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MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT
REPUBLIQUE DE COTE D'IVOIRE
TECHNIQUE ET DE LA FORMATION
Union - Discipline -Travail
PROFESSIONNELLE
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ANNEE ACADEMIQUE : 2007-
2008
Caisse Nationale de Prévoyance Sociale
RAPPORT DE S+TAGE
THEME :
LA COMPTABILISATION
DES COTISATIONS
SOCIALES
BREVET DE TECHNICIEN SUPERIEUR
OPTION : GESTION COMMERCIALE
Maître de stage
Encadreur
Monsieur KOUASSI Frederic Monsieur BOYA
Brice
Etudiant: BERTE Gaoussou
SOMMAIRE
AVANT- PROPOS
DEDICACES
REMERCIEMENTS
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : Présentation
Générale de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale
(CNPS)
²- Historique et Mission de la Caisse Nationale de
Prévoyance Sociale
1- Historique
2- Mission de la CNPS
II- Structure et Organisation de l'IPS-CNPS
1- La Tutelle Administrative, Technique et
Financière
2- Le Conseil d'Administration
3- Les Cellules Spécialisées
4- Les Structures Déconcentrées
III- Présentation de l'Agence de Prévoyance
Sociale de Koumassi (APS Koumassi)
1-Le Service Administratif et Budget
2-Le Service Prestation Sociale
3-Le Service Recouvrement
4-Le Service Finance Comptabilité
DEUXIEME PARTIE : Processus de Traitement et
Comptabilisation des Cotisations Sociales
²- Le Recouvrement
1- L'Immatriculation
2- Les Cotisations
3- La Déclaration Individuelle de Salaire Annuelle
(DISA)
4- Le Précontentieux
5- Le Contentieux
II- La Comptabilisation des Cotisations Sociales
1- La Prise en Charge des Cotisations Sociales
a- les cotisations exercice en cours
b- les cotisations exercice antérieur
2-L'encaissement des cotisations sociales
a- Encaissement par chèque
b- Encaissement espèces
c- Encaissement par traitement
3- Exemple
TROISIEME PARTIE : Critiques et Suggestions
²- Critiques
II- Suggestions
CONCLUSION
ANNEXES
AVANT PROPOS
L'Ecole Supérieure de Commerce et de Gestion des
Entreprises, en abrégé ESCGE est l'un des premiers
établissements d'enseignement privé supérieur crée
en 1986 avec pour fondateur Monsieur ELETE AKA.
Elle dispense des cours dans les filières
suivantes :
- Finance Comptabilité ;
- Gestion Commerciale ;
- Informatique de Gestion ;
- Communication.
L'objectif de l'établissement est d'adapter la
formation des étudiants aux besoins des entreprises et de promouvoir
l'esprit d'entreprenariat. C'est dans cet objectif que le gouvernement a
inséré dans le programme de formation un aspect pratique dont le
but est la rédaction d'un rapport de fin de cycle.
C'est fort de cela que nous avons effectué ce stage de
trois mois dans les locaux de l'Agence de Prévoyance Sociale de
Koumassi.
DEDICACES
Au souvenir de toutes les personnes qui par leur effort, m'ont
apporté toute l'aide dont j'ai eu besoin lors de la rédaction de
ce rapport, au nombre desquelles je citerai :
- Monsieur TRAORE Adama ;
- Monsieur BERETE Ibrahima et famille ;
- Monsieur TRAORE Mamadou et famille ;
- Monsieur ANON Firmin ;
- Monsieur GLOH Keudia Edouard ;
- Ma très chère mère Madame TRAORE
Sanata ;
- Mes frères et soeurs ;
- Mademoiselle SEKA Patricia ;
- Mon très affectueux Pépé ;
- Mademoiselle Georgette LOU.
Et tous ceux dont la générosité ne fait
point défaut, sans oublier la mémoire de mon défunt
père à qui je vous dédie cet ouvrage.
REMERCIEMENTS
Soucieux de révéler à tous notre
gratitude, nous tenons à travers cette page à vous exprimer nos
sincères remerciements, ainsi qu'au Tout-puissant qui permet par sa
grâce la tenue de ce stage.
A ces remerciements nous associons Monsieur DERBE Armand,
Directeur de l'Agence de Prévoyance Sociale de Koumassi et tous les
chefs de services, notamment celui de la comptabilité Monsieur N'GUESSAN
Kacou Romain et le chef de section comptabilité Monsieur KOUASSI Yanson.
Nous n'oublions pas :
- Madame LOBA, Agent à la formation ;
- Madame BLI Lou Sylvie, secrétaire de
direction ;
- les comptables : Monsieur BOYA, Mesdemoiselles
NIAMKE et KOUAME Solange ;
- et tout le personnel de l'Agence de Prévoyance
Sociale de Koumassi.
Par ailleurs, nous ne saurions oublier le personnel enseignant
de l' Ecole Supérieure de Commerce et de Gestion des Entreprises en
abrégé ESCGE, dont le fondateur Monsieur ELETE Aka, pour son
dynamisme et notre professeur encadreur Monsieur EFFI Nando.
INTRODUCTION
« L'assurance sociale obligatoire constitue le moyen
le plus rationnel et le plus efficace d'assurer aux travailleurs la
sécurité sociale à laquelle ils ont droit » tel
est le principe émis en 1936 à Santiago au Chili, lors de la
Conférence des Etats d'Amérique membres de l'Organisation
Internationale du Travail.
Ainsi, la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale
(CNPS), s'inscrivant dans le même registre est l'organe de gestion du
régime obligatoire de la prévoyance sociale en Côte d'
Ivoire, du secteur privé et assimilé, qui comprend :
- la branche des prestations familiales ;
- la branche des accidents de travail et des
maladies professionnelles ;
- l'assurance vieillesse ;
- la maternité ;
- la gestion des régimes
complémentaires ;
- le recouvrement des cotisations et les services
des prestations.
Elle intervient également dans le domaine sanitaire,
scolaire.
Son siège se situe à Abidjan, au plateau Avenue
LAMBLIN. C'est dans l'une de ses structures basée à Koumassi que
nous avons effectué ce stage de trois mois, dont le thème est :
« la comptabilisation des cotisations sociales ».
Dans le présent rapport, nous ferons d'abord une
présentation générale de la CNPS, ensuite nous examinerons
le processus de traitement et de comptabilisation des cotisations sociales et
enfin nous ferons part de nos critiques et suggestions avant de conclure.
PREMIERE PARTIE
Présentation Générale de la Caisse
Nationale
de Prévoyance Sociale (CNPS)
²- HISTORIQUE ET MISSION DE LA CNPS
1- Historique
La CNPS dans sa forme actuelle est une construction qui s'est
faite pièce par pièce, comme dans un puzzle.
Les trois (3) branches gérées aujourd'hui par
l'Institution de Prévoyance Sociale IPS-CNPS ont été mises
en place les unes après les autres. Quatre dates importantes marquent
l'histoire de l'IPS-CNPS :
· 15 décembre 1955 : Mise en place de la caisse de
compensation des prestations familiales (PF), chargée de payer des
Prestations Familiales aux familles des salariés du secteur
privé.
· 10 décembre 1958 : Création du
régime des risques professionnels afin de prévenir et de
réparer les accidents du travail et les maladies professionnelles par
l'action de soins médicaux, d'indemnités journalières et
de rentes.
· 21 septembre 1960 : Création de la caisse de
retraite des travailleurs en Côte d'Ivoire qui a pour mission de payer
une pension aux travailleurs affiliés ayant atteint l'âge de la
retraite ou leurs ayants droit.
· 20 décembre 1968 : Création de la
CNPS, au terme de la loi N°68.595 portant code de prévoyance
sociale.
· 02 août 1999 : Promulgation des lois
N°99-476 et 99-477 portant définition et organisation des
Instutitions de Prévoyance Sociale et code de prévoyance sociale.
2- Mission de la CNPS
La CNPS a pour mission la gestion du service
public de la prévoyance sociale.
A ce titre, elle assure : La gestion du régime
obligatoire de la prévoyance sociale du secteur privé et
assimilé, qui comprend :
o la branche des prestations familiales ;
o la branche des accidents du travail et des maladies
professionnelles ;
o la branche de l'assurance vieillesse ;
o la maternité ;
o la gestion des régimes complémentaires ou
spéciaux obligatoires ou volontaires ;
o le recouvrement des cotisations sociales et les services des
prestations, afférentes à ces différentes branches.
Par ailleurs, la CNPS intervient dans le domaine de
l'action sanitaire et sociale au profit des assurés et des non
assurés, en appui à l'action du gouvernement. Cette
politique de l'action sanitaire et sociale se réalise à
travers les centres médico-sociaux qui dispensent :
o les actes médicaux (préventifs, curatifs et actes
d'appui aux diagnostics) ;
o les oeuvres sociales (enseignement préscolaire, etc.).
II-STRUCTURE ET ORGANISATION DE L'IPS-CNPS
1- La tutelle Administrative, Technique et
Financière
La Caisse Nationale de Prévoyance Sociale
réalise sa mission sous le contrôle d'une double tutelle
exercée à la fois par le Ministère de la
Solidarité Nationale, de la Sécurité Sociale et des
Personnes Handicapées (tutelle administrative et technique) et le
Ministère en charge de l'Economie et des Finances (tutelle
financière).
La tutelle veille à la régularité et la
conformité aux lois et règlements en vigueur, des
décisions de gestion et opérations financières.
2- Le Conseil d'Administration
C'est l'organe de gestion de la CNPS. Il a une composition
tripartite et comprend 12 membres dont :
· 4 représentants de l'Etat ;
· 4 représentants des Employeurs ;
· 4 représentants des Travailleurs.
Le Conseil d'Administration arrête par ses
délibérations la politique générale de l'organisme
et exerce un contrôle sur sa gestion administrative et comptable. Il
délibère entre autres sujets sur :
· les statuts & règlements
intérieurs ;
· le budget en Dépenses et en Recettes ;
· les achats, ventes et échanges d'immeubles
etc... ;
· le rapport annuel d'activité.
Elle est l'organe en charge de l'animation quasi quotidienne
de la CNPS et est dirigé par un Directeur Général
nommé par le conseil d'administration. Il est assisté dans sa
tâche par deux Directeurs Généraux Adjoints, dont l'un
chargé de l'administration et des finances, et le second de
l'exploitation.
4- Les Structures Centrales
Elles sont composées de 4 directions centrales et 4
cellules spécialisées.
Les Directions Centrales :
o Direction
Financière et Comptable (DFC)
Elle travaille en collaboration avec les chefs de
départements et est chargée de produire les états
financiers et l'état annexé en fin d'année,
conformément aux plans comptables SYSCOHADA ET CIPRES.
Elle est placée sous l'autorité de la Direction
Générale Adjoint Chargée de l'Administration et des
Finances (DGAAF).
o
Direction de l'Exploitation
(DEX)
La Direction de l'exploitation élabore et met en oeuvre
la politique de l'institution dans les domaines suivants :
- Recouvrement ;
- Prestations sociales ;
- Prévention des risques professionnels ;
- Action sanitaire et sociale.
Ainsi, elle fait office de direction chargée de la
conception dans les domaines ci-dessus énumérés.
Elle s'appuie sur les agences et les centres
médico-sociaux, pour la réalisation de ses activités.
Cependant, elle exécute elle-même les attributions liées
à la coopération et aux prestations extérieures.
o Direction des Ressources
Humaines (DRH)
Cette direction a en charge l'élaboration de la
politique du personnel, de la gestion administrative et de la formation de
celui-ci.
o Direction du Système
d'Information (DSI)
Elle comprend le Département d'Etude et Analyse de
Projet ainsi que celui de la Communication et des Relations Publiques. Ces
Directions sont organisées en Départements, Services et
Sections.
Les Cellules Spécialisées :
o Cellule Etudes et Développement ;
o Cellule Communication Extérieure et Relation
Publique ;
o Cellule Juridique et
Contentieux : elle est chargée de résoudre tout
différend opposant la CNPS aux tiers ;
o Inspection Générale ;
o CIFOCSS : c'est le
Centre Ivoirien de Formation des Cadres de Sécurité Sociale,
d'où reçoivent leur formation les cadres moyens et les
techniciens supérieurs, venant de tous les horizons ;
o Cellule Audit et
Contrôle de Gestion ;
o Cellule Patrimoine.
Hormis la Cellule Contrôle de Gestion qui est sous
la coupe du Directeur Général Adjoint chargé de
l'Administration et des Finances, les autres cellules sont rattachées
à la Direction Générale.
Les Structures
déconcentrées
La CNPS compte aujourd'hui une vingtaine d'Agences
répartie sur l'ensemble du territoire national. Elles sont les
représentations de la CNPS et selon le volume de leur activité,
on a les Agences principales et les Agences secondaires.
III - PRESENTATION DE L'AGENCE DE PREVOYANCE SOCIALE DE
KOUMASSI (APSK)
L'Agence de Prévoyance Sociale de Koumassi,
initialement Agence Secondaire, a été construite en 2002 et
inaugurée le 06 Novembre 2003.
Elevée en Agence Principale depuis 2003, elle a pris la
dénomination d'Agence de Prévoyance Sociale (APS) en Mai 2007.
Localisée dans la commune de Koumassi, l'Agence de
Prévoyance Sociale de Koumassi (APSK) se trouve sur le prolongement du
boulevard du GABON à vingt cinq mètres (25 m) de la Direction
Générale des Impôts (DGI) et voisine à la gare
UTB.
Elle gère les employeurs et travailleurs ou
assurés sociaux dont les entreprises sont localisées dans les
communes de Koumassi et Marcory et est chargée :
De l'accueil et de l'information des assurés sociaux
et des employeurs ;
de l'instruction, de la liquidation des dossiers de
prestations et de leur paiement ;
du recouvrement des cotisations sociales ;
de la gestion des fichiers employeurs, salariés et
bénéficiaires ;
de la gestion et du suivi des affaires qui lui sont
confiées par la Direction Générale.
Ainsi, l'Agence de Prévoyance Sociale de
première catégorie de Koumassi (APSK) est sous la Direction d'un
Directeur d'Agence.
Il est aidé dans l'exécution de ses tâches
par une Secrétaire de direction et une secrétaire.
Cependant, l'Agence de Prévoyance Sociale de Koumassi
comprend quatre (4) services. Ce sont :
le Service Administration et Budget ;
le Service Prestations Sociales ;
le Service Recouvrement ;
le Service Finances Comptabilité.
1- Le Service Administration et Budget
Ce service est dirigé par un Chef de service qui est
aidé dans sa tâche par un agent administratif et dispose de deux
(02) chauffeurs.
Ce service est chargé :
de la préparation du budget ;
du contrôle et du suivi de la gestion du
budget ;
du contrôle et du suivi de la gestion du personnel et
du matériel ;
de la planification des congés du personnel ;
de la centralisation des besoins en matériel et en
fournitures ;
du suivi de l'entretien du patrimoine de la CNPS engagé
dans l'agence ;
de la gestion des archives et de la documentation.
2- Le Service Prestations Sociales
Ce service regroupe trois (3) sections que sont la section
Prestation Familiales (PF), la section Retraite et la section Accidents de
Travail et Maladies Professionnelles (AT/MP).
Chaque section est chargée de traiter les dossiers la
concernant et de les valider pour paiement. Ce sont :
? La section des Prestations Familiales (PF) est
chargée :
de l'enregistrement et du traitement des dossiers des femmes
en couches, de la validation de ces dossiers et de leur paiement ;
du traitement des réclamations émanant des
allocataires en relation avec le chef de section ou de service ;
de la tenue et de la mise à jour des fichiers
allocataires et ayants droits ;
de la tenue des statistiques de la section.
? La section Assurance Vieillesse ou Retraite est
chargée :
du traitement et de la liquidation des prestations de
pensions vieillesse, décès et invalidité ;
du traitement des réclamations émanant des
retraités et ayants droits en liaison avec le chef de section ou de
service ;
de la tenue et de la mise à jour du fichier des
retraités et des ayants droits ;
de la tenue des statistiques des activités de ladite
section ;
? La section des Accidents de Travail et des Maladies
Professionnelles (AT/MP) chargée :
du traitement des dossiers d'AT/MP et de leur
liquidation ;
du traitement des réclamations émanant des
accidentés, des rentiers et des ayants droits en relation soit avec le
chef de section soit avec le chef de service ;
de la tenue et de la mise à jour des fichiers des
rentiers et des ayants droits ;
de la tenue des statistiques des activités de la
section.
3- Le Service Recouvrement
Composé de deux (02) sections à savoir la
section immatriculation et la section recouvrement, chacune dirigée par
un chef de section, il est chargé :
des opérations relatives à l'identification,
à l'immatriculation, à la suspension et à la radiation des
employeurs installés dans la zone de compétence de
l'agence ;
du recouvrement des cotisations sociales ;
de la sensibilisation des employeurs à produire la
DISA (Déclaration Individuelle des Salaires Annuels) ;
de la gestion du précontentieux et des contentieux
spécifiés ;
de la reconstitution des carrières des assurés
sociaux ;
De relancer les employeurs aux comptes non
mouvementés ;
Du traitement des réclamations émanant des
employeurs et des salariés en matière d'immatriculation ;
De la tenue et de la mise à jour des fichiers
employeurs et salariés, du fichier cotisant et du fichier
carrière ;
De la tenue des statistiques des activités du
service.
4- Le Service Finances Comptabilité
Ce service regroupe également deux (2) sections. Ce
sont :
? La section Trésorerie ou Finances, sous la
responsabilité d'un chef de section aidé dans sa tache par deux
caissières et un comptable, est chargée :
de la gestion des relations avec les institutions
financières et d'effectuer les paiements des différentes
prestations ;
du traitement et du dépôt des chèques
à la banque au jour le jour ;
du suivi des mouvements des comptes bancaires
de la tenue du livre de caisse ;
de la conservation des justificatifs des opérations
comptables ;
de la tenue des statistiques des activités du
service
? La section Comptabilité est dirigée par un
chef de section qui est aidé dans ses fonctions par un comptable. Elle
est chargée :
de l'enregistrement de toutes les opérations
comptables ;
de la supervision de toutes les opérations comptables
et incidences comptables ;
de la tenue de la comptabilité de l'Agence ;
du contrôle de la caisse ;
de veiller à la régularité des
opérations comptables ;
de l'établissement de tous les documents comptables
et financiers ;
de l'analyse des opérations comptables de
l'Agence ;
de l'analyse des comptes ;
Rapprochement bancaire.
Outre ces quatre (4) services, l'Agence a en son sein des
contrôleurs d'exploitation qui ont pour rôle ou pour
mission fondamentale :
faire appliquer la législation de
Sécurité Sociale en matière de recouvrement des
cotisations sociales ;
vérifier sur place la régularité et la
sincérité des déclarations des employeurs ;
faire des redressements comptables en cas d'omission de
certains éléments à prendre en compte pour le calcul des
cotisations ;
débusquer les employeurs clandestins et
procéder à leur immatriculation systématique ;
détecter les fraudes et toutes formes d'abus ;
rechercher les adresses des employeurs disparus ;
fournir des informations et conseils aux employeurs dans le
cadre de l'interprétation des textes de Sécurité
Sociale ;
contrôler les déclarations et les
informations en matière de prestations ;
vérifier, la régularité et
l'authenticité des documents et pièces justificatives dans le
cadre de la liquidation et du paiement des prestations sociales.
NB :
L'Agence de Prévoyance Sociale de Koumassi (APSK)
emploie 47 agents, tous déterminés et disciplinés.
DEUXIEME PARTIE
Procédure de Traitement et
Comptabilisation des Cotisations Sociales
²- L'Etude du Recouvrement
1- Le Recouvrement
Se sont les différentes cotisations perçues par
la CNPS auprès des employeurs.
a- L'immatriculation
Tout employeur occupant des travailleurs, a l'obligation de se
déclarer à la CNPS. La procédure
d'affiliation à la CNPS :
La déclaration de l'entreprise
- Fondement juridique :
article 5
de la loi 99-477 du 02 août 1999 portant
modification du code de prévoyance sociale, qui stipule que : " est
obligatoirement affilié à la Caisse Nationale de
Prévoyance Sociale tout employeur occupant des travailleurs
salariés tels que définis à l'
article 2
du code de travail " Aucune exonération n'est désormais
accordé à quelque employeur que ce soit ainsi les
exonérations dont bénéficiaient le secteur agricole sont
supprimées.
- L'affiliation à la CNPS prend effet à
compter de l'embauche du premier salarié et se fait par le remplissage
d'imprimés à retirer la représentation CNPS la plus proche
ou directement sur le site web de la CNPS, ainsi que la liste des pièces
relatives à l'entreprise et au dirigeant.
· La déclaration du travailleur :
La déclaration du travailleur doit se faire le premier
jour de l'embauche par une fiche de déclaration du travailleur ;
celle-ci est à retirer dans la représentation CNPS la plus proche
ou directement sur le site web de la CNPS. A partir du travailleur
déclaré, la CNPS va constituer un fichier
famille groupant tous les membres de la famille du travailleur
(père, mère, conjoint, enfants). L'employeur doit
immédiatement informer la CNPS :
- en cas de fermeture temporaire ou définitive de
l'entreprise ;
- en cas de départ ou d'arrivée (embauche) d'un
travailleur dans l'entreprise.
Les travailleurs occasionnels sont soumis aux mêmes
règles que les travailleurs permanents, mais leur mobilité exige
des modalités pratiques de leur déclaration.
b- les cotisations
Les prestations servies par la CNPS sont financées par
les cotisations des employeurs et des salariés. Le calcul de ces
cotisations tient compte :
· De l'assiette des cotisations c'est à dire sur
l'ensemble des salaires y compris les avantages en nature et indemnités
diverses versées par l'employeur, à l'exception des
indemnités ayant caractère de remboursement de frais. Le
salaire pris en considération ne peut être inférieur au
salaire minimum interprofessionnel garanti applicable aux travailleurs
salariés. Les éléments constitutifs de l'assiette des
cotisations :
- le salaire brut (traitement de base +
compléments c'est à dire les primes et
indemnités) ;
- avantages en nature : Logement,
Véhicule de fonction, Etc.
Les retenues pour cotisation passent avant toutes les autres
retenues (impôts, assistances médicales ou sociale, prestations en
nature, remboursement de prêt, délégation du solde,
etc.).
· Les éléments du salaire non
concernés sont :
o Les allocations familiales ;
o Les indemnités ou remboursements
destinés à couvrir les frais inhérents à
la fonction ou à l'emploi ;
o Par ailleurs, certains éléments sont
également exclus de l'assiette des cotisations dans des limites
fixées sont :
§ Les primes et indemnités de panier ;
§ Les primes et indemnités de salissure ;
§ Primes et indemnités de tenues de
travail ;
§ Primes et indemnités d'outillage et de
transport.
Les taux applicables pour le calcul des
cotisations sont les suivants :
· 5,75 % pour les prestations familiales
dont 0,75 % pour l'assurance maternité ;
· 2 à 5 % (selon le secteur
d'activité) pour les accidents de travail et les maladies
professionnelles ;
· 8 % pour l'assurance vieillesse.
· Les cotisations pour prestations familiales et les
accidents du travail sont à la charge exclusive de l'employeur. Les
cotisations pour la retraite sont à la charge conjointe de l'employeur
et du salarié à raison de 4,8 % pour
l'employeur et 3,2 % pour le salarié.
Les cotisations sont calculées à
partir des salaires plafonnés et des taux applicables dans chaque
régime. Les salaires plafonnés pris en compte dans le calcul des
cotisations sont les suivants :
· 70 000 francs par mois (ou
210 000 francs par trimestre) pour les prestations familiales,
les accidents de travails et les maladies professionnelles.
· 1 647 315 francs pour le calcul des
cotisations pour la retraite, soit 45 fois le SMIG (le SMIG
étant de 36 607 francs.)
L'employeur est responsable du paiement à la CNPS
de l'ensemble des cotisations (part patronale et part salariale). Le
salarié ne peut en aucun cas s'opposer à la retenue de sa part de
cotisation sur son salaire lors de chaque paie.
Périodicité
des paiements :
o Tous les mois, si l'entreprise emploie plus de 20
salariés ;
o Tous les trimestre, si l'entreprise emploie moins de 20
salariés.
c- La Déclaration Individuelle de Salaire
Annuelle
Conformément aux dispositions de l' article 26 de la
loi 99-477 du 2 août 1999 portant code de
prévoyance sociale , l'employeur affilié est tenu de produire une
Déclaration Individuelle des Salaires Annuelles (DISA)
à la CNPS.
Cette déclaration périodique doit faire ressortir,
pour chacun des salariés occupés au cours de l'année
écoulée, le montant des rémunérations ou gains
perçus ainsi que la durée du travail effectué. La DISA a
pour but de permettre, avec justesse et régularité :
· le suivi de la carrière des
travailleurs ;
· la mise à jour du fichier des
salariés en activité ;
· l'ouverture et la détermination des droits
des salariés ;
· la tenue régulière des comptes
employeurs Document obligatoire dans l'intérêt des travailleurs et
des employeurs.
La DISA doit être dûment remplie et transmise
à la CNPS au plus tard, pour chaque année
à la fin du premier trimestre de l'année suivante. En vertu
de l'
article
30 de la loi 99-477 du 2 août 1999
portant code de prévoyance sociale ;le défaut de
production de la DISA aux échéances fixées, donne lieu
à versement d'une pénalité de 10% du montant total
mensuel des cotisations dues par l'employeur défaillant.
d- Le précontentieux
Après la date d'exigibilité des cotisations, les
cas des employeurs n'ayant pas respecté leurs obligations, doivent faire
l'objet d'une procédure précontentieuse
matérialisée par l'envoi d'une mise en demeure leur demandant de
procéder sans délai au paiement de leurs cotisations.
Dans le cas où l'employeur n'a pas effectué de
déclaration, ses cotisations peuvent être arrêtées
suivant le mode de la taxation d'office défini
généralement par les dispositions des textes en vigueur.
Les actions en poursuite intentées par les organismes,
sont obligatoirement précédées d'une mise en demeure
signée du Directeur général de la Caisse et envoyée
par lettre recommandée avec accusé de réception, invitant
le débiteur à régulariser sa situation dans un
délai variant de 15 jours à 3 mois.
e- Le contentieux
Si la mise en demeure reste sans effet, à l'expiration
du délai règlementaire, l'organisme devrait engager les
procédures d'exécution. A cet effet, il dispose de plusieurs
voies de droit pouvant relever des règles de droit commun, ou des
dispositions exorbitantes accordées par la législation en la
matière.
La plupart des organismes dispose du droit d'exercer une
action civile à l'encontre de l'employeur débiteur, en
délivrant contre lui, une contrainte qui est signée par le
directeur général, visée et rendue exécutoire par
le Président du Tribunal du Travail, dans un délai variant de 5
à 15 jours selon les pays. La contrainte est exécutée dans
les mêmes conditions qu'un jugement.
Dans certains pays, indépendamment de la
procédure de recouvrement par voie de contrainte, l'organisme a la
possibilité, également, de saisir par voie d'avis à tiers
détenteur toute somme appartenant au débiteur entre les mains de
ses créanciers ou de ses banquiers.
Dans certains pays, il est fait obligation à certaines
catégories de personnes quittant définitivement le pays de
produire une attestation prouvant qu'ils sont en règle vis-à-vis
de la législation sociale.
Il y a aussi le cas d'un organisme qui a contracté des
relations de partenariat avec l'administration fiscale afin de
bénéficier des pouvoirs exorbitants dont disposent ces derniers
en matière de recouvrement des créances de l'Etat.
Les procédures diverses
Indépendamment de la procédure judiciaire,
l'ensemble des organismes utilisent des procédures amiables de
recouvrement. Il s'agit notamment de la compensation entre les dettes de
l'organisme vis-à-vis de l'employeur avec les cotisations dues par ce
dernier. L'échelonnement du paiement des créances de cotisations
garanti ou non de traites commerciales est usité dans l'ensemble des
organismes, etc.
De même, dans le cadre de l'attribution des
marchés publics, une attestation de la Caisse prouvant que le
soumissionnaire est à jour de ses cotisations sociales est exigée
parmi les pièces du dossier dans quelque pays.
II- Le Traitement Comptable des Cotisations
Sociales
Il se fait en deux étapes, à savoir :
- la prise en charge des cotisations sociales ;
- et l'encaissement des cotisations sociales.
Toutefois il convient de faire remarquer
que le traitement des pièces comptables ne varie pas d'une agence
à l'autre. La procédure comptable a été
uniformisée et gérée par le
logiciel « ORACLE APPLICATION 11i ».
De plus, il est à noter que la CNPS est membre de la
conférence internationale de prévoyance sociale .De ce fait, elle
utilise le plan comptable CIPRES qui est un document de référence
des organismes de sécurité sociale de la zone franc.
Son but est de normaliser et d'uniformiser les méthodes
comptables.
Le principe appliqué par la CIPRES est celui selon lequel
il faut deux écritures pour toutes opérations :
- la constatation des charges et des produits sur une
pièce d'opérations diverses (OD) ;
- le règlement et encaissement sur pièce
d'imputation financière (PIF) (annexe4).
1-La Prise en Charge
C'est la constatation sur les comptes appropriés des
montants déclarés par les employeurs à la CNPS.
Les comptes utilisés sont fonction de l'exercice
auxquels se rapportent les cotisations déclarées.
a- Cotisations exercice en-cours :
|
415105
|
701100
701200
701300
|
Cotisations exercices en cours
Cotisations PF exercices en cours
Cotisations AT-MP exercices en cours
Cotisations Retraite exercice en cours
|
|
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Dans le cas où il y a des majorations de retard, le
comptable procèdera à l'écriture suivante :
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415105
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702100
702200
702300
|
Cotisations exercice en cours
Majorations et Pénalités au titre des
PF sur exercice en cours
Majorations et Pénalités au titre des AT-MP sur
exercice en cours
Majorations et Pénalités au titre de la
retraite sur exercice en cours
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b- Cotisations exercice antérieur
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415176
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701110
701210
701310
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Cotisations exercice antérieur
Cotisations PF exercice antérieur
Cotisations AT exercice antérieur
Cotisations Retraite exercice antérieur
|
|
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si majorations de retard
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415176
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702110
702210
702310
|
Cotisations exercice antérieur
Majorations et Pénalités au titre des PF sur
exercice antérieur
Majorations et Pénalités au titre des AT-MP
sur exercice antérieur
Majorations et Pénalités au titre de la
Retraite sur exercice antérieur
|
|
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2- Encaissement des cotisations sociales
Les comptes utilisés sont fonction du mode de paiement
utilisé par l'employeur.
En effet, l'employeur peut régler ses cotisations par
chèque, espèce ou par traite.
a- Encaissement par chèques
Ils sont directement remis au service du recouvrement qui
procède à leur saisie et les remet à la trésorerie
pour vérification.
En fin de journée, celle-ci transmet le bordereau de
remise chèques (annexe 3) et les appels de cotisations à la
comptabilité.
Les écritures suivantes sont alors
passées :
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552000
|
415105
ou
415176
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Chèque à encaisser
Cotisations exercice en cours
Cotisations exercice antérieur
|
|
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- suite à la remise en banque pour encaissement,
le comptable passe les écritures suivantes :
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56
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552000
|
banque
chèque à encaisser
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b- Encaissement espèces :
Les espèces sont les cotisations en numéraire
versées auprès des caissières. Cela donne lieu à
l'émission d'un reçu de cotisations espèce (annexe 2).
Les assurés sont préalablement reçus par
le service du recouvrement, qui saisit le débit et remet les appels de
cotisations à remplir (annexe 1).
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570105
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415105
ou
415176
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Caisse
Cotisations exercice en cours
Cotisations exercice antérieur
|
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c- Encaissement par effets :
Un effet est une déclaration produite par un employeur
de verser à une date x un montant de cotisation selon un
échéancier établit en accord avec les services du
recouvrement.
Puis il est remis en fin de journée pour
vérification à la trésorerie.
Celle-ci se charge de déposer l'effet à la
banque pour encaissement une semaine avant la date d'échéance.
- Entrée en portefeuille :
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540000
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415720
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Effets à recevoir
Cotisants effets reçus à recouvrer
|
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-remise des effets en banque
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540100
|
540000
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Effets remis à l'encaissement
Effets à recevoir
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|
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-Encaissement effectif des effets
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56
|
540100
|
Banque
Effets remis à l'encaissement
|
|
|
- Régularisation
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415720
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415105
ou
415176
|
Cotisants effets reçus à recouvrer
Cotisations exercice en cours
Cotisations exercice antérieur
|
|
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- Cas des chèques et effets
impayés :
Il arrive souvent que des chèques et des effets reviennent
impayés, ce qui entraîne des frais pour la CNPS, qui seront
supportés par l'employeur.
? Cas des chèques impayés
- Constatation des impayés
|
557000
557100
|
56
|
Chèques impayés
Frais sur chèques impayés
Banque
|
|
|
- Reconstitution du débit de l'employeur
|
415105
ou
415176
|
557000
557100
|
Cotisations exercice en cours
Cotisations exercice antérieur
Chèques impayés
Frais sur chèques impayés
|
|
|
- Régularisation des impayés : elle se fait en
espèce
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57
|
415105
ou
415176
|
Compte Caisse
Cotisations exercice en cours
Cotisation exercice antérieur
|
|
|
? Cas des effets impayés
- Constatation des impayés
|
547000
547100
|
56
540100
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Effets impayés
Frais sur effets impayés
Compte Banque
Effets remis à l'encaissement
|
|
|
- Reconstitution du débit de l'employeur
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415105
ou
415176
ou
415720
|
547000
547100
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Cotisations exercice en cours
Cotisations exercice antérieur
Cotisants effets reçus à recevoir
Effets impayés
Frais sur effets impayés
|
|
|
- Régularisation : elle se fait en espèce
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57
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415105
ou
415176
|
Compte Caisse
Cotisations exercice en cours
Cotisations exercice antérieur
|
|
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4- Exemple
Monsieur KOFFI est le responsable du personnel de l'entreprise
SPNC, spécialisée dans la fabrication de pots de lait. Elle
emploie 22 salariés tous affiliés à la CNPS. Il
procède au versement des cotisations des salariés chaque mois.
Parmi ces derniers, douze ont un salaire de soixante-sept mille francs, six un
salaire de trois cent cinquante mille francs et enfin quatre ayant un salaire
supérieur à un million huit cent mille francs comprenant Monsieur
KOFFI et les cadres de l'entreprise.
a- Les salaires bruts soumis à cotisations
· Régime de retraite
- 12 * 67 000 = 804 000
- 6 * 350 000 = 2 100 000
- 4 * 1 647 315 = 6 589 260
· Régime des prestations familiales et accidents du
travail
- 12 * 67 000 = 804 000
- 6 * 70 000 = 420 000
- 4 * 70 000 = 280 000
· Cumul des salaires bruts soumis à cotisations
Au titre du régime de retraite
804 000 + 2 100 000 + 6 589 260 =
9 493 260
Au titre des régimes de prestations familiales (PF) et
des accidents du travail (AT)
804 000 + 420 000 + 280 000 = 1 504
000
|
Rubriques
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Salaires soumis à cotisations
|
Taux
|
Montants
(francs CFA)
|
|
P. F.
|
1 504 000
|
5,75%
|
86 480
|
|
A. T.
|
1 504 000
|
4%
|
60 160
|
|
Retraite
|
9 493 260
|
8%
|
759 460,8
|
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Total cotisations à payer
|
906 100,8
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TROISIEME PARTIE
Critiques et Suggestions
²- Critiques
Les critiques que nous pouvons faire dans le but de participer
à la construction de l'édifice CNPS, sont aux nombres de
quatre :
- le retard dans la transmission des documents
occasionnant un arrêt de travail et le retard de l'enregistrement ainsi
que de la saisie des cotisations et prestations effectuées ;
- insuffisance et dysfonctionnement du matériel de
travail qui entraînent une lenteur dans l'exécution des
taches ;
- relation publique encore peu développée
en matière de communication et de gestion de crise avec les
assurés ;
- éloignement des agents de la section finance
comptabilité.
II- Suggestions
Aux critiques faites, nous ajouterons ces suggestions afin
d'apporter des solutions aux difficultés rencontrées par les
agents, dans l'exécution de leur travail :
- installation d'un service relation publique ;
- fournir aux agents de la section comptabilité
des ordinateurs, imprimantes et papier en
quantité suffisante ;
- renforcer le personnel afin de faciliter la
transmission des documents et l'exécution des taches ;
- le regroupement des agents des différents
services afin de réduire les déplacements.
CONCLUSION
Ce stage portant sur la comptabilisation des cotisations
sociales aura permis de comprendre le fonctionnement du système
comptable et l'intégration de celui-ci dans la saisie des
cotisations.
De plus, il aura permis d'appréhender l'univers de la
sécurité sociale et son implication juridique dans la gestion du
personnel.
Il est à noter une cohésion dans le processus du
traitement et de la prise en charge des assurés, qui donnent toute son
importance à chacun des services dans la satisfaction de ceux-ci.
Ainsi, ce temps passé dans les locaux de la CNPS aura
permis de côtoyer des techniques et outils modernes de
comptabilité et de base de données tels que le logiciel
ORACLE.
Au plan relationnel, nous avons travaillé avec des
personnes qui ont su communiquer leur abnégation au travail ainsi que
leur humilité.
ANNEXES
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