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Au Directeur/Fondateur de l'ESCMA.
MERCI de m'avoir fait confiance !
A mes formateurs de l'ESCMA : Messieurs Ndri, Nguessan,
Niamkey.
MERCI pour la patience et la disponibilité !
A Mesdames Soumahoro, Sonan, Kinda et Mr. Aka de l'ESCMA.
MERCI pour la collaboration !
Aux collègues du PNUD, de la Banque Mondiale et de
l'UNICEF.
MERCI pour la disponibilité et la
collaboration spontanée !
A tous mes collègues de l'UNOPS.
MERCI de m'avoir donné la chance de
m'épanouir dans la gestion des projets !
A chaque membre de ma Famille.
MERCI du fonds de mon coeur, pour le soutien et les
encouragements ! !
A mon Fils et à mon Mari.
MERCI du fonds de mon coeur pour le soutien, les
encouragements et la collaboration pour avoir accepté mes absences afin
que le travail soit achevé ! ! !
INTRODUCTION
----------------------------------------------------------------------------p1
I- GENERALITES
---------------------------------------------------------------------------p5
A- QU'EST-CE QU'UN PROJET
----------------------------------------------------------p5
B- QU'EST-CE QU'UN PROJET DE
DEVELOPPEMENT ------------------------p6
C- LE CYCLE DU PROJET
----------------------------------------------------------------p6
D- L'EXECUTION DU PROJET
----------------------------------------------------------p8
1-DEFINITION
--------------------------------------------------------------------------p8
2- MODE D'EXECUTION -
-----------------------------------------------------------p9
II- NOTRE ETUDE
-----------------------------------------------------------------------p10
A- LE SYSTEME DE CONTROLE
INTERNE ----------------------------------------p10
B- LE SUIVI FINANCIER DU PROJET
------------------------------------------------p14
1- DEFINITION
--------------------------------------------------------------------------p14
2- OBJECTIFS
--------------------------------------------------------------------------p14
3- GESTION COMPTABLE DU PROJET
------------------------------------------p15
LES EXIGENCES D'UNE BONNE COMPTABILITE
----------------------p15
CADRES & PROCEDURES DE DECAISSEMENT
--------- ----------------p15
3-1- BANQUE MONDIALE
-------------------------------------------------p16
3-2- PNUD
---------------------------------------------------------------------p25
3-3- UNICEF -
------------------------------------------------------------------p34
** TABLEAU TENDANCIEL ET COMPARATIF
----------------------p40
4- GESTION FINANCIERE DU PROJET
------------------------------------------p41
4-1-LES NOTIONS QUI INTERVIENNENT
-----------------------------p41
NOTION DU FONDS DE ROULEMENT
-----------------------------p41
NOTION D'ACTIVITE
---------------------------------------------------p42
NOTION DE RENTABILITE FINANCIERE
-------------------------p42
4-2- LES NOTIONS N'INTERVENANT PAS
----------------------------p43
4-3- GESTION DES RISQUES FINANCIERS
----------------------------p44
RISQUES
COURANTS (Risques/Manifestations/Facteurs) --------p44
LIMITATION DES RISQUES (Solutions atténuantes)
--------------p46
5- EVALUATION BUDGETAIRE
---------------------------------------------------p48
5-1-ESTIMATION DE COUT / CONTROLE DE COUT
/
CHANGEMENT DE COUT / REVISION DE COUT
-------------------p48
a) Budget Prévisionnel
-------------------------------------------------------p49
b) La Mesure des Ecarts
------------------------------------------------------p49
c) Evaluation des performances du projet
---------------------------------p51
d) La Révision Budgétaire ou la reaffectation des
fonds-----------------p53
5-2- LES RAPPORTS
-------------------------------------------------------------p53
6- GESTION ECONOMIQUE & EFFICACE
DES RESSOURCES HUMAINES
---------------------------------------- --------p55
6-1 LA FONCTION -------------
----------------------------------------------p55
6-2 LES COMPOSANTES ----------------
---------------------------------- p55
6-3 PROBLEMES COURANTS (Faits/Facteurs/Solutions
atténuantes)p57
7- GESTION ECONOMIQUE & EFFICACE
DES IMMOBILISATIONS DU PROJET
----------------------------------------p58
7-1 SUIVI
------------------------------------------------------------------------p58
7-2 PROBLEMES COURANTS (Faits/Causes/Solutions
atténuantes)- p59
8- AUDIT EXTERNE : OUTIL D'AIDE AU
SUIVI-FINANCIER -------------p60
8-1 OBJECTIFS
----------------------------------------------------------------p60
8-2 ELEMENTS A VERIFIER
-----------------------------------------------p61
8-3 PROBLEMES COURANTS (Faits/Causes/Solutions
atténuantes) -p64
III - CONCLUSION ----------------------------------
------------------------------p65
LISTE DES ANNEXES
-------------------------------------------------------------------pi
LEXIQUE
---------------------------------------------------------------------------------------pii
BIBLIOGRAPHIE
-------------------------------------------------------------------------pix
L'aide a pris le chemin de l'Afrique
depuis plus de 30 ans pour de multiples raisons, une d'entre elle étant
le développement. Depuis la fin de la seconde guerre mondiale, l'aide
s'efforce d'élever le niveau de vie et réduire la pauvreté
dans les pays pauvres. Mais l'idée que l'on se faisait des
différentes formes de contribution de l'aide pour la réalisation
de ces objectifs a varié considérablement. Au cours des
années 50 et 60, les investisseurs étaient réticents
à placer les capitaux internationaux dans les pays pauvres.
Puis l'idée que l'on se
faisait de l'aide a changé de façon marquante au cours des
années 1970. On en était venu à penser que la croissance
n'avait pas beaucoup d'effet sur l'amélioration du sort des pauvres -
qu'elle pouvait même aggraver la pauvreté relative absolue. On a
donc centré l'aide plus directement sur la satisfaction des besoins
essentiels des pauvres, habituellement définis comme étant la
santé, l'éducation de base, les routes rurales, l'eau, le
logement, l'assainissement et certains instruments propres à
accroître l'emploi et le revenu. Une grande partie de cette aide,
dispensée par le biais de projets de développement complexes,
était axée sur les zones rurales, selon le principe que les
pauvres y étaient concentrés. Au cours des années 1970, la
flambée des prix du pétrole et l'escalade, puis l'effondrement
des prix d'autres produits primaires - alliés à un emprunt
commercial considérable - ont entraîné une grave crise au
plan de la dette et de la balance des paiements dans un grand nombre de pays
africains. Comme les gouvernements cherchaient à alléger leur
dette et à obtenir une aide supplémentaire pour compenser leur
manque de recettes en devises, les institutions internationales et les
gouvernements donateurs ont commencé à assortir l'aide et
l'allégement de la dette qu'ils consentaient de conditions relatives
à la stabilisation et à la réalisation de programmes
d'ajustement économique.
C'est ainsi qu'au cours des
années 1980, l'aide a commencé à revenir au soutien de
politiques perçues comme stimulant la croissance.
Au cours des années 1990, la
notion de développement a connu un autre visage. Des
spécialistes du développement ont commencé à se
demander pourquoi l'investissement et la croissance demeuraient faibles,
même après les réformes économiques. La
réponse qu'ils ont pu apporter à cette question tenait à
la qualité de la gouvernance. En effet, lorsque les institutions
publiques sont faibles, incompétentes ou corrompues, lorsque la gestion
publique manque de transparence et de prévisibilité, les
meilleures réformes sont impuissantes à opérer une
croissance quelconque. Au milieu des années 90, des experts en
développement et des responsables de l'aide ont aussi commencé
à faire valoir l'importance de soutenir les organisations de la
société civile en particulier les organisations non
gouvernementales oeuvrant pour la défense des droits civils et des
droits humains. En effet, les Etats-Unis et d'autres principaux donateurs se
reposent de plus en plus sur les ONG pour la mise en oeuvre de leurs
programmes, en particulier pour les secours et la reconstruction. On a
assisté alors au cours des années 1990, à plusieurs autres
réorientations de la notion de développement. On a de nouveau mis
l'accent sur la réduction de la pauvreté comme objectif
primordial de l'aide.
A la fin des années 1990, un
dernier changement d'orientation s'est manifesté, avec un accent de plus
en plus marqué sur la justice sociale et l'aide humanitaire.
A ce jour, l'aide se situe à
plusieurs niveaux :
- Au niveau des partenaires privés : les
organisations non gouvernementales sont des partenaires
privilégiés des Etats en matière de
développement.
- Au niveau bilatéral : les
représentations locales de coopération bilatérale (France,
Canada, Hollande, Allemagne, Italie...) mettent en place un système
d'appui aux Gouvernements.
- Au niveau multilatéral : toutes les agences du
système des Nations Unies, chacune dans son domaine de
compétence, apportent un concours très appréciable
à l'action des Gouvernements en matière de
développement.
Pour les pays donateurs l'aide est
un instrument de promotion de leurs valeurs, de leurs aspirations culturelles
et de leurs objectifs politiques et diplomatiques.
L'aide a donné lieu à
de multiples succès en Afrique. Les réalisations suivantes et
bien d'autres ont amélioré les conditions de vie d'un très
grand nombre d'Africains : un enfant né aujourd'hui peut
espérer vivre huit années de plus que s'il avait vu le jour il y
a 30 ans ; le taux d'alphabétisation des adultes est passé
de 47% en 1970 à 73% en 1999 ; dans les campagnes la proportion de
familles ayant accès à l'eau potable a plus que
quintuplé ; un nombre beaucoup plus important de personnes
bénéficient d'un niveau de vie décent ; plus de 100
pays en développement et en transition ont mis à bas leur
régime militaire ou leur système de parti unique,
élargissant ainsi les choix politiques accessibles à la
population ; en Afrique de l'Ouest, le rythme de progression de la
croissance économique est resté modéré passant de
3,2% en moyenne annuelle sur 1997-2000 à 3,5% en 2001 ; etc.
Cependant, l'aide n'est plus ce
qu'elle était et le soutien politique en faveur de l'aide est en
déclin. On avait cru à la fin des années 1980 que l'aide
dispensée en Afrique augmenterait en chiffres réels.
Un facteur parmi tant d'autres de ce
déclin pourrait être la lassitude des bailleurs de fonds,
justifiée en partie par l'impression que l'aide dispensée en
Afrique a eu peu d'effet sur la croissance ou sur la réduction de la
pauvreté. C'est l'Afrique subsaharienne qui enregistre les
résultats les plus désastreux : l'Afrique Subsaharienne
(sans l'Afrique du Sud) aborde le 21e siècle dans la catégorie
des nombreux pays les moins avancés du Monde et ainsi, fait son
entrée dans le 21e siècle dans le feu d'un vif débat sur
la dépendance envers l'aide et l'allégement de la dette. Pour
tout dire, l'Afrique subsaharienne a commencé à perdre la place
qu'elle occupait dans l'économie mondiale.
Un autre facteur et non des moindres
parmi les causes du déclin de l'aide est lié à la mauvaise
gestion des fonds alloués aux projets d'aide au développement.
Aussi devient-il nécessaire qu'un système idoine
et systématique de suivi des fonds soit appliqué dans la gestion
des projets afin de susciter de plus en plus d'interventions à l'aide
publique au développement de la part des bailleurs également
confrontés aux difficultés économiques internes.
Ceci justifie notre étude sur le suivi financier du
projet de développement.
I - GENERALITES
A- QU'EST-CE QU'UN PROJET ?
Un projet est un ensemble d'activités
interdépendantes, entreprises et circonscrites dans un temps
défini en vue de résultats permettant d'atteindre l'objectif
souhaité en répondant aux besoins identifiés.
Selon les Institutions Internationales, un projet est un
ensemble organisé d'activités et de procédures
conçues pour réaliser des objectifs spécifiques à
l'intérieur des limites de budget, des ressources et de délais
préétablis. C'est donc la réalisation d'une
activité dans le futur qui se caractérise par une envergure
(moyens) et une ou plusieurs finalités (objectifs).
On distingue plusieurs types de projets que
l'on peut regrouper en 2 grands groupes :
** Les projets de développement :
- projets communautaires/sociaux - ex : construction
/achèvement de centres de santé ou d'écoles... (qui
bénéficient le plus souvent de subventions) ;
- projets générateurs de
revenus/productifs - ex : implantation d'un moulin - d'une usine - d'un
atelier de transformation de produits agricoles, aménagement portuaire -
aéroportuaire... (qui bénéficient plutôt de
prêts) ;
- les projets de formation - ex : formation des
cadres sur un thème bien précis.
** Les projets de recherches :
le mécanisme est destiné à maximiser
l'apport d'un ou des spécialistes de la façon la plus efficace et
efficiente possible.
Dans le champ économique, la notion de projet a une
double acception :
** du point de vue micro-économique le terme de projet
est associé à l'investissement qu'un entrepreneur privé ou
public souhaite réaliser.
** du point de vue macro-économique, la notion de
projet est utilisée sur le plan national pour définir une
politique d'aménagement du territoire, de réalisation
d'équipements collectifs, de mise en valeur de ressources rares... sous
l'égide de l'Etat et, sur le plan international, cette notion est
utilisée comme instrument par les bailleurs de fonds dans le cadre de
l'aide au développement.
B- QU'EST-CE QU'UN PROJET DE DEVELOPPEMENT ?
Un projet de développement est un projet financé
en général par des bailleurs bilatéraux,
multilatéraux ou privés et qui a pour but l'amélioration
du niveau socio-économique d'un pays (PIB) ainsi que
l'amélioration des conditions et du niveau de vie des populations
locales du pays (PNB). Aussi, est-il très courant qu'un projet soit
cofinancé par plusieurs bailleurs en même temps.
C- LE CYCLE DU PROJET
Le découpage détaillé (les phases ou les
étapes) varie d'un bailleur de fond ou d'une agence de financement
à l'autre mais, pour l'ensemble des institutions, les grands stades d'un
projet sont les mêmes : un projet a un début, un
déroulement et un achèvement.
**Selon la Banque Mondiale, nous avons 6
étapes
- IDENTIFICATION: (Banque)
Identifier des projets hautement prioritaires / susceptibles de
bénéficier du concours de la Banque / présentant à
priori un intérêt certain pour la BIRD, le Gouvernement
concerné ainsi que l'emprunteur.
- PREPARATION : (Emprunteur & Banque)
Etroite collaboration pour combler les lacunes / Renforcement
de la compréhension des conditions et des normes fixées par la
Banque / Regroupement des éléments techniques, institutionnels,
économiques et financiers nécessaires à la
réalisation des objectifs du projet.
EVALUATION RETROSPECTIVE
Production d'un rapport à la fin de la période
de décaissement, basé sur le rapport d'achèvement de
l'Emprunteur / Estimation à nouveau des coûts effectifs de
l'exécution du projet / Evaluation à nouveau des résultats
du projet / Production d'un rapport d'impact (pour un nombre restreint de
projets) 5 ans au minimum après le dernier décaissement.
EVALUATION : (Banque)
Examen approfondi de tous les aspects du projet (base de
l'exécution et de l'évaluation rétrospective) /
Exposition des conclusions & recommandations dans un rapport
(reagencé au besoin mais rarement rejeté) / Après examen
approfondi du document, engagement des négociations avec
l'Emprunteur.
EXECUTION/SUPERVISION : (Emprunteur)
Réalisation des opérations dans des conditions
satisfaisantes et favorables aux objectifs / Soumission périodique des
rapports d'avancement du projet / Pour sa part, la Banque supervise le projet
(en apportant toute forme d'assistance dont il a été convenu avec
l'emprunteur) et en examine régulièrement l'avancement (s'assure
que les fonds sont dépensés comme convenu).
NEGOCIATION/CONSEIL D'ADMINISTRATION : (Banque
& Emprunteur)
Importance particulière : terrain d'entente &
concessions mutuelles / Définition des principes fondamentaux et
méthodes qui régiront le décaissement des fonds pendant
toute la durée de l'exécution du projet pour la réussite
du projet / Arrêt de mesures énoncées comme obligations
dans l'accord de prêt / Rapport d'évaluation remanié pour
inclure les décisions arrêtées / Soumission rapport
d'évaluation + rapport du Président & les documents
constitutifs du prêt à l'examen des Administrateurs de la Banque /
Approbation par les Administrateurs et signature du prêt.
D- L'EXECUTION DU PROJET
1 - DEFINTION
Exécuter le projet c'est l'action de coordonner tous
les moyens (humains, matériels & financiers) mis à
disposition dans le but d'atteindre les objectifs escomptés. La mise en
oeuvre d'un projet fait appel à la gestion de plusieurs
éléments : le cadre du projet, le coût, le personnel,
le système de communication, le système d'acquisition des biens
& services, le contrôle de qualité, etc. Pendant
l'exécution du projet les acteurs les plus en vue sont :
- l'Entrepreneur
Il peut s'agir de l'Etat ou d'une institution gouvernementale
ou d'une agence d'exécution. Pour cet acteur, la mise en oeuvre du
projet s'articule autour des notions de rationalité, de
rentabilité et de viabilité.
- l'Etat
Il représente l'ensemble de la collectivité
nationale. Ses préoccupations à l'égard des projets
peuvent être regroupées en trois grandes rubriques : la
cohérence, la validité technico-économique et le
financement.
- le Bailleur
En accord et avec l'appui de l'Etat, il intervient dans le
processus d'aide à la décision de mise en oeuvre du projet.
- l'Environnement
L'environnement - qui sous-entend l'environnement politique,
les conditions industrielles et commerciales, le site géographique, les
engagements sociaux, etc - influence grandement la mise en oeuvre et les
résultats du projet.
- l'Equipe du projet
Du choix de chacun des membres de l'équipe
dépendent l'atteinte des résultats et la réussite du
projet. Il se doit donc d'être objectif et réaliste.
2 - MODE D'EXECUTION/SUPERVISION
Comme nous l'avons mentionné plus haut, il est
plutôt courant de rencontrer les projets cofinancés par plusieurs
bailleurs. Dans ces cas, le mode d'exécution du projet se doit
d'être défini au préalable dans un accord de base unique
approuvé et signé avec tous les Bailleurs de Fonds participant au
financement du Projet ; chaque Bailleur étant libre de conclure un
accord subsidiaire ne contredisant pas les termes de l'accord unique mais
précisant ses engagements et ses procédures propres de
décaissement.
L'exécution d'un projet de développement, est
réalisée par une équipe (responsabilité
générale) ou des équipes (à différents
niveaux d'organisation et de responsabilité) - composée par des
représentants de toutes les parties prenantes - qui assure les
activités administratives, techniques, opérationnelles &
financières du projet, examine et valide les rapports mais aussi toute
proposition visant à modifier l'un ou l'autre aspect du projet.
Bien qu'étant considérée comme la moins
spectaculaire - toute l'attention des bénéficiaires étant
suspendue à la phase de négociation et donc l'obtention du
financement - l'exécution du projet de par son aspect concret,
représente l'étape la plus critique et la plus vulnérable
pendant laquelle les risques anticipés et non prévus, s'ils sont
mal maîtrisés, peuvent invalider les négociations et donc
arrêter son financement.
L'exécution du projet reposant en grande partie sur les
ordonnancements / autorisations / décaissements relatifs aux
activités du projet, elle fait appel à une très grande
rigueur de la part du bénéficiaire.
II - NOTRE ETUDE
Le suivi des fonds alloués au projet, du fait qu'il
intègre tous les autres aspects du projet, fait appel à plusieurs
éléments de la gestion du projet : le système de
contrôle interne, la gestion comptable, la gestion financière,
l'évaluation budgétaire, la gestion économique et efficace
du patrimoine, la gestion économique et efficace des ressources humaines
et l'audit externe (qui est en fait un outil d'aide au suivi financier).
A - LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
La notion du système de contrôle interne (SCI) se
définit à la fois en terme d'objectifs et de dispositifs. C'est
l'ensemble des instruments (plans d'organisation, méthodes et
procédures financières ou autres) dont disposent les responsables
du projet pour gérer les activités du projet de façon
ordonnée, économique et efficace. Sur le plan financier, il
permet de contrôler l'exactitude des informations fournies par la
comptabilité (autorisations des transactions, comptabilisation des
transactions, classification budgétaire des transactions, rapports
financiers), d'améliorer et d'accroître la performance. Il assure
la qualité du fonctionnement du service comptable et financier du
projet.
Le SCI permet également la protection du patrimoine du
projet, ce qui contribue indirectement à assurer la
régularité et la sincérité des comptes. C'est ainsi
qu'en prévenant le risques de pertes ou de dégradation des
immobilisations, les mesures de protection physique favorisent indirectement
une évaluation correcte des comptes d'actifs (immobilisations,
stocks...) tant sur le plan quantitatif que qualitatif.
Le SCI est d'une part rythmé par le reporting mensuel
et son analyse. En d'autres mots, il permet de veiller à ce que les
politiques/méthodes internes produisent les résultats
escomptés.
En théorie, il ne devrait pas être possible de
définir le Contrôle interne (CI) par son contenu. Autant il est
possible de formaliser d'une façon précise les objectifs qui lui
sont assignés, autant il parait difficile d'énumérer de
manière exhaustive les éléments qu'il contient : ces
éléments n'étant limités dans leur diversité
que par l'imagination de ceux qui les conçoivent.
Le CI vise les objectifs suivants : fiabilité et
exhaustivité des informations comptables, Respect des politiques &
procédures, Protection du patrimoine, Utilisation rationnelle des
ressources, Réalisation des objectifs fixés.
Les techniques de base du SCI se regroupent autour de trois
grandes notions :
- les contrôles d'exhaustivité :
Quatre techniques sont couramment utilisées : l'existence
et le respect des séquences numériques (numérotation
systématique et précise de documents entrant ou sortant), le
rapprochement des documents afférents à la même
opération (regroupement systématique de tous les documents se
rapportant à une même opération), les fichiers (archivage
systématique définitif ou temporaire des informations relatives
aux opérations), la liste ou le classement mnémotechnique
(établissement systématique par les personnes concernées,
d'une liste des obligations : par exemple rangement des factures à
payer par date d'exigibilité est une garantie précieuse contre le
risque d'omission).
- les contrôles de réalité :
Deux techniques (les plus simples) sont fréquemment
utilisées pour s'assurer que les différents documents circulant
au sein du projet correspondent à une réalité : les
contrôles physiques ou inventaires (s'appliquent principalement aux
immobilisations et à la partie disponible trésorerie
détenue par le projet), la validation par recoupement externe
(l'inventaire ne pouvant pas s'appliquer à certaines écritures,
cette technique consiste à obtenir une confirmation externe par des
tiers -fournisseurs/banques- ou à opérer un rapprochement avec
les documents qu'ils envoient au projet).
- les contrôle d'exactitude : Les
trois types de procédés fréquemment utilisés pour y
parvenir : les comparaisons globales de données (principe
fondamental de la comptabilité en partie double, cette technique
consiste à comparer les chiffres obtenus à partir de 2
totalisations provenant des mêmes opérations), les contrôles
arithmétiques (consiste à refaire systématiquement
certains calculs).
Les aspects comptables du CI regroupent toutes les
procédures ou particularités qui, dans l'organisation du projet,
favorisent l'établissement de comptes sincères et
réguliers tout au long de l'exécution du projet. Ces
procédures doivent favoriser en premier lieu la qualité des
travaux journaliers de comptabilisation et garantir l'intangibilité des
enregistrements comptables et des pièces justificatives. Ensuite elles
doivent constituer un ensemble de contrôles qui, à la fin du
projet, permet d'arrêter les comptes avec un maximum de fiabilité
et de sécurité.
Cependant, les aspects comptables n'étant pas les
seuls, ils s'inscrivent à coté d'aspects opérationnels et
administratifs. Les aspects administratifs du CI comprennent l'ensemble des
procédures qui vise à promouvoir l'efficacité de la
gestion. Le terme «contrôles administratifs » a
été appliqué à ces contrôles qui ne sont pas
directement liés à la comptabilité ou les aspects
financiers du projet. La prise en considération des aspects
administratifs enrichit la notion du CI, qui prend un caractère beaucoup
plus positif. Ainsi, le CI n'a plus pour objectif unique la prévention
ou la détection d'irrégularités, mais surtout
l'amélioration de l'organisation et de la rentabilité du
projet.
Il ne s'agit pas en fait de deux ensembles
hermétiquement disjoints. Un dispositif de CI à caractère
avant tout comptable peut présenter un intérêt sur le plan
administratif, et inversement. Ainsi, une procédure de
réconciliation bancaire, qui est avant tout une procédure
comptable poursuit des objectifs à caractère administratif :
l'absence de surveillance des mouvements bancaires pourrait entraîner des
irrégularités qui nuiraient à l'efficacité de
l'exploitation des fonds mis à disposition du projet.
Un bon contrôle interne, pour être fiable doit
avoir un caractère en quelque sorte mécanique. Le rôle
essentiel joué par les techniques du CI ne doit pas masquer leur
insuffisance du fait qu'elles sont normalement appliquées par des
hommes. Par conséquent, un bon contrôle interne doit
également assurer un contrôle du personnel qui travaille dans le
projet.
Pour la mission d'audit (point II-B-8 de notre travail)
chargée de se prononcer sur la fiabilité des comptes, l'assurance
que les dispositifs administratifs du CI sont efficaces, présente une
garantie précieuse quant à la sécurité des
documents et des comptes dont elle doit certifier la régularité
et la sincérité : c'est une garantie du bon suivi des
engagements et, dans cette mesure, une garantie de dispositifs d'alerte
immédiats.
B - LE SUIVI FINANCIER DU PROJET
1 - DEFINITION
Le suivi financier est une action pluridimensionnelle et
continue intégrant tous les autres aspects du projet. Il consiste
à collecter et consolider les données financières dans le
but de fournir aux gestionnaires et aux différentes parties prenantes du
projet, des éléments sur l'utilisation des fonds alloués
et les objectifs atteints. Il cerne à la fois les aspects comptables
(comptes) et opérationnels (activités) et par conséquent,
normalise le facteur coût/efficacité. Ainsi donc le suivi
financier est une fonction essentielle de la gestion du projet.
2 - OBJECTIFS.
Le suivi financier permet de s'assurer que, tout en faisant
son chemin vers les objectifs quantitatifs et qualitatifs escomptés,
l'exécution du projet respecte les limites du budget prévu et les
modalités de décaissement prévues dans les accords avec
les bailleurs.
3 - GESTION COMPTABLE DU PROJET
LES EXIGENCES D'UNE BONNE COMPTABILITE :
Une bonne comptabilité du projet doit établir la
concordance comptable entre tous les décaissements, leurs
opérations et leurs enregistrements. Elle doit assurer la tenue et le
suivi du Journal Comptable, incluant le contrôle des dépenses, du
solde du journal et du budget. Elle doit alors garantir que :
- toutes les opérations ont fait l'objet d'un
enregistrement,
- tout enregistrement est justifié par une
opération,
- il n'y a pas d'erreurs dans la comptabilisation des
montants.
CADRES & PROCEDURES DE DECAISSEMENT
(BANQUE MONDIALE, PNUD, UNICEF)
La présentation des procédures de
décaissement que nous déroulons ci-dessous n'est pas la
réplique exhaustive des procédures de décaissements des
institutions susmentionnées mais une synthèse des
informations nécessaires et relatives à l'utilisation des fonds
mis à disposition du projet par ces institutions.
3-1 - BANQUE MONDIALE
La mission fondamentale de la Banque Mondiale est la promotion
du progrès économique et social dans les pays membres (ayant un
très faible revenu par habitant). A cette fin, elle prête des
capitaux, fournit des conseils et encourage la participation d'autres
investisseurs.
La Banque comprend :
- la Banque Internationale pour la Reconstruction et le
Développement (BIRD) : prêt à un état
membre ou à un organisme couvert par un état membre ;
Durée = 15 à 20 ans ; Différé d'amortissement
= 3 à 5 ans ; Taux prêteur lié au coût de ses
emprunts ; Commission d'engagement de la Banque = taux maximum de
0,75%.
- l'Association Internationale de Développement
(IDA) : prêt uniquement aux états membres ;
Durée = 35 à 40 ans (50 ans pour les crédits
approuvés avant 1987) ; Différé d'amortissement = 10
ans ; Pas de taux d'intérêt ; Commission annuelle
d'engagement = maximum 0,50% sur le solde non décaissé ;
Commission de service = 0,75% sur le montant décaissé et non
remboursé.
Les fonds de la Banque visent essentiellement le financement
de dépenses en monnaies étrangères dans la mesure ou la
plupart des pays en développement manquent sérieusement de
devises. Le pays en développement en cause prend lui-même en
charge une partie du financement de chaque projet. Environ 40% des projets
aidés par la Banque Mondiale reçoivent l'appui d'autres
prêteurs et bailleurs de fonds (les Etats, les organismes d'état,
les institutions financières multilatérales, les banques
commerciales...) au titre de divers arrangements de cofinancement :
- cofinancement conjoint (la Banque et le
cofinancier financent dans des proportions prédéterminées
la même liste de fournitures & services ; dans ce cas les
directives de la Banque concernant la passation des marchés s'appliquent
à tous les biens et services faisant l'objet du cofinancement) ;
- cofinancement parallèle (la Banque et le
cofinancier financent des biens & services différents ou des parties
différentes d'un même projet ; dans ce cas les
modalités de passation des marchés peuvent être
différentes pour chaque bailleur de fonds).
Il peut s'agir de fonds fiduciaires (fonds
déposés et confiés à la Banque qui agit comme
agence d'exécution pour le compte du bénéficiaire) ou de
fonds détenus par le cofinancier (qui décaisse lui-même
après examen des demandes par la Banque). En
général, les responsabilités de la Banque
Mondiale en matière d'examen de pièces justificatives et
d'approbation des paiements sont les mêmes que pour ses propres
prêts.
Pour chaque projet, le principal instrument juridique est
l'Accord (Accord de prêt, Accord de crédit de
développement, Accord par échange de lettres, etc.) signé
par l'Emprunteur et par la Banque, et qui énonce les conditions et
modalités du prêt. Après la signature de l'Accord, le
Département des prêts envoie la Lettre de
Décaissement (avec un jeu de formulaires de demande et
d'états récapitulatifs) qui indique les procédures
à suivre pour retirer les fonds du compte de prêt.
Il existe deux procédures de
décaissement pour le retrait de fonds du compte de
prêt :
- L'option engagement spécial :
la Banque contracte un engagement spécial en faveur d'une banque
commerciale (pour couvrir une lettre de crédit).
- L'option retrait : les fonds
prélevés sur le compte sont remis à l'Emprunteur ou
à une tierce partie (fournisseur ou consultant de biens, travaux ou
services).
Dans ce cas, deux (2) formules sont utilisées :
§ Formule des relevés de
dépenses : l'Emprunteur demande à la Banque le
remboursement de paiements déjà effectués en lui envoyant
une demande de retrait de fonds. L'Emprunteur conserve les pièces
justificatives que les auditeurs indépendants et les missions de
supervision de la Banque peuvent consulter à tout moment.
§ Formule des comptes
spéciaux : la Banque décaisse par anticipation un
montant du prêt (reconstitué régulièrement) qu'elle
dépose sur un compte spécial afin que l'Emprunteur puisse
l'utiliser pour le règlement de dépenses admissibles.
Cadres & Procédures :
RETRAIT DE FONDS OPTION COMPTE SPECIAUX
La formule du compte spécial a pour principal objectif
d'aider l'Emprunteur à accélérer le décaissement et
à éviter des problèmes de trésorerie.
Les critères applicables à l'ouverture et la
gestion d'un compte spécial sont arrêtés au cours des
négociations et stipulés dans l'Accord de prêt ; des
explications plus détaillées les concernant sont rappelées
dans la lettre de décaissement envoyée par la Banque à
l'Emprunteur. Ce sont :
L'ouverture du compte spécial
Le compte spécial est généralement ouvert
par l'emprunteur dans une banque commerciale (jugée acceptable par la
Banque). L'institution choisie doit être capable d'exécuter des
opérations en monnaie locale et en devises, d'ouvrir des lettres de
crédit, de traiter promptement un grand nombre d'opérations et
d'établir promptement des relevés mensuels
détaillés.
L'Intérêt
Du fait que la BIRD perçoit un intérêt et
l'IDA une commission de service, à compter de la date de
décaissement, l'Emprunteur fait en sorte (en ouvrant un compte
rémunéré auprès d'une Banque commerciale) que le
solde non retiré du Compte spécial rapporte des
intérêts pour compenser cette charge. L'intérêt
appliqué aux Emprunteurs est lié aux coûts des propres
emprunts de la Banque.
La lettre de confort
Lorsque l'institution choisie est une banque commerciale, pour
protéger les intérêts de l'emprunteur et les siens, la
Banque demande à la banque commerciale en cause, de lui donner
l'assurance, par l'envoi d'une lettre de confort, que les montants
déposés sur le Compte spécial ne feront l'objet d'aucune
mesure de compensation, saisie ou blocage au titre de montants dus à la
banque par l'emprunteur.
La monnaie du compte spécial
Le choix (opéré par l'Emprunteur et la Banque)
se porte normalement sur une monnaie stable, pleinement convertible et
largement utilisée dans les échanges internationaux.
Le taux de change
Normalement (sauf arrangement spécial indiqué
dans la lettre de décaissement), le taux de change à utiliser est
celui applicable au moment du retrait du Compte Spécial.
Les signatures autorisées
L'Emprunteur doit désigner les personnes
habilitées à signer les demandes de retrait de fonds et fournir
à la Banque des spécimens légalisés de la signature
de chacune d'elles.
L'avance & les reconstitutions & leur
fréquence
L'avance initiale est versée par la Banque au compte
spécial, par l'envoi d'une demande de retrait (formulaire 1903) ;
à ce stade, aucune pièce justificative n'est exigée.
Les demandes de reconstitution devraient être
présentées régulièrement de
préférence tous les mois (mais ne devant pas dépasser
trois (3) mois) après vérification par l'entité du projet
des relevés mensuels reçus de la Banque. Il peut être
demandé à l'Emprunteur de rembourser les avances
déposées sur les Comptes spéciaux lorsque ceux-ci n'ont
fait l'objet d'aucune opération depuis plus de six (6) mois.
Le montant maximum de l'avance ou montant
autorisé
Pour chaque prêt, la lettre de décaissement
indique le montant maximum de l'avance qui peut être déposé
sur le Compte spécial. Normalement il correspond à la part qui
sera prise en charge par la Banque du montant estimatif moyen sur quatre (4)
mois de dépenses du projet devant être financées au moyen
du Compte spécial.
Le montant minimum des demandes
Pour chaque prêt, la lettre de décaissement
indique le montant minimum sur lequel doivent porter les demandes de retrait.
Dans le cas du Compte spécial, le minimum représente en
général 10 à 33% de l'avance déposée sur ce
compte. Le minimum absolu est fixé à l'équivalent de
$20,000.
Les numérotations des demandes
Toutes les demandes doivent être
numérotées consécutivement.
Les états récapitulatifs (voir
en annexe)
Lorsqu'il a besoin d'espace supplémentaire pour fournir
des renseignements sur l'entrepreneur/fournisseur et que ces renseignements
concernent plus d'une catégorie ou d'un sous-projet, l'Emprunteur
utilise des états récapitulatifs distincts.
Les pièces justificatives
Il s'agit de tout document susceptible d'apporter un
complément solide à une opération : facture du
fournisseur, décompte des travaux de l'entrepreneur certifié par
l'ingénieur superviseur, facture du consultant, justification du
paiement (facture acquittée ou reçu pour les remboursements, avis
de paiement d'une banque commerciale), garantie d'exécution,
documentation du marché (à fournir avant la demande de retrait)
dans le cas des marchés, copie du connaissement et attestation du
transitaire dans le cas d'achat de matériel/matériaux,
relevé bancaire et rapprochement bancaire dans le cas de la
reconstitution du Compte spécial, etc.
Les rapprochements bancaires
Il s'agit de relevés mensuels établis par la
banque où le compte spécial est ouvert. Ils donnent des
détails de toutes les opérations effectuées et doivent
être fournis même s'il n'y a pas eu d'opération au cours du
mois. Enfin ils font partie des pièces justificatives fournies à
l'appui des demandes de reconstitution.
La passation des marchés
La passation des marchés (fournitures, travaux,
certains types de service...) est régie par les règles relatives
aux prêts de la BIRD et crédits de l'IDA.
* Dans la plupart des cas, l'appel à
la concurrence internationale est la plus efficace des méthodes de
passation des marchés (la Banque émet des principes bien
définis quant aux catégories des marchés et l'ampleur des
prestations, les annonces et la publicité, la
(pré)sélection des soumissionnaires, le dossier d'appel d'offres,
les critères d'évaluation des offres, les garanties
d'exécution, etc.).
* Cependant lorsque l'appel à la
concurrence internationale n'est pas la plus économique ni la plus
efficace, l'Emprunteur et la Banque se mettent d'accord sur d'autres
méthodes de passation des marchés (par exemple : l'appel
d'offres international restreint, l'appel à la concurrence avec
publicité locale et selon les procédures nationales, la
consultation de fournisseurs à l'échelon international ou
national, la passation des marchés par entente directe, les pratiques
commerciales-prêt rétrocédé au secteur privé,
la régie) et décident ensemble des procédures
appropriées (reflétées dans l'Accord de prêt) pour
les diverses catégories de fournitures, de travaux et de services.
* La notification de
Non-Objection
Apres examen des documents relatifs à la passation d'un
marché envoyés par l'Emprunteur, la Banque à travers le
chef du projet notifie son « absence d'objection ».
Les documents comptables
Le système comptable des fonds mis à disposition
des projets varie selon la nature, la portée ou les objectifs des
projets. La Banque veille à ce que les fonds de ses prêts (avec ou
sans co-financement) soient utilisés dans le souci d'économie et
d'efficacité, aux seules fins pour lesquelles ils ont été
accordés. Par conséquent la Banque souhaite que, dès le
début du projet, les opérations financières et la
passation des marchés fassent systématiquement l'objet
d'écritures comptables soumises à des vérifications et
contrôles appropriés.
Les rapports sur les décaissements
L'objectif est d'aider l'Emprunteur à faire le point
sur la situation des prêts. A cet effet la Banque lui envoie (ainsi
qu'aux parties intéressées autorisées) deux
documents :
* L'avis de paiement (voir en
annexe) : C'est un relevé informatisé présentant des
renseignements détaillés sur chaque paiement effectué.
* Le relevé
mensuel (voir en annexe) : C'est un relevé mensuel des
décaissements qui indique toutes les opérations auxquelles tel ou
tel prêt a donné lieu au cours du mois précèdent.
Les limites
- Lorsque l'Emprunteur ne respecte pas les conditions
spécifiées dans l'Accord de prêt, la Banque peut suspendre
les décaissements (suspension s'appliquant soit à plusieurs
prêts, à la totalité d'un prêt ou à l'une des
composantes d'un prêt).
- Dans le cas d'ouverture d'un seul compte pour recevoir les
fonds de plusieurs organismes, les ressources du Compte spécial ne
peuvent en aucun cas être utilisées par l'Emprunteur, en
prévision de la disponibilité prochaine de fonds de
contrepartie.
- L'Emprunteur n'a pas le droit de prélever des
avances sur le Compte spécial pour les déposer sur d'autres
comptes sans l'autorisation de la Banque.
- L'Emprunteur est tenu de rembourser à la Banque (il
existe aussi des solutions d'arrangement) les ressources du Compte
spécial ayant servi à régler des dépenses non
admissibles.
- La Banque peut demander à l'Emprunteur de rembourser
les avances déposées sur le Compte spécial lorsque
celles-ci n'ont fait l'objet d'aucune opération depuis plus de six (6)
mois.
- La Banque ne finance pas les droits de douane (ou autre
impôt) prélevés par le pays membre emprunteur (ou
garant).
- La Banque ne finance pas les biens et services provenant de
pays non membres, les éléments ne figurant pas dans l'Accord de
prêt, les paiements effectués ou dus au titre de
biens/travaux/services fournis après la date de clôture, les
achats de terrains (sauf approbation exceptionnelle par la direction de la
Banque), les pénalités de retard imposées par les
fournisseurs, les avances d'un montant excessif, les frais d'auto-assurance.
- Les paiements antérieurs à la signature de
l'Accord de prêt ne sont pas admissibles.
- En période de suspension totale des
décaissements, le Compte spécial ne peut être
reconstitué (cependant s'il reste des fonds sur le Compte
spécial, l'Emprunteur peut les utiliser aux fins de dépenses
admissibles sur la base de soumission de demandes auprès de la
Banque.
- La Banque suspend les décaissements si les clauses
relatives à la soumission des rapports d'audit ne sont pas
respectées.
* Etant entendu qu'une exception (clause spéciale
mentionnée dans l'Accord de prêt) puisse être faite dans
certains cas et justifiée par des causes atténuantes solides au
profit de l'Emprunteur.
L'audit
Les comptes des projets doivent être
vérifiés pour chaque exercice par un auditeur qualifié et
indépendant jugé acceptable par la Banque. L'objectif est de
vérifier que les fonds ont été utilisés
conformément à l'Accord de prêt et qu'ils ont
été comptabilisés de façon fidèle et
sincère.
Le recouvrement de l'avance versée au compte
spécial
En général, la Banque commence à
recouvrer l'encours de l'avance déposée au Compte spécial
lorsque le solde non décaissé du prêt (engagement
spécial exclus) est égal au double de l'avance ou lorsqu'il reste
moins de six mois à courir avant la date limite de présentation
des demandes de retrait.
La fermeture du Compte spécial
Le compte spécial devrait être clos après
que la Banque a reçu à sa satisfaction, des pièces
indiquant la façon dont les montants avancés ont
été utilisés. Un relevé bancaire montrant que le
solde du Compte a été ramené à zéro (0) et
que le Compte a été clos doit être joint aux pièces
accompagnant la dernière demande des dépenses admissibles.
**Le processus de retrait
Le formulaire de demande de retrait de fonds (formulaire 1903
voir en annexe) est utilisé dans notre cas pour demander le versement
d'une avance au Compte spécial ou obtenir la reconstitution du Compte
spécial.
Il doit être émis dans le cadre des conditions
citées ci-dessus et plus précisément il faudra s'assurer
que la demande a été signée par une personne
autorisée, les dépenses sont admissibles et que les fonds non
décaissés et relatifs à la catégorie
concernée est suffisant. Aussi la demande doit :
- être soumis en 2 exemplaires (l'originale plus une
copie) et refléter les informations requises.
- être appuyée des pièces justificatives
dont les rapprochements bancaires.
- être suivie des états récapitulatifs si
nécessaire.
3-2 - PNUD
Le Programme des Nations Unies pour le Développement
est le réseau mondial de développement dont dispose le
système des Nations Unies. L'objectif suprême du PNUD est la
promotion du développement humain durable, une approche
intégrée, multidisciplinaire du développement qui place
les personnes au centre du processus de développement. Comme à
son habitude, tout en les reliant aux connaissances, expériences et
ressources dont leurs populations ont besoin pour améliorer leur Vie,
le PNUD aide les pays en développement à identifier leurs
propres solutions aux défis nationaux et mondiaux auxquels ils sont
confrontés en matière de développement.
Il y a essentiellement 3 types de contributions aux fonds et
programmes gérés par le PNUD :
a) Les contributions dont l'utilisation n'est assortie
d'aucune restriction
- Contributions volontaires : versées
par les Gouvernements sans aucune restriction aux ressources
générales du PNUD ou aux ressources centrales d'autres fonds et
programmes gérés par le PNUD.
- Dons : faits par des organismes privés
ou des particuliers (autorisation préalable du Conseil d'Administration
nécessaire pour plus de 25,000 dollars).
b) Les contributions aux dépenses locales des
gouvernements bénéficiaires
- Contributions de contrepartie en espèces des
gouvernements (CCEG) : versées par les gouvernements
bénéficiaires au titre des dépenses locales
afférentes aux différents éléments
nécessaires à l'exécution d'un projet spécifique.
- Contributions en nature des gouvernements :
versées par les gouvernements bénéficiaires sous forme de
biens, de services, d'avoirs en capital...
- Contributions volontaires aux dépenses des
programmes : faites par les gouvernements bénéficiaires aux
dépenses des programmes pour aider à défrayer un
pourcentage déterminé (équivalent au moins à 8% du
Chiffre Indicateur de Planification-CIP) des frais généraux en
monnaie locale encourus pour l'exécution de projets.
- Dépenses locales des bureaux
extérieurs : somme forfaitaire spécifiée dans
l'accord de base (dont une partie peut être en nature) versée
tous les ans par le gouvernement bénéficiaire signataire qui
s'engage ainsi à contribuer aux frais afférents au maintien de la
mission du PNUD dans le pays.
c) Les contributions affectées à des pays ou
des projets spécifiques
- Participation aux coûts d'un projet
(spécifique) ou d'un programme (d'un pays)
C'est un arrangement selon lequel les coûts des
projets/programmes et les dépenses connexes d'appui des agents
d'exécution sont couvertes en tout ou en partie par une contribution (de
préférence en dollars et versée à l'avance au PNUD
ou aux fonds gérés par ce dernier) du gouvernement
bénéficiaire ou d'un tiers (organismes gouvernementaux,
organismes des Nations Unies, gouvernements autres que les
bénéficiaires, prêts ou subventions d'assistance technique
accordés par une Banque).
- Fonds d'affectation spéciale
Lorsque les circonstances interdisent d'utiliser le
mécanisme de la participation aux coûts qui est
préférable, les contributions destinées à
l'exécution d'un projet spécifique sont versées dans le
cadre d'un fonds d'affectation spéciale (établi à des fins
compatibles avec les politiques du PNUD), sur la base d'un accord
écrit. Cet accord définit le but, les limites du fonds et les
conditions régissant le déboursement des fonds.
En accord avec l'objectif des Nations Unies pour
l'harmonisation des politiques de suivi, les fonds rattachés au PNUD
doivent respecter les politiques du PNUD en matière de suivi.
Les dispositions de gestion sont établies après
consultation entre les parties concernées pendant la formulation du
programme ou du projet. La décision finale appartenant à
l'Administrateur vu sa responsabilité devant le Conseil Exécutif
quant à l'utilisation des fonds.
Ainsi le PNUD s'arrange pour assurer son appui aux programmes
et projets de l'une des quatres façons suivantes :
- Exécution nationale (NEX) : gestion
confiée à un organisme national et la plus répandue.
Il représente l'avantage d'une plus grande autonomie nationale, d'un
renforcement des capacités de gestion, d'une plus grande
durabilité des projets de développement, d'une meilleure
intégration dans les programmes nationaux.
- Exécution confiée à un organisme
des Nations Unies : suivant son mandat dans le domaine de projet ou
suivant son expertise en matière de gestion. C'est le cas du Bureau des
Services d'Appui aux Projets des Nations Unies (UNOPS). Des dispositions sont
alors prises pour rémunérer les coûts des Services
Administratifs et Opérationnels (SAO). Le niveau de
rémunération/remboursement des coûts est
négocié pendant la formulation du projet mais en
général il est de 10 pour cent (10%).
- Exécution confiée à une
ONG : avantage d'interaction étroite avec les groupes
ciblés.
- Exécution directe (DEX) : gestion
effectuée par le PNUD lui-même mais n'est permise que dans des
conditions exceptionnelles (pays ayant des situations de développement
spéciales).
Cadre & Procédures :
EXECUTION PAR UN ORGANISME NATIONAL (NEX)
L'exécution par un gouvernement est une modalité
selon laquelle le PNUD confie à un gouvernement (un ministère du
gouvernement, un département relevant d'un ministère, une
institution gouvernementale semi-autonome -Banque centrale - université
- municipalité -autorités locales ou régionales) la
responsabilité de mobiliser et d'utiliser efficacement les apports
financés par le PNUD, en combinaison avec les propres ressources du
gouvernement et les autres ressources disponibles, afin de réaliser les
objectifs du projet. C'est la forme la plus répandue car elle est
censée contribuer de la manière la plus efficace au renforcement
des capacités de gestion et de l'expertise technique des institutions
locales qui apprennent leur métier sur le tas, à l'encouragement
de l'engagement dans les activités de développement et à
une moindre charge de travail.
Un projet ne peut être confié à un
gouvernement pour exécution que s'il dispose des moyens techniques et
administratifs requis pour assumer la responsabilité de la mobilisation
et de l'utilisation efficace des apports financés par le PNUD en vue de
la réalisation des objectifs du projet.
Il est possible, dans le cas de l'exécution nationale,
qu'une assistance ou participation soit prévue : une agence des
Nations Unies (organisme coopérant) est sélectionnée (pour
sa compétence dans le domaine du projet ou par son expertise en
matière de gestion, tel le cas de l'UNOPS) pour mettre en oeuvre les
activités du programme en étroite collaboration avec
l'entité gouvernementale et en se réservant le droit d'engager
d'autres entités en vue d'entreprendre des activités
spécifiques (sur la base d'appels d'offres). Cette participation doit
faire l'objet d'un accord entre le gouvernement, l'agence coopérante et
le PNUD. Elle peut aussi, dans le cas des services ad hoc (dont le coût
imputé aux ressources générales du PNUD est directement
payé à l'agence) faire l'objet d'une lettre d'accord entre le
gouvernement et l'agence. L'agence est alors responsable de la fourniture de
certains apports spécifiés et financés par le PNUD
(très souvent le personnel du projet, les consultants, la sous-traitance
et l'équipement, les fournitures et les facilités, la
sélection et le placement des boursiers) puis aider le gouvernement
à les utiliser efficacement.
Le gouvernement est responsable devant l'Administrateur du
PNUD de la garde et de la bonne utilisation des fonds qui lui sont
avancés par le PNUD, et doit lui communiquer, conformément aux
dispositions des présentes instructions, les informations
nécessaires relatives à l'utilisation faite desdits fonds. Les
éléments qui entrent en compte dans l'exécution nationale
sont :
L'ouverture d'un compte distinct pour les fonds PNUD
Le gouvernement doit ouvrir et tenir un compte distinct en
banque pour recevoir et décaisser les fonds PNUD.
Les intérêts produits par les fonds
PNUD
Les intérêts produits par les sommes
déposées au compte bancaire d'un projet sont remboursés au
PNUD dans la monnaie de l'avance sur une base annuelle (dans les 60 jours
suivant le 31 décembre)
Les signatures autorisées
Il doit être déposé auprès du
Représentant la liste des représentants du gouvernement avec un
spécimen de leurs signatures.
Les avances de fonds au titre d'une autorisation
anticipée
Lorsqu'un projet fait l'objet d'une autorisation
anticipée, les avances de fonds peuvent être versées selon
les montants :
* Avance d'un montant égal ou
inférieur à $EU 10,000 :
dans ce cas, il faut au préalable que le document
d'autorisation anticipée indiquant le budget soit établi, que le
gouvernement ait donné confirmation écrite, que le gouvernement
ait présenté le formulaire de demande d'avance de fonds (avec
certification requise), que le montant des fonds demandés ne soit pas
supérieur aux besoins de trésorerie prévus pour 60
jours.
* Avance d'un montant supérieur
à $EU 10,000 :
il faut ici que les conditions préalables
énumérées dans le cas précèdent soit
satisfaites mais qu'en plus, le PNUD ait reçu l'approbation
écrite du Directeur de la Division des Finances.
Les avances ordinaires
Le montant des demandes d'avance de fonds ne doit pas
dépasser les besoins de trésorerie prévus pour les trois
(3) mois suivants.
* Avance unique :
Les fonds peuvent être versés à
l'institution désignée en un seul versement au démarrage
du projet lorsque le projet a un budget inférieur ou égal
$US150,000 et une durée de moins d'un an.
Les paiements directs
L'équipe de direction d'un projet peut demander au
représentant résident du PNUD de décaisser directement des
fonds en son nom pour l'exécution de certaines composantes du projet. La
demande doit indiquer clairement le bénéficiaire, les
références bancaires, et toute autre instruction pertinente. Elle
doit être certifiée et accompagnée de pièces
justificatives. Le représentant résident peut prélever sur
le compte en banque du bureau extérieur, ou soumettre la demande au
siège du PNUD pour suite à donner.
* La certification requise (voir en annexe)
Le représentant autorisé du gouvernement qui
signe la demande de paiement directe doit y ajouter une mention spéciale
qui l'engage à s'assurer que le paiement sera fait dans le respect des
clauses du contrat.
Les pièces justificatives
Les pièces justificatives originales sont jointes
à la demande de paiement direct, ou bien sont obtenues par le
représentant résident du PNUD dans le cas des marchés
devant faire l'objet de factures. Il s'agit selon les cas de la documentation
de passation des marchés (appel d'offres, (pré)sélection,
contrat, etc.), bons de commande, factures ou reçus, etc.
La passation des marchés
Les marchés pour la fourniture des biens, services et
travaux se font conformément aux procédures propres du PNUD
(selon que le marché est d'un montant <$2,500 ; $2,500 ;
$30,000 ou $100,000). Un ou plusieurs des principes clés suivants
doivent être respectés : la compétitivité
(comparaison de factures ou pratiques d'appels d'offres reconnues à
l'échelle internationale), la transparence (accès complet et
égal aux informations à tous les candidats), le
multilatérisme (vaste échelle géographique).
Dans la plupart des cas, l'appel à la concurrence
internationale est la plus efficace des méthodes de passation des
marchés cependant, lorsque l'appel à la concurrence
internationale n'est pas la plus économique ni la plus efficace,
l'organisme national et le PNUD se mettent d'accord sur d'autres
méthodes de passation des marchés (par exemple : l'appel
d'offres international restreint, l'appel d'offres à l'échelon
national, la consultation de fournisseurs à l'échelon
international ou national, la passation de marché gré à
gré, etc.).
La comptabilité
Le gouvernement doit mettre en place un système tel que
la réception et le décaissement des fonds du PNUD soient
identifiés convenablement et que les catégories de
dépenses budgétaires approuvées dans le document de projet
ne soit pas dépassées. Le système doit être tenu
à jour et tous les registres doivent être épurés
à la fin de chaque mois. Pour une gestion efficace et pour les besoins
d'établissement des rapports, les apports doivent être inscrits au
budget conformément à la composante et à la ligne
appropriée.
* Le registre des biens durables
L'organisme national doit tenir à jour un registre des
équipements et doit faire parvenir au bureau de pays un inventaire
certifié de l'équipement non-consomptible. En cas de
dégât, vol ou autres pertes, un rapport (procès-verbal)
doit être dressé et adressé au PNUD.
* Dossiers des projets
Le gouvernement doit conserver séparément toutes
les pièces se rapportant aux achats et aux paiements effectués au
titre d'un projet.
Les rapprochements des informations
financières
Ce rapprochement est fait à l'occasion de
l'établissement des rapports financiers. Il est requis
périodiquement un rapprochement de l'encours de l'avance du PNUD et
l'état des fonds. Aussi, dès réception du rapport
combiné, le gouvernement le compare à ses propres
écritures.
Les rapports financiers
* Le rapport financier :
Elaboré par le gouvernement à travers
l'institution désignée afin d'enregistrer les dépenses
durant la période en cours sur l'avance de fonds reçue, de
calculer les pertes/gains résultant des fluctuations du taux de change,
de demander une avance de fonds sur la période suivante dans le respect
du plan de travail et des limites du budget. Il porte sur les
décaissements effectués et le rapprochement de l'encours de
l'avance du PNUD et l'état des fonds. Il doit être soumis au
bureau de pays chaque fois qu'une demande d'avance est formulée, quinze
(15) jours au plus tard après la fin de la période couverte par
la dernière avance.
* Le rapport de remise
combiné :
Etabli à la fin de chaque trimestre par l'Unité
de Comptabilité (du PNUD) chargée des programmes-pays, il
résume toutes les dépenses du projet : dépenses de
l'institution gouvernementale désignée, paiements directs par le
bureau de pays, coûts des services d'appui assurés par le bureau
pays, paiements directs par d'autres bureaux du PNUD, paiements directs par le
siège du PNUD, dépenses des organismes coopérants.
Après réception/étude par le bureau de pays, le rapport
est soumis à l'institution gouvernementale qui le vérifie, le
certifie et le retourne au bureau pays dans les trente (30) jours suivant la
date de réception.
* Le rapport de remise du
projet :
Etabli par les organismes coopérants et
communément appelé l'état des dépenses, il
reflète les dépenses du projet par composante et par ligne
budgétaire. Il est soumis à l'institution désignée
par le biais du bureau de pays trente (30) jours au plus tard après la
fin de chaque trimestre.
Recouvrement des coûts par le PNUD
Le PNUD fait face aux coûts liés à l'appui
administratif normal aux programmes/projets en tirant sur le budget du bureau
pays. Lorsque la fourniture des services d'appui font encourir au bureau de
pays des frais supplémentaires facilement identifiables, le
Représentant résident peut décider de recouvrir le
coût de ces services. Ces frais sont alors débités au
projet sous réserve de l'accord du gouvernement.
Les limites
- Un projet peut être annulé (après une
période de suspension) si des circonstances interviennent qui
compromettent la réalisation des résultats escomptés et
lorsqu'une modification de la conception ne peut apporter une solution
définitive.
- En ce qui concerne le compte bancaire, les fonds
avancés par le PNUD ne doivent pas être mélangés
à d'autres fonds.
- Si les rapports financiers requis n'ont pas
été reçus, le représentant résident ne
donnera pas suite aux demandes d'avance de fonds.
L'audit / Vérification des comptes
Tous les programmes et projets confiés à la
gestion d'un organisme national doivent faire l'objet d'un audit au moins une
seule fois au cours de leur durée. Un plan d'audit annuel est mis en
place avant le mois de novembre de chaque année, en consultation avec le
bureau de pays.
**Le processus de demande et octroi d'une
avance
- La demande d'avance ordinaire est adressée au
Représentant résident par l'institution désignée au
moins 15 jours civils avant le début de chaque trimestre. Elle doit
être précédée du rapport financier et basée
sur le plan de travail.
- Le bureau de pays vérifie la disponibilité
des ressources
- Le bureau de pays verse une avance sur les fonds dans le
compte bancaire ouvert à cet effet puis, enregistre la dite avance en
utilisant le bordereau de versement intérieur du gouvernement (GOVT IOV)
expédié au siège du PNUD chaque mois.
3-3 - UNICEF
Depuis sa création, L'UNICEF s'est efforcé de
protéger la vie des enfants du monde entier. Il plaide et travaille pour
créer les conditions nécessaires pour que les enfants vivent
heureux, en bonne santé et dans la dignité. Il s'efforce d'aider
les jeunes à satisfaire leurs besoins de base et à élargir
leurs possibilités de réaliser tout leur potentiel. Pour
renforcer son action en faveur des enfants, l'UNICEF coopère avec les
gouvernements, les collectivités locales et les organisations de la
société civile, les familles et les enfants. Aussi il oeuvre,
avec le concours de tous ses partenaires, à la réalisation des
objectifs de développement humain durable que la communauté
mondiale s'est fixée et de l'idéal de paix et de progrès
social consacré par la Charte des Nations Unies.
L'UNICEF n'est pas un bailleur de fonds mais une agence de
financement qui mobilise des fonds pour appuyer les gouvernements dans
l'exécution des programmes et projets de développement. Il s'agit
de l'assistance en espèces (ou avances de fonds) dans les domaines
suivants : formation, plaidoyer / mobilisation sociale, information /
communication, supervision / recherche / suivi & évaluation.
A ce titre l'UNICEF doit rendre compte aux donateurs de
l'utilisation des fonds mis à sa disposition. L'assistance en
espèces vise à permettre l'exécution effective des
activités des projets convenus entre l'UNICEF et ses partenaires. Au
lieu d'être un subside permanent pour ces derniers, l'assistance
constitue plutôt un appui à court terme pour rendre les programmes
opérationnels et autosuffisants.
Cadre & Procédure :
PROCEDURES RELATIVES A L'ASSISTANCE EN ESPECES (Côte
d'Ivoire).
Les éléments ci-après sont
nécessaires à l'approbation de l'avance par l'UNICEF :
Convention préalable
L'existence d'une convention entre l'UNICEF et le partenaire
ONG est une disposition préalable pour la collaboration avec les ONG. En
amont de cette convention, il y a un processus d'accréditation de l'ONG
auprès de l'UNICEF.
La lettre d'accord
Lorsque l'administrateur et le partenaire se mettent d'accord
sur l'exécution d'une activité et le budget
détaillé, l'UNICEF envoie une lettre signée par le
Représentant (adressée au Ministre concerné ou au
Président de l'ONG avec ampliations au Directeur de la structure du
partenaire ou au Ministère de tutelle de l'ONG) confirmant l'approbation
avec le budget détaillée convenu.
Le compte bancaire
Le partenaire doit ouvrir à la CAA pour les fonds et
projets UNICEF, un compte unique dont les informations sont communiquées
à l'UNICEF dans le but du virement des fonds.
Le Plan d'Action annuel
Détaillé
Les activités des ONG ne sont pas seulement
énumérées dans la convention. En plus, avant d'être
considérées comme admissibles, elles doivent être inscrites
au préalable dans le Plan d'Action annuel Détaillé
(PAD).
Liste des personnes autorisées à faire
les requêtes
Le partenaire doit communiquer à l'UNICEF la liste des
personnes habilitées à signer les requêtes au titre de
l'assistance en espèces. La liste doit mentionner le nom de
l'institution dont relèvent les intéressés, le titre du
programme/projet, les noms et titres des intéressés.
La liste des billeteurs
Le partenaire doit communiquer à l'UNICEF la liste des
personnes autorisées à recevoir des fonds. La liste doit
mentionner le nom de l'institution dont relèvent les
intéressés, le titre du programme/projet, les noms et titres des
intéressés, le nom de la banque/numéro du compte
bancaire.
La séparation des tâches
Les règles de l'UNICEF veulent que la personne qui a
signé la requête de fonds soit différente de celle qui
reçoit les fonds.
Lettre de transfert de fonds
Dès que les fonds sont transférés,
l'UNICEF informe le partenaire concerné par écrit (avec le budget
détaillé approuvé et visé) avec ampliation à
la Dette Publique. Le courrier contient la lettre d'approbation, une copie de
la lettre de virement (de l'UNICEF à ECOBANK), et un accusé de
réception de fonds (à retourner par le partenaire). La lettre
fait un rappel du délai de justification (deux semaines après le
déroulement de l'activité, du délai maximum de
justification (trois mois à compter de la date de transfert de fonds),
de la soumission du rapport narratif, du rapport financier, de l'état
récapitulatif de toutes les dépenses effectuées, de
l'état de comparaison budgétaire, des originaux des pièces
justificatives.
Ordre de mandatement
La Direction de la Dette Publique établit un ordre de
mandatement qui permet à l'agent comptable de la Dette Publique de
décaisser l'argent au nom du billeteur concerné.
Accusé de Réception des fonds par le
partenaire
Lorsque le billeteur a reçu les fonds, il doit
remplir, signer et cacheter l'accusé de réception de fonds et le
retourner à l'UNICEF avec les pièces justificatives.
Rapprochements bancaires
Le partenaire doit faire périodiquement des
rapprochements bancaires entre le registre des avances et le compte bancaire
dans lequel sont déposés les fonds reçus. Egalement, le
billeteur doit dresser des états trimestriels de suivi des avances
reçues de l'UNICEF. L'agent comptable de la Dette Publique devra ensuite
transmettre à l'UNICEF.
Etat récapitulatif des dépenses
(voir en annexe)
Il s'agit d'un tableau faisant l'état du budget
détaillé selon la nomenclature du Système
Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFIP).
Pièces justificatives
L'UNICEF avance les fonds au partenaire pour des
activités devant être exécutées sur une durée
maximum de trois (3) mois. Par conséquent les avances doivent être
justifiées dans un délai maximum de trois mois à partir de
la date de paiement de l'avance.
La soumission des justificatifs doit porter sur : la
lettre de transmission (avec ampliation à la Dette Publique), la fiche
de réception des fonds, le rapport d'utilisation des fonds, un
état récapitulatif des dépenses, un état de
comparaison budgétaire, et, dans le cas des séminaires/ateliers
de formation la liste (séparée) de présence des
participants et des formateurs/facilitateurs (voir liste d'émargement en
annexe), les ordres de mission dûment signés par les personnes
autorisées, les originaux des factures acquittées et les
reçus, le rapport narratif sur l'exécution de l'activité.
A l'UNICEF, ces pièces sont remises à l'administrateur
concerné qui les vérifie, appose sa signature sur la fiche de
justification des dépenses et ensuite envoie au partenaire un
accusé de réception.
Accusé de réception du Reliquat par
l'UNICEF
La remise des pièces justificatives se fait
parallèlement avec le reversement du reliquat de fonds. Le Service des
Finances de l'UNICEF signe alors un accusé de réception du
reliquat qui est transmis à la Dette Publique comme pièce
comptable du reliquat.
Passation des marchés
Le processus d'acquisition des Biens & Services n'est pas
délégué : après identification des besoins par
le bénéficiaire, sélection par l'UNICEF et enregistrement
dans le PAD, un service interne (Supply Section) de l'UNICEF supervise
directement les achats des biens ou louage de services qu'il met à la
disposition des bénéficiaires.
Comptabilité
Le partenaire billeteur doit tenir des registres des avances
(conservés pendant cinq (5) ans) qui pourrait être
consultés à tout moment par l'UNICEF. Les mouvements de fonds du
niveau central vers les structures décentralisées (niveau
régional par exemple) doivent être documentées et les fonds
doivent atteindre leur destination finale le plut tôt possible.
Rapports financiers
* Les rapports financiers
rédigés conformément aux normes SIGFIP (et
certifiés par un agent autorisé) présentés par la
Dette Publique à l'UNICEF doivent être transmis deux fois par an.
Ils reflètent l'état de la situation financière
détaillée des organismes d'exécution. D'autres documents
faisant office de rapports financiers sont également
présentés à l'UNICEF par le partenaire.
* Rapport d'utilisation des fonds
(voir en annexe) : c'est un formulaire transmis par l'UNICEF lors du transfert
de l'avance et qui est retourné dûment rempli par le partenaire.
Il requiert des informations relatives à l'utilisation des fonds mis
à disposition du partenaire.
* Etat de comparaison
budgétaire (voir en annexe) : Il s'agit de faire le point entre ce
qui a été approuvé par l'UNICEF et ce qui a
été effectivement dépensé par le partenaire
(dépenses prévues versus dépenses effectives).
Les limites
- Apres la mise à disposition des fonds, le partenaire
doit s'assurer que les fonds ne seront pas gelés pendant plus d'un (1)
mois.
- L'UNICEF n'avance pas de fonds à une institution
partenaire qui a des avances non-justifiées de plus de six (6)mois.
- Dans le cas où les pièces justificatives ne
seraient pas arrivées à l'UNICEF après un délai de
trois (3) mois, l'UNICEF entame un processus de courrier entre le
troisième et le sixième mois afin de rappeler la situation des
avances non justifiées.
- Les supports, les matériels et certains services ne
sont pas financés sur appel de fonds d'assistance en espèces mais
relèvent plutôt de l'assistance en équipements et
matériel : les cocktail/réception (il s'agira plutôt
d'un contrat direct avec l'UNICEF), le carburant (géré comme un
matériel), la prise en charge (couvert par le perdiem), les honoraires
payés aux employeurs du partenaire, toute dépense faite
antérieurement à l'approbation de l'avance par l'UNICEF, toute
dépense non prévue dans le budget approuvé par l'UNICEF,
toute dépense engagée excédant le montant prévu au
budget, toute dépense non soutenue par des pièces justificatives
acceptables,
Audit
L'UNICEF se réserve le droit d'effectuer à tout
moment des audits, opérationnels ou financiers, avec des visites sur le
terrain, en vue de vérifier et de s'assurer que les principes
stipulés dans les accords ont été fidèlement
respectés.
**Processus de la soumission de requête
détaillée
La requête pour le financement (préalablement
inscrite dans le Plan d'Action annuel Détaillé) émane du
Gouvernement ou d'une ONG. Elle est accompagnée d'une fiche
Requête pour Paiement Remboursement/Avances (pas en annexe) et du budget
détaillé selon la nomenclature du Système
Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFIP). Elle doit
fournir des informations complètes et précises sur
l'activité proposée, nombre de personnes devant participer
à l'activité, etc.
Après l'analyse de la requête par l'UNICEF, le
transfert des fonds se déroule en deux étapes : le virement
de l'UNICEF (Ecobank) à la Dette Publique (CAA) puis, le
décaissement par le partenaire auprès de la Dette Publique
(après soumission d'un dossier contenant copie de la lettre d'accord, le
récapitulatif du budget visé par l'UNICEF, la lettre de transfert
de fonds par l'UNICEF, copie de la lettre de virement, copie de
l'arrêté concernant le billeteur).
3-4 - TABLEAU TENDANCIEL ET COMPARATIF
|
INSTITUTIONS
PROCEDURES
|
Banque Mondiale
|
PNUD
|
UNICEF
|
|
Existence d'un accord
|
X
|
X
|
X
|
|
Plan de Travail / Plan d'action
|
X
|
X
|
X
|
|
Ouverture d'un compte bancaire
|
X
|
X
|
X
|
|
Ouverture d'un compte bancaire distinct
|
Non
|
X
|
X
|
|
Compte rémunéré (intérêt)
|
X
|
X
|
Non
|
|
Liste des signataires autorisés
|
X
|
X
|
X
|
|
Spécimen de signatures
|
X
|
X
|
Non
|
|
Séparation des tâches
|
Non
|
Non
|
X
|
|
Retrait de fonds ou avance limité
|
X
|
X
|
X
|
|
Passation des marchés (règles
spécifiques)
|
X
|
X
|
Pas délégué
|
|
Retraits/avances/marchés confrontés au taux de
change
|
X
|
X
|
Non
|
|
Pièces justificatives
|
X
|
X
|
X
|
|
Rapprochements bancaires
|
X
|
Non
|
X
|
|
Rapports financiers
|
X
|
X
|
X
|
|
Rapprochements des informations financières
|
X
|
X
|
X
|
|
Existence de limites aux décaissements
|
X
|
X
|
X
|
|
Audit / Vérification des comptes
|
X
|
X
|
X
|
Deux institutions au moins ont en commun 16 sur 17
éléments - ce qui représente 94,11%. Les trois
institutions ont en commun 10 sur 17 - ce qui représente 58,8%.
Nous en déduisons que les projets de développement
respectent, à quelques nuances près, des bases communes en
matière de décaissement des fonds.
4 - GESTION FINANCIERE DU PROJET
La gestion financière du projet est un outil qui,
correctement utilisée, contribue à la mise en oeuvre efficace et
dans les délais des activités financées. L'analyse
financière du projet de développement consiste à mesurer
l'efficacité des activités (effectuées) du projet ;
ainsi elle permet de déterminer et d'analyser, entre autres, les
notions d'équilibre financier, d'activité et de
rentabilité du projet dans le but d'apporter les corrections
nécessaires pour les prochaines activités.
4-1- LES NOTIONS QUI INTERVIENNENT
Plusieurs notions interviennent dans la gestion
financière du projet de développement pendant son
exécution. Celles énoncées dans notre étude sont
les plus courantes qui doivent capter de façon permanente l'attention de
l'équipe qui exécute le projet.
NOTION DU FONDS DE ROULEMENT ET DE L'EQUILIBRE FINANCIER
*Dans le cas du projet de développement, la
détermination du Fonds de Roulement ne nous amènera pas, comme
dans le secteur privé, à soustraire les Actifs Immobilisés
des Ressources Stables ( FDR = Ressources Stables - Actifs
Immobilisés ), mais plutôt, de s'assurer de l'existence et de
la disponibilité du budget/fonds pouvant faire face aux activités
prévues ou en cours :
- Les bailleurs ou les cofinanciers de fonds (gouvernement
compris si c'est le cas) font-ils face à leur obligation ?
- Existe-t-il un budget approuvé pour la durée
du projet ?
- Existe-t-il un budget approuvé pour l'année
en cours ?
- Existe-t-il un budget approuvé pour
l'activité en cours ?
Ces données, en fait, permettent d'obtenir une bonne
photographie des décisions de gestion du projet. Elles mettent en
évidence les liens existants entre la structure financière, la
liquidité et la rentabilité du projet. Enfin, une attention toute
particulière est accordée à l'analyse comparative du
besoin en fonds de roulement et de l'évolution du fonds de roulement que
génère le projet.
*Le maintien de l'équilibre financier obligera à
s'assurer, tout au long de la vie du projet, que les emplois stables moyens et
longs sont couverts par des Ressources durables qui ont une validité et
une durée au moins égale à celle des
besoins/activités. Dans le cas du projet de développement les
ressources durables sont représentées par le budget (tous
apports/bailleurs confondus) et les emplois moyens & longs sont
représentés par toutes les activités/les besoins du projet
(recrutement personnel, achat d'équipements, louage de services,
etc.)
Il s'agira, aussi, dans le meilleur des cas, de s'assurer
qu'il existe une marge budgétaire de sécurité suffisante
pouvant supporter les cas de modifications de prévisions afin
d'éviter la rupture de l'équilibre financier.
NOTION D'ACTIVITE
Il s'agit de s'assurer que toutes les ressources (toutes
catégories confondues) sont utilisées pleinement, afin de
maximiser le rendement et l'atteinte des objectifs.
NOTION DE RENTABILITE FINANCIERE
--- cas du projet générateur de revenu /
projet productif
Du fait de leur caractère non social, la
rentabilité financière s'impose à ce type de projet. Il
s'agit ici de mesurer et dégager le taux de rentabilité
financière de l'activité du projet. Le ratio le plus courant
(utilisé dans le secteur privé) exprimant la rentabilité
financière est le suivant :
Taux de Rentabilité = Bénéfice
Net
Capitaux propres
Dans notre cas :
Taux de Rentabilité = Revenus
générés
Budget de l'activité
* Bénéfice Net étant ici les revenus
générés par l'activité (objet de l'analyse) du
projet.
* Capitaux propres étant ici les fonds ayant soutenu
l'activité.
--- cas du projet social
Dans ce cas-ci, la rentabilité financière ne
s'appréciera pas de la même façon que dans le cas
précédent, étant donné que le but des
activités du projet social n'est pas de générer des
bénéfices. On pourra alors apprécier la rentabilité
du projet en faisant intervenir la notion d'Impact sur les Populations Cibles.
Ainsi, en prenant quelques exemples, selon qu'il s'agit d'une activité
de..., le taux de rentabilité sera lié à ... :
|
Activité
|
Taux de rentabilité
|
|
Construction d'infrastructure scolaire
|
.Création d'emplois
.Augmentation du taux de scolarité
|
|
Installation de pompes à eau ou Construction de centre
de santé
|
.Création d'emplois
.Amélioration des conditions de vie des populations
|
4-2- LES NOTIONS N'INTERVENANT PAS
Certaines notions n'interviennent pas systématiquement
dans la gestion du projet de développement. Ce sont par exemple : la
notion de Liquidité, la notion des Réserves, la notion de Marge
Bénéficiaire, la notion de Valeur Ajoutée... mais elles
apparaissent nettement et à coup sûr dans certains projets
spécifiques.
4-3- GESTION DES RISQUES FINANCIERS
Le mot « Risque », dans le langage
courant, désigne séparément l'éventualité de
la réalisation d'un événement redouté et
indésirable, ses conséquences, ses causes ou simplement les trois
à la fois. A l'instar de toute entreprise, le projet de
développement est confronté à un certain nombre de risques
financiers.
Pendant l'exécution du projet, les risques financiers
identifiés à l'avance (pendant la phase d'évaluation) se
manifestent à coup sûr. Il suffira alors de les reconnaître
et d'appliquer les mesures prévues à leur résolution.
D'autres risques, non anticipés et ayant un impact significatif sur les
résultats, apparaissent également : il va falloir identifier
les faits qui les caractérisent, rechercher les facteurs qui les
déterminent et prendre des actions correctives afin de ramener le projet
vers ses objectifs financiers ou revoir le budget de base du projet de concert
avec toutes les parties prenantes. Afin de mettre en place des règles
prudentielles, il faut être familier avec les risques les plus courants
(la liste qui suit ne prétend pas être exhaustive).
RISQUES COURANTS (ABOUTISSANT A UNE PERTE FINANCIERE)
RISQUES
|
MANIFESTATIONS
|
FACTEURS.
|
|
|
|
|
1) Risque du calendrier
|
Délais longs et répétés dans la
réalisation des activités
|
Négligence / Retard dans une activité
déterminante
|
|
2) Risque de Surcoût Financier
|
Budget insuffisant par rapport à l'avancement des
travaux
|
Hausse des prix/Inflation / Sous-estimation des
coûts
|
|
3) Risque de taux d'intérêt
|
Changement du taux pratiqué sur le marché
pendant la durée du projet (du crédit)
|
Mauvaise répartition des crédits à taux
fixe et à taux variable
|
|
4) Risque de Change
|
Variation des cours des devises pendant la
réalisation des activités/ au moment du prêt et le
remboursement
|
Evolution défavorable des taux de change entre les
monnaies / Mauvaise répartition des risques par devises.
|
|
5) Risque sur le traitement des opérations
|
Non concordance des opérations et leurs
enregistrements
|
Mauvaise imputation comptable et budgétaire / Erreur
de saisie, Malveillance / Système de Contrôle Interne
inefficace
|
|
6) Risque de Malversation
|
Trou dans la caisse / Perte / Détournement de
fonds
|
Système de Sécurisation des biens inefficace /
Absence de séparation des tâches / Excès de confiance
|
|
7) Risque des Ressources
|
Non disponibilité des équipements ou personnes
nécessaires
|
Livraison tardive des équipements / Changement
répété des membres de l'équipe
|
|
8) Risque de Technologie
|
Technologie utilisée non adaptée aux besoins du
projet.
|
Introduction volontaire de nouvelles technologies /
Apparition de nouvelles technologies
|
|
9) Risque de perte de traces
|
Registres appropriés non tenus par les projets
|
Négligence / Absence de conscience
professionnelle
|
|
10) Risque du cadre / environnement
|
Evénements inattendus ayant un impact important sur
les activités du projet
|
Catastrophe naturelles / Instabilité politique,
etc.
|
LIMITATION DES RISQUES FINANCIERS
Les incidences financières ou l'impact des risques
financiers se révèlent être le plus souvent les pertes
financières et la non atteinte d'un ou plusieurs objectifs du projet et
parfois même la non atteinte de l'objectif global. Il va de soi qu'il
faut prévoir l'application de mesures correctives lors des
manifestations de ces risques. Les solutions atténuantes
proposées, dans l'ordre des risques énumérés
ci-dessus sont :
1) Renforcement de la surveillance du calendrier /
Etablissement d'un tableau de bord.
2) Estimation des coûts en tenant compte de
possibilité d'inflation / Réduire le délai entre
l'établissement du budget et la réalisation des
activités.
3) Couverture des opérations à l'aide
d'instruments financiers / Création d'un comité des
engagements.
4) Limiter les décaissements au montant
immédiatement nécessaire à l'exécution du projet /
Meilleure répartition des risques par devises / Une prise de couverture
systématique / Mise en place d'échéanciers par devises /
Création d'un comité des engagements.
5) Renforcement du Système de Contrôle
Interne / Séparation des tâches / Installation de logiciel
performant & efficace du système de compatibilité /
Codes d'accès informatiques confidentiels pour consultation & mise
à jour.
6) Renforcement de l'efficacité de la
séparation des tâches / Tenue de registres appropriés pour
l'enregistrement des informations comptables / Contrôles-surprise
réguliers de la caisse / Contrôles des fonds disponibles /
Contrôles réguliers de l'état des comptes en banque /
Rapprochements bancaires réguliers / Remboursement du gap par la (les)
personne(s) responsables des pertes.
7) Prévoir un délai entre la commande des
équipements, le recrutement des membres de l'équipe et le
démarrage des activités.
8) Prévoir une marge budgétaire pour la
formation de l'équipe aux nouvelles technologies.
9) Renforcement du système de contrôle
interne, contrôle-surprise, changement de l'équipe du projet (si
le problème persiste).
10) Solutions à vue
5 - EVALUATION BUDGETAIRE
L'évaluation dont la périodicité est
définie au préalable dans les accords est faite, dans notre
contexte, afin de mesurer l'avancée du projet en termes de coûts
par rapport à ses objectifs. Du au fait que l'aspect financier du projet
intègre tous les autres aspects, l'évaluation budgétaire
s'assurera que l'exécution du projet respecte les procédures
budgétaires en matière d'exécution des
activités ; que le projet s'est déroulé selon
l'organisation prévue ; que les objectifs ont été
atteints en respectant le cahier des charges, les délais
(efficacité/délais), le budget (efficacité/coût).
Les deux derniers aspects sont représentés dans les
différentes étapes qui suivent.
5-1 - ESTIMATION DE COUT / CONTROLE DE COUTS /
CHANGEMENT DE
COUTS / REVISION DE COUTS
C'est un ensemble d'actions spontanés ont la
périodicité est prédéfinie dans les documents de
base et permettant d'identifier les écarts, déterminer et
analyser leurs causes, faire des ajustements au besoin, contrôler
à l'avenir les facteurs des écarts. En bref, l'objectif est
d'apprécier l'état d'avancement des aspects financier et
opérationnel du projet.
La bonne gestion de ce système interpelle la juste
connaissance du calendrier du projet, des ressources budgétaires
(consommées et restantes), des moyens divers, des conditions
matérielles et des contraintes. Les éléments permettant
une bonne appréciation de ce système sont : le budget
prévisionnel, la mesure des écarts et l'évaluation des
performances. L'analyse de ces éléments permet de
déterminer :
- L'état d'avancement du projet par rapport au plan
- Si le travail a été fait dans les
délais
- Si le travail a respecté les limites du budget
- Quand est-ce que le travail a été fait
- Le Coût des travaux à terme
a) LE BUDGET PREVISIONNEL
Il est préparé par l'équipe de projet sur
la base d'un plan d'activités (annuel, semestriel ou trimestriel). Il
est exprimé en monnaie ou unités de ressources et se
définit comme le montant alloué à une ou plusieurs
activités planifiées. Il est ensuite soumis et validé par
toutes les parties intervenant dans l'exécution du projet. C'est la
budgétisation. Budgétiser c'est estimer en terme de coût
les besoins et les activités du projet pour la période à
venir. Le principe consiste en ce qui suit : sur la base du budget total
alloué au projet, et en tenant compte des dépenses
effectuées au titre des années précédentes, lister
les besoins/activités, les inscrire en face des codes (codification
propre à chaque bailleur), puis, reporter les montants estimés
pour chaque besoin/activité. Ainsi définie, la préparation
du budget prévisionnel se fait parallèlement à d'autres
actions :
- faire la colonne des totaux prévus pour tous les
besoins/activités du projet
- reporter dans une autre colonne, en face de chaque
activité, les montants décaissés pour les années
précédentes ; ceci pourra permettre au besoin d'aider à
faire une analyse tendancielle sur plusieurs années
- refléter la colonne du budget prévisionnel :
y reporter les coûts estimatifs des besoins/activités
prévues pour la période à venir
- prévoir la colonne du solde restant
b) LA MESURE DES ECARTS :
L'écart c'est la déviation observée entre
le coût estimé (budget prévisionnel) et le coût
réel des activités du projet, entre le délai prévu
et le temps réel mis pour exécuter les activités du
projet. Trois éléments de mesure sont nécessaires au
calcul des écarts :
- le Coût Budgétisé des Travaux
Prévus ou CBTP (en anglais BCWS-Budgeted Cost for Work
Scheduled) ou la Valeur Planifiée : c'est le montant
estimé basé sur le budget de référence et
alloué à une activité planifiée. Il
représente aussi le budget prévisionnel selon la durée du
projet.
- le Coût Budgétisé des Travaux
Effectués ou CBTE (en anglais BCWP-Budgeted Cost for Work
Performed) ou la Valeur Gagnée (en anglais Earned Value) :
c'est le coût estimé du travail effectué à un moment
donné et basé sur le budget de référence .
- le Coût Réel des Travaux
Effectués ou CRTE (en anglais ACWP-Actual Cost for Work
Performed) ou la Valeur Réelle : c'est le montant des
dépenses de la période d'avancement. C'est le coût
réel du travail effectué et complètement achevé.
ECART SUR COUT (Ec)
L'équation est la suivante :
Ec = CBTE - CRTE
* Si le résultat est positif, l'activité
évaluée engage moins de fonds que prévu.
* Si le résultat est négatif, l'activité
évaluée engage plus de fonds que prévu.
* Si le résultat = 0, l'activité du projet tient
dans son budget.
ECART SUR DELAI (Ed)
L'équation se pose comme suit :
Ed = CBTE - CBTP
* Si le résultat est positif, les activités
réalisées à la date x sont supérieures à
celles qui ont été prévues à cette date.
* Si le résultat est négatif, les activités
réalisées à la date x sont inférieures à
celles qui ont été prévues à cette date.
LA COURBE EN S
Une méthode très simple pour identifier l'Ecart
sur Coût est la Courbe en S : elle se définit comme la
répartition de la consommation du budget dans le temps. C'est un moyen
simple pour capter la différence qui s'affiche entre le coût
budgétisé et le coût réel des activités du
projet. Elle est schématisée par un graphique qui
représente :
- une courbe de référence : le Coût
Budgétisé des Travaux Effectués (CBTE)
- des courbes variables : le Coût Réel des
Travaux Effectués (CRTE)
En terme de pourcentages, les formules utilisées sont
les suivantes :
· POURCENTAGE DE L'ECART SUR COUT (%Ec)
%Ec = Ecart sur Coût
CBTE
· POURCENTAGE DE L'ECART SUR DELAI (%Ed)
%Ed = Ecart sur délai
CBTP
Sur la base de nos trois éléments de mesure,
nous pouvons déterminer les ratios de performance : Index de
Performance de Coût (Ipc) ou Ratio relatif au Coût (Rc) et Index de
Performance de l'Echéancier/Délai (Ipd) ou Ratio relatif à
l'Echéancier.
c) EVALUATION DES PERFORMANCES DU PROJET (LES RATIOS)
L'évaluation apprécie la situation
financière du projet selon des missions telles que : la structure
financière, la liquidité et la rentabilité du projet.
L'analyse des ratios, bien que statique, fournit
généralement une bonne évaluation du projet. Toutefois,
les ratios ne sont pas suffisants à eux seuls, pour permettre au chef de
projet de se prononcer sur la santé générale du
projet : l'analyse doit être complétée par une bonne
connaissance du cycle d'exploitation du projet et des flux financiers qui y
sont associés.
Dans le cadre de notre étude, l'évaluation des
performances s'assure que le fonctionnement du projet est conforme au budget et
au délai prévus. L'appréciation de cette notion fait appel
aux ratios ci-dessus mentionnés, lesquels sont obtenus comme
suit :
RATIO RELATIF AU COUT ou INDEX DE PERFORMANCE EN COUT (Ipc)
Ipc = CBTE
CRTE
*Si le résultat est supérieur à 1, alors
la performance en coût du projet est efficace.
*Si le résultat est inférieur à 1, alors
la performance en coût du projet est inefficace. Cela traduit
l'apparition des pertes financières et l'accroissement du recours aux
retraits de fonds ou aux avances de fonds, et constitue la
réalité et les manifestations extérieurs des
difficultés que connaît le projet. Il convient donc de
réparer les déséquilibres qui se sont produits dans les
états financiers, d'en mesurer les effets et de procéder à
leur redressement.
RATIO RELATIF AU DELAI ou INDEX DE PERFORMANCE EN DELAI
(Ipd)
Ipd = CBTE
CBTP
*Si le résultat est supérieur à 1, alors la
performance de l'échéancier du projet est efficace.
*Si le résultat est inférieur à 1, alors la
performance de l'échéancier du projet est inefficace. Ce qui
traduit également l'apparition des pertes financières.
Lorsqu'un écart est identifié le chef du projet
avec l'accord de toutes les parties prenantes, peut choisir d'apporter une
solution immédiate en restant dans le budget global, en re-affectant les
fonds des différentes composantes/catégories ou soit, obtenir des
bailleurs une augmentation du budget de base. Dans tous les cas, l'action
entreprise pour apporter un élément nouveau à un budget
s'appelle la révision budgétaire ou la reaffectation des
fonds.
d) LA REVISION BUDGETAIRE OU REAFFECTATION DES
FONDS.
La révision budgétaire c'est le rephasage
périodique du budget global ou annuel dans le but de :
réallouer les fonds pour réorienter le budget en tenant compte
des orientations du plan de travail, refléter des changements
substantifs au niveau des activités et des objectifs du projet,
refléter des changements à travers les reaffectations des fonds
d'une activité/catégorie/composante à une autre, d'une
année à une autre, sans changer le budget global. La
révision peut être également faite après avoir
obtenu des bailleurs que le budget global soit augmenté ou
diminué.
APPLICATION
Selon les nouvelles orientations et les besoins du projet, les
fonds sont reaffectés d'une activité à une autre (dans une
même année) ou d'une année à une autre, en tenant
compte des dépenses déjà effectuées au titre des
années écoulées et en respectant le budget global.
5-2 - LES RAPPORTS
Le reporting est un élément essentiel du
système de communication de toute activité et notamment du
projet. Il représente l'ensemble des rapports émis par
l'équipe du projet sur la situation financière de la mise en
oeuvre du projet. Ces rapports reflètent les données relatives
à l'utilisation des ressources du projet. Ils reflètent
également tout écart entre les résultats obtenus et ceux
escomptés afin de permettre de prendre des actions correctives.
L'aspect financier du projet pendant son exécution doit
être évalué de façon continue et faire
systématiquement l'objet de rapports.
Le but de la production des rapports financiers est de
rassembler les informations et d'en informer toutes les parties prenantes du
projet. Aussi, du fait qu'ils contiennent des données relatives à
la performance financière du projet, les rapports constituent des outils
d'aide au chef du projet dans le contrôle des activités : ils
permettent de prendre connaissance du statut du projet à un moment
donné.
Certaines équipes adaptent la périodicité
des rapports avec le début ou la fin d'une phase du projet (à la
fin du décaissement par exemple). La périodicité peut
être tout simplement prédéfinie dans le calendrier
d'exécution des activités du projet. En général
les rapports sont produits mensuellement. Les rapports ou états
financiers comprennent :
- le bilan financier qui présente la situation
patrimoniale du projet à la fin de l'exercice
écoulé ;
- l'état des ressources et des emplois des fonds pour
l'exercice écoulé ;
- l'état des décaissements.
6 - GESTION ECONOMIQUE & EFFICACE DES RESSOURCES
HUMAINES
Du choix de chacun des membres de l'équipe
dépendent l'atteinte des résultats et la réussite du
projet. Le rôle de la gestion des ressources humaines est de mettre
à disposition du projet les effectifs nécessaires - en
quantité et en qualité - pour accomplir les tâches en vue
de l'atteinte des objectifs du projet.
6-1 - FONCTION
L'action de la gestion des ressources humaines consiste
à :
- inventorier et évaluer : identifier les
compétences, effectuer le recrutement, rémunérer, motiver
et assurer les promotions ;
- optimiser et enrichir : utiliser efficacement les
ressources humaines ;
- prévoir et anticiper : sentir les conflits et
les détourner dialoguer ;
- dynamiser et animer : assurer de bons climats/contacts
entre les membres de l'équipe, informer, assurer les formations, assurer
le travail en équipe.
6-2 - LES COMPOSANTES
*La Communication est une composante essentielle de
la gestion des ressources humaines. Afin de la rendre productive, l'action de
la gestion des ressources humaines doit veiller à ce que la
communication au sein du projet soit efficace selon la décomposition
suivante :
- Commun : le personnel du projet a droit à un
langage commun ;
- Unique : le projet a un langage unique ;
- Un : le personnel doit former un ;
- Uni : les membres de l'équipe doivent
être unis autour des objectifs du projet ;
- Muni : l'équipe doit être muni
d'instruments pour aboutir aux résultats ;
- Mu : chaque membre de l'équipe doit avoir la
capacité de muer ou d'adapter aux conditions nouvelles du projet.
*La rémunération est une autre
composante essentielle de la gestion des ressources humaines. A travers cette
fonction, la gestion des ressources humaines veille à ce que la
rémunération du personnel du projet :
- respecte les dispositions conventionnelles et
légales en vigueur,
- satisfasse au moins les besoins primaires du personnel.
*La séparation des responsabilités est
également une composante essentielle de la gestion des ressources
humaines. Lorsqu'elle est bien organisée, elle est d'une aide efficace
aux procédures d'autorisation et à la supervision des
activités.
*L'évaluation de la performance et la promotion du
personnel sont une autre composante essentielle de la gestion des
ressources humaines. Pendant l'exécution du projet, le personnel du
projet doit être soumis à une évaluation continue afin de
s'assurer de la performance des ressources humaines impliquées dans la
gestion du projet.
Une évaluation ponctuelle (de préférable
une fois l'an) permettra de re-déterminer l'aspect
efficacité/coût de l'équipe du projet (la bonne
personne est-elle à la bonne place et fait-elle ce qu'elle
doit ?). Ainsi elle s'assurera que :
- la personne est recrutée dans le respect des textes
réglementaires et législatifs et dans le respect des
procédures de recrutement propres au bailleur de fonds
(Conformité / Regularité)
- le curriculum vitae de la personne concorde avec les termes
de référence du poste (Conformité)
- le traitement salarial concorde avec les termes de
référence et est basé sur une grille/norme existante et
raisonnable (Conformité / Economie)
- la personne une fois à son poste, s'acquitte
effectivement des tâches prévues dans les termes de
référence (Efficacité / Performance).
PROBLEMES COURANTS
|
FAITS
|
FACTEURS
|
SOLUTIONS ATTENUATNES
|
|
Manque de Performance
|
Mauvais recrutement / Manque d'objectivité dans le
recrutement / Insuffisance plateau technique / Manque de formation continue /
Manque de professionnalisme /
|
Panel de recrutement intègre / Système de
formation continue /
|
|
Insuffisance fonctionnelle : équipe
réduite
|
Insuffisance budgétaire
|
Réévaluer les besoins / Meilleure
adéquation du personnel / Faire une révision budgétaire /
Faire appel au service des Volontaires
|
|
Manque d'efficacité
|
Démotivation du personnel / Mauvaise ambiance au sein
de l'équipe /
|
Système de reconnaissance de la performance /
Equipement quantitatif et qualitatif adéquat /
|
7 - GESTION ECONOMIQUE ET EFFICACE DES IMMOBILISATIONS
Le matériel acquis par le projet pendant son
exécution permet le bon fonctionnement des activités du projet.
Les bénéficiaires doivent veiller à ce que
l'équipement et les fournitures acquis au moyen des ressources des
bailleurs soient utilisés exclusivement aux fins du projet, comme
convenu avec les bailleurs et soient entretenus comme il convient. Par
conséquent, il est de rigueur de vérifier
régulièrement que les équipements/biens existent
réellement (contrôle physique) conformément aux
décaissements (rapprochement comptable), que des conditions de
conservation et d'utilisation sont mises en place, qu'il existe une politique
clairement définie relative à la dépréciation du
matériel (amortissement).
7-1 - SUIVI
Afin de gérer de façon efficace le patrimoine du
projet, il est souhaitable qu'un tableau de suivi (voir un exemple en annexe)
soit tenu et mis à jour régulièrement par le service
compétent. Ce tableau indiquera clairement pour chaque bien :
- la désignation du matériel,
- la quantité,
- la date d'acquisition,
- le budget de financement (dans le cas de cofinancement),
- la valeur d'acquisition (valeur initiale),
- la valeur réelle (valeur nette) à une date
x (aidera pour l'écart de réévaluation)
- le service d'affectation initiale,
- le service d'affectation présente (en cas de
séparation),
- l'état physique (bon ou mauvais) à une date
x ; il y va de soi que si l'état physique est mauvais, la valeur
nette = 0.
PROBLEMES COURANTS
|
FAITS
|
CAUSES
|
SOLUTIONS ATTENUATNES
|
|
Etat défectueux de quelques matériels
|
Négligence / Relâchement
|
Mise en place d'un système d'entretien / Mise en place
d'une politique de suivi
|
|
Abus des biens : utilisation occasionnelle du
matériel à des fins personnelles
|
Mauvaise gestion
|
Renforcement du contrôle de l'utilisation des biens du
projet / Séparation des taches
|
|
Détournement de biens : perte/vol de
matériels
|
Mauvaise gestion / Négligence / Malversation
|
Renforcement du système de sécurité des
biens
|
8 - AUDIT EXTERNE : OUTIL D'AIDE AU SUIVI-FINANCIER
L'audit financier externe est un outil qui contribue à
l'amélioration de la gestion du projet. Loin d'être un outil
de détection des cas de fraude et de punition, c'est un outil
utilisé par les bailleurs pour déceler les faiblesses et
insuffisantes du système ou autres éléments critiques
susceptibles d'entraver la bonne exécution des activités
prévues puis mener les corrections nécessaires, ce qui permet de
redresser bon nombre de situations dans les projets. C'est, en d'autres
mots, un dispositif qui examine le système comptable et financier,
visite les réalisations, inspecte les registres et s'assure qu'il
existe, au sein du projet, une structure de gestion adéquate des
fonds.
8-1 - OBJECTIFS
*L'objectif majeur de l'audit des projets de
développement est de s'assurer que les risques inhérents au
projet sont couverts par le système de contrôle interne, s'assurer
de l'existence des entités dont la création a été
décidée contractuellement et s'assurer du bon fonctionnement de
ces organismes.
*L'objectif immédiat de l'audit externe est
d'attester le caractère fiable des états financiers et
d'émettre une opinion sur le caractère satisfaisant de la
présentation de ces documents.
*L'objectif à long terme devrait être
d'apporter un guide aux décisions futures de la direction du projet sur
toutes les questions d'ordre financier telles que contrôles,
prévisions, analyse et établissement des rapports.
**Tous ces objectifs convergent vers un seul but :
l'amélioration des résultats qui, à voir de plus
près, n'est autre que la conséquence d'une démarche visant
fondamentalement à vérifier les documents financiers.
L'audit ne se définit pas seulement par ses objectifs
mais également par un certain nombres de normes flexibles et
évoluant d'un pays à l'autre. Deux d'entre elles sont
liées au choix de l'auditeur et à son indépendance par
rapport au projet audité :
- le choix de l'auditeur : basé sur la
compétence de l'auditeur qui, pour pouvoir remplir techniquement son
rôle n'a pas seulement besoin de son bon sens mais aussi de qualification
particulière et de diplômes attestant d'une formation comptable,
juridique et fiscale et un minimum d'expérience.
- l'indépendance de l'auditeur par rapport au projet
audité : pour pouvoir émettre une opinion dont
l'objectivité est garantie, il est nécessaire qu'il soit
indépendant d'esprit et indépendant de fait vis-à-vis du
projet.
8-2 - ELEMENTS A VERIFIER
Sans que son étendue y soit nécessairement
limitée, l'audit financier doit couvrir ce qui suit :
- s'assurer de l'efficacité du système de
contrôle interne du projet.
- s'assurer de l'existence des manuels de procédures
de tous les bailleurs (cas du cofinancement) ;
- s'assurer de leur compréhension par la direction
puis l'équipe du projet ;
- s'assurer de la mise en oeuvre effective des conditions des
accords et des règles énoncées dans le manuel de
procédures (d'utilisation des fonds) en matière de suivi
financier ;
- s'assurer de leur enregistrement comptable complet,
détaillé et régulier dans les registres et livres
comptables et de leur effet sur la situation et les résultats financiers
du projet ;
- s'assurer de l'ouverture des comptes par le projet (compte
séparé par bailleur dans le cas du cofinancement) ;
- s'assurer de la sécurité des chéquiers
(pas de chèques en blanc signés) ;
- s'assurer que les rapports financiers sont soumis
conformément à l'échéancier prévu dans les
accords ;
- s'assurer que les réconciliations bancaires
présentent une conformité entre l'état des comptes
bancaires et les rapports financiers ;
- s'assurer qu'au niveau de la gestion comptable, la
séparation des tâches est claire et respectée afin de
minimiser les risques ;
- s'assurer de l'adéquation des méthodes et
matériels comptables retenus pour l'établissement des
états financiers (les méthodes utilisées sont-elles les
meilleures pour le projet ?) ;
- s'assurer de leur cohérence avec les
procédures de contrôle interne en vigueur dans le projet ;
- s'assurer de l'existence et la mise à jour de la
liste des personnes mandatées et de leurs signatures pour les demandes
de décaissements et les retraits ;
- s'assurer que le projet dispose d'exemplaires de tous les
documents nécessaires à l'établissement des demandes de
décaissements ;
- s'assurer que tous les décaissements ont bien
été reçus et utilisés selon leur destination ;
- s'assurer de l'existence d'une comptabilité
générale et de la comptabilisation effective des
opérations du projet ;
- s'assurer de la conformité entre les
décaissements effectués au niveau du bailleur et les montants
enregistrés au niveau du projet ;
- s'assurer que tous les documents comptables correspondent
bien à une donnée qui se traduit par une réalité
sur le terrain ;
- attester de la régularité des comptes et
l'opportunité des engagements conformément aux procédures
et règles financières du Bailleur relatives au mode
d'exécution ;
- s'assurer que les conditions préalables à
chaque décaissement sont bien remplies ;
- s'assurer que des mesures sont prévues pour faire
face aux fluctuations des taux de change entre la valeur des monnaies locales
et l'unité des comptes ;
- s'assurer en cas de prêt, que les fonds
destinés au remboursement sont disponibles et que les dates de
remboursement sont respectées ;
- s'assurer pour les achats de biens et louage de services,
que les passations des marchés respectent les règles et
procédures énoncées dans les manuels de procédures
propres à chaque Bailleur, et sont basés sur le concept
d'ensemble « qualité, délai de livraison, prix et
paiement » ;
- s'assurer de l'existence physique des immobilisations du
projet, de leur conformité avec les écritures
comptables ;
- s'assurer de l'existence de mesures de protection
suffisantes des immobilisations ;
- s'assurer de l'existence de politiques d'amortissement pour
les immobilisations ;
- s'assurer de la gestion des fonds de la petite caisse
(existence, utilisation, sécurité) et de l'existence des
pièces justificatives conformément aux procédures du
bailleur ;
- s'assurer de l'efficacité du système de la
gestion des ressources humaines par rapport aux objectifs du projet ;
- s'assurer que le personnel présent soit conforme
à la liste du personnel recruté ;
- s'assurer que les salaires payés sont effectivement
perçus par les bénéficiaires
désignés ;
- s'assurer de l'existence et de l'efficacité de la
séparation des responsabilités ;
- s'assurer que l'état d'avancement du projet
correspond à l'état de décaissement de fonds prévus
pour les activités et s'assurer que les justifications des écarts
sont enregistrées aux dossiers ;
Les éléments énumérés
ci-dessus et tenant lieu de termes de référence de l'audit
financier externe, ne représentent pas une liste exhaustive. Plusieurs
autres points pourraient être considérés et requis par le
bailleur.
Une fois dans les locaux du projet, la mission d'audit
intervient auprès des principaux responsables et met en pratique la
méthodologie pour une bonne mission d'audit : à partir de
référentiels (documents de base, les accords, les manuels de
procédures,...), d'interviews (individuels et en groupe), elle
détermine les forces & faiblesses apparentes puis, les analyse dans
le but d'évaluer la pertinence du suivi financier.
A l'issue de la mission, l'équipe de l'audit
rédige un rapport final (rapport d'opinion) qui portent sur les
principales faiblesses et anomalies, fait des recommandations en proposant des
réorientations. Ce rapport est soumis au préalable aux
responsables du projet qui en prennent connaissance et au besoin apportent
leurs commentaires puis il est adressé au bailleur ou à l'Agence
d'exécution (si c'est le cas).
La direction du projet et les bailleurs doivent s'assurer que
des mesures adéquates prennent en considération les
recommandations formulées à l'occasion de l'audit.
Enfin, l'audit n'est pas une étape du cycle du projet.
Il peut intervenir à tout moment dans le cadre d'actions
préventives, correctives, curatives ou autres.
PROBLEMES COURANTS DE L'AUDIT PENDANT SA MISSION
|
FAITS
|
CAUSES
|
SOLUTIONS ATTENUANTES
|
|
les services opérationnels du projet ne mettent pas
systématiquement les rapports financiers à la disposition de la
mission d'audit
|
Le contexte africain : l'audit constitue un
élément de surveillance suivi de punition
|
Explication préalable des aspects positifs de
l'audit
|
|
Manque de concordance des comptes bailleurs -
bénéficiaires
|
- les bailleurs utilisent des unités de comptes
pour leur comptabilisation et les pays la plupart du temps, ne comptabilisent
que dans leurs devises locales
|
Pas de solution adéquate
|
- pas de suivi au niveau des recommandations
|
|
Mauvaise organisation / Laxisme
|
Comité de suivi des recommandations
|
|
III - CONCLUSION
Depuis le milieu des années 90, on constate de la part
de nombreux pays bénéficiaires de l'aide, des efforts qui se
dessinent et s'orientent vers le renforcement de la gestion rigoureuse et plus
éclairée des affaires publiques. Des efforts impressionnants
certes mais encore un long chemin reste à parcourir car ce que l'on
raconte sur la gouvernance africaine ces dernières décennies fait
état de lacunes et de carences. Or il ne fait de doute pour personne que
l'Afrique subsaharienne aura encore besoin d'une aide considérable pour
réaliser les objectifs de développement d'ici à l'an
2015.
La gestion fidèle et rigoureuse des fonds des projets
d'aide s'impose alors comme un impératif du développement pour
plusieurs pays africains. Certes beaucoup d'autres projets de
développement naîtront... Néanmoins, comme annoncé
dans notre introduction, «l'aide n'est plus ce qu'elle
était », situation dûe entre autres au fait que les
bailleurs eux-mêmes sont confrontés à des choix plus que
difficiles afin de remettre en ordre leurs propres comptes et soutenir une
activité socio-économique insuffisante (fonds pour palier au
chômage, pour répondre aux catastrophes naturelles, pour lutter
contre le terrorisme, etc.).
Outre les solutions atténuantes
énumérées dans le cadre des risques financiers, des
problèmes courants relatifs à la gestion des ressources humaines
et à la gestion des immobilisations du projet, il aurait peut-être
fallu :
§ Que l'Audit Organisationnel soit
systématiquement introduit dans le cycle du projet afin de s'assurer
à priori de l'organisation des activités et donc de l'orientation
des ressources mis à disposition.
§ Prévoir la mise en place au niveau de tous les
projets de développement, d'un système de
« Comptabilité Accessible à Tous » qui permet
l'enregistrement des opérations comptables selon un
procédé proche du Système Comptable Ouest Africain
(SYSCOA) et que le personnel comptable & financier des projets se
re-familiarisent au système (étant le plus souvent des comptables
de formation). Ceci permettra :
- d'une part, l'interprétation commune des
opérations lors des contrôles par les missions de chaque partie
prenante (surtout le Gouvernement).
- d'autre part, l'analyse financière efficace du
projet, par toutes les parties prenantes (surtout le Gouvernement) afin de
déterminer, pendant son exécution, si l'équilibre
financier et la rentabilité sont toujours maintenus.
Ce système n'exclut surtout pas le devoir du
bénéficiaire de présenter au bailleur de fonds, un
registre comptable adapté aux réalités du bailleur (Budget
alloué Versus Dépenses prévues/autorisées Versus
Dépenses effectives).
§ Les recrutements soient menés de façon
beaucoup plus rigoureuse afin de remettre la gestion des fonds dans les mains
de personnes très compétentes.
§ Qu'un système soit mis en place par les pays
bénéficiaires conjointement avec les bailleurs pour assurer la
formation systématique et continue de l'équipe de direction des
projets aux procédures des bailleurs (la formation étant souvent
faite sur le tas).
Enfin, le changement des habitudes qui s'opère depuis
quelques années doit continuer son bout de chemin ; ceci est
l'unique occasion à saisir pour relever les défis, gagner la
confiance absolue des Bailleurs et mettre fin à la marginalisation des
populations et des gouvernements africains par rapport aux bailleurs de fonds
et rendre ainsi l'aide plus efficace.
1. Demande de retrait de fonds - demande de versement d'une
avance au compte spécial (formulaire 1903), Banque Mondiale
2. Comment remplir le formulaire 1903, Banque
Mondiale
3. Demande de retrait de fonds - Etat récapitulatif,
Banque Mondiale
4. Comment remplir la demande de retrait de fonds-Etat
récapitulatif, Banque Mondiale
5. Pièces justificatives à soumettre,
Banque Mondiale
6. Avis de paiement, Banque Mondiale
7. Explication du contenu de l'avis de paiement, Banque
Mondiale
8. Relevé mensuel sur les décaissements,
Banque Mondiale
9. Explication du contenu du relevé mensuel,
Banque Mondiale
10. Etat de rapprochement bancaire, Banque Mondiale
11. Comment remplir un état de rapprochement bancaire,
Banque Mondiale
12. Code des lignes de budget, PNUD
13. Exemple de Budget détaillé d'un projet,
PNUD
14. Demande d'avance de fonds, PNUD
15. Demande d'avance de fonds (Informations bancaires et
certification), PNUD
16. Certification requise dans le cas des paiements directs,
PNUD
17. Rapprochement de l'encours de l'avance du PNUD et de
l'état des fonds, PNUD
18. Rapport d'utilisation des fonds transférés
par l'UNICEF à titre d'avance, UNICEF
19. Nomenclature SIGFIP et budget détaillé
selon SIGFIP, UNICEF
20. Accusé de réception des fonds par le
partenaire, UNICEF
21. Etat récapitulatif des dépenses
effectuées, UNICEF
22. Etat de comparaison budgétaire, UNICEF
23. Liste d'émargement, UNICEF
24. Exemple de Fiche de suivi du patrimoine du Projet
Activité
Action entreprise ou travail mené en vue de produire
des réalisations spécifiques. L'activité mobilise des
ressources telles que des fonds, une assistance technique et d'autres types de
moyens.
Audit
Activité de contrôle en matière de
qualité, exercée de façon objective et
indépendante, et destinée à améliorer les
opérations d'une organisation et à en accroître la valeur.
L'audit aide une organisation à atteindre ses objectifs grâce
à une approche systématique et rigoureuse pour constater et
améliorer l'efficacité de la gestion des risques, du
contrôle et des processus de gouvernance. Remarque : une distinction doit
être effectuée entre l'audit de
régularité/contrôle (contrôle financier) qui porte
surtout sur la conformité avec les procédures et
règlements en vigueur et l'audit de performance qui s'intéresse
à la pertinence, à l'économie, à l'efficience et
à l'efficacité.
Bénéficiaires
Individus, groupes ou organisations qui
bénéficient de l'action de développement, directement ou
non, intentionnellement ou non.
BIRD : Banque Internationale pour la
Reconstruction et le Développement (BANQUE MONDIALE).
Budget
Fonds spécial alloué au projet par année
et sur la durée de vie du projet et autorisé à être
dépensé par le projet
Catégorie
Groupe de travaux, fournitures ou services devant être
financés au titre d'un projet.
CBTE (Coût Budgétisé des
Travaux Effectués)
Ou « la Valeur Gagnée » : c'est le
coût estimé du travail effectué à un moment
donné et basé sur le budget de référence .
CBTP ( Coût Budgétisé des
Travaux Prévus)
Ou « la Valeur Planifiée » :
c'est le montant estimé basé sur le budget de
référence et alloué à une activité
planifiée. Il représente aussi le budget prévisionnel
selon la durée du projet.
CCEG : Contributions de contrepartie en
espèces des gouvernements (PNUD)
CI : Contrôle Interne (Voir
Système de Contrôle Interne).
CIP : Chiffres Indicatifs de
Planification (PNUD).
Cofinancement
Financement d'un projet par au moins deux bailleurs.
Compte spécial
Compte bancaire auquel sont déposés des fonds
décaissés par anticipation que l'organisme du Projet peut
utiliser pour payer à des entrepreneurs, fournisseurs, etc., la part des
dépenses admissibles devant être financées par la Banque
(BANQUE MONDIALE).
CRTE (Coût Réel des Travaux
Effectués)
Ou « la Valeur Réelle » :
c'est le montant des dépenses de la période d'avancement.
C'est le coût réel du travail effectué et
complètement achevé.
Date d'entrée en vigueur
Date à partir de laquelle un Accord lie toutes les
parties l'ayant signé, et à partir de laquelle les fonds peuvent
être utilisés.
DEX : Exécution du projet par
l'agence elle-même (PNUD).
Ecart
C'est la déviation observée entre le coût
estimé (budget prévisionnel) et le coût réel des
activités du projet, entre le délai prévu et le temps
réel mis pour exécuter les activités du projet.
Ec (Ecart sur Coût)
C'est la déviation observée entre le coût
estimé (budget prévisionnel) et le coût réel des
activités du projet.
Economie
Non-gaspillage d'une ressource donnée. Remarque: Une
activité est économique si le Coût d'utilisation des
ressources rares se rapproche du minimum requis pour atteindre les objectifs
prévus.
Ed (Ecart sur délai)
C'est la déviation
observée entre le délai prévu et le temps réel mis
pour exécuter les activités du projet.
Efficacité
Mesure selon laquelle les objectifs de l'action de
développement ont été atteints, ou sont en train de
l'être, compte tenu de leur importance relative.
Emprunteur
Etat ou organisme auquel la Banque accorde un prêt. Si
l'état n'est pas l'Emprunteur, il doit garantir le prêt (BANQUE
MONDIALE).
Evaluation
budgétaire
Appréciation systématique et objective de
l'aspect budgétaire du projet ou du programme, en cours ou
terminé, de sa conception, de sa mise en oeuvre et de ses
résultats. Dans certains cas l'évaluation suppose la
définition de normes appropriées, l'appréciation des
performances par rapport à celles-ci, et porter un jugement sur les
résultats attendus par rapport à ceux obtenus.
Garantie d'exécution
Dans les cas de gros travaux ou de la fourniture/installation
d'équipements majeurs, le dossier d'appel d'offres exige la constitution
d'une garantie d'exécution dans le but de protéger l'Etat
emprunteur (prêt)/bénéficiaire(subvention) au cas où
l'entrepreneur ou le fournisseur manquerait à ses obligations. La
garantie d'exécution peut être une garantie de bonne fin(ou
caution bancaire), une retenue de garantie ou la combinaison des deux
possibilités. Il s'agit de fonds non versés à un
fournisseur et retenus auprès d'une Banque, jusqu'à ce que
l'exécution du marché ait été menée à
bien. Ces fonds ne peuvent faire l'objet de remboursement par la banque
qu'après avoir été libérés.
IDA : Association Internationale de
Développement (BANQUE MONDIALE).
Impacts
Effets à long terme, positifs et négatifs,
primaires et secondaires, induits par une action de développement,
directement ou non, intentionnellement ou non.
IOV (Inter-Office-Voucher)
Document interne au PNUD utilisé (entre le bureau de
pays et le siège) pour rendre compte fidèlement des
dépenses effectues (PNUD).
Ipc (Index de performance en coût)
Ratio permettant d'apprécier les performances de
coût par rapport aux objectifs de coûts affichés
Ipd (Index de performance en délai)
Ratio permettant
d'apprécier les performances en matière de délai par
rapport aux objectifs de délais affichés.
Lettre de décaissement
Instructions envoyées à l'Emprunteur
après la signature du prêt et indiquant les procédures
arrêtées pour l'utilisation des fonds (BANQUE MONDIALE).
Marché (Contrat)
Accord conclu entre l'organisme qui exécute le projet
et un fournisseur aux fins de la fourniture de biens, de services ou de
travaux.
Mesure des performances
Système permettant d'apprécier les performances
des actions de développement par rapport aux objectifs
affichés.
NEX : Exécution du projet par un
Organisme National (PNUD).
Objectif de développement
Impact attendu, en termes physiques, financiers,
institutionnels, sociaux, environnementaux ou autres, par une ou plusieurs
actions de développement, au bénéfice d'une
société, d'une communauté, d'un groupe de personnes.
PAD : Plan
d'Action annuel Détaillé (UNICEF)
Partenaires
Personnes et/ou organisations qui collaborent pour atteindre
des objectifs convenus en commun. Ceci évoque des objectifs conjoints,
des responsabilités partagées en ce qui concerne les
réalisations, des engagements réciproques et une obligation de
rendre compte de manière claire.
Parties prenantes
Agences, organisations, groupes ou individus qui ont un
intérêt direct ou indirect dans l'action de développement
ou dans son évaluation.
Performance
Mesure selon laquelle l'action de développement, ou un
partenaire, opère selon des critères, des normes, des
orientations spécifiques, ou obtient des résultats conformes aux
objectifs affichés ou planifiés.
Populations
cibles
Personnes ou organisations au bénéfice
desquelles l'action de développement est entreprise.
Réalisation
Ce que l'action doit accomplir ou a accompli à court ou
à moyen terme
Ressources
(Moyens)
Moyens financiers, humains et matériels utilisés
pour l'action de développement.
Révision budgétaire
C'est le rephasage ou la reaffectation du budget alloué
à une composante/catégorie, à une année de vie du
projet, ou à toute la durée de vie du projet.
SCI (Système de Contrôle Interne)
C'est l'ensemble des instruments
(plans d'organisation, méthodes et procédures financières
ou autres) dont disposent les responsables du projet pour gérer les
activités du projet de façon ordonnée, économique
et efficace
SIGFIP : Système
Intégré de Gestion des Finances Publiques (UNICEF).
Suivi
Processus continu de collecte systématique
d'informations, selon des indicateurs choisis, pour fournir aux gestionnaires
et aux parties prenantes d'une action de développement en cours, des
éléments sur les progrès réalisés, les
objectifs atteints et l'utilisation des fonds alloués.
Termes de
référence
Document écrit présentant le but et le champ de
l'évaluation, les méthodes à utiliser, les
références permettant d'apprécier la performance ou de
conduire les analyses, les ressources et le temps nécessaire, ainsi que
les conditions de présentation des résultats. Une autre
expression parfois utilisée avec la même signification est le
"mandat".
- Audit et Contrôle Interne, L. Collins &
G. Valin.
- Earned Value Project Management, by Quentin W.
Fleming & Joel M. Koppelman, Project Management Institute ; 1996.
- Gestion Financière, Anne-Marie Keiser.
- Guide Pratique des Procédures, chapitre 2,
Procédures relatives à l'Assistance en Espèces,
UNICEF.
- L'Afrique peut-elle revendiquer sa place dans le 21e
siècle ?, Banque Mondiale, Juin 2002.
- La Situation des Enfants dans Le Monde, UNICEF,
2002.
- L'audit Opérationnel des Grands Projets,
Eric Campos, Caisse Française de Développement.
- Le cycle des Projets, Warren c Baum, Banque
Mondiale, Washington, DC.
- Manuel de Décaissement, Banque Mondiale,
Washington USA.
- Manuel de Programmation du PNUD - Chapitre 6,
Opérations des Programmes et des Projets, PNUD.
- Project Managementt : A System Approach to
Planning, Scheduling & Controlling, by Harold Kerzner (John Wiley
& Sons) ; 1997, chapter 15.
- Project Management Basics, International Institute
for Learning (IIL), Londres, Grande Bretagne.
- Project Management : The fondamentals, Budgeting
Essentials, Executing & Controlling the Project, by National
Educational Training Group (Netg), New York, USA.
- Rapport Mondial sur le Développement Humain,
2001, PNUD.
- Rapport sur le Développement en Afrique,
Banque Mondiale, 2002.
- Techniques de Suivi de Projet, Gilles Vallet,
Dunod, Paris, 1997.
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