Développement d'une application web pour l'optimisation du processus d'archivage et d'accès aux données d'une entreprise.

Chapitre I. CONSIDERATION THEORIQUE ET CONCEPTUELLE

INTRODUCTION

Dans ce chapitre nous faisons une définition des certains concepts liés à notre sujet et un aperçu général sur les concepts et méthodes liées au processus d'archivage et à l'archivage électronique qui fait l'objet de notre étude.

I.1. THEORIE SUR L'ARCHIVAGE

I.1.1. DEFINITION DES CONCEPTS

Optimisation : En informatique le terme optimisation désigne souvent une amélioration des performances (d'un logiciel, d'un système de gestion des bases des données, d'un moteur de recherche, etc.).

Processus : Dans le dictionnaire de français Larousse, le processus est définit comme un enchaînement, une suite continue d'opérations aboutissant à un résultat. C'est dans ce contexte que s'inscrit le processus parlé dans ce sujet.

Donnée : une donnée est en fait toute information élémentaire manipulée dans une organisation ou dans une entreprise. Le dictionnaire français la définie comme une information représentée sous une forme conventionnelle, afin de pouvoir être traitée automatiquement.

Droit d'accès aux données : c'est l'autorisation donné à un utilisateur d'accéder aux informations dont il a besoin selon son habilité, selon les principes de gestion établit dans l'entreprise et selon son pouvoir d'action.

I.1.2. PRESENTATION GENERALE

I.1.2.1 Archive

Etymologie : Le terme « Archive » vient du bas latin archivum, signifiant « armoire », qui lui-même vient du grecque ancien acheion signifiant « bâtiment administratif, magistrature »⁵.

Dans le langage courant, « archives » signifie soit des vieux papiers ou la paperasse plus ou moins inutile, soit des trésors oubliés.

⁵ www.wikipedia.org/archive consulté le 06 Mars 2015

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Définition et rôle

En Archivistique⁶ francophone actuelle, le terme « archives » a trois acceptions :

1. Tous les documents produits (crées et reçus) par un organisme ou entreprise dans le cadre d'une activité, quel que soient leur âge, leur types ou leurs supports.

2. Les services et institutions qui se chargent de leurs gestions (plus particulièrement les archives définitives).

3. Les espaces de stockage de ces documents (les locaux ou ils sont conservés, armoires, etc.).

I.1.2.2 ARCHIVAGE

L'archivage est un terme à la fois récent dans la langue française, puisqu'il n'est utilisé que depuis quelque décennies seulement, et complexe par le fait qu'il n'existe pas de définition légale du terme «archivage» comme pour le mot «archive».

Plusieurs ont prêtés à ce terme des définitions différentes. Dans le dictionnaire de l'information, l'archivage est défini comme «l'ensemble des méthodes, processus et outils mis en oeuvre pour gérer et conserver les documents qui ont cessés d'être d'utilité courante⁷ ». Aujourd'hui cette définition est presque obsolète car l'archivage touche l'ensemble des documents, les trois âges.

Marie-Anne CHABIN, archiviste française, présente l'archivage comme étant «la démarche d'organisation qui a pour objectif d'identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponible l'ensemble de documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis des tiers ou de son activité future et dont le défaut représenterait un risque⁸ ».

L'unité de base de l'archivage tourne autour de ce qu'on appelle un document, qui est considéré comme une entité physique constituée par un support individualisé sur lequel sont fixées des informations. Ces documents, originaux ou copiés, constitués ou non en dossiers, sont fixés sur des supports, qui peuvent être physique ou électroniques, c'est ceux dont nous parlerons dans une prochaine partie.

⁶ Science qui régit les principes et les techniques relatifs à la gestion des archives. C'est une des disciplines participant aux sciences de l'information.

⁷ CALCALY Serge, le COADIC Yves F, POMART Paul-Dominique et al. ; Dictionnaire de l'information, Paris : Arnaud coli [2è édition]. 2004, P.7

⁸ CHABIN Marie-Anne. Nouveau glossaire de l'archivage [en ligne]. Archive 17, 2010 [consulté le 05 Mais 2015]. Disponible sur: < www.archive17.fr/component/option.com_performs/itemid,55/>

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De l'archivage au Records Management

Présentement dans les entreprises comme dans les organismes, l'archivage des documents est perçu différemment, il est devenu la démarche du contrôle du cycle de vie des documents à risque dans l'entreprise. Cette nouvelle perception de l'archivage a entrainé la création d'un système s'appuyant sur la gestion des documents utiles à la fin de leur vie administrative et qui assure leur fiabilité, leur intégrités et accessibilité. Il s'agit du «Records Management», expression anglo-saxonne ayant pour signification approximative en français «gestion de l'archivage», D'après la norme ISO 15489 : 2001, le Records management désigne « le champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents ». Autrement dit, c'est un système qui accompagne et gère les documents de leur création à l'extinction de leur utilité par le producteur en passant par leur réception et leur conservation. Sauf qu'il ne prend en compte que la gestion des archives courantes et intermédiaires, les archives définitives n'étant pas prises en charge dans ce système. Nous verrons que les archives numériques prennent de plus en plus d'importances dans cette procédure.

L'archivage électronique est devenu un réel défi pour le Records Management, le support numérique ayant autant de valeur que le support papier dans la société moderne et même au niveau des lois de certains pays. Le Records Management symbolise d'une certaine façon l'évolution de l'archivage, thème qui sera abordé plus bas mais d'abord parlons un peu du processus d'archivage.