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I.4.1.1.1. DEFINITION

Un système d'information représente l'ensemble des éléments et moyen participant à la gestion, au stockage, au traitement, au transport et à la diffusion de l'information au sein d'une organisation (institution, entreprise, association,...). La figure I.1 illustre un système d'information.

¹ REBAT, Marie-Thérèse. Les TIC et la documentation. Mai 2006. [En ligne] http://www.sup.adc.education.fr/bib/

² LEBLOND, Corinne. « Un système d'information documentaire à l'université, fédération des ressources et personnalisation des services : de l'idéal du projet à la réalité des usages ». In : PAPY, Fabrice (dir.). Usages et pratiques dans les bibliothèques numériques. Paris : Hermes science publications : Lavoisier, 2007. p. 82

³ Rex R., Système d'information et management des organisations, Vuibert, 4èmeédition, Paris 2002. P.25

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Personnel

Logiciels et procédures

Matériel

Données

Système
d'information

Acquérir des informations (Collecter)

Stocker les informations (Conserver)

Traiter les informations (Transformer)

Communiquer les
informations (diffuser)

Fig.I.1 : système d'information

Le système d'information coordonne les activités de l'entreprise. Il est le véhicule de la communication dans l'organisation. De plus, le Système d'information représente l'ensemble des ressources et systèmes (personnes, matériels, logiciels) organisés pour les objectifs suivants :

? Saisie des informations ; ? Stockage des informations ; ? Traitement des informations ; ? Restitution des informations ; ? Transmission des informations.

On voit ainsi que bien gérer l'entreprise, c'est gérer son avenir, ce qui veut dire gérer son information.

La gestion de l'information est devenue fondamentale au sein d'une entreprise afin de coordonner son activité et d'atteindre les objectifs fixés par sa stratégie.

La complexité de l'organisation des entreprises nécessite la mise à disposition de ces informations qui sont décrites dans un système d'information.

L'utilisation de moyens informatiques, électroniques et la télécommunication permet d'automatiser et de dématérialiser les opérations telles que les procédures d'entreprises surtout en matière logistique.

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1 Rex R., Système d'information et management des organisations, Vuibert, 4èmeédition, Paris 2002. P.25

Actuellement, le système d'information automatique est largement utilisé en lieu et place des moyens classiques basés sur l'usage de formulaires, du papier et du téléphone.

Le terme système d'information possède les significations suivantes :

> Un ensemble organisé de ressources (personnel, données, procédures, matériel, logiciel,...) permettant d'acquérir, de stocker, de structurer et de communiquer des informations sous forme de textes, images, son, ou de données codées dans des organisations. Selon leur finalité principale, on distingue de systèmes d'information supports d'opérations (traitement de transaction, contrôle de processus industriels, supports d'opérations de bureau et de communication) et des systèmes d'information supports de gestion (aide à la production de rapports, aide à la décision...) ;

> Un système ou sous-système d'équipement, d'information ou de télécommunications, interconnectées dans le but de l'acquisition, du stockage, de la structuration, de la gestion, du déplacement, du contrôle, de l'affichage, de l'échange (transmission ou réception) de données sous forme de textes, images, de sons et/ou, faisant intervenir, du matériel et des logiciels ;

> Un système d'information est un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes, machines et procédures qui a pour but d'engendre des flux ordonnés d'informations pertinentes provenant de différentes sources.