Mise en place et diffusion du dépôt institutionnel électronique de l'école normale supérieure Abidjan (ENS) sous PMB

III.2. Objectifs spécifiques

Les objectifs spécifiques de la mise en place de cette ressource sont de:

o Promouvoir et valoriser les archives institutionnelles de l'ENS ;

o Informatiser le fonds du dépôt institutionnel de l'ENS afin d'en faciliter sa

recherche et son accessibilité ;

o Intégrer l'usage des TIC dans la gestion des SID de l'enseignement supérieur ;

o Renforcer la politique de publication et de diffusion de l'information à travers le DI.

I. HYPOTHESES

La réalisation de ce projet nous amène à dégager trois (3) hypothèses de travail :

o Le dépôt institutionnel de l'ENS est peu connu de ses utilisateurs ;

o La diffusion électronique du dépôt institutionnel redore l'image de l'institution

en valorisant les oeuvres scientifiques et leurs producteurs;

o L'informatisation du Service Information et Documentation de l'ENS

redynamise le service et suscite de nouvelles compétences.

II. DEFINITION DES TERMES DU SUJET

DIFFUSION DOCUMENTAIRE

La diffusion documentaire ou la diffusion de l'information documentaire

est l'une des dix (10) activités de la chaîne documentaire^9(*) et intervient en aval. Elle consiste « soit à transmettre à l'utilisateur les informations dont il a besoin, soit à lui donner la possibilité d'y accéder »^10(*).

C'est à cette étape qui se veut décisive et qui justifie pleinement son existence dans son environnement que l'utilisateur entre en contact avec le SID. Ce contact peut être direct, par les services de prêts (prêts sur place et prêts à domicile), fournitures de documents et recherches de références. Ce contact peut par ailleurs être indirect lorsqu'il s'agira d'élaborer des produits documentaires^11(*) et de communiquer des documents à distance.

Ainsi, l'activité de diffusion documentaire permet d'assurer une circulation de l'information en interne (au sein du SID) et en externe, pour le cas des prêts à domicile.

DIFFUSION ELECTRONIQUE

Nous abordons la compréhension de la diffusion électronique de l'information à partir de la diffusion documentaire sus définie dans la mesure où les fondements de cette tâche sont identiques.

La diffusion électronique de l'information est ainsi le système qui consiste « soit à transmettre à l'utilisateur les informations dont il a besoin, soit à lui donner la possibilité d'y accéder »^12(*) par l'entremise d'outils informatiques et des réseaux électroniques.

A ce stade, le professionnel des SID ne constitue plus l'intermédiaire véritable entre les utilisateurs et le fonds lors d'une recherche. Il s'agit plutôt de terminaux de consultation (micro-ordinateur) qui reliés à des bases de données locales ou distantes, affichent des résultats suite à une requête exprimée par l'utilisateur.

Le contact indirect que suscite la diffusion de l'information se voit de plus en plus développé dans la diffusion électronique de l'information à travers un système de Diffusion Sélective de l'Information (DSI^13(*)).

ARCHIVES OUVERTES (ou Open Archives)

Le terme "archives ouvertes" est la traduction anglaise de l'expression "Open archive" et le mot "archives" qui constitue l'expression française de "archives ouvertes", ne doit pas être compris dans le sens que nous donnent les archivistes.

Ici, "archive" (en anglais) est pris dans le contexte de "repository" qui signifie en français "dépôt", "réservoir", "entrepôt" ou quelques fois même de "bibliothèque numérique".

Quant à "open" en anglais qui signifie "ouvert" en français, traduit l'idée de "libre".

En définitive, une archive ouverte est « assimilée à un serveur de documentation scientifique (publications, mais aussi thèses, actes de congrès, ...) ouvert gratuitement sur le Web et respectant généralement le protocole d'interopérabilité OAI-PMH»^14(*).

Cette documentation scientifique en accès libre est constituée des articles, des mémoires, des thèses, des rapports techniques de conférences, des prépublications^15(*), des postpublications^16(*), des documents de travail, des comptes rendus, des livres, des pages Web, des logiciels, des matériels audio/vidéo.

Les archives ouvertes se voulant avec un contenu qui tend à l'exhaustivité, peuvent être à l'initiative d'une institution et connaître un accroissement considérable du contenu, fédérant l'accès à l'information au niveau national ou dans les archives thématiques internationales.

Néanmoins, malgré l'envergure de la thématique que pourrait couvrir une archive ouverte, il convient pour nous de préciser les différents types d'archives ouvertes qui existent.

· Les archives disciplinaires ou thématiques : Elles intéressent un domaine de la connaissance et a pour objectif fondamental d'améliorer la communication scientifique d'une communauté de chercheur identifié.

Exemple : E-LIS : «  http://eprints.rclis.org »: domaine des sciences de l'information et de la bibliothéconomie.

ArXiv : «  http://arxiv.org/ »: domaine de la physique

· Les archives multidisciplinaires : Elles couvrent plusieurs domaines de la connaissance.

· Les archives centrales : Elles s'inscrivent dans un cadre national et visent à présenter de manière cohérente, la production scientifique d'un (1) pays et à contribuer de la sorte à son rayonnement et à sa visibilité internationale.

Exemple : HAL : «  http://hal.archives-ouvertes.fr/ »: archives ouvertes nationales françaises.

DAREnet (Digital Academic REpositories) : « http://eprints.rclis.org/»: archives centrales néerlandaise.

· Les archives institutionnelles : Une archive institutionnelle relève d'une institution, c'est-à-dire d'une université, d'une grande école, d'un organisme de recherche, d'une association professionnelle et a pour objectif de contenir, valoriser et conserver l'ensemble de la production scientifique de celle-ci. Elle est un service global qui va de l'amont à l'aval de la production scientifique: de la conception à la visibilité de la production.

Exemple : INPT : Institut National Polytechnique de Toulouse) : «  http://ethesis.inpt.toulouse.fr/help/index.html »: la base de thèses.

MSHA : «  http://www.misha.fr/accueil.htm »: archives institutionnelles de la MSHA d'Alsace.

Si tous les membres de la communauté scientifique sont autorisés à déposer leurs productions dans une archive ouverte en accord avec les principes et règles fixées par l'organisme, il n'en demeure pas moins que ces documents sont soumis à une validation scientifique d'acteurs spécialistes du domaine (étape de prépublication) avant la diffusion (étape de postpublication).

Aussi, ces dispositions doivent-elles être prises afin de :

· Respecter les prescriptions des organismes de financement de la

recherche ;

· Favoriser la communication directe entre chercheurs ;

· Accroître la visibilité par un accroissement du taux de citation et la

rapidité de mise à disposition de l'information ;

· Garantir la pérennité des données en constituant une grande base de

connaissance des travaux de la recherche ;

· Participer à la constitution des moteurs de recherche internationaux.

ARCHIVES INSTITUTIONNELLES

Plusieurs définitions convergentes affluent autour de la notion de "archive institutionnelle". Elle est « l'archive d'une institution regroupant l'ensemble de sa production (de recherche, patrimonial, pédagogique, administrative, ...) dans des espaces privatifs ou ouverts »^17(*).

Les archives institutionnelles sont rattachées à une institution ou un établissement donné et « permet de mettre en valeur la production scientifique de cet établissement, tout en s'inscrivant dans le mouvement pus vaste de "l'Open Access" par le choix d'un logiciel interopérable^18(*) ».

Au-delà de sa mission de promotion de la production scientifique par une visibilité mondiale, l'archive institutionnelle offre trois (3) avantages :

· Etendre l'outil à la gestion électronique de l'ensemble du patrimoine

numérique et non seulement à la production de recherche de l'institution ;

· Faciliter le processus de dépôt en intégrant au système des formulaires

de dépôt ;

· Inciter la communauté des chercheurs au dépôt de leurs publications.

S'inscrivant dans la philosophie du partage ou encore du libre accès à l'information scientifique, l'archive institutionnelle, dans une relation synonymique s'assimile au "dépôt institutionnel" et constitue en effet, la vitrine de toute la production scientifique d'une institution.

NB : Dans le cheminement de notre réflexion le terme de "Presse scientifique" pourrait être utilisé pour désigner les archives institutionnelles.

DEPÔT INSTITUTIONNEL

De sa désignation complète de "dépôt d'archives institutionnelles", le dépôt institutionnel récence dans une institution, toute la production ou presse scientifique. Il relève des institutions telles que les universités, grandes écoles, organismes de recherche, associations professionnelles qui, à l'instar du "dépôt légal" (livres et périodiques), ont "obligation de dépôt" (documentation grise) d'où son appellation de "dépôt d'archives institutionnelles".

Un DI est ainsi « une base de données comprenant un ensemble de services qui permettent de saisir, stocker, indexer, préserver et diffuser des documents numériques issus de la production intellectuelle des membres d'un établissement »^19(*).

Dans une compréhension simpliste mais beaucoup plus technique, le dépôt institutionnel est une base ou un recueil de la production intellectuelle d'une institution numérisée. Il a ainsi pour but de recueillir en texte intégral, la production scientifique d'une institution et de la rendre librement accessible via Internet afin d'en augmenter la visibilité et l'impact.

La conception d'un DI répond à des objectifs que nous résumons en trois (3) points. Il s'agit de :

· Fournir un accès libre aux résultats de la recherche scientifique dans

l'institution ;

· Créer une visibilité mondiale pour la recherche scientifique d'une

institution ;

· Recueillir et stocker le contenu scientifique produit ou acquis par

l'institution dans un seul endroit (serveur de l'institution);

PMB (PhpMyBibli)

C'est un Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB) libre et adapté pour la mise en place d'une architecture de gestion automatisée de Système d'Information Documentaire (SID). Il est basé sur des technologies ouvertes dont Apache, le serveur des pages web ; PHP, le langage de développement et d'extraction des données de la base MySQL et enfin "MySQL", pour la création de base de données relationnelles, avec pour nom de base de données par défaut "Bibli".

Son fonctionnement est ainsi coordonné par le "trio gagnant" APACHE-MySQL- PHP.

INFORMATISATION

Le terme "Informatisation" n'apparaît pas à première vue dans le sujet. Cependant, lorsque nous l'explicitons, il ressort que la diffusion électronique du dépôt institutionnel demeure avant tout un projet d'informatisation.

L'informatisation peut se définir comme l''installation d'un système informatique de traitement automatique de l'information dans une entreprise.

L'informatisation de la documentation fait appel à de nombreuses disciplines telles que mathématiques et statistiques, linguistique, recherche opérationnelle etc., pour aboutir à des solutions nouvelles.

Par ailleurs, la mise en route d'un programme d'informatisation d'un SID doit amener les gestionnaires de ce projet à la réalisation d'un cahier des charges qui permettra de décrire précisément la situation et les besoins du centre qui désire s'informatiser : C'est « la "charte" du projet d'informatisation ».

Selon Nadine MONCHAU, un projet d'informatisation devait répondre à l'une des attentes suivantes :

· Offrir aux utilisateurs des services plus complets, plus rapides et des produits mieux présentés ;

· Faciliter la consultation, par plusieurs personnes, d'un même fichier sur un site ;

· Gérer les prêts, les commandes d'ouvrages ;

· Réaliser des tâches fastidieuses et répétitives par la machine ;

· Permettre au personnel du centre de se perfectionner et de se consacrer à des tâches d'un niveau plus élevé.

Ce projet d'informatisation du Service Information et Documentation de l'ENS permettra de diffuser via les services d'Internet, le dépôt institutionnel de l'ENS afin d'en faciliter le partage et la consultation.

* ⁹ Chaîne documentaire : Ensemble des processus de traitement des documents défini en dix (10) opérations.

* ¹⁰ DIARRA, M. La diffusion de l'information. 2010 (Cours Master 1 SID EBAD). [en ligne]

* ¹¹ Produit documentaire : Un produit documentaire (quelque soit le secteur d'activité dont il émane et quelque soit le produit) est réalisé pour répondre à un besoin d'information précis d'un public précis. Ce besoin d'information peut être exprimé directement par le public auprès du service de documentation ou repéré par ce même service.

* ¹² Op. Cit.

* ¹³ DSI : Service d'information consistant à alerter périodiquement des destinataires préenregistrés (ou abonnés) de la parution des nouvelles informations relevant de leur champ d'intérêt.

* ¹⁴ GTAO, Couperin. Les archives ouvertes: pour les établissements d'enseignement supérieur et de la recherche. < http://www.couperin.org/archivesouvertes/spip.php?article36 >

* ¹⁵ Versions d'un texte produit par un (des) auteur(s) avant acceptation par un comité de rédaction et éventuellement par un comité de lecture (évaluation par les pairs).

* ¹⁶ Version publiée dans une revue d'un texte produit par un (des) auteur(s) après acceptation par un comité de rédaction et éventuellement par un comité de lecture (évaluation par les pairs).

* ¹⁷ http://urfist.u-strasbg.fr/uploads/doctorantsshsuha2011.pdf

* ¹⁸ Interopérabilité : Système qui permet à deux (2) pour plus de deux (2) réseaux de transmission d'interagir selon un mode déterminé et en vue d'aboutir aux résultats attendus.

* 19 https://zone.biblio.laurentian.ca/dspace/help/irfaq_fr.html