Chapitre 4 : Présentation et analyse des
résultats
4.1.
Présentation des résultats
4.1.1. Le processus de gestion au niveau de
l'hôpital
L'hôpital Principal de Dakar compte cinq (5) services
dépensiers :
- Le SAGF (Service Administratif et Gestion
Financière) ; qui s'occupe de tout ce qui concerne l'eau,
l'électricité et les salaires ;
- Le service de matériel et des travaux ; qui
gère tout ce qui est matériels d'entretien, de bureautique,
etc.;
- Le service de la restauration qui coordonne les
activités d'hôtellerie de l'hôpital ;
- Le service de la bio maintenance qui assure la gestion
préventive et curative de tout le matériel
biomédicale ;
- Le service de la pharmacie hospitalière qui assure la
gestion des médicaments et des dispositifs médicaux.
Au début de chaque exercice budgétaire, chaque
service dépensier se voit crédité du montant convenu au
terme du processus d'élaboration du budget ; ils sont donc
chargés au fur et à mesure de l'expression des besoins
d'effectuer les engagements par l'émission des bons de commandes ;
ces bons de commandes signés par le directeur de l'établissement
sont envoyés aux fournisseurs ; à la livraison, le bon de
livraison joint du bon de commande et de la fiche de réception permet au
signataire délégué (le gestionnaire) d'effectuer la
liquidation et le mandatement, l'ordre de paiement est obligatoirement
signé par le Directeur.
4.1.2. Les étapes de la dépense au niveau de
la pharmacie
L'achat d'articles nécessite un engagement juridique et
engendre une dépense. Dans les systèmes de finances publiques, on
distingue pour toute dépense quatre étapes, réparties en
deux phases :
è La phase administrative qui comprend :
- l'engagement de la dépense : la pharmacie
après avoir vérifié qu'il reste des crédits sur la
ligne budgétaire correspondante, passe la commande auprès du
fournisseur ; cet acte aura une implication financière pour
l'hôpital;
- la liquidation : la pharmacie indique à
l'ordonnateur des dépenses (service financier) que le service
prévu a été fait ou que la fourniture livrée est
conforme à la commande, et arrête le montant de la
dépense ;
- l'ordonnancement (ou mandatement) : l'ordonnateur
(Médecin-chef) donne l'ordre au comptable de payer la prestation au
fournisseur.
è La phase comptable
C'est la phase de paiement. Le comptable vérifie le bon
déroulement de la phase administrative et paie la prestation au
fournisseur.
4.1.2.1. Engagement de la
dépense
è Cadencement budgétaire
La pharmacie dispose d'un budget préparé par le
chef de service puis soumis à l'approbation du conseil d'administration
de l'établissement. Le pharmacien est soumis à un
impératif de gestion budgétaire imposé par le Directeur de
l'établissement qui exige un engagement maximal mensuel ne
dépassant pas le douzième du budget annuel alloué
disponible ; cela facilite le règlement rapide des factures
d'autant plus que la trésorerie est souvent basse.
Les achats sont donc réalisés selon une
programmation mensuelle et sont validés par le pharmacien chef, avant
envoi du bon de commande.
è Engagement de la dépense
Il est matérialisé par un bon de commande
signé par le pharmacien chef. Ce dernier est seul habilité
à signer les bons de commande de produits pharmaceutiques par
délégation du Directeur de l'hôpital.
Le bon de commande est établi sous un format
dactylographié en un exemplaire original unique par la
secrétaire. La commande est ensuite reprise dans un carnet à
souche, ce qui permet ainsi d'obtenir deux duplicata (1 rose et 1 jaune).
Le bon de commande est envoyé dans un premier temps au
fournisseur par fax, puis par la poste. Il porte un numéro
d'identification unique (dans une série débutant le
1er janvier et s'achevant à la fin de l'exercice
budgétaire).
Il est daté et contient obligatoirement les
informations suivantes :
- la raison sociale du fournisseur qui exécutera la
commande ;
- le service dépensier en charge du dossier
(pharmacie);
- l'année budgétaire concernée ;
- les références d'imputation budgétaire
(code budgétaire) ;
- la désignation précise des articles
commandés ;
- les quantités, les prix unitaires et montants hors
taxe;
- le montant de la TVA si elle doit être payée
(puisque les produits pharmaceutiques sont en principe exonérés
de taxes);
- le prix total TTC éventuellement ;
- le mode d'expédition de la commande ;
- la raison sociale du transitaire.
L'émission du bon de commande s'accompagne de la
saisie d'un bon informatique d'engagement financier à partir de
l'application budgétaire. Cela permet une gestion en temps réel
de la comptabilité budgétaire.
Le bon de commande informatique émis possède une
numérotation automatique interne à l'hôpital (chronologie
de 1 en 1).
Le suivi des commandes est effectué par le chef du
secrétariat selon la procédure suivante:
- pour les fournisseurs étrangers qui expédient
leurs colis par voie aérienne, une première relance est
réalisée par fax 1 mois après envoi de la commande;
- pour les fournisseurs étrangers qui expédient
leurs colis par voie maritime, la première relance par fax intervient
1,5 à 2 mois après commande ;
- pour les fournisseurs locaux une relance est
réalisée par téléphone 1 mois après
commande.
Les commandes auprès des fournisseurs retenus à
l'issue de l'appel d'offres sont en général étalées
graduellement dans l'année ou passées en une seule fois en
fonction des capacités de stockage de la pharmacie, des délais de
livraison, des coûts des articles.
è Réception de la commande
La réception de la commande est assurée par une
commission dont les membres sont nommés par le directeur de
l'hôpital. Cette structure vérifie la réception effective
de la commande, la date de péremption, la conformité de la
livraison à la facture et au bon de commande. Lorsque la livraison est
conforme, la commission établit une fiche de réception.
Le dossier de commande ainsi que les produits
réceptionnés sont confiés aux différents agents
chargés de leur gestion pour un dernier contrôle.
Ils mettent ensuite à jour les fiches de stocks avant
de retourner le dossier au secrétaire comptable de la pharmacie. Les
"entrées" sont enregistrées sur la fiche de suivi de stock et les
produits rangés dans le magasin.
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