évaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe. Cas du Fonds Routier au Bénin

CHAPITRE 2 : TEST SUR LES PROCEDURES

Section 1 : Programme de travail des tests

A ce stade, il s'agira pour nous de faire la distinction entre les points forts et les faiblesses. L'ensemble de ces éléments, résultante de l'évaluation préliminaire et du contrôle de fonctionnement réalisés plus haut, constitue les bases de l'évaluation définitive du contrôle interne de la trésorerie au Fonds Routier.

L'évaluation définitive consistera en un premier temps à effectuer des contrôles de fonctionnement des points « forts » et « très forts » révélés par l'évaluation préliminaire puis dans un second temps à passer à l'évaluation proprement dite avec les commentaires afférents

Paragraphe 1 : Définition des programmes de test

Dans ce paragraphe, nous avons cherché à confirmer l'application des points forts et très forts révélés par l'évaluation préliminaire. Pour ce faire, nous avons utilisé entre autres techniques les observations, les recherches des preuves que des contrôles ont été effectués (signatures, visa), les enquêtes, etc. Notre étude a porté sur la période allant du 01 Janvier 2010 au 31 Octobre 2010 au cours de laquelle nos contrôles ont porté sur :

- les autorisations

- l'exhaustivité dans la saisie des opérations de trésorerie; - leur exactitude

- les sécurités en place en ce qui concerne les accès

Le tableau V ci-dessous résume les contrôles de fonctionnement que nous avons effectués

Tableau V : programme des contrôles de fonctionnement

P.P.C	F.P.C.	Contrôles à effectuer	Résultats des contrôles
1	2	Sélectionner au hasard trois (03) pièces de dépenses par mois et vérifier le visa du supérieur hiérarchique du département bénéficiaire (se référer au spécimen de signatures existant et en vigueur)	Toutes les dépenses portent des signatures figurant sur le spécimen de signatures
2	12	Choisir au hasard cinq (05) rapprochements bancaires mensuels et vérifier, l'effectivité, le délai d'établissement et la conformité	Vu et conforme
3	13	Vérifier l'effectivité des contrôles inopinés et des contrôles mensuels de la caisse par le CC	01 seul procès verbal de contrôle inopiné existant pour la période d'étude. 10 PV pour les contrôles mensuels soit un pour chaque mois de Janvier à Octobre 2010
4	9	Vérifier que PERFECTO s'oppose à la saisie de deux documents ayant même référence par une simulation de saisie par le Comptable	Vu et conforme
5	5	Prendre les carnets de chèque utilisés et s'assurer que les chèques annulés portent effectivement la mention « Annulée » et s'y trouvent. Identifier au hasard 02 chèques certifiés annulés et s'assurer de la notification d'annulation à la banque	Vu et conforme
6	7	Sélectionner au hasard deux états d'encaissements par mois et vérifier la présence des pièces de base (bordereau d'encaissement)	Vu et conforme
7	22	Exporter vers Excel, le grand livre « Caisse », y faire un tri décroissant afin de s'assurer qu'aucun décaissement par la caisse ne dépasse 50.000 FCFA (Sauf les frais mission et les Perdiems)	Décaissement Le 04/05/2010 de 120.200FCFA pour règlement de deux factures (Factures n°FC 41038 et FC41039 ORTB).
8	19	Parcourir le brouillard de caisse et s'assurer que tous les soldes de fermetures de caisse n'excèdent pas 500.000 FCFA	Les journées du 22/04/10, 18/06/10 et 10/09/10 se sont soldées respectivement par 638.650 FCFA, 598.000 FCFA et 705.000 FCFA
9	20	Prendre tous les documents de réapprovisionnement de la caisse et s'assurer que le solde de réapprovisionnement n'est pas inférieur au solde requis (200.000 FCFA).	La demande d'approvisionnement du 30/06/2010 affiche un montant de 112.250 FCFA
10	15	Vérification de l'existence du registre de suivi des délivrances des chèques et des décharges de chèques	Vu et conforme
11	17-18	Vérification de l'existence du coffre fort du CC qui ne contient que les chéquiers non encore utilisés. Celui du CR contient uniquement les chéquiers en cours d'utilisation et les espèces.	Vu et conforme
12	8	Editer le journal des règlements des Chefs des Ponts Bascules et confirmer que tous les règlements se font directement à la

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		banque (par dépôt de chèque et par virement ou par Versement d'espèces)	Vu et conforme
13	3 - 4	Prendre 02 listes de paiement et deux pièces de paiement par la caisse par mois et s'assurer que toutes les factures s'y trouvant sont des copies originales et portent toutes le cachet Payé	Vu et conforme
14	22	Demander au CR d'effectuer, dans son profil sous Perfecto, une saisie d'opération de décaissement ou d'encaissement	Vu et conforme
15	16	Contrôler le calcul et le positionnement des intérêts générés par les DAT sur le compte courant du Fonds Routier	Vu et conforme

Source: nous-même

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Paragraphe 2 : Résultats des tests Elle se résume dans le tableau VI. Tableau VI : résultats des tests

FPC	Objectifs	Moyens utilisés par l'entreprise	Evaluation préliminaire		Contrôle de fonctionnement		Evaluation définitive
			Référence	Appréciation	PPC	Résultat
	PROCEDURES DE DECAISSEMENT 1) Qu'est ce qui assure :
1	Que toutes les dépenses correspondent à des pièces justificatives acceptées ?	Tout décaissement est soumis à la présentation préalable des pièces justificatives signées.		FC	1	B	FA
2	Que toutes les dépenses sont autorisées par des personnes ayant autorité pour cela ?	Visa de toutes dépenses par le supérieur hiérarchique du bénéficiaire. Existence d'un spécimen de signatures qui répertorie tous les signataires autorisés quelque soit la nature des documents à signer		FC	1	B	FA
3	Qu'un double paiement des dépenses par la caisse est impossible	Le cachet « payé » apposé sur la pièce de base avant la transmission au DFR		FC	13	B	FA
4	Qu'un double paiement des factures fournisseurs est impossible ?	Système informatique, enregistrement des pièces de base avec référence. Toute facture fournisseur		FC	13	B	FA

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		payé porte la mention « PAYE >> au vu de laquelle aucun autre paiement ne peut être fait
5	Que les chèques annulés sont inutilisables ?	-Mention « annulé >> portée sur le chèque ; -Notification à la banque si le chèque est certifié		TFC	5	B	FA
6	Que les dépenses effectuées au cours des missions sont en relation avec l'objet de la mission ?	Justification des dépenses de la mission et vérification des avantages accordés à chaque catégorie d'employés lors des missions avant signature par le supérieur hiérarchique		FC	1	B	FA
	PROCEDURES D'ENCAISSEMENT 2) Qu'est ce qui assure :
7	Qu'il est gardé une trace de la réception de toutes les recettes ?	Conservation par le CR des bordereaux et reçus d'encaissement pour pointage de l'état des encaissements journaliers		FC	6	B	FA
8	Que les détournements de règlements sont impossibles ?	Aucun règlement en espèces n'est effectué par les clients. Tous les règlements se font directement à la banque.		TFC	12	B	FA
	ENREGISTREMENT ET SUIVI COMPTABLE 3) Qu'est ce qui

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	assure :
9	Qu'une double comptabilisation des dépenses et des recettes est impossible ?	Numérotation des pièces et référencement dans le logiciel qui s'oppose à toute saisie portant les mêmes références qu'une saisie préalablement faite ; le champ de contrôle étant le « document référence »		TFC	4	B	FA
10	La sécurité au niveau du journal de trésorerie	Etablissement d'une situation journalière de caisse et de banque. Seul le Comptable y a accès ;		FC	14	B	FA
11	Que tous les mouvements affectant les comptes de trésorerie sont enregistrés sans délai dans lesdits comptes	Aucune mesure particulière		fc		M	fc
12	Que les comptes bancaires sont fiables ?	Rapprochements bancaires mensuels.		TFC	2	B	FA
	INVENTAIRE PHYSIQUE 4) Qu'est ce qui assure :
13	Qu'il est effectué un inventaire physique des espèces en caisse ?	Contrôles inopinés et des contrôles mensuels de la caisse par le comptable.		FC	3	B (ctrl mensuel) et BI (pour le contrôle	FA (ctrl mensuel) - IA (ctrl inopiné)

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						inopiné)
14	Qu'il est effectué un inventaire physique des chèques	Aucune mesure particulière		fc		M	Fc
	PROTECTION DES VALEURS 5) Qu'est ce qui assure :
15	Que la délivrance des chèques est suivie ?	Existence d'un cahier de décharge émargé par les bénéficiaires ou le coursier qui se charge de ramener une décharge signée du bénéficiaire		FC	10	B	FA
16	L'optimisation de la trésorerie	Contrôler le calcul et le positionnement des intérêts générés par les DAT sur le compte courant du Fonds Routier		FC	15	B	FA
17	Que les chèques sont protégés contre le vol et les détériorations physiques ?	Conservation dans un coffre-fort ; ceux en cours d'utilisation sont gardés par le CR et ceux non utilisés par le CC		TFC	11	B	FA
18	Que les valeurs en caisse sont protégées contre le vol et les détériorations physiques ?	Conservation des valeurs dans un coffre fort		FC	11	B	FA

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19	Le non débordement de l'encaisse au niveau de la caisse	Il existe un plafond des espèces en caisse : 500.000 FCFA		FC	8	M	fa
	La non rupture de la liquidité au niveau de la caisse	Un seuil de sécurité de 200.000 FCFA déclenche le
20		processus de réapprovisionnement de la caisse principale		FC	9	M	fa
	Qu'il existe une réglementation des	Limitation des dépenses par
22	dépenses par espèces ?	espèces à 50.000 FCFA		FC	7	M	fa
TFC : Point très fort théorique ; FC : Point fort théorique ; fc Point faible de conception B : Bon ; M : Mauvais ; BI :
Bon mais insuffisant ; FA : Force d'application ; IA : Insuffisance d'application ; fa : Faiblesse d'application ; fc :
Faiblesse de conception ; FPC : Feuille par points de contrôle ; PPC : Programme par points de contrôle.

Source : nous-même

L'évaluation définitive du dispositif de contrôle interne des procédures de trésorerie au Fonds Routier révèle que dans son intégralité, le manuel de procédures n'est pas toujours respecté. Ceci se traduit par le fait que des points de contrôles révélés forts de conception lors de l'évaluation théorique se sont révélés faibles dans leur application au niveau de l'évaluation définitive. Il s'agit :

- du non débordement de l'encaisse au niveau de la caisse - de la non rupture de la liquidité au niveau de la caisse

- de l'application de la réglementation des dépenses par espèces.

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Cependant, il existe également des points dits forts par l'évaluation théorique qui se sont avérés être effectivement appliqués dans la pratique.

L'existence des points faibles d'application signifie que les procédures de trésorerie décrites dans le manuel de procédures du Fonds Routier ne sont pas respectées dans la pratique par les exécutants, donc inefficacité du système de contrôle interne de la trésorerie. Cette démarche nous permet de confirmer notre deuxième hypothèse de recherche

La section qui va suivre sera celle dans laquelle sera développée les recommandations afin de mitiger les risques existants (révélés par notre évaluation).