Poste de travail

8h00<t>1600

X'

ac

8h00<t>1600

X'

X'

Service approvisionnement

Ab

Presence chargé appr

Bon d'entrée etablie

B

PF13 Elaboration bon de sortie

Toujours

ET

Bon elaboree

PF14 Edition bon de sortie

Toujours

ET

Partenaire saisie

3.5. GRAPHE DE CIRCULATION DES INFORMATIONS

Etat de besoin costaté

Rapport Appr costaté

PF1 micro

Coord Etat de besoin saisie

PF2 micro

Etat de besoin elaboré

Etat de besoin Approuvé

PF3 logisticien

Etat de besoin elaboré

PF4 logisticien

Coord saisie

PF5 micro

K

C

Lieu

Temps		Service approvisionnement	Logistique		extérieur
8h^00<t>16h^00 ^X
8h^00<t>16h^00 ^X'
8h^00<t>16h^00 ^X'
8h^00<t>16h^00 ^X'
8h^00<t>16h^00 ^X'
8h^00<t>16h^00 ^X `
Lieu Temps	Service approvisionnement			Logistique		extérieur

Bon de commande élaboré

PF7 micro

K

C

PF6 micro

8h^00<t>16h^00 ^X'
Lieu Temps		Service approvisionnement	Logistique		extérieur

Bon d'entrée elaboré

PF8 micro

PF9 micro

PF10 micro

Etat de besoin élaboré

Partenaire identifié

Partenaire saisi

Calendrier distribution approuvé

PF11 micro

Bon de sortie élaboré

8h^00<t>16h^00 ^X'
8h^00<t>16h^00 ^X'
8h^00<t>16h^00 ^X'

3.6. Description détaillée des PF

Fiche de description de la PF 1

Nature  : AC

Objet  : Elaboration Etat de besoin

Evénements utilisés  : Etat de besoin constaté, rapport appr, constaté

Donnes utilises  : Qté en stock, libellé produit

Evénements résultats : coord, Etat de besoin saisi

Données résultats : Qté en stock, libellé produit

Actions sur la BD  :

consultation : Néant

MAJ : Ajout de données dans la table commande

Fiche de description de la PF 2

Nature  : AB

Objet  : Edition Etat de besoin

Evénements utilisés  : coord, Etat de besoin saisi

Donnes utilises  : Qté en stock, libellé produit

Evénements résultats : Etat de besoin élaboré

Données résultats : Qté en stock, libellé produit

Actions sur la BD  :

en consultation : Visualiser Etat des données saisies en

MAJ : Néant

Fiche de description de la PF 3

Nature  : M

Objet  : lancement appel d'offre.

Evénements utilisés  : Etat de besoin élaboré, état de besoin approuvé

Donnes utilises  : libellé produit, Qté

Evénements résultats : appel d'offre lancé

Données résultats : libellé produit, Qté

Actions sur la BD  :

en consultation : Néant

MAJ : Néant

Fiche de description de la PF 4

Nature  : M

Objet  : sélection fournisseur.

Evénements utilisés  : appel d'offre lancé, fin de la période appel d'offre

Donnes utilises  : libellé produit, Qté

Evénements résultats : fournisseur sélectionné, fournisseur rejeté

Données résultats : libellé produit, Qté

Actions sur la BD  :

en consultation : Néant

MAJ : Néant

Fiche de description de la PF 5

Nature  : AC

Objet  : saisie coord, fournisseur

Evénements : fournisseur sélectionné, présence chargé des appro

Donnes utilises  : Nom fournisseur, post nom fournisseur, catégorie fournisseur

Evénements résultats : coord saisie

Données résultats : nom fournisseur, post nom fournisseur, catégorie fournisseur

Actions sur la BD  :

en consultation : Néant

MAJ : Ajout de données dans la table tfournisseur

Fiche de description de la PF 6

Nature  : AC

Objet  : élaboration, bon de commande

Evénements utilisés  : coord saisi

Donnes utilises  : Nom fournisseur, post nom fournisseur, catégorie fournisseur

Evénements résultats : Qté commande,date commande, libellé produit

Données résultats : Nom fournisseur, post nom fournisseur, catégorie fournisseur,Qté Cde, , Date Cde,libellé produit

Actions sur la BD  :

en consultation : Néant

MAJ : Ajout de données dans la table tcommande

Fiche de description de la PF 7

Nature  : AB

Objet  : Edition bon de commande

Evénements utilisés  : bon de Cde élaboré, délai reappro constaté.

Donnes utilises  Qté entrée, nom agent, post non agent, libellé produit

Evénements résultats : bon d'entrée établi.

Données résultats : nom agent, post non agent, Qté entrée, date entrée, libellé produit

Actions sur la BD  :

en consultation : Visualiser bon de commande

MAJ : Néant

Fiche de description de la PF 8

Nature  : AC

Objet  : Elaboration bon d'entrée

Evénements utilisés  : bon d'entrée utilisé, présence logisticien

Donnes utilises  : sigle partenaire, appellation partenaire,

Evénements résultats : partenaire identifiée

Données résultats : sigle partenaire, appellation partenaire

Actions sur la BD  :

en consultation : Néant

MAJ : Ajout de données dans la table ..........

Fiche de description de la PF 9

Nature  : AB

Objet  : Edition bon d'entrée

Evénements utilisés  : bon d'entrée utilisé, présence logisticien

Donnes utilises  : sigle partenaire, appellation partenaire,

Evénements résultats : partenaire identifiée

Données résultats : sigle partenaire, appellation partenaire

Actions sur la BD  :

En consultation : Visualiser bon de commande

MAJ : Ajout de données dans la table ..........

Fiche de description de la PF 10

Nature  : M

Objet  : Identification site

Evénements utilisés  : bon d'entrée établi, présence logisticien

Donnes utilises  : sigle partenaire, appellation partenaire,

Evénements résultats : partenaire identifiée

Données résultats : sigle partenaire, appellation partenaire

Actions sur la BD  :

en consultation : Néant

MAJ : Néant

Fiche de description de la PF 11

Nature  : AC

Objet  : saisie coord partenaire

Evénements : fournisseur sélectionné, présence chargé des appro

Donnes utilises  : Nom fournisseur, post nom fournisseur, catégorie fournisseur

Evénements résultats : coord saisie

Données résultats : nom fournisseur, post nom fournisseur, catégorie fournisseur

Actions sur la BD  :

en consultation : Néant

MAJ : Ajout de données dans la table partenaire

Fiche de description de la PF 12

Nature  : AC

Objet  : élaboration fiche de distribution

Evénements utilisés  : fiche de distribution utilisée, présence logisticien

Donnes utilises  : sigle partenaire, appellation partenaire,

Evénements résultats : partenaire identifiée

Données résultats : sigle partenaire, appellation partenaire

Actions sur la BD  :

en consultation : Néant

MAJ : Ajout de données dans la table ..........

Fiche de description de la PF 13

Nature  : AB

Objet  : Edition fiche de distribution.

Evénements utilisés  : fiche de distribution utilisée, présence logisticien

Donnes utilises  : sigle partenaire, appellation partenaire,

Evénements résultats : partenaire identifiée

Données résultats : sigle partenaire, appellation partenaire

Actions sur la BD  :

en consultation : Visualiser bon de commande

MAJ : Ajout de données dans la table ..........

Fiche de description de la PF 14

Nature  : AB

Objet  : Elaboration bon de sortie..

Evénements utilisés  : fiche de distribution élaborée, calendrier distr. Approuvé, descente sur

Terrain effectué.

Donnes utilises  : libellé produit, nom agent, post non agent, Qté sortie, date sortie.

Evénements résultats : partenaire identifiée

Données résultats : sigle partenaire, appellation partenaire

Actions sur la BD  :

en consultation : Néant

MAJ : Ajout de données dans la table ..........

Fiche de description de la PF 15

Nature  : AB

Objet  : Edition bon de sortie

Evénements utilisés  : bon de de sortie élaboré, délai reappro constaté.

Donnes utilises  Qté sortie, nom agent, post non agent, libellé produit

Evénements résultats : bon de sortie établi.

Données résultats : nom agent, post non agent, Qté entrée, date entrée, libellé produit

Actions sur la BD  :

en consultation : Visualiser bon de sortie

MAJ : Néant

CHAP.4 CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION INFORMATISEE

4.1. MODELE LOGIQUE DES DONNEES (M.L.D)

4.1.1. Définition

Le modèle logique des données (MLD) est une représentation du modèle conceptuel des données validé qui tient compte des aspects techniques,de la technologie des matériels,des logiciels et progiciel disponible sur le marché

4.1.2. PRESENTATION DU MLD

tFournisseur (code fourni,nom fournisseur,post nom fourni,categ fournis)

tProduit (ref produit,libellé)

tCommande (code fourni,ref produit,n^obonCde,Qté Cdée,date Cde)

tPartenaire,(Codpartenaire,désignation part,sigle part)

tSortie(n^o partenaire,ref produit, n^obon sortie, Qté sortie,date sortie)

tAgent(n^o agent,nom agent,post nom agent,sexe agent)

tEntrée (n^o agent,ref produit,Qté entrée,date entrée)

4.2. MODELE PHYSIQUE DES DONNEES



4.3. MODELE LOGIQUE DES TRAITEMENTS

4.3.1. Définition.

Le MLT se préoccupe d'une vision interne, des moyens que l'informaticien va utiliser pour construire le logiciel dont correspondant aux activités dans le MOT.

L'information se pose la question<< comment vais-je concevoir mon logiciel par rapport aux fonctions demandées>>

4.3.1. PRESENTATION DU MLT

a) Processus << approvisionnement>>

ELABORATION BON DE COMMANDE

Maquette 001

Saisir : CodFourn, RefProd, DatCom, QtéCom

Suivant

Ok

Annuler

EDITION BON DE COMMANDE

Maquette 002

Visualiser le bon de commande

Suivant

Ok

Annuler

Imprimer

ELABORATION BON D'ENTREE

Maquette 003

Saisir : CodMag, RefProd, DatEnt, QtéEnt

Suivant

Ok

Annuler

EDITION BON D'ENTREE

Maquette 004

Visualiser le bon d'entrée

Suivant

Ok

Annuler

Imprimer

Debut processus

Fin processus

COMMANDER

COMMANDER

STOCKER

STOCKER

b) Processus distribution

ELABORATION BON DE COMMANDE

Maquette 005

Saisir : CodPart, NomPart, PostNom, CatPart

Suivant

Ok

Annuler

EDITION FICHE DE DISTRIBUTION

Maquette 006

Visualiser la fiche de distribution

Suivant

Ok

Annuler

Imprimer

ELABORATION FICHE DE DISTRIBUTION

Maquette 003

Saisir : CodPart, CodProd, DatDistr, QtéDistr

Suivant

Ok

Annuler

Debut processus

A

PARTENAIRE

BON DE DISTR

STOCKER

STOCKER

ELABORATION BON DE SORTIE

Maquette 003

Saisir : CodPart, CodProd, DatSort, QtéSort

Suivant

Ok

Annuler

A

EDITION BON DE SORTIE

Maquette 006

Visualiser Le bon de sortie

Suivant

Ok

Annuler

Imprimer

Fin processus

STOCKER

4.4. PRESENTATION DE L'APPLICATION

4.4.1. Entrée dans l'application

Notre application est dénommée <<APPRO HCR>>

Pour y entrer il faut ;

· Entrer dans <<Explorateur Windows>>

· Cliquer sur le répertoire <<mes documents>>

· Choisir le répertoire <<HCR>>

· Cliquer sur l'icône pressentant le progiciel,

Directement on voit le formulaire d'accueil suivi du menu principal présenté comme suit :



4.4.2. Entrée des données dans l'application

Devant le menu principal il faut :

· Cliquer sur <<quel formilaire voulez vous saisir>>

· Choisir dans le menu déroulent le formulaire de saisie dans le quel vous voulez saisir les données

· Cliquer sur<<Acceder ici>>



4.4.3. Visualisation des données

Pour imprimer les états des sorties il faut :

· Devant le menu principal cliquer sur<<rapport>>

· Une boite de dialogue apparaît.

· Cliquer sur le bouton correspondant a l'état de sortie que vous voulez imprimer.

· Lancer l'impression si il est opportun d'imprimer (suivez la procédure normale d'impression du document comme si cela est dans Microsoft office



4.4.4. Quitter le progiciel

Pour quitter notre progiciel

· Devant le menu principal, cliquer sur <<QUITTER>>

· Répondre par<<oui>> au message qui apparaît.

Conclusion

Nous voici au terme de notre travail de fin de cycle qui a porté sur la gestion automatisé des approvisionnements des produits non vivriers dans une agence onusienne.

Apres avoir analysé les anomalies causées par les traitements manuels, notre objectifs était de diagnostiquer le vrai problème du système avant de proposer une solution qui pourrait apporter une amélioration aux problèmes qu'il éprouvait.

Pour mener bien cette étude nous nous sommes posés des questions suivantes :

Ø Est - il possible de mettre en place un système d'information pour une prise de décision rationnelle ?

Ø Y a-t-il moyen d'effectuer la recherche d'un quelconque document dans le système ?

Ø peut-on sortir dans un temps record toutes les informations internes à l'agence Onusienne « HCR » et relatifs aux approvisionnements tels que :

- Les statistiques des produits approvisionnés

- Bon d'achat

- Bon de réception

- bon de distribution

Il est clair que, un progiciel Microsoft Access appuyée par une analyse du système d'information et partant

ü Il serait possible de mettre en place un système d'information pour une prise de décision rationnelle.

ü L'automatisation de la gestion des approvisionnements serait le moyen facile d'effectuer la recherche rapide d'une information.

ü La conception d'une base de données permettrait de sortir dans un temps record toutes les informations liées aux approvisionnements.

En fin d'atteindre les objectifs, nous avons utilisé la méthode de recherche informatique pour le système d'entreprise (MERISE) et comme technique documentaire, observation et interview.

Notre entretien des autorités du HCR Goma, nous a montré que ce dernier s'intéressait à notre application ce qui nous a permis de confirmer nos hypothèses.

Pour terminer, nous ne prétendons pas avoir épuisé ce sujet, mais nous croyons avoir apporté notre pierre de construction à l'organisation.

BIBLIOGRAPHIE

I. Ouvrages

GM. GEOFREY et al : Gestion des entreprises : Guide à l'usage des chefs de PME, BIT ; Genève 1982,

Ainsi naquit l'informatique

La rousse de poche ; paris 2007 

II. Travail de fin de cycle

Kambale Haliposo Jacques : Automatisation des statistiques agricoles des produits vivriers (cas de l'inspection provinciale de l'Agriculture et d'élevage du Nord-Kivu TFC inédit ISIG Goma 2003-2004

LUKESO KAMANDWA : Automatisation de la gestion de salaire dans une entreprise publique, cas de la SNEL/DRK TFC 2006-2007.

III. Documents et autres sources

Kasuku kalaba , cours de planification et Gestion des projet, I S I G Goma, 2002-2003

Kisangani endenda , cours de méthode de travail scientifique, UNIGOM 2006-2007

Kisangani Endanda, cours de méthode de travail scientifique, ULPGL Goma, G2 : 2007-2008

Katulanya ISIG, cours de MERISE I, ISIG Goma, inédit 2002-2003

.Eurasme KAKULE MILANDO, cours de MERISE I, inédit ISC 2008-2009.

Table des matières

DEDICACE i

REMERCIEMENT ii

SIGLES ET ABREVIATIONS iii

INTRODUCTION - 1 -

0 2 HYPOTHESES - 3 -

0.4. METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES - 4 -

0.4.1. Méthodes utilisées - 4 -

0.4.2. Les techniques - 4 -

0.5. DELIMITATION DU SUJET - 4 -

0.7. DIFFICULTES RENCONTREES - 4 -

0.8. SUBDIVISION DU TRAVAIL - 5 -

CHAPITRE I. CONSIDERATIONS GENERALES - 6 -

.1.1.DEFINITIONS DE CONCEPTS DE BASE - 6 -

SECTION I : UNHCR - 8 -

1. I.1.Généralités - 8 -

1. I.4. Les principaux Objectifs du HCR - 10 -

1. I.5. FONCTIONNEMENT DU HCR GOMA - 11 -

COORDINATION EST - 11 -

CHAPITRE II. ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT 15

II.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC) Brut 15

II.1.1. Définition 15

II.1.2. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC) BRUT 16

II.1.4. Modèle conceptuel des flux Net 16

II.1.2. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC) NET 19

II.1.4. Modèle conceptuel des flux Net 19

II.2.2. MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS (MCT) 25

a) Définitions des concepts 25

II.3. ETUDE DES DONNEES 29

II.3.1. Définition des concepts 29

II.3.3. Dictionnaire des données (DD) 29

II.3.4.Graphes de dépendance fonctionnelle 30

Abréviations utilisées 31

II.3.5. Règles de gestion 31

5. Construction du MCD 31

II.4. CRITIQUE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT 32

CHAP 3. ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION FUTURE 33

3.2. MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES 34

3.2.1 DICTIONNAIRE DES DONNEES(D.D) 34

Abréviations utilisées 34

3.2.2. Graphes de dépendance fonctionnelle 35

3.2.3. Règles de gestion Error! Bookmark not defined.

3.2.4. Construction du MCD Error! Bookmark not defined.

3.3. MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS (MCT) 37

3.3.2 CONSTRUCTION DU MCT 38

b) Processus distribution 39

3.4. MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS 40

3.5. GRAPHE DE CIRCULATION DES INFORMATIONS 46

3.6. Description détaillée des PF 49

4.3. MODELE LOGIQUE DES TRAITEMENTS 56

4.3.1. PRESENTATION DU MLT 57

4.4. PRESENTATION DE L'APPLICATION 60

4.4.2. Entrée des données dans l'application 60

4.4.3. Visualisation des données 61

Conclusion 63

Table des matières 65

* ¹ GM. GEOFREY et al : Gestion des entreprises : Guide à l'usage des chefs de PME ,BIT ;Genève 1982,P136

* ² Kambale Haliposo Jacques : Automatisation des statistiques agricoles des produits vivriers (cas de l'inspection provinciale de l'Agriculture et d'élevage du Nord-kivu TFC inédit ISIG Goma 2003-2004

* ³ Kasuku kalaba , cours de planification et Gestion des projet, I S I G Goma, 2002-2003

* ⁴ Kisangani endenda , cours de méthode de travail scientifique, UNIGOM 2006-2007

* ⁵ Ainsi naquit l'informatique P 26

* ⁶ %LUKESO KAMANDWA : Automatisation de la gestion de salaire dans une entreprise publique, cas de la SNEL/DRK TFC 2006-2007.

* ⁷ Kisangani Endanda, cours de méthode de travail scientifique, ULPGL Goma, G2 : 2007-2008

* ⁸ KAKULE MILANDO eurasme ISC, cours de MERISE I, ISC Goma, inédit 2008-2009.

* ⁹ Eurasme KAKULE MILANDO, cours de MERISE I, inédit ISC 2008-2009.