2.4. Les agents de contrôle
Lors de son intervention dans une séance de formation
en novembre 2008, un haut fonctionnaire de l'Etat8, a
évoqué quatre catégories d'agents de contrôle. Il
s'agit d'agent recenseur, les commissions diverses, les vérificateurs de
la direction du patrimoine de l'Etat et/ou de ses services
déconcentrés et les organes de contrôle de l'Etat, tels que
le Contrôle Financier, l'Inspection Générale de
l'Etat...
Pourtant, en se référant à l'instruction
générale du 22 juillet 1955, il existe trois catégories
d'organes de surveillance et de contrôle (Art.260 à 262). D'abord,
la surveillance et le contrôle permanent exercé par les chefs de
service ou ordonnateurs en matières (contrôle interne), ensuite le
contrôle de l'Administration Territoriale ou Provinciale qui est
actuellement assuré par la Direction du Patrimoine de l'Etat et ses
services déconcentrés, celui du Contrôle Financier et de
l'Inspection Générale de l'Etat, et enfin, les autres
contrôles contextuels et/ou temporaires et indépendamment du
contrôle normal.
En réalité, ces deux points ne sont pas
contradictoires. On peut les concilier, en disant que les quatre organes
cités par ce haut fonctionnaire n'est qu'un
élargissement des deux organes stipulés dans l'article 260 et 261
de l'instruction générale.
2.4.1 La surveillance et le contrôle permanent
(contrôle interne)
Il s'agit d'une surveillance et contrôle des
matériels au niveau de chaque service. L'ordonnateur en matière
et/ou chef de service « veillent à la régularité
de toutes les écritures qui s'y rapportent » (art.60 de l'IG
du 22/07/55), d'une façon périodique (trimestrielle,
semestrielle...). L'objet de ce contrôle est la mise à jour des
écritures par rapport aux réalités physiques des objets et
matériels.
8 Jean Frédéric MAMINJOARY , Inspecteur
d'Etat
31
C'est le contrôle effectué par l'autorité
de vérification et d'approbation des comptes à la clôture
d'exercice. En effet, « à la fin de la période annuelle,
chaque dépositaire comptable dresse, d'après les livres et
pièces justificatives, un état appréciatif (modèle
n°9) présentant par numéro de la nomenclature sommaire le
montant de chaque opération à charge et à décharge
» (art.261 de l'IG), la récapitulation qui précise les
existants au début de l'année, la valeur totale des
entrées et de sorties, ainsi que le reliquat en fin d'année, en
vue de la délivrance d'un quitus d'approbation.
Mais ce contrôle touche aussi la vérification des
opérations circonstancielles en vu de leur approbation ou visa, comme
par exemple, le cas de la condamnation des matériels, procès
verbal constatant la perte des matériels, le recensement...
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