Memoire Online - Conception et implémentation d'un système national de gestion des cotes.

L'analyse de l'existant a pour but de recueillir les données qui vont servir pour élaborer le diagnostic en vue de la recherche et de choix des solutions ou de la solution future permettant l'amélioration du système actuel. Ainsi l'analyse de l'existant est nécessaire car elle permet de répondre à la question oui ou non faut-il informatiser. Tout problème n'est pas toujours informatisable⁹.

Pour ce qui est de la mise en oeuvre d'une bonne gestion des côtes et de concourir aux objectifs que les établissements scolaires se fixent qui n'est rien d'autre que d'assurer une bonne formation aux élèves afin de permettre leur épanouissement, chaque instiution recourt à des moyens matériels d'une part qui est l'ensemble des salles des classes, des salles de laboratoire, des ordinateurs, des mobiliers, des manuels pédagogiques, des documents, fournitures et autres utilisés pour assurer la formation des élèves mais aussi des moyens humains de l'autre part qui est en fait l'ensemble du personnel que l'établissement met en place pour s'assurer de l'atteinte de ses objectifs.

Selon le dictionnaire français, un flux d'information est un transfert d'information entre deux acteurs du système d'information souvent représenté par des flèches, un flux part d'un acteur source pour aboutir à un acteur de finalité. Dans le cas de notre travail, il représente l'ensemble des informations qui se communique entre les différents acteurs qui entrent enjeu dans la gestion des cotes au sein des établissements scolaires. Ainsi pour gérer les cotes au sein de ces derniers, on a en général l'intervention de l'enseignant titulaire du cours qui évalue les élèves et cotes leurs niveau par apport aux évaluations dans un cahier « cahier des côtes » ou sur une fiche « fiche des côtes », après quoi il transmet ces cotes au responsable de la classe qui est le titulaire de la classe qui va se charger de rassembler toutes les cotes obtenues par chaque élève dans tous les cours auxquels il a été évaluer sur un document communément nommé « Bulletin », ensuite il va calculer le pourcentage des cotes de l'élève, dégager la place que doit occuper chaque élève en fonction des pourcentages qu'ont obtenu les autres élèves de la classe, à la fin de la détermination du pourcentage et de la place de chacun il doit transmettre les résultats à la direction soit au proviseur pour qu'il puisse

⁹ Prof. Dr. MUSANGU LUKA, Cours de MAI 1-2-2015-2016, éd. Emmanuel, 2016, P.24.

apprécier le rendement des élèves et juger ainsi du critère de délibération, ce dernier après la consultation de ces résultats les lui remettra pour qu'il puisse passer à la proclamation soit aux élèves soit aux parents . Partant de la description des processus qui s'effectuent dans la gestion des cotes au sein des institutions secondaires on arrive à trouver que dans l'analyse des acteurs et des séquences qu'il faudra retenir dans la mise en place d'un diagramme de flux, il ne faudra pas oublier l'enseignant titulaire du cours, l'enseignant titulaire de la classe, le proviseur, ainsi que les élèves et les parents des élèves. Ainsi notre flux d'information se présenterait de la manière suivante :

Ce diagramme donne une vue d'ensemble de la circulation des informations (les flux) entre des acteurs internes ou externes qui participent à un domaine d'étude.

Les flux symbolisent un échange entre deux acteurs du système d'information étudié. Il est représenté par une flèche, porte un nom et peut, pour des soucis de lisibilité chronologique, être numéroté.

¹⁰ SINDANO et al, Cours de Méthodes d'analyse informatique G2 IG ISP-BKV 2013-2014, Inédit

Il n'existe pas à l'heure actuelle de normalisation des représentations des acteurs et des flux. Ainsi pour notre travail partant de la version de JFlux utilisé les acteurs seront présentés de la manière suivante :

Le flux sera représenté par une flèche dont le sens d'orientation indique l'émetteur et le récepteur de l'information et le numéro de l'information :

Au cours de l'analyse du flux d'information nous avons synthétiquement analysé de la manière dans laquelle les cotes se transmettent d'un acteur à un autre et nous sommes arrivés au point de déterminer les acteurs qui interviennent dans la gestion des cotes et qui sont subdivisés en acteur interne et externe, dont entre autres :

Les relations entre ces divers acteurs sont représentées sous forme de schéma appelé « Schéma de flux d'information ».

Analyse des documents utilisés dans la gestion des côtes au sein des établissements

Pour arriver à bien gérer les cotes et éviter trop des pertes des cotes des élèves au sein des établissements, ces derniers mettent en place certains moyens mécaniques pour enregistrer à chaque cotation les points obtenus par les élèves et cela dans des documents spécifiques qui sont entre autre :

La fiche des cotes est un document dans lequel les enseignants titulaire du cours enregistrent à chaque travail coté les résultats obtenus par les élèves, elle concerne toujours une branche, elle énumère d'une façon détaillée les cotes obtenues par les élèves dans une branche durant une période donnée à défaut d'elle les titulaires des cours peuvent utiliser ce qu'on appelle le cahier des cotes qui est en soi un cahier résumant l'ensemble des fiches des cotes d'un même

enseignant. Pour chaque fiche de cote il est généralement de coutume à rencontrer la dénomination du cours ou de la branche dans lequel les élèves ont été examinés, l'identité du titulaire du cours qui a dispensé ce dernier et examiné les élèves, la liste des élèves qui ont participé aux examinassions, la pondération pour chaque examinassions effectué ainsi que la cote obtenue par chaque élève, pour chaque fin de période donnée synthétiser la moyenne des cotes obtenus par chaque élève sous forme de total.

Dans le cas normal les établissements utilisent les fiches des cotes qui se présentent de la manière suivante :

FICHE DES COTES COURS :... TITULAIRE : CLASSE :
Date Max		.../...	.../...	Tôt.	.../...	.../...	Tôt.	Tôt. Genn.
		20	20	40	20	20	40	80
NO	NOM ET POST-NOM

Contrairement à la fiche des cotes, un bulletin est individuel, il ne concerne jamais deux élèves à la fois. Il est un document de synthèse des cotes obtenues par un élève dans l'ensemble des branches auxquelles il a été évalué, de même que le bulletin étant un document de mesure du rendement de l'élève et de son évolution au courant d'une année scolaire, il permet aux enseignants de constater l'écart de l'évolution de l'élève soit en régression soit en stagnation soit en progression pour se questionner sur le pourquoi de ce résultat.

Pour arriver à conclure sur l'évolution de l'élève, il sera confronter aux matières suivies et auxquelles il a été examiné d'une part et son résultat obtenu par rapport aux autres élèves de sa classe d'une autre part, c'est pourquoi il sera toujours question pour chaque bulletin de contenir l'ensemble des branches auxquelles l'élève est examiné, ses cotes obtenues pour chaque branche à une période donnée, le pourcentage obtenu qui est le rapport de ses points obtenus par apport au maximum à atteindre multiplié par cent, la place qu'il a occupé par rapport aux autres camarades de la classe, la conduite de l'élève et au final vers la fin de l'année scolaire dégager la sanction ou la mention de l'ensemble des résultats obtenus par l'élève si c'est la réussite ou l'échec. Ainsi synthétiquement le bulletin se présente de la manière suivante :

Vu ce système de gestion manuelle des côtes dur des documents on se rend comptes des certaines failles, telles que :

y' Possibilité pour un enseignant titulaire de classe de mal calculer les points des élèves ;

y' Possibilité de retard lors de la proclamation pour l'institution suite au nombre élevé des élèves et le temps que doit mettre l'enseignant pour le calcul de chaque bulletin ;

y' Difficulté de retrouver facilement les cotes des élèves des années antérieurs au cas où l'élève perdait son bulletin ;

y' Possibilité de retard dans la transmission du palmarès de l'école auprès de l'inspection tutelle ;

Au regard de toutes les failles susmentionnées, nous proposons la solution selon laquelle les points au lieu qu'ils soient inscrits dans des fiches des cotes qui sont prévisiblement périssables et vu le gaspillage du temps par les calculs du pourcentage des élèves nous proposons la solution de miter vers l'utilisation d'un système informatisé qui permettra à la fois l'encodage des cotes, le calcul de ces dernières et la transmission de ces côtes entre les enseignants.

Conception et implémentation d'un système national de gestion des cotes.

B. ANALYSE CRITIQUE DE L'EXISTANT