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I
EPIGRAPHE
Béni soit l'Éternel! Car il exauce la voix de mes
supplications.
L'Éternel est ma force et mon bouclier; En lui mon coeur
se confie, et je suis
secouru; J'ai de l'allégresse dans le coeur, Et je le
loue par mes chants.
L'Éternel est la force de son peuple, Il est le rocher
des délivrances de son oint.
Sauve ton peuple et bénis ton héritage! Sois leur
berger et leur soutien pour
toujours!
Psaume 28: 6 - 9
Emmanuel MUHEMERI M.
II
DEDICACE
A l'Eternel Dieu Tout Puissant créateur du ciel et de
la terre pour votre grâce protection et bénédiction qui ne
cessent d'être impérissables envers ma famille.
A vous mes très chers parents François MUHEMERI
BIN MUTARHUHA et Jeanine M'BUSHOLO, pour vos multiples conseils et assistance
efficace tant morale que matérielle, des sacrifices consentis tout au
long du parcours de nos études.
A vous frères et soeurs, Zawadi MUHEMERI, Innocent
MUHEMERI, David MUHEMERI, Moise MUHEMERI et Nyota ya MUHEMERI ; pour le grand
amour fraternel que vous faites montre au quotidien.
A toi ma très chère Nadia MUHIMUZI, ta
contribution tant morale que matériel, ainsi que tes encouragements
m'ont été d'une importance capitale pour l'achèvement de
ce premier cycle.
A tous nos amis et camarades Salomon MABAKU, Yannick MUGARUKA,
Roland MUSHAGALUSA, Bahati MBASWA Pavlov, Bertin MUSHAGALUSA, Marlyne BALAGIZI,
Arsène MISARE, Pascal BOROTO, Felicité BAHIMBA, Faradja MULIBA,
Benjamin NGOLENGA, Nadine BAKOMEZI, ...
A vous tous je dédie ce travail
Emmanuel MUHEMERI M.
III
REMERCIEMENTS
La rédaction de ce travail, n'a pas été
sans appui extérieur, il nous serait donc ingrat de ne pas adresser nos
remerciements à toute personne qui, de près ou de loin y a
apporté sa contribution.
A tous seigneur, tout honneur. Nos remerciements s'adressent
tout premièrement au Père céleste lui qui nous a
doté de l'intelligence, la force, le courage et les moyens pour
l'élaboration de ce travail.
Nos profondes gratitudes s'adressent à tous les
professeurs, chefs de travaux et Assistants de l'ISP/Bukavu en
général ainsi que ceux du département d'Informatique de
Gestion en particulier qui ont contribué à notre formation tout
au long de notre parcourt académique.
Les mots nous manquent pour exprimer clairement et exactement
notre gratitude à Monsieur l'Assistant AKILIMALI Pascal qui, en
dépit de ses multiples occupations s'est donné corps et âme
pour la direction de ce travail en mettent à notre disposition tout son
talent, son expérience et son savoir-faire.
Nous adressons nos remerciements à nos chers parents,
frères et soeurs: papa François MUHEMERI et maman Jeanine
M'BUSHOLO, Zawadi MUHEMERI, Innocent MUHEMERI, David MUHEMERI, Moise MUHEMERI
et Nyota ya MUHEMERI pour vos encouragement et soutien.
Tous nos sentiments de gratitudes s'adressent également
aux personnes qui nous sont chers : Papa BALAGIZI KARHAGOMBA,
Général de Brigade Delphin KAHIMBI, Colonel SADIKI MABOKO,
Colonel André NDUMBA BEY, Lieutenant- Colonel KITENGE MANGALA Ahmed,
Major Guy MUGOMBOZI ZAHINDA, Jacques MBASWA Pavlov, Papa Charles CIKOMOLA, Papa
Abias RADJABU, Benjamin NGOLENGA, ... pour tout votre soutien moral,
matériel et spirituel.
Il ne suffit pas de disposer des moyens pour réussir
dans la vie, le milieu et le climat de travail sont aussi des
éléments favorisant de la réussite. Ainsi, il serait
ingrat de terminer sans remercier tous les amis, camarades et compagnons de
lutte qui nous ont entouré d'un grand amour, d'un esprit de
collaboration, nous rendant ainsi aisée, la compréhension et
l'appréhension des cours. Chers Yannick Mugaruka, Nadia Muhimuzi, Nadine
Bakomezi, Arsene Misare, Salomon Mabaku, Mireille Habangaki,
Félicité Bahimba, Faraja Muliba, Theocent Mweze Muhigirwa, Pascal
Boroto, Sylva, Nénnette Mburunge, Roland Mushagalusa, Koko Bashengezi,
Patient Kivuli, Kurulera Manegabe, Nshobole
IV
Nshombo, ... par ces quelques lignes, trouvez en nous toute
notre gratitudes pour tous ce que vous avez fait et vous avez été
pour nous.
Nous sommes limités par l'espace et par le temps. Que
tous ceux qui d'une manière ou d'une autre ; de loin ou de près,
nous ont aidé durant notre cursus académique et dont le nom ne
figure pas ici, à tous nous disons infiniment merci et que le
très haut vous rende le centuple.
Emmanuel MUHEMERI M.
V
SINGLES ET ABREVIATIONS
SNCC : Société Nationale des Chemins de fer du
Congo
EP : Ecole Primaire
P. : Père (Pour les religieux)
MCD : Modèle Conceptuel de Données
MERISE : Méthodes d'Etudes de réalisation
Informatique pour le Système d'Entreprise
MLD : Modèle Logique de Données
MPD : Modèle Physique de Données
CSP : Centre de Spécialisation Professionnelle
NDV : Notre Dame de la Victoire
CLS : Cycle Long Supérieur
CLI : Cycle Long Inferieur
PV : Procès-Verbal
CO : Cycle d'Orientation
SOL : Solitaire
FN : Famille Nombreuse
Dir : Directeur / Direction
Sec : Secrétaire / Secrétariat
Dir . Adj : Directeur Adjoint
1
Chapitre 0. INTRODUCTION
0.1. PROBLEMATIQUE
Depuis plus d'une décennie, les écoles en RDC
dépendent non seulement du gouvernement sur le plan financier mais plus
sur la contribution des parents par le biais de la prime et du minerval.
Ces frais constituent un moyen important de financement des
activités des écoles, ce qui rend le suivi de leur gestion
impérieux.
Les dirigeants des institutions d'institutions scolaires se
trouvent confrontés à des nombreuses difficultés dues
à la gestion des recettes réalisées. Ces problèmes
de gestion des recettes proviennent souvent du manque de suivi automatique et
réaliste de la perception des frais ce qui engendre un système
mafieux de détournement des fonds, des erreurs de calcul, de conversion
en taux de change galopant.
Hormis du détournement, les institutions scolaires
éprouvent le problème d'ordonnancement des dépenses, ainsi
on se rend compte que les chefs d'institutions scolaires, chacun à son
niveau se taille le luxe d'engager des dépenses ou fait le retrait des
fonds à la caisse de l'institution sans consulter le conseil. Cette
situation crée une dissipation des fonds avec comme conséquence
le non-paiement et/ou le paiement des salaires du personnel ; la carence des
matériaux de bureau, matériaux didactiques, etc. On assiste ainsi
à des déficits budgétaires, déficit qui plus tard
conduit à l'absentéisme du corps enseignant, la
déperdition de l'effectif des élèves fouillant les
enseignements gâchés car non motivés.
En effet, tenant compte des nouvelles technologies de
l'information et de la communication et avec l'objectif de réorganiser
le système de gestion existant au sein des institutions scolaires en
général et plus spécifiquement l'institut ALFAJIRI
de Bukavu, nous nous posons la question suivante:
2
Comment à l'aide de l'outil informatique, le
responsable de l'institution scolaire pourrait-il s'assurer qu'il a une main
mise sur les états périodiques des recettes et dépenses en
vue de garantir l'équilibre, les planifications et par consensus avec
ses collaborateurs, engager des dépenses exigibles ?
0.2. HYPOTHESES
A l'origine de l'usage de l'outil informatique dans les
institutions scolaires à bukavu comme dans la plus part des villes du
pays, cet outil n'était utilisé que pour la saisie des listes
d'élèves, saisie des bulletins et d'autres documents scolaires.
Cependant actuellement on réalise que l'outil informatique peut faire
d'autres travaux plus complexes. Ainsi il sied de souligner que l'outil
informatique présente actuellement un moyen efficace dans plusieurs
domaines comme par exemples dans la gestion des recettes d'une institution
scolaire pour le contrôle et l'établissement des états
périodiques de la santé financière.
Ainsi, la présente étude nous l'entamons avec les
hypothèses suivantes :
· L'outil informatique pourra permettre au percepteur de
ne se limiter qu'à la saisie des données des recettes et
dépenses, lesquelles données mettront à la portée
du caissier et des autres gestionnaires des fonds l'état synthèse
de la réalisation des recettes.
· Notre outil permettra également de suivre au
quotidien la situation financière de chaque élève car
actuellement la contribution des parents, réalisée par petites
tranches, constitue la principale source des recettes dans l'institution
scolaire.
3
0.3. CHOIX ET INTERET DU SUJET
Depuis plus d'une décennie, avec l'instauration de la
prime, cette derrière n'est pas gérée clairement par les
gestionnaires ce qui crée une situation de grève à
répétition.
L'intérêt manifeste de ce travail porte sur la
motivation et sur l'orientation de notre formation en Informatique de Gestion,
mais aussi par le souci d'apporter une contribution modeste pour
améliorer la gestion des recettes réalisées par les
institutions scolaires afin de mettre à la disposition de l'institut
ALFAJIRI, un outil de gestion efficace.
0.4. DELIMITATION DU SUJET
A) Du point de vue chronologique
Le présent travail est réalisé au cours de
l'année académique 2012-2013.
B) Du point de vue spatial
La ville de Bukavu compte plus d'une centaine d'écoles
sans tenir compte de mode de gestion. Etant dans l'incapacité de mener
notre étude sur toutes les écoles de la ville de Bukavu, notre
étude nous le circonscrivons sur le cas de l'institut
ALFAJIRI, situé sur l'avenue Patrice Emery Lumumba, dans la
commune d'Ibanda, ville de Bukavu, province du Sud-Kivu en République
Démocratique du Congo.
C) Du point de vue analytique
Le présent travail veut apporter un plus dans la
manière de gestion et suivi des recettes de l'institut Alfajiri de
Bukavu.
Notre travail va s'articuler sur la gestion et le suivi des
recettes du collège Alfajiri de Bukavu, de la perception jusqu'à
la validation de dépense en passant par toute la chaine d'ordonnancement
de dépense.
4
0.5. METHODES ET TECHNIQUES
0.5.1. Méthodes
La réalisation du présent travail serait
surannée voire impossible sans faire appel à certaines
méthodes de récolte des données. Ainsi dans notre
recherche, nous nous sommes servis des méthodes suivantes :
La méthode analytique :
Cette méthode nous a rendu aisée, la
compréhension d'une manière détaillée l'ensemble de
la gestion des recettes dans une institution scolaire, cas spécifique de
l'institut Alfajiri de Bukavu car l'idée de base était
d'automatiser cette gestion afin de reconstruire tout son ensemble.
La méthode MERISE :
La Méthode d'Etude et de Réalisation
Informatique pour les Systèmes d'Entreprise MERISE en sigle, nous a fort
aidé dans la conception de la base des données d'une institution
scolaire en utilisant et en mettant en application le modèle
entités-associations
0.5.2. Techniques
Nous nous sommes servis des techniques ci-après :
- La technique d'interview :
Au Collège Alfajiri, nous nous sommes entretenus avec le
recteur, les directeurs et certains enseignants membres de la
délégation des enseignants afin d'obtenir les informations dont
nous avions besoin pour la rédaction du présent travail.
5
- La technique documentaire :
L'interview n'ayant pas suffi pour nous procurer toutes les
données dont nous avions besoin, il nous a fallu compléter ces
données par celles se trouvant dans les annales du collège
Alfajiri. Ainsi la documentation écrite nous a été d'une
importance non négligeable eu égard aux documents que nous avons
consultés afin de renforcer nos arguments consacrant la validité
scientifique de cette recherche. Il s'agit de ouvrages, TFC, mémoires,
journaux, notes de cours, sites internet, ... qui nous ont été
indispensable.
0.6. PRESENTATION SOMMAIRE DU TRAVAIL
Le présent travail n'est pas regroupé en un seul
bloc, il est constitué d'un certain nombre de chapitres pour le rendre
claire et faciliter une décortication aisée. Ainsi, mis à
part l'introduction et la conclusion, ce travail est stratifié en trois
chapitres que voici :
Le premier chapitre : Présentation du milieu
d'étude ; se focalise sur l'Historique et présentation
de notre institution scolaire d'étude, qu'est le Collège Alfajiri
de Bukavu.
Le deuxième chapitre : Aperçu sur le
mode de perception, est consacré à l'analyse critique de
la manière dont les frais scolaires sont perçus au collège
Alfajiri.
Enfin, le troisième chapitre : Elaboration d'un
model informatique de suivi de recettes dans une institution scolaire.
Ce chapitre s'articule sur la conception et la mise sur pied, d'un
modèle informatique adapté aux contraintes de suivi des recettes
dans l'institution scolaire et plus spécifiquement le Collège
Alfajiri. Dans ce chapitre il sera aussi question d'élaborer un notice
pour ce model informatique afin de faciliter l'usage tant aux percepteurs qu'au
gérant du complexe.
6
0.7. DIFFICULTES RENCONTREES
Sur cette terre des hommes, la réalisation de tout
travail implique la mobilisation de beaucoup de moyens physiques,
matériels, financiers, etc. Ainsi, la réalisation d'un travail
scientifique ne se dérobe pas à cette règle, ce qui a fait
que pour nous, lors de l'élaboration de ce travail, nous avons connu
quelques difficultés de divers genre. Il s'agit principalement de deux
genres : le problème lié au temps et celui lié à la
sensibilité du sujet de recherche :
1. Problème lié au
temps
La période dévolue à la récolte
des données coïncide avec les temps prévu pour les heures de
cours, ce qui nous obligeait très souvent à laisser ou du moins
à sécher certaines séances de cours au profit de la
récolte les données, avec toutes les conséquences qui y
découlent tel que rater un TD (Travail Dirigé) ou une
présence à l'auditoire, etc.
2. Problème lié à la
sensibilité du domaine de recherche
Dans de la récolte des données pour notre
travail, sur terrain nous nous sommes confrontés aux difficultés
liées à la sensibilité du domaine de notre sujet de
recherche: Les autorités acceptaient facilement de nous recevoir, mais
à chaque fois que nous posions les questions touchant à la
finance, lesquelles questions cadrent avec notre sujet, ces autorités
étaient catégoriques dans leur refus de nous livrer ces genres
d'informations. Il nous a fallu plusieurs rencontres avec elles pour qu'en fin,
elles nous donner accès aux informations de finance sans pour autant
entre dans les détails des chiffres.
7
Chapitre I. PRESENTATION DU MILIEU D'ETUDE
I.1. HISTORIQUE DU COLLEGE ALFAJIRI
I.1.1. SITUATION GEOGRAPHIQUE
Le Collège Alfajiri, est un vaste complexe de plus de
300m de long situé à 2°30'22.85»S
28°50'55.58E1, sur la colline Nyalukemba, au N°259, Avenue
Patrice Emery Lumumba, Cellule Nguba, Quartier Nyalukemba, commune d'Ibanda,
à l'Est de la ville Bukavu, en République Démocratique du
Congo au coeur du continent africain.
I.1.2. GENESE DU COLLEGE ALFAJIRI
La création du Collège Alfajiri remonte de
l'époque du Congo Belge. Loin de nous prévaloir donner toutes les
dates, nous allons tous, nous allons nous pencher sur certaines dates
importantes dans la réaction du Collège Alfajiri.
L'histoire de la création du Collège Alfajiri
commence à partir de 1938, quand son Excellence Mgr Leys, vicaire
apostolique du Kivu est prié par le Ministère des colonies afin
d'organiser à Costermansville (actuel Bukavu) un Collège pour
garçons (enfants des colons de l'Est). Mgr Leys sollicite le concours
des jésuites sur place au Congo qui malheureusement déclinent
l'offre faute du personnel ; vers fin octobre 1938, il fit alors extraire de la
brousse de Masisi le P. Monsmans des Missionnaires d'Afrique (Pères
Blancs) qui vient démarrer l'oeuvre le 7/12/1938 à 8h°°
avec trois élèves sous le nom de Collège St Charles. Cette
première classe a eu lieu à l'endroit où se trouve les
installations de l'actuelle SNCC.
1 Source : Google Earth
8
La période 1938-1939 au 3ème trimestre connaitra
le démarrage de la construction d'un bâtiment pour le
Collège à la mission Sainte Thérèse (Actuel
Economat sur la colline Bugabo). En Mars 1941, les premiers indices de chantier
se dessinent à Nyalukemba avec l'arrivée du P. Monnens, le
premier jésuite (C'est lui qui a conçu et réalisé
le splendide Collège Notre Dame de la Victoire.) à l'actuel
emplacement du Collège Alfajiri.
Les trois grandes figures de la création du Collège
Alfajiri sont :
1) Son Excellence Mgr Edouard Leys,
2) Le P. Monsmans (le fondateur)
3) Le P. Monnens (le constructeur)
Septembre 1941 voit l'inauguration de la 4è
année du Collège, c'est l'année du début officiel ;
le père Monnens en prend le gouvernail et l'école passe de «
St Charles » au Collège « s.j. » ("Societatis Jesu" ou
"de la Compagnie de Jésus"). Pour plus de précision, les
jésuites appartiennent à la Compagnie de Jésus (nom
officiel de leur ordre religieux). Le suffixe « Sj » (Societatis
Jesu) ajouté à chaque nom de jésuite veut dire qu'il est
tout simplement membre de la Compagnie de Jésus.
1942 en septembre : déménagement vers Nyalukemba
à l'actuel emplacement du Collège mais du côté de
l'EP Nyalukemba. Le 17/07/1945 le Collège qui s'appelait jusqu'alors
« s.j. » devient NDV. Les pères blancs rentrent à la
mission et laissent ainsi l'école aux mains des jésuites.
En 1973, pour des raisons politiques (zaïrianisation) le
Collège change de nom et s'appelle dès lors Collège
ALFAJIRI ; le mot Alfajiri qui signifie aurore, symbole de l'espérance
et de l'attirance vers la lumière) ainsi de 1976 à 1977 le
Collège obtient son premier Recteur noir en la personne du P. PELENDA
s.j.2
2
http://moninnocent.populus.org
9
I.1.3. CONSTRUCTION DU COLLEGE ALFAJIRI3
La construction du collège Alfajiri demeure
jusqu'à présent, moins documentée, certainement vu son
époque de construction. Cependant, une petite source nous fournit tout
de même un minimum d'information y relative. D'un document où
figure un entretien que les Révérends Pères De Conick et
Etren VAN DER STANEN d'heureuse mémoire avait eu avec nous du 14 Avril
au 29 Avril 1997, il résulte que la construction du complexe a
duré de 1941 à 1958 et son coût est évalué de
1 à 5 millions de Francs Belges alors que la construction de
l'Athénée de 1950 à 1958 a couté 325 millions de
francs Belges4.
I.1.4. SOURCE DE FONDS DE LA CONSTRUCTION
Selon la déclaration du Révérend
Père De Conick, les fonds pour la construction du collège
Alfajiri, de 1941 à 1956, provenaient en totalité de l'Etat. A
partir de l'année scolaire de 1954 - 1955 une ordonnance-loi exigeait
que les missionnaires qui géraient les écoles puissent contribuer
à 20% aux frais de leurs constructions. Cette décision ne semble
pas avoir empêché l'Etat de continuer à financer à
100% la construction des écoles agréées par les
missionnaires.
Le gouvernement continuait à financer la
totalité de construction mais les Missionnaires devaient par la suite
rembourser progressivement 20% de cette construction à l'Etat.
C'est alors, à l'accession du pays à
l'indépendance que la compagnie de Jésus se retrouva avec une
dette de 8millions de Francs Belges envers l'Etat comme part de contribution
alors que la constriction du Collège était déjà
bien terminée. Selon toujours le Révérend Père De
Conick, après
3 VAHAMWITI VASIKANIA, histoire du
Collège : 1938 - 1990 , TFE P.24
4 David MUDOSA B, La gestion
administrative et financière au complexe scolaire Alfajiri et le
rendement des enseignants du cycle long de 2002 à 2011,
TFE, 2011-2012, P.7
10 1,n
l'indépendance, le problème délicat du
contentieux Belgo - Congolais s'est posé et ceci dissipa la dette que la
compagnie de Jésus devait encore à l'Etat.
I.2. ORGANIGRAMME
RECTORAT
DIRECTION DES
ETUDES
OUVRIERS
ENSEI-
GNANTS
ENSEI-
GNANTS
ENSEI-
GNANTS
ENSEI-
GNANTS
Dir.
Etude CL
Librairie
Dir.
Etude CO
Sec.
Surv. CL
Dir.
Discipline
Surv. CO
Dir. Adj.
Dir. EP1
Sec.
Dir. Adj.
Dir. EP3
Sec.
Gestion + Internat
I.3. FONCTIONNEMENT
En parcourant l'organigramme ci haut, on constater que le
collège Alfajiri est chapeauté par un Révérend
Père Recteur qui est le coordinateur de toutes les directions du
complexe à savoir la direction du cycle long supérieur, la
direction du cycle long inférieur, la direction de l'EP1, la direction
de l'EP3, la direction de l'internat et la direction de la maternelle. Il tient
un conseil extraordinaire de direction pour évaluer la situation
générale du complexe. Sans prétendre tout donner, nous
allons expliciter quelques organes importants intervenant dans l'administration
et la gestion du Collège Alfajiri. Il s'agit notamment de :
1. Le Rectorat
11
Il est assuré par un Père Jésuite
appelé « Père Recteur » du complexe. Il est le
coordonnateur de toutes les directions du complexe. Administrativement et
financièrement, le Père Recteur est le seul qui engage
l'institution tant sur le plan intérieur qu'extérieur.
2. L'Economat
Actuellement aucune communauté humaine de peut
prétendre survivre sans un seul sou. Le Collège ne se
dérobe pas à cette règle, c'est ainsi que parmi les
organes stratégiques au collège on a l'économat. Ce
service est chargé de la gestion financière et trésorerie
du Collège. A la tête de ce service on trouve un Père
jésuite. Il centralise toute les recettes et coordonner en collaboration
avec le Père Recteur, toutes les dépenses. Voici l'organigramme
de ce service :
FINANCES
COMPTABILITE
BUDGET
TRESOSERIE
Il est le seul répondant pour tout aspect relatif aux
questions pédagogiques. Il est membre consultatif du comité des
parents et s'occupe de l'élaboration
3. La Direction des Etudes (D.E)
La direction des études est chapeautée
également par un Père Jésuite appelé «
Père Directeur des Etudes ». Il représente le Père
Recteur en cas d'absence et assure ainsi l'administration de l'institution
tandis que le Père Ministre assure la gestion financière.
12
du calendrier scolaire en collaboration avec le Père
Recteur et les autres membres de la direction.
4. Le Conseiller Pédagogique
Ce service est assuré par un laïc
chevronné. Il est le répondant du père Directeur des
études au Cycle long inférieur. Il s'occupe de l'aspect
pédagogique au cycle long inférieur en connivence avec le
Père Directeur des Etudes. Il s'occupe des visites des classes au cycle
long inférieur. Il est membre du comité des parents.
5. La direction de discipline
Comme dans toute société, sans ordre et
discipline, la zizanie envahirait le complexe et perturberait ainsi le bon
déroulement des activités. C'est pourquoi, au collège
Alfajiri, la direction de discipline est un organe moteur. Cette direction est
chargée de toutes les questions relatives à la discipline et
à l'ordre à deux niveaux5 :
a) Au niveau des professeurs
· Elle contrôle les présences, les absences
ainsi que les retards des professeurs à chaque heure
· Elle établit les documents justificatifs des
absences et retards des professeurs
· Elle prépare les délibérations de
chaque période ainsi que de la fin de l'année scolaire en
collaboration avec chaque professeur titulaire pour la cotation de la
conduite.
· Elle siège avec tous les membres du conseil de
délibération pour une vérification des résultats
ainsi que l'attribution de côtes de conduite et d'application des
élèves.
5 Dr Meernhaut, Déontologie et
prérogatives du chef d'établissement, SAMAFOS, Kinshasa,
1982, P.76
13
b) Au niveau des élèves
· Elle est le garant du respect du règlement d'ordre
intérieur des élevés au sein du complexe.
· Elle veille sur l'harmonie, la fraternité et la
cohésion qui caractérise les élèves au sein du
complexe.
· Elle est co-responsable des activités
parascolaire
· Elle s'occupe d'une partie de la perception des frais
scolaires appelés « solitaires du CLS ».
6. le secrétariat
Il est le secrétaire du complexe et en même tant
le secrétaire particulier du recteur, c'est ainsi qu'il est
attaché au rectorat. Il joue les rôles suivants :
· La gestion de toutes les archives du complexe,
· Le classement et l'expédition de toutes les
correspondances,
· La gestion de tous les dossiers des
élèves,
· Le contrôle des dossiers des finalistes ainsi que
ceux d'autres élèves,
· La rédaction des PV de toutes les
réunions,
· L'attribution des numéros matricules aux
élèves et la tenue des registres,
· L'élaboration des listes d'élèves
par classe sous la supervision du Père Recteur et du Père
Directeur des Etudes,
· L'élaboration du tableau d'emplacement des
élèves dans les salles en période d'interrogations
générales et d'examens semestriels, sous le contrôle du
Père Directeur des Etudes et du directeur de discipline.
14
Chapitre II. APERÇU SUR LE MODE DE
PERCEPTION
En RDC, les institutions d'enseignement, comme toutes les
entreprises se trouvent confrontées à deux grands types de
décisions financières : Quels investissements réaliser ?
Comment le financer ?
La première implique que l'on dépense de
l'argent, la seconde, qu'on en trouve6.
Pour répondre à ces deux questions, à la
première, il s'avère que le Collège Alfajiri, étant
une institution d'enseignement, investit dans l'éducation c'est -
à - dire la formation aux vraies valeurs de l'homme et de la femme de
demain. Cependant, pour parvenir à cet investissement, la
deuxième question se pose, comment trouver les fonds de financement ?
A la création du Collège Alfajiri, cette
question ne se posait pas souvent, dans la mesure où les fonds
provenaient d'une part de la compagnie et d'autre part, de l'Etat. Mais depuis
plus d'une décennie, ces sources ont tari, laissant ainsi l'instauration
d'une autre source en provenance des parents sous l'appellation « Frais
Scolaires » ou « Frais d'Etudes » qui doivent être
perçue. Mais comment ?
II.1. Mode de perception des frais scolaires.
Au Collège Alfajiri, les frais scolaires sont
trimestriels, par catégorie (voir tableau de catégories) et
payables auprès des percepteurs, qui, eux aussi à leur tour
donnent rapport à la caisse centrale. Le caissier transmet le rapport au
Père économe qui donne rapport au Père Recteur.
6 Richard Brealey et
Cie, Principes de gestion financière, Pearson Education,
Paris 2006, p.3
15
Tableau des catégories de 2002 à
2012-20137
|
CATEG
|
2004-
|
2005-
|
2006-
|
2007-
|
2008-
|
2009-
|
2010-
|
2011-
|
2012-
|
|
2005
|
2006
|
2007
|
2008
|
2009
|
2010
|
2011
|
2012
|
2013
|
|
A
|
64
|
64
|
60
|
40
|
64
|
64
|
57,6
|
64
|
64
|
|
B
|
34,4
|
34,4
|
32,8
|
25
|
48
|
43,2
|
42
|
40
|
35
|
|
C
|
20
|
20
|
18,4
|
15
|
32
|
28,8
|
28
|
25
|
20
|
|
D
|
12
|
12
|
6,2
|
8
|
20
|
18
|
16
|
15
|
12
|
|
E
|
4,4
|
5,6
|
4,4
|
4
|
12
|
10,8
|
-
|
4
|
5
|
A chaque paiement, le parent ou l'élève qui paie
les frais scolaires reçoivent un reçu pour faire preuve de
paiement, sur lequel il est repris les informations suivantes8 :
a) Le numéro d'ordre de paiement (numéro du
reçu),
b) La situation scolaire [solitaire ou famille nombreuse (SOL ou
FN)],
c) Le cycle (EP1, EP3, CI, CS),
d) Le trimestre (T1, T2, T3),
e) Le nom de l'élève,
f) La classe de l'élève,
g) La catégorie de l'élève,
h) La date de paiement,
i) Le solde (ce qui reste à payer),
j) La signature du percepteur (trice).
Pour garantir la transparence dans la perception des frais
scolaires en cas de contrôle, au moment de paiement, on établit
trois reçus dont un pour l'élève/Parent, un pour la
comptabilité et le troisième reste à la perception pour
servir de référence.
II.2. Documents en usage.
7 Sources : Archives du collège et
Percepteur.
8 Sources : Archives du Collège Alfajiri.
16
La perception des frais scolaires au sein d'une institution
scolaire, est un service de finance. Comme tout service de finance, elle exige
la tenue d'un certain nombre de documents afin d'assurer le suivi surtout que
vu la conjoncture actuelle de la RDC, les parents sont dans l'obligation de
payer en des petites tranches et par conséquent un suivi rigoureux de
l'évolution de l'état d'avancement de la paie de chaque
élève s'avère impérieux. Les percepteurs du
Collège Alfajiri ne se dérobent pas de ce principe, raison pour
laquelle ils tiennent, dans l'exercice de leur fonction les documents
ci-dessous pour une perception claire, aisée et transparente.
a. Le RECU
Le reçu est la pièce que le percepteur remet au
parent/élève qui verse de l'agent pour le paiement. Le
reçu a pour rôle de servir de preuve de paiement en cas de
nécessité. Voici le modèle utilisé au
collège Alfajiri :
Collège Alfajiri N° :
FN SOL EP1 EP3 CI OE T1 T2 T3
Nom.........................................
Classe.............
Cat. A B C D E
Montant..........................................................
Date....................................
Solde.................
Signature
Comme on le constater sur ce modèle de reçu, le
percepteur est obligé de :
1. indiquer le numéro du reçu,
2. encercler ou souligner la situation de
l'élève, son cycle, ainsi que le trimestre payé,
3. marquer le nom et la classe de l'élève,
4. encercler la catégorie de l'élève, ce
qui permet de savoir ce qui reste à payer tenant compte du trimestre qui
vient d'être payé,
5. indiquer le montant payé,
6. marquer la date de paiement ainsi que le reste à
payer par l'élève,
7. en fin il appose sa signature pour le rendre légale
et authentique.
17
b. Le fiche de perception
Le collège Alfajiri est une grande institution
d'enseignement. La centralisation de la perception des frais scolaire
s'avère un plus difficile dans la mesure où cette centralisation
pourrait créer une lourdeur et aussi un encombrement du bureau de
perception vu le nombre élevé des potentiels payeurs qui sont les
élèves de la même institution. C'est partant de ce constat
que les jésuites, ont stratifié la perception la perception des
frais. Ainsi on trouve un percepteur pour le maternel, un percepteur pour le
primaire, et un autre pour le secondaire et le CSP.
Animé du souci de bonne gestion, l'administration
financière du collège Alfajiri prévoit que tous ces
percepteurs puissent faire un versement des fonds perçus à la
caisse centrale. Pour s'assurer de la clarté dans ce versement, une
fiche de perception est dotée à chaque percepteur sur laquelle il
indique soigneusement le nom de chaque élève qui paie, sa classe,
le montant payé, le montant restant à payer, la date, et à
la fin il fait un total de tout le montant perçu pour cette date et y
appose sa signature. Cette fiche est établie en deux exemplaires, une
pour le caissier et une autre gardée par le percepteur. Voici un
modèle de la fiche de perception.
18
|
Collège Alfajiri Fiche
Nom
FICHE DE PERCEPTION
|
Date:
n°
/ /
du Perc:
|
|
|
N°
|
NOM ET POSTNOM
|
CLASSE
|
CATEGORIE
|
MONTANT
|
SOLDE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAUX
|
|
|
|
Le CAISSIER
Signatures
Le PERCEPTEUR
|
|
c. Le bon de caisse
L'argent perçu par les percepteurs ne reste pas dans
leurs mains, ils font un versement à la caisse centrale. Le caissier
donne rapport à l'économat général du
Collège. Pour bien suivre le mouvement, il fait usage d'un bon de caisse
dont voici le modèle.
19
Réf
Comptable
Economat S.) ALFA)IRI
C A I S S E
Entrée
Epèces
Sortie
N° Compte :
NOM
Libellé :
Montant : (en lettres)
|
Signature caissière
|
(s)
|
Pour acquit
|
|
|
Bukavu, le
II.3. Déroulement de la perception
Au collège Alfajiri, les opérations de perception
des frais se déroulent de la manière suivante :
- La commission de catégorisation se réuni,
catégorise les élèves, fixe le montant à payer par
catégorie par trimestre, informe les parents par le biais des
élèves. Cette commission fixe également une
échéance pour la perception desdits frais.
- A l'échéance, le directeur de discipline passe
dans les salles de classe et renvoie les élèves insolvables, mais
à la différence des autres écoles, pour les familles
nombreuses, c'est-à-dire les familles qui ont plus d'un enfant qui
étudie au collège Alfajiri ; seul le plus gradé (celui qui
est dans la classe supérieure) est renvoyé. Egalement on ne
renvoie pas les élèves du maternelle et ceux du degré
inferieur et moyen pour le cycle du primaire.
20
II.4. FLUX D'INFORMATION
Le flux est appréhendé comme étant un
objet transmis ne contenant que des informations et les intervenants qui se
communiquent par les messages ; il est également un objet d'un
intervenant à un autre.
1.
CAISSE
3
2
ELEVE
PERCEPTEUR
1
L'élève paie l'argent auprès du percepteur
de qui il reçoit un reçu
2. Le percepteur va verser l'argent à la caisse centrale
qui signe la fiche de perception
3. La caisse centrale prend acte du paiement de
l'élève et l'enregistre sur le bon de caisse comme une
entré caisse.
II.5. CRITIQUE DU SYSTEME EXISTANT
La critique à laquelle nous nous donnons, vise à
déceler les imperfections qui ne permettent pas un suivi efficace de la
perception des recettes au collège Alfajiri pour qu'en fin nous
puissions adopter une solution qu'elle soit manuelle ou informatique pourvue
qu'elle résolve le problème et concourt un suivi
21
a. Critique des moyens
utilisés
Au Collège Alfajiri, pour la perception des frais ont
fait recours aux moyens matériels et humains pour un meilleur
résultat.
Etant donné que les opérations sont faites
manuellement par les percepteurs, on court les risques d'affecter les montants
perçus aux noms des élèves répétitifs ce qui
génèrerait la perte de la fiabilité des données.
b. Critique des documents
utilisés
La perception des frais scolaires au collège ne se fait
pas sans documents ; dans les points précédents nous avons
épinglés quelques documents d'usage pour cette fin. Cependant,
comme tout travail humain, surtout quand il est manuel, ne manque pas certaines
irrégularités telles que les ratures et les surcharges des
certaines mentions choses qu'il faut impérativement éviter sur
les documents comptables.
II.6. PROPOSTION DES SOLUTIONS
II.6.1. Solution Manuelle
Dans le souci de parfaire tant soit peu le système
actuel de perception des frais scolaire au collège Alfajiri, en lieu et
place de la fiche en usage, pour la clarté et la facilité, nous
suggérons que la fiche soit élaborée par classe suivant le
modèle qui suit :
22
|
Collège Alfajiri
FICHE DE PERCEPTION
|
Nom Classe:
Fiche n°
Date: / /
du Perc:
Cycle :
|
|
|
N°
|
NOM ET POSTNOM
|
Sit Familiale
|
CATEGORIE
|
MONTANT
|
SOLDE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAUX
|
|
|
|
Le CAISSIER
Signatures
Le PERCEPTEUR
|
|
II.6.2. Solution informatique
La solution manuelle que nous venons de proposer, ne garantit
pas totalement la correction des erreurs car on réalise que le risque
des surcharges voir même des omissions demeurent. C'est pourquoi, nous
jugeons ultime la mise en place d'un logiciel informatique de perceptions des
frais scolaires au Collège Alfajiri afin de bien contrôler toutes
les opérations de perception. Ainsi, faisant référence aux
documents en cours d'usage dans le système actuel de perception, nous
proposons l'usage d'une Base des données pouvant permettre de contourner
ces irrégularités et rendre aisée, rapide et transparente,
la tache de perception.
23
Chapitre III : ELABORATION D'UN MODEL INFORMATIQUE DE
SUIVI DE RECETTES DANS UNE INSTITUTION SCOLAIRE.
A nos jours tout comme les entreprises, les institutions
d'enseignement et autres institutions, disposent du système de
traitement automatisé des informations qui leur permettent d'effectuer
des calculs, des opérations ainsi qu'une mise en forme des informations
de nature économique et financier permettant ainsi
l'établissement de divers documents à l'intention des
administrations des tiers ou des dirigeants eux-mêmes.
Susdit, notre travail envisage à ses fins une
application informatique dont l'accomplissement doit faire l'objet de
réflexion par des analyses afin de bien réparer sa
conception9. Cette conception portera sur l'identification des
différents utilisateurs, description des informations et des fichiers
dont auront besoin les utilisateurs, mais aussi une nouvelle structure de
circulation d'information.
La perception de frais scolaire faisant usage de
méthodes manuelles a montré ses limites et ses failles en se
révélant long et lourd en ce qui concerne la circulation de
l'information d'où, son automatisation par l'instauration d'une base de
données où l'on pourra consulter la liste générale
des élèves, la situation de paie des élèves,... est
notre présent objectif. Cependant la mise en oeuvre d'un système
de gestion automatisé ne se réalise pas d'une manière
hasardeuse ; elle nécessite une analyse méthodique bien
appropriée.
Afin de bien corroborer dans cette logique, nous allons devoir
nous inspirer de la MERISE qui est une méthode d'étude et de
réalisation informatique pour le système d'entreprise, afin de
mener à bien notre demarche d'automatisation de la perception des frais
au Collège Alfajiri.
9 LANGOS, at all, Gestion et Informatique, les
Editions FAUCHER, Paris, 1993
24
III.I. NIVEAU CONCEPTUEL
Le niveau conceptuel nous est utile pour deux raisons :
1. Il nous permet de spécifier le choix de la gestion :
QUOI FAIRE ?
2. Il permet de décrire :
· Pour les données : la
signification de chacune d'elle et les rapports qui existent entre les
individus ou les objets, Relation, Propriété.
· Pour les traitements : la succession
des actions menées par l'organisme en réponses aux sollicitations
auxquels il doit faire face : Processus, Evénement d'entrée,
Opération de Gestion qui qui comprennent les concepts de
synchronisation, Evénement de sortie ou Résultat invariant par
rapport à l'infrastructure et la répartition homme/machine.
III.I.I. MODELE CONCEPTUEL DES DONNES
Le modèle conceptuel des données (MCD) a pour
but d'écrire de façon formelle les données qui seront
utilisées par le système d'information. Il s'agit donc d'une
représentation des données, facilement compréhensible,
permettant de décrire le système d'information à l'aide
d'entités.10 Il permet aussi de décrire le « quoi
» des données, de détailler le choix du système de
gestion de l'entreprise, la structure des données ainsi que les liens
entre elles.
1. Identification des Acteurs
1. ELEVE : Comme il s'agit de la perception
des frais dans une école, on ne peut jamais parler d'école sans
élèves, ainsi l'élève se trouve être le
10
http://commentcamarche.com/merise/mcd.htm
25
premier acteur intervenant dans l'opération de
perception des frais scolaires.
2. PARENT : Ici, par parent on sous-entend
toute personne physique, payant les frais scolaires pour n'importe quel
élève.
3. ECOLE : l'école est l'institution
; mais dans l'opération de perception des frais, l'école est la
personne morale qui se charge d'enregistrer les élèves dans
différentes classes, sections et options, les classe par
catégorie, par situation familiale.
4. PERCEPTEUR : Le percepteur est la
personne physique, affecté par l'école afin de
matérialiser les opérations de perception des frais. Ainsi il
perçoit l'argent apporté par l'élève ou le parent,
et dresse une liste des élèves ayant payé et ceux qui
n'ont pas encore payé dans le but de programmer un recouvrement.
2. Entités et Propriétés
a) Entité : dans une base de
données, c'est un objet regroupant les données ayant des
caractéristiques communes entre elles ; une population d'individus
homogènes ; mieux un objet de gestion considéré
d'intérêt pour représenter l'activité à
modéliser (exemple : entité Elève). A son tour, chaque
entité est porteuse d'une ou plusieurs) dont l'une, unique et
discriminante, est désignée comme identifiant
(exemple : CodeElève). L'identifiant est la
propriété principale d'une entité et permet ainsi de
s'assurer de l'unicité d'une valeur dans l'entité. Ainsi donc
l'identifiant est une propriété particulière d'un objet
telle qu'il n'existe pas deux occurrences de cet objet pour lesquelles cette
propriété pourrait prendre une même valeur.11
b) Propriété : C'est le plus
petit élément de l'information caractérisant une
entité. Pour le cas de la perception des frais, on peut prendre les
exemples de propriétés suivants en fonction des entités
:
11 Ass AMANI HAGUMA Joseph, cours de MAI, G2 IG
à l'ISIG, 2012 - 2013, inédit
26
> ELEVE : CodeEleve, NomEleve,
PostnomEleve, CodeSection,
Categotie, SitFam, adresse, sexe ;
> Percepteur : NumPerc, NomPerc, PostnomPerc,
Adresse, Sexe,
Tel ;
> Section : CodeSec, Section, Option, Classe
;
> Perception : NumPerce, DatePerce, NumPerc,
CodeEleve,
Categorie, CodeFr, MontantPaie
> PassWord : MotPasse
> Frais : CodeFr, IntituleFr,
MontFr
3. Dictionnaire des données
|
Noms
|
Significations
|
Type
|
Taille
|
|
CodeEleve
|
Numéro matricule de l'élève
|
Numérique
|
Entier
|
|
NomEleve
|
Nom de l'élève
|
Texte
|
25
|
|
PostnomEleve
|
Post nom de l'élève
|
Texte
|
25
|
|
PrenomEleve
|
Prénom de l'élève
|
Texte
|
15
|
|
Sexe
|
Sexe de l'Elève
|
Texte
|
1
|
|
Categorie
|
Catégorie de l'élève
|
Texte
|
1
|
|
SitFam
|
Situation familiale
|
Texte
|
3
|
|
AdresseEleve
|
Adresse de l'élève
|
Texte
|
45
|
|
CodeSec
|
Numéro de la section
|
Numérique
|
Entier
|
|
Section
|
Nom de la section
|
Texte
|
30
|
|
Option
|
Nom de l'option
|
Texte
|
30
|
|
Classe
|
Classe
|
Texte
|
5
|
|
CodeFr
|
Code des Frais
|
Numérique
|
Entier
|
|
IntituleFr
|
Libellé des Frais
|
Texte
|
30
|
|
MontFr
|
Montant des Frais
|
Monétaire
|
Monétaire
|
|
NumPerc
|
Numéro du percepteur
|
Numérique
|
Entier
|
|
NomPerc
|
Nom du percepteur
|
Texte
|
25
|
|
PostnomPerc
|
Post nom du percepteur
|
Texte
|
25
|
|
PrénomPerc
|
Prénom du percepteur
|
Texte
|
25
|
|
Adresse
|
Adresse du percepteur
|
Texte
|
55
|
27
|
Sexe
|
Sexe du percepteur
|
Texte
|
1
|
|
Téléphone
|
Téléphone du percepteur
|
Texte
|
15
|
|
NumPerce
|
Numéro de la perception
|
NuméroAuto
|
Entier long
|
|
DatePerce
|
Date de la perception
|
Date/Heure
|
Date abrégé
|
|
MontantPaye
|
Montant payé par l'élève
|
Monétaire
|
Monétaire
|
|
Solde
|
Reste à Payer par l'élève
|
Monétaire
|
Monétaire
|
|
MotPasse
|
Mot de Passe du Gérant
|
Texte
|
50
|
4. Associations et Cardinalités
L'association sert à définir l'action
qu'exercent les entités entre elles. C'est pour cela qu'on les
désigne souvent par un verbe. Une fois l'étape importante de la
définition des associations terminée, il faut alors
déterminer COMMENT ces associations s'exercent. Il s'agit ainsi de
déterminer les cardinalités. Pour cela, on se sert d'une petite
phrase magique que voici :
« Est-ce que un(e) {ENTITE} peut {ACTION} plusieurs
{AUTRE ENTITE} »
Les cardinalités d'une entité dans une
association expriment le nombre de fois qu'une occurrence de cette
entité peut être impliquée dans une occurrence de
l'association, au minimum et au maximum12.
12 S. LAPORTE, MCD : cardinalités
et types d'associations, DAIGL TS1, Paris
28
1,n
1,n
PERCEPTEURS
NumPerc NomPerc Post nomPerc PrenomPerc SexePerc Adresse
Telephone
FRAIS
DatePerce
1,1
MontPaye
1,n 1,n
ELEVE
|
CodeEleve NomEleve Post nomEleve PrenomEleve Sexe
Classe CodeSec Section Categorie SitFam AdresseEleve
|
SECTION
|
CodeSec Section Option Classe
|
III.I.II. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT
Le modèle conceptuel des traitements permet de traiter
la dynamique du système d'information, c'est-à-dire les
opérations qui sont réalisées en fonction
d'événements. Ce modèle permet donc de représenter
de façon schématique l'activité d'un système
d'information sans faire référence à des choix
organisationnels ou des moyens d'exécution, c'est-à-dire qu'il
permet de définir simplement ce qui doit être fait, mais il ne dit
pas quand, comment ni où.13
13
http://www.commentcamarche.com/merise/mct.htm
29
Annonce de montant
à payer par élève
par
catégorie
Début
ET
L'élève se présente avec un montant à
payer
Retour du Billet
Vérification de l'argent payé par les
élèves
Toujours
Vérification terminé
SI
Paiement de frais scolaires
Vérification du solde
Toujours
Paiement et vérification
Elève Percepteur
ET
Enregistrement de l'opération de paie
30
Enregistrement effectué
A et B
Percepteur
Bureau de perception
Elaboration et remise du reçu à
l'élève
Toujours
Bureau de perception
Toujours
Fin
III.II. NIVEAU ORGANISATIONNEL14
Le niveau organisationnel permet de prendre en compte les
choix d'organisation, à savoir :
· La répartition des traitements entre l'homme et la
machine,
· Le mode de fonctionnement (temps réel ou temps
différé) ;
· L'affectation des données et des traitements
par type de site organisationnel et par type de poste.
Le niveau organisationnel permet de répondre à
la question « Qui fait quoi et où ? »
14 Aurélie Vuaroqueaux, Module n°1
CONCEVOIR UNE BASE DE DONNEES : méthode de modélisation merise,
version 1.1 - 7 janvier 2004, P.6
31
MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT
Le modèle organisationnel des traitements s'attache
à décrire les propriétés des traitements non
traitées par le modèle conceptuel des données,
c'est-à-dire : le temps ; les ressources et le lieu
Ainsi donc, le modèle organisationnel des traitements
consiste donc à représenter le modèle conceptuel des
traitements dans un tableau dont les colonnes sont la durée, le lieu,
les responsables et ressources nécessaires à une action.
Tableau des procédures
fonctionnelles
La première étape du modèle
organisationnel des traitements consiste à découper les
opérations en procédures fonctionnelles, une
succession de traitements déclenchée par un
événement. Il s'agit donc d'associer dans un tableau :
· les procédures fonctionnelles
· l'heure de début et de fin
· le lieu du poste de travail
· le responsable du poste de travail
· les ressources du poste de travail
|
Durée
|
Procédure
|
Poste de travail
|
|
Début
|
Fin
|
Lieu
|
Respo
|
Ressources
|
|
7h00
- 12h00 et 12h15
|
|
Annonce de L'élève se
montant à payer présente avec
par élève par un montant à
catégorie
|
|
|
|
|
A et B
Vérification de l'argent payé par les
élèves
|
32
|
|
|
|
|
Caisse
|
Caissier
|
Manuel
|
|
|
Toujours
|
|
|
|
|
Vérification terminée
|
|
|
|
Caisse
Caisse
|
Caissier
Caissier
|
Manuel
Automatique
|
|
|
Paiement des frais scolaires
|
|
|
|
Vérification du solde
|
|
|
|
Toujours
|
|
|
Vérification terminée
Elève
1 Percepteur
|
|
|
|
A et B
|
|
|
Enregistrement de paiement
|
|
|
|
|
|
|
|
OUI
|
NON
|
|
|
|
|
Enregistrement Retour du
effectuée billet
|
|
2 Percepteur
|
|
|
33
|
|
A et B
|
Caisse
Caisse
|
Caissier
Caissier
|
Automatique
Manuel
|
|
Bureau de perception
|
|
|
|
|
|
Toujours
|
|
|
Reçu établi
|
|
A et B
|
|
Remise du Reçu des Elèves
|
|
|
|
|
|
Toujours
|
|
|
Fin
|
III.III. NIVEAU PHYSIQUE
Le niveau physique spécifie les choix techniques :
COMMENT FAIRE ?
I. MODELE PHYSIQUE DES DONNEES
Pour le modèle physique des données, il est
question de définir la structure des données. Ainsi, il s'agit de
préciser les différents champs avec leurs types des
enregistrements des tables constituant la base de données. Pour notre
cas, la base de données est constituée de six tables
structurées de la matière suivante :
|
1. Table «T
_
|
Elèves »
|
34
|
2. Table « T_Percepteurs »
4. Table « T_Perception »
35
4. La table « T _
|
Section »
|
|
_
|
6. La table « T
_
|
Password »
|
36
|
III.IV. NIVEAU LOGIQUE
Au niveau logique on répond à la question :
Comment ?15 Le niveau logique permet également de
décrire :
- Pour les données : les structures logiques, les
hiérarchies d'accès - Les relations
- Pour les traitements : la répartition entre l'homme
et la machine, le mode de fonctionnement conversationnel ou
différé, réparti, tâche Homme/Machine, ...
I. MODELE LOGIQUE DES DONNEES
Le modèle logique des données consiste à
décrire la structure de données utilisée sans faire
référence à un langage de programmation. Il s'agit donc de
préciser le type de données utilisées lors des
traitements.
15 Aurélie Vuaroqueaux, opp cit, P.7
37
III.V. GUIDE D'UTILISATEURS
Au lancement de la Base des données, l'écran
d'accueil de présente, il faut juste patienter quelque seconde avant
d'atteindre le menu principal du programme. Voici l'écran d'accueil
ainsi que la présentation du menu principal.
Ecran d'accueil
38
Le menu principal nous offre la possibilité
d'accéder pour faire la saisie de données de la perception des
frais, de faire l'analyse c'est-à-dire les Etats de sorties, et en fin
de faire l'initialisation des données (Ajouts et modification des
élèves, percepteurs, frais, ...).
1. Le bouton « Enregistrement de Perception
»
En cliquant sur ce bouton on accède avec la
qualité de percepteur, on n'a pas le contrôle total de la base de
données, on ne peut que saisir les données de perception. On ne
peut ni ajouter ni supprimer un élève dans la base de
données, moins encore modifier ses informations (Situation familiale,
sexe, Nom,...).
Voici la présentation de la fenêtre qui s'affiche
en accédant en qualité de percepteur.
39
On fais le choix de l'élève pour qui on
perçoit les frais, on saisit la date, le code de frais et le montant
puis on enregistre.
2. Le Bouton « Initialisation
»
En cliquant sur ce bouton, on accède à la base
de données en qualité de gérant, on jouit du
contrôle total de la base de données, ainsi on peut ajouter,
supprimer et modifier les informations (percepteurs, élèves,
catégories, ...). Afin d'éviter que n'importe qui ne puisse
accéder et manipuler les informations, l'accès est
conditionné par un mot de passe tel que l'indique ces écrans.
40
Apres la saisie du mot de passe, en appuyant sur la touche
« Enter » ou sur la touche « Tab », l'écran ci haut
se modifie avec l'ajout de deux bouton permettant ainsi d'accéder ou de
modifier le mot de passe à condition que le mot de passe entré
soit au préalable correct. Voici l'écran modifié
A l'accès, voici comment se présente
l'écran de la gérance, permettant la gestion des
élèves, des percepteurs, des frais ainsi que des
catégories. Pour éviter les déviations, le gérant
ne peut pas également saisir les données de perception car c'est
de la compétence des percepteurs.
41
Ainsi le gérant peut manipuler toutes les
données de la base de données. Par exemple, en cliquant sur le
bouton de gestion des élèves, l'écran ci-après
apparait, et il en est de même pour tous les autres boutons.
3. Le Bouton « Analyse et
Synthèse»
42
Ce bouton nous permet d'acceder aux Etats tel que le montre ce
écran.
On fait le choix de l'éleve, les dates puis on clique sur
le bouton avec loup, et voici l'état qui apparait
4. Le bouton « Quitter »
Ce bouton va permettre de fermer l'application, de même
que la base de données. En cliquant dessus, une boite de dialogue
apparait, il suffit juste de cliquer sur le bouton « Oui » pour
finalement quitter le programme.
43
44
CONCLUSION GENERALE
Nous voici au terme de notre travail de fin de cycle traitant
de « ELABORATION D'UN OUTIL DE SUIVI DES RECETTES D'UNE
INSTITUTION SCOLAIRE cas du Collège Alfajiri de Bukavu
».
Des nombreuses écoles connaissent de problème
relavant de la gestion des recettes. Notre travail se fixe l'objectif de
d'aider le gestionnaire du collège à faire un suivi
régulier de l'état de perception des frais ainsi que la situation
financière de chaque élève ; pour y arriver nous avons
commencé par passer en revue le système de perception en place au
sein du Collège Alfajiri avant de proposer un système de
perception informatisé.
Hormis l'introduction, le présent travail est
constitué de trois chapitres et d'une conclusion générale.
Le premier chapitre a porté sur l'historique du collège Alfajiri
ainsi que son mode de gestion. Le deuxième chapitré s'est
chargé à faire une analyse critique et objective da la
manière dont les frais scolaires sont perçu au Collège
Alfajiri, et a envisagé une solution informatique, laquelle solution
sera concrétisé dans le troisième chapitre. Le
troisième chapitre s'est basé sur la conception et la production
d'une base de données pouvant permettre le collège Alfajiri
à percevoir les frais en faisant usage de l'outil informatique. Ce
chapitre a enfin produit un guide d'utilisateur pour cette base de
données pour rendre aisé la manipulation par les utilisateurs
potentiels.
Pour clore ce travail, nous avons fait une conclusion
générale brossant de manière succincte le contenu de trois
grands chapitres constituant le travail. La perfection n'étant pas de ce
monde, nous ne pouvons prétendre avoir épuisé toute la
matière de recherche relatif au suivi de recette dans une institution
scolaire. Ainsi nous restons ouvert à toutes remarques et suggestion
pour l'amélioration de ce travail, et ouvrons la voix aux
générations futurs qui veulent corroborer dans ce sujet pour nous
compléter.
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BIBLIOGRAPHIE
I. OUVRAGES
1. VAHAMWITI VASIKANIA, Histoire du
Collège : 1938 - 1990 ,
2. Richard Brealey et Cie, Principes de
gestion financière, Pearson Education, Paris 2006
3. Aurélie Vuaroqueaux, Module
n°1 CONCEVOIR UNE BASE DE DONNEES : méthode de modélisation
merise, version 1.1 - 7 janvier 2004
4. DOMINIQUE MANIEZ, Formation à
VBA pour MS Word, Excel, Access, Macro, Codes, Programmation, P1-3
éd, DUNOD, Paris, Mai 2002
5. LANGOS, at all, Gestion et Informatique,
les Editions FAUCHER,
Paris, 1993
II. TFC
1. David Mudosa, La gestion administrative et
financière au complexe scolaire Alfajiri et le rendement des enseignants
du cycle long de 2002 à 2011, TFE, 2011-2012
2. AMURI Joseph, gestion automatisé de la perception
des frais scolaire du lycée Umoja/Uvira, TFC, Inédit, 2011-
2012
3. Marc ZIHINDULA Mathe, automatisation de la gestion de
rémunération du personnel dans des institutions
étatiques : cas de l'INERA MULUNGU, TFC, Inédit 2010-2011
III. COURS
1. C.T. KASELE Léandre, cours d'Atelier de programmation,
inédit, G3 IG/ISP/Bukavu, 2012-2013
2. Ass AMANI HAGUMA Joseph, cours de MAI, G2 IG à l'ISIG,
2012 - 2013, inédit
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CONTENU
EPIGRAPHE I
DEDICACE II
REMERCIEMENTS III
SINGLES ET ABREVIATIONS V
Chapitre 0. INTRODUCTION 1
0.1. PROBLEMATIQUE 1
0.2. HYPOTHESES 2
0.3. CHOIX ET INTERET DU SUJET 3
0.4. DELIMITATION DU SUJET 3
0.5. METHODES ET TECHNIQUES 4
0.5.1. Méthodes 4
0.5.2. Techniques 4
0.6. PRESENTATION SOMMAIRE DU TRAVAIL 5
0.7. DIFFICULTES RENCONTREES 6
Chapitre I. PRESENTATION DU MILIEU D'ETUDE 7
I.1. HISTORIQUE DU COLLEGE ALFAJIRI 7
I.1.1. SITUATION GEOGRAPHIQUE 7
I.1.2. GENESE DU COLLEGE ALFAJIRI 7
I.1.3. CONSTRUCTION DU COLLEGE ALFAJIRI 9
I.1.4. SOURCE DE FONDS DE LA CONSTRUCTION 9
I.2. ORGANIGRAMME 10
I.3. FONCTIONNEMENT 10
Chapitre II. APERÇU SUR LE MODE DE PERCEPTION 14
II.1. Mode de perception des frais scolaires. 14
II.2. Documents en usage. 15
a. Le RECU 16
b. Le fiche de perception 17
47
c. Le bon de caisse 18
II.3. Déroulement de la perception 19
II.4. FLUX D'INFORMATION 20
II.5. CRITIQUE DU SYSTEME EXISTANT 20
II.6. PROPOSTION DES SOLUTIONS 21
Chapitre III : ELABORATION
D'UN MODEL INFORMATIQUE DE SUIVI DE RECETTES DANS UNE
INSTITUTION SCOLAIRE. 23
III.I. NIVEAU CONCEPTUEL 24
III.I.I. MODELE CONCEPTUEL DES DONNES 24
1. Identification des Acteurs 24
2. Entités et Propriétés 25
3. Dictionnaire des données 26
4. Associations et Cardinalités 27
III.I.II. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT 28
III.II. NIVEAU ORGANISATIONNEL 30
MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT 31
Tableau des procédures fonctionnelles 31
III.III. NIVEAU PHYSIQUE 33
I. MODELE PHYSIQUE DES DONNEES 33
III.IV. NIVEAU LOGIQUE 36
I. MODELE LOGIQUE DES DONNEES 36
III.V. GUIDE D'UTILISATEURS 37
CONCLUSION GENERALE 44
BIBLIOGRAPHIE 45
CONTENU 46
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