Evaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe. Cas du Fonds Routier au Bénin

UE 2008 - 2009

ANNEE ACADEMI

REPUBLIQUE DU BENIN

SOMMAIRE

INTRODUCTION 7

PREMIERE PARTIE : PROBLEMATIQUE ET PRESENTATION DU 11 CADRE DE REFERENCE THEORIQUE DE L'ETUDE

CHAPITRE 1 : CADRE DE REFERENCE THEORIQUE DE L'ETUDE 12

Section 1 : Problématique, Objectifs, hypothèses, Intérêt de l'étude et

Méthodologie de recherche 12

Section 2 : Revue de littérature 21

CHAPITRE 2 : PRISE DE CONNAISSANCE DU CADRE DE L'ETUDE 31

Section 1 : Présentation du Fonds Routier 31

Section 2 : Organisation du service Trésorerie du Fonds Routier 46

DEUXIEME PARTIE : EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE DU CYCLE TRESORERIE PAR L'AUDITEUR EXTERNE : CAS DU FONDS 71 ROUTIER

CHAPITRE 1 : Evaluation préliminaire des procédures de Trésorerie

du Fonds Routier 72

Section 1 : Tests de cheminement et outils d'évaluation préliminaire du 72

contrôle interne

Section 2 : Identification des points de contrôle à tester 77

CHAPITRE 2 : Test sur les procédures 84

Section 1 : Programme de travail des tests 84

Section 2 : Analyse des faiblesses et recommandations 93

CONCLUSION GENERALE 98

DEDICACE

Ce mémoire est dédié à mes regrettés parents, Jacques BOCOVO et Madeleine OLOU, qui m'ont toujours poussé et motivé dans mes études. Ce mémoire représente donc l'aboutissement du soutien et des encouragements qu'ils m'ont prodigués tout au long de ma scolarité.

Qu'ils en soient remerciés par cette trop modeste dédicace.

REMERCIEMENTS

En préambule à ce mémoire, je souhaitais adresser mes remerciements les plus sincères aux personnes qui m'ont apporté leur aide et qui ont contribué à l'élaboration de ce mémoire ainsi qu'à la réussite de cette année universitaire.

v' Je tiens à remercier sincèrement Monsieur Serge WHANNOU, qui, en tant que Directeur de mémoire, s'est toujours montré à l'écoute et très disponible tout au long de la réalisation de ce mémoire, ainsi pour l'inspiration, l'aide et le temps qu'il a bien voulu me consacrer et sans qui ce mémoire n'aurait jamais vu le jour.

v' Je tiens fermement à mentionner le plaisir que j'ai eu à étudier à l'ISM ADONAÏ. Je remercie ici le Fondé M. KOUPHIN Charles Codjo, dont la vision est de préparer les jeunes à l'exercice d'importantes responsabilités dans la conception et la conduite des projets innovants ainsi que dans le management des entreprises performantes. Je pense également à ses collaborateurs.

v' Mes remerciements s'adressent également à Monsieur Job OLOU et son épouse pour leur soutien.

v' Je n'oublie pas mes frères et soeurs.

v' Mon épouse Caroline LIHUNHINTO et mes enfants Steeve et Miguel.

v' Enfin, j'adresse mes plus sincères remerciements à Rodney GBAGUIDI, à Cyriaque AGBON et à tous mes proches et amis, qui m'ont toujours soutenue et encouragée au cours de la réalisation de ce mémoire.

Merci à tous et à toutes

LISTE DES ABREVIATIONS

CBE	Chargé du Budget et des Engagements
CC	Chef Comptable
CDP	Commission de Dépouillement
CG	Contrôleur de Gestion
CoG	Comité de Gestion
CPP	Chargé du Personnel et du Patrimoine
CR	Chargé de Règlement
DAO	Dossier d'Appel d'Offre
DAT	Dépôt à Terme
DFR	Directeur du Fonds Routier
DGTCP	Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique
DGTP	Direction Générale des Travaux Publics
DRF	Demandes de Retrait des Fonds
ECD	Etats Certifiés des Dépenses
FR	Fonds Routier
GIP	Groupement d'Intérêt Public
IASC	International Accounting Standards Committee
MDCTTP-PR	Ministère Délégué Chargé des Travaux Publics et des Transports auprès du Président de la République
OHADA	Organisation pour l'Harmonisation en Afrique des Droits des Affaires
PST	Projet Sectoriel de Transport
RBA	Responsable du Budget et de l'Administration
SMT	Système Minimal de Trésorerie

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 5

LISTE DES TABLEAUX ET DES ANNEXES

TABLEAUX

Tableau I : Ratio trésorerie actif/total actif 14

Tableau II : Tests de cheminement 72

Tableau III : Fiche d'analyse et de contrôle 77

Tableau IV: Identification des éléments à tester 82

Tableau V : Programme des contrôles de fonctionnement 85

Tableau VI : Résultat des tests 87

Tableau VII: Analyse des faiblesses 93

ANNEXES

Annexe 1 : Organigramme du Fond Routier Annexe 2 : Bordereau de règlement

Annexe 3 : Registre de suivi des règlements Annexe 4 : Ordre de virement

Annexe 5 : Fiche d'arrêté de caisse

INTRODUCTION GENERALE

Le respect des principes, des règles et des méthodes de comptabilisation ne serait pas suffisant pour atteindre les objectifs d'image fidèle s'il n'était complété par des mesures destinées à assurer l'exhaustivité et la fiabilité des informations produites.

Les Entreprises actuelles sont de plus en plus confrontées à de grands scandales financiers, dus dans la majorité des cas, à des manquements au dispositif de Contrôle Interne ou son absence presque totale, au sein de ces entités.

Les entreprises comprennent de plus en plus toute l'importance que revêt un système de Contrôle Interne efficace dans le monde économique actuel.

L'évolution du contexte économique mondial et la globalisation des marchés, passant par l'ouverture des capitaux et le développement de l'actionnariat des entreprises, ont fait naître chez les investisseurs une nouvelle exigence : la sécurité financière. La sécurisation de l'information financière est un processus qui consiste à rendre l'information pertinente, fiable et facilement compréhensible par tous les utilisateurs. Il s'agit en principe de conférer aux états financiers toutes les caractéristiques nécessaires à assurer la transparence, la régularité et la sincérité. Les multiples scandales financiers « tristement célèbres » que nous avons observé ces dernières années tant aux Etats-Unis qu'en France, confirment non seulement ce besoin, mais aussi surtout sa gravité et son urgence. A l'échelle internationale, des mesures correctives ont été déjà prises en vue de rétablir la confiance des épargnants et assurer ainsi le maximum de sécurité de leurs fonds investis sur les marchés boursiers. C'est le cas notamment de l'adoption de la loi Sarbane Oxley en 2002 aux Etats-Unis qui vise la fiabilité de l'information financière, et de la loi sur la

sécurité financière en 2003 en France qui appelle une définition plus large de la gouvernance.

L'établissement de ces lois est une preuve de leur volonté à faire cesser les agissements incorrects et les fraudes de tous genres. C'est donc pour pallier cet état de choses que les Directions Générales des entreprises engagent leur responsabilité dans la mise en place d'un système de Contrôle Interne.

L'évaluation du contrôle interne permet d'apprécier notamment la fiabilité du système comptable, de porter un jugement sur l'ensemble des enregistrements et de détecter les risques d'erreurs et de fraudes.

L'atteinte des objectifs de rentabilité d'une entreprise est dépendante de la maîtrise des risques (opérationnels, financiers, fraudes, informatique etc....) qui sont sources de pertes. Un système de contrôle interne efficace permet de prévenir la survenance de ces risques et de les surveiller.

Au regard de son activité principale de financement de l'entretien du réseau routier à partir des subventions et des revenus des redevances de concession des postes de péage et de pesage, le Fonds Routier mobilise des milliards de nos francs (par exemple 35.694.060.960 en 2008).Ces transactions financières mettent en jeu des comptes de trésorerie, principalement la banque et la caisse, utilisées pour les règlements. Il est donc important pour le Fonds Routier d'avoir une bonne connaissance de la situation de sa trésorerie pour ne pas être en situation litigieuse avec ses partenaires.

Les comptes de trésorerie sont la résultante bilancielle de tous les efforts de l'entreprise et ils constituent très souvent, un indicateur précoce des difficultés qu'elle peut rencontrer. La trésorerie constitue le poste le plus liquide de l'actif du bilan et est donc par ricochet une « zone à risque » qui si elle n'est pas minutieusement suivie (contrôlée) pourrait

être la porte ouverte aux décaissements frauduleux. Des procédures strictes, claires et concises doivent donc être élaborées pour régir le fonctionnement de la trésorerie dans toute entreprise.

v' Qu'en est-il du Fonds Routier ? Existe t-il des procédures clairement définies pour la gestion de la trésorerie ?

v' Le dispositif de contrôle Interne de la Trésorerie qui y est appliqué est-il efficace ?

Ces questions nous ont poussé à entreprendre une recherche allant dans ce sens. De ce fait, dans le cadre de notre mémoire, en vue de l'obtention du Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion, nous avons opté pour le thème suivant:

« Evaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe: Cas du Fonds Routier ».

Pour mener à bien cette réflexion, nous avons choisi de développer ce thème suivant un plan bipartite détaillé comme suit :

+ Dans la première partie nous aborderons la problématique, le cadre de référence théorique lié à la méthodologie et au cadre de l'étude (Fonds Routier).

+ La seconde partie de notre réflexion sera axée sur les tests et évaluations des procédures du contrôle interne de la fonction trésorerie mises en place et puis à l'analyse de résultats issus des tests.

PREMIERE PARTIE :

PROBLEMATIQUE ET PRESENTATION

DU CADRE DE REFERENCE

THEORIQUE DE L'ETUDE

PREMIERE PARTIE : PROBLEMATIQUE ET PRESENTATION DU

CADRE DE REFERENCE THEORIQUE DE L'ETUDE

Dans cette première partie, nous exposerons l'ensemble des généralités sur le Contrôle Interne et le cadre de référence théorique de l'étude du thème abordé.

CHAPITRE 1 : CADRE DE REFERENCE THEORIQUE DE L'ETUDE

Le cadre théorique fait référence aux différentes théories qui ont été convoquées pour répondre à la problématique de cette étude. Une théorie étant un ensemble systématisé d'idées et de lois émises d'une manière logique et soumise à une vérification expérimentale afin d'établir la vérité d'un système scientifique, le cadre théorique permet de ce fait de fixer le réel scientifique, de l'analyser, de le comprendre et de l'interpréter. En ce sens, le choix d'une théorie ne peut être neutre car s'organisant autour d'un objet d'étude, des concepts et des hypothèses que la recherche doit pouvoir valider ou infirmer.

Section 1 : Problématique, Objectifs, hypothèses, Intérêt de l'étude et méthodologie de recherche

Paragraphe1 : Problématique, Objectifs, hypothèses

A- PROBLEMATIQUE

Toute entreprise doit disposer en permanence des ressources suffisantes pour remplir ses engagements à court terme (salaires, fournisseurs, charges sociales et fiscales...). L'absence de ressources peut être le signe de difficultés de trésorerie et peut conduire à la

cessation de paiement. C'est ce qui arrive trop souvent aux jeunes sociétés, faute de prévisions réalistes.

La trésorerie est donc un indicateur de la santé financière de l'entreprise qu'il faut gérer de façon quotidienne et surtout avec une bonne tactique. Mais si la problématique semble basique : ((récupérer l'argent qui est dehors», la combinaison des contraintes rend les choses plus complexes. A la maîtrise des échéances sociales et fiscales s'ajoute, entre autres, la planification des paiements fournisseurs, le climat de confiance à instaurer avec les banquiers, les prévisions de l'activité de l'entreprise et la disponibilité de fonds propres suffisants.

Gérer sa trésorerie, c'est être en permanence en prise directe avec les flux réels et prévisionnels, entrants et sortants, et avec ses banques, pour pouvoir effectuer rapidement les ajustements nécessaires. C'est avant tout anticiper.

Pour sécuriser la trésorerie, l'entrepreneur doit chercher à limiter le risque de fraude et le risque de liquidité. Pour cela il doit mettre en place un dispositif de contrôle interne.

Les définitions du contrôle interne sont nombreuses et ont eu le plus souvent comme auteurs des organisations professionnelles de comptables. Il en est ainsi de la définition du contrôle interne donnée en 1977 par le Conseil de l'Ordre des Experts Comptables : ((le contrôle interne est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'un côté d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre l'application des instructions de la Direction et de favoriser l'amélioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci». Il en résulte que le contrôle interne est conçu et mis en oeuvre pour répondre aux risques identifiés liés à l'activité qui

menacent la réalisation de l'un de ces objectifs". Le décret n° 96-373 du 29 Août 1996 qui approuve les statuts du Fonds Routier exige un contrôle externe du Fonds Routiers assuré au moyen d'un audit légal de deux commissaires au comptes et d'un audit externe. La mise en place des fondements d'un environnement de contrôle au sein du Fonds Routier répond entre autres à une obligation statutaire. Au Fonds Routier, le point le plus délicat est la gestion de la trésorerie. Il est essentiel de surveiller attentivement les encaissements et les décaissements passés, d'anticiper ceux à venir, et d'identifier précisément et suffisamment tôt les éventuels déséquilibres.

Les informations tirées des rapports financiers 2006-2007-2008 du Fonds Routier, sont présentées dans le tableau I:

Tableau I : ratio trésorerie actif/total actif

Années Eléments	2006	2007	2008
Trésorerie Actif 1	4.638.715.998	22.018.701.211	27.250.733.848
Total Actif 2	15.567.317.179	24.679.626.508	35.694.060.960
Ratio R 1/2	29 ,79 %	89, 21%	76, 34%

Source : Rapports Financiers 2006-2007-2008 (chiffres certifiés par les CAC)

A l'analyse de ce tableau, il apparait nettement qu'il faut maîtriser la trésorerie du Fonds Routier pour assurer la pérennité des activités de la

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 14

structure. Nous avons au regard de ce constat orienté notre travail sur la fonction trésorerie au Fonds Routier.

Le but de cette étude qui a pour thème : « Evaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe » est de vérifier si le dispositif de contrôle interne de la trésorerie au Fonds Routier est efficace et permet de limiter le risque de fraude et de liquidité.

La problématique concernant ce thème s'articule principalement autour de la question suivante :

«Comment est structuré le contrôle interne de la fonction trésorerie au Fonds Routier pour limiter le risque d'erreur, de fraude et de liquidité ».

De cette problématique découle une série de questions que nous allons traiter au cours de notre travail :

- les procédures de trésorerie sont-elles bien appliquées au Fonds Routier ?

- le système de contrôle interne de trésorerie en place au Fonds Routier est-il efficace ?

Les réponses à ces questions de recherche constitueront le socle du développement de notre étude.

B- OBJECTIFS ET HYPOTHESES

Il s'agit ici de formuler les objectifs (généraux et spécifiques) qui sous-tendent notre étude ainsi que les hypothèses qui en découlent.

1) Objectifs

Il s'agit pour nous au travers d'une analyse critique et objective, d'évaluer le dispositif de contrôle Interne de la fonction trésorerie mis en place par le Fonds Routier et de déboucher sur des recommandations idoines pouvant permettre son renforcement.

L'atteinte de l'objectif général énoncé ci-dessus passe par la réalisation des objectifs spécifiques suivants :

- prendre connaissance des procédures de trésorerie en vigueur au Fonds Routier afin de mieux porter une appréciation sur son contrôle interne;

- identifier les points forts et les points faibles

- tester l'effectivité des points forts afin d'apprécier l'efficacité du contrôle interne de la trésorerie.

2) Hypothèses de la recherche

Les objectifs ainsi définis ne seront atteints que si les conditions de leur réalisation sont remplies. Pour ce faire, nous formulons les hypothèses suivantes :

- le Fonds Routier dispose d'une organisation interne bien structurée et d'un manuel de procédures formel tant pour la trésorerie que pour les autres fonctions ;

- les procédures de trésorerie décrites dans le manuel comportent beaucoup de faiblesses et ne sont pas toujours respectées dans la pratique par les exécutants, donc inefficacité du système de contrôle interne de la trésorerie.

Dans la suite de notre développement, nous confirmerons ou infirmerons ces hypothèses.

Paragraphe 2 : Intérêt de l'étude et méthodologie de recherche

A. INTERET DE L'ETUDE

Sans un contrôle efficace, il est sûr que les efforts de l'entreprise sont voués à l'échec. Pour rendre les investigations efficientes, il paraît nécessaire de procéder régulièrement à leur évaluation. Dans cette hypothèse, il nous semble opportun de s'intéresser à l'évaluation du contrôle en place au niveau de la fonction trésorerie puisque c'est dans la trésorerie que convergent quasiment toutes les transactions qui participent à la vie du Fonds Routier. En raison de l'extrême liquidité de ce module, elle peut entraîner, si des mesures nécessaires ne sont pas prises, des risques de fraude ou de détournements de fonds voire de cessation de paiements.

Ainsi, ce sujet serait pertinent pour :

- Le Fonds Routier

Elle contribue à améliorer la performance de l'entreprise en lui permettant d'une part de revoir son système de contrôle interne relatif à la fonction trésorerie ; et d'autre part de mettre en place les recommandations nécessaires pour améliorer le dispositif de contrôle interne existant.

- ISM ADONAÏ

Ce travail pourrait être intéressant pour l'ISM ADONAÏ s'il devait constituer un point de départ de recherche pour les futures promotions et donc susceptible d'être approfondir et enrichir.

- Nous

Cette étude est enfin opportune pour nous-mêmes en nous permettant de tester nos connaissances acquises au cours de notre formation à l'ISM ADONAÏ jusque là théoriques.

B. METHODOLOGIE DE RECHERCHE

Notre démarche méthodologique adoptée dans ce travail se résume autour des principaux axes ci-dessous:

- la recherche documentaire qui, nous permettra de consulter les oeuvres des auteurs qui ont déjà abordé le sujet en termes d'explications et de résolutions des problèmes et difficultés inhérents au thème ;

- la prise de connaissance de l'entreprise qui constitue la première étape de la démarche de l'évaluation. Elle se fera à travers la recherche et l'analyse des informations;

- la prise de connaissance des procédures de trésorerie qui se fera par des techniques telles que :

> l'entretien direct qui consiste en une conversation avec les responsables et leurs collaborateurs sur la base d'un guide d'entretien. Il s'agit de connaître les étapes des procédures en interrogeant les différents interlocuteurs sur les moindres détails concernant la réalisation de leurs tâches respectives ;

> les questionnaires servant d'étalon. Ils nous permettront, grâce à un grand nombre d'interrogations précises, d'évaluer si les procédures de trésorerie au Fond Routier remplissent les objectifs fondamentaux du contrôle interne, en décelant leurs forces et faiblesses. Les questionnaires se présentent habituellement sous deux formes : l'une simplifiée qui ne motive pas d'autres réponses

que le oui ou le non, appelée questionnaires fermés, et l'autre plus complète, qui entraîne nécessairement des observations détaillées, dénommé questionnaires ouverts.

> les observations et descriptions qui consistent à tester l'application des procédures.

- l'évaluation préliminaire des procédures : il s'agira de procéder à une première évaluation du dispositif de contrôle interne en place en ce qui concerne les procédures de trésorerie au Fonds Routier en vue de détecter les risques liés à la conception du système.

- les tests sur les procédures qui, à partir du contrôle de fonctionnement, nous permettra d'apprécier l'application des procédures de contrôle interne relatives à la trésorerie ;

> l'analyse des faiblesses révélées issues des précédentes analyses ;

> la confirmation de l'application des points forts

- l'approche de solutions à travers des recommandations relatives

aux faiblesses relevées et aux forces d'application insuffisantes.

Section 2 : Revue de littérature

Paragraphe 1 : Généralités sur le contrôle interne

A. DEFINITION

Les définitions du Contrôle interne ont été nombreuses et ont eu le plus souvent comme auteurs des organisations professionnelles de comptables. Elles se sont modifiées face aux risques nouveaux (par exemple risque de blanchiment, risque de marché etc.) auxquels sont exposées les entreprises. La définition du Contrôle interne la plus élaborée est certainement celle énoncée par le Committee of Sponsoring Organisations (COSO).

Selon le Committee of Sponsoring Organisations (COSO), « Le contrôle interne est un processus mis en oeuvre par le conseil d'administration, les dirigeants et le personnel d'une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation d'objectifs entrant dans les catégories suivantes :

- réalisation et optimisation des opérations;

- fiabilité des informations financières

- conformité aux lois et réglementations en vigueur »

B. OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE

Les objectifs du contrôle interne sont de deux ordres : les objectifs comptables et les objectifs administratifs.

1) Les objectifs comptables

Les objectifs comptables regroupent toutes les procédures ou particularités qui dans l'organisation de l'entreprise, favorisent l'établissement de comptes sincères et réguliers. En premier lieu, elles

doivent favoriser la qualité des travaux journaliers de comptabilisation et garantir l'intangibilité des enregistrements comptables et de pièces justificatives.

Ensuite, elles doivent constituer un ensemble de contrôle qui jouent un rôle important à la fin de l'exercice ; il existe en effet un ensemble de procédures qui permet d'arrêter les comptes avec un maximum de sécurité (l'inventaire des stocks par exemple).

Ces objectifs comptables se retrouvent en intégralité dans la définition du contrôle interne :

- le contrôle interne garantit la qualité de l'information produite par

l'entreprise; il s'agira entre autres des documents financiers ;

- le contrôle interne doit entraîner l'application des politiques et

décisions de la direction, il y a une condition essentielle à la qualité

du travail comptable ;

- enfin, le contrôle interne permet la protection du patrimoine de l'entreprise ; ce qui contribue indirectement à assurer la régularité et la sincérité des comptes.

2) Les objectifs administratifs

Les objectifs administratifs comprennent l'ensemble des procédures visant à promouvoir l'efficacité de la gestion administrative. Ils regroupent selon Steller : « les contrôles qui ne sont pas en relation directe avec la comptabilité ou les aspects financiers d'une entreprise. A titre d'exemple, ces contrôles peuvent inclure l'établissement des standards de qualité, la mise en place d'un programme de formation du personnel, les rapports relatifs à l'absentéisme et aux accidents ayant causé des pertes de temps ».

La prise en considération des aspects administratifs enrichit la notion de contrôle interne, qui prend un caractère beaucoup plus positif. Le

contrôle interne n'a plus pour objectif unique la prévention ou la détection d'irrégularités; il doit également améliorer l'organisation de l'entreprise.

Il ne doit pas seulement donner à la direction certaines garanties; il doit aussi améliorer la rentabilité de l'entreprise.

C. PRINCIPES FONDAMENTAUX DU CONTROLE INTERNE

La mise en oeuvre d'un dispositif de contrôle interne doit reposer sur les principes fondamentaux parmi lesquels nous pouvons citer :

1) Le principe d'organisation et séparation des fonctions

Il stipule que le manuel de procédures doit permettre de décrire clairement les tâches de tous les intervenants afin d'éviter les cumuls de fonctions

Ce principe soutient que l'organisation doit :

- être rationnelle,

- être adaptée et adaptable aux objectifs de l'entreprise ;

- être vérifiable, concernant le respect des circuits mis en place et l'absence de circuits analogues

- respecter la séparation des fonctions.

La répartition des tâches relève de la responsabilité des dirigeants. Cette responsabilité consiste à fixer les objectifs, définir la mission des hommes (organigramme), déterminer le choix et l'étendue des moyens à mettre en oeuvre. La règle de séparation des fonctions a pour objectif d'éviter que dans l'exercice d'une activité de l'entreprise, un même agent cumule :

- les fonctions de décisions (ou opérationnelles) ;

- les fonctions de détention matérielle des valeurs et des biens ;

- les fonctions d'enregistrement (saisie et traitement de l'information) ; - la fonction de contrôle

Il est clair qu'un tel cumul favorise les erreurs, les négligences, les fraudes et leur dissimulation.

A cet effet, dans le cadre de l'évaluation du contrôle interne, l'on doit vérifier s'il existe :

- un manuel de procédures administratives, financières et comptables adapté à l'entreprise ;

- un manuel d'organisation (dictionnaire de poste) qui comporte les séparations convenables des fonctions

2) Le principe d'universalité

Ce principe signifie que le contrôle interne s'applique à toutes les personnes dans l'entreprise en tout temps et en tout lieu. Autrement dit personne n'est exclu du contrôle par quelle considérations que ce soient : il n'y a ni privilège ni domaines réservés, ni établissement mis en dehors du contrôle interne.

Il s'agit de voir:

- si toutes les personnes se conforment aux procédures ;

- si les procédures sont respectées en tout lieu et en tout temps.

3) Le principe d'indépendance

Ce principe exprime l'idée que les objectifs du contrôle interne (sauvegarde du patrimoine et amélioration des performances) sont à atteindre indépendamment des méthodes, procédés et moyens de l'entreprise.

Il s'agit de vérifier que le paramétrage des systèmes automatisés de gestion n'élimine pas certains contrôles. Par exemple :

- la suppression d'une écriture passée ;

- le défaut d'impression possible ou de reconstitution d'information traitée en informatique.

4) Le principe d'informations et qualité du personnel Tout système de contrôle interne est, sans personnel de qualité, voué à l'échec. La qualité du personnel comprend la compétence et l'honnêteté ; cependant la fragilité du facteur humain rend toujours nécessaires des bonnes procédures du contrôle interne.

Les informations doivent être, pertinentes, objectives utiles, vérifiables et communicables

- pertinente, autrement dit adaptée à son objet et à son utilisation. Elle doit être disponible et accessible dans les temps et lieux voulus ;

- objective, car elle ne doit en aucun cas être « déformée » dans un but particulier ;

- communicable, en d'autres termes, le destinataire doit pouvoir tirer clairement les informations dont il a besoin à partir des informations reçues ;

- vérifiable, car il doit être possible d'en retrouver les sources grâce à des références appropriées permettant de justifier l'information et de l'authentifier.

5) Le principe d'harmonie

Ce principe signifie que le système mis en place doit tenir compte des caractéristiques de l'entreprise et de l'environnement.

6) Le principe d'autocontrôle

Le principe d'autocontrôle ou d'intégration stipule que les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d'un système d'auto - contrôle.

La distinction des fonctions de l'entreprise (décision, conservation du patrimoine, comptabilité, contrôle) est fondamentale sur le plan du contrôle interne, car une séparation des tâches permet de réaliser un auto - contrôle efficace.

7) Le principe de permanence

La mise en place de l'organisation de l'entreprise et de son système de régulation (contrôle interne) suppose une certaine pérennité de ses systèmes. Il est évident que cette pérennité repose nécessairement sur celle de l'exploitation.

D- COMPOSANTES DU CONTROLE INTERNE

Il est à distinguer cinq composants du contrôle interne. Grâce à cette subdivision du contrôle interne, la tâche qui incombe à la direction d'administrer et de superviser toutes les activités qui contribuent à la réussite de la structure du contrôle interne est simplifiée.

1- Environnement de contrôle

L'environnement de contrôle englobe toutes les facettes du cadre de contrôle interne; c'est l'univers dans lequel tous les autres éléments existent. L'environnement de contrôle comprend des concepts tels que le ton, l'attitude, la connaissance, la compétence et le style. Sa force dépend largement du ton donné par les instances dirigeantes et la haute direction.

2- Appréciation des risques

L'appréciation des risques comprend l'identification et l'analyse des risques pertinents par la direction en vue d'atteindre ses objectifs de rentabilité. L'appréciation des risques a pour objet de documenter

chaque objectif d'affaires, du plus grand au plus petit, et d'identifier chaque risque qui pourrait compromettre ou contrecarrer ces objectifs.

3- Activités de contrôle

Des activités de contrôle sont conçues pour chaque objectif de contrôle afin d'atténuer le risque identifié. Il existe des politiques, des procédures et des pratiques précises dont l'objet est d'assurer l'atteinte des objectifs d'affaires et la mise en oeuvre des stratégies d'atténuation des risques. L'éventail des contrôles est large et comprend des activités telles que la séparation des tâches, les signatures d'autorisation et la sécurité physique des actifs.

4- Information et communication

L'information et la communication appuient le contrôle interne en transmettant les directives de la direction aux employés sous une forme et dans un délai qui leur permettent d'exécuter leurs activités de contrôle efficacement. Ce processus doit également fonctionner en sens inverse, permettant de transmettre l'information relative aux résultats et aux lacunes, de toutes les classes de l'entreprise aux cadres et au conseil d'administration.

5- Surveillance

La surveillance est un processus qui évalue la qualité du contrôle interne au fil du temps au moyen d'évaluations permanentes et ponctuelles. La surveillance peut comprendre à la fois la surveillance interne et externe du contrôle interne par la direction, les employés ou par des tiers (comme une vérification interne impartie).

E- LIMITES DU CONTROLE INTERNE

Il faut toujours garder à l'esprit que tout système de Contrôle Interne, aussi bien conçu et appliqué soit-il, ne peut fournir au plus qu'une assurance raisonnable à la Direction quant à la réalisation des objectifs. En effet, étant donné qu'elle est essentiellement basée sur le facteur humain, tout système de contrôle interne peut être affectée par une erreur de conception, de jugement ou d'interprétation, par l'équivoque, la nonchalance, la fatigue ou encore la distraction. Les facteurs suivants peuvent avoir une influence négative sur l'efficacité du contrôle interne :

- l'erreur de jugement ;

- les dysfonctionnements ;

- les contrôles «outrepassés» ou contournés par le management ; - la collusion et le recours à des faux ;

- le rapport coûts/bénéfices.

Paragraphe 2 : Quelques notions sur les procédures de trésorerie

A. DEFINITIONS

Selon le SYSCOA (SMT), la trésorerie est l'ensemble formé par les liquidités détenues et par les découverts et crédits bancaires à très court terme.

Selon le Lexique de Finance, la trésorerie d'une entreprise à un instant donné est égale à la différence entre ses emplois de trésorerie (placement financiers et disponibles) et son endettement bancaire et financier à court terme. Il s'agit donc du cash dont elle dispose quoiqu'il arrive (même si sa banque décidait de cesser ses prêts à court terme) et quasi immédiatement (le temps seulement de débloquer ses placements à court terme). Enfin, par construction, la trésorerie est égale à la différence entre le fonds de roulement fonctionnel de l'entreprise et son besoin en fonds de roulement.

B. PROCEDURES DE TRESORERIE

Les transactions de l'entreprise impliquent presque dans tous les cas l'utilisation de la trésorerie. Il est souhaitable que les opérations de trésorerie fassent l'objet d'une organisation propre à assurer une gestion sereine et à éviter les tentations et les risques qu'engendrent les disponibilités. Ainsi des mesures telles que par exemple : entretenir de bonnes relations avec le milieu financier, se doter d'un conseiller financier, maîtriser les besoins de trésorerie se doivent-elles d'être prises.

Pour une gestion efficace de la trésorerie, des mesures particulières doivent être également prises tant au niveau des recettes qu'au niveau des dépenses, telles que :

- l'établissement d'un relevé quotidien des encaissements ainsi que des décaissements ;

- l'existence et l'utilisation de reçus à numéro séquentiels;

- l'existence d'un seuil maximal pour les dépenses à effectuer en espèces tout en tenant compte des prescriptions de la Loi de Finances en vigueur ;

- la signature des chèques par la ou les personnes responsables ne se fait qu'au vu des documents justificatifs originaux ;

- la proscription de la signature de chèques à blanc ;

- la proscription des bons provisoires de caisse

Des contrôles de la trésorerie doivent être faits périodiquement. C'est le cas par exemple des états de rapprochement bancaire dont la fréquence d'établissement, en accord avec les réalités de la société doit être respectée, du suivi des conditions de banque (pour éviter des surcharges de frais bancaires), du contrôle inopiné de la caisse.

CHAPITRE 2 : Prise de connaissance du cadre de l'étude

Le développement de ce chapitre nous amènera à avoir de plus amples informations sur la structure étudiée, le Fonds Routier.

Section 1 : Présentation du Fonds Routier

Paragraphe 1 : Historique et statut juridique du Fonds Routier

A. HISTORIQUE

La question de l'entretien du réseau routier national et de son financement a toujours été une préoccupation majeure des autorités béninoises du fait de l'importance des infrastructures routières dans le processus de développement socio économique national. Aussi l'existence et la mise en place d'une structure responsable de l'entretien du réseau routier national ont-elles été une grande préoccupation. La première Structure faisant office du Fonds Routier du Dahomey existait déjà depuis 1967 dans l'organigramme du Ministère des travaux publics et des transports. Ensuite la réorganisation des Ministères a introduit la création d'une Direction des Affaires Financières et Administratives au sein des Ministères. Le Fonds Routier a été intégré dans la DAFA du Ministère des Travaux Publics et fonctionne comme un service de ladite Direction. Bien que fonctionnant comme une Structure Administrative, il était doté d'un Conseil d'Administration dont le Ministre des Finances était le Président. Ce Conseil d'Administration adoptait un Budget annuel et se réunissait pour en connaître l'exécution. Il est devenu par la suite une Direction technique du Ministère au même titre que la Direction des Routes et Ouvrages d'Arts d'alors qui appréciait l'opportunité des dépenses.

C'est le Décret 84-98 du 20 février 1984 portant création,

organisation et fonctionnement du Fonds Routier qui officiellement met en place le Fonds Routier du Bénin et définit son organisation et son fonctionnement.

Jusque là, il ne jouissait d'aucune autonomie financière et ne pouvait se doter d'une réelle politique en matière d'entretien du réseau routier national.

C'est à la faveur du Projet sectoriel de transport (PST) dont le pays s'est doté en 1996 et consistant essentiellement en l'exécution d'un programme quinquennal prioritaire à l'appui de la mise en oeuvre de la stratégie de transport du Gouvernement, que l'ancien Fonds Routier a subi une profonde mutation.

Ainsi, par Décret 96-373 du 29 août 1996, le Fonds Routier a été doté de nouveaux statuts qui font de lui un organe indépendant de droit et soumis à l'obligation de contrôle de l'Etat. Le nouveau Fonds Routier est doté de la personnalité morale et de l'autonomie financière. Cette restructuration du Fonds Routier a consisté, outre la révision de ses statuts, au recentrage de son personnel et à l'amélioration de ses ressources.

Le Fonds Routier est devenu un véritable instrument de la politique du gouvernement en matière de financement de l'entretien du réseau routier national.

A cet effet, le Fonds Routier est chargé :

- du financement des travaux des programmes d'entretien du réseau routier à charge du MDCTTP-PR et des études y relatives.

- de la gestion des conventions de concession des postes de péage et de pesage.

Depuis sa restructuration dans le cadre de la mise en oeuvre du Programme sectoriel des transports, le Fonds Routier s'est vu confier un double rôle :

· sécuriser les ressources à long terme pour un usage bien spécifique (l'entretien du réseau routier).

· éviter certaines lenteurs administratives surtout en termes de délai de paiement.

Le budget du Fonds Routier est alimenté par ses ressources propres, les taxes affectées, la contribution de l'état et l'appui budgétaire de l'Union Européenne et de la Coopération Danoise.

B. STATUT JURIDIQUE

Lorsque le caractère d'une coopération entre collectivités publiques, son mode de financement, exigent la création d'une personne morale autonome, le choix de l'instrument juridique doit se porter sur le Groupement d'Intérêt Public (GIP).

Le groupement d'intérêt public (GIP), doté de la personnalité morale et de l'autonomie financière, peut être constitué soit entre des personnes morales de droit public, soit entre une ou plusieurs d'entre elles et une ou plusieurs personnes morales de droit privé pour exercer ensemble pendant une durée déterminée des activités d'intérêt commun.

Le Fonds Routier est un Organisme de droit privé de type Groupement d'Intérêt Public (GIP).

C. ACTIVITES

Le Fonds Routier est un instrument de la politique du gouvernement en matière de financement de l'entretien du réseau routier. A ce titre, il est chargé :

· du financement des programmes d'entretien du réseau routier à charge du MDCTTP-PR et de certaines études y afférentes ;

· de la gestion des conventions de concession des postes de péages.

D. RESSOURCES

Les ressources du Fonds Routier sont constituées par :

· les ressources affectées composées de :

9 la taxe de circulation sur les véhicules,

9 le produit des prélèvements sur les hydrocarbures,

9 la taxe de voirie,

9 la taxe sur la valeur ajoutée perçue au cordon douanier,

9 le produit des prélèvements sur les produits agricoles d'exportation et les produits miniers,

9 les autres taxes éventuelles.

· les ressources propres composées :

9 des redevances de concession des postes de péage et de pesage,

9 des produits de placement.

· les subventions :

9 de l'Etat,

9 des collectivités locales.

· les concours extérieurs.

· les fonds de concours, les dons et les legs.

· les emprunts locaux (banques et autres établissements financiers).

· Les autres ressources éventuelles.

La Convention N° 005/MTPT/MF/FR/CG/P du 19 janvier 1999 signé entre le Gouvernement de la République du Bénin et le Fonds Routier a complété les statuts de celui-ci et renforcé ses missions.

Au terme des dispositions de cette convention, le Gouvernement de la République du Bénin confie au Fonds Routier :

le financement de l'entretien routier ;

la gestion de toutes conventions de concession de postes de péage, de pesage et de toutes autres infrastructures routières ;

la gestion de fonds provenant de tous organismes au bénéfice d'infrastructures routières et annexes ;

la gestion de toutes activités complémentaires ou connexes au projet de développement du sous-secteur routier. Dans le cadre de cette convention, le gouvernement du Bénin s'est engagé à :

mettre à la disposition du Fonds, les ressources nécessaires pour l'exécution de ses opérations suivant un échéancier convenu d'accord parties ;

ouvrir un compte spécial dans les écritures du Trésor Public au nom du Fonds pour recevoir les taxes affectées ;

procéder au virement des fonds reçus dans un compte ouvert dans les écritures d'une banque béninoise de renommée internationale conformément aux procédures en vigueur ;

appliquer au niveau du Fonds Routier les dispositions des accords cadres et spécifiques signés entre lui-même et les bailleurs de fonds intervenant dans le sous-secteur ;

notifier au Fonds le 30 septembre au plus tard le programme de l'entretien de l'année suivante.

En contrepartie, le Fonds s'est engagé à :

fournir au Gouvernement des justifications et détails pour chaque phase de travaux exécutés ;

utiliser exclusivement les fonds mis à sa disposition pour l'exécution du programme annuel arrêté ;

faire réaliser les opérations conformément aux procédures de chacun des bailleurs de fonds en ce qui concerne les ressources extérieures ; à défaut, le Fonds utilisera ses propres procédures conformément aux dispositions du manuel de procédures.

Paragraphe 2 : Structure Organisationnelle du Fonds Routier

1. ATTRIBUTIONS

Les organes de gestion et de direction du Fonds Routier sont : le Conseil de Revue - le Comité de Gestion et la Direction du Fonds Routier.

a. Les organes de gestion

Ses organes de gestion sont :

· le Conseil de Revue.

Le Conseil de Revue est l'organe suprême du Fonds Routier. Il élabore et suit la politique générale du Fonds Routier ; détermine de manière générale les perspectives de développement ; évalue périodiquement le respect des orientations, le niveau de réalisations des objectifs et l'accomplissement des performances. Il a délégué une partie de son pouvoir au Comité de Gestion

· le Comité de Gestion

Le Fonds Routier est administré par un Comité de Gestion investi par le Conseil de Revue des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom dudit fonds. Il les exerce dans la limite de ses attributions.

Le Comité de Gestion a les pouvoirs suivants dont l'énumération n'est pas limitative :

v' il met en oeuvre la politique générale du Fonds Routier ;

v' il reçoit directement de la direction, communication des

rapports semestriels, annuels et tous autres rapports et

délibère à leur sujet ;

9 il examine et approuve chaque année le programme d'activités du Fonds Routier pour l'exercice à venir établi dans le respect de la politique générale adoptée par le conseil de revue ainsi que les comptes de l'exercice écoulé. Il en adresse rapport au Conseil de Revue ;

9 il propose au Conseil de Revue, par un rapport motivé, toutes modifications aux statuts qui lui paraissent utiles ou indispensables pour assurer le bon fonctionnement ou le développement du Fonds Routier ;

9 il ordonne de la manière et aux conditions qu'il juge

convenables les contrôles, audits et inspections appropriés ;
9 il exerce toutes actions judiciaires, tant en demande qu'en

défense.

b. Les organes de Direction

Le Fonds Routier est dirigé par :

- le Directeur

Il est chargé :

9 d'assurer l'exécution des décisions prises par le Conseil de Revue et le Comité de Gestion,

9 de préparer le Budget du Fonds Routier et de l'exécuter après approbation du Comité de Gestion,

9 d'assurer la gestion quotidienne du Fonds Routier,

9 de représenter le Fonds Routier vis - à - vis des tiers dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués par le Comité de Gestion,

9 de représenter le Fonds Routier en justice sur mandat du Comité de Gestion.

- le Contrôleur de Gestion

Le Contrôleur de Gestion est responsable des comptes et de la mise en oeuvre des moyens nécessaires au fonctionnement permanent du Fonds Routier.

A ce titre :

9 il exécute la totalité des opérations financières et administratives correspondantes sous la responsabilité du Directeur,

9 il fournit les informations nécessaires à la prise de décision du Comité de Gestion,

9 il assure le suivi de l'exécution des décisions, mesure les écarts entre les prévisions et les réalisations, organise et réalise l'archivage de tous les documents relatifs à ses attributions.

9 assiste le DFR dans la gestion du Fonds Routier.

9 participe à la mise en place des procédures et veille au respect de ces procédures dans la gestion quotidienne du Fonds Routier.

9 contrôle l'exécution du budget.

- le Chef Comptable

Le Chef Comptable est garant de la bonne tenue des comptes. Il est responsable du suivi comptable et financier des opérations dont l'exécution est confiée au Fonds Routier, et à ce titre il :

9 assure le paiement des factures ou décompte des travaux ;

9 contrôle et envoie des Demandes de Retrait des Fonds (DRF) ;

9 s'assure de la mise à jour des états certifiés des dépenses (ECD) ;

9 rend compte au Directeur de la situation financière du Fonds Routier ;

9 suit l'état des comptes bancaires et assure la garde des chéquiers ;

9 transmet au Contrôleur de Gestion la situation exhaustive des

informations comptables enregistrées durant le mois ;

9 contrôle et vise les états de rapprochement bancaires de tous

les comptes bancaires ;

9 élabore les états financiers périodiques.

9 assure le contrôle de la caisse

- le Responsable du Budget et de l'Administration

Placé sous l'autorité du Contrôleur de Gestion, il est chargé de: 9 la gestion du personnel ;

9 la gestion des immobilisations ;

9 la gestion des approvisionnements ;

9 l'organisation matérielle des réunions ;

9 la supervision des activités des chauffeurs et des gardiens.

9 l'élaboration du budget de fonctionnement du Fonds Routier

et, en relation avec la DGTP, du budget de l'entretien routier; 9 Le suivi de l'exécution desdits budgets.

- le Comptable

Il est placé sous l'autorité du Chef comptable. Chargé de l'enregistrement de l'ensemble des opérations budgétaires et financières du Fonds Routier, le comptable :

9 enregistre et suit tous les engagements financiers du Fonds Routier ;

9 reçoit les pièces comptables relatives aux dépenses effectuées en espèces ;

9 prépare les dossiers de justifications des dépenses effectuées sur les comptes banques ;

9 supervise les travaux relatifs à l'imputation comptable et à la saisie comptable ;

9 participe à l'élaboration des états financiers périodiques ;

9 assure le contrôle de la caisse sous la responsabilité du chef comptable.

- le Chargé de Règlement

Il est placé sous l'autorité du Chef Comptable. Il est chargé de

l'exécution des tâches financières du Fonds Routier. A ce titre, il :

9 assiste le Chef Comptable pour la gestion de la trésorerie du

Fonds Routier dans le cadre du planning annuel de trésorerie

établi ;

9 gère les relations avec les banques (réclamations, rapprochement, etc.) ;

9 détermine, en relation avec le Chef Comptable les conditions de

paiement aux fournisseurs et les modalités de règlement ; 9 veille au respect des échéances programmées ;

9 assure toutes les tâches préalables au paiement des créanciers assure le paiement des créanciers en exécution des instructions du chef comptable

9 assure le réapprovisionnement de la caisse.

- le Chargé du Personnel et du Patrimoine

Placé sous l'autorité du Responsable du Budget et de l'Administration, il est chargé de :

9 la gestion du personnel ;

9 la gestion des immobilisations ;

9 la gestion des fournitures ;

9 l'organisation des réunions ;

9 la supervision des activités des chauffeurs et des gardiens.

- le Chargé du Budget et des Engagements

Placé sous l'autorité du Responsable du Budget et de l'Administration, il : 9 participe à l'élaboration du budget de fonctionnement du Fonds Routier et du budget de l'entretien routier;

9 suit l'exécution desdits budgets.

- la Secrétaire Administrative

Placée sous l'autorité du Directeur, elle est chargée :

9 du courrier arrivée ;

9 du courrier départ ;

9 de la gestion des moyens de communication ;

9 assure le paiement des créanciers en exécution des instructions du chef comptable

9 assure le réapprovisionnement de la caisse.

- le Chargé du Personnel et du Patrimoine

Placé sous l'autorité du Responsable du Budget et de l'Administration, il est chargé de :

9 la gestion du personnel ;

9 la gestion des immobilisations ;

9 la gestion des fournitures ;

9 l'organisation des réunions ;

9 la supervision des activités des chauffeurs et des gardiens.

- le Chargé du Budget et des Engagements

Placé sous l'autorité du Responsable du Budget et de l'Administration, il :

9 participe à l'élaboration du budget de fonctionnement du Fonds Routier et du budget de l'entretien routier;

9 suit l'exécution desdits budgets ;

- la Secrétaire Administrative

Placée sous l'autorité du Directeur, elle est chargée : 9 du courrier arrivée ;

9 du courrier départ ;

9 de la gestion des moyens de communication ; 9 de l'accueil des visiteurs du Directeur.

- la Secrétaire du Contrôleur de Gestion

Placée sous l'autorité du Contrôleur de Gestion, elle est chargée :

9 du courrier arrivée du service ;

9 du courrier départ du service ;

9 la saisie et le traitement des correspondances du service ;

9 du classement et de l'archivage du courrier du service ; 9 de la gestion des moyens de communication du service;

9 de l'accueil et de l'orientation des usagers du service ; 9 de toutes autres tâches de secrétariat.

En outre, elle aide la secrétaire du Directeur dans tous ses travaux de secrétariat.

2- Organigramme

Pour un bon fonctionnement de ses services, le Fonds Routier s'est doté d'un organigramme (annexe 1).

Section 2 : Organisation du service Trésorerie du Fonds Routier Paragraphe 1 : Attributions des tâches au service Trésorerie du Fonds Routier

A- ATTRIBUTIONS

Bien que n'étant pas expressément établi au sein du Fonds Routier, un service Trésorerie, les activités de trésorerie se répartissent au niveau du Département Comptable et s'effectuent comme décrit ci-dessous :

> le Chef Comptable

Ses attributions en matière de trésorerie sont les suivantes :

9 contrôle et envoie des Demandes de Retrait des Fonds (DRF) ;

9 s'assure de la mise à jour des états certifiés des dépenses

(ECD) ;

9 suit l'état des comptes bancaires et assure la garde des chéquiers ;

9 contrôle et vise les états de rapprochement bancaires de tous les comptes bancaires ;

9 assure le contrôle de la caisse

> Le Comptable

Il est chargé de :

9 reçoit les pièces comptables relatives aux dépenses effectuées en espèces ;

9 prépare les dossiers de justifications des dépenses effectuées sur les comptes banques ;

9 assure le contrôle de la caisse sous la responsabilité du chef comptable.

> le Chargé de Règlement

Il a pour tâches de :

" assister le Chef Comptable pour la gestion de la trésorerie du Fonds Routier dans le cadre du planning annuel de trésorerie établi ;

" gérer les relations avec les banques (réclamations, rapprochement, etc.) ;

" assurer le réapprovisionnement de la caisse.

B- OBSERVATIONS

Nos observations ont porté sur notamment les tâches du personnel du « Service Trésorerie » du Fonds Routier au regard du principe de séparation des tâches.

A cet effet, nous avons fait notre analyse sur les principales classes de tâches suivantes:

- l'accès aux valeurs (chéquiers, espèces)

- l'accès aux pièces (DRF, ECD, etc)

- le contrôle

- l'enregistrement

Cette analyse a consisté à vérifier si dans ce Service, il existe un cumul de fonctions. Les résultats de nos observations feront partie intégrante de la deuxième partie.

Paragraphe 2 : Description des procédures au service Trésorerie du Fonds Routier

Dans ce paragraphe il sera fait un inventaire de l'existant, c'est-àdire une prise de connaissance de ce qui est déjà mis en place par le Fonds Routier en matière de contrôle interne de sa fonction trésorerie.

Les techniques utilisées pour obtenir la description de ces procédures sont notamment les entretiens directs avec les divers responsables du Fonds Routier et la consultation du Manuel de Procédures Administratives Comptables et Financières. Ceci signifie donc que le Fonds Routier dispose bel et bien d'une organisation interne bien structurée et d'un manuel de procédures formel tant pour la trésorerie que pour les autres fonctions. D'où confirmation de l'hypothèse de recherche n°1

Les tableaux qui vont suivre décriront les procédures d'encaissements, les procédures de gestion des comptes financiers, les procédures de décaissements et les procédures de contrôle et de protection de la trésorerie.

A- LES PROCEDURES D'ENCAISSEMENT

Cette procédure concerne :

- la mobilisation des subventions, taxes affectées et contribution de l'Etat.

- l'encaissement des redevances des postes de péages et de pesages, des taxes sur les ponts bascules.

- l'encaissement des produits de vente de DAO.

Elle respecte un certains nombre de règles de gestion que sont :

· les appels de fonds pour les taxes affectées doivent se faire chaque deux (02) mois.

· les appels de fonds pour la contribution de l'Etat doivent être faits au début de chaque trimestre

· les bons de virement ou les chèques reçus doivent être remis à
l'encaissement au plus tard le lendemain du jour de la réception.

· les chèques ne sont acceptés que s'ils sont certifiés.

· en dehors des fonds destinés à l'alimentation des caisses, tous fonds reçus à la caisse (produits de vente des DAO etc.) doivent être immédiatement et intégralement versés à la banque.

· la durée de placement des DAT ne doit excéder six (06) mois.

· les tickets à délivrer aux usagers des ponts bascules doivent être pré numérotés.

· la mise à disposition se fera en respectant les séries de numérotation.

· le Chef Comptable doit cacheter à l'aide d'un seau sec la souche et le ticket en une fois.

· les souches doivent être retournées au CC pour contrôle des recettes.

Le montant des taxes à reverser au Fonds Routier est déterminé à partir des états de recouvrement des recettes douanières par application

des taux ci - après :			- Taxes de voirie
49,625%		- TVA
0,4135%		- Taxe sur hydrocarbure
100%		- Taxe de circulation
100%

Quant au montant de la contribution de l'Etat, il est fixé dans le budget général de l'Etat et mis à la disposition du Fonds Routier par tranches trimestrielles égales.

a) Appel de fonds pour les taxes affectées

Responsables			Ordre et séquence des tâches à exécuter	Le CC
·	Rédige le projet d'appel de fonds à adresser au
	Directeur Général du Trésor et de la Comptabilité
	Publique.		Le CG
·	Soumet le projet d'appel de fonds à l'approbation du CG		Le DFR
·	Apporte éventuellement les modifications nécessaires		La Secrétaire
·	Vise et soumet à l'approbation du DFR		L'agent de liaison
·	Signe l'appel de fonds.		Le CC
·	Procède à l'enregistrement de l'appel de fonds.
·	Apporte le courrier au destinataire.
·	Suit le traitement diligent de l'appel de fonds au niveau de la DGTCP.

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 49

b) Appel de fonds pour la contribution de l'Etat

Responsables			Ordre et séquence des tâches à exécuter	Le CC
·	Rédige le projet d'appel de fonds à adresser au Directeur de l'Administration (DA) du MDCTTP-PR
·	Soumet le projet d'appel de fonds à l'approbation du CG
·	Apporte éventuellement les modifications nécessaires		Le CG
·	Vise et soumet à l'approbation du DFR
·	Signe l'appel de fonds.		Le DFR
·	Procède à l'enregistrement de l'appel de fonds.		La Secrétaire
·	Apporte le courrier au destinataire.		L'agent de liaison
·	Suit le traitement diligent de l'appel de fonds à la DA où		Le CC
	une décision de mandatement de la contribution de l'Etat au profit du Fonds Routier est prise et transmise au Fonds
	Routier.		La Secrétaire
·	Accomplit les tâches relatives au « courrier arrivée » dès réception de la copie de la décision de mandatement.
·	Affecte la décision au CC		Le DFR
·	Remplit une demande d'engagement qu'il transmet au CG		Le CC
·	Vérifie la demande d'engagement et le soumet au DFR
·	Vérifie et signe la demande d'engagement		Le CG
			Le DFR La Secrétaire
·	Fait transmettre la demande d'engagement au secrétariat du DA du MDCTTP-PR appuyée d'une copie de la décision

NB : Les demandes d'engagement sont contenues dans un carnet et conçues par la Direction Générale du Budget. Elles sont pré-numérotées.

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 50

c) Encaissement des taxes affectées et de la contribution de l'Etat

Responsables		Ordre et séquences des tâches à exécuter	La secrétaire
· Reçoit le bon de virement ou le chèque
· Le transmet au DFR		Le DFR
· L'affecte au CC		Le CC
· Porte le bon de virement ou le chèque à l'encaissement.
· Retire la copie du bordereau de remise de chèque à l'encaissement.
· En fait copie au CG à titre d'information.
· Le transmet au Comptable pour enregistrement.
· S'assure que la banque a effectivement crédité le compte bancaire.

d) Encaissement des redevances

Au terme de chaque mois les concessionnaires, conformément aux clauses de la convention, procèdent au virement de la redevance sur les comptes bancaires indiqués par le Fonds Routier.

Responsables		Ordre et séquences des tâches à exécuter	Le CC
· Le 06 du mois suivant, s'assure que le virement a été effectué
· Sinon, prépare un projet de lettre de sommation
· Soumet au visa du CG		Le CG
· Vise la lettre		Le DFR
· Signe la lettre		La secrétaire
· Enregistre la lettre		L'agent de liaison
· Transmet la lettre au concessionnaire contre décharge

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 51

e) Encaissement des taxes sur les ponts bascules A la fin de chaque semaine

Responsables		Ordre et séquences des tâches à exécuter	Le Chef Pont
· Procède au versement des taxes perçues, au titre		Bascule
d'une semaine, dans le compte du FR ouvert dans les livres d'une institution financière la plus proche de son poste
· Envoie le bordereau de versement appuyé des pièces justificatives au FR pour comptabilisation		La Secrétaire
· Reçoit le bordereau de versement
· L'enregistre
· Le présente au DFR		Le DFR
· L'affecte au CC		Le CC
· Le transmet au comptable pour enregistrement.

f) Mise à disposition des tickets (à délivrer aux usagers)

Responsables			Ordre et séquence des taches à exécuter	Le CPP
·	Met à la disposition du CC les carnets de tickets à servir aux agents des ponts bascules contre décharge dans un registre où sont inscrits les numéros de série desdits tickets.		Le CC
·	Procède à l'estampillage de chaque ticket et de sa souche à l'aide d'un seau sec et fait retour de l'ensemble au CPP.		Le CPP
·	Met à la disposition des agents des ponts bascules les carnets de tickets estampillés contre décharge

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 52

dans un registre où sont inscrits les numéros de série desdits tickets.

g) Encaissement des produits de vente des DAO

Responsables		Ordre et séquence des taches à exécuter	Le RBA
· Procède à la multiplication du dossier d'Appel d'Offres.		Le Secrétaire
· Transmet le dossier au Secrétaire contre décharge.		Le Chargé du
· Reçoit le nombre de DAO à consulter et/ou à		Règlement
vendre.
· Donne une décharge au RBA
· Reçoit les fournisseurs intéressés.
· Les oriente vers la caisse pour paiement éventuel.
· Accueille les fournisseurs intéressés.
· Encaisse le prix de vente du DAO.
· Délivre un reçu (original et duplicata).
· Enregistre la vente dans le brouillard de caisse

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 53

B- LES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES FINANCIERS

Cette procédure concerne la gestion : - des comptes banques et CCP ;

- des comptes caisses

Pour la Caisse,

- il existe au Fonds Routier, une caisse principale et une caisse de menues dépenses ;

- le réapprovisionnement de la caisse principale se fait à partir de la banque alors que celui de la caisse de menues dépenses se fait à partir de la caisse principale ;

- le montant maximum des avoirs en numéraires de la caisse principale est de FCFA 500 000 ;

- toutes les dépenses dont le montant est supérieur ou égal à CFA 50 000 ne peuvent être payées en espèces ;

- le montant maximum des avoirs alloués à la caisse de menues dépenses ne peut excéder FCFA

50 000 ;

- seules les dépenses dont le montant est au plus égal à FCFA 10 000 et concernant les rubriques :

o entretien, réparation et maintenance

o autres charges externes (taxi - moto, etc.) seront réglées par la caisse de menues dépenses.

a) Caisse de menues dépenses

Le CPP, à qui l'on s'adresse pour toutes dépenses,

- fait remplir une fiche de paiement en espèce ;

- le cas échéant, joint les pièces justificatives ;

- signe la fiche de paiement ;

- fait signer la fiche de paiement par le bénéficiaire ;

- paye le montant de la dépense au bénéficiaire après décharge (registre) ;

- enregistre la dépense au brouillard de la caisse ;

- classe provisoirement la fiche et les pièces justificatives.

NB : Tous les paiements effectués par la caisse du CPP font l'objet d'une fiche de dépense et suivent la procédure de décaissement.

b) Caisse principale

Réapprovisionnement de la Caisse :

- la caisse fait l'objet d'un réapprovisionnement à partir d'un compte bancaire du Fonds Routier.

- le chèque de réapprovisionnement est établi à l'ordre du Chargé de Règlement

- le Chargé de Règlement récupère le chèque après une décharge dans le registre de transmission des chèques.

- il retire les fonds à la banque

- il enregistre le montant en « Recette » dans le brouillard de caisse - il dépose les fonds en caisse

Pour les comptes ouverts dans les institutions financières :

- le Fonds Routier dispose d'un compte à la BCEAO où sont remis à l'encaissement les bons de virement et les chèques reçus du Trésor Public.

- il est ouvert au nom du Fonds Routier :

* des comptes bancaires à vue

* des comptes bancaires à terme

* des comptes courants postaux

- pour chaque projet spécifique financé par un bailleur de fonds, un

compte de projet est ouvert dans les livres d'une banque primaire.
- pour les retraits à effectuer, deux (02) signatures conjointes sont

obligatoires, celle du DFR et celle du CC.

C- LES PROCEDURES DE DECAISSEMENT

Cette procédure a l'avantage de montrer les formalités et le mode de règlement des factures, décomptes et états de paiement.

Elle respecte un certain nombre de règles de gestions qui sont :

- le mode de règlement en vigueur est le virement. Les autres formes de

règlement seront utilisées par dérogation ou sur demande expresse.
- le règlement des factures respecte les délais de traitement prescrits

par le Directeur du Fonds Routier par note de service.

- seules les factures certifiées font l'objet de règlement.

- le Chargé de règlement tient un registre de remise de chèques dans lequel émargent les bénéficiaires ou leurs représentants qualifiés avec les références de leurs pièces d'identité.

- les chèques et les ordres de virements sont signés conjointement par le DFR et le CC.

- les factures d'un montant supérieur à 50 000 FCFA doivent être réglées par chèque ou par virement de compte.

- les frais de mission et autres perdiems peuvent être réglés en espèces. - sur demande des bénéficiaires, les autres dépenses peuvent être faites par virement.

- les décomptes relatifs aux travaux exécutés, les salaires sont réglés par virement.

a. Règlement par chèque

Responsables		Ordre et séquence des tâches à exécuter
Le Chargé	de	· Etablit au nom de chaque fournisseur à payer par		Règlement
	chèque, le chèque de règlement ainsi qu'un bordereau de règlement (cf. modèle en annexe 2) et transmet le dossier au CC;
	· Vise le chèque ;
	· Transmet le chèque au CC.
	· Procède aux contrôles nécessaires ; il s'agit de :
	- contrôle de la concordance entre bon de commande
	- facture ou décompte ;
	- contrôle de la certification ;
	- contrôle de la fiche de dépenses ;
	- contrôle le bon remplissage du chèque et du bordereau de remise de chèque ;
	· Signe le chèque ;
	· Le transmet au DFR avec les originaux des factures sur lesquels la référence et la date du chèque auront au préalable été portées y compris la mention «payé le» par apposition d'un cachet ;
	· factures sur lesquels la référence et la date du chèque auront au préalable été portées y compris la mention
	«payé le» par apposition d'un cachet ;
	· Signe le chèque après avoir vérifié l'existence des

Le CC Le DFR		pièces justificatives revêtues des références du règlement ; Après signature, le chèque et les factures sont transmis au secrétariat administratif. · Enregistre le nombre de chèques et des pièces justificatives et transmet le tout au Chargé de Règlement · Contrôle l'identité du créancier ; · Fait acquitter ; · Remet aux fournisseurs le chèque ; · Transmet à la comptabilité toutes les pièces justificatives ayant servi au règlement.	La Secrétaire

b. Paiement en espèces

Responsables			Ordre et séquence des tâches à exécuter	Le CC
·	Transmet au Chargé de règlement les factures ou états de paiement à régler en espèces.		Les bénéficiaires
·	Se présenter à la caisse munis de leur pièce d'identité ;
·	Acquittent les factures ;
·	Emargent le registre de suivi des règlements
	(cf. modèle en annexe 3);		Le Chargé de Règlement
·	Encaissent les fonds.
·	Classe provisoirement les factures ou états de paiement réglés avant de les transmettre à la comptabilité en fin de journée.

c. Règlement par Virement

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 58

Responsables		Ordre et séquence des tâches à exécuter	Le Chargé de Règlement
· Après tous les contrôles effectués comme dans le cas de l'émission du chèque, établit un ordre de virement (cf. modèle en annexe 4) qu'il vise et le transmet au CC accompagné de		Le CC
la facture et des autres pièces justificatives.
· Procède à tous les contrôles effectués comme dans le cas de l'émission du chèque, signe l'ordre de virement et le transmet au DFR accompagné de la facture et des autres pièces		Le DFR
justificatives.
· Contrôle et signe l'ordre de virement ;		La Secrétaire
· Le transmet au secrétariat
· Procède à l'enregistrement ;
· Le transmet au Chargé de Règlement		Le Chargé de Règlement
· Procède au dépôt ou fait déposer à la banque

d. Règlement des avances de démarrage et restitution des retenues de garantie

Cette procédure décrit les opérations indispensables au règlement des avances de démarrage et à la restitution des retenues de garantie. Voici quelques règles de gestion :

- ces avances ne seront payées que si elles sont prévues et stipulées dans les clauses du contrat.

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 59

- une facture y relative doit être déposée et être l'objet de tous les contrôles.

- la récupération de l'avance de démarrage doit se faire au fur et à mesure du paiement des décomptes ; ceci dans la proportion que représente le montant du décompte par rapport à celui du marché

- toutes les garanties prévues au contrat doivent être effectivement obtenues avant paiement de l'avance de démarrage.

- le cas échéant, la retenue de garantie doit être déduite.

- la retenue de garantie sera restituée après la réception définitive au bout du délai de garantie.

- les cautions reçues des institutions financières doivent être conservées précieusement (si nécessaire au coffre-fort).

- ces cautions doivent être restituées aux institutions financières dès l'effectivité de la réception.

- en cas de défaillance du fournisseur ou de l'entrepreneur, la mise en exécution de la procédure de réalisation de la caution doit être immédiate ;

- les cautions provenant des établissements financiers ne sont pas acceptées.

· Règlement des avances de démarrage

Responsables

Ordre et séquence des tâches à exécuter

· Reçoit le décompte en provenance de la DGTP · Procède à l'enregistrement · Le transmet au DFR · L'affecte au CG ; · L'affecte au RBA/CBE · S'assure que le marché a été enregistré au Service des Domaines ; · S'assure de la correcte liquidation du montant du décompte ; · Vérifie que le décompte est appuyé d'une caution bancaire couvrant au moins le montant de l'avance a) Si le décompte est mal liquidé ou à défaut de caution bancaire · Etablit un bordereau de rejet qu'il transmet au RBA · Apprécie les motifs du rejet · Valide en visant le bordereau si le motif est justifié · Le transmet au CG pour visa · Apprécie les motifs du rejet · Valide en visant le bordereau si le motif est justifié · Le transmet au DFR pour signature

La Secrétaire

Le DFR

Le CG Le CBE

Le RBA

Le CG

Le DFR

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 61

Le CBE Le RBA Le CG		· Signe et l'envoie au DGTP b) Si les contrôles ne révèlent aucune anomalie · Etablit un relevé de paiement · Le transmet au RBA · Procède aux contrôles d'usage (réf du marché, montant, nom du créancier etc...) · Vise · Transmet au CG · Procède aux contrôles de conformité · Transmet au DFR · Signe La suite de la procédure est conforme à celle du paiement des factures	Le DFR

· Restitution des retenues de garantie

La retenue de garantie revêt l'une des trois formes ci-après :

- caution bancaire de bonne fin d'exécution ;

- prélèvements sur les décomptes d'une fraction convenue jusqu'à exécution complète du marché ;

- la forme mixte qui est une combinaison des deux premières : une partie couverte par une caution bancaire et le reste par prélèvements sur les décomptes.

Au terme de la période de garantie déterminée dans le marché : Caution bancaire

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 62

Responsables

Ordre et séquence des tâches à exécuter

·

La Secrétaire

Le DFR Le CG

Le RBA

Le CG

Le RBA

Le CC

Le RBA

Le DFR

La secrétaire

Reçoit la demande de main-levée transmise par la DGTP

· Procède à l'enregistrement

· La transmet au DFR

· L'affecte au CG ;

· L'affecte au RBA

· Etablit un bordereau de transmission ;

· Transmet au CG ;

· Vise le bordereau

· Le retourne au RBA

· Se rapproche du CC muni du bordereau

· Vise le bordereau et transmet la caution bancaire

· Transmet le bordereau et la caution bancaire au DFR

· Signe le bordereau

· Envoie le bordereau et la caution bancaire au fournisseur conformément à la procédure « courrier départ »

Prélèvements de fraction sur les décomptes

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 63

Responsables		Ordre et séquence des tâches à exécuter	La Secrétaire
· Reçoit la demande de reversement de la retenue de garantie transmise par la DGTP
· Procède à l'enregistrement
· La transmet au DFR		Le DFR
· L'affecte au CG ;		Le CG
· L'affecte au RBA/CBE ;		Le CBE
· Vérifie :
- l'exigibilité de la retenue de garantie
- les autres conditions éventuelles prévues dans le marché
- le montant ré clamé par rapport au montant prélevé
· Etablit un relevé de paiement
· La transmet au RBA		Le RBA
Le reste de la procédure est la même que celle appliquée pour le paiement des avances de démarrage

Combinaison des deux premières formes

Les deux procédures ci-dessus décrites sont à appliquer pour chacune des parties.

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 64

D- LES PROCEDURES DE CONTROLE ET DE PROTECTION

DE LA TRESORERIE

Cette procédure permet de s'assurer que :

- les valeurs en caisse et à la banque sont bien gérées et que le niveau des avoirs est connu.

- les espèces en caisse, les chèques et toutes autres valeurs à l'ordre du Fonds Routier sont bien protégés contre les cas de vols, d'incendie et de manoeuvres frauduleuses.

Voici quelques règles de gestion :

- obtenir à la fin de chaque mois les relevés bancaires.

- établir un état de rapprochement bancaire par mois et par banque. - remplir le brouillard de banque au jour le jour.

- procéder à des contrôles périodiques de la caisse avec procès verbal de contrôle.

- disposer d'un coffre fort pour la conservation des valeurs et des titres de paiement.

- installer des extincteurs dans les bureaux où sont conservées lesdites valeurs.

- procéder à des versements réguliers des fonds à la banque.

a. Rapprochement bancaire et CCP

Responsables				Ordre et séquence des tâches à exécuter	La Secrétaire Le DFR Le CC Le Comptable
	· Reçoit les relevés · Remplit le registre courrier arrivé · Remplit le cahier de transmission du service comptable · Transmet au fur et à mesure, les relevés au DFR · L'affecte au CC · L'affecte au Comptable · Etablit à la fin de chaque mois un état de rapprochement par compte bancaire et CCP · Vise l'état de rapprochement · Transmet l'état de rapprochement au Chef Comptable accompagné des relevés de compte · Propose le cas échéant les régularisations	Le Chef Comptable
·		Contrôle l'état de rapprochement
	·	Signe l'état de rapprochement
	·	Vise les écritures de régularisation proposées
	·	Affecte l'ensemble du dossier au comptable pour saisie		Le DFR Le Contrôleur
de	·	Envoie copie de l'état de rapprochement au DFR		Gestion
	Prend connaissance de l'état de rapprochement

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 66

b. Contrôle des caisses

A la fin de chaque journée, le Chargé de règlement doit procéder à l'arrêté de la caisse.

- Le Chef Comptable au moins une fois par mois procède au contrôle de la caisse à partir des éléments ci-après:

o la fiche d'arrêté de caisse (cf. modèle en annexe 5)

o le brouillard de caisse

o les pièces justificatives des opérations de caisse

o les espèces en caisse

- Il contrôle chacun de ces éléments sur la base de :

o solde initial : Correspond au solde en caisse au dernier arrêté

o approvisionnement : Correspond au montant des dépenses

justifiées au dernier arrêté et au montant reçu en remboursement.
o autres recettes : correspond au total des reçus émis pour des fonds

reçus (ventes de dossier d'appel d'offres etc.)

o total Recettes : correspond à la somme des montants précédents

o dépenses justifiées : correspond à la somme des dépenses soutenues par des pièces justificatives

o solde théorique : différence entre total recettes et dépenses justifiées

o solde en caisse : total des espèces en caisse.

- Il approuve la fiche d'arrêté en y apposant son visa.

Le Chargé de Règlement :

- établit un état récapitulatif des dépenses.

- établit éventuellement une demande de réapprovisionnement qu'il vise et joint à l'état récapitulatif des dépenses

c. Contrôle des dépôts a terme (DAT)

Les DAT doivent être l'objet d'un contrôle rigoureux et permanent.

Le CC

Le DFR

Le CG

Le DFR

Le CC

Responsables

Ordre et séquence des tâches à exécuter

· Conserve précieusement toutes les conventions relatives aux DAT ;

· S'assure à chaque échéance que les intérêts sont bien calculés et positionnés sur le compte courant du Fonds Routier ;

· Prépare le cas échéant le dossier de renouvellement ;

· Soumet ce dossier à la signature du DFR ;

· Transmet le dossier au CG pour contrôle.

· Contrôle le calcul et le positionnement des intérêts sur le compte courant du Fonds Routier ;

· Contrôle le dossier de renouvellement et donne son avis motivé ;

· Transmet le dossier au DFR.

· Prend connaissance du dossier et de l'avis du CG

· Signe, le cas échéant, le dossier

· Transmet le dossier au CC

· Se rend à la banque pour les formalités de renouvellement

o Source : Compilation entretiens et consultation Manuel de Procédures

DEUXIEME PARTIE :

EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE

DU CYCLE TRESORERIE PAR

L'AUDITEUR EXTERNE : CAS DU FONDS

ROUTIER

CHAPITRE 1 : Evaluation préliminaire des procédures de Trésorerie du Fonds Routier

Section 1 : Tests de cheminement et outils d'évaluation préliminaire du contrôle interne

Paragraphe 1 : Tests de cheminement

Dans ce paragraphe, il s'agira de mettre en oeuvre des tests de conformité ou de compréhension (tableau II) afin que nous puissions nous assurer que nous avons bien compris le système dont nous avons eu description.

Nous nous sommes intéressés aux procédures de décaissements et à celles de contrôle et de protection de la trésorerie décrites plus haut.

TABLEAU II : Tests de cheminement

Procédures	Observations
Demande de frais de mission, et demande de remboursement de frais	Vu le certificat d'avance sur frais OM n°1151/FR/D ATCHADE avec signature du demandeur
Visa du supérieur hiérarchique	Vu signature et visa du supérieur hiérarchique.
Signature du Chargé de règlement et décharge du bénéficiaire	Vu signature Chargé de règlement et décharge du bénéficiaire
Pièces justificatives de la dépense effectuée	Vu la fiche justification de dépenses n° 0005321 avec les pièces attachées
Contrôle et visa du Chef	Vu visa du Chef Comptable

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 71

Comptable
Inventaire mensuel de la caisse par le Chef comptable	Existence des 10 procès verbaux d'inventaire de caisse de l'année 2010 tous signés par le CR et approuvés par le CC (Janvier à Octobre)
Inventaires inopinés de caisse réalisés par le CC	Existence d'un procès verbal d'inventaire de caisse réalisés par le CC en 2010 à une date différente de celle de clôture mensuelle
Réalisation des rapprochements Bancaires.	Existence de 10 rapprochements bancaires dûment approuvés pour chacune des 11 banques du Fonds Routier au titre de l'exercice 2010 (Janvier à Octobre)
Age des suspens sur les rapprochements Bancaires	Aucun suspens non dénoué au bout de 02 mois
Vérification des accès du Chargé de Règlement dans le logiciel PERFECTO en vue de s'assurer qu'il ne peut pas saisir des opérations dans le journal de trésorerie.	Vu et confirmé.

Source : nous même

Ces tests nous permettent d'affirmer que l'existant est bel et bien conforme à ce qui nous a été décrit lors de nos divers entretiens.

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 72

Paragraphe 2 : Les outils d'évaluation préliminaire du contrôle interne

Il existe plusieurs méthodes d'évaluation préliminaire du contrôle interne au nombre desquelles nous pouvons citer entre autres, les questionnaires de contrôle interne, les grilles d'analyse et la méthode des (( points de contrôle »

A. Méthode des questionnaires de contrôle interne

Ce sont des questionnaires employés pour évaluer le contrôle interne. Il existe plusieurs sortes de questionnaires.

Néanmoins, ils sont souvent (( fermés » c'est-à-dire qu'ils sont conçus de telle sorte que les réponses aux différentes questions se font par (( Oui » ou par (( Non ». De plus, les réponses négatives impliquent généralement des faiblesses de contrôle interne qu'il convient ensuite d'examiner particulièrement.

L'utilisation de ces questionnaires et surtout celle des (( questionnaires fermés » aboutit à une classification des points de contrôle en deux catégories :

Les "points forts" correspondent aux réponses positives obtenues et indiquent que l'entreprise dispose théoriquement des mesures appropriées propres à atteindre les objectifs de contrôle interne.

Les "points faibles" résultent des réponses négatives aux différentes questions et ils concernent une ou plusieurs failles de procédures.

Cette méthode comporte l'avantage que les questionnaires attirent l'attention de l'auditeur sur les éléments importants du dispositif de contrôle interne. Cependant, elle contient les inconvénients suivants :

Ces questionnaires sont utiles pour déceler les faiblesses de procédures, mais ne dégagent pas assez précisément la force de celles-ci dans la mesure où les moyens utilisés par l'entreprise ne sont pas analysés. L'auditeur a donc tendance à s'orienter uniquement vers les points faibles.

Cette approche est alors insuffisante car, il a l'obligation d'examiner chaque point de contrôle pour juger correctement la procédure.

Ces questionnaires mélangent souvent les questions relatives aux moyens et celles ayant trait aux objectifs.

B. Les grilles d'analyse

Les grilles d'analyse du contrôle interne font ressortir les fonctions assumées par les postes de travail. Ce sont des tableaux à double entrée, effectuant l'inventaire des différentes opérations réalisées.

Elles permettent d'appréhender le principe de séparation des tâches au sein d'un service.

C. Méthode des « points de contrôle »

Elle consiste à:

- recenser les objectifs prioritaires du contrôle interne relatifs à la procédure étudiée ;

- décrire les différents moyens dont dispose l'entreprise pour atteindre ces objectifs ;

- apprécier la manière dont les objectifs sont atteints.

Le recensement des objectifs constitue le premier stade de l'évaluation préliminaire. L'auditeur doit à cet effet définir les points de contrôle pour la procédure étudiée. On distingue deux sortes d'objectifs:

- les objectifs communs à toutes les entreprises indépendamment de leurs activités, de leurs dimensions et des moyens de traitement de l'information dont elles disposent;

- les objectifs spécifiques à chacune d'entre elles.

Cette méthode est encore appelée méthode des (( Points clés ». Il s'agit de véritables verrous du système aptes à donner ou non une garantie concernant un aspect du contrôle interne. L'analyse de chaque point de contrôle se trouve à la base de l'opinion portée par l'auditeur sur les procédures.

L'appréciation de l'auditeur porte sur chaque objectif et elle est fonction des moyens que l'entreprise met en oeuvre pour atteindre chacun d'eux. Les points de contrôle peuvent être classés en quatre catégories :

- les points (( Très forts » : ils se rencontrent dans les cas où

l'entreprise dispose de plusieurs moyens pour atteindre les objectifs

fixés ;

- les points (( Forts » : l'entreprise ne possède qu'un seul moyen pour atteindre les objectifs retenus;

- les points (( Faibles » : ils correspondent à un objectif non atteint mais, dont l'obtention demeure néanmoins possible ;

- les points (( Très faibles » : ils concernent des défaillances importantes des procédures en vigueur lorsque les documents n'existent pas ou sont systématiquement détruits.

Section 2 : Identification des points de contrôle à tester

La description de ces méthodes nous montre que celle des questionnaires du contrôle interne comporte des inconvénients importants que la méthode des (( points de contrôle » vient pallier. De ce fait, dans le cadre de notre étude, nous portons notre choix sur la méthode des (( Points de contrôle » pour réaliser l'évaluation du contrôle interne de procédures de trésorerie au Fonds Routier.

Paragraphe 1 : Réalisation de la fiche d'analyse et de contrôle au Fonds Routier

La fiche d'analyse et de contrôle au Fonds Routier est présentée par le tableau III.

Tableau III : fiche d'analyse et de contrôle

FPC	Objectifs de contrôle interne relatifs à la procédure de trésorerie	Moyens utilisés par l'entreprise	Evaluation préliminaire
			Référence par rapport aux notes explicatives	Appréciations
	PROCEDURES DE DECAISSEMENT 1) Qu'est ce qui assure :
1	Que toutes les dépenses correspondent à des pièces justificatives acceptées ?	Tout décaissement est soumis à la présentation préalable des pièces justificatives signées.	a-Page 57	FC
2	Que toutes les dépenses sont autorisées par des personnes ayant autorité	Visa de toutes dépenses par le supérieur hiérarchique du	a-Page 57	FC

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 76

	pour cela ?	bénéficiaire.
3	Qu'un double paiement des dépenses par la caisse est impossible	Le cachet « payé » apposé sur la pièce de base avant la transmission au DFR	a-Page 57	FC
4	Qu'un double paiement des factures fournisseurs est impossible ?	Système informatique, enregistrement des pièces de base avec référence. Toute facture fournisseur payée porte la mention « PAYE » au vu de laquelle aucun autre paiement ne peut être fait	a-Page 57	FC
5	Que les chèques annulés sont inutilisables ?	-Mention« annulé » portée sur le chèque ; -Notification à la banque si le chèque est certifié.		TFC
6	Que les dépenses effectuées au cours des missions sont en relation avec l'objet de la mission ?	Justification des dépenses de la mission et vérification des avantages accordés à chaque catégorie d'employés lors des missions avant signature par le supérieur hiérarchique	a-Page 57	FC
	PROCEDURES D'ENCAISSEMENT 2) Qu'est ce qui assure :
7	Qu'il est gardé une trace de la réception de toutes les recettes ?	La secrétaire reçoit des chefs des Ponts Bascules le bordereau de versement et l'enregistre.	e-Page 52	FC
8	Que les détournements de règlements des chefs	Aucun règlement en espèces n'est effectué	e-Page 52	TFC

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 77

	des Ponts Bascules sont impossibles ?	par les chefs des Ponts Bascules. Tous les règlements sont faits par versement dans les comptes du Fonds Routier ouvert dans les livres de l'institution financières la plus proche de son poste.
	ENREGISTREMENT ET SUIVI COMPTABLE 3) Qu'est ce qui assure
9	Qu'une double comptabilisation des dépenses et des recettes est impossible ?	Numérotation des pièces et référencement dans le logiciel qui s'oppose à toute saisie portant les mêmes références qu'une saisie préalablement faite ; le champ de contrôle étant le « document référence ».		TFC
10	Que tous les mouvements affectant les comptes de trésorerie sont enregistrés sans délai dans lesdits comptes ?	Aucune mesure particulière		fc
11	Que les comptes bancaires sont fiables ?	Rapprochements bancaires mensuels.	a-Page 66	TFC
	INVENTAIRE PHYSIQUE 4) Qu'est ce qui assure
12	Qu'il est effectué un inventaire physique des espèces en caisse ?	Contrôle inopiné de la caisse par le CC au moins une fois par mois.	b-Page 67	FC
13	Qu'il est effectué un inventaire physique des	Aucune mesure		fc

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 78

	chèques ?	particulière
14	Qu'un hologramme est posé sur les chèques.	Inexistant		fc
	PROTECTION DES VALEURS 5) Qu'est ce qui assure
15	Que la délivrance des chèques est suivie ?	Existence d'un registre de suivi des règlements émargé par les bénéficiaires ou le coursier qui se charge de ramener une décharge signée du bénéficiaire.	b-Page 55	FC
16	L'optimisation de la trésorerie	Le Fonds Routier réalise des DAT		FC
17	Que les chèques sont protégés contre le vol et les détériorations physiques ?	Conservation dans un coffre-fort. Ceux en cours d'utilisation sont gardés par le CR et ceux non utilisés par le CC	D-Page 65	TFC
18	Que les valeurs en caisse sont protégées contre le vol et les détériorations physiques ?	Conservation des valeurs dans un coffre fort	D-Page 65	FC
19	Le non débordement de l'encaisse au niveau de la caisse.	Il existe un plafond des espèces en caisse : 500 000 FCFA	B-Page 54	FC
20	La non rupture de la liquidité au niveau de la caisse	Un seuil de sécurité de la caisse : 200.000 FCFA. Ce seuil déclenche le réapprovisionnement		FC
21	Qu'il existe une réglementation des	Limitation des dépenses par espèces à 50.000	B-Page 54 et	FC

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 79

	dépenses par espèce ?	FCFA. Sauf les frais de mission et autres Perdiems.	C-Page 57
22	La sécurité au niveau du journal de trésorerie	Etablissement d'une situation journalière de caisse et de banque. Seul le Comptable y a accès ;		FC
TFC : Point très fort de conception (théorique) ; FC : Point fort de conception (théorique) ; fc : Point faible de conception.

Source : nous-même

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 80

Paragraphe 2 Identification des éléments à tester La fiche d'identification des éléments à tester est au tableau IV.

Tableau IV: identification des éléments à tester

Classes des tâches	Rôles Tâches	Directeur Général	Chef comptable	Chargé de règlement	Assistant du comptable	Comptable
Accès aux valeurs	Détention du coffre des chéquiers non utilisés		x
	Détention du coffre des espèces			x
	Tenue de la caisse			x
	Etablissement des chèques			x
	Expédition des chèques			x
Accès aux pièces	Tenue des comptes clients					x
	Tenue des comptes fournisseurs					x
	Etablissement de l'état des encaissements journaliers			x
	Réception des relevés bancaires			x	x
	Etablissement des états de rapprochements bancaires					x

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 81

Contrôle	Comparaison des bordereaux, avis de crédit et reçus de versement avec l'état des encaissements journaliers					x
	Signature des chèques	x	x
	Vérification des états de rapprochements bancaires		x
Enregistrement	Tenue du journal de trésorerie dans le logiciel PERFECTO.					x

Source : nous-même

L'interprétation de cette matrice nous révèle qu'il existe une bonne séparation des tâches dans le service Trésorerie du Fonds Routier. Cependant, une analyse minutieuse révèle quelques manquements dans la séparation des tâches au niveau du « Service Trésorerie » du Fonds Routier.

Ainsi :

- le chef comptable détient un accès aux valeurs (chéquiers non utilisés) et procède aussi au contrôle

- le comptable assure le suivi des comptes clients et fournisseurs et est en même temps responsable de la comptabilisation des opérations de trésorerie dans le logiciel Perfecto.

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CHAPITRE 2 : TEST SUR LES PROCEDURES

Section 1 : Programme de travail des tests

A ce stade, il s'agira pour nous de faire la distinction entre les points forts et les faiblesses. L'ensemble de ces éléments, résultante de l'évaluation préliminaire et du contrôle de fonctionnement réalisés plus haut, constitue les bases de l'évaluation définitive du contrôle interne de la trésorerie au Fonds Routier.

L'évaluation définitive consistera en un premier temps à effectuer des contrôles de fonctionnement des points « forts » et « très forts » révélés par l'évaluation préliminaire puis dans un second temps à passer à l'évaluation proprement dite avec les commentaires afférents

Paragraphe 1 : Définition des programmes de test

Dans ce paragraphe, nous avons cherché à confirmer l'application des points forts et très forts révélés par l'évaluation préliminaire. Pour ce faire, nous avons utilisé entre autres techniques les observations, les recherches des preuves que des contrôles ont été effectués (signatures, visa), les enquêtes, etc. Notre étude a porté sur la période allant du 01 Janvier 2010 au 31 Octobre 2010 au cours de laquelle nos contrôles ont porté sur :

- les autorisations

- l'exhaustivité dans la saisie des opérations de trésorerie; - leur exactitude

- les sécurités en place en ce qui concerne les accès

Le tableau V ci-dessous résume les contrôles de fonctionnement que nous avons effectués

Tableau V : programme des contrôles de fonctionnement

P.P.C	F.P.C.	Contrôles à effectuer	Résultats des contrôles
1	2	Sélectionner au hasard trois (03) pièces de dépenses par mois et vérifier le visa du supérieur hiérarchique du département bénéficiaire (se référer au spécimen de signatures existant et en vigueur)	Toutes les dépenses portent des signatures figurant sur le spécimen de signatures
2	12	Choisir au hasard cinq (05) rapprochements bancaires mensuels et vérifier, l'effectivité, le délai d'établissement et la conformité	Vu et conforme
3	13	Vérifier l'effectivité des contrôles inopinés et des contrôles mensuels de la caisse par le CC	01 seul procès verbal de contrôle inopiné existant pour la période d'étude. 10 PV pour les contrôles mensuels soit un pour chaque mois de Janvier à Octobre 2010
4	9	Vérifier que PERFECTO s'oppose à la saisie de deux documents ayant même référence par une simulation de saisie par le Comptable	Vu et conforme
5	5	Prendre les carnets de chèque utilisés et s'assurer que les chèques annulés portent effectivement la mention « Annulée » et s'y trouvent. Identifier au hasard 02 chèques certifiés annulés et s'assurer de la notification d'annulation à la banque	Vu et conforme
6	7	Sélectionner au hasard deux états d'encaissements par mois et vérifier la présence des pièces de base (bordereau d'encaissement)	Vu et conforme
7	22	Exporter vers Excel, le grand livre « Caisse », y faire un tri décroissant afin de s'assurer qu'aucun décaissement par la caisse ne dépasse 50.000 FCFA (Sauf les frais mission et les Perdiems)	Décaissement Le 04/05/2010 de 120.200FCFA pour règlement de deux factures (Factures n°FC 41038 et FC41039 ORTB).
8	19	Parcourir le brouillard de caisse et s'assurer que tous les soldes de fermetures de caisse n'excèdent pas 500.000 FCFA	Les journées du 22/04/10, 18/06/10 et 10/09/10 se sont soldées respectivement par 638.650 FCFA, 598.000 FCFA et 705.000 FCFA
9	20	Prendre tous les documents de réapprovisionnement de la caisse et s'assurer que le solde de réapprovisionnement n'est pas inférieur au solde requis (200.000 FCFA).	La demande d'approvisionnement du 30/06/2010 affiche un montant de 112.250 FCFA
10	15	Vérification de l'existence du registre de suivi des délivrances des chèques et des décharges de chèques	Vu et conforme
11	17-18	Vérification de l'existence du coffre fort du CC qui ne contient que les chéquiers non encore utilisés. Celui du CR contient uniquement les chéquiers en cours d'utilisation et les espèces.	Vu et conforme
12	8	Editer le journal des règlements des Chefs des Ponts Bascules et confirmer que tous les règlements se font directement à la

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		banque (par dépôt de chèque et par virement ou par Versement d'espèces)	Vu et conforme
13	3 - 4	Prendre 02 listes de paiement et deux pièces de paiement par la caisse par mois et s'assurer que toutes les factures s'y trouvant sont des copies originales et portent toutes le cachet Payé	Vu et conforme
14	22	Demander au CR d'effectuer, dans son profil sous Perfecto, une saisie d'opération de décaissement ou d'encaissement	Vu et conforme
15	16	Contrôler le calcul et le positionnement des intérêts générés par les DAT sur le compte courant du Fonds Routier	Vu et conforme

Source: nous-même

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Paragraphe 2 : Résultats des tests Elle se résume dans le tableau VI. Tableau VI : résultats des tests

FPC	Objectifs	Moyens utilisés par l'entreprise	Evaluation préliminaire		Contrôle de fonctionnement		Evaluation définitive
			Référence	Appréciation	PPC	Résultat
	PROCEDURES DE DECAISSEMENT 1) Qu'est ce qui assure :
1	Que toutes les dépenses correspondent à des pièces justificatives acceptées ?	Tout décaissement est soumis à la présentation préalable des pièces justificatives signées.		FC	1	B	FA
2	Que toutes les dépenses sont autorisées par des personnes ayant autorité pour cela ?	Visa de toutes dépenses par le supérieur hiérarchique du bénéficiaire. Existence d'un spécimen de signatures qui répertorie tous les signataires autorisés quelque soit la nature des documents à signer		FC	1	B	FA
3	Qu'un double paiement des dépenses par la caisse est impossible	Le cachet « payé » apposé sur la pièce de base avant la transmission au DFR		FC	13	B	FA
4	Qu'un double paiement des factures fournisseurs est impossible ?	Système informatique, enregistrement des pièces de base avec référence. Toute facture fournisseur		FC	13	B	FA

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 86

		payé porte la mention « PAYE >> au vu de laquelle aucun autre paiement ne peut être fait
5	Que les chèques annulés sont inutilisables ?	-Mention « annulé >> portée sur le chèque ; -Notification à la banque si le chèque est certifié		TFC	5	B	FA
6	Que les dépenses effectuées au cours des missions sont en relation avec l'objet de la mission ?	Justification des dépenses de la mission et vérification des avantages accordés à chaque catégorie d'employés lors des missions avant signature par le supérieur hiérarchique		FC	1	B	FA
	PROCEDURES D'ENCAISSEMENT 2) Qu'est ce qui assure :
7	Qu'il est gardé une trace de la réception de toutes les recettes ?	Conservation par le CR des bordereaux et reçus d'encaissement pour pointage de l'état des encaissements journaliers		FC	6	B	FA
8	Que les détournements de règlements sont impossibles ?	Aucun règlement en espèces n'est effectué par les clients. Tous les règlements se font directement à la banque.		TFC	12	B	FA
	ENREGISTREMENT ET SUIVI COMPTABLE 3) Qu'est ce qui

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 87

	assure :
9	Qu'une double comptabilisation des dépenses et des recettes est impossible ?	Numérotation des pièces et référencement dans le logiciel qui s'oppose à toute saisie portant les mêmes références qu'une saisie préalablement faite ; le champ de contrôle étant le « document référence »		TFC	4	B	FA
10	La sécurité au niveau du journal de trésorerie	Etablissement d'une situation journalière de caisse et de banque. Seul le Comptable y a accès ;		FC	14	B	FA
11	Que tous les mouvements affectant les comptes de trésorerie sont enregistrés sans délai dans lesdits comptes	Aucune mesure particulière		fc		M	fc
12	Que les comptes bancaires sont fiables ?	Rapprochements bancaires mensuels.		TFC	2	B	FA
	INVENTAIRE PHYSIQUE 4) Qu'est ce qui assure :
13	Qu'il est effectué un inventaire physique des espèces en caisse ?	Contrôles inopinés et des contrôles mensuels de la caisse par le comptable.		FC	3	B (ctrl mensuel) et BI (pour le contrôle	FA (ctrl mensuel) - IA (ctrl inopiné)

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 88

						inopiné)
14	Qu'il est effectué un inventaire physique des chèques	Aucune mesure particulière		fc		M	Fc
	PROTECTION DES VALEURS 5) Qu'est ce qui assure :
15	Que la délivrance des chèques est suivie ?	Existence d'un cahier de décharge émargé par les bénéficiaires ou le coursier qui se charge de ramener une décharge signée du bénéficiaire		FC	10	B	FA
16	L'optimisation de la trésorerie	Contrôler le calcul et le positionnement des intérêts générés par les DAT sur le compte courant du Fonds Routier		FC	15	B	FA
17	Que les chèques sont protégés contre le vol et les détériorations physiques ?	Conservation dans un coffre-fort ; ceux en cours d'utilisation sont gardés par le CR et ceux non utilisés par le CC		TFC	11	B	FA
18	Que les valeurs en caisse sont protégées contre le vol et les détériorations physiques ?	Conservation des valeurs dans un coffre fort		FC	11	B	FA

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 89

19	Le non débordement de l'encaisse au niveau de la caisse	Il existe un plafond des espèces en caisse : 500.000 FCFA		FC	8	M	fa
	La non rupture de la liquidité au niveau de la caisse	Un seuil de sécurité de 200.000 FCFA déclenche le
20		processus de réapprovisionnement de la caisse principale		FC	9	M	fa
	Qu'il existe une réglementation des	Limitation des dépenses par
22	dépenses par espèces ?	espèces à 50.000 FCFA		FC	7	M	fa
TFC : Point très fort théorique ; FC : Point fort théorique ; fc Point faible de conception B : Bon ; M : Mauvais ; BI :
Bon mais insuffisant ; FA : Force d'application ; IA : Insuffisance d'application ; fa : Faiblesse d'application ; fc :
Faiblesse de conception ; FPC : Feuille par points de contrôle ; PPC : Programme par points de contrôle.

Source : nous-même

L'évaluation définitive du dispositif de contrôle interne des procédures de trésorerie au Fonds Routier révèle que dans son intégralité, le manuel de procédures n'est pas toujours respecté. Ceci se traduit par le fait que des points de contrôles révélés forts de conception lors de l'évaluation théorique se sont révélés faibles dans leur application au niveau de l'évaluation définitive. Il s'agit :

- du non débordement de l'encaisse au niveau de la caisse - de la non rupture de la liquidité au niveau de la caisse

- de l'application de la réglementation des dépenses par espèces.

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 90

Cependant, il existe également des points dits forts par l'évaluation théorique qui se sont avérés être effectivement appliqués dans la pratique.

L'existence des points faibles d'application signifie que les procédures de trésorerie décrites dans le manuel de procédures du Fonds Routier ne sont pas respectées dans la pratique par les exécutants, donc inefficacité du système de contrôle interne de la trésorerie. Cette démarche nous permet de confirmer notre deuxième hypothèse de recherche

La section qui va suivre sera celle dans laquelle sera développée les recommandations afin de mitiger les risques existants (révélés par notre évaluation).

Section 2 : Analyse des faiblesses et recommandations

Paragraphe 1 : Analyse des faiblesses

Il s'agira pour nous d'analyser chacune des faiblesses révélées par l'évaluation définitive afin d'en connaître les implications (risques encourus). Le tableau VII retrace l'analyse des faiblesses.

Tableau VII: analyse des faiblesses

FPC	Objectifs	Constats	Causes	Conséquences
	Qu'est ce qui assure :
11	Que tous les mouvements affectant les comptes de trésorerie sont enregistrés sans délai dans lesdits comptes	Enregistrement tardif	Contrôle des pièces de base par les responsables des départements avant comptabilisation	-Accumulation de tâches en fin de période pouvant engendrer des erreurs ou omissions dans la saisie et par conséquent des éléments rapprochés dans la colonne « Banque Chez nous ».
14i	Qu'il est effectué un inventaire physique des chèques et hologrammes	Absence d'inventaire physique des chèques.	Aucune mesure prévue	Risque de rupture des moyens de paiements
14ii	Qu'un hologramme est apposé sur les chèques.	L'inexistence d'hologramme sur les chèques délivrés par le Fonds Routier.	Aucune mesure prévue	Risque d'avoir des chèques frauduleux
20	Le non débordement de l'encaisse au niveau de la caisse	Les journées du 22/04/10, 18/06/10 et 10/09/10 se sont soldées respectivement par 638.650 FCFA, 598.000 FCFA et 705.000 FCFA	Mauvais suivi du plafond autorisé en caisse.	Tentative d'évasion / détournement du CR avec les disponibilités en caisse qu'il aurait sciemment accumulé

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 92

20	La non rupture de la liquidité au niveau de la caisse	La demande d'approvisionnement du 30/06/2010 affiche un montant de 112.250 FCFA	Non suivi du seuil de la caisse déclenchant le réapprovisionnement	Rupture de disponibilités à la caisse
22	Qu'il existe une réglementation des dépenses par espèces ?	Décaissement Le 04/05/2010 de 120.200FCFA pour règlement de deux factures (Factures n° FC 41038 et FC41039 ORTB).	Non suivi des décaissements par la caisse.	Violation des dispositions contenues dans le manuel de procédure.
	La bonne séparation des tâches	-Le chef comptable détient un accès aux valeurs (chéquiers non utilisés) et procède aussi au contrôle -Le comptable assure le suivi des comptes clients et fournisseurs et est en même temps responsable de la comptabilisation des opérations de trésorerie dans le logiciel Perfecto.	Personnel limité	Risque de dissimulation d'erreurs involontaires ou d'irrégularités intentionnelles.
FPC : Feuille par points de contrôle

Source : nous même

Paragraphe 2 : Recommandations

A. Recommandations d'ordre général

1) Le manuel de procédures

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 93

Le manuel de procédures existant au Fonds Routier n'est pas toujours respecté dans l'application des procédures qu'il dispose. Il conviendra que la hiérarchie procède à des séances de vulgarisation auprès du personnel afin que toutes les dispositions prévues dans le manuel de procédures soient mieux cernées et appliquées.

Il nous a également été permis de constater qu'au sein du Fonds Routier, il existe un certain nombre de pratiques qui sont effectuées de manière informelle car ne figurant pas formellement dans le manuel de procédures en vigueur au sein de la structure. Il faudrait donc veiller à ce que le manuel de procédures soit mis à jour en tenant compte de l'actualisation de ces normes et procédés.

Notons que l'actualisation du manuel de procédures se fera soit grâce aux services du cabinet qui a réalisé celle qui est en vigueur; soit par les cadres de l'entreprise. Dans l'un ou l'autre cas, cette actualisation aura un coût pour l'entreprise. Il y va de la motivation du personnel dans l'optique d'avoir un travail bien fait.

2) Organisation et structure interne

Il est à noter qu'il n'est pas expressément établi au sein du Fonds Routier un Service de Trésorerie, les activités de trésorerie se répartissent au niveau du Département Comptable. Pour une meilleur clarté dans l'exécution des tâches comptables et Financières il est souhaitable qu'il soit instauré au sein de la structure un Service Trésorerie qui serait exclusivement habileté à exécuter les tâches ayant trait à la trésorerie.

Le cumul des tâches révélé ci-dessus après analyse de l'organisation du
« Service Trésorerie » ; nous amène à suggérer un certain nombre de

mesures pour pallier un temps soit peu les risques auxquels elle expose la structure. Il faudrait :

- qu'une fiche de stock de chéquiers non utilisée soit tenue et qu'il soit procédé à des contrôles de l'existant des chéquiers non utilisés.

- il faudrait transférer la tenue des comptes clients et fournisseurs à l'Assistant du comptable. Le comptable n'aura donc qu'à enregistrer les opérations de trésorerie.

B. Recommandations relatives aux faiblesses de conception et d'application des procédures

- En dépit du système de délégation de tâches existant au Fonds Routier, il existe certaines lourdeurs qui ont pour conséquence l'accumulation des pièces à saisir et par conséquent des retards dans l'enregistrement des opérations de trésorerie. Il faudrait que ce principe de délégation soit réellement pratiqué afin que les approbations soient données en temps réel ou à défaut que dans chaque département, il y ait des successeurs valables pouvant assurer certaines des fonctions en cas d'indisponibilité des chefs de département.

- Pour éviter les ruptures de moyens de paiements, il doit être effectué périodiquement (à toutes les fins de cycle mensuel) ou de façon inopinée un inventaire physique des chéquiers.

- Le Fonds Routier devra mettre en place une politique pour optimiser sa trésorerie. Cette attribution pourrait par exemple être confiée au Responsable comptable et financier qui devra s'enquérir de toutes les opportunités sures offertes par le marché financier pour maximiser la trésorerie du Fonds Routier.

- Un suivi rigoureux de la caisse doit être fait afin que le plafond autorisé ne soit jamais dépassé. Une négligence de cet aspect pourrait pousser l'employé qui tient la caisse à y accumuler assez d'espèces puis à s'évader avec une forte somme d'argent. Il faudrait également qu'un suivi soit fait pour éviter des ruptures de caisse. Le point de caisse journalier devra donc être porté au CC pour visa tous les jours au soir ou au plus tard le lendemain matin afin qu'il s'assure que le niveau de caisse n'est pas déjà inférieur au seuil de réapprovisionnement.

- Il devra suffisamment vulgariser auprès du personnel que toutes les dépenses autorisées par la caisse devront être plafonnées à 50.000 FCFA. Le CC et le CR notamment devront veiller à ce qu'aucun décaissement de plus de 50.000 FCFA ne se fasse par la caisse. La dernière actualisation du manuel de procédure fixant le plafond de 50.000 FCFA date de 2007, et aux travers des différents échanges que nous avons eu avec les responsables du service comptable, il ressort que les différents dépassements constatés s'expliqueraient par la caducité des dispositions figurant dans le manuel de procédure. Il urge donc de procéder au plus tôt à l'actualisation de ce dernier.

- Pour renforcer la sécurité des chèques délivrés par le Fonds Routier, nous suggérons qu'il soit apposé sur les chèques des hologrammes, et qu'au même titre que les chéquiers qu'une fiche des stocks d'hologrammes soit tenue, afin d'éviter sa rupture qui serait une porte ouverte à des fraudes.

CONCLUSION GENERALE

Après les différents scandales financiers dans le monde, le Contrôle Interne est devenu une réalité publique. De nombreuses dispositions ont été prises dans les entreprises pour le rendre obligatoire. Il s'applique à tous les volets d'une organisation (immobilisations, stocks, trésorerie, politique de ressources humaines, etc.).

Dans le cadre de notre étude pratique au Fonds Routier nous nous sommes appesanti sur le contrôle interne en place relativement à sa fonction de trésorerie. Nous avons identifié les risques significatifs pouvant altérer ses activités et son image de marque (pour raisons de difficultés de trésorerie) et compromettre l'atteinte de ses objectifs.

La démarche générale que nous avons adoptée s'est déroulée en plusieurs phases :

- prise de connaissance des procédures de trésorerie prévues pour être appliquées au Fonds Routier ;

- évaluation préliminaire en vue de déterminer au nombre de ces procédures celles qui sont déjà des points forts dans leur conception et celles qui ne le sont pas.

- contrôle de fonctionnement pour s'assurer que les procédures prévues sont réellement appliquées : il s'est agi de s'assurer de la conformité entre conception et application.

- évaluation définitive de laquelle est ressorti les faiblesses d'application des procédures qui peuvent être relevées si nos recommandations et suggestions sont appliquées.

Au nombre de ces recommandations, nous pouvons citer :

- la correction des redondances existant au niveau des tâches attribuées aux membres du « Service Trésorerie ».

- une meilleure organisation et application de la délégation des pouvoirs au sein du Fonds Routier en vue d'éviter les retards dans le traitement de l'information financière.

- le suivi minutieux de la caisse et des opérations de décaissement. - l'actualisation du manuel de procédure.

Pour conclure, il est essentiel de souligner qu'un dispositif de Contrôle Interne aussi bien conçu et aussi bien appliqué soit-il, ne peut fournir une garantie absolue quant à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Il existe en effet des limites inhérentes à tout système de Contrôle Interne. Ces limites résultent de nombreux facteurs, notamment des incertitudes liées au monde extérieur, de l'exercice de la faculté de jugement ou de dysfonctionnements pouvant survenir en raison d'une défaillance humaine ou d'une simple erreur.

Cette étude ne saurait être considérée comme une panacée, mais constitue une contribution notable de laquelle pourrait s'inspirer la Direction du Fonds Routier pour améliorer son dispositif déjà en place.

BIBLIOGRAPHIE

RAPPORT DE FIN DE STAGE

Thème : Contribution à l'amélioration du contrôle interne des encaissements et des décaissements à la COBENAM / Réalisé et soutenu par Coffi Prosper KOUPHIN à l'ISM ADONAÏ.

Thème : Contribution à l'amélioration des procédures du contrôle interne de la fonction trésorerie dans les entreprises : Cas des SHALOM / Réalisé et soutenu par Ulrich Oliver LOKO à l'ISM ADONAÏ.

Thème : L'appréciation du contrôle interne selon le référentiel COSO / Réalisé et soutenu par Aksouh Hani et Mehenni Samy Ismail ESC Alger Thème : L'évaluation des procédures de contrôle interne du cycle achat fournisseur dans le cadre d'une mission d'audit légal /Réalisé et soutenu par Soifia Ounswamdine Institut Africain de Management - Bachelor in Business Administration 2004

OUVRAGES

+ Contrôle interne et organisation comptable de l'entreprise

Source : "Comptable 2000 : Les textes de base du droit comptable", Les Éditions Raouf Yaïch.

+ Le dispositif de Contrôle Interne : Cadre de référence (RESULTATS DES TRAVAUX DU GROUPE DE PLACE ETABLI SOUS L'EGIDE DE L'AMF)

+ LIGNES DIRECTRICES SUR LES NORMES DE CONTRÔLE INTERNE À PROMOUVOIR DANS LE SECTEUR PUBLIC.

Source : http://www.intosai.org/blueline/upload/1guicspubsecf.pdf

TABLE DES MATIERES

DEDICACE 3

REMERCIEMENTS 4

LISTE DES ABREVIATIONS 5

LISTE DES TABLEAUX ET DES FIGURES 6

INTRODUCTION 7

PREMIERE PARTIE : PROBLEMATIQUE ET PRESENTATION DU 11 CADRE DE REFERENCE THEORIQUE DE L'ETUDE

CHAPITRE 1 : CADRE DE REFERENCE THEORIQUE DE L'ETUDE 12

Section 1 : Problématique, Objectifs, hypothèses, Intérêt de l'étude et 12

méthodologie de recherche

Paragraphe1 : Problématique, Objectifs, hypothèses 12

A- Problématique 12

B- Objectifs et hypothèses 16

1) Objectifs 16

2) Hypothèses de la recherche 16

Paragraphe 2 : Intérêt de l'étude et Méthodologie de recherche 18

A- Intérêt de l'étude 18

B- Méthodologie de recherche 19

Section 2 : Revue de littérature 21

Paragraphe 1 : Généralités sur le contrôle interne 21

A- Définition 21

B- Objectifs du contrôle interne 21

1) Objectifs comptables 21

2) Objectifs administratifs 22

C- Principes fondamentaux du contrôle interne 23

1) Principe d'organisation et séparation des fonctions 23

2) Principe d'universalité 24

3) Principe d'indépendance 24

4) Principe d'informations et qualité du personnel 25

5) Principe d'harmonie 25

6) Principe d'autocontrôle 25

7) Principe de permanence 26

D- Composantes du contrôle interne 26

1) Environnement et contrôle 26

2) Appréciation des risques 26

3) Activités de contrôle 27

4) Information et communication 27

5) Surveillance 28

E- Limites du contrôle interne 28

Paragraphe 2 : Quelques notions sur les procédures de trésorerie 29

A- Définitions 29

B- Procédures de trésorerie 29

CHAPITRE 2 : PRISE DE CONNAISSANCE DU CADRE DE L'ETUDE 31

Section 1 : Présentation du Fonds Routier 31

Paragraphe 1 : Historique et statut juridique du Fonds Routier 31

A- Historique 31

B- Statut juridique 33

C- Activités 34

D- Ressources 34

Paragraphe 2 : Structure Organisationnelle du Fonds Routier 36

1. Attribution 37

2 .Organigramme 44

Section 2 : organisation du service Trésorerie du Fonds Routier 47

Paragraphe 1 : Attribution des tâches au service Trésorerie du Fonds 47 Routier

A- Attributions 47

B- Observations 48
Paragraphe 2 : Description des procédures au service Trésorerie du Fonds 49 Routier

A- Les Procédures d'encaissement 49

B- Les Procédures de gestion des comptes financiers 56

C- Les Procédures de décaissement 58

D- Les Procédures de contrôle et de protection de la trésorerie 69

DEUXIEME PARTIE : EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE DU 71 CYCLE TRESORERIE PAR L'AUDITEUR EXTERNE : CAS DU FONDS ROUTIER

CHAPITRE 1 : Evaluation préliminaire des procédures de Trésorerie 72

du Fonds Routier

Section 1 : Tests de cheminement et outils d'évaluation préliminaire du 72

contrôle interne

Paragraphe 1 : Tests de cheminement 72

Paragraphe 2 : Outils d'évaluation préliminaire du contrôle interne 74

A- Méthode des questionnaires de contrôle interne 74

B- Grilles d'analyse 75

C- Méthode des points de contrôle 75

Section 2 : Identification des points de contrôle à tester 77

Paragraphe 1 : Réalisation de la fiche d'analyse et de contrôle au Fonds 77 Routier

Paragraphe 2 : Identification des éléments à tester au Fonds Routier 82

CHAPITRE 2 : Test sur les procédures 84

Section 1 : Programme de travail des tests 84

Paragraphe 1 : Définition des programmes de test 84

Paragraphe 2 : Résultats des tests 87

Section 2 : Analyse des faiblesses et recommandations 93

Paragraphe 1 : Analyse des faiblesses 93

Paragraphe 2 : Recommandations 95

A- Recommandations d'ordre général 95

1) Manuel de procédures 95

2) Organisation et structure 95

B- Recommandations relatives aux faiblesses de conception et 96 d'application des procédures

CONCLUSION 98

BIBLIOGRAPHIE 101

ANNEXES

ANNEXES