IV.3.3) Le Département Administratif et
Financier
Il est dirigé par le Directeur Adjoint
chargé des Opérations qui a pour rôle de superviser toutes
les transactions administratives et financières effectuées au
sein de la société. Elle comprend les services suivants
:
a) Le secrétariat
Ce service est chargé de la gestion des dossiers
tels que la réception des courriers, l'émission et la saisie des
correspondances du DAcO, la gestion des fournitures de bureau, la gestion de
l'agenda hebdomadaire du Directeur Adjoint chargé des Opérations
(DAcO).
b) Le Service Ressource Humaine
Ce service s'occupe de la gestion des effectifs de
PSI-BENIN. Placé sous la responsabilité du chef de service des
Ressources Humaines, il est chargé des tâches suivantes: le
recrutement du personnel, la rémunération des salariés, la
gestion du personnel à travers des fiches de suivi de chaque
employé, la formation du personnel en vue de meilleur rendement, le
règlement des conflits entre travailleurs, de l'exécution des
contrats d'assurance ... etc.
c) Le Service Comptabilité
Il a pour feuille de route la gestion permanente des
comptes de la société. Pour ce faire, les tâches sont
organisées en :
Travaux journaliers : consistant à
l'enregistrement courant des opérations sur la base des factures,
pièces de banque et de caisse ... etc.
Travaux mensuels : l'établissement des
états de rapprochement bancaire, la détermination de la T.V.A
à payer, la préparation des règlements, l'arrêt et
la vérification de la caisse etc...
Travaux semestriels : arrêt des comptes pour voir
la tendance générale, rapprochement des comptes avec ceux des
filiales, contrôle de l'exhaustivité des enregistrements
;
Travaux annuels : établissement du bilan, du
compte de résultat, du TAFIRE des états annexés,
l'inventaire des stocks et des immobilisations...
La comptabilité de PSI a pour rôle de
coordonner les activités de chaque département en matière
de finance et de supporter les activités des programmes, elle se charge
du décaissement des fonds et le payement des impôts. Elle suit
également l'exécution du budget et gère les ventes en
collaboration avec le département marketing.
d) Le Service Informatique et Technologies
Nouvelles
La présence d'un Service Informatique dans une
entreprise est très importante en cette ère des T.I.C
(Technologies de l'Information et de la Communication). Celui de PSI a pour
mission l'entretien et la maintenance du parc informatique et aussi
l'intervention auprès des utilisateurs de l'outil informatique de la
société afin d'assurer une utilisation optimale des
différents logiciels.
Par ailleurs, ce service est garant de la gestion du
MIS (le Système d'Information Marketing) qui joue à PSI un
rôle très important. Une grande discrétion et de
conservation de toutes les données entourent généralement
les projets ce service représente la mémoire de PSI quant aux
données marketing.
e) La Coordination de la Logistique
Elle s'occupe de la gestion des magasins, du parc
automobile, des actifs de PSIBénin et des projets qu'il met en oeuvre.
Elle est également chargée de faire le suivi des
approvisionnements internationaux.
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