Evaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe. Cas du Fonds Routier au Bénin

Paragraphe 2 : Description des procédures au service Trésorerie du Fonds Routier

Dans ce paragraphe il sera fait un inventaire de l'existant, c'est-àdire une prise de connaissance de ce qui est déjà mis en place par le Fonds Routier en matière de contrôle interne de sa fonction trésorerie.

Les techniques utilisées pour obtenir la description de ces procédures sont notamment les entretiens directs avec les divers responsables du Fonds Routier et la consultation du Manuel de Procédures Administratives Comptables et Financières. Ceci signifie donc que le Fonds Routier dispose bel et bien d'une organisation interne bien structurée et d'un manuel de procédures formel tant pour la trésorerie que pour les autres fonctions. D'où confirmation de l'hypothèse de recherche n°1

Les tableaux qui vont suivre décriront les procédures d'encaissements, les procédures de gestion des comptes financiers, les procédures de décaissements et les procédures de contrôle et de protection de la trésorerie.

A- LES PROCEDURES D'ENCAISSEMENT

Cette procédure concerne :

- la mobilisation des subventions, taxes affectées et contribution de l'Etat.

- l'encaissement des redevances des postes de péages et de pesages, des taxes sur les ponts bascules.

- l'encaissement des produits de vente de DAO.

Elle respecte un certains nombre de règles de gestion que sont :

· les appels de fonds pour les taxes affectées doivent se faire chaque deux (02) mois.

· les appels de fonds pour la contribution de l'Etat doivent être faits au début de chaque trimestre

· les bons de virement ou les chèques reçus doivent être remis à
l'encaissement au plus tard le lendemain du jour de la réception.

· les chèques ne sont acceptés que s'ils sont certifiés.

· en dehors des fonds destinés à l'alimentation des caisses, tous fonds reçus à la caisse (produits de vente des DAO etc.) doivent être immédiatement et intégralement versés à la banque.

· la durée de placement des DAT ne doit excéder six (06) mois.

· les tickets à délivrer aux usagers des ponts bascules doivent être pré numérotés.

· la mise à disposition se fera en respectant les séries de numérotation.

· le Chef Comptable doit cacheter à l'aide d'un seau sec la souche et le ticket en une fois.

· les souches doivent être retournées au CC pour contrôle des recettes.

Le montant des taxes à reverser au Fonds Routier est déterminé à partir des états de recouvrement des recettes douanières par application

des taux ci - après :			- Taxes de voirie
49,625%		- TVA
0,4135%		- Taxe sur hydrocarbure
100%		- Taxe de circulation
100%

Quant au montant de la contribution de l'Etat, il est fixé dans le budget général de l'Etat et mis à la disposition du Fonds Routier par tranches trimestrielles égales.

a) Appel de fonds pour les taxes affectées

Responsables			Ordre et séquence des tâches à exécuter	Le CC
·	Rédige le projet d'appel de fonds à adresser au
	Directeur Général du Trésor et de la Comptabilité
	Publique.		Le CG
·	Soumet le projet d'appel de fonds à l'approbation du CG		Le DFR
·	Apporte éventuellement les modifications nécessaires		La Secrétaire
·	Vise et soumet à l'approbation du DFR		L'agent de liaison
·	Signe l'appel de fonds.		Le CC
·	Procède à l'enregistrement de l'appel de fonds.
·	Apporte le courrier au destinataire.
·	Suit le traitement diligent de l'appel de fonds au niveau de la DGTCP.

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 49

b) Appel de fonds pour la contribution de l'Etat

Responsables			Ordre et séquence des tâches à exécuter	Le CC
·	Rédige le projet d'appel de fonds à adresser au Directeur de l'Administration (DA) du MDCTTP-PR
·	Soumet le projet d'appel de fonds à l'approbation du CG
·	Apporte éventuellement les modifications nécessaires		Le CG
·	Vise et soumet à l'approbation du DFR
·	Signe l'appel de fonds.		Le DFR
·	Procède à l'enregistrement de l'appel de fonds.		La Secrétaire
·	Apporte le courrier au destinataire.		L'agent de liaison
·	Suit le traitement diligent de l'appel de fonds à la DA où		Le CC
	une décision de mandatement de la contribution de l'Etat au profit du Fonds Routier est prise et transmise au Fonds
	Routier.		La Secrétaire
·	Accomplit les tâches relatives au « courrier arrivée » dès réception de la copie de la décision de mandatement.
·	Affecte la décision au CC		Le DFR
·	Remplit une demande d'engagement qu'il transmet au CG		Le CC
·	Vérifie la demande d'engagement et le soumet au DFR
·	Vérifie et signe la demande d'engagement		Le CG
			Le DFR La Secrétaire
·	Fait transmettre la demande d'engagement au secrétariat du DA du MDCTTP-PR appuyée d'une copie de la décision

NB : Les demandes d'engagement sont contenues dans un carnet et conçues par la Direction Générale du Budget. Elles sont pré-numérotées.

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 50

c) Encaissement des taxes affectées et de la contribution de l'Etat

Responsables		Ordre et séquences des tâches à exécuter	La secrétaire
· Reçoit le bon de virement ou le chèque
· Le transmet au DFR		Le DFR
· L'affecte au CC		Le CC
· Porte le bon de virement ou le chèque à l'encaissement.
· Retire la copie du bordereau de remise de chèque à l'encaissement.
· En fait copie au CG à titre d'information.
· Le transmet au Comptable pour enregistrement.
· S'assure que la banque a effectivement crédité le compte bancaire.

d) Encaissement des redevances

Au terme de chaque mois les concessionnaires, conformément aux clauses de la convention, procèdent au virement de la redevance sur les comptes bancaires indiqués par le Fonds Routier.

Responsables		Ordre et séquences des tâches à exécuter	Le CC
· Le 06 du mois suivant, s'assure que le virement a été effectué
· Sinon, prépare un projet de lettre de sommation
· Soumet au visa du CG		Le CG
· Vise la lettre		Le DFR
· Signe la lettre		La secrétaire
· Enregistre la lettre		L'agent de liaison
· Transmet la lettre au concessionnaire contre décharge

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 51

e) Encaissement des taxes sur les ponts bascules A la fin de chaque semaine

Responsables		Ordre et séquences des tâches à exécuter	Le Chef Pont
· Procède au versement des taxes perçues, au titre		Bascule
d'une semaine, dans le compte du FR ouvert dans les livres d'une institution financière la plus proche de son poste
· Envoie le bordereau de versement appuyé des pièces justificatives au FR pour comptabilisation		La Secrétaire
· Reçoit le bordereau de versement
· L'enregistre
· Le présente au DFR		Le DFR
· L'affecte au CC		Le CC
· Le transmet au comptable pour enregistrement.

f) Mise à disposition des tickets (à délivrer aux usagers)

Responsables			Ordre et séquence des taches à exécuter	Le CPP
·	Met à la disposition du CC les carnets de tickets à servir aux agents des ponts bascules contre décharge dans un registre où sont inscrits les numéros de série desdits tickets.		Le CC
·	Procède à l'estampillage de chaque ticket et de sa souche à l'aide d'un seau sec et fait retour de l'ensemble au CPP.		Le CPP
·	Met à la disposition des agents des ponts bascules les carnets de tickets estampillés contre décharge

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 52

dans un registre où sont inscrits les numéros de série desdits tickets.

g) Encaissement des produits de vente des DAO

Responsables		Ordre et séquence des taches à exécuter	Le RBA
· Procède à la multiplication du dossier d'Appel d'Offres.		Le Secrétaire
· Transmet le dossier au Secrétaire contre décharge.		Le Chargé du
· Reçoit le nombre de DAO à consulter et/ou à		Règlement
vendre.
· Donne une décharge au RBA
· Reçoit les fournisseurs intéressés.
· Les oriente vers la caisse pour paiement éventuel.
· Accueille les fournisseurs intéressés.
· Encaisse le prix de vente du DAO.
· Délivre un reçu (original et duplicata).
· Enregistre la vente dans le brouillard de caisse

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 53