SECTION II : ANALYSE DU PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT A
SOCOPRAL SARL
La gestion des chaînes d'approvisionnement est un
ensemble d'approches utilisées pour intégrer efficacement les
fournisseurs, les manufacturiers, les entrepôts, les distributeurs, les
détaillants et les clients de manière à produire et
à distribuer les bonnes quantités de produits, aux bons endroits
et au bon moment pour réduire les coûts inhérents à
l'ensemble du système, tout en rencontrant les niveaux de services
désirés parles clients. Ce processus intègre les
approvisionnements : quantités nécessaires, spécifications
précises et date et lieu où les biens et services sont
nécessaires. Il détermine également la date et le lieu
où les biens et services doivent être approvisionnés et la
quantité de stocks à conserver.
A) La phase d'approvisionnement
I- La détermination du besoin
C'est la première étape du processus
d'approvisionnement. L'activité de l'entreprise fait surgir des besoins
de toutes sortes dans les services, ainsi le processus consiste à
définir et décrire le ou les produit(s) apte(s) à
satisfaire les besoins des clients. Les différents intervenants dans ce
processus sont les vendeurs, le chef d'agence, le responsable des achats et le
gestionnaire des stocks.
Il n'existe pas de méthode réelle de gestion des
approvisionnements. Les gestionnaires de stocks sont aidés par les
vendeurs de l'agence pour déterminer s'il doit y avoir ou non un
déclenchement de commande. Compte tenu de l'évolution des
consommations, le responsable des achats surveille le stock et détermine
s'il existe ou non un besoin. Par ailleurs, les vendeurs de l'agence disposent
d'un cahier appelé « cahier de commandes »,
où ils notent chaque début de semaine les articles dont le stock
a fortement baissé. Ceci parce qu'ils sont ceux qui ont constamment
l'oeil sur les niveaux de stock. Ils peuvent aussi déterminer en
fonction des demandes quotidiennes s'il faut acheter un nouvel article.
Si le besoin est réel, il appartient au chef d'agence
d'établir un bon de commande pour faire savoir les articles dont il a
besoin. Pour ce faire, il peut lui-même consulter les stocks, en se
faisant aider du cahier de commande des vendeurs. Les commandes sont transmises
au fur et à mesure que se développent les besoin en marchandises
de l'agence. Cependant, la procédure veut qu'un minimum d'un bon de
commande soit transmis chaque semaine. S'il n'y a aucun article à
commander, le bon de commande comportera la mention « RAS »
(Rien A Signaler). Ceci permet de limiter les risques de ruptures de stock.
Le bon de commande une fois établit est ensuite
transmis au responsable des achats qui se chargera de valider la commande.
Cette validation se fait en fonction des priorités de besoin, de la
trésorerie et des obligations aux contrats avec les fournisseurs. Cette
étape de validation ne doit pas excéder un délai maximum
d'une semaine.
Si la commande est validée, le responsable des achats
peut choisir soit entre faire un mouvement de stock d'une autre agence pour
l'agence qui est dans le besoin ou tout simplement procéder à un
achat, vient alors l'étape de l'approvisionnement.
II- Le choix de la source
d'approvisionnement
L'approvisionnement est le fait de fournir à l'agence
l'article nécessaire et en quantité suffisante pour combler un
besoin en stock. Pour approvisionner une agence, le responsable des achats doit
d'abord consulter le stock des autres agences. C'est qu'il fera le choix entre
faire un mouvement de stock ou tout simplement de procéder à un
achat.
1) Les mouvements de
stock
Le mouvement de stock est tout simplement le fait de
déplacer un stock en partie ou totalement d'une agence. Les états
d'inventaires théoriques de stock de marchandises dans les magasins sont
transmis tous les samedis au responsable d'achat par email. Il n'est pas
question d'un comptage effectif, mais une impression des stocks grâce au
logiciel de gestion SAGE SAARI, via le menu
« État/inventaire ». Si le responsable des achats
constate qu'un stock d'une autre agence est encore élevé alors
qu'une autre agence est dans le besoin, il procède ensuite à un
mouvement de stock entre les deux agences.
Pour procéder à un mouvement de stocks, le
responsable des achats, en collaboration avec l'agence qui initie le mouvement
défini la quantité à envoyer à l'agence qui est
dans le besoin. Puis le gestionnaire des stocks de l'agence à l'origine
du mouvement de stock suit la livraison.
Il peut aussi arriver que l'échange de marchandises
soit impossible ou tout simplement pas recommandé. Le responsable des
achats doit dans ce cas engager une procédure d'achat.
2) L'achat
Les achats de marchandises à SOCOPRAL Sarl sont pour
l'instant encore centralisés. Ils sont tous gérés par la
centrale d'achat siège.
Le responsable d'achat se sert de son expérience, des
usages et aux contrats avec les fournisseurs, pour négocier avec ces
derniers les meilleures conditions d'achat relativement aux délais de
paiement, aux conditions de livraison, au prix de la marchandise, aux remises,
rabais, ristournes, aux promotions et aux compensations des pertes sur la vente
de leurs produits.
Les règles liées aux achats sont les
suivantes :
- Le planning des achats doit toujours suivre celui de la
trésorerie
- Pour les produits dont les fournisseurs accordent
- Les achats globaux sont suivis par la centrale d'achat
B) La gestion des stocks à SOCOPRAL
Sarl
La gestion des stocks à SOCOPRAL comporte plusieurs
opérations. On distingue aussi bien des opérations
administratives que des opérations physiques. Les deux grandes phases
que l'on y retrouve sont la réception et le contrôle et suivi des
stocks.
I- La réception des articles
1) Le contrôle
physique des réceptions
A l'arrivée de la marchandise, la réception est
faite par le magasinier qui contrôle la quantité, l'état et
la conformité des références telles qu'inscrites sur le
bon de livraison du fournisseur. Il rempli ensuite le bordereau de
réception et émet des réserves s'il y a lieu de le
faire.
Le magasinier après avoir rempli le bordereau de
réception, il le remet ensuite au gestionnaire des stocks
accompagné du bordereau de livraison du fournisseur. Le gestionnaire des
stocks confronte ensuite les informations du bordereau de livraison et celles
du bordereau de réception du magasinier. Si les informations contenues
sur les deux documents à savoir les références, les
quantités et les quantités sont identiques, le gestionnaire des
stocks procède ensuite à l'entrée de l'article en
stock.
2) La gestion
administrative des réceptions d'articles
a) La réception numérique de
l'article
C'est à ce niveau que l'article est introduit dans le
stock du logiciel de gestion. Pour entrer une marchandise en stock dans le dit
logiciel, on ouvre le logiciel, on va dans le menu « traitement » et
ouvre un menu contextuel sur « document d'achat ». Dans le menu qui
s'ouvre, on fait un clic sur « ajouter un document d'achat » et
ensuite sur « bordereau de livraison ». La fenêtre du
bordereau de livraison s'ouvre ensuite et on rempli les informations relatives
à l'article.
Les différents éléments liés
à l'article en stock sont :
· La référence
· La désignation
· La quantité
· Le magasin de stockage
· Le nom du fournisseur
Pour entrer une marchandise en stock, le gestionnaire des
stocks doit respecter la référence et la désignation de
l'article tel quel sur le bon de livraison. Le nom du fournisseur aussi doit
être respecté tel que marqué en bas de page du bon de
livraison. Ceci permet à ce que les désignations et les
fournisseurs soit standard dans tout le réseau de l'entreprise.
b) Le retour de souches des bons de
livraison
Une fois que la marchandise ait été reçue
par l'agence, le gestionnaire de stock confirme en fin de journée la
réception conforme ou non de la marchandise. Il doit pour ce faire
scanner et envoyer par email la souche du bon de livraison portant la signature
du magasinier, du chauffeur et la mention « reçu
conforme » ou « reçu non conforme ». Pour
le second cas, toutes les précisions nécessaires devront y aussi
figurer.
Toutes les souches devront être transmises par courrier
entre le vendredi et le lundi au plus tard en fonction de la
disponibilité des véhicules, au comptable section agence
fournisseur.
II- Le contrôle et suivi des stocks
1) La valorisation des
stocks
La valeur d'un article
après chaque acquisition n'est pas forcément la même. Elle
peut varier en augmentation ou en diminution. Le problème c'est que
l'article en arrivant en peut rencontrer un autre stock d'une valeur
différente. Il faut donc trouver un moyen qui permette de gérer
ces deux stocks en toute facilité. C'est pourquoi les entreprises font
recours aux méthodes de valorisation.
La méthode de valorisation
employéeà SOCOPRAL est la méthode du Coût
Moyen Unitaire Pondéré (CMUP). Cette méthode veut
qu'à chaque nouvelle entrée, on fasse la moyenne entre la valeur
du stock existant et celle du stock entrant. La formule permettant d'obtenir le
CMUP est la suivante :
Le choix d'une méthode
n'est pas sans incidence sur le stock. Ainsi, le choix de la méthode du
CMUP entraîne les conséquences suivantes sur le stock :
- En période de hausse de
prix, il est légèrement sous valorisé
- En période de baisse de
prix, il est légèrement sur valorisé.
2) Les
inventaires
Un inventaire est une démarche
consistant à identifier, compter et évaluer les stocks d'une
entreprise. Il s'agit d'une opération matérielle permettant de
contrôler l'existence des éléments d'actif que constituent
les stocks.
A SOCOPRAL, les inventaires sont réalisés de
manière intermittente. L'inventaire intermittent est un contrôle
par comparaison de l'inventaire théorique donné par le logiciel
de gestion aux quantités réellement observées sur le lieu
de stockage. Il consiste à mobiliser une partie du personnel du magasin
ou de l'aire de vente et à comptabiliser tout ce qui existe en stock.
Les quantités relevées sont comparées aux valeurs
contenues dans les fichiers. Quand apparaissent des discordances dans les
fichiers, c'est-à-dire des écarts d'inventaire, il sera fait un
deuxième comptage. Les causes des écarts d'inventaire sont
multiples :
- Erreurs sur les quantités à l'entrée
- Erreurs sur les quantités prélevées
pendant le service
- Articles détériorés pendant leur
passage au magasin
- Confusion entre deux références
- Faux écarts dus à une erreur de comptage
- Vol
Après le comptage des articles, les gestionnaires de
stock passent au traitement de l'inventaire. Il sera question d'étudier
tous les mouvements de stocks de l'article concerné dans le but de
déceler la cause des écarts afin de les régulariser.
III- La gestion des avaries
Une avarie est une dépréciation de la
marchandise, qui lui fait perdre de la valeur ou qui la tout simplement
inconsommable. Il est très difficile, voire même impossible de
parler d'une gestion de stock de produits alimentaires sans aborder la gestion
des avaries. Dans le secteur d'activité de la SOCOPRAL, les avaries
peuvent constituer une partie importante de la valeur du stock. Ainsi,
l'entreprise a mis sur pied une procédure pour la gestion de ces
avaries.
1) Le constat et le
traitement des avaries
a) Le constat d'avarie
A SOCOPRAL, le constat d'avarie se fait d'abord par le
gestionnaire de stock de l'agence et/ou le chef d'agence. Ensuite, selon les
cas, il pourra se faire aussi par les responsables de service et la
gérance. Pour le constat des avaries dues aux autres causes que la date
de péremption, la description du produit doit être faite de
façon à faciliter la décision à prendre et à
fixer le prix de solde si besoin est.
Après le constat de l'avarie, la gérance fait le
choix entre la solde et la destruction.
b) Le traitement de l'avarie
· Le cas d'une solde
Quand un article est soldé, les gestionnaires de stock
consignent dans un cahier nommé « suivi des avaries
sodées » les quantités qui sont concernées.
Toutes les agences de l'entreprise ont dans leurs fichiers de gestion un
fichier nommé « Client AV » et c'est à ce nom
que toutes les ventes d'avaries se font.
· Cas des destructions
Lorsqu'il y a plutôt destruction d'un article, les
quantités détruites sont consignées dans cahier
nommé « suivi des avaries détruites ». Un
mouvement de sortie est créé par lot détruit, avec toutes
les précisions nécessaires par le chef d'agence, pour y porter
les quantités détruites.
2) La prévention
des avaries
a) Avaries dues aux dates de péremption
dépassées
Pour prévenir les avaries dues à la
péremption du produit, un système d'alerte a été
instauré au sein de la structure permettant d'anticiper sur la date
limite de consommation. En fonction de la durée restante à un
produit à son entrée dans le magasin, plusieurs alertes sont
données par le gestionnaire de stock au chef d'agence. Ce dernier
à son tour est chargé d'en informé par email le
responsable des ventes avec une proposition d'action à mener pour
booster l'écoulement du stock.
b) Avaries dues aux autres causes
· La dératisation
Les magasins sont dératisés d'abord au minimum
recommandé par la mairie. Ensuite, en fonction des dégâts,
des périodes de dératisation sont souvent définies.
· Les conditions de stockage
Les magasiniers et gestionnaires de stock veillent sur au
respect des recommandations de stockage marquées sur les cartons, et
aussi celles transmises par les fournisseurs.
· L'utilisation des palettes : les marchandises ne
doivent jamais être stockées à même le sol, elles
sont toujours posées sur des palettes.
· La négociation des déstockages et retours
fournisseurs : dans certains cas, le chef d'agence négocie des
déstockages, des retours, des changements de stocks susceptibles de
s'avarier.
C) Les problèmes liés à la
gestion de stock à SOCOPRAL Sarl
Le service de gestion des stocks à SOCOPRAL est
confronté au quotidien à de multiples
difficultés :
- Mauvaises saisies lors des facturations : les mauvaises
saisies d'article lors d'une facturation provoquent des écarts
d'inventaires. Si elles ne sont pas constatées à temps, les
gestionnaires de stock auront beaucoup de mal à régulariser le
stock.
- Ruptures de stock prolongées : les ruptures de
stock sont toujours très mauvaises quand on veut entretenir une
clientèle. Si le produit qu'elle veut elle ne peut pas s'en procurer
chez nous alors, elle le cherchera ailleurs et pourra même ne plus
revenir. Cela constitue une perte pour l'entreprise. Bien plus, l'entreprise a
plusieurs produits spécifiques dont elle a l'exclusivité et
qu'elle souhaite intégrer dans le marché. Les ruptures pour de
tels articles empêchent aux consommateurs de s'y habituer.
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