Conception d'un système d'information pour la gestion commerciale d'un établissement à plusieurs succursales. Cas de l'établissement "la Mardochée foods "

Deuxième chapitre :

APPROCHES THEORIQUES

Dans ce chapitre nous nous proposons d'apporter des précisions quant aux termes et concepts qui seront utilisés dans ce présent travail en les circonscrivant dans le contexte de leur utilisation tant au plan général que celui particulier.

2.1. Information

2.1.1. Définitions

Au sens courant, l'information nous est apporté par les médias c'est-à-dire les journaux, la radio, la télévisions, l'Internet ; au sens judiciaire, ouvrir une information contre quelqu'un ou quelque chose, c'est rechercher des indices ou des renseignements de toute nature à son sujet.

De ce qui précède l'on déduit qu'une information est un fait ou une donnée susceptible d'apporter de la connaissance. Elle est tout ce qui permet de réduire l'ignorance, l'incertitude.^4(*)

En outre l'information peut se définir également comme tout signifiant que l'on attache et que l'on peut déduire d'un ensemble des données de certaines associations entre données. Autrement dit, elle est une donnée déjà traitée et prête à être utilisée dans une organisation^5(*).

Ainsi pour être perçue tant par l'homme que par la machine, l'information est représentée au moyen d'une désignation conventionnelle généralement abrégée d'une entité ou d'un ensemble d'entités.

Par ailleurs dans tout SI, l'information se présente comme constituée de trois éléments :

· Entité, Objet : l'être ou le concept, concret ou abstrait concerné par l'information ;

· Attribut ou propriété décrivant l'entité ;

· Donnée qui indique le contenu ou la valeur particulière de l'attribut. Selon leur nature, les données sont de type numérique, alphabétique ou alphanumérique.

2.1.2. Classification des Informations^6(*)

Au point de vue de leur fonction dans le traitement, l'on distingue les catégories d'information ci-après :

· Informations Elémentaires ou d'Entrée :

Celles brutes qui constituent les opérandes du traitement découlant directement de l'observation d'un événement interne ou externe à l'organisation, de comptage, de mesure ou de simple constatation.

· Informations Paramètres :

Celles que l'on associe aux informations élémentaires lors d'un traitement donné en vue d'obtenir des résultats spécifiques.

· Informations Résultantes ou de Sorties :

Celles qui sont des résultats du traitement, ou mieux des produits élaborés créés à partir des opérations de calcul, comparaison, sélection, appliquées sur les informations élémentaires.

· Informations de commande ou Instructions :

Celles qui définissent le traitement, c'est-à-dire la suite des opérations à effectuer pour passer des informations élémentaires à celles résultantes.

2.1.3. Traitement des informations^7(*)

Le traitement de l'information est le déroulement systématique d'une suie d'opérations sur des informations élémentaires. Traiter les informations se résume en trois actions qui sont :

· Prendre connaissance des données ;

· Transformer les données ;

· Communiquer les résultats

2.2. Informatique

2.2.1. Genèse du mot

Le mot informatique a vu le jour en 1962 et vient de la contraction de deux mots français à savoir Information et automatique.

2.2.2. Définitions

En 1966, l'Académie Française définit l'informatique comme étant la Science du traitement, notamment par des machines automatiques de l'information considérée comme le support des connaissances humaines et de communication dans les domaines techniques, économiques et sociaux^8(*).

Par ailleurs l'informatique se définit également comme étant un ensemble des disciplines scientifiques et techniques spécialement applicables au traitement de l'information effectué notamment par des machines automatiques tel que l'ordinateur^9(*).

2.2.3. Classification de l'Informatique

Il existe non pas une seule informatique mais des informatiques diverses, malgré que toutes ont en commun le fait d'utiliser l'ordinateur.

En effet, Philippe Dreyfus classifie l'informatique en cinq catégories qui sont :

· Informatique Formelle ou Analytique

· Informatique Systématique ou Logique

· Informatique Physique ou technologique

· Informatique Méthodologique

· Informatique Appliquée

2.3. Système

2.3.1. Définitions

Le système se définit comme un ensemble d'éléments matériels ou immatériels (hommes, machines, règles, etc.) en interaction dynamique transformant par un processus des éléments (les entrées) en d'autres (les sorties)^10(*).

En effet, considéré au point de vue de la systémique qui est la science des systèmes, un système, pris dans sa totalité organisée, fonctionnant et évoluant, est considéré comme un ensemble d'éléments perçus ou conçus complexes^11(*) possédant des caractéristiques ci-après :

· avoir une activité ;

· être doté d'une structure ;

· évoluer dans le temps ;

· insérer dans un environnement mouvant et changeant ;

· avoir une finalité.

Par ailleurs si l'on considère le système, du point de vue gestion, l'on trouve qu'il est composé de trois sous systèmes, chacun étant un système à part entière^12(*), à savoir :

· Le Système de pilotage ;

· Le Système d'Information ;

· Le Système Opérant.

2.3.2. Le Système d'Information

L'analyse systémique fait émerger la notion de SI comme une représentation de l'activité du système opérant (SO) et /ou du système de pilotage (SP) et ses échanges avec l'environnement, conçus à l'initiative du SP en fonction des objectifs à atteindre et de l'organisation choisie^13(*).

Il est donc l'ensemble de moyens (hommes, machines, méthodes), chargés de stocker et de traiter les informations relatives au système opérant afin de les mettre à la disposition du SP.

2.4. Les Bases de données

2.4.1. Présentation

C. DELOBEL et Jean Patrick MATHERSON dans leurs ouvrages respectifs Bases de données et Systèmes relationnels paru en 1982 et Comprendre MERISE, Outils conceptuels et organisationnels paru en 2001, constatent que la notion de bases de données est apparue pour répondre à trois besoins fondamentaux à savoir :

· Accès aux données selon multiples critères

· Intégration des données ;

· Relation entre les données.

2.4.2. Caractéristiques de Base de données

Toute Base de données possède les caractéristiques ci-après :

· Données structurées ;

· Données non redondantes^14(*) ;

· Données cohérentes ;

· Données accessibles directement selon multiples critères ;

· Données reliées entre elles conformément au modèle conceptuel des données (MCD) ;

· Indépendance des programmes et des données ;

· Données mises à jour et exploitables par divers utilisateurs autorisés travaillant éventuellement sur des problèmes différents ;

· Sécurité des données stockées : sécurité contre les indiscrétions (confidentialités), les erreurs (intégrité des données), les destructions.

2.4.3. Définitions et utilités d'une Base des données

2.4.3.1. Définition

Une BDD est un ensemble structuré de données ayant un lien logique entre elle, saisie une seule fois prises sur un support permettant l'accès sélectif afin de permettre aux différents échelons de la hiérarchie de prendre des décisions en temps opportun^15(*).

2.4.3.2. Utilité

Une BDD est faite pour enregistrer des faits, des événements qui surviennent dans la vie d'une organisation pour les restituer à la demande ou bien pour tirer des conclusions en rapprochant plusieurs faits élémentaires les uns des autres. Sur ce, un logiciel appelé Système de Gestion des Base de Données (SGBD) permet à un utilisateur d'interagir avec une BDD. Ce dernier permet principalement d'organiser les données sur les supports périphériques et fournit les procédures de recherche et de sélection de ces mêmes données.

2.4.4. Types de BDD^16(*)

Il existe plusieurs modèles des BDD desquels dépend la structure. Parmi ces modèles nous avons :

· Le Modèle hiérarchique ou arborescent : c'est le modèle le plus simple de BDD dont la particularité est de ne permettre qu'un accès unique.

· Le Modèle Réseau : diffère du premier modèle par le simple fait qu'ici l'accès est multiple, connaissant une clé ;

· Modèle Relationnel : modèle rencontré sur tous les SGBD de tous les micro-ordinateurs ;

· Le modèle orienté objet.

Actuellement il existe des BDD multimédias.

2.4.5. Conception des BDD

Comme le disent Georges GARDARIN et BOLA NGATSHIO, la démarche de conception des BDD s'effectue par abstractions successives, en descendant depuis les problèmes de l'utilisateur vers le SGBD^17(*).

Il existe plusieurs méthodes pour concevoir un schéma de BDD. Mais pour la conception du schéma relationnel, deux types d'approche sont régulièrement utilisés à savoir :

· Approche synthétique : appliqué généralement pour la définition d'un schéma ex nihilo (en partant de rien) ;

· Approche analytique : applicable à des schémas conceptuels préexistants.

2.5. La Méthode MERISE

2.5.1. Origine^18(*)

Cette méthode trouve son origine dans une double évolution : celle de l'informatisation des Entreprises d'une part et celle des méthodes dites d'analyse en Informatique de gestion d'autre part.

Merise est né vers les années 1978 - 1979 à la suite d'une vaste consultation lancée en 1977 par le Ministère français de l'Industrie pour choisir plusieurs sociétés de service et de conseil en informatique et le C.E.T.E. (Centre d'Etudes Techniques et de l'Equipement) d'air en Provence, afin de mettre au point une méthode de troisième génération de conception et réalisation de système d'information.

2.5.2. Principes Généraux

La vocation de Merise est double : elle d'une part une méthode de conception de S.I. et d'autre part une démarche méthodologique de développement.

En tant que méthode de conception, Merise a comme atouts majeurs :

· Une approche globale du SI menée parallèlement et simultanément sur les données et les traitements ;

· Une description du SI par niveaux : niveau conceptuel, niveau organisationnel, niveau logique et niveau physique ou opérationnel ;

· Une description du SI utilisant un formalisme de représentation précis, simple et rigoureux, pour la description des données, formalisme normalisé au plan international sous le nom de Modèle Entité - Relation ;

· Une description très riche du niveau conceptuel fondée sur les invariants du SI, permettant ainsi de construire un nouveau SI sur des bases solides, indépendantes de l'organisation et des choix techniques d'automatisation ;

· La représentation visuelle, notamment des modèles conceptuels, contribue dans une large mesure à l'établissement d'un dialogue constructif entre tous les partenaires qui collaborent pour concevoir ensemble le nouveau SI.

En tant que démarche de développement de SI, Merise présente les points forts suivants :

· Un découpage du processus de développement de SI, Merise présente les points forts suivants :

a. Etude préalable

b. Etude détaillée

c. Réalisation

d. Mise en OEuvre

· Une description détaillée de la structure de travail à mettre en place pour mener à bien le développement du SI.

2.5.3. Niveau de description et modèles associés

Merise propose de décrire un SI suivant différents niveaux d'abstraction allant de l'abstrait vers le concret. A chaque niveau correspond une préoccupation du concepteur du SI sur la description des données et des traitements. Ces niveaux de description peuvent se regrouper en deux ensembles  à savoir :

· Le niveau conceptuel et celui organisationnel et

· Le niveau logique et celui physique.

Ces quatre niveaux de description du SI constituent ce que l'on appelle le cycle d'abstraction du SI.

La figure et le tableau ci-après est une démonstration respective du niveau de description et de préoccupation dans la conception d'un SI des concepts de MERISE(*).

Réel Perçu

Niveau de préoccupation : Conceptuel, Organisationnel, logique et physique

Niveau de détail de la description :

du général au particulier

ABSTRACTION

N.C.

MCD MCT

Interaction validation

N.O.

INTERACTION

MOD MOT

Validation

N.L.

INTERACTION

MLD VALIDATION MLT

N.P.

Description Description

Physique INTERACTIONS FORTES optionnelle

des données de Traitement

Préoccupation de l'Utilisateur

Préoccupation de l'Informaticien

Prise en compte de l'organisation

Prise en compte des choix logiques

Prise en compte des choix logiques

NIVEAU DE DESCRIPTION	CONCEPTS MANIPULES
	Données	Traitements
Conceptuel	· Entité (ou objet) · Relation · Propriétés MCD	· Processus · Opération · Evénements - Résultat · Synchronisation MCT
Organisation	· Entité (ou objet) · Relation · Propriétés MOD	· Procédure · Phase · Tâche MOT
Logique	· Table · Attribut MLD	· Procédure · Phase · Tâche · Fonction, Module MLT
Physique	· Fichier (BDD) · Rubrique MPD	MPT

Tableau 1 : Les Concepts de Merise

2.6. Gestion Commerciale

2.6.1. Gestion

Ce mot qui vient du latin gestio, action de gérer, fait sa première apparition dans la langue française au 15e siècle. C'est le fait d'administrer, de s'occuper de quelqu'un ou quelque chose de manière suivie et attentive^19(*).

C'est un non féminin désignant l'action d'administrer^20(*).

2.6.2. Commerciale

C'est un adjectif désignant ce qui appartient au commerce, qui est exécuté dans un but lucratif^21(*).

2.6.3. Gestion Commerciale^22(*)

Il s'agit ici de l'ensemble d'actions exécutées en vue de permettre à l'Entreprise de maximiser ses bénéficies, c'est-à-dire des actions administratives de l'Entreprise exécutées dans un but lucratif.

En effet, la gestion commerciale consiste à :

· Vendre les biens et les services que produit l'entreprise (cas de l'entreprise industrielle) ou distribuer les biens et/ou Services achetés au préalable par l'entreprise auprès des autres entreprises qui en produisent (cas de l'entreprise commerciale) ;

· Assurer la relation avec les clients (Customer Relationship Management (CRM)) ;

· Prospecter les acteurs de son marché pour les convaincre d'acheter les produits de l'entreprise ;

· Travailler avec les clients de l'entreprise pour d'une part les rendre plus confiants et d'autre part les convaincre de passer de nouvelles commandes ;

· Etablir les propositions commerciales

· Négocier les contrats de vente et définir les offres commerciales

· Assurer la communication de l'entreprise avec l'extérieur.

· Traiter les problèmes de facturation en collaboration avec le Département de comptabilité ;

· S'occuper de la formation des clients au produit et de la constitution des dossiers techniques contractuels (documentation, notices...).

La Direction commerciale qui est l'instrument de la Gestion commerciale constitue le lien principal entre le client et l'entreprise.

* ⁴ Cf. Jean-Pierre MUTAMBA, Notes Inédites du Cours d'Informatique Général, E.I.FI, Kinshasa 2000, p. 7.

* ⁵ Cf. MAZTANGA LUMONZO, Notes inédites du Cours d'Access, E.I.FI, Kinshasa 2001, p 8.

* ⁶ Cf. Jean-Pierre MUTAMBA, Op. Cit., p. 8

* ⁷ Cf. Ibid., p.8

* ⁸ Cf. Ibid, p.10

* ⁹ Cf. SULUBIKA MULOSA, Notes inédites du Cours d'Analyse Organique, E.I.FI, Kinshasa 2002.

* ¹⁰ Cf. James O'Brien, Les systèmes d'information de gestion, Edition du Renouveau Pédagogique Inc, MontRéal, 1995.

* ¹¹ Cf. AAVV, Ingénierie des systèmes d'information MERISE 2^ème génération, paris, San Francisco, Dïsseldort, Londres, Amsterdam, Sybex, 1996.

* ¹² Cf. ILUNGA MBOMBO, Notes inédites de Cours de Conception de Système d'Information (CSI), E.I.FI, Kinshasa 2007.

* ¹³ Cf. AAVV, Op. Cit, p. 83.

* ¹⁴ Il faut noter qu'en pratique la non redondance absolue est quasi impossible à respecter car un minimum de redondance devra être tolérée pour question d'efficacité et de fiabilité de traitement.

* ¹⁵ Cf. BOLA GANTSHIO MAYO, Cours Inédit de Conception de Bases de Données Relationnelles (CBDR), E.I.FI. Kinshasa 2008.

* ¹⁶ Cf. MPUTU KINSALA, Notes Inédite du cours de BDD, E.I.FI, Kinshasa 2007.

* ¹⁷ Cf. Georges GARDARIN, Base des données objet et relationnel, 2^ème Ed. Eyrolles, 2000, p. et BOLA NGANTSHIO, Notes inédites du cours de CBDR, E.I.FI., Kinshasa 2008.

* ¹⁸ Cf. AAVV, Op. Cit., p. 3

* Figure 1 : Le Niveau de descriptions et de préoccupation de la conception d'un SI

* ¹⁹ Cf. http//www.dictionnaire/definition%+%gestion%

* ²⁰ Cf. AAVV, Petit Larousse, p. 287

* ²¹ Ibid., p. 124

* ²² Cf. http://fr.wikipedia.org/wiki/Organisation_de_l'entreprise